• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content

Loading…

Flash Player 9 (or above) is needed to view presentations.
We have detected that you do not have it on your computer. To install it, go here.

Like this document? Why not share!

Tony warranty

on

  • 1,527 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,527
Views on SlideShare
1,527
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
12
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Tony warranty Tony warranty Document Transcript

    • Tony Warranty © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Tony Warranty sản phẩm của Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Tony Warranty © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y Tài liệu hướng dẫn này là một bộ phận của phần mềm Tony Warranty. Bản quyền của Công ty TNHH T.O.N.Y. Bảo lưu mọi quyền. Phần mềm này được bảo hộ bởi luật bản quyền và các hiệp ước quốc tế. Sao chép hay phân phối trái phép toàn bộ hoặc một phần của phần mềm này sẽ chịu các hình phạt về hình sự hoặc dân sự, có thể bị truy tố đến mức tối đa đúng theo luật qui định. This user's guide is a part of Tony Warranty. Copyright by Tony Company Ltd. All rights reserved. This computer program is protected by copyright law and international treaties. Unauthorized reproduction or distribution of this program, or any portion of it, may result in severe civil and criminal penalties, and will be prosecuted to the maximum extent possible under the law.
    • 4 Tony Warranty Mục lục Lời tựa Phần I Lời mở đầu 2 Phần II Thỏa thuận bản quyền 4 Phần III Giới thiệu 6 1 Công ty TNHH T.O.N.Y ................................................................................................................................... 6 2 Thuật ngữ và từ viết tắt ................................................................................................................................... 6 3 Liên hệ ................................................................................................................................... 7 Phần IV Cài đặt phần mềm 9 1 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm ................................................................................................................................... 9 Phần cứng ......................................................................................................................................................... 9 Phần mềm ......................................................................................................................................................... 9 2 Cài ................................................................................................................................... 9 đặt lần đầu 3 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN ................................................................................................................................... 15 Sơ đồ triển khai ......................................................................................................................................................... 16 Cài đặt ở máy chủ(server) ......................................................................................................................................................... 16 Cài đặt và ......................................................................................................................................................... 22 cấu hình ở máy trạm 4 Cài đặt lại sau khi gặp sự cố ................................................................................................................................... 23 5 Cập nhật phiên bản mới ................................................................................................................................... 23 Phần V Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 25 1 Chạy phần mềm lần đầu tiên ................................................................................................................................... 25 2 Tạo tập tin dữ liệu ................................................................................................................................... 26 3 Khởi tạo dữ liệu ................................................................................................................................... 27 Khởi tạo mới ......................................................................................................................................................... 27 Phục hồi dữ liệu ......................................................................................................................................................... 30 4 Đăng nhập ................................................................................................................................... 32 5 Bổ................................................................................................................................... 32 sung thông tin doanh nghiệp 6 Thiết lập các thông số ................................................................................................................................... 32 7 Tổ................................................................................................................................... 32 chức các danh mục 8 Quản lý và phân quyền người sử dụng ................................................................................................................................... 33 Phần VI Các câu hỏi thường gặp 35 1 Các câu hỏi chung ................................................................................................................................... 35 Phần VII Sơ đồ hoạt động 43 Phần VIII Hướng dẫn theo chức năng 45 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Nội dung 5 1 Hướng dẫn chung ................................................................................................................................... 45 2 Đăng nhập ................................................................................................................................... 46 3 Màn hình chính ................................................................................................................................... 47 Thực đơn ......................................................................................................................................................... 47 Màn hình báo cáo ......................................................................................................................................................... 48 Thanh trạng thái ......................................................................................................................................................... 49 4 Hệ................................................................................................................................... 49 thống Đổi mật khẩu ......................................................................................................................................................... 49 Tùy chọn ......................................................................................................................................................... 50 Giao diện .................................................................................................................................................. 