IBM : règles de conduite dans les affaires (2011)
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IBM : règles de conduite dans les affaires (Document interne, 2011)

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IBM : règles de conduite dans les affaires (2011) IBM : règles de conduite dans les affaires (2011) Presentation Transcript

  • Règles de conduite dans les affaires
  • Lettre de la président du • Propriété intellectuelle conseil –– Propriété intellectuelle d’IBM –– Logiciels tiers 1.0 –– Logiciels libresTable des Principes directeurs –– Marques de commercematières 1.1 Engagement vis-à-vis de l’intégrité et de la –– Organismes de normalisation externes déontologie des affaires • U  tilisation des biens et des locaux d’IBM 1.2 Utilisation des Règles de conduite dans les • Droit d’accès et d’utilisation d’IBM affaires • Départ d’IBM 1.3 L’importance de la conformité 3.3 Traitement de vos renseignements personnels par IBM 2.0 Signalement des infractions 3.4 Prise d’engagements et obtention d’approbations 2.1 Faire part de ses préoccupations et signaler les 3.5 Déclaration, consignation et conservation de violations renseignements 2.2 Politique sur l’interdiction des représailles • Contrôles et rapports financiers • Conservation des documents 3.0 Sur le lieu de travail 4.0 3.1 Milieu de travail Sur le marché 3.2 Renseignements et propriété d’IBM 4.1 Relations avec des organisations tierces • I nformation appartenant à IBM (y compris les • Relations avec les fournisseurs renseignements confidentiels) • R  elations avec des revendeurs et autres tierces –– Divulgation par inadvertance parties complémentaires ––  emandes de renseignements externes, D • Relations avec les concurrents contacts et opportunitésRègles de conduite dans les affaires d’IBM 1
  • 4.2 Concurrence loyale 5.0 • Déclaration à propos de la concurrence En dehors des heures de travail • Vente compétitive 5.1 Conflits d’intérêts 4.3  Obtention et utilisation de renseignements • Aide apportée à un concurrent • Renseignements sur autrui • Concurrence avec IBM • Renseignements personnels sur les particuliers • Fournisseurs d’IBM • R  enseignements confidentiels et exclusifs • Intérêts financiers personnels appartenant à des tiers • C  as où des proches travaillent dans le même secteur 4.4 Cadeaux, gestes de courtoisie et pots-de-vin • A  ctivités personnelles pendant les heures de travail • R  ecevoir des cadeaux, gestes de courtoisie et chez IBM honoraires pour recommandation • O  ffrir des cadeaux, gestes de courtoisie et autres 5.2 Information privilégiée et délit d’initié 5.3 Fonction publique et participation à la 4.5 Autres questions relatives au secteur public vie politique • Approvisionnement du secteur public • Fonction publique • Lobbying • F  onctions politiques, contributions et soutien • V  isites des locaux d’IBM durant une campagne électorale 5.4 Déclarations publiques et médias sociaux 4.6 Respect du commerce international 6.0 • Marchandises d’exportation Références supplémentaires • Marchandises d’importation 6.1 Autres politiques, directives ou règles d’IBM • Antiboycottage 6.2 Ressources supplémentaires 4.7 Immigration 4.8 L’environnementRègles de conduite dans les affaires d’IBM 2
  • Lettre de la présidentdu conseil
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires Chers IBMistes, Les Règles de conduite dans les affaires d’IBM décrivent Pour la même raison, nous ne percevons pas les Règles de essentiellement ce que nous attendons de chaque IBMiste pour conduite dans les affaires comme un ensemble de règles qu’il respecte les lois et les pratiques éthiques partout où nous descendantes, mais comme l’expression vivante de la faisons des affaires. responsabilité de chaque IBMiste de respecter les normes deRÉFLÉCHISSEZ Toutefois, les Règles de conduite dans les affaires ne se limitent confiance les plus strictes dans toutes ses actions et ses relations. Aujourd’hui, cette responsabilité personnelle est plus pertinente pas à cela, et il en a toujours été ainsi. En établissant ces Règles, que jamais. On avait l’habitude de dire, pas d’inspection, pas il y a de cela des décennies, et en leur donnant l’importance d’attentes. Mais, l’inspection continue n’est pas pratique d’un document directeur, nous cherchions à garantir que toutes courante dans un monde qui est de plus en plus complexe, nos actions et nos relations – avec les clients, les investisseurs, interconnecté et en évolution rapide. Elle n’est pas souhaitable les collègues et les collectivités où nous vivons et travaillons – se non plus. Gérer par valeurs plutôt que par processus, c’est fonderaient sur nos valeurs individuelles et professionnelles. adopter un modèle de gestion tout à fait différent. Ce lien essentiel entre nos valeurs et notre comportement Je trouve qu’il n’est pas nécessaire de rappeler aux IBMistes remonte à la création d’IBM en tant qu’entreprise, il y a plus «d’agir selon l’éthique». Je sais que, comme moi, vous êtes d’une centaine d’années. Il s’agit d’une idée forte, adoptée par convaincus que ceux qui agissent autrement n’ont pas leur place des millions de femmes et d’hommes « IBMistes » qui ont à IBM. Cependant, en relisant les Règles de conduite dans les façonné IBM à travers toutes ces époques de changements affaires et en renouvelant votre attestation de conformité, profonds. Il y a plusieurs années, cette idée nous a également j’espère que vous réfléchirez à leur portée. Leur vitalité incités à réunir notre effectif mondial lors d’un événement que continuelle est au cœur de la longévité remarquable d’une nous avons appelé ValuesJam, afin de réexaminer et de entreprise et d’une culture distinctives. En vous engageant à renouveler nos valeurs différemment et de les adapter à un suivre ces Règles – le lien entre les valeurs et le comportement monde nouveau. Pour nous, ce ne sont pas les valeurs d’«IBM» – vous renforcez notre compréhension collective de ce que veut qui sont ressorties, ce sont plutôt celles des IMBistes. dire être IBMiste. • Rechercher le succès de chacun de nos clients. • Innover pour avancer – et pour faire avancer le monde. • Fonder toutes les relations sur la confiance et la responsabilisation. Virginia M. Rometty Présidente du conseil, présidente et chef de la directionRègles de conduite dans les affaires d’IBM 4
  • 1.0Principes directeursEn tant qu’IBMiste, vous vous distinguez envous engageant à respecter au quotidien les valeurset les Règles de conduite dans les affaires d’IBM.C’est sans exagération qu’on peut affirmer quel’intégrité, la réputation et la marque d’IBM sontentre vos mains.
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 1.1 1.2 1.3 Engagement vis-à-vis Utilisation des Règles L’importance de la de l’intégrité et de de conduite dans les conformité la déontologie des affaires affaires 1.1 1.2 Engagement vis-à-vis Utilisation des Règles de de l’intégrité et de la conduite dans les affairesAstuce pour agir déontologie des affaires Dans tous les cas, chacun d’entre nous est tenu de respecter laavec intégrité Il ne faut jamais considérer comme acquise l’excellente loi et d’adopter un comportement conforme à la déontologie. Le présent document nous offre des directives générales pour réputation d’IBM en matière d’intégrité et de déontologie des résoudre une variété de questions d’ordre déontologique etAgir avec intégrité et selon nos valeurs affaires. Pour qu’IBM conserve cette réputation, vous devez juridique. IBM s’attend aussi à ce que tout le personnel respecteest souvent une question de bon sens; suivre toutes les Règles de conduite dans les affaires et faire les autres politiques, directives et règles de l’entreprise, dontde simples questions comme les preuve de jugement dans vos décisions et vos actes. certaines sont mentionnées dans le présent document. Ainsi, lesuivantes vous aideront fréquemment À titre d’employés d’IBM, nous sommes susceptibles d’être personnel qui travaille dans des secteurs spécialisés, tels queà éliminer tout doute possible à propos confrontés à différentes questions déontologiques et juridiques l’approvisionnement, la protection de l’environnement, lesd’une décision à prendre ou d’un acte dont certaines peuvent être difficiles. Toutefois, nous devons importations, les exportations ou les taxes doit en outre seà poser : toujours prendre des décisions qui correspondent aux valeurs conformer à des directives fonctionnelles supplémentaires.—— Est-ce honnête? d’IBM :—— Est-ce conforme aux Règles de N’oubliez pas, il n’existe pas de simples raccourcis ni de réponse conduite dans les affaires? • Rechercher le succès de chacun de nos clients automatique pour nous aider à faire des choix en affaires——  uis-je vraiment à l’aise avec cette S • Innover pour avancer – et pour faire avancer le monde aujourd’hui. Aucun ensemble de directives ou de politiques décision? • Fonder toutes les relations sur la confiance et la ne peut fournir l’ultime solution pour faire face à toute—— Et si on en parlait aux responsabilisation circonstance. Par conséquent, nous nous attendons à ce que nouvelles? les IBMistes exercent leur jugement critique dans toutes les Nos valeurs en elles-mêmes ne nous fournissent peut-être pas—— Et si tout le monde agissait de la affaires qu’ils mènent et qu’ils demandent de l’aide si nécessaire. des réponses évidentes dans tous les cas, mais elles doivent sorte? cependant servir de base à tous nos choix. Nos valeurs constituent également la base des Règles de conduite dans les affaires qui vous fourniront des conseils supplémentaires pour répondre aux questions auxquelles vous pourriez être confronté.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 6
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 1.1 1.2 1.3 Engagement vis-à-vis Utilisation des Règles L’importance de la L’importance de la de l’intégrité et de de conduite dans les conformité conformité la déontologie des affaires affaires 1.3 L’importance de la conformité Si vous avez des questions sur l’interprétation ou l’application des Règles de conduite dans les affaires, ou de toute autre politique, directive ou règle d’IBM, il vous incombe de consulter votre directeur, le service du contentieux ou le service de Confiance et conformité d’IBM. Toute violation d’une règle d’IBM, quelle qu’elle soit, peut donner lieu à des mesures disciplinaires, y compris le congédiement. Par ailleurs, la politique d’IBM consiste à respecter toutes les lois et tous les règlements qui régissent ses activités. Dans le cadre de votre travail chez IBM, il se peut que vous ayez à traiter des questions d’ordre juridique, y compris dans les domaines ci-après présentés. Si vous avez des questions portant sur des lois ou des règlements spécifiques, n’hésitez pas à communiquer avec le service du contentieux d’IBM. Le non-respect des lois peut entraîner de graves sanctions, notamment des amendes, mener à des procès, provoquer la perte d’avantages commerciaux et même, dans certains cas, aller jusqu’à des peines d’emprisonnement.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 7
  • 2.0Signalementdes infractionsIl vous revient de connaître et de respecter lesRègles de conduite dans les affaires et vous êtesdonc tenu de signaler toute violation éventuelle.L’information que vous aurez signalée fera l’objetd’une enquête dans les plus brefs délais. IBMne tolèrera ni les menaces ni les représailles àvotre encontre.
