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  • 1. KEME-Contabilidad 2.9 MANUAL DEL USUARIO José Manuel Díez Botella
  • 2. KEME-Contabilidad 2.9MANUAL DEL USUARIOpor José Manuel Díez BotellaCopyright (c) 2012 José Manuel Díez Botella. Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modificar este documento bajo los términos de laLicencia de Documentación Libre de GNU, Versión 1.2 o cualquier otra versión posterior publicada por la Free Software Foundation. Una copiade la licencia está incluida en la sección titulada GNU Free Documentation License.
  • 3. Tabla de contenidos 1. Introducción ...........................................................................................................................................1 2. Requerimientos ......................................................................................................................................3 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE......................................................................4 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal........................................................................6 5. Instalación ..............................................................................................................................................8 5.1. Trabajando con SQLITE .............................................................................................................8 5.2. Comprobación del entorno PostgreSQL operativo bajo Linux...................................................8 5.3. Instalación de Postgresql bajo Windows...................................................................................10 5.4. Configuración de MySQL .........................................................................................................10 5.5. Notas para la versión MySQL bajo Windows...........................................................................11 5.6. El paquete Latex........................................................................................................................11 5.7. El paquete Latex bajo Windows................................................................................................12 5.8. Instalación de KEME-Contabilidad ..........................................................................................12 6. Ejecución de KEME-Contabilidad ....................................................................................................13 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE ...............................................................................................14 8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL.............15 9. Edición y alta de empresas..................................................................................................................16 9.1. Dar de alta nuevas empresas .....................................................................................................16 9.2. Configuración de empresa.........................................................................................................17 9.3. Copiar empresa .........................................................................................................................20 9.4. Notas de empresa ......................................................................................................................20 10. Ejercicios contables ...........................................................................................................................21 11. Cambio de conexión de base de datos ..............................................................................................23 12. Deshabilitar/habilitar periodos.........................................................................................................24 13. Interacción del usuario con la pantalla principal ...........................................................................25 13.1. Imprimir el libro diario ...........................................................................................................25 13.2. Diario resumen ........................................................................................................................26 13.3. Refrescar diario .......................................................................................................................26 13.4. Filtrar el diario ........................................................................................................................26 13.5. Operaciones con el portapapeles.............................................................................................27 14. Edición del plan contable ..................................................................................................................28 15. Editar tipos de vencimientos.............................................................................................................30 16. Bloquear cuentas................................................................................................................................31 17. Exportar el Plan de Contabilidad ....................................................................................................32 18. Importar plan.....................................................................................................................................33 19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diario...............................................................34 20. Edición y alta de tipos de diario .......................................................................................................35 21. Introducir nuevos asientos ................................................................................................................36 21.1. Búsqueda de subcuentas en la tabla de edición de asientos ....................................................36 21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla de edición de asientos...........................37 21.3. Conceptos de cargo/abono. .....................................................................................................38 21.4. Apuntes de IVA .......................................................................................................................38 iii
  • 4. 21.4.1. Apuntes de IVA soportado..........................................................................................39 21.4.2. Apuntes de IVA repercutido .......................................................................................39 21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes y autofacturas.........................................40 21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes .........................................................................41 21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas..................42 21.5. Pasar apuntes a espera.............................................................................................................42 21.6. Editar códigos de imputación..................................................................................................43 21.7. Pegar información ...................................................................................................................43 21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edición de asientos .......................................................43 21.9. Copiar documento en cada línea .............................................................................................44 21.10. Elección de tipos de diario ....................................................................................................4422. Registros de IVA autónomos .............................................................................................................4523. Edición de asientos.............................................................................................................................4724. Borrar asientos...................................................................................................................................4825. El libro mayor ....................................................................................................................................49 25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta ..................................................................................49 25.2. Imprimir el libro mayor...........................................................................................................5026. Consultas de acumulados de cuenta por mes ..................................................................................5127. Volumen de operaciones con terceras personas ..............................................................................5328. El balance de sumas y saldos ............................................................................................................5429. Conciliación de cuentas .....................................................................................................................56 29.1. Alta y edición de conceptos de diferencias de conciliación....................................................56 29.2. Conciliación de cuentas manual..............................................................................................56 29.3. Conciliación bancaria sobre información importada conforme al cuaderno 43 de la AEB....58 29.3.1. Importar Cuaderno 