1. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
LINEAMIENTOS GENERALES
PARA LOS ESTUDIOS PREVIOS
VIGENCIA 2013
DIRAF No. 1

2. • IMPOSICIÓN NORMATIVA
LEY 80 DE 1993 LEY 1150 DE 2007 DECRETO 734/2012
• Arts. 25, 26 y 30 • Artículo 8 • Artículo 2.1.1

3. ESTUDIOS PREVIOS
FINALIDAD,
ESTRUCTURA Y
CONTENIDO

4. FINALIDAD DE LOS ESTUDIOS PREVIOS
Soportar los Proyectos de Informar alcance del
Pliegos requerimiento
FINALIDAD
Analizar, establecer y
Fijar la conveniencia de
determinar la
desarrollar el proceso
distribución de riesgos

5. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS
PREVIOS
Descripción de la Necesidad
Indicación Acuerdo Descripción del Objeto a
Internacional (Comercio Exterior) Contratar
Contenido Fundamentos Jurídicos de la
Análisis Garantías a Exigir
Mínimo Modalidad de Selección
Soporte de la Asignación de Análisis Soporte del Valor del
Riesgos Contrato
Justificación Criterios de
Selección

6. ANTECEDENTES
ADMINISTRATIVOS
RECOMENDACIONES
GENERALES
ASPECTOS A TENER EN CUENTA

7. Aciertos y
Pagina web de
desaciertos del
contratación
proceso
Uso de fuentes de
información Evitar actividades
Internas - que generaron
Archivo de la problemas
HISTORIA
unidad
DEL
PROCESO
ACUDIR AL BANCO DE
ESTUDIOS PREVIOS
• Tener en cuenta adendas.
• Documentos de respuesta.
• MODIFICACIONES EN GENERAL

8. INSTRUCTIVO 004
23/03/2012
CRITERIOS A TENER EN CUENTA
EN LA PRESENTACIÓN, REVISIÓN
Y APROBACIÓN DE LOS
ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y
OPORTUNIDAD EN LA DIRAF

9. LINEAMIENTOS
REVISIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
CONTRACTUAL
• Presentar en la fecha indicada - 5 últimos días (mes anterior)
• Solicitar reprogramación (día 20 del mes anterior)
• Consecuencia: Reprogramación o Reasignación de recursos
REUNIÓN OFPLA DIRAF
• 10 Primeros días de cada mes de acuerdo a
programación
• Forma presentación; anexos, plazos.
• Compromiso entrega ECO o solicitud reprogramación

10. PROCEDIMIENTO
• Asigna SISCO • Devuelve a Unidad
PRECO (1 día después) PRECO
• Tramita a ARCON –
VERIFICA: APRUEBA ECO
PRECO (Día hábil • Unidad corrige (2
siguiente) días hábiles) –
• Elaboración ECO Sino, reprogramació • Remite ECO a
última versión n. Jurídica
• Documentos anexos
OFPLA RECIBE (L.Ch.) DEVOLUCIÓN
ECO PRECO

11. PROCEDIMIENTO ASJUD
• Recibe ECO • Tiene 2 días hábiles
• Listado priorizado para
CORRECCIONES
• Revisión máximo el 25 corregir, sino, reprogra
del mes. mación, o pérdida de
• PRECO programa con prioridad.
estructurador y
funcionario ASJUD
• Informe explícito de
ASJUD RECIBE las correcciones. DEVOLUCIÓN
ECO UNIDAD

12. IMPORTANTE
FECHA DEFINITIVA PRESENTACIÓN ESTUDIOS
• LOS ESTUDIOS NO SE CONSIDERAN PRESENTADOS, HASTA
TANTO NO CUMPLAN CON LA TOTALIDAD DE LOS REQUISITOS
PARA INICIAR EL TRÁMITE DEL PROCESO CONTRACTUAL.
• APROBACIÓN POR JURÍDICA
• CORREN TÉRMINOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE
CONTRATACIÓN

13. FORMATO GUÍA PARA EL
DILIGENCIAMIENTO DE
ESTUDIOS PREVIOS
VERSIÓN 5

14. MODIFICACIONES
NUMERAL 4. CRITERIOS DE SELECCIÓN
• 4.1.2.4. FORMACIÓN
• La formación como el factor complementario
de esa educación.
• Ejemplo: si necesitamos un médico para
urgencias su educación tendrá que ser médico
general y su formación serán los cursos que
complementen su competencia en el
desempeño del cargo.

15. MODIFICACIONES
NUMERAL 6. CONDICIONES DEL CONTRATO
• 6.4. FORMA DE PAGO
• (…)
• El pago se realizará xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dentro
de los 60 días calendario una vez presentada la
factura, certificación del supervisor, junto con los
documentos requeridos por la Dirección
Administrativa y Financiera, (cuando los elementos
sean de origen extranjero se deberá aportar la
declaración de importación) de acuerdo al derecho a
turno y la programación del Plan Anual de Caja (PAC).

16. MODIFICACIONES
ANEXO 1
• 2. ANÁLISIS DE LA OFERTA DEL
MERCADO
• FORMA DE PAGO.
• … (cuando los elementos sean de
origen extranjero se deberá aportar
la declaración de importación)

17. FALLAS RECURRENTES EN LA ESTRUCTURACIÓN DE
LOS ECOS

18. CAUSALES DE DEVOLUCIONES MÁS
FRECUENTES
• Errores de redacción.
• No se anexan consultas del SECOP.
• La documentación se allega sin los
soportes respectivos.
• Hay falencias en el estudio de mercado,
con respecto al análisis de los precios.
• Errores al transcribir el valor estimado.

19. CAUSALES DE DEVOLUCIONES MÁS
FRECUENTES
• No se realizan las correcciones hechas en
procesos anteriores.
• Se radican procesos sin realizar el total de
las correcciones.
• Las cotizaciones no corresponden a
especificaciones técnicas.
• No se incluye correctamente el contenido de
la certificación de acuerdos Internacionales
expedido por el grupo de comercio exterior.

20. TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE
ECOS
• Verificar Última versión formato guía ECOS
• Banco de Ecos / consultar procesos inmediatamente
anteriores.
• Anexar certificación de acuerdos Internacionales expedido por
el grupo de comercio exterior, y asegurarse que el contenido
establecido en tal certificación, sea el mismo que se presenta
en la justificación de la necesidad del estudio de conveniencia
y oportunidad.
• Verificar que las especificaciones técnicas ofertadas,
concuerden con las solicitadas por la entidad para estructurar
el proceso.

21. TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE
ECOS
• Verificar que el valor que se presenta en el estudio
de mercado, corresponda con las cotizaciones
soporte del mismo, así mismo, que el valor del
proceso, corresponda con el valor soportado en el
estudio de mercado.
• Los riesgos establecidos en el respectivo anexo del
ECO, deben ser coherentes con la naturaleza del
proceso y las condiciones establecidas en el mismo.

22. CONSECUENCIAS DE UNA INADECUADA
ESTRUCTURACIÓN DE UN ECO
• Revocatoria del proceso
• Suspensión del proceso
• Desgaste administrativo
• Demoras en el plazo establecido de
ejecución del proceso.
• Adquisición de bienes y/o servicios no
acordes con la necesidad real.
• Improvisación de la Administración.

23. EL ÉXITO DE LOS PROCESOS DE
SELECCIÓN, EN BUENA
MEDIDA, DEPENDE DE LA
ESTRUCTURACIÓN DE LOS ESTUDIOS
PREVIOS Y DE MODO ESPECIAL, EN LA
CORRECTA DEFINICIÓN DE LA
NECESIDAD.
DIRAF No. 1

25. MUCHAS GRACIAS