Comunicacion interna y externa

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Comunicacion interna y externa

  1. 1. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNACOMUNICACIÓNPara comunicación en la organización 1
  2. 2. COMUNICACIÓN INTERNALa comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, esdecir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de lascompañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en unentorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. Teniendo encuenta está función principal, podríamos afirmar que la comunicacióninterna permite:• Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza ymotivación.• Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.• Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentementeindependientes, pero que hacen que se bloqueen entre sí.• Informar individualmente a los empleados.• Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.• Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y estocualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización.• Promover una comunicación a todas las escalas.
  3. 3. COMUNICACIÓN INTERNA (HERRAMIENTAS)TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y HERRAMIENTASPodemos dividir la comunicación interna en dos tipos:• Comunicación ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en lajerarquía.• Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en lajerarquía.Cada tipo de comunicación requiere de unas herramientas diferentes de comunicación. Porejemplo, entre las herramientas de comunicación descendente encontramos:• Tablones de anuncios.• Periódico interno.• Carta al personal.• Jornada de puertas abiertas.• Reuniones de información.• Entrevista individual.• OTROS…Los diferentes estudios realizados respecto a la comunicación interna coinciden en que lamejor forma de comunicación descendente es la relación personal, seguida muy a la par dela utilización de soportes digitales y escritos.
  4. 4. COMUNICACIÓN INTERNA (HERRAMIENTAS)Por otra parte, entre las herramientas de comunicación ascendente podemos encontrar:• Entrevista.• Programa de sugerencias.• Sección en el periódico interno.• Por correo.• Buzón de sugerencias.• Intranet.• OTROS ...Como podemos comprobar, la empresa dispone de un amplio repertorio deherramientas de comunicación que le permite acercarse de la mejor manera posible alpúblico al que se dirige, moderar el carácter informativo/afectivo de los mensajes, asícomo el grado de formalidad.Pero, de nada sirve implantar herramientas de comunicación interna si ésta no nace deuna auténtica cultura empresarial convencida de la necesidad de comunicación. Si estafilosofía no está implantada, las herramientas más eficaces no servirán y lo único que sehabrá conseguido es perder tiempo y dinero. En el transcurso de los años veremosincrementare el protagonismo de esta actividad.
  5. 5. COMUNICACIÓN INTERNA (INSTRUMENTOS)Herramientas de GestiónEs importante la generación de distintos Soportes de Comunicación Interna para que seamás rica la comunicación. Los mismos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitalesetc. Las Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (NTIC) abren el abanico deposibilidades e integran distintas modalidades generando soportes Multimedia eHipermedia. El desarrollo de este último tema merece capítulo aparte.Carta al PersonalLas cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir información importantetales como resultados, cambios en la organización, etc. Su ventaja radica en la rapidez desu llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja no realizarlas enforma múltiple con un destinatario común sino personalizada.CartelerasEste ancestral pero efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar detránsito seguro del personal. Puede contener información general, normativasinstitucionales e informaciones que intercambia el personal. Es necesario que sucontenido este ordenado para que visualmente sea de rápida lectura y notorio el cambioperiódico de su información. Es necesario, para evitar malos entendidos, consignar encada mensaje los remitentes y su fecha.
  6. 6. COMUNICACIÓN INTERNA (INSTRUMENTOS)Cuadernillo de BienvenidaCualquier persona que ingresa a una Institución nueva necesita saber a dónde se haincorporado. Para ello algunas organizaciones diseñan este material que tentativamentepuede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.Manuales de estiloSon guías sistematizadas de procedimientos institucionales que reúnen la informacióntécnica, organizativa, histórica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades. Además,como la dimensión de la comunicación es amplia colabora indirectamente en la imagencreando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando contradicciones.FolletosSobre temas particulares como las coberturas de las ART o ¿Qué hacer frente a un accidentelaboral? se pueden diseñar sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto decampañas de concientización interna.Publicación InstitucionalUna revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ellaconfluyen informaciones de diferentes áreas. Así, se produce una comunicación ascendente,descendente y lateral. Además, la identificación de los integrantes con su contenido conlleva,por lado, la valoración como persona y , por otro, un sentimiento de pertenencia. Estaspublicaciones se adecuan a los hábitos de lectura de cada cual y crea una cita periódica entrela redacción y el personal.
  7. 7. COMUNICACIÓN INTERNA (INSTRUMENTOS)ReunionesLas reuniones son un espacio de comunicación para: informar, capacitar,reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde yconvocar a los participantes con la debida antelación.Línea abierta o Línea directaEs una línea telefónica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas,sugerencias, temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos losintegrantes de la organización y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen sunombre y sector. Los mensajes serán revisados por el responsable y a los pocosdías se deben contestar los mensajes.Buzón de ComunicacionesPermiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad ypuedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización su planteo. Nodeben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.
  8. 8. COMUNICACIÓN INTERNA (INSTRUMENTOS)Medios electrónicosLas relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de laRevolución Científico Tecnológico, cada vez se producen menos frente afrente. Un número creciente de redes se intercalan y organizan la interacción.A partir de ello resulta necesario suscitar nuevas relaciones de intercambio, nosólo de individuo a individuo, sino también de los individuos con laorganización como espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puedeponer en marcha una empresa se puede citar:E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusión, facilidad defijación del destinatario.Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido einstantáneo. Sólo se necesita colocar las computadoras en red.Listas de distribución y foros de discusión por Internet: puede servir paramotivar a los integrantes en el uso de estas herramientas y estimular supertenencia. Los temas pertinentes serían institucionales.En la página web institucional se puede prever un área restringida sólo paralos integrantes de la institución e implementar los foros.
  9. 9. COMUNICACIÓN INTERNA (INSTRUMENTOS)Evaluar:La evaluación del proceso periódica es necesaria para analizar la posibilidad derealizar ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darán lugara acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan serádifícil mantener una estructura de comunicación interna. Los métodos másdifundidos son las encuestas y sondeos de opinión interno.También hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o unplan, durante su ejecución y, posteriormente, su impacto. Es decir, si secumplieron los objetivos fijados, las metas y los resultados esperados.
  10. 10. COMUNICACIÓN INTERNA
  11. 11. COMUNICACIÓN EXTERNACOMUNICACION EXTERNALa comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras demensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicosobjetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía opromover actividades, productos y servicios. www.mitecnologico.comLa comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidasa la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada ensus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir informaciónsobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en quedesarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre elámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna ysu acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esacomunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.www.eumed.net/libros/2007c/333/comunicacion externa.htm
  12. 12. COMUNICACIÓN EXTERNAFUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNALa comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores,competencia, medios de comunicación y público en general es tan vitalpara la organización como la comunicación interna. Entre ellas ademásdebe existir una alta integración. Aunque la comunicación externa quedevinculada a departamentos tales como relaciones públicas y prensa,marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc.todos los miembros de la organización pueden realizar funciones decomunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización.Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas sesienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales,transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen quetransmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción deciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados.
  13. 13. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante,preocupada por los problemas sociales y que transmite una buenaimagen social; en cierta medida se siente también realizada en suconsideración social, incrementándose asimismo su sentimiento depertenencia. Por consiguiente, estamos ante dos sistemas decomunicación (interna y externa) interdependientes y que esnecesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, lasestrategias de innovación en las empresas suelen recaerpreferentemente en la comunicación externa, antes que en la interna.http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesComunicacionExterna
  14. 14. 2.1.1 COMUNICACIÓN EXTERNA (CUADRO)
  15. 15. COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA (CUADRO)

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