50 Hệ thống .................................................................................................................................................. 50 Bảo hành .................................................................................................................................................. 52 Khóa phiên làm việc ......................................................................................................................................................... 54 Cấu hình dữ liệu ......................................................................................................................................................... 54 Thoát ......................................................................................................................................................... 59 5 Danh mục ................................................................................................................................... 60 6 Quản trị ................................................................................................................................... 62 Quản lý người dùng ......................................................................................................................................................... 62 Hồ sơ công ty ......................................................................................................................................................... 65 Thông số ......................................................................................................................................................... 65 Hệ thống .................................................................................................................................................. 66 Tạo đơn vị mới ......................................................................................................................................................... 67 Tạo dữ liệu mới ......................................................................................................................................................... 69 Phục hồi dữ liệu ......................................................................................................................................................... 70 Cập nhật TQL ......................................................................................................................................................... 71 7 Công cụ ................................................................................................................................... 71 Phần IX Hướng dẫn theo nghiệp vụ 73 1 Tổ................................................................................................................................... 73 chức các danh mục 2 Quản lý người sử dụng ................................................................................................................................... 74 3 Sử dụng cho nhiều đơn vị ................................................................................................................................... 76 4 Sao lưu dữ liệu ................................................................................................................................... 76 5 Phục hồi dữ liệu ................................................................................................................................... 77 Phần X Báo cáo 80 Chỉ mục 0 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Tony Warranty Lời tựa Tony Warranty - Sự kết hợp tinh tế của kinh nghiệm, sức sáng tạo và công nghệ tiên tiến © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần I
    • 2 Tony Warranty 1 Lời mở đầu Xin cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm và sử dụng phần mềm Tony Warranty. Tài liệu hướng dẫn này sẽ chỉ dẫn chi tiết về tính năng, cách cài đặt và sử dụng phần mềm. Tài liệu này hỗ trợ cho cả người mới bắt đầu lẫn trong suốt quá trình sử dụng phần mềm. Trong thời gian qua, chúng tôi đã nhận được rất nhiều góp ý của các chuyên gia, của người sử dụng trong cả nước. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận được nhiều góp ý trong thời gian tới. Tài liệu hướng dẫn này được cập nhật liên tục tại trang web hướng dẫn sử dụng trực tuyến http://www.tonyvn.com/help. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần II
    • 4 Tony Warranty 2 Thỏa thuận bản quyền Thỏa thuận bản quyền giữa người sử dụng phần mềm Tony Warranty với Công ty TNHH T.O.N.Y cho các phần mềm, các tập tin phát sinh từ phần mềm, tài liệu, tài liệu trực tuyến của Công ty TNHH T.O.N.Y. 1. Người sử dụng được phép: Công ty TNHH T.O.N.Y cho phép cá nhân hay đơn vị sở hữu hợp lệ phần mềm Tony Warranty được phép sao chép với mục đích bảo quản, đào tạo nội bộ với số lượng không hạn chế. 2. Bản quyền tác giả: Phần mềm Tony Warranty đã được đăng ký bản quyền tác giả bởi Công ty TNHH T.O.N.Y. 3. Nghiêm cấm: Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép hoặc sửa đổi hoặc bắt chước vì mục đích thương mại. Các cá nhân hoặc đơn vị không được phép tìm cách dịch lại hoặc lấy cắp chương trình nguồn. Không được phép bán lại dưới bất kỳ hình thức nào. 4. Vi phạm: Nếu cá nhân hay đơn vị tìm cách vi phạm những điều đã nói trên, tác giả chương trình sẽ không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc số liệu hay chương trình bị phá hủy hoặc các hỏng hóc gây ra cho máy tính. 5. Bảo hành: Công ty TNHH T.O.N.Y chỉ cam kết bảo hành các phiên bản thương mại của phần mềm Tony Warranty. Thời hạn bảo hành là 12 tháng. 6. Trách nhiệm: Công ty TNHH T.O.N.Y không chịu bất cứ trách nhiệm nào về việc mất mát số liệu do phần cứng hỏng, do virus máy tính, thiên tai, địch họa hay người sử dụng vô tình hay cố ý gây ra. Nếu bạn chấp nhận và hiểu tất cả các điều đã thỏa thuận trên xin bạn vui lòng chịu trách nhiệm và thực hiện chúng. Nếu có điều gì chưa hiểu, nghi ngờ làm ơn liên hệ với Công ty TNHH T.O.N.Y để có được sự giải đáp: Địa chỉ: 03 Lê Thánh Tôn, Hải Châu, Đà Nẵng Điện thoại: 0511 2201389 Website: http://www.tonyvn.com Email: contact@tonyvn.com © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần III
    • 6 Tony Warranty 3 Giới thiệu Chủ đề này cung cấp thông tin cơ bản về phần mềm, các đặc điểm nổi bật và vì sao Tony Warranty là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. 3.1 Công ty TNHH T.O.N.Y Đầu tiên, thay mặt Công ty TNHH T.O.N.Y, chúng tôi xin gửi tới Quý công ty lời chào trân trọng cùng lời chúc thành công. Công ty TNHH T.O.N.Y chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin toàn diện cho doanh nghiệp, là công ty chuyên sâu về phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp. Đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên giàu kinh nghiệm triển khai ứng dụng tin học, kết hợp việc thường xuyên nghiên cứu áp dụng các công nghệ phần mềm mới nhất trên thế giới. Phần mềm của công ty chúng tôi cung cấp luôn được khách hàng đánh giá cao về chức năng lẫn hình thức, độ ổn định và tính tin cậy. Không những giúp các doanh nghiệp tin học hóa các hoạt động quản lý mà thông qua đó nâng cao năng suất, hiệu quả sản xuất kinh doanh, thỏa mãn tối đa các nhu cầu của khách hàng. Công ty đang từng bước có được sự tín nhiệm của khách hàng bởi những sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao. Với những mục tiêu và định hướng rõ ràng, chúng tôi cam kết chỉ cung cấp các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Ngoài ra, chúng tôi có chiến lược kinh doanh linh hoạt, chính sách hỗ trợ, chăm sóc khách hàng chu đáo, chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi nhất để khách hàng nhanh chóng nắm bắt, sử dụng thành thạo để phát huy hết giá trị của sản phẩm, dịch vụ được cung cấp. Chúng tôi tin tưởng rằng Quý công ty đã chọn đúng phần mềm và đối tác cho doanh nghiệp của mình. Rất mong nhận được sự hợp tác chặt chẽ với Quý công ty trong việc ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Trân trọng! 