43.................................................................................................59 29.3.2. Conciliación de la cuenta importada ..........................................................................59 29.3.3. Borrar información importada....................................................................................6030. La contabilidad analítica...................................................................................................................61 30.1. Composición de los códigos de imputación............................................................................61 30.2. Operaciones de consulta..........................................................................................................6131. Gestión de vencimientos ....................................................................................................................62 31.1. Asignar vencimientos directamente a partir del diario ...........................................................62 31.2. Asignar vencimientos a partidas pendientes ...........................................................................63 31.3. Procesar vencimientos.............................................................................................................64 31.4. Gestión de apuntes anulados para vencimientos.....................................................................6532. El Impuesto sobre el Valor Añadido ................................................................................................67 32.1. Tipos de IVA ...........................................................................................................................67 32.2. Libro de Facturas Emitidas .....................................................................................................67 32.3. Libro de Facturas Recibidas....................................................................................................68 32.4. Consulta de liquidación de IVA ..............................................................................................68 32.5. Modelo 340 .............................................................................................................................69 iv
  • 5. 33. Amortizaciones...................................................................................................................................70 33.1. El Plan de Amortizaciones ......................................................................................................70 33.2. Asientos de amortizaciones.....................................................................................................72 33.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades..............................................72 33.4. Historial de diferencias por activo ..........................................................................................7334. Importar datos ...................................................................................................................................74 34.1. Importar plan de cuentas .........................................................................................................74 34.2. Importar datos del diario .........................................................................................................7635. El generador de estados contables....................................................................................................79 35.1. Fórmulas..................................................................................................................................79 35.1.1. Operadores válidos .....................................................................................................79 35.1.2. Saldos de cuentas........................................................................................................79 35.1.3. Presupuestos de cuentas .............................................................................................80 35.1.4. Información de contabilidad analítica ........................................................................80 35.1.5. Apartados del documento contable ............................................................................80 35.1.6. Cantidades numéricas.................................................................................................80 35.1.7. Restringir a cantidades positivas ................................................................................80 35.2. Pantalla principal del generador de estados contables ............................................................81 35.3. Editando la primera y segunda parte del estado contable .......................................................82 35.4. Cálculo y consulta de estados contables .................................................................................8436. Facturación con KEME.....................................................................................................................87 36.1. Series de documentación.........................................................................................................87 36.2. Tipos de documento ................................................................................................................87 36.3. Referencias de facturación ......................................................................................................88 36.4. Asignar cuentas a tipos de IVA ...............................................................................................89 36.5. Tipo de retención y cuenta asociada .......................................................................................89 36.6. Documentos emitidos..............................................................................................................90 36.7. Crear y editar documentos ......................................................................................................9037. Presupuestos .......................................................................................................................................92 37.1. Editar presupuesto...................................................................................................................92 37.2. Análisis previsiones - realizaciones ........................................................................................9338. Confección de libros contables .........................................................................................................95 38.1. Agrupar ficheros en libro contable..........................................................................................95 38.2. Consulta y conversión a PDF ..................................................................................................9639. Fin de ejercicio ...................................................................................................................................97 39.1. La regularización.....................................................................................................................97 39.2. El cierre de ejercicio ...............................................................................................................97 39.3. Deshacer cierre........................................................................................................................97 39.4. Asiento de apertura .................................................................................................................9740. Regularizaciones definidas por el usuario .......................................................................................98 40.1. Edición de regularizaciones ....................................................................................................98 40.2. Ejecutar regularizaciones ........................................................................................................99 40.3. Importar/exportar regularizaciones .........................................................................................99 v
  • 6. 41. Asientos automáticos .......................................................................................................................100 41.1. Creación y edición de asientos automáticos .........................................................................100 41.1.1. La definición de variables.........................................................................................100 41.1.2. Especificación de asientos ........................................................................................101 41.1.3. Ejemplo.....................................................................................................................102 41.2. Asientos automáticos con partidas de IVA............................................................................103 41.