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 2.1 2.2 Faire part de ses Politique sur préoccupations et l’interdiction des signaler les violations représailles 2.1 2.2 Faire part de ses Politique sur l’interdiction préoccupations et des représailles signaler les violations Toute situation illicite ou contraire à la déontologie que vous signalez fera l’objet d’une enquête dans les plus brefs délais. Si vous avez connaissance d’une situation illicite ou contraire à la IBM ne tolère ni les menaces ni les représailles à votre encontre déontologie, si vous avez de bonne raison de soupçonner une telle pour l’avoir informée de telles situations. situation ou si vous êtes victime d’un comportement interdit sur le lieu de travail, vous devez immédiatement le signaler au moyen des voies de communication d’IBM suivantes : • Votre directeur est généralement le meilleur point de départ • Le service des ressources humaines d’IBM • Les programmes Recours internes • Le service de la vérification interne d’IBM (en cas de violations en matière de rapports financiers et de consignation de données financières, de processus opérationnels ou d’utilisation inappropriée des biens d’IBM) • Le service de la sécurité de l’information d’IBM (en cas de perte ou de vol des renseignements personnels ou des biens d’IBM, notamment des renseignements confidentiels appartenant à IBM) • Le service du contentieux d’IBM • Le service de Confiance et conformité d’IBM Les programmes Recours internes d’IBM s’appellent « Porte ouverte », pour vous adresser à un niveau supérieur de direction, et « En toute confidentialité », pour faire part de vos préoccupations en restant anonyme si vous le désirez. En outre, ces programmes vous procurent l’occasion de nous faire part de vos préoccupations en ligne, par courriel, par la poste ou par téléphoneRègles de conduite dans les affaires d’IBM 9
  • 3.0Sur le lieu de travailDans la mesure où IBM est une entreprise intégréeà l’échelle mondiale, votre lieu de travail peut êtreun établissement d’IBM, un établissement du clientou votre propre domicile. Où que vous travailliez,vous serez en relation avec d’autres IBMistes etvous serez en contact avec de l’information sensible,des droits de propriété intellectuelle et autres actifsprécieux. Que vous communiquiez en personne, partéléphone, par Internet ou par tout autre moyen, lesRègles de conduite dans les affaires s’appliquent.
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Milieu de travail Milieu de travail Renseignements et Traitement de vos Prise d’engagements Déclaration, consignation propriété d’IBM renseignements et obtention et conservation de personnels par IBM d’approbations renseignements 3.1 Par ailleurs, s’il arrive que la direction d’IBM se rende compte Milieu de travail que votre conduite, aussi bien dans le cadre de vos fonctions qu’en dehors de celles-ci, porte atteinte à votre rendement, à IBM s’efforce de maintenir un milieu de travail à la fois sain, sans celui d’autres IBMistes ou aux intérêts commerciaux légitimes danger et productif, exempt de discrimination et de harcèlement de l’entreprise, vous devenez passible de mesures disciplinairesAstuce pour agir découlant de facteurs tels que la race, la couleur, la religion, pouvant aller jusqu’au congédiement.avec intégrité l’orientation ou l’identité ou l’expression sexuelle, l’origine ethnique, la génétique, les capacités réduites de la personne, l’âge 3.2Si vous pensez être victime d’une ou d’autres considérations qui n’ont rien à voir avec les intérêtsconduite interdite sur le lieu de travail, commerciaux légitimes d’IBM. IBM ne tolère pas les avances, Renseignementsvous devez immédiatement en informerIBM en utilisant les voies de com- gestes ou observations de nature sexuelle, les insultes à caractère racial ou religieux, les blagues, ni les autres types de et propriété d’IBMmunication prévues à cet effet par commentaires ou de comportement qui créent, encouragent ou IBM possède un vaste éventail d’actifs de grande valeur. Cesl’entreprise, y compris les programmes permettent un contexte de travail offensant ou intimidant. actifs comprennent de l’information très précieuse couverte parRecours internes. Votre plainte sera des droits de propriété, telle que la propriété intellectuelle et les D’autres activités sont interdites parce qu’elles nuisent à laexaminée dans les plus brefs délais. renseignements confidentiels d’IBM, ainsi que des actifs qualité du milieu de travail, à savoir : matériels et des systèmes. Il est essentiel de protéger tous nos • Les menaces et les comportements violents actifs. Leur perte, leur vol, leur utilisation à tort ou leur • La possession d’armes de tout genre divulgation ou distribution non autorisée peut porter atteinte à • L’utilisation d’appareils d’enregistrement, y compris les l’avenir de l’entreprise. téléphones cellulaires munis d’appareils photo et les webcaméras, sauf sur autorisation de la direction et du Vous devez veiller personnellement à la protection des actifs service du contentieux d’IBM d’IBM en général, notamment ceux qui vous sont confiés. Nous • Une relation amoureuse entre un directeur et un subalterne comptons parmi ces actifs, ceux que vous avez été autorisé à • L’utilisation, la distribution, la vente ou la possession de fournir à d’autres employés d’IBM, à du personnel contractuel, drogues illicites ou de toute autre substance contrôlée sauf à à des clients ou à d’autres personnes. Pour ce faire, vous devez des fins médicales autorisées être au courant des contrôles, des procédures et des pratiques • Être sous l’influence de drogues illégales, de substances de sécurité d’IBM et les comprendre. Vous devez être attentif à contrôlées utilisées à des fins non médicales ou de boissons toutes les situations qui pourraient conduire à la perte, à alcoolisées sur le lieu de travail l’utilisation à tort, au vol ou à la divulgation non autorisée de –– La consommation de boissons alcoolisées dans un nos actifs. En outre, vous devez rendre compte de ces situations établissement d’IBM n’est permise que lors au service de la sécurité de l’information d’IBM ou à votre d’événements organisés par IBM et avec l’autorisation directeur dès que vous en avez connaissance. préalable de la directionRègles de conduite dans les affaires d’IBM 11
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Milieu de travail Renseignements et Traitement de vos Prise d’engagements Déclaration, consignation propriété d’IBM renseignements et obtention et conservation de personnels par IBM d’approbations renseignements Information appartenant à IBM qui sont à portée de voix. Une conversation (en personne ou par téléphone) dans tout lieu public, sur un blogue ou au sein d’un (y compris les renseignements réseau social fait partie des activités susceptibles de divulguer de confidentiels) l’information par inadvertance. En outre, vous ne devez pas À titre de membre du personnel d’IBM, vous aurez accès à de discuter de ce type de renseignements avec des membres de votre l’information appartenant à IBM. La majorité de l’information famille ou vos amis. Ils pourraient transmettre inconsciemment, appartenant à IBM est confidentielle et elle est souvent ou d’une autre manière, l’information à une tierce personne. protégée par des droits d’auteur, des brevets ou tout autre titre de propriété intellectuelle ou des droits légaux. Elle résulte aussi du travail intense et des innovations d’un grand nombre Demandes de renseignements externes, d’IBMistes et des investissements effectués par IBM. Si cette contacts et opportunités Les journalistes, les consultants, les analystes en valeurs information venait à être divulguée de manière inappropriée, mobilières et d’autres personnes surveillent étroitement les même par inadvertance, IBM perdrait l’avantage concurrentiel activités commerciales d’IBM. De plus, à titre d’IBMiste, vous dont elle bénéficie grâce à une telle information. Afin de pourriez être reconnu par ces personnes ou ces groupes en tant conserver la valeur de cette information cruciale, il importe de qu’expert, et on pourrait vous demander de donner votre avis, respecter toutes les mesures mises de l’avant par IBM pour avec ou sans rémunération. Vous ne devez pas communiquer protéger cette information et de ne pas divulguer ni distribuer avec ces personnes ou ces groupes ni répondre à leurs demandes ces renseignements, sauf si IBM vous y autorise. de renseignements, soit en ligne (y compris sur un média social), L’information appartenant à IBM désigne toute information par téléphone ou autrement, sans avoir obtenu d’autorisation de dont IBM est propriétaire, par exemple : la manière suivante : • L’information en rapport avec les produits, les services et la • Journalistes – service Communications IBM; recherche en cours ou futurs • Consultants ou analystes en informatique – service Relations • Les plans d’affaires, de même que les prévisions s’y rapportant avec les analystes IBM; • Les revenus et autres données financières • Analystes en valeurs mobilières ou analystes financiers • Les renseignements concernant le personnel, notamment les – service IBM des relations avec les investisseurs; nominations de cadres supérieurs et les changements • Groupes environnementalistes – service Affaires organisationnels environnementales d’IBM Corp. • Les logiciels sous forme exécutable ou de code source Ainsi, si vous recevez une demande de renseignements en relation avec les affaires d’IBM de la part d’un avocat, d’un enquêteur, Divulgation par inadvertance d’un représentant du gouvernement, d’un organisme d’application Vous devez prendre garde de ne pas divulguer accidentellement de la loi ou d’un organisme public, veuillez diriger le demandeur de l’information. Vous ne devez jamais discuter de vers le conseiller juridique IBM. Avisez immédiatement le renseignements confidentiels appartenant à IBM ou qui n’ont pas conseiller juridique IBM ou le service Confiance et conformité de été rendus publics par IBM avec des personnes non autorisées ou telles requêtes.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 12
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Milieu de travail Renseignements et Traitement de vos Prise d’engagements Déclaration, consignation propriété d’IBM renseignements et obtention et conservation de personnels par IBM d’approbations renseignements Propriété intellectuelle support magnétique tangible (p. ex. des CD, des appareils portables ou des ouvrages) ou être accessible sous forme électronique à télécharger en ligne. La licence du logiciel Propriété intellectuelle d’IBM définit les droits et les obligations qui doivent être respectés, à À titre de membre du personnel d’IBM, vous aurez accès à de savoir les conditions d’utilisation du logiciel, l’autorisation ouAstuce pour agir l’information protégée par des droits de propriété intellectuelle et prendrez peut-être part à son élaboration. Quand vous êtes l’interdiction de le modifier ou de le distribuer et, parfois, lesavec intégrité entré au service d’IBM, vous avez signé une entente, à titre droits qu’IBM doit accorder à des tiers. Les conditions générales de l’accord de licence doivent être respectées à la d’employé, définissant certaines de vos obligations relatives à laSaviez-vous que même si un logiciel lettre. Vous devez suivre les procédures applicables établies par propriété intellectuelle. Ainsi, vous cédez à IBM tous vos droitsest gratuit, il est possible qu’il soit le bureau du chef du service de l’information avant d’installer relatifs à la propriété intellectuelle que vous créez, notammentinacceptable de l’utiliser dans les un logiciel provenant de n’importe quelle source sur un sur les idées, inventions, programmes informatiques, modèles,systèmes d’IBM ou avec nos produits? ordinateur fourni par IBM ou utilisé principalement à des fins publications et autres documents ayant trait aux produits etEn effet, la licence peut ne pas autori- commerciales d’IBM. Vous devez également suivre ces services, aux activités commerciales de recherche ou deser une telle utilisation ou, une licence procédures avant de distribuer, d’utiliser ou de recevoir un développement actuels ou prévus au sein de l’entreprise. Cespeut ne pas avoir été fournie (ce qui logiciel à l’intérieur ou à l’extérieur d’IBM, ou d’accepter un obligations régissent toute propriété intellectuelle, quels queest susceptible d’interdire toute utili- contrat de licence. soient l’endroit et le moment où elle a été créée, pendant ousation du logiciel dans certains pays). après les heures normales de travail, sous réserve des lois deIl existe aussi le risque que le logiciel chaque pays. IBM doit être informée de l’existence de cette Logiciels librescontienne un code dangereux, tel propriété intellectuelle, laquelle doit être protégée comme tout Ne confondez pas les logiciels libres avec les logicielsque des virus ou des chevaux de Troie, autre renseignement lui appartenant. Vous pouvez trouver des appartenant au domaine public. Les premiers imposent souventce qui peut entraîner des dépenses renseignements sur les procédures de communication et de des obligations qui pourraient entraîner un conflit d’intérêtsde la part d’IBM. protection relative à la propriété intellectuelle sur site dédié à la avec IBM ainsi qu’un transfert inapproprié des droits de propriété intellectuelle et aux licences. En outre, vous devez propriété intellectuelle d’IBM. Si vous souhaitez participer à un demander l’avis et les conseils du conseiller attitré d’IBM en projet incorporant des logiciels libres ou utiliser de tels matière de propriété intellectuelle avant de déposer une logiciels, vous devez obtenir l’autorisation préalable de la demande de brevet au nom d’une autre entité ou personne. Par direction et vous conformer aux Règles de participation à des ailleurs, vous devez fournir à IBM une copie des brevets que projets logiciel libre d’IBM. vous avez demandés ou reçus. Marques de commerce Logiciels tiers IBM ainsi que beaucoup d’autres entreprises possèdent des Vous devez faire preuve de prudence si vous vous procurez un marques de commerce (mots, noms, symboles ou dessins) qui logiciel tiers, y compris un logiciel commercial ou libre. On servent à identifier et à distinguer leurs produits. Vous devez entend par « logiciel » les programmes informatiques, les bases impérativement utiliser de manière appropriée les marques de de données et toute documentation connexe, quelle que soit commerce d’IBM et d’autres entreprises. Pour obtenir des l’étape de son développement. Le logiciel peut être sur un conseils relatifs à l’utilisation correcte et la reconnaissanceRègles de conduite dans les affaires d’IBM 13
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Milieu de travail Renseignements et Traitement de vos Prise d’engagements Déclaration, consignation propriété d’IBM renseignements et obtention et conservation de personnels par IBM d’approbations renseignements d’IBM et de marques de commerce appartenant à des tiers, les cartes de crédit d’entreprise et les fournitures. Les biens et veuillez consulter Information sur les droits d’auteurs et les les systèmes d’IBM, y compris ses connexions à Internet, marques de commerce d’IBM. Par ailleurs, vous n’êtes pas doivent être utilisés uniquement à des fins appropriées. autorisé à utiliser un mot, un nom, un symbole ou un dessin L’utilisation personnelle accessoire desdits biens et systèmes, comme marque de commerce sans passer au préalable par la c’est-à-dire une utilisation limitée dans le temps, qui ne viole Procédure d’approbation des dénominations. pas les politiques de l’entreprise et qui n’interfère pas avec votre travail, est autorisée par la direction. Toutefois, il est strictement interdit d’utiliser les systèmes d’IBM pour visiter Organismes de normalisation externes des sites Internet à caractère pornographique ou de jeux Avant de participer à toute activité externe ayant trait à la d’argent, qui préconisent toute forme d’intolérance envers normalisation, vous devez obtenir l’approbation de la direction autrui ou qui ne respectent pas les valeurs et les intérêts et l’avis du service de la propriété intellectuelle et de la commerciaux d’IBM. Il est également inapproprié de les normalisation. Parallèlement aux obligations auxquelles vous et utiliser d’une façon qui nuit à votre rendement ou à celui IBM êtes susceptibles d’avoir envers l’organisme de d’autres personnes. normalisation, vous devez comprendre votre responsabilité de protéger la propriété intellectuelle d’IBM, de soumettre à IBM vos inventions, d’éviter des conflits d’intérêt, de respecter les Droit d’accès et d’utilisation d’IBM lois sur la concurrence et les autres lois applicables. Vous devez comprendre qu’IBM a le droit d’inspecter comment vous utilisez ses actifs, y compris la nature de vos Utilisation des biens et des communications transmises par leur biais. Vous devez savoir qu’IBM considère qu’aucune utilisation de ces actifs d’une telle locaux d’IBM manière ne revêt un caractère privé. Par conséquent, vous ne La protection des biens, de l’environnement de travail et des devez ni placer ni conserver des articles, des messages et des intérêts commerciaux d’IBM, y compris le respect des renseignements personnels que vous considérez comme privés à exigences juridiques, est essentielle aux opérations et à quelque endroit que ce soit dans un lieu de travail d’IBM, que l’intégrité d’IBM sur le marché. Tous les actifs d’IBM, dont ce soit dans un système téléphonique, dans les systèmes l’information lui appartenant, telle la propriété intellectuelle bureautiques, dans les fichiers électroniques, dans les et les renseignements confidentiels ainsi que les actifs matériels ordinateurs portables, dans les téléphones intelligents ou tout et les systèmes, ne doivent être utilisés que dans le cadre des autre appareil de communication personnel, dans les casiers, activités d’IBM ou à des fins autorisées par la direction. sur les tables de travail et dans les bureaux. Néanmoins, si vous Vous devez respecter cette obligation, que vous ayez ou non le faites, vous devez comprendre qu’IBM peut, à tout moment développé cette information; d’ailleurs, la loi vous y contraint et pour tout motif, surveiller, récupérer par voie technique ou dans presque tous les pays où IBM est établie. On entend autre et examiner les communications des employés, y compris par actifs matériels et systèmes d’IBM l’équipement, les les courriels contenus dans des comptes de courrier installations, les systèmes d’information et de communications, électronique, des dossiers, des fichiers et autres élémentsRègles de conduite dans les affaires d’IBM 14
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Milieu de travail Renseignements et Traitement de vos Prise d’engagements Déclaration, consignation propriété d’IBM renseignements et obtention et conservation de personnels par IBM d’approbations renseignements personnels qu’IBM trouve dans ses systèmes, ses actifs et tout 3.3 autre endroit et installation fournis par IBM. Par ailleurs, afin de protéger ses employés, ses biens et ses intérêts commerciaux, Traitement de vos IBM est susceptible de partager avec une tierce partie ce qu’elle renseignements trouve, notamment avec des conseillers juridiques ou autres tiers ou avec l’autorité chargée d’exécuter la loi. personnels par IBM De plus, dans l’intention de protéger ses employés, ses biens et Dans la mesure autorisée par la loi, IBM, ainsi que des entreprises ses intérêts commerciaux, IBM a le droit d’exiger que soient et des personnes autorisées par IBM, recueillent et conservent des fouillés les effets personnels d’un employé qui se trouvent dans renseignements personnels concernant votre emploi, notamment un établissement d’IBM ou sur le point d’en être retirés, votre rémunération, votre dossier médical et vos avantages notamment les mallettes et les sacs. Si vous utilisez vos propres sociaux. Dans la mesure où IBM est une entreprise intégrée à appareils électroniques pour travailler sur des projets liés à l’échelle mondiale, ses processus commerciaux, ses structures de IBM, alors ceux-ci pourront être examinés par IBM. Dans de gestion et ses systèmes techniques vont au-delà des frontières tels cas, vous êtes tenu de coopérer. Cependant, les employés ne nationales. Par conséquent, vous reconnaissez que, pour exercer doivent pas accéder à l’espace de travail d’un autre employé, y leurs activités, IBM et ses entreprises autorisées peuvent compris aux courriels et aux fichiers électroniques de ce transférer des renseignements personnels vous concernant à titre dernier, sans l’autorisation préalable de la direction. Pour d’employé d’IBM dans n’importe quel pays où nous sommes obtenir des renseignements sur l’accès aux biens de l’entreprise présents. Même si tous les pays n’ont pas de loi sur la protection et à ceux des employés, veuillez consulter Accès à la propriété des données, IBM a établi des politiques mondiales visant à et aux renseignements personnels. protéger ces renseignements peu importe où ils sont stockés ou traités. Par exemple : IBM traite vos renseignements personnels conformément à Départ d’IBM • ses politiques et pratiques, notamment la Politique de Si vous quittez IBM pour quelque motif que ce soit, y compris l’entreprise 130, l’Instruction de l’entreprise RH 113 et les la retraite, vous devez rendre à l’entreprise ce qui lui appartient, Directives d’IBM relatives à la protection des y compris les documents et les supports contenant de renseignements concernant les employés l’information appartenant à IBM; vous ne devez pas divulguer • L’accès aux renseignements personnels vous concernant est ni utiliser ladite information. En outre, IBM demeure limité aux seules personnes qui ont besoin d’en prendre propriétaire de ce que vous créez pendant la durée de votre connaissance emploi, même après votre départ. Il est malheureusement • Les renseignements personnels sont normalement divulgués arrivé que la propriété physique ou intellectuelle d’IBM ait été aux tiers uniquement sur approbation de l’employé, à détournée ou employée indûment. IBM continuera de prendre l’exception des cas où IBM ainsi que les entreprises et les toutes les mesures nécessaires et, s’il le faut, d’exercer des personnes autorisées peuvent aussi divulguer des recours en justice afin de protéger ses actifs. renseignements personnels pour vérifier l’emploi, pourRègles de conduite dans les affaires d’IBM 15
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Milieu de travail Renseignements et Traitement de vos Prise d’engagements Déclaration, consignation propriété d’IBM renseignements et obtention et conservation de personnels par IBM d’approbations renseignements répondre aux exigences légitimes d’une entreprise ou d’une 3.5 autre entité qui envisage d’acquérir certaines activités commerciales d’IBM, ou pour des raisons pertinentes liées Déclaration, consignation aux enquêtes ou aux questions d’ordre commercial ou légal et conservation de De même, vous êtes susceptibles d’avoir accès aux renseignements personnels concernant des tiers dans le cadre renseignements de vos fonctions. Vous devez veiller à ne les utiliser et les Tous les employés consignent ou communiquent des divulguer qu’en toute conformité aux politiques ou aux renseignements de quelque nature qu’ils soient et les pratiques d’IBM. soumettent à l’entreprise et aux tiers avec qui nous sommes en relation. Ce faisant, vous devez garantir que tous les renseignements sont déclarés et consignés avec exactitude, 3.4 en intégralité et avec honnêteté. Prise d’engagements et Ne faites jamais de déclarations fausses ou trompeuses. Si vous obtention d’approbations croyez que votre interlocuteur vous a mal compris, corrigez tout malentendu dans les plus brefs délais. Les processus d’approbation d’IBM sont prévus pour aider La déclaration de renseignements inexacts ou incomplets, l’entreprise à protéger ses actifs et à conserver des contrôles mais aussi la façon de présenter ces renseignements avec appropriés pour exercer ses activités efficacement avec ses l’intention de tromper ou de mal informer le destinataire, clients, ses partenaires commerciaux, ses fournisseurs et autres sont strictement interdites et pourraient entraîner de tierces parties. Dans ces processus, l’établissement des prix, la graves conséquences. rédaction de modalités contractuelles et d’autres pouvoirs peuvent avoir été délégués à certaines organisations et à la Voici quelques exemples de déclarations malhonnêtes : direction hiérarchique. IBM n’accepte pas que des engagements • Soumettre une note de frais pour des frais professionnels pas d’affaires soient pris en dehors de ses processus, de ses limites de vraiment encourus, ou déclarer de manière trompeuse la délégation ou sans les autorisations appropriées dans le cadre nature des dépenses d’ententes parallèles ou de toute autre façon. • Consigner de façon inexacte les heures consacrées à travailler Toute modification des modalités relatives à la tarification, au sur le projet d’un client, que celles-ci soient facturées ou non contrat ou aux services doit être approuvée par le niveau de au client direction concerné ou une organisation autorisée. Vous ne • Oublier de déclarer toutes les heures de travail, y compris les devez prendre aucun engagement oral ou écrit qui crée une heures supplémentaires pour les personnes autorisées et nouvelle entente ou qui modifie une entente existante entre concernées, qui doivent être soumises à l’approbation de la IBM et une tierce partie, sans approbation, conforme aux direction conformément aux règles d’IBM niveaux de délégation. Tous les engagements doivent être • Transmettre des renseignements inexacts ou incomplets à la signalés aux services comptables d’IBM pour garantir direction, au service de la vérification ou au contentieux l’exactitude des livres comptables de l’entreprise. d’IBM au cours d’une enquête, d’une vérification ou d’unRègles de conduite dans les affaires d’IBM 16
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Milieu de travail Renseignements et Traitement de vos Prise d’engagements Déclaration, consignation propriété d’IBM renseignements et obtention et conservation de personnels par IBM d’approbations renseignements autre contrôle interne, ou à des organisations ou des tierces donner de conseils à qui que ce soit à l’extérieur d’IBM, y personnes, telles que des vérificateurs externes compris les clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, à • Faire des déclarations fausses ou trompeuses dans des l’égard de la consignation ou de la présentation de leurs propres rapports financiers externes, des rapports sur revenus, coûts, dépenses et autres éléments d’actif et de passif. l’environnement, des documents sur les importations/Astuce pour agir exportations ou tout autre document fourni aux organismesavec intégrité gouvernementaux ou gardés pour eux Conservation des documents Les employés doivent se conformer aux directives du Plan IBM demande l’aide et la collaboration de ses employés afin deEn vertu de diverses lois, telles que international de gestion des documents d’IBM pour la mener des enquêtes et faire des examens. Vous êtes tenu decelles afférentes à la fiscalité et aux conservation ou l’élimination des documents d’IBM. Ce plan coopérer pleinement dans l’ensemble des enquêtes et desvaleurs mobilières, IBM est tenu de concerne les renseignements enregistrés sur n’importe quel examens internes autorisés et de répondre immédiatement,tenir des livres comptables précis. support d’information, y compris les documents imprimés et intégralement et honnêtement à toute demande interne deToute infraction aux lois relatives à la électroniques comme les courriels. Selon les directives établies, renseignements, notamment les entrevues et la fourniture decomptabilité et aux rapports financiers les renseignements définis comme « essentiels » doivent être documents, au cours de ladite enquête ou dudit examen.peut se traduire par des amendes, conservés sous une forme récupérable pendant toute la périodedes pénalités ou l’emprisonnement, de conservation désignée. Les renseignements non essentiels ouet mener à une perte de confiance Contrôles et rapports financiers dont la période de conservation est terminée doivent êtredu public envers une société. Si vous éliminés dans les plus brefs délais, à moins qu’ils À titre de société ouverte, IBM est tenue de respecter desprenez conscience de tout geste posé ne soient assujettis à une ordonnance de conservation rendue normes comptables rigoureuses, de produire des rapportsà l’égard de la comptabilité et des par le service du contentieux d’IBM. Dans le cas d’une telle financiers exacts et complets, et de mettre en place desrapports financiers qui, à votre avis, ordonnance, vous devez respecter scrupuleusement les contrôles et processus internes appropriés qui assurent que laconstitue une irrégularité, vous devez exigences de conservation stipulées jusqu’à ce que vous receviez comptabilité et les rapports financiers soient conformes à la loi.en informer IBM sur-le-champ; vous un avis de fin d’application de l’ordonnance de la part dupouvez passer par les services Les règles relatives à la comptabilité et aux rapports financiers service du contentieux.comptables, la vérification interne, comprennent la consignation et la présentation appropriées desvotre direction ou le service du conten- revenus, des coûts, des dépenses et d’autres éléments d’actif ettieux d’IBM ou au moyen de toute autre de passif. Si vous avez une responsabilité ou devez intervenirvoie de communication d’IBM. dans ces domaines, vous êtes tenu de comprendre et de respecter ces règles. De plus, ces règles interdisent à qui que ce soit de contribuer à ce que d’autres produisent une comptabilité contraire aux règles ou des rapports financiers fallacieux ou trompeurs. Vous ne devez pas contribuer à ce que qui que ce soit consigne ou présente toute information avec inexactitude ou d’une manière qui pourrait être trompeuse. De plus, vous ne devez jamaisRègles de conduite dans les affaires d’IBM 17
  • 4.0Sur le marchéVous devez observer la déontologie et la loi danstoutes vos relations d’affaires, que vous meniezdes activités de vente ou d’achat ou que vousreprésentiez IBM à n’importe quel titre. Voscommunications et rapports avec les partenairescommerciaux, les fournisseurs, les concurrents,les clients ou autres entités liées à IBM peuventavoir un impact direct sur la réputation de notreentreprise et sa conformité aux lois en vigueur.
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin public international 4.1 Relations avec des revendeurs et autres Relations avec des tierces parties complémentaires organisations tierces IBM entretient des relations avec des tierces parties complémentaires telles des partenaires commerciaux, desAstuce pour agir Certaines entreprises entretiennent avec IBM des rapports vendeurs de logiciels indépendants et des intégrateurs deavec intégrité multiples. Un partenaire commercial d’IBM peut être à la fois client et concurrent. D’autres entreprises peuvent être fournisseurs systèmes pour faciliter la mise en marché et l’installation des solutions IBM. Si vous entretenez des relations professionnelles et clients d’IBM en même temps. Quelques-unes peuvent même avec ces tiers, vous devez respecter les directives en matière deIl est essentiel que les fournisseurs qui être fournisseur, concurrent, partenaire commercial et client. vente, de mise en marché et de services applicables et décrivantsont en concurrence pour être agréés Quelle que soit la situation, vous devez comprendre chaque relation la conduite à adopter, notamment les Lignes de conduite avecpar IBM ou l’un de ses clients aient impliquée dans vos activités et agir conformément à nos règles. les partenaires commerciaux d’IBM. En plus de leurs produitsconfiance dans l’intégrité de notre complémentaires, certaines de ces tierces parties mettent enprocessus de sélection. Cette marché des produits ou des services qui concurrencent ceuxconfiance pourrait être menacée s’il Relations avec les fournisseurs d’IBM. Dans ce cas, vous devez faire preuve de prudence etest considéré que d’anciens employés Lorsqu’il faut choisir entre plusieurs fournisseurs, nous devons respecter les règles de conduite établies pour traiter avec lesd’IBM, ou des amis ou des proches évaluer tous les faits avec impartialité pour déterminer le concurrents.d’employés d’IBM encore en service, meilleur. Vous devez suivre cette procédure que vous occupiezfaisant concurrence à titre de fournis- un poste d’achat ou travailliez dans un autre service, sans égardseurs, font l’objet d’un avantage à la taille de l’achat. Relations avec les concurrentsinéquitable. Si vos fonctions impliquent Sur le marché, il est souvent facile d’établir que vous êtes unl’utilisation ou la sélection des services Vous devez vous abstenir d’exercer ou de tenter d’exercer des concurrent direct à une autre société. Toutefois, il est possibled’un fournisseur avec lequel vous pressions afin d’obtenir un traitement de faveur pour un qu’une entreprise avec laquelle vous entretenez des relationsavez un lien, familial par exemple, fournisseur en particulier. La seule apparence d’une influence dans un autre contexte, telle un client, un fournisseur ou mêmevous devez divulguer cette relation à ou d’une tentative d’influence peut porter atteinte à l’intégrité un partenaire commercial, soit aussi un concurrent. Ces casvotre directeur et au bureau de de nos règles de conduite. exigent que vous redoubliez de prudence. Ainsi, il est probablel’ombudsman de l’approvisionnement Il est contraire aux politiques d’IBM, voire même illégal, de que vous rencontriez à l’occasion des concurrents, que vousmondial d’IBM avant de prendre toute chercher à conclure des ententes réciproques. En d’autres discutiez avec eux ou assistiez aux mêmes réunions sectoriellesmesure supplémentaire dans l’examen termes, vous devez vous abstenir de passer une commande à un ou professionnelles. Bon nombre de ces contacts sontde ce fournisseur. fournisseur éventuel à la condition qu’il s’engage à acheter des parfaitement admissibles, dans la mesure où les procédures produits ou des services IBM. Cela n’empêche pas un client établies sont respectées. d’IBM d’être également un de ses fournisseurs et ne veut pas Il en est ainsi des ventes et des achats de produits à d’autres dire qu’IBM ne doit pas tenir compte de ses relations avec un entreprises du secteur informatique, de la participation fournisseur au moment de l’évaluer. Toutefois, le choix d’un approuvée à des réponses conjointes à des appels d’offres, de la fournisseur doit être indépendant du fait que celui-ci achète ou participation aux foires commerciales, de même qu’aux non les produits et services d’IBM.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 19
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Relations avec des Concurrence loyale Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin public international activités d’organismes de normalisation et d’associations Assurez-vous que toute comparaison avec la concurrence est professionnelles. Néanmoins, même dans ces cas, la prudence justifiée, qu’elle est complète et exacte, et qu’elle ne risque pas est de rigueur. d’induire en erreur peu importe où elle est faite. Dans certains pays, on interdit la publicité comparative. Dans certaines situations, il est illégal de discuter de cesAstuce pour agir questions avec un concurrent ou de collaborer avec lui. Dansavec intégrité tous vos contacts avec des concurrents, il faut éviter de discuter Vente compétitive de politiques de prix, de modalités contractuelles, de coûts, de En règle générale, lorsqu’un concurrent a passé un contrat ferme stocks, de plans de mise en marché et de produits, d’études etPresque tous les pays dans lesquels (contrat ayant force exécutoire) avec un client pour un produit ou de sondages de marché, de plans et de moyens de production etIBM est présente ont adopté des lois un service concurrent, il convient de rester très attentif lors de la de tout autre sujet confidentiel ou d’information appartenant àsur la concurrence. Qu’elles soient commercialisation des produits ou des services concurrents IBM, ou même de s’entendre à ces sujets. Vous devez égalementdésignées sous le nom de « lois d’IBM à ce client. Les lettres d’intention, les essais gratuits, les éviter toute discussion ou entente sur la répartition de clientsantitrust », « lois sur les monopoles », ententes conditionnelles et les autres accords analogues ne ou de territoires.« lois sur le commerce loyal » ou « lois constituent pas des contrats fermes. Il est souvent difficile desur les cartels », elles ont pour objet Si un concurrent aborde un sujet interdit, même savoir s’il existe une commande ferme. Lorsqu’une situation estd’enrayer les obstacles à la libre superficiellement ou avec une innocence apparente, vous devez douteuse, demandez conseil au service du Contentieux d’IBM.concurrence. Les entreprises peuvent vous y opposer, interrompre immédiatement la conversation etaussi contrevenir aux lois sur la dire à ce concurrent que vous ne discuterez pas de ces 4.3 questions. Au besoin, vous devez quitter la réunion et signaler Obtention et utilisationconcurrence sans pour autantcollaborer avec d’autres sociétés. immédiatement l’incident au service du contentieux d’IBM.Par exemple, elles peuvent monopoli-ser ou tenter de monopoliser un de renseignements 4.2secteur, ou encore abuser de leurprépondérance de manière illicite. Concurrence loyale Renseignements sur autrui IBM a l’intention d’être très compétitive dans le marché. Dans l’exercice normal de vos fonctions, il n’est pas Cependant, vous devez faire concurrence de manière éthique et exceptionnel que des renseignements vous soient communiqués en respectant nos politiques et la loi, quelle que soit l’agressivité sur d’autres entreprises, notamment des concurrents. Cette des concurrents. activité professionnelle ne constitue pas en soi un manquement à la déontologie. En fait, IBM se renseigne à bon escient sur une entreprise auprès de sources légitimes aux fins suivantes : Déclaration à propos de la concurrence • Consentir un crédit IBM vend ses produits et services sur la foi de leurs mérites. • Évaluer ses fournisseurs Vous devez éviter les déclarations fausses ou trompeuses • Évaluer les avantages relatifs de ses propres produits, services concernant la concurrence, ses produits ou ses services. et méthodes de mise en marchéRègles de conduite dans les affaires d’IBM 20
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin public international Il existe cependant des limites quant à la façon dont ces Renseignements personnels sur les renseignements peuvent être obtenus et exploités, notamment en ce qui concerne la concurrence. Nulle entreprise ne doit particuliers recourir à des moyens douteux pour acquérir des secrets Dans le cadre de vos fonctions, il se peut que vous ayez accès à commerciaux ou d’autres renseignements confidentiels d’un des renseignements personnels tels que des renseignements sur concurrent. Il en va de même de la sollicitation ou de la les consommateurs ou les employés de nos clients, lesAstuce pour agir réception indue de renseignements confidentiels à partir de fournisseurs, les partenaires commerciaux d’IBM ou autres. Vous pouvez utiliser ces renseignements uniquement dans laavec intégrité n’importe quelle source, y compris un client d’IBM, un employé d’un de ses concurrents ou de tout tiers. mesure nécessaire pour vous acquitter des responsabilités de votre poste et conformément aux instructions données par laSavez-vous que si vous venez à rece- IBM ne tolère pas qu’un membre de son personnel cherche à direction ou par les politiques, directives ou règles applicablesvoir les renseignements confidentiels recueillir des renseignements par des procédés douteux. Par d’IBM. Vous ne pouvez ni utiliser ni modifier cesd’un concurrent (tels une proposition conséquent, vous ne devez pas être impliqué dans des pratiques renseignements personnels de façon inappropriée, ni lesde prix), par erreur, involontairement illicites ou irrégulières, ni en faciliter la mise en œuvre, prévues divulguer à quiconque n’a pas légitimement besoin d’y avoirou même délibérément de la part d’un pour récolter des renseignements potentiellement confidentiels accès. Dans la mesure du possible, il faut rendre de telsclient ou d’un tiers, vous ne devez pas ou sensibles auprès de concurrents ou de tiers. Parmi ces renseignements anonymes avant de les divulguer, de façon àles examiner, les distribuer ou les uti- pratiques illégales, sont à proscrire : éviter de révéler les renseignements personnels de particuliers.liser de quelque manière que ce soit? Signalez immédiatement la perte ou le vol présumé de • L’écoute téléphonique clandestine, la surveillance, le piratageAppelez immédiatement le service du renseignements personnels au service de sécurité de informatique, la corruption, le vol ou l’intrusioncontentieux ou le service de Confiance l’information d’IBM. • L’embauche d’employés d’un concurrent pour acquérir leset conformité d’IBM pour obtenir des renseignements confidentiels du concurrentconseils sur la marche à suivre. La réception ou l’utilisation de renseignements potentiellement • Renseignements confidentiels et confidentiels ou sensibles, si vous avez des raisons de croire qu’ils ont été obtenus de manière irrégulière ou illégale exclusifs appartenant à des tiers Dans le cadre de nos activités, nous devons souvent utiliser, Vous devez prêter attention et prudence à la façon dont vous échanger ou divulguer des renseignements appartenant utilisez les renseignements appartenant à d’autres entreprises et potentiellement à des tiers qui peuvent les considérer comme personnes. Si vous utilisez ce type de renseignements, vous leurs secrets commerciaux ou leur propriété intellectuelle. devez le faire dans un contexte approprié et ne les mettre à la disposition que des autres employés d’IBM qui en ont un Si vous vous trouvez parmi ceux à qui ces renseignements sont besoin légitime. En présentant ces renseignements, vous ne communiqués, même par inadvertance, vous devez agir avec devez divulguer l’identité de l’entreprise ou de la personne visée prudence pour éviter qu’IBM ne soit accusée de se les être que dans les cas nécessaires. Si cette mention n’est pas appropriés ou de les avoir utilisés indûment. Ainsi, vous devez indispensable, vous devez présenter les renseignements sous éviter de recevoir ou d’utiliser des renseignements confidentiels forme globale ou de toute autre manière. appartenant à ders tiers sauf (a) si vous êtes clairement autorisé à le faire et (b) si une entente de confidentialité autorisée lie IBM et lesdits tiers. Les modalités, les restrictions et autres conditions qui s’appliquent aux renseignements confidentiels sont extrêmement variées, vous devez donc impérativement comprendre et respecter les obligations qui s’y rattachent.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 21
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation gestes Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisieet courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin pots-de-vin public international 4.4 • Les cadeaux promotionnels et les rabais offerts par les Cadeaux, gestes de courtoisie sociétés de transport, les hôtels, les agences de location de voitures et les restaurants, s’ils font partie des avantages et pots-de-vin accordés aux participants à des programmes de primes et qu’ils sont offerts aux voyageurs en généralAstuce pour agir Vous trouverez ci-après les règles générales sur ce que vous • Les cadeaux de valeur négligeable, par exemple des cadeauxavec intégrité pouvez offrir et accepter comme cadeaux et gestes de publicitaires, s’ils sont généralement offerts à d’autres courtoisie. Les types et les valeurs de cadeaux et de gestes de entreprises qui entretiennent des liens analogues avec laDans le monde entier, des lois courtoisie sont extrêmement variés. Ils peuvent aller des personne ou l’organisation concernéeanti-corruption, y compris la Foreign cadeaux publicitaires, d’une valeur négligeable, que vous pouvez • Avec l’approbation de la direction, les gestes de courtoisie,Corrupt Practices Act (FCPA) aux donner ou accepter, aux pots-de-vin, qui sont strictement tels un repas d’affaires ou des billets pour assister à unÉtats-Unis, considèrent les pots-de-vin interdits. Vous pouvez trouver des conseils supplémentaires et spectacle, à condition que le coût en soit raisonnable et qu’ilcomme un acte criminel. Ainsi, il est les exigences relatives à la procédure d’approbation dans n’aille pas à l’encontre de la loi ni des pratiques commercialesillégal de donner tout objet de valeur Instruction d’entreprise Finance 168 (gestes de courtoisie et de l’auteur du geste(directement ou indirectement) à un cadeaux) d’IBM. Conformément à ces règles, toute exception doit être approuvée par la haute direction et ne doit pas aller à De même, lorsqu’IBM vous y autorise, vous pouvez recommanderreprésentant étranger pour l’encontre de la loi ni des pratiques commerciales connues du aux clients de faire appel à certains tiers mais vous ne pouvez pas,obtenir ou conserver la clientèle d’un client, du partenaire commercial ou du fournisseur. en échange de ce service, accepter d’honoraires, de commissionsgouvernement. Dans la cadre de la ou toute autre forme de rétribution.FCPA, le terme « représentantsétrangers » comprend les cadres Recevoir des cadeaux, gestessupérieurs et employés de tout Offrir des cadeaux, gestes de de courtoisie et honorairesorganisme (société, université, organi- courtoisie et autressation internationale publique ou autre pour recommandation Vous ne pouvez, directement ou par le biais d’intermédiaire,entité) qui appartient même partielle- Aucun IBMiste ni les membres de sa famille ne doivent offrir d’argent, de cadeau, ni d’objet de valeur de quelquement à l’État. chercher à obtenir ni accepter d’un tiers, directement ou par un nature que ce soit, à un cadre supérieur, à un représentant, à un intermédiaire, une somme d’argent, un cadeau ou tout geste de employé ou à un agent d’un client, d’un fournisseur, d’un courtoisie, si ce don peut influencer ou sembler influencer les partenaire commercial d’IBM ou de toute autre entreprise, si ce relations d’affaires d’IBM avec cette entreprise ou cette don peut influencer ou sembler influencer les relations personne. Si vous ou un membre de votre famille recevez un d’affaires d’IBM avec cette organisation. cadeau (y compris une somme d’argent), même si celui-ci était non sollicité, vous devez avertir votre directeur et prendre les Vous pouvez : mesures appropriées, qui comprennent le fait de vous en défaire • Offrir un cadeau de valeur négligeable, par exemple des ou de le renvoyer. Sauf indications contraires, vous êtes autorisé cadeaux publicitaires d’IBM, si cela ne va pas à l’encontre de à accepter : la loi ni des pratiques commerciales connues de l’entrepriseRègles de conduite dans les affaires d’IBM 22
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin public international • Avec l’approbation de la direction, faire des gestes de 4.5 courtoisie habituels, tels un repas d’affaires ou des billets pour assister à un spectacle, à condition que le coût en soit Autres questions relatives raisonnable et qu’il n’aille pas à l’encontre de la loi ni des au secteur public pratiques commerciales de l’organisation bénéficiaireAstuce pour agiravec intégrité Toutefois, vous devez obtenir l’accord préalable de la direction et du service du contentieux d’IBM si le destinataire prévu est Approvisionnement du secteur public Les lois relatives à l’approvisionnement du secteur public ont un agent public, un employé ou un représentant d’unEn ce qui concerne les gestes de pour objectif d’aider les clients du secteur public à obtenir les gouvernement ou d’une organisation appartenant à l’État, oucourtoisie et les cadeaux en général, produits et services qu’ils recherchent à des prix raisonnables et un membre de la famille d’une telle personne. Des politiques etvous pouvez obtenir des conseils équitables. Ces lois varient beaucoup et peuvent s’avérer des restrictions légales supplémentaires, y compris lessupplémentaires, notamment sur les complexes. Règles de conduite avec les clients du secteur public d’IBM,montants maximum, dans l’Instruction s’appliquent dans de tels cas, même si dans le pays en question il Voici certains points d’intérêt que vous devriez connaître end’entreprise FIN 168. Par ailleurs, est courant de verser de telles sommes ou d’usage d’offrir des matière d’approvisionnement du secteur public :vous êtes tenu de vous référer aux pro- cadeaux à des occasions particulières.cessus d’approbation internationaux • En général, les lois relatives à l’approvisionnement exigentd’IBM relatifs aux Déplacements des Parallèlement aux cadeaux ou aux gestes de courtoisie, il peut qu’il y ait appel d’offres et permettent l’approvisionnement enclients, divertissements et gestes de exister certaines restrictions légales ou déontologiques provenance d’une seule source seulement dans descourtoisie (CTEBA en anglais) concernant l’embauche par IBM de personnes, ou de membres circonstances bien particulièresClient Travel, Entertainment and Busi- de leur famille, qui sont ou étaient à l’emploi du gouvernement. • Vous pouvez examiner un document d’appel d’offres enness Amenities (CTEBA) pour veiller Vous devez consulter la direction et le service du contentieux distribution préliminaire seulement si le client l’a égalementà ce que les gestes de courtoisie d’IBM avant de faire quelque démarche que ce soit pour mis à la portée d’autres soumissionnairesenvers les clients, les partenaires embaucher l’une de ces personnes. • Il ne vous est pas permis de préparer un document d’appelcommerciaux d’IBM et les tiers res- d’offres au nom d’un client du secteur public même si cepectent la loi applicable mais aussi dernier vous le demande, de soumettre des documentsnos Règles de conduite dans les anonymes (comme des livres blancs) à un client du secteuraffaires et nos valeurs. public, ni d’encourager un client du secteur public à signer une entente avant que le contrat n’ait été accordé à IBM • Vous ne devez jamais discuter de possibilités d’affaires ou d’emploi pouvant profiter personnellement à un membre du personnel d’approvisionnement du secteur public au cours d’un contrat d’approvisionnement en cours ou anticipé, et vous ne devez offrir aucune gratification en regard d’activités d’approvisionnementRègles de conduite dans les affaires d’IBM 23
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin public international • Avant d’engager un agent ou un expert-conseil dans une Vous devez obtenir l’approbation préalable des Programmes situation d’approvisionnement d’un client du secteur public, gouvernementaux d’IBM et demander l’avis du service du vous devez vérifier que cette embauche ne donnera pas contentieux d’IBM avant de faire du lobbying ou d’autoriser lieu à un conflit d’intérêts, que l’agent ou l’expert-conseil quelqu’un d’autre (par exemple un expert-conseil, un agent ou accepte de se conformer à nos Règles de conduite dans un partenaire commercial) à faire du lobbying au nom d’IBM, y les affaires et vous devez obtenir l’autorisation et l’aide du compris lorsqu’il se limite au marketing normal. service d’approvisionnement mondial et du service du contentieux d’IBM • Si nous prévoyons recourir aux services de sous-traitants, Visites des locaux d’IBM durant nous devons aussi nous assurer que ceux-ci respectent une campagne électorale nos Règles Aucune activité reliée à une campagne électorale n’est permise Vous devez suivre les présentes et les Règles de conduite avec dans les établissements d’IBM. De temps à autre, IBM les clients du secteur public d’IBM dans vos échanges avec le encourage les fonctionnaires du gouvernement à faire des secteur public. Signalez immédiatement à IBM toute violation visites non partisanes aux établissements d’IBM dans le but de concrète ou possible des présentes règles ou d’une loi ou d’un mieux comprendre nos produits, nos programmes et nos points règlement en matière d’approvisionnement du secteur public, de vue quant aux questions d’ordre public. Ces visites ne sont soit en vous adressant à la direction, au service du contentieux toutefois pas permises dans les 60 jours précédant une élection ou au service de Confiance et conformité d’IBM, soit en si le visiteur est l’un des candidats. Toute exception doit être utilisant toute autre voie de communication d’IBM. approuvée par les Programmes gouvernementaux et le service du contentieux d’IBM. Lobbying Tout contact avec un employé du secteur public dans le but d’influencer les activités législatives, y compris les initiatives de marketing ou d’approvisionnement, peut être considéré comme du lobbying. En outre, en vertu de certaines lois, la définition de lobbying est encore plus large et englobe les activités de marketing et de ventes normales qui n’ont aucun lien avec le législatif ou l’activité réglementaire. Il vous incombe de connaître et de respecter toutes les lois pertinentes en matière de lobbying et les lois connexes relativement aux cadeaux, y compris vos obligations de rendre compte.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 24
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin public international 4.6 Les lois et règlements relatifs aux exportations ne s’appliquent Respect du commerce pas seulement aux chargements physiques. Ils régissent aussi : international • Les transferts électroniques de logiciels ou de technologies et leur accès à distance • La prestation de services sur Internet, y compris le commerce électronique et les services électroniques Marchandises d’exportation • La conception, le développement de matériel, de logiciels et Dans notre entreprise d’envergure mondiale, quels que soient de solutions informatiques votre mission ou votre pays d’affectation, vos actes peuvent être • Les voyages à l’extérieur des États–Unis avec en sa assujettis aux lois et règlements relatifs à l’exportation. À titre possession des produits ou de la technologie IBM de société domiciliée aux États-Unis, le matériel informatique, • La communication des spécifications techniques et exigences les logiciels, les services et la technologie d’IBM (par exemple, de performance aux fournisseurs les spécifications techniques relatives à la conception, au • La transmission de la technologie d’IBM à des destinataires développement et à la production et à l’utilisation de ces qui ne sont ni citoyens ni résidents permanents d’un pays produits et code source) sont soumis aux lois et règlements (par exemple, une personne établie aux États–Unis mais relatifs à l’exportation des États-Unis et à ceux des autres pays. qui n’en n’est pas citoyenne) Si IBM désire exporter, réexporter ou expédier n’importe où • Le transfert de connaissances personnelles (assistance dans le monde ses produits, ses services et sa technologie, elle technique) à l’étranger ou hors du pays de résidence doit vérifier au préalable qu’elle y est autorisée en vertu de ces lois et règlements. Les lois et règlements relatifs à l’exportation régissent de nombreuses transactions d’IBM, notamment : les transactions interentreprises; les transferts nationaux de technologie à des destinataires qui ne sont ni citoyens, ni résidents permanents (par exemple, une personne établie aux États–Unis mais qui n’en est pas citoyenne); les transactions avec des tiers, y compris des clients, des fournisseurs et des fabricants de matériel informatique d’origine; les cas où nous utilisons des partenaires commerciaux d’IBM, partenaires d’alliance ou agents pour effectuer une livraison ou offrir un service, toutes les transactions où IBM aurait à exporter, à réexporter ou à livrer n’importe où dans la monde ses produits, ses services et sa technologie.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 25
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce commerce pots-de-vin public international international Marchandises d’importation Antiboycottage Comme IBM importe beaucoup dans le monde entier, elle doit IBM, ses filiales et sociétés associées et leurs agents n’ont pas le respecter l’ensemble des lois, des règlements et des exigences droit de suivre ou d’appuyer le boycottage par un pays étranger relatif aux importations lorsqu’elle fait du commerce d’un pays « ami » des États-Unis. Un pays étranger ou uneAstuce pour agir international. Elle doit aussi se conformer aux obligations envers les organismes gouvernementaux si elle prend part à la entité associée à ce pays pourrait en faire la demande, entre autres dans le cadre d’un appel d’offres, d’un bon de commandeavec intégrité sécurité des chaînes d’approvisionnement et à d’autres ou d’un contrat d’achat, d’une lettre de crédit, dans une programmes de partenariat de confiance. Ainsi, dans la mesure conversation ayant un rapport à une transaction, ou deIBM jouit d’un réseau mondial où IBM continue de mondialiser ses activités, vous devez tenir nombreuses autres manières. En outre, IBM est tenue ded’experts qui peuvent vous aider à compte des lois et règlements relatifs à l’importation dans de signaler sans tarder au gouvernement des États-Unis touterépondre à des questions à propos des nombreuses situations, parfois très subtiles. demande d’aide ou d’information concernant un boycottage.exigences de contrôle relatives Voici des exemples de demandes de boycottage inappropriées :aux importations et aux exportations Parallèlement au mouvement transfrontalier des si l’on nous demande de refuser de faire affaire avec un pays, yde l’entreprise. Veuillez consulter le marchandises, d’autres activités peuvent être assujetties à compris ses habitants, ou avec des sociétés qui font affaire avecbureau de la réglementation de ces lois et règlements : le pays boycotté; si l’on nous demande de fournir del’exportation pour les questions • Les modifications du lieu de fabrication, des procédés ou des l’information sur des activités dans un pays boycotté, d’honorerd’exportation et le bureau de confor- sources d’approvisionnement des lettres de crédit incluant des clauses de boycottage, oumité aux exigences en matière • Les relations avec un client exigeant l’expédition d’articles d’établir des certifications d’origine négatives. Ces demandesd’importation pour les questions dans un autre pays donneront lieu à un examen juridique. Si vous entendez parlerrelatives à l’importation et à la sécurité • L’expédition d’échantillons marketing ou de prototypes à d’un boycottage ou si vous recevez une demande à ce sujet, vousde la chaîne d’approvisionnement. l’étranger devez aviser votre directeur, le service du contentieux d’IBM ou • Le calcul des prix interentreprises pour les ventes de produits le bureau de la réglementation de l’exportation. à un établissement d’IBM dans un autre pays • La détermination du pays d’origine du produit • Le maintien de données exactes sur les stocks, les ventes et l’expédition des produitsRègles de conduite dans les affaires d’IBM 26
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Relations avec des Concurrence loyale Obtention et utilisation Cadeaux, gestes Autres questions Respect du Immigration L’environnement organisations tierces de renseignements de courtoisie et relatives au secteur commerce pots-de-vin public international 4.7 4.8 Immigration L’environnement Les déplacements transfrontaliers pour les activités IBM s’est engagée à être le chef de file mondial en matière de commerciales d’IBM peuvent soulever des exigences et protection de l’environnement. Tout employé d’IBM impliqué obligations en matière d’immigration, de paie et d’impôt sur dans des processus qui touchent l’environnement, par exemple le revenu des sociétés en vertu des politiques internes d’IBM la mesure, l’enregistrement ou le signalement de rejets et ou des lois du pays de destination. Par exemple, les documents d’émissions dans l’atmosphère ou la manutention de déchets et autorisations de travail valides, tels qu’un permis de travail dangereux, doit se conformer aux règlements et aux permis ou un visa de travail, sont habituellement requis si vous aurez relatifs à l’environnement ainsi qu’aux politiques d’IBM en à accomplir un travail productif dans un autre pays. De plus, matière de protection de l’environnement. Les coordonnées des certaines obligations supplémentaires en matière d’impôt préposés au respect de l’environnement sont disponibles sur le pourraient s’appliquer. site Web Affaires environnementales et sécurité des produits de l’entreprise d’IBM. Conformez-vous toujours aux exigences d’IBM reliées aux déplacements transfrontaliers. Dans certains cas, ceci pourrait En tant qu’employé d’IBM, vous avez un rôle à jouer dans nécessiter un accord de mobilité ou un plan d’affectation la protection de l’environnement. Si vous découvrez une de la part d’IBM avant d’accepter tout travail productif infraction à la loi sur l’environnement ou une activité (généralement, une activité qui implique plus que de simples qui semble dissimuler une telle infraction, vous devez réunions d’affaires) dans un pays qui n’est pas celui dans immédiatement en avertir votre directeur ou le service lequel vous exercer votre travail principal. du contentieux d’IBM.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 27
  • 5.0En dehors desheures de travailVotre vie personnelle vous regarde. Toutefois, entant qu’IBMiste, vos activités, tant au travail qu’àl’extérieur, ont une influence sur la réputation etles intérêts commerciaux d’IBM. IBM s’attend àce que vous agissiez en gardant à l’esprit nos valeurset nos Règles de conduite dans les affaires dans toutesvos activités.
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 5.1 5.2 5.3 5.4 Conflits d’intérêts Conflits d’intérêts Information privilégiée Fonction publique Déclarations et délit d’initié et participation à publiques et médias la vie politique sociaux 5.1 Il vous appartient donc de consulter, par avance ou Conflits d’intérêts régulièrement, votre directeur ou le service du contentieux d’IBM pour déterminer si votre projet fera concurrence à une Un conflit d’intérêts peut survenir si vous faites passer vos gamme de produits IBM existante ou éventuelle. intérêts personnels au détriment de ceux d’IBM. CertainsAstuce pour agir conflits d’intérêts peuvent être évités grâce à une prévoyanceavec intégrité et une organisation minutieuses. Parfois, c’est impossible. Dans Fournisseurs d’IBM certains cas, la simple éventualité ou possibilité d’un conflit À moins d’avoir obtenu une autorisation préalable de la hauteMême les projets non commerciaux, d’intérêts peut poser problème. Il vous appartient d’éviter les direction ou du service du contentieux d’IBM, vous ne pouvezcomme les projets code source situations où votre loyauté peut être partagée. Voici certains être fournisseur d’IBM, représenter un fournisseur auprès deouvert, peuvent avoir une incidence des conflits les plus courants. celle-ci, travailler pour un fournisseur d’IBM ni siéger à sonconsidérable sur les activités actuelles conseil d’administration tant que vous êtes employé d’IBM. Enou éventuelles d’IBM. Vous devez outre, vous ne devez pas accepter d’argent ni profiterconsulter la direction avant et pendant Aide apportée à un concurrent d’avantages de quelque nature que ce soit qui vous sont offertsun projet de cette nature et évaluer L’aide apportée à une entreprise qui met en marché des par un fournisseur sous prétexte que vous lui avez donné desrégulièrement son incidence sur les produits et des services qui concurrencent les produits ou les conseils ou rendu des services liés à ses relations avec IBM.intérêts d’IBM. services actuels ou éventuels d’IBM constitue un conflit d’intérêts évident. Vous ne pouvez, sans l’accord d’IBM, travailler pour cette entreprise à titre d’employé, de consultant Intérêts financiers personnels ou de membre de son conseil d’administration. Vous ne devriez pas avoir de participation financière dans une entreprise si cette participation peut constituer ou sembler constituer un conflit d’intérêts avec IBM. Ces entreprises Concurrence avec IBM comprennent les fournisseurs, les clients, les concurrents, les Les projets professionnels personnels qui pourraient être en partenaires commerciaux d’IBM, les sociétés alliées et d’autres conflit avec les intérêts commerciaux actuels ou éventuels entités avec qui IBM fait affaire. Dans tous les cas, il serait d’IBM sont interdits. En dehors des heures de bureau, inopportun de détenir des intérêts financiers dans une autre nombreux sont les employés d’IBM qui participent à des société si on pouvait penser, en examinant objectivement votre activités courantes faisant intervenir la technologie, une bonne poste, le montant de votre placement ou la société dans laquelle compréhension des affaires ou d’autres produits et services vous avez investi, que vos actes, à titre d’employé d’IBM sont qu’IBM offre à ses clients. Généralement, ces activités donnent influencés par la situation. quand même lieu à des conflits d’intérêts, même mineurs, avec Si vous participez, de près ou de loin, à la décision d’IBM de les intérêts commerciaux actuels ou futurs d’IBM et il faut les traiter ou non avec une société, vous ne devriez pas obtenir ni interdire. Parce qu’elle évolue rapidement dans de nouveaux détenir d’intérêts financiers dans cette société. En outre, vous secteurs d’activité et domaines d’intérêt, IBM doit sans cesse ne devriez accepter ni acheter d’options d’achat d’action ni redéfinir les lignes de démarcations des activités admissibles. d’autres titres d’une société s’il y a quelque doute que ce soitRègles de conduite dans les affaires d’IBM 29
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 5.1 5.2 5.3 5.4 Conflits d’intérêts Information privilégiée Fonction publique Déclarations et délit d’initié et participation à publiques et médias la vie politique sociaux que cette offre est motivée en tout ou en partie par votre Si vous avez des questions à propos de votre situation, vousAstuce pour agir emploi auprès d’IBM ou si le placement est en infraction avec les politiques, directives ou règles d’IBM. devriez l’examiner avec votre directeur. Dans bien des cas, les risques que court IBM peuvent être limités en rappelantavec intégrité régulièrement le protocole de sécurité et en portant une Les investissements dans des organisations avec peu attention particulière pour éviter la divulgation accidentelleAfin de savoir si une participation finan- d’actionnaires, généralement les sociétés fermées, les sociétés des renseignements confidentiels. Cependant, dans certainscière est inappropriée, posez-vous les en nom collectif et les entreprises individuelles, donnent lieu à cas, un changement apporté aux responsabilités de l’une desquestions suivantes. des problèmes spécifiques mais néanmoins implacables. Le personnes concernées pourra s’avérer nécessaire. personnel d’IBM ne peut donc participer financièrement à une—— Quel est le degré et la nature de entreprise fermée qui est un concurrent, fournisseur, la relation entre IBM et l’autre société? Si l’autre société exerce partenaire commercial, distributeur ou revendeur de produits Activités personnelles pendant les IBM. Toute exception doit être expressément approuvée par la ses activités dans plusieurs direction, après avoir consulté le service du contentieux d’IBM. heures de travail chez IBM secteurs, quelle est l’importance Que vos activités personnelles constituent un conflit d’intérêt des secteurs dans lesquels Vous ne devez pas chercher à vous soustraire à ces restrictions avec IBM ou non, vous ne devez pas utiliser les locaux d’IBM l’entreprise est en concurrence relatives à votre participation financière en agissant par ni vos heures rémunérées pour effectuer un travail qui ne vous avec IBM ou dans lesquels cette personne interposée. a pas été confié par IBM ou pour solliciter des clients. Cette société est un fournisseur d’IBM? règle s’applique également aux congés payés accordés au—— Quelle est l’importance de mon personnel pour régler ses affaires personnelles. investissement par rapport à mon Cas où des proches travaillent salaire et aux autres revenus de mon dans le même secteur foyer, y compris les revenus qui 5.2 Les liens étroits avec des personnes (conjoints, membres de la proviennent d’autres placements? Cet investissement est-il assez famille immédiate, amis proches, etc.) travaillant dans le même Information privilégiée important pour que je prenne des secteur suscitent des préoccupations particulières en matière de sécurité, de règlementation et de confidentialité. et délit d’initié mesures, à titre d’employé d’IBM, Il est fort possible qu’un proche, tel qu’un membre de votre Pendant la durée de votre emploi chez IBM, il peut arriver que pour le protéger ou l’accroître? famille proche, votre conjoint(e) ou partenaire domestique vous obteniez de l’information au sujet d’IBM ou d’autres—— Compte tenu de la nature de mes travaille chez un concurrent ou un fournisseur d’IBM ou en entreprises qui n’a pas été divulguée publiquement. L’utilisation fonctions chez IBM, mes actes à soit un lui-même/elle-même. Bien entendu, tout le monde a le ou la communication de renseignements privilégiés, non divulgués titre d’employé d’IBM pourraient-ils choix de sa carrière. Il faut cependant, dans des situations de ce publiquement, au sujet d’IBM ou d’une autre entreprise, à votre avoir des répercussions (ou en genre, être particulièrement conscient des questions de avantage financier est non seulement contraire à la déontologie, donner l’impression) sur la valeur de sécurité, de confidentialité et de conflits d’intérêts. Dans le mais elle peut également constituer une infraction à la loi. Selon mon investissement dans l’autre contexte de relations personnelles étroites, vous pourriez, par la loi des États-Unis, et dans d’autres pays, il est illégal, pour toute entreprise? inadvertance, mettre en péril les intérêts d’IBM. personne détenant de l’information importante qui n’a pas été rendue publique, de négocier les actions ou les titres d’une entreprise, y compris les options, les options de vente, les optionsRègles de conduite dans les affaires d’IBM 30
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 5.1 5.2 5.3 5.4 Conflits d’intérêts Information privilégiée Fonction publique Déclarations et délit d’initié et participation à publiques et médias la vie politique sociaux d’achat ou tout dérivé, ou de transmettre cette information à un • Vous ne devez pas acheter ni vendre les titres d’une entreprise tiers qui pourrait s’en prévaloir pour négocier. Toute contravention cliente ou d’une société alliée en fonction de renseignements à ces lois peut entraîner des sanctions au civil et au criminel, y d’initié dont vous disposez sur cette entreprise compris des amendes et des peines d’emprisonnement. IBM ne • Si vous savez qu’IBM est sur le point de construire de tolérera pas l’utilisation indue de renseignements privilégiés. Ces nouvelles installations ou d’agrandir des installationsAstuce pour agir interdictions s’appliquent également dans tous les pays où nous existantes, vous ne devez pas acheter de terrain ou de fondsavec intégrité sommes présents. de commerce près des nouveaux aménagements • Vous ne devez pas divulguer d’information privilégiée sur Qu’est-ce qu’une information privilégiée importante?Dans certains cas, l’échange de IBM ou tout autre entreprise aux IBMistes qui n’en ont pasrenseignements commerciaux avec Une information privilégiée importante est toute information besoin dans le cadre de leurs activités ni à des personnes àdes employés d’un concurrent peut inconnue du grand public et pouvant, à juste titre, influencer la l’extérieur d’IBMs’avérer un acte criminel même si décision d’un investisseur raisonnable