3.2 Thuật ngữ và từ viết tắt .Net Một công nghệ của Microsoft cho phép dễ dàng viết ứng dụng trên nhiều nền tảng khác nhau và cho môi trường mạng. CPU Đơn vị xử lý trung tâm của máy tính. GHz Tốc độ xử lý của máy tính GTGT Thuế giá trị gia tăng HTML Định dạng hiển thị nội dung của trình duyệt web LAN Một mạng truyền thông kết nối các máy tính, các thiết bị đầu cuối và các thiết bị máy tính hóa khác trong phạm vi giới hạn về diện tích, thí dụ trong một văn phòng, một tòa nhà, một xưởng sản xuất hoặc một khu vực làm việc tương tự. MB Megabyte © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Giới thiệu 7 Mbs Tốc độ truyền dữ liệu. pdf Định dạng tập tin phổ biến RAM Bộ nhớ của máy tính Unicode Font chữ theo chuẩn quốc tế. 3.3 Liên hệ Địa chỉ: 03 Lê Thánh Tôn, Hải Châu, Đà Nẵng Điện thoại: 0511 2201389 Email: contact@tonyvn.com Website: http://www.tonyvn.com © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần IV
    • Cài đặt phần mềm 9 4 Cài đặt phần mềm Chủ đề này chỉ dẫn các bước thực hiện khi cài đặt phần mềm, cách cập nhật phiên bản mới. 4.1 Yêu cầu về phần cứng - phần mềm Chủ đề này mô tả điều kiện phần cứng, phần mềm để có thể cài đặt và khai thác tốt nhất Tony Warranty. 4.1.1 Phần cứng Tốc độ xử lý của CPU tối thiểu 1.8Ghz. Bộ nhớ RAM 512MB hoặc cao hơn. Dung lượng trống của đĩa cứng tối thiểu 200MB. Độ phân giải màn hình 800x600 hoặc lớn hơn. Mạng LAN tốc độ 100Mbs(đối với các đơn vị sử dụng nhiều máy). 4.1.2 Phần mềm Hệ điều hành Windows: 2000, XP, Vista, Windows Server 2003/2008. Framework .Net 2.0 Bộ gõ Unikey hoặc Vietkey. Font Unicode. 4.2 Cài đặt lần đầu Tiến hành cài đặt theo trình tự sau: 0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm 9 1. Nếu gói cài đặt được đóng gói thành tập tin dạng zip thì bạn phải giải nén vào một thư mục bất kỳ. 2. Chạy tập tin setup.exe trong gói cài đặt bằng cách nhấn đúp chuột vào tập tin. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 10 Tony Warranty 3. Nếu màn hình dưới đây hiển thị, bạn tới bước tiếp theo, ngược lại thì bạn tới bước 5. 4. Bộ cài đặt yêu cầu cài đặt Microsoft .Net Framework, nhấn vào nút Accept để cài đặt. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Cài đặt phần mềm 11 5. Màn hình cài đặt phần mềm Tony Warranty hiển thị. 6. Chọn thư mục cài đặt phần mềm(nên đặt ở ổ đĩa khác với ổ đĩa cài đặt Windows) © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 12 Tony Warranty 7. Nhấn tiếp nút Next để bắt đầu quá trình cài đặt © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Cài đặt phần mềm 13 8. Quá trình cài đặt © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 14 Tony Warranty 9. Màn hình thông báo quá trình cài đặt đã hoàn tất © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Cài đặt phần mềm 15 10. Sau khi cài đặt thành công, trên thanh Start --> Program Files --> Tony Softwares --> Tony Warranty Xem thêm: Yêu cầu về phần cứng 9 Yêu cầu về phần mềm 9 Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 25 4.3 Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN Chủ đề này đề cập đến việc cài đặt để sử dụng phần mềm trên nhiều máy trong mạng LAN dùng chung một tập tin dữ liệu. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 16 Tony Warranty 4.3.1 Sơ đồ triển khai 4.3.2 Cài đặt ở máy chủ(server) 0. Chọn máy chủ: nên mua máy chủ chuyên dụng hoặc chọn một máy có cấu hình mạnh, chạy ổn định. Kiểm tra máy chủ có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm 9 1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu 9 2. Cài đặt SQL, chạy và cài đặt SQL từ tập tin SQL.exe trong bộ cài đặt phần mềm © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Cài đặt phần mềm 17 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 18 Tony Warranty © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Cài đặt phần mềm 19 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 20 Tony Warranty © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Cài đặt phần mềm 21 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 22 Tony Warranty Xem thêm: Yêu cầu về phần cứng 9 Yêu cầu về phần mềm 9 Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 25 4.3.3 Cài đặt và cấu hình ở máy trạm 0. Kiểm tra máy cài đặt có thỏa mãn yêu cầu về phần cứng - phần mềm 9 1. Cài đặt phần mềm: thực hiện như hướng dẫn cài đặt lần đầu 9 Xem thêm: Yêu cầu về phần cứng 9 Yêu cầu về phần mềm 9 Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 25 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Cài đặt phần mềm 23 4.4 Cài đặt lại sau khi gặp sự cố 0. Thực hiện sao lưu dữ liệu(các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài đặt phần mềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại. 1. Thực hiện cài đặt như hướng dẫn khi Cài đặt lần đầu 9 hoặc Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN 16 . 2. Chọn một trong 2 trường hợp sau: 2.1. Còn giữ được tập tin dữ liệu: thực hiện cấu hình dữ liệu đến tập tin dữ liệu. 2.2. Còn giữ được tập tin sao lưu: thực hiện phục hồi dữ liệu. 4.5 Cập nhật phiên bản mới 0. Thực hiện sao lưu dữ liệu(các tập tin sao lưu, tập tin dữ liệu, thư mục cài đặt phần mềm, ...) trước khi tiến hành cài đặt lại. 1. Gỡ bỏ phiên bản đang sử dụng(vào Control Panel --> Add or Remove Programs của Windows) 2. Tiến hành cài đặt phiên bản mới như Cài đặt lần đầu 9 . 3. Phần mềm được khởi động sẽ tự động cập nhật cấu hình dữ liệu và nâng cấp lên phiên bản mới. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần V
    • Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 25 5 Làm gì khi bắt đầu sử dụng? Chủ đề này chỉ ra các công việc cần thực hiện ngay sau khi cài đặt Tony Warranty 5.1 Chạy phần mềm lần đầu tiên 1. Khởi động phần mềm 1.1. Menu thanh Start của Windows 1.2. Hoặc bấm vào biểu trượng ở màn hình Desktop 2. Phần mềm hiển thị màn hình chọn 2.1. Nếu đã có tập tin dữ liệu(đã sử dụng phần mềm trước đây hoặc thực hiện cài đặt lại phần mềm sau khi cài đặt lại Windows), chọn nút "Đúng" để tiến hành cấu hình dữ liệu 54 2.2. Nếu chưa có tập tin dữ liệu, chọn nút "Không" để tạo mới tập tin dữ liệu 26 2.3. Để thoát, chọn nút "Bỏ qua". © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 26 Tony Warranty 5.2 Tạo tập tin dữ liệu 1. Không thực hiện việc này nếu máy bạn đang dùng là máy trạm trong trường hợp cài đặt nhiều máy trong mạng LAN. 2. Kích hoạt chức năng tạo tập tin dữ liệu 3. Xác định thư mục và tên tập tin dữ liệu 4. Nhấn nút "Tạo mới", phần mềm sẽ thực hiện. 5. Thực hiện cấu hình dữ liệu 54 hoặc khởi tạo dữ liệu © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 27 5.3 Khởi tạo dữ liệu Có 2 cách khởi tạo dữ liệu. 1. Khởi tạo mới một đơn vị(1 hệ thống sổ sách) 2. Khởi tạo dữ liệu bằng cách phục hồi dữ liệu 30 sao lưu trước đây(do cài đặt lại phần mềm hoặc gặp sự cố) 5.3.1 Khởi tạo mới Thực hiện theo trình tự các bước sau: 1. Nhập thông tin doanh nghiệp - Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế. - Nhấn nút "Tiếp theo". © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 28 Tony Warranty 2. Thiết lập chế độ quản lý - Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm: bạn muốn nhập các dữ liệu vào phần mềm. - Chọn kỳ phát sinh số phiếu biên nhận. - Nhấn nút "Tiếp theo". 