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Di.As.Pro

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Presentazione del programma Software per la gestione automatizzata delle pratiche sviluppato dal Difensore Civico della Regione Lombardia

Presentazione del programma Software per la gestione automatizzata delle pratiche sviluppato dal Difensore Civico della Regione Lombardia

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  • Presentazione di.as.pro Milano 10 gennaio 2010 Nella parte bianca: Per un nuovo modo di lavorare Economicità, trasparenza, efficacia
  • 1: colonna: Digitalizzazione Protocollazione Avvio del flusso 2. colonna: Esame istanza Assegnazione istanza a gruppo di funzionari 4. Colonna: Isrruttutoria Gestione Pratica. Creazione note Invio doc. Via Protocollazione
  • sistema ad evidenziare la correttezza dei singoli passaggi, ed esercitare un controllo sulle scadenze
  • Transcript

    • 1.  
    • 2. Di.AS.PRO Di.As.Pro. è il nome del nuovo Software per la gestione digitale delle Pratiche del Difensore Civico Digital Administrators Program
    • 3. Agenda
      • Cos’è Di.As.Pro.
      • Il Flusso delle Pratiche per il Difensore Civico
      • L’applicazione Di.As.Pro. e i suoi vantaggi
      • Nuove Funzionalità introdotte
      • L’evoluzione di Di.As.Pro. nel 2010
      • Conclusioni
    • 4. IL WORKFLOW DOCUMENTALE SEGRETERIA DIRIGENTE FUNZIONARIO FUNZIONARIO SEGRETERIA PUNTO INFO FUNZIONARIO A che punto è la mia Pratica?
    • 5. Cos’è DIASPRO
    • 6. VISUALIZZAZIONE IN TEMPO REALE DEI DOCUMENTI DA ASSEGNARE, DELLE PRATICHE APERTE E DELLE PRATICHE DA APPROVARE DESKTOP VIRTUALE DEL DIRIGENTE
    • 7. IL DIRIGENTE ESAMINA E ASSEGNA IL DOCUMENTO IN INGRESSO AD UN GRUPPO DI FUNZIONARI. EGLI STESSO PUO’ LAVORARLO. ASSEGNAZIONE RICHIESTA INTERVENTO
    • 8. DESKTOP VIRTUALE DEL FUNZIONARIO GESTIONE PRATICA APERTA , CREAZIONE DOCUMENTO IN USCITA
    • 9. Redazione Documento In uscita Scelta del template I FUNZIONARI USANO IL TEXT EDITOR INTEGRATO PER COMPILARE UN DOCUMENTO IN USCITA. SELEZIONANO TEMPLATE E TIPO SPEDIZIONE TEXT EDITOR FLESSIBILITA’ NELLA CREAZIONE DEI MODELLI
    • 10. FLESSIBILITA’ NELLA CREAZIONE DEI MODELLI
    • 11. CLASSIFICAZIONE PRATICA UNA VOLTA RICEVUTA L’APPROVAZIONE DAL DIRIGENTE I FUNZIONARI PROCEDONO ALLA CLASSIFICAZIONE AGLI ATTI DELLA PRATICA Classificazione e messa agli atti
    • 12. STAMPA ETICHETTE IN USCITA LA SEGRETERIA PROVVEDE ALLA PROTOCOLLAZIONE E STAMPA DEI DOCUMENTI IN USCITA. IL SISTEMA PROVVEDE ALLA CREAZIONE DELLE ETICHETTE Stampa pratiche aperte Stampa iter pratiche
    • 13. Vantaggi di DIASPRO
      • DEMATERIALIZZAZIONE DELLA CARTA
      • AUTOMAZIONE DEL FLUSSO
      • CONTROLLO IN TEMPO REALE STATO PRATICHE
      • ELIMINAZIONE ATTIVITA’ RIPETITIVE
      • FLESSIBILITA’ E INTEROPERABILITA’
      • SCALABILITA’
      • VELOCITA’ ED EFFICIENZA
      • SICUREZZA DEI DATI
      • TRASPARENZA VERSO IL CITTADINO
      • SPINTA VERSO LA MULTICANALITA’
    • 14. EFFICIENZA
      • Inserimento anagrafica centralizzata
      • Anagrafica multilivello
      • Strumenti di ricerca per anagrafica, pratica e doc.
      RIDUZIONE ATTIVITA’ RIPETITIVE
    • 15. MAGGIORE REGOLARITA’ PROCEDURALE
      • IL WORKFLOW DIGITALE GUIDA LE ATTIVITA’DEL PERSONALE IN BASE AL PROFILO
      • EVIDENZIA LA CORRETTEZZA DEI SINGOLI PASSAGGI
      • ESERCITA UN CONTROLLO SULLE SCADENZE
      • SUGGERISCE LE PRIORITA’
      MAGGIORE UNIFORMITA’ NELLA GESTIONE DEL FLUSSO
    • 16. LO STATO DELLE PRATICHE, IN UN COLPO D’OCCHIO IL DIRIGENTE STIMA I TEMPI DI EVASIONE PER L’ISTANZA APPENA GIUNTA IL TEMPO DI EVASIONE E’ QUASI TERMINATO. LA PRATICA DEVE ESSERE TRATTATA URGENTEMENTE LA PRATICA E’ STATA CREATA DA POCO, E’ ALL’INIZIO DEL SUO CICLO IL TEMPO DI EVASIONE STA FINENDO. LA PRATICA DEVE ESSERE EVASA ENTRO I PROSSIMI 5 GIORNI
    • 17. CONDIVISIONE E COLLABORAZIONE
      • Creazione di una banca dati di norme e rif. giuridici a supporto della pratica
      • Ricerca normative e riutilizzo di normative allegate in altre pratiche da parte di altri funzionari
      RIFERIMENTI NORMATIVI E GIURIDICI
    • 18. RICONFIGURABILITA’ DEL SISTEMA
      • Modifica del nome e numero dei settori, categorie e classi
      • Gestione e modifica nuovi Profili e privilegi
      • Inserimento e modifica personale abilitato
      MENU’ DI CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA
    • 19. ACCESSO PROTETTO AL SISTEMA
      • Doppio livello di autenticazione per accesso al Sistema
      SISTEMA DI AUTENTICAZIONE UTENTE
    • 20. SISTEMA DI MESSAGGISTICA INTERNA GLI UTENTI POSSONO INVIARE MESSAGGI NOMINALI O DI GRUPPO I MESSAGGI POSSONO INCLUDERE LINK A DOCUMENTI E/O RICHIESTE DI OPERAZIONI DA ESEGUIRE SISTEMA DI MESSAGGISTICA INTERNA
    • 21. TEMPISTICHE DI PROGETTO
    • 22. NUOVE FUNZIONALITA’ 2009
      • AGGIUNTA DI FUNZIONALITA’ AL WORKFLOW BASE
      • MIGLIORAMENTO DELL’EFFICIENZA
    • 23. FUNZIONALITA’ 2010
      • MAGGIORE TRASPARENZA E INTERAZIONE CON IL CITTADINO
      • SISTEMA ACCESSIBILE ANCHE DAL CITTADINO
    • 24. OBIETTIVI SMART PER IL 2010
      • DIMINUIRE DEL 50% LA STAMPA DELLE PRATICHE
      • INCENTIVARE L’USO DELL’EMAIL DA PARTE DEI CITTADINI FINO AD AUMENTARE DEL 20% L’USO DELL’EMAIL
      • RIDURRE DEL 10% IL NUMERO DI CHIAMATE AL PUNTO INFO PER RICHIESTA INFO SU STATO DELLA PRATICA
      • PROMUOVERE ACCESSO VIA WEB ALLO STATO DELLA PRATICA
    • 25. Integrazione Di.As.Pro e Sito Web del Difensore Civico DIRETTAMENTE ACCESSIBILI DA PARTE DEL CITTADINO IN APPOSITO FORMATO TUTTI I DETTAGLI DELL’ITER DELLA PRATICA SU DIASPRO
    • 26. Accesso online del cittadino tramite il sito Web ACCESSO DIRETTO E VISUALIZZAZIONE DELLA PRATICA DA PARTE DEL CITTADINO
    • 27. STATO DELLA PRATICA ONLINE BENVENUTO MARIO ROSSI, ECCO LO STATO DELLA SUE PRATICHE: SCRIVI UNA NOTA AL FUNZIONARIO CHE STA SEGUENDO LA TUA PRATICA: VAI VUOI RICEVERE INFORMAZIONI VIA EMAIL SULLA TUA PRATICA? STATO DELLA PRATICA ONLINE ∨ PRATICA RICEVUTA STATO TEMPI EVASIONE 200901012 12/01/2010 ISTRUTTORIA 7/02/2010
    • 28. AGGIORNAMENTO REAL-TIME ATTIVITA’ DELL’UFFICIO GRAFICI AGGIORNATI REAL-TIME AGGIORNAMENTO REAL-TIME ATTIVITA’ DELL’UFFICIO
    • 29. AGGIORNAMENTO REAL-TIME ATTIVITA’ DELL’UFFICIO GRAFICI AGGIORNATI REAL – TIME FLUSSI DI LAVORO, TEMPI MEDI DI EVASIONE DISTRIBUZIONE DELLE ISTANZE PER CATEGORIA AGGIORNAMENTO REAL-TIME ATTIVITA’ DELL’UFFICIO
    • 30. CONCLUSIONI
      • L’intento che abbiamo perseguito con DIASPRO è duplice:
      • OTTIMIZZARE E RENDERE PIU’ EFFICIENTE IL FLUSSO DI GESTIONE DELLE PRATICHE DEL DIFENSORE CIVICO
      • MIGLIORARE IL DIALOGO E LA COMUNICAZIONE CON I CITTADINI, GRAZIE ALL’ATTIVAZIONE DI UN CANALE DIGITALE IMMEDIATO , TRASPARENTE , SEMPRE DISPONIBILE E AGGIORNATO IN TEMPO REALE