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos automáticos ..............................................104 41.4. Importar y exportar asientos automáticos .............................................................................10542. Vinculación de copias de documentos a asientos ..........................................................................10643. Gestión de usuarios..........................................................................................................................11144. Nueva contabilidad analítica con KEME 2.7 ................................................................................11445. Procesado de la memoria ................................................................................................................11846. Utilidades ..........................................................................................................................................120 46.1. Renumerar asientos ...............................................................................................................120 46.2. Intercambiar número de asiento ............................................................................................120 46.3. Preferencias ...........................................................................................................................120 46.4. Borrar intervalo de asientos ..................................................................................................122 46.5. Intercambiar cuenta en diario................................................................................................122 46.6. Cambiar elementos de apuntes contables..............................................................................122 46.7. Copia de seguridad................................................................................................................123 46.8. Recuperar copias de seguridad..............................................................................................123 46.9. Verificar base de datos...........................................................................................................124 46.10. Conversión del plan contable ..............................................................................................124 46.11. Consolidación contable .......................................................................................................12647. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base .............................................................12848. Empresa de ejemplo ........................................................................................................................134 48.1. Datos iniciales .......................................................................................................................134 48.2. Crear nueva empresa .............................................................................................................135 48.3. Asiento inicial .......................................................................................................................137 48.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de apertura ..........................................................137 48.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura.........................................139 48.6. Registro contable de operaciones..........................................................................................140 48.6.1. Primer trimestre ........................................................................................................141 48.6.2. Segundo trimestre .....................................................................................................143 48.6.3. Tercer trimestre.........................................................................................................143 48.6.4. Cuarto trimestre ........................................................................................................144 48.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades ................145 48.8. Regularización y cierre de ejercicio......................................................................................14649. Programas anexos ............................................................................................................................147 49.1. Actualizador de bases de datos: “actu” .................................................................................147 49.2. Programa para confeccionar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto de PYMES correspondiente al Ejercicio: “patrimonio” ..........................................................................147 vi
  • 7. 50. Tipos de archivos que genera la aplicación ...................................................................................14851. Colaboraciones.................................................................................................................................150A. Breve introducción a Látex ..............................................................................................................151B. GNU Free Documentation License ..................................................................................................153 B.1. PREAMBLE...........................................................................................................................153 B.2. APPLICABILITY AND DEFINITIONS...............................................................................153 B.3. VERBATIM COPYING .........................................................................................................154 B.4. COPYING IN QUANTITY....................................................................................................155 B.5. MODIFICATIONS .................................................................................................................155 B.6. COMBINING DOCUMENTS ...............................................................................................157 B.7. COLLECTIONS OF DOCUMENTS.....................................................................................157 B.8. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS ............................................................158 B.9. TRANSLATION ....................................................................................................................158 B.10. TERMINATION...................................................................................................................158 B.11. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE .......................................................................159 B.12. ADDENDUM: How to use this License for your documents ..............................................159C. Licencia de Documentación Libre GNU .........................................................................................161 C.1. PREÁMBULO .......................................................................................................................161 C.2. APLICABILIDAD Y DEFINICIONES.................................................................................161 C.3. COPIA LITERAL ..................................................................................................................163 C.4. COPIADO EN CANTIDAD ..................................................................................................163 C.5. MODIFICACIONES ..............................................................................................................164 C.6. COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS.................................................................................166 C.7. COLECCIONES DE DOCUMENTOS .................................................................................166 C.8. AGREGACIÓN CON TRABAJOS INDEPENDIENTES.....................................................166 C.9. TRADUCCIÓN......................................................................................................................167 C.10. TERMINACIÓN ..................................................................................................................167 C.11. REVISIONES FUTURAS DE ESTA LICENCIA...............................................................167 C.12. ADENDA: Cómo usar esta Licencia en sus documentos.....................................................168 vii
  • 8. Lista de tablas 48-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo .........................................................................................134 50-1. Tipos de ficheros que se generan en el directorio de trabajo..........................................................148 50-2. Tipos de ficheros el directorio .keme ............................................................................................149 viii
  • 9. Capítulo 1. Introducción Esta es una aplicación diseñada desde un principio para llevar contabilidades. Aunque el desarrollo se ha centrado desde el principio en las características y prestaciones de un programa de contabilidad, en la actualidad se ha incorporado un módulo de facturación que experimentará en próximas versiones un mayor desarrollo. Entre las principales características que podemos destacar de KEME-Contabilidad, podemos incluir las siguientes: • Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes, y elaboración de los libros de facturas emitidas/recibidas. • Información referente al volumen de operaciones con terceras personas. • Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos automáticos. • Registros para amortizaciones de inmovilizado con realización de asientos de forma automática para cada ejercicio. Posibilidad de registrar la depreciación del inmovilizado desde el punto de vista fiscal, con informe de las diferencias entre el criterio contable y fiscal. • Regularización, cierre y apertura de ejercicios de forma automática. • Conciliación de cuentas; posibilidad de que la conciliación sea asistida mediante la utilización de ficheros conforme al Cuaderno 43 de la Asociación Española de Banca. • Tipos de diario definidos por el usuario. • El módulo de contabