Este documento descreve os requisitos para soluções de gestão documental, incluindo a digitalização de documentos, classificação, arquivo e pesquisa. Detalha funcionalidades opcionais como reconhecimento ótico de caracteres, controlo de versões e eliminação automática de acordo com regras de retenção.

1. Soluções de Gestão Documental

2. Solução de Gestão Documental
Classificação de
Digitalização Arquivo
Documentos

3. Digitalização de Documentos
• Requisitos:
– Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote faturas ou recibos)
• Com nº de páginas fixas (exemplo: 1 página por documento)
• Com nº de páginas variáveis e com identificação de separadores entre documentos (exemplo: Folha
com um código de barras que identifique o fim de um documento)
– Classificação de documentos (preenchimento dos atributos dos documentos, por exemplo: nº
de fatura, nº de contribuinte, etc)
– Validação dos atributos dos documentos
– Disponibilização dos documentos na solução de arquivo
– [Opcional] Implementação de mecanismos para o melhoramento da qualidade das imagens
– [Opcional] Reconhecimento de caracteres para facilitar a classificação de documentos:
• OCR – Reconhecimento ótico de caracteres
• ICR – Reconhecimento inteligente de caracteres (manuscritos)
• BCR – Reconhecimento de códigos de barra
• OMR - Reconhecimento ótico de marcas
– [Opcional] Conversão das imagens num formato standard que garanta a intemporalidade dos
documentos (exemplo: PDF-A)

4. Arquivo Documental
• Requisitos:
– Pesquisa e disponibilização de documentos via aplicações Web ou Desktop
– Controlo de acesso aos documentos segundo perfis de utilização
– Auditoria ao sistema, permitindo saber quando e quem efetuou determinada
alteração
– [Opcional] Check-in/Check-out e bloqueio para edição, evitando assim escritas
concorrenciais
– [Opcional] Controlo de Versões
– [Opcional] Roll-back de alterações efetuadas
– [Opcional] Implementação de regras de retenção de registos segundo a
legislação ou normas empresariais (exemplo eliminação de documentação
com mais de 10 anos)
– [Opcional] Eliminação automática de registos segundo as regras de retenção
– [Opcional] Pesquisa full text search (pesquisando palavras chave nos
conteúdos e retornando os resultados por relevância – de que é exemplo a
pesquisa da Google)

5. Leonel Murraceira
6 anos de experiência no desenvolvimento e implementação
de sistemas de gestão documental onde se destacam os
seguintes projetos:
• Migração de 10 milhões de Faturas – EDP
• Implementação de sistema de Gestão Documental na
Central de Cervejas
• Parte integrante da equipa de desenvolvimento de um
produto de Gestão Documental - ArquivaGest
• Estudo das Soluções de Gestão Documental existentes no
mercado – Agap2
• Implementação de vários Sistemas de Gestão Documental
para o Arquivo de documentos de Sinistros e Apólices –
Caixa Seguros e Saúde