d’acheter, de vendre ou Comme pour les placements, ne cherchez pas à vous soustrairece n’était pas l’intention première de conserver des actions ou des titres. Bien qu’il soit difficile à ces consignes en agissant par personne interposée ou endes personnes impliquées. La d’identifier d’avance toute l’information importante, donnant des renseignements privilégiés à des tiers, même siprotection de la confidentialité des mentionnons à titre d’exemple : les résultats financiers d’IBM, vous n’en retirez aucun avantage financier. En cas de doute surrenseignements commerciaux y compris les profits et la valeur des dividendes non publiés; le ce que vous pouvez faire ou ne pas faire à ce sujet, consultez lesensibles peut se révéler utile autant rachat d’entreprises ou les alliances; les désinvestissements; les service du contentieux d’IBM.pour vous que pour IBM. annonces importantes de nouveaux produits ou services; des progrès considérables en recherche; et d’autres activités importantes touchant IBM. 5.3 Éviter d’utiliser à tort et de divulguer de l’information Fonction publique et privilégiée. Par exemple : • Si vous savez qu’IBM est sur le point de conclure une alliance, participation à la vie politique d’annoncer un nouveau produit ou de prendre une décision IBM encourage tous les employés à avoir leurs propres centres d’achat et que ces décisions pourraient influer sur le cours des d’intérêt personnels, y compris de s’impliquer activement dans titres d’un fournisseur d’IBM ou d’une autre entreprise, vous la vie de leur communauté. La plupart des activités de cette ne devez ni vendre ni acheter de titres de cette entreprise tant nature ne pose aucun problème particulier par rapport à votre que cette information n’est pas rendue publique travail chez IBM, mais certaines peuvent vous placer dans une • Si vous savez qu’IBM est sur le point de faire une annonce situation de conflit d’intérêts. Certaines activités personnelles susceptible d’influer sur les cours de ses propres titres, vous peuvent avoir une incidence sur votre poste chez IBM ou avoir devez attendre que l’annonce ait eu lieu pour acheter ou une influence néfaste sur la réputation d’IBM. Dans les vendre ses titres sur le marché libre. Par exemple, si vous avez situations qui vous font douter, vous devez décider si vous accès à des informations sur le revenu financier d’IBM, vous pouvez éviter tout dommage grâce à une conduite prudente de ne devez pas effectuer d’achat avec reprise de titres d’IBM votre part ou si les dommages sont inévitables et, par avant que la société n’ait annoncé publiquement ce revenu conséquent, vous devez cesser l’activité en question.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 31
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 5.1 5.2 5.3 5.4 Conflits d’intérêts Information privilégiée Fonction publique Déclarations et délit d’initié et participation à publiques et médias la vie politique sociaux Fonction publique Vous devez éviter toute contribution politique à titre de représentant d’IBM. Vous ne pouvez pas demander un L’implication dans la fonction publique peut poser des remboursement à IBM pour toute contribution personnelle problèmes de conflit d’intérêts. À titre de membre d’un conseil que vous avez faite. ou d’un comité, vous pourriez par exemple être appelé àAstuce pour agir participer à des décisions concernant IBM, notamment la décision d’acheter du matériel ou des services d’IBM. En pareil Par ailleurs, vous devez comprendre que l’utilisation des actifs d’IBM et de vos heures de travail est l’équivalent d’une telleavec intégrité cas, il se pourrait que vous soyez partagé entre vos fonctions contribution. Par conséquent, si vous faites campagne et assumez chez IBM et vos obligations envers l’organisme dont vous faites des fonctions officielles pour un candidat, ou encore si vous êtesÀ tort ou à raison, toute déclaration partie. Bien que vous deviez considérer la question et assumer vous-même candidat à une élection, vous ne pouvez êtrepublique orale ou écrite, de la place la responsabilité de votre décision, vous devez d’abord rémunéré par IBM pour le temps que vous consacrez à cespublique aux sites de réseautage social demander conseil auprès de l’avocat de l’organisation civique en activités, à moins que la loi ne l’exige. Vous pouvez, en revanche,sur Internet, restera disponible à la question et du service du contentieux d’IBM. Dans tous les cas, prendre un congé sans solde raisonnable pour exercer cesconsultation plus longtemps que ce que vous devez préciser clairement que vous êtes employé par IBM, activités, si vos fonctions chez IBM vous le permettent et avecvous aviez prévu et sera peut-être lue pour éviter qu’on vous reproche par la suite d’avoir tenté de l’approbation de votre directeur. Vous pouvez également utiliserpar un client ou un collègue. Vous devez dissimuler votre association avec celle-ci. Si, par ailleurs, vous vos vacances pour des activités politiques. Avant d’accepter uneveiller à ne pas faire de déclarations prenez la décision de vous abstenir, précisez clairement que nomination politique au sein d’une entité de l’État, quelle qu’ellequi soient susceptibles d’avoir involontai- vous le faites pour éviter un conflit d’intérêts réel ou éventuel. soit, ou de vous porter candidat à une élection municipale,rement des effets négatifs sur IBM provinciale ou fédérale, vous devez prendre conseil auprès duoù qui donnent l’impression que vous service des Programmes gouvernementaux d’IBM.parlez au nom d’IBM. Si vous tenez un Fonctions politiques,blogue, un wiki, communiquez sur un contributions et soutienréseau social, dans un monde virtuel 5.4 IBM ne fait aucune contribution financière et n’offre aucuneou sur tout autre média social, veillez àrespecter les Directives d’IBM relatives à forme d’appui pouvant être considérée comme une contribution Déclarations publiquesl’informatique sociale. directe ou indirecte au profit de partis politiques ou de candidats à une élection, notamment par l’entremise et médias sociaux d’organismes intermédiaires comme les comités d’action Dans les cas où vous prenez la parole sur des questions politique, les fonds électoraux ou les associations d’ordre public ou sur un forum public, faites-le à titre professionnelles ou spécialisées. IBM refuse par exemple personnel et ne donnez jamais l’impression que vous vous d’acheter des billets ou de payer des frais pour que vous ou qui exprimez ou que vous agissez au nom d’IBM. Cette consigne que ce soit d’autre puissiez assister à un événement où une partie est particulièrement importante avec l’essor des médias de des fonds sera utilisée pour des campagnes électorales. Dans de réseautage social. Vous devez toujours garder à l’esprit que nombreux pays, la loi interdit aux sociétés commerciales de ces services sont de plus en plus surveillés par les clients, les verser des contributions politiques. Toutefois, IBM ne fait pas ce collègues et les organismes de réglementation. genre de contributions, même dans les pays où elles sont licites.Règles de conduite dans les affaires d’IBM 32
  • 6.0Référencessupplémentaires
  • 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 Lettre de la Principes Signalement Sur le lieu Sur le En dehors des Références présidente du conseil directeurs des infractions de travail marché heures de travail supplémentaires 6.1 6.2 Autres politiques, Ressources directives ou règles supplémentaires d’IBM 6.1 • Gestion des documents au niveau international Autres politiques, directives (Worldwide Records Management) http://w3-03.ibm.com/ibm/documents/corpdocweb.nsf/ ou règles d’IBM ContentDocsByTitle/Worldwide+Records+Management • Directives, politiques et instructions de l’entreprise (Corporate Directives, Policies and Instructions) 6.2 http://w3-03.ibm.com/ibm/documents/corpdocweb.nsf/ ContentDocsByTitle/Corporate+Directives Autres Sources • Programmes d’Appels Internes (Concerns and Appeals) • Principes de Conduite dans les Affaires d’IBM Relatifs aux https://cawasprod.pok.ibm.com/hr/global/ Clients du secteur public (Government Client Guidelines) concerns_and_appeals/ http://w3-03.ibm.com/ibm/documents/corpdocweb.nsf/ ContentDocsByTitle/IBM+Government+Client+Guidelines • Département Conformité (Compliance) http://w3.ibm.com/ibm/trustandcompliance • Principes de travail avec les partenaires commerciaux d’IBM (Guidelines for Working with Business Partners) • Détachement à l’international et immigration https://w3-03.ibm.com/finance/finsubp.nsf/WebPages/ http://w3-01.ibm.com/hr/global/assignimmig/index.html N01FF01sbet8ljm78 • Politiques et guides sur les importations • Principes d’IBM en matière d’Open Source (Open Source https://w3-03.ibm.com/chq/ico/icoweb.nsf/ Participation Guidelines) ContentDocsByTitle/ Import+policy https://w3.tap.ibm.com/w3ki07/display/OSSCProcess/OSPG • Réglementation en matière d’exportation • Principes sur les réseaux sociaux informatiques https://w3-01.ibm.com/chq/ero/ero.nsf (Social Computing Guidelines) • Protection des données et de la vie privée : politiques et https://w3.the.ibm.com/digitalibmer/education/social_ législation computing_guidelines.html http://w3.ibm.com/ibm/privacy/policies.html • Principes éthiques techniques - à l’international • Comptabilisation des revenus (Technical Ethics Guidelines – Global) https://w3-03.ibm.com/finance/finsubp.nsf/WebPages/ http://w3-03.ibm.com/ibm/documents/corpdocweb.nsf/ N01FF00revenuerecognitionexperts ContentDocsByTitle/ IBM+Technical+Ethics+Guidelines+-+Global • Site web sur la Sécurité d’entreprise http://w3-03.ibm.com/security/secweb.nsf/ContentDocs • Principes sur les mondes virtuels destinés aux employés ByCtryTitle/Corporate~Corporate+Security+home? d’IBM (Virtual Worlds Guidelines for IBM employees) Open&Country=Corporate https://w3.tap.ibm.com/w3ki2/download/secure/ attachments/79068/IBM%20Virtual%20Worlds%20 • Passation internationale de marchés Guidelines-2007.pdf?version=1 http://procure.sby1.ibm.com/gp/procurement.nsf/ ContentDocsByCtryTitle/Global~IBM+Global+ProcurementRègles de conduite dans les affaires d’IBM 34
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