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Diagramadeflujo Diagramadeflujo Document Transcript

  • DIAGRAMA DE FLUJO1.- INTRODUCCIÓNEste documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para laconstrucción de un Diagrama de Flujo. gMuestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso: r- La planificación previa a la construcción requiere la definición clara del .oobjetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dichoproceso.- El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio. e qDota de una simbología y una metodología comunes para todos los diagramas, ibpor lo que se simplifica la interpretación de los mismos y se homogeneiza lapauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.2.- OBJETIVO Y ALCANCE n d uDefinir las reglas básicas a seguir para la construcción y la correcta finterpretación de los Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en que .pueden, o deben, ser utilizados. wEs de aplicación a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajonecesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso wdeterminado que sirva como base común para todos sus componentes o se debewrealizar un análisis sistemático del mismo.Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordadospor los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismosque estén implicados en la mejora de la calidad.Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de lasactividades habituales de gestión.Diagrama de Flujo Pág. 1
  • 3.- RESPONSABILIDADESa) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:- Seguir las reglas que se señalan en el procedimiento para su correctaconstrucción, interpretación y utilización.b) Dirección de Calidad:- Asesorar, a aquellos que así lo soliciten, en las bases para la construcción yutilización del Diagrama de Flujo. g4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS4.1.- DIAGRAMA DE FLUJO .o r qDefinición ibeEl Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de pasosque se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto,un servicio, o bien una combinación de ambos.Características principales n d f uA continuación se comentan una serie de características que ayudan a .comprender la naturaleza de la herramienta. wCapacidad de ComunicaciónPermite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y wfacilita la mejor comprensión global del mismo.wClaridadProporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.4.2.- SÍMBOLODefiniciónImagen o figura con la que se representa un concepto.Diagrama de Flujo Pág. 2
  • 5.- PROCESO5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO r g q .o ibe n d . f u w wwDiagrama de Flujo Pág. 3 View slide
  • 5.2.- CONSTRUCCIÓN5.2.1.- SimbologíaPara la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientessímbolos:Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo r g q .o ibe n d . f u w wwDiagrama de Flujo Pág. 4 View slide
  • 5.2.2.- Preparación de la construcción del diagramaPaso 1: Establecer quiénes deben participar en su construcción.El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará losorganismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe seranalizado.Se invitará a un representante de dichos organismos a participar en laconstrucción del Diagrama de Flujo. r gEl número de participantes en la sesión de construcción del Diagrama no serásuperior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz. .oPaso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo. e qCon objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se debeprever: ib- Dar la información necesaria a los participantes en la reunión sobre el objeto dde la misma y sobre este procedimiento. n- Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vistacontinuamente el trabajo desarrollado. . f u w wwDiagrama de Flujo Pág. 5
  • 5.2.3.- Desarrollo de la construcciónPaso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y elresultado que se espera obtener de la sesión de trabajo.a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construcción delDiagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los participantesdurante toda la sesión.b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura que se grequieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo. rPaso 4: Definir los límites del proceso en estudio. .oLa mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del qproceso es decidir cuáles son el primer y último pasos del Diagrama de Flujo. eEl primer paso es la respuesta a la pregunta: ib ¿Qué nos indica que empieza el proceso? dEl último paso debe contestar a la pregunta: n ¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado? uEscribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa e incluirlos en la fsuperficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la .misma y el último paso en el borde derecho o inferior). w wEjemplo:wDiagrama de Flujo Pág. 6
  • Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas deactividades.Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer susecuencia temporal.Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiarel proceso de construcción del diagrama. gEjemplo: .o r e q dib u nPaso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso. f .Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como porel último, no existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en alguno wde los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se consideraútil, realizar una revisión en la dirección contraria.w wLas preguntas a realizar para la identificación y documentación de los pasos delproceso son las siguientes:- ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materiasprimas, información, etc?.Señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.- ¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales comoinformación, etc?.Señalar estos resultados, por medio de los símbolos apropiados, en eldiagrama.- Una vez realizado este paso, ¿cuál son las actividades inmediatamentesiguientes que debemos realizar?.Señalar estas actividades, mediante el símbolo apropiado, en el diagrama.Diagrama de Flujo Pág. 7
  • Partiendo del primer paso, realizar este proceso hasta alcanzar el último oviceversa.Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre dearriba abajo o de izquierda a derecha.Ejemplo: r g q .o ibe n d . f u w wwDiagrama de Flujo Pág. 8
  • Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión obifurcación.Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o debifurcación:a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada eidentificar los posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada.En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro delsímbolo una pregunta y la notación de las dos ramas posibles correspondientesse identifican con la notación SI/NO. r gb) Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y desarrollarla, .osegún lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla. qc) Retroceder hasta la bifurcación y desarrollar el resto de las ramas de igualmodo. ibPaso 8: Revisar el diagrama completo. e dComprobar que no se han omitido pasos, pequeños bucles, etc. y que elproceso tiene una secuencia lógica. u nEn caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado, realizar funa observación directa del proceso o contactar con expertos de ese área para .su aclaración. wEl resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio.w wDiagrama de Flujo Pág. 9
  • 5.3.- INTERPRETACIÓN5.3.1.- Comprensión del procesoUna de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es la obtención de unconocimiento global y específico de un proceso.Esta herramienta posibilita un conocimiento común que sirva de base para undeterminado estudio, planificación, etc. g5.3.2.- Análisis del proceso .o rOtra de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es como herramienta de análisisdel proceso, facilitando información sobre posibilidades de mejora del mismo. qPara el análisis de procesos mediante esta herramienta se seguirá la siguiente esecuencia: iba) Examinar cada símbolo de toma de decisión o de actividad de control. dCuando una decisión implica algún tipo de comprobación, existe un bucle que nhace retroceder el proceso hasta un paso anterior en un determinado uporcentaje de las ocasiones en que este se realiza. . fDeberán plantearse preguntas tales como:- ¿Es la comprobación necesaria? w- ¿Es la comprobación completa?- ¿Es la comprobación redundante? wb) Examinar los bucles de reproceso.wLas comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y éstos siempre estánasociados a deficiencias, por tanto el objetivo debe ser su eliminación uoptimización.Se examinarán las actividades del bucle como tales y la "longitud" del mismo(número de operaciones que deben repetirse) planteándose cuestiones talescomo:- ¿Son necesarias todas las actividades dentro del bucle?.- ¿Se podrían detectar antes las deficiencias?.- ¿Evita el bucle que se repita el error?.- ¿Cuál es el coste del reproceso?.- ¿Cuál es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?.Diagrama de Flujo Pág. 10
  • c) Examinar cada símbolo de actividad.Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el diseñodel proceso mediante cuestiones tales como:- ¿Es necesaria esta operación?.- ¿Cuál es la relación coste-valor añadido que aporta?.- ¿Es una operación redundante?.- ¿Es fuente de errores frecuente?.d) Examinar los símbolos de documentos o bases de datos. gEn general, en las empresas, la documentación y las bases de datos son fuentes rde errores, duplicación de tareas y realización de trabajo inútil, por ello .odeberá comprobarse para cada uno de estos elementos si:- ¿Es útil la información que contiene?. q- ¿Es redundante dicha información?.- ¿Se mantiene al día?. e- ¿Es la única fuente para esta información?. ib- ¿Cómo se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso? dCuanto más sistematizado sea el análisis del Diagrama de Flujo, más sencilla yeficaz puede resultar la mejora del proceso en estudio. u n5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretación f .La principal causa de deficiencias en la interpretación de los Diagramas de wFlujos es que éste no refleje la realidad. wEsto puede ser debido a:w- Se representa el proceso ideal tal y como debería ser realizado, y no lapráctica habitual de aquellos que lo ejecutan.- Alguno de los participantes no aporta información sobre partes del mismo,evidentemente ilógicas, por sentirse de alguna forma responsable de lasmismas.- Se consideran irrelevantes pequeños bucles existentes.- Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera partedel proceso.- Se utilizan Diagramas de Flujo desfasados que no han sido revisados despuésde producirse cambios en el proceso.Para evitar la aparición de estas situaciones se aconseja, siempre que seaposible, la confrontación del diagrama con la realidad, siguiendo en la prácticala ejecución del proceso. Cuando esto no sea posible, será útil la revisión deldiagrama por personal operativo del proceso.Diagrama de Flujo Pág. 11
  • 5.4.- UTILIZACIÓNDebido a sus características principales, la utilización del Diagrama de Flujoserá muy útil cuando:- Se quiere conocer o mostrar de forma global un proceso.- Es necesario tener un conocimiento básico, común a un grupo de personas,sobre el mismo.- Se deben comparar dos procesos o alternativas de uno dado.- Se necesita una guía que permita un análisis sistemático de un proceso. r gUtilización en las fases de un proceso de solución de problemas. .oEl Diagrama de Flujo es una herramienta de gran aplicación en la solución deproblemas: e q- En la fase de definición de proyectos para identificar oportunidades demejora, guiar la estimación de costes asociados al problema, identificar los iborganismos implicados en el mismo y establecer las fronteras de la misión delgrupo de trabajo que debe abordarlo. d- En el inicio de cualquier proyecto, para unificar el conocimiento básico de los nparticipantes en el mismo.- En la fase de diagnóstico, para la planificación de las recogidas de datos y upara la elaboración de teorías sobre las causas. f- En la fase de diseño de soluciones, para guiar en el diseño de sistemas de .control y para la identificación de posibles focos de resistencia al cambio. w- En la fase de implantación de soluciones, para mostrar el proceso y loscambios realizados y para identificar las necesidades de formación existentes.w w6.- ANEXOSEjemplo 1 La falta de herramientasEn una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tenía fama decausar muchos retrasos. Un equipo de mejora empezó a investigar y comprobóen primer lugar que el taller entregaba los vehículos, en general, con unos díasde retraso respecto a las estimación del tiempo necesario para realizar lareparación.El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para obtenerconocimientos sobre lo que realmente ocurría en el taller de mantenimiento. ElDiagrama de Flujo centró la atención del equipo en la búsqueda y obtención deherramientas.Diagrama de Flujo Pág. 12
  • Posteriores investigaciones confirmaron que el problema principal del taller erala falta y la mala gestión de las herramientas de trabajo. r g q .o ibe n d . f u w wwDiagrama de Flujo Pág. 13
  • Ejemplo 2 Proceso de venta de billetes y facturación de equipajesEn una línea aérea un equipo de mejora tenía como misión el análisis delproceso que se seguía para emitir los billetes y las tarjetas de embarque paralos pasajeros que llegaban al aeropuerto sin billete.Construyó a este fin un Diagrama d Flujo del proceso. El Diagrama muestra eque el pasajero debe hacer dos colas: una en el mostrador de billetes para suobtención y/o facturar el equipaje, y otra en la puerta de embarque para gobtener la tarjeta de embarque. .o r e q dib f u n w .w wDiagrama de Flujo Pág. 14
  • El equipo rediseñó el proceso y consiguió eliminar una de las dos colas, dandoacceso a los agentes del mostrador de billetes a la base de datos del sistema deasignación de plazas. r g q .o ibe n d . f u w wwDiagrama de Flujo Pág. 15
  • 7.- UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA La herramienta es muy útil para: La herramienta es útil para: - Definición de Equipos- Identificación de problemas - Formulación de Teorías Sobre las- Análisis de síntomas Causas- Identificación de Posibles Soluciones - Evaluación de posibles soluciones- Diseño de soluciones y controles - Evaluación de la solución implantada8.- RELACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS r g .o La herramienta está fuertemente La herramienta está débilmente q relacionada con: relacionada con:- AMFE- Diagrama de Flechas ibe - Diagrama de Relaciones - Diagrama Matricial - Diseño de Experimentos n d . f u w wwDiagrama de Flujo Pág. 16