3. Đặt các thông số phần mềm © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 29 - Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ... - Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vào thưc mục được chọn. - Nhấn nút "Tiếp theo". 4. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng. Nhấn nút "Trở lại" nếu cần thay đổi. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 30 Tony Warranty 5. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới. 5.3.2 Phục hồi dữ liệu Lưu ý: trước khi thực hiện phục hồi dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần mềm ở tất cả các máy trạm. Thực hiện theo trình tự các bước sau: 1. Chọn tập tin khởi tạo, chọn xác nhận. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 31 2. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng. Nhấn nút "Trở lại" nếu cần thay đổi. 3. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc phục hồi dữ liệu. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 32 Tony Warranty 5.4 Đăng nhập Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu(mặc định mật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải nhập đúng tên đăng nhập và mật khẩu. Sau khi đăng nhập thành công lần đầu tiên, bạn nên đổi mật khẩu để tránh người khác dùng tài khoản của bạn sử dụng phần mềm. Xem thêm Đăng nhập 46 5.5 Bổ sung thông tin doanh nghiệp Nhập thông tin về đơn vị sử dụng phần mềm, bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, … Các thông tin này dùng để hiển thị tại báo cáo. Xem thêm Hồ sơ công ty 65 5.6 Thiết lập các thông số Trước khi sử dụng phần mềm, phải xác định các thông số liên quan đến quá trình sử dụng phần mềm như: ngày bắt đầu sử dụng phần mềm, đơn vị tiền tệ mặc định, phương pháp xác định giá xuất kho, số chữ số lẻ, thư mục chứa bản sao dữ liệu dự phòng, … Xem thêm: Thông số hệ thống 66 Thông số kế toán 5.7 Tổ chức các danh mục Danh mục là các đối tượng được đưa vào phần mềm để quản lý được số liệu liên quan. Các khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp được tạo thành một danh mục khách hàng để theo dõi công nơ. Danh mục tài sản cố định để theo dõi nguyên giá và khấu hao của tài sản, … Các danh mục cần nhập vào đầy đủ và cập nhật thường xuyên trong quá trình sử dụng. Số lượng danh mục sử dụng tùy thuộc vào hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Một vấn đề quan trong trong tổ chức danh mục là phân nhóm danh mục và xây dựng hệ thống mã đối tượng hợp lý và khả năng mở rộng trong tương lại. Xem thêm: Tổ chức các danh mục 73 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Làm gì khi bắt đầu sử dụng? 33 5.8 Quản lý và phân quyền người sử dụng Chức năng quản lý người dùng cho phép người quản trị phần mềm tạo tài khoản cho từng kế toán viên, thiết lập vai trò và phần quyền sử dụng chức năng, chứng từ, báo cáo cho từng kế toán viên. Xem thêm: Quản lý người dùng 62 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần VI
    • Các câu hỏi thường gặp 35 6 Các câu hỏi thường gặp Chủ đề này tổng hợp các câu hỏi khách hàng hay các thắc mắc về phần mềm và cách sử dụng phần mềm. 6.1 Các câu hỏi chung Tony Warranty áp dụng được cho những loại hình doanh nghiệp nào? Tony Warranty là phần mềm được thiết kế tổng quát với nhiều tính năng có thể thay đổi dễ dàng nên có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp bao gồm: thương mại, dịch vụ, sản xuất thuộc nhiều ngành nghề khác nhau.. Tony Warranty chạy trên hệ điều hành nào? - Tony Warranty chạy được trên các hệ điều hành Windows(2000/XP/Vista,7), Windows Server 2003/2008 - Riêng nguồn dữ liệu(Cơ sở dữ liệu) cho phép chạy trên hệ điều hành Linux, Solaris, Unix, Windows(2000/XP/Vista,7), Windows Server 2003/2008. Phần mềm có cho phép sử dụng nhiều máy trong mạng nội bộ chung nguồn dữ liệu? Phần mềm cho phép hoạt động trong mạng LAN với nhiều máy cùng truy cập một nguồn dữ liệu. Xin xem hướng dẫn tại Cài đặt phần mềm >> Cài đặt nhiều máy trong mạng LAN. Tính bảo mật của phần mềm có đảm bảo không? Với kinh nghiệm và công nghệ khi phát triển phần mềm, phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu bảo mật, dữ liệu được tập trung ở một máy và truy cập thông qua địa chỉ IP(không phải chia sẻ tập tin). Ngoài ra, phần mềm có tính năng phân quyền sử dụng ở nhiều cấp độ khác nhau, giúp cho người quản lý kiểm soát toàn bộ việc truy cập và thay đổi dữ liệu. Nếu mua phần mềm Tony Warranty, xin hỏi bộ sản phẩm tôi nhận được gồm những gì, hỗ trợ về kỹ thuật, đào tạo ra sao, chế độ bảo hành như thế nào? Chúng tôi sẽ hướng dẫn Quý khách thực hiện tải(download) bộ cài đặt từ trang web http://www.tonyvn.com hoặc sẽ gửi bộ cài đặt thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Đào tạo: chúng tôi hỗ trợ miễn phí việc sử dụng qua điện thoại, chat hoặc bằng phần mềm hỗ trợ từ xa. Quý khách có thể yêu cầu đào tạo trực tiếp. Chế độ bảo hành: Tony Warranty được bảo hành phần mềm 12 tháng. Trong thời gian bảo hành, bảo trì được cập nhật các quy định mới của Nhà nước và phiên bản mới. Trong suốt quá trình sử dụng sẽ được tư vấn miễn phí. Đơn vị tôi có nhiều chi nhánh nếu mua phần mềm Tony Warranty tôi có thể cài vào nhiều máy và tại các địa điểm khác nhau không? Tùy theo thỏa thuận hợp đồng, số máy cài phần mềm đối với các doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận sử dụng sản phẩm. Tuy nhiên sẽ chỉ bảo hành đối với sản phẩm tại địa chỉ đã ghi trong hợp đồng. Công ty tôi có nhu cầu đặt hàng phần mềm riêng, liệu có thể xây dựng theo đơn đặt hàng của chúng tôi được không? © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 36 Tony Warranty Chúng tôi có thể cung cấp cho quý khách phần mềm như yêu cầu riêng biệt của công ty, nhưng theo kinh nghiệm từ thực tế, việc đặt mua phần mềm “may đo” thường có chi phí đắt hơn rất nhiều phần mềm “đóng gói”. Hơn nữa, doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức do phải chờ đợi xây dựng xong sản phẩm và chạy thử. Phần mềm Tony Warranty được thiết kế linh hoạt, có thể phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau mà không cần phải chỉnh sửa nhiều. Xin liên hệ và cung cấp cho chúng tôi thông tin yêu cầu của công ty để chúng tôi tư vấn phù hợp. Công ty tôi ở tỉnh rất xa Đà Nẵng, xin hỏi nếu mua phần mềm Tony Warranty, thì khi có nhu cầu bảo hành hoặc tư vấn về sản phẩm,tôi sẽ phải làm như thế nào? Phần mềm Tony Warranty đã được nhiều khách hàng trên cả nước mua và sử dụng tốt cho công việc(quý khách có thể tham khảo danh sách khách hàng tại website http://www.tonyvn.com. Chúng tôi tự hào đã có kinh nghiệm và uy tín làm việc từ xa với khách hàng. Hiện nay, chúng tôi đang tiến hành mở rộng mạng lưới đại lý và cộng tác viên đến các tỉnh thành trên cả nước. Tùy theo vùng địa lý, khách hàng có thể liên lạc trực tiếp với các Văn phòng hoặc Đại lý của Công ty TNHH T.O.N.Y tại địa phương mình. Quý công ty có thể gửi email tới: contact@tonyvn.com hoặc gọi trực tiếp đến số điện thoại hỗ trợ. Đặc biệt, nếu quý khách có nối mạng internet, chúng tôi có phần mềm hỗ trợ từ xa qua mạng rất thuận tiện và nhanh chóng. Tôi là người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nên tôi rất quan tâm đến ngôn ngữ lập trình của chương trình phần mềm. Công ty TNHH T.O.N.Y có thể cho tôi biết Tony Warranty đang viết trên ngôn ngữ lập trình nào? Quản lý dữ liệu ra sao? Phần mềm Tony Warranty được viết trên ngôn ngữ C# trên nền .Net Framework của Microsoft, cơ sở dữ liệu SQL Firebird. Vì vậy Tony Warranty phép quản lý dữ liệu qua mô hình máy chủ, máy trạm thông qua giao thức TCP/IP mà không cần chia sẽ tập tin dữ liệu. Tôi rất quan tâm đến vấn đề bảo mật của hoạt động trong công ty, tôi muốn biết về độ bảo mật của phần mềm Tony Warranty? Người quản trị có thể phân quyền sử dụng phần mềm này cho các nhân viên mà không bị ảnh hưởng lẫn nhau. Công ty chúng tôi muốn dùng thử phần mềm trong thời gian ít nhất là 01 tháng, sau đó mới quyết định có mua hay không? Công ty TNHH T.O.N.Y có đáp ứng nhu cầu này không? Quý công ty hoàn toàn có thể lựa chọn dùng thử phần mềm. Đối với phần mềm kế toán doanh nghiệp là Tony Warranty, Quý công ty có thể download miễn phí trên http://www.tonyvn.com. Tôi nên chọn gói sản phẩm nào cho phù hợp? Thuê GPSD: phù hợp với các cá nhân và đơn vị làm kế toán thuê, các doanh nghiệp, dự án có nhu cầu sử dụng phần mềm trong thời gian ngắn. Mua GPSD: phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp thực hiện kinh doanh trên nhiều lĩnh vực (thương mại, sản xuất,...). Xin hỏi nếu hết hạn bảo hành mà công ty chúng tôi không ký HĐ bảo hành, bảo trì tiếp mà khi máy tính của công ty chúng tôi bị lỗi Win, muốn cài lại Win mới © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Các câu hỏi thường gặp 37 thì có hỗ trợ công ty chúng tôi không? Có phải trả phí không? Việc lỗi Win, bị nhiễm virut đối với các công ty hiện nay là rất phổ biến, do vậy công ty phải thường xuyên cài lại Win mới. Công ty TNHH T.O.N.Y có tư vấn sữa chữa ngay qua điện thoại mà không cần phải cử nhân viên kỹ thuật đến được không? Công ty chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ miễn phí khách hàng qua điện thoại, email, chat, ... Riêng trường hợp phải cử nhân viên kỹ thuật đến hỗ trợ, quý khách phải trả một khoản phí. Bảo hành, bảo trị như thế nào? Khi tất cả các chức năng của phần mềm đã được thử nghiệm thành công tại doanh nghiệp theo đúng như bản mô tả chức năng phần mềm mà hai bên đã ký với nhau và khi toàn bộ đội ngũ nhân viên tác nghiệp phần mềm bên phía doanh nghiệp đều đã tự vận hành được phần mềm theo vị trí công việc của mình (theo các biên bản nghiệm thu thành phần) thì hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu phần mềm tổng thể và đánh dấu việc triển khai dự án đã thành công và dự án được chuyển sang giai đoạn bảo hành. Công việc bảo hành sản phẩm phần mềm Việc nghiệm thu phần mềm mới chỉ đánh dấu phần mềm đã được triển khai thành công với khối lượng dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nghiệm thu hợp đồng. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp rất có thể có các trạng thái dữ liệu đầu vào chưa xảy ra và chưa nằm trong tầm kiểm soát của phần mềm hoặc các chức năng có thể vẫn chưa được kiểm nghiệm hoàn toàn nên phần mềm vẫn cần phải kiểm tra và có thể chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nữa sau khi nghiệm thu dự án. Khoảng thời gian này gọi là thời gian bảo hành sản phẩm và kéo dài khoảng 1 năm đối với các sản phẩm của TONY. Trong thời gian bảo hành sản phẩm, TONY có nhiệm vụ đảm bảo cho phần mềm luôn hoạt động theo đúng các chức năng được mô tả trong bản đặc tả chức năng phần mềm. Tất cả các chức năng mới cần bổ sung (khi doanh nghiệp có nhu cầu) nằm ngoài bản đặc tả chức năng phần mềm đều phải được sự bàn bạc giữa hai bên trong khuôn khổ những thoả thuận mới ngoài dự án triển khai phần mềm. Các công việc được TONY tiến hành miễn phí trong thời gian bảo hành là: Sửa lỗi phần mềm Tất cả các lỗi phần mềm như lỗi tính toán số liệu, báo cáo chạy số liệu không đúng, lỗi tin học, lỗi luân chuyển dữ liệu theo quy trình... trong khuôn khổ các chức năng đã xây dựng trong phần mềm. Tư vấn hướng dẫn sử dụng chương trình Khi nhân viên sử dụng chương trình quên hoặc chưa nắm được một số thao tác sử dụng phần mềm thì sẽ được TONY hướng dẫn lại hoặc tư vấn sử dụng qua đường điện thoại, email... Tư vấn hoặc trực tiếp giúp đỡ chỉnh sửa dữ liệu Trong rất nhiều trường hợp khi các số liệu trên báo cáo hiện ra không đúng do dữ liệu © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 38 Tony Warranty đầu vào sai và cần sửa lại, hoặc có những trường hợp cần sửa dữ liệu đồng loạt nhanh nhất... mà nhân viên nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp chưa biết cách thực hiện thì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TONY. Các nhân viên TONY sẽ tư vấn hỗ trợ hoặc trực tiếp giúp nhân viên nghiệp vụ thực hiện thực hiện công việc sửa dữ liệu này. Tư vấn giải quyết khắc phục các sự cố do phần cứng gây ra Khi có những sự cố về phần cứng như kết nối mạng nội bộ không ổn định, virus máy tính, hỏng hóc đĩa cứng... làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm thì TONY cũng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp để giải quyết sự cố. Các hiện tượng thường thể hiện trên phần mềm như không mở được chương trình, đang thực hiện thì phần mềm bị treo, phần mềm thông báo các tệp hỏng hoặc không tồn tại... Khi đó TONY sẽ giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân và tư vấn cách giải quyết như: Yêu cầu bộ phận IT kiểm tra lại hệ thống mạng nội bộ, hỗ trợ backup và restore dữ liệu, cài lại phần mềm sau khi đĩa cứng đã được sửa đổi... Các hỗ trợ khác Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng như nâng cấp máy chủ, thay đổi máy trạm, nâng cấp đĩa cứng... thì TONY sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cài đặt lại phần mềm sao cho sau khi tiến hành sửa đổi hoặc nâng cấp phần cứng thì phần mềm sẽ được phục hồi và hoạt động bình thường. Các phương thức tiến hành công việc bảo hành phần mềm: Qua điện thoại, email Khi có sự cố hoặc yêu cầu tư vấn, nhân viên nghiệp vụ bên phía khách hàng thông báo cho bộ phận bảo hành TONY hoặc trực tiếp cho nhân viên kỹ thuật của TONY phụ trách khách hàng. Đầu tiên TONY sẽ giải quyết thông qua trao đổi qua điện thoại hoặc bằng hình thức gửi email. Hỗ trợ thông qua kết nối Internet Khi khách hàng có trang bị kết nối ADSL và hai bên thống nhất có thể sử dụng phương thức điều khiển từ xa (Remote control) qua đường Internet thì nhân viên thực hiện công việc bảo hành của TONY sẽ tiến hành kết nối với máy tính của khách hàng qua đường internet từ trụ sở của TONY và thực hiện công việc bảo hành, bảo trì giống như ngồi trước máy tính tại khách hàng. Nhân viên TONY có mặt trực tiếp tại khách hàng Trường hợp khách hàng không trang bị kết nối ADSL (do vị trí địa lý hoặc ý muốn chủ quan của doanh nghiệp) và vấn đề không giải quyết được bằng điện thoại hoặc email thì nhân viên TONY sẽ có mặt trực tiếp tại khách hàng để thực hiện công việc bảo hành. Bảo trì phần mềm Hết giai đoạn bảo hành là giai đoạn bảo trì sản phẩm. Không như giai đoạn bảo hành, © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Các câu hỏi thường gặp 39 công việc bảo trì sản phẩm chỉ được tiến hành khi khách hàng và TONY thực hiện ký kết hợp đồng bảo trì phần mềm. Kinh phí cho công việc bảo trì phần mềm mỗi năm khoảng 20% giá trị hợp đồng triển khai. Các công việc bảo trì sản phẩm được tiến hành giống như các công việc bảo hành và hợp đồng bảo trì thường được gia hạn hàng nămKhi tất cả các chức năng của phần mềm đã được thử nghiệm thành công tại doanh nghiệp theo đúng như bản mô tả chức năng phần mềm mà hai bên đã ký với nhau và khi toàn bộ đội ngũ nhân viên tác nghiệp phần mềm bên phía doanh nghiệp đều đã tự vận hành được phần mềm theo vị trí công việc của mình (theo các biên bản nghiệm thu thành phần) thì hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu phần mềm tổng thể và đánh dấu việc triển khai dự án đã thành công và dự án được chuyển sang giai đoạn bảo hành. Công việc bảo hành sản phẩm phần mềm Việc nghiệm thu phần mềm mới chỉ đánh dấu phần mềm đã được triển khai thành công với khối lượng dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nghiệm thu hợp đồng. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp rất có thể có các trạng thái dữ liệu đầu vào chưa xảy ra và chưa nằm trong tầm kiểm soát của phần mềm hoặc các chức năng có thể vẫn chưa được kiểm nghiệm hoàn toàn nên phần mềm vẫn cần phải kiểm tra và có thể chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nữa sau khi nghiệm thu dự án. Khoảng thời gian này gọi là thời gian bảo hành sản phẩm và kéo dài khoảng 1 năm đối với các sản phẩm của TONY. Trong thời gian bảo hành sản phẩm, TONY có nhiệm vụ đảm bảo cho phần mềm luôn hoạt động theo đúng các chức năng được mô tả trong bản đặc tả chức năng phần mềm. Tất cả các chức năng mới cần bổ sung (khi doanh nghiệp có nhu cầu) nằm ngoài bản đặc tả chức năng phần mềm đều phải được sự bàn bạc giữa hai bên trong khuôn khổ những thoả thuận mới ngoài dự án triển khai phần mềm. Các công việc được TONY tiến hành miễn phí trong thời gian bảo hành là: Sửa lỗi phần mềm Tất cả các lỗi phần mềm như lỗi tính toán số liệu, báo cáo chạy số liệu không đúng, lỗi tin học, lỗi luân chuyển dữ liệu theo quy trình... trong khuôn khổ các chức năng đã xây dựng trong phần mềm. Tư vấn hướng dẫn sử dụng chương trình Khi nhân viên sử dụng chương trình quên hoặc chưa nắm được một số thao tác sử dụng phần mềm thì sẽ được TONY hướng dẫn lại hoặc tư vấn sử dụng qua đường điện thoại, email... Tư vấn hoặc trực tiếp giúp đỡ chỉnh sửa dữ liệu Trong rất nhiều trường hợp khi các số liệu trên báo cáo hiện ra không đúng do dữ liệu đầu vào sai và cần sửa lại, hoặc có những trường hợp cần sửa dữ liệu đồng loạt nhanh nhất... mà nhân viên nghiệp vụ bên phía doanh nghiệp chưa biết cách thực hiện thì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TONY. Các nhân viên TONY sẽ tư vấn hỗ trợ hoặc trực tiếp giúp nhân viên nghiệp vụ thực hiện thực hiện công việc sửa dữ liệu này. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 40 Tony Warranty Tư vấn giải quyết khắc phục các sự cố do phần cứng gây ra Khi có những sự cố về phần cứng như kết nối mạng nội bộ không ổn định, virus máy tính, hỏng hóc đĩa cứng... làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm thì TONY cũng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp để giải quyết sự cố. Các hiện tượng thường thể hiện trên phần mềm như không mở được chương trình, đang thực hiện thì phần mềm bị treo, phần mềm thông báo các tệp hỏng hoặc không tồn tại... Khi đó TONY sẽ giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân và tư vấn cách giải quyết như: Yêu cầu bộ phận IT kiểm tra lại hệ thống mạng nội bộ, hỗ trợ backup và restore dữ liệu, cài lại phần mềm sau khi đĩa cứng đã được sửa đổi... Các hỗ trợ khác Khi doanh nghiệp tiến hành nâng cấp phần cứng như nâng cấp máy chủ, thay đổi máy trạm, nâng cấp đĩa cứng... thì TONY sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cài đặt lại phần mềm sao cho sau khi tiến hành sửa đổi hoặc nâng cấp phần cứng thì phần mềm sẽ được phục hồi và hoạt động bình thường. Các phương thức tiến hành công việc bảo hành phần mềm: Qua điện thoại, email Khi có sự cố hoặc yêu cầu tư vấn, nhân viên nghiệp vụ bên phía khách hàng thông báo cho bộ phận bảo hành TONY hoặc trực tiếp cho nhân viên kỹ thuật của TONY phụ trách khách hàng. Đầu tiên TONY sẽ giải quyết thông qua trao đổi qua điện thoại hoặc bằng hình thức gửi email. Hỗ trợ thông qua kết nối Internet Khi khách hàng có trang bị kết nối ADSL và hai bên thống nhất có thể sử dụng phương thức điều khiển từ xa (Remote control) qua đường Internet thì nhân viên thực hiện công việc bảo hành của TONY sẽ tiến hành kết nối với máy tính của khách hàng qua đường internet từ trụ sở của TONY và thực hiện công việc bảo hành, bảo trì giống như ngồi trước máy tính tại khách hàng. Nhân viên TONY có mặt trực tiếp tại khách hàng Trường hợp khách hàng không trang bị kết nối ADSL (do vị trí địa lý hoặc ý muốn chủ quan của doanh nghiệp) và vấn đề không giải quyết được bằng điện thoại hoặc email thì nhân viên TONY sẽ có mặt trực tiếp tại khách hàng để thực hiện công việc bảo hành. Bảo trì phần mềm Hết giai đoạn bảo hành là giai đoạn bảo trì sản phẩm. Không như giai đoạn bảo hành, công việc bảo trì sản phẩm chỉ được tiến hành khi khách hàng và TONY thực hiện ký kết hợp đồng bảo trì phần mềm. Kinh phí cho công việc bảo trì phần mềm mỗi năm khoảng 20% giá trị hợp đồng triển khai. Các công việc bảo trì sản phẩm được tiến hành giống như các công việc bảo hành và hợp đồng bảo trì thường được gia hạn © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Các câu hỏi thường gặp 41 hàng năm © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần VII
    • Sơ đồ hoạt động 43 7 Sơ đồ hoạt động Chủ đề này cho phép bạn có được cái nhìn tổng thể về hoạt động và sử dụng phần mềm. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần VIII
    • Hướng dẫn theo chức năng 45 8 Hướng dẫn theo chức năng Chủ đề này hướng dẫn theo từng chức năng có trong phần mềm. Nếu bạn muốn biết một thực đơn, một màn hình, một nút, ... trong phần mềm làm gì? Bạn hãy tra cứu ở mục này. 8.1 Hướng dẫn chung 1. Ngày làm việc: từ khi đăng nhập vào phần mềm, phải xác định ngày làm việc hiện tại. Căn cứ vào ngày này, phần mềm xác định được kỳ kế toán đang làm việc để hiển thị các chứng từ nằm trong kỳ kế toán đó, hoặc khi thực hiện tổng hợp số liệu cuối kỳ. 2. Các ô nhập liệu có biểu tượng cho phép bạn nhấn chuột trái(hoặc nhấn phím F4, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ↓) vào đó sẽ hiển thị danh mục cho phép bạn chọn mà không cần sử dụng chuột. 3. Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn 4. Số phiếu của chứng từ được đánh tự động, gồm hai phần: ký hiệu và số. Phần số được đang tăng dần và lặp lại khi qua kỳ kế toán khác. 5. Tại các lưới dữ liệu(ví dụ: lưới định khoản, thay vì nhấn nút Thêm định khoản) bạn có thể nhấn phím Insert để thêm mới một dòng. Tương tự, bạn nhấn phím Delete để xóa. Muốn chuyển sang dòng mới, bạn chứ nhấn phím Enter đến cuối hàng sẽ tự động nhảy sang dòng. 6. Khi đang nhập liệu tại một ô dữ liệu, muốn chuyển sang ô kế tiếp thì nhấn phím Enter hoặc phím Tab. Muốn quay lại ô dữ liệu trước đó, nhấn tổ hợp phím Shift + Tab. 7. Tại các ô nhập liệu có dữ liệu chọn từ một danh mục, nếu chưa tồn tại đối tượng trong danh mục, bạn nhấn phím F3 phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập danh mục đó. 8. Tại các lưới dữ liệu, phía dưới cùng có dòng cho phép tính tổng, đếm số dòng dữ liệu, lấy giá trị lớn nhất – nhỏ nhất. Bấm chuột phải lên dòng đó và chọn phép tính. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 46 Tony Warranty 8.2 Đăng nhập Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bất đầu sử dụng. 1. Chọn đơn vị: chọn đơn vị sẽ làm việc sau khi đăng nhập. 2. Ngày làm việc. 3. Tên đăng nhập: tên của người sử dụng được cấp, chọn từ danh mục. 4. Mật khẩu: nhập mật khẩu của tên đăng nhập được chọn. 5. Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn nút Đăng nhập để vào phần mềm. 6. Nhấn nút Thoát nếu không đăng nhập và thoát khỏi phần mềm. 7. Nếu cần thay đổi tập tin dữ liệu sử dụng hoặc các thông số kết nối tới máy chủ, nhấn nút Cấu hình dữ liệu. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 47 8.3 Màn hình chính 8.3.1 Thực đơn 1. Phím tắt F10 khi bạn muốn chọn thực đơn © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 48 Tony Warranty 8.3.2 Màn hình báo cáo Mục đích: cho phép người sử dụng chọn báo cáo, chọn các tham số để xem hoặc in trực tiếp ra máy in. Màn hình báo cáo gồm 3 phần: 1. Danh sách các báo cáo: nằm bên trái màn hình, hiển thị các báo cáo người sử dụng được phép xem 2. Tham số báo cáo: tùy theo mỗi báo cáo, số lượng tham số khác nhau. 3. Các nút chức năng: © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 49 8.3.3 Thanh trạng thái Gồm các phần: 1. Kỳ kế toán đang làm việc 2. Ngày làm việc 3. Tên đơn vị 4. Tên người sử dụng 5. Tên tập tin dữ liệu đang sử dụng 6. Dấu << và >> cho phép người sử dụng chuyển qua kỳ kế toán khác trước hoặc sau. 8.4 Hệ thống Menu này chứa các chức năng liên quan đến hệ thống thiết lập cho từng người sử dụng phần mềm. 8.4.1 Đổi mật khẩu Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu hiện tại bằng một mật khẩu mới. 1. Nhập mật khẩu hiện tại 2. Nhập mật khẩu mới 3. Nhập lại mật khẩu mới © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 50 Tony Warranty 4. Nhấn nút Đổi mật khẩu 8.4.2 Tùy chọn Chức năng này cho phép mỗi người sử dụng có những tùy chọn riêng, các tùy chọn này chỉ có ý nghĩa trên máy đang sử dụng phần mềm, không ảnh hưởng cũng như làm thay đổi đến các máy khác. Để thiết lập tùy chọn có hiệu lực, một số tùy chọn yêu cầu phải khởi động lại phần mềm. Xem thêm Tùy chọn Giao diện 50 Tùy chọn Hệ thống 50 Tùy chọn Kế toán 8.4.2.1 Giao diện Chức năng này cho phép người sử dụng thay đổi giao diện phần mềm, chọn trong danh mục giao diện. 8.4.2.2 Hệ thống Chức năng này cho phép thiết lập một số tùy chọn về định dạng và một số tiện ích. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 51 1. Hiển thị thư mục nơi phần mềm được cài đặt. 2. Ký tự phân chia nhóm 3 số: là ký tự phân chia giữa hàng đơn vị, hàng nghìn, hàng triệu, ... 3. Ký tự phân chia phần thập phân: là ký từ phân chia giữa hàng đơn vị với số thập phân ở sau. 4. Dữ liệu ngày: là định dạng ngày, giá trị mặc định là dd/MM/yyyy(ngày/tháng/năm) 5. Hỏi trước khi thoát phần mềm: nếu được thiết lập, phần mềm sẽ hỏi bạn có thật sự muốn thoát khỏi phần mềm khi thực hiện tắt màn hình chính của phần mềm. 6. Hỏi trước khi xóa dữ liệu: nếu được thiết lập, phần mềm yêu cầu xác nhận trước khi xóa dữ liệu. 7. Kiểu màn hình khác: nếu không được thiết lập, phần mềm trở về giao diện chuẩn của Windows. 8. Nút Mặc định: cho phép trở lại giá trị mặc định của các tùy chọn. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 52 Tony Warranty 8.4.2.3 Bảo hành Chức năng này cho phép thiết lập các tùy chọn liên quan 1. Hiển thị chi tiết của chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềm sẽ hiển thị chi tiết định khoản, hóa đơn và bút toán ngoài bảng ngay dưới mỗi chứng từ tại màn hình chứng từ. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 53 2. Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềm sẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm chứng từ(tại màn hình chứng từ) ở một thời điểm. 3. Chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo: nếu tùy chọn này được thiết lập, phần mềm sẽ chỉ hiển thị duy nhất một nhóm báo cáo(tại màn hình báo cáo) ở một thời điểm. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 54 Tony Warranty 8.4.3 Khóa phiên làm việc Chức năng này cho phép khóa phần mềm tạm thời tránh những người không có quyền truy cập sử dụng phần mềm mà không phải thoát khỏi phần mềm. Để mở khóa thì nhập lại mật khẩu. 8.4.4 Cấu hình dữ liệu Chức năng này cho phép cấu hình tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) sẽ được sử dụng. Tùy theo phiên bản sẽ có cách cấu hình dữ liệu khác nhau giữa sử dụng ở một máy đơn và sử dụng cho nhiều máy trong mạng LAN. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 55 Màn hình Cấu hình dữ liệu 1. Cấu hình dữ liệu cho máy đơn a. IP(hoặc tên) máy chủ: địa chỉ IP chính là địa chỉ của máy đang sử dụng, nhập là localhost hoặc 127.0.0.1 b. Tích vào mục Dữ liệu nhúng. c. Chọn tập tin dữ liệu sử dụng. d. Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra. e. Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình. 2. Cấu hình dữ liệu cho máy trong mạng LAN i. Tại máy chủ(server) a. Sau khi Cài đặt ở máy chủ 16 , chạy phần mềm và tạo mới tập tin dữ liệu 69 . b. Xác định địa chỉ IP hoặc tên của máy chủ Tên máy chủ: chọn Control Panel --> System © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 56 Tony Warranty Địa chỉ IP © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 57 © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 58 Tony Warranty c. Nhập địa chỉ IP hoặc tên máy chủ vào màn hình Cấu hình dữ liệu. d. Bỏ chọn Dữ liệu nhúng. e. Chọn tập tin dữ liệu trên máy chủ. f. Nhấn nút Kết nối thử để kiểm tra g. Nhấn nút lưu để xác nhận cấu hình. ii. Tại máy trạm: thực hiện tương tự từ bước c đến g như đã làm với máy chủ. Nhập địa chỉ IP, đường dẫn tương tự như đã thiết lập tại máy chủ. Lưu ý: một số phần mềm firewall, diệt virus máy tính có thể ngăn cản việc kết nối tới dữ liệu máy chủ. Nếu như kết nối thử không thành công thì cần kiểm tra lại thiệt lập tại các phần mềm đó. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 59 8.4.5 Thoát Chức năng này cho phép thoát khỏi phần mềm. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 60 Tony Warranty 8.5 Danh mục Các danh mục được hỗ trợ: Khách hàng Hàng hóa Tài khoản ngân hàng Phân xưởng Nhóm khách hàng Nhóm hàng hóa Khế ước vay Hợp đồng Tài sản Dịch vụ Phòng – Ban Nguồn vốn Nhóm tài sản Nhóm danh vụ Nhân viên Đơn hàng Kho hàng Chi phí Công trình – Dự án Định mức Nhóm kho hàng Nhóm chi phí Hạng mục của công trình-dự án Các thao tác chung khi làm việc với các danh mục: 1. Thêm mới một đối tượng trong danh mục Nhấn nút Thêm để thêm mới một đối tượng Phần mềm hiển thị thêm một dòng đối tượng Thực hiện nhập thông tin đối tượng © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 61 Lưu thông tin vừa nhập 2. Hiệu chỉnh thông tin một đối tượng trong danh mục Chọn đối tượng trong danh mục Nhập, sửa đổi thông tin đối tượng trong lưới dữ liệu Nhấn nút lưu để cập nhật thay đổi 3. Xóa một đối tượng trong danh mục Chọn đối tượng trong danh mục Chọn nút xóa để thực hiện xóa Nếu muốn xóa nhiều đối tượng, dùng tổ hợp phím Shift và nút chuột trái để chọn nhiều đối tượng 4. Sắp xếp, lọc trong danh mục: phần mềm cho phép người sử dụng thao tác trên danh mục đối tượng nhanh chóng, như cho phép sắp xếp tăng dần, giảm dần, tạo các điều kiện lọc, gom nhóm, ... Sắp xếp © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 62 Tony Warranty Tạo điều kiện lọc 8.6 Quản trị Menu này bao gồm các chức năng liên quan đến thiết lập thông số chính cho phần mềm, hệ thống tài khoản, phân quyền, quản lý dữ liệu, quản lý kỳ kế toán, ... 8.6.1 Quản lý người dùng Chức năng này cho phép quản lý danh mục người sử dụng, danh mục vai trò, gán vai trò sử dụng cho người sử dụng và phân quyền chức năng, báo cáo, nhóm chứng từ cho từng vai trò. Màn hình Quản lý người dùng bao gồm 4 phần: 1. Danh sách người dùng © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 63 2. Danh sách vai trò 3. Gán vai trò © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 64 Tony Warranty 4. Phân quyền © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 65 8.6.2 Hồ sơ công ty Chức năng này cho phép nhập thông tin về đơn vị đang sử dụng. 8.6.3 Thông số Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các thông số phần mềm. Để thiết lập thông số có hiệu lực yêu cầu phải khởi động lại phần mềm. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 66 Tony Warranty 8.6.3.1 Hệ thống Chức năng này cho phép thiết lập các thông số hệ thống như số chữ số thập phân, thư mục sao lưu dữ liệu 1. Số chữ số thập phân: số chữ số thập phân cho giá trị số lượng, đơn vị tính, tỷ giá. 2. Thư mục sao lưu dữ liệu: phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu kế toán vào thư mục này. Tên các tập tin sao lưu theo định dạng: Mã đơn vị - Năm - Tháng - Ngày. Ví dụ: TONY-2008-11-20.tbk. Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thư mục tại máy chủ. Ngoài việc sao lưu thành tự động do phần mềm, người sử dụng cũng có thể sao lưu chính tập tin dữ liệu. Khi gặp sự cố và cài đặt lại, không cần chức năng Phục hồi dữ liệu, chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ liệu lại. Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toàn khác(ghi vào CD). © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 67 8.6.4 Tạo đơn vị mới Chức năng này cho phép tạo thêm đơn vị mới trên cùng tập tin dữ liệu đang sử dụng(một tập tin dữ liệu chứa nhiều hệ thống sổ sách khác nhau và độc lập). Thực hiện theo trình tự các bước sau: 1. Nhập thông tin doanh nghiệp - Mã đơn vị: do người sử dụng đặt, tránh trùng nhau nếu sử dụng cho nhiều đơn vị. - Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế. - Nhấn nút "Tiếp theo". 2. Thiết lập chế độ kế toán - Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm: bạn muốn nhập các chứng từ phát sinh từ ngày nào? Ví dụ: bạn muốn nhập chứng từ từ tháng 04/2008 thì chọn ngày làm việc là ngày 01/04/2008. - Chọn kỳ kế toán: tùy theo hoạt động của doanh nghiệp, chu kỳ kế toán toán có thể là tháng, quý, sáu tháng, năm. Sau mỗi chu kỳ kế toán, phần mềm yêu cầu thực hiện kết chuyển, chuyển số dư sang kỳ kế toán sau. Do vậy, phải xác định cụ thể và chính xác kỳ kế toán. - Chế độ kế toán: phần mềm cho phép bạn chọn chế độ kế toán theo Quyết định 15 hoặc Quyết định 48 của Bộ Tài chính. - Nhấn nút "Tiếp theo". © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 68 Tony Warranty 3. Đặt các thông số phần mềm - Số chữ số lẻ cho các số của Số lượng, Đơn Giá, ... - Thư mục sao lưu dữ liêu: phần mềm tự động thực hiện sao lưu mỗi ngày vào thưc mục được chọn. - Nhấn nút "Tiếp theo". © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 69 4. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng. Nhấn nút "Trở lại" nếu cần thay đổi. 5. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc khởi tạo mới. 8.6.5 Tạo dữ liệu mới Tạo mới một tập tin dữ liệu(cơ sở dữ liệu) khác với tập tin đang dùng. Không thực hiện việc này nếu máy bạn đang dùng là máy trạm trong trường hợp cài đặt nhiều máy trong mạng LAN. Thực hiện theo trình tự các bước sau: 2. Kích hoạt chức năng tạo tập tin dữ liệu 3. Xác định thư mục và tên tập tin dữ liệu © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 70 Tony Warranty 4. Nhấn nút "Tạo mới", phần mềm sẽ thực hiện. 5. Thực hiện cấu hình dữ liệu 54 hoặc khởi tạo dữ liệu 8.6.6 Phục hồi dữ liệu Lưu ý: trước khi thực hiện phục hồi dữ liệu, yêu cầu phải thoát khỏi phần mềm ở tất cả các máy trạm. Thực hiện theo trình tự các bước sau: 1. Chọn tập tin khởi tạo, chọn xác nhận. 2. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng. Nhấn nút "Trở lại" nếu cần thay đổi. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo chức năng 71 3. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc phục hồi dữ liệu. 8.6.7 Cập nhật TQL Chức năng này cho phép Công ty TNHH T.O.N.Y thực hiện nâng cấp, sửa lỗi phần mềm thông qua việc gửi đến khách hàng tập tin nâng cấp. 8.7 Công cụ Menu này bao gồm các chức năng: xem số dư, xem bảng cân đối tài khoản chi tiết đến từng đối tượng, định nghĩa và tổng hợp số liệu cuối kỳ, định nghĩa và phát sinh các sổ chứng từ ghi sổ, định nghĩa các chỉ tiêu báo cáo tài chính. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần IX
    • Hướng dẫn theo nghiệp vụ 73 9 Hướng dẫn theo nghiệp vụ Chủ đề này hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm, các chỉ dẫn được nhóm thành từng chủ đề tương ứng với các nghiệp vụ kế toán thực tế. 9.1 Tổ chức các danh mục Một số gợi ý khi tổ chức các danh mục - Mã phải duy nhất trong danh mục. - Mã phải dễ nhớ và tiện trong việc tra cứu - Vì số đối tượng trong danh mục sẽ tăng thêm theo thời gian, nên khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến đối tượng phát sinh thêm. - Đối với danh mục lớn, nên đánh số kèm theo ký hiệu, ví dụ: AB00001, AB00002, …, AC00001, … - Đối với danh mục không lớn, nên đánh số theo ký hiệu dễ nhớ, ví dụ: Công ty ABC có mã là ABC, Kho 123 có mã K123, … - Phần mềm cho phép phân nhóm các danh mục, mỗi nhóm cũng được đánh mã, với các đối tượng trong nhóm, có thể ghép mã của nhóm vào mã đối tượng, ví dụ: Nhóm A có đối tượng lần lượt A001, A002, … - Nên tổ chức mã sao cho có số lượng ký tự bằng nhau. Xem thêm Danh mục © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 74 Tony Warranty 9.2 Quản lý người sử dụng 1. Quản lý danh sách người dùng 2. Quản lý danh sách vài trò © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo nghiệp vụ 75 3. Gán vai trò cho từng người dùng 4. Phân quyền sử dụng cho từng vai trò © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 76 Tony Warranty 9.3 Sử dụng cho nhiều đơn vị 0. Phần mềm hỗ trợ sử dụng cho nhiều đơn vị(hệ thống sổ sách) trên cùng lúc với nhiều tập tin dữ liệu hoặc trên cùng một tập tin dữ liệu. 1. Dùng mỗi tập tin dữ liệu cho một đơn vị bằng cách tạo ra nhiều tập tin, sử dụng chức năng Tạo mới dữ liệu và thực hiện Cấu hình dữ liệu đến tập tin đó khi sử dụng. 2. Trên một tập tin dữ liệu sử dụng cho nhiều đơn vị khác nhau bằng việc sử dụng chức năng Tạo đơn vị mới, khi thực hiện đăng nhập người sử dụng phải chọn đơn vị muốn sử dụng. 9.4 Sao lưu dữ liệu 0. Phần mềm sao lưu dữ liệu tự động vào thư mục được chọn tại thời điểm bắt đầu ngày làm việc. 1. Tên các tập tin sao lưu theo định dạng: Mã đơn vị - Năm - Tháng - Ngày. Ví dụ: TONY- 2008-11-20.tbk 2. Để phần mềm tự động sao lưu, thiết lập thư mục sao lưu tại chức năng Thông số hệ thống. 3. Trong trường hợp sử dụng nhiều máy trong mạng LAN, thư mục sao lưu là thư mục tại máy chủ. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Hướng dẫn theo nghiệp vụ 77 4. Ngoài việc sao lưu thành tự động do phần mềm, người sử dụng cũng có thể sao lưu chính tập tin dữ liệu. Khi gặp sự cố và cài đặt lại, không cần chức năng Phục hồi dữ liệu, chỉ cần thực hiện Cấu hình dữ liệu lại. 5. Nên sao chép định kỳ tập tin dữ liệu, tập tin sao lưu vào nơi lưu trữ an toàn khác(ghi vào CD). 9.5 Phục hồi dữ liệu Thực hiện theo trình tự các bước sau: 1. Chọn tập tin khởi tạo, chọn xác nhận. 2. Phần mềm hiển thị thông tin vừa nhập, vui lòng kiểm tra lại thông tin đã nhập có đúng. Nhấn nút "Trở lại" nếu cần thay đổi. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 78 Tony Warranty 3. Nhấn nút "Kết thúc" để phần mềm bắt đầu việc phục hồi dữ liệu. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • Phần X
    • 80 Tony Warranty 10 Báo cáo Chủ đề này liệt kê các báo cáo có trong phần mềm, cách xem báo cáo và kết xuất dữ liệu. © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y
    • 81 Xin chân thành cảm ơn! © 2010 Công ty TNHH T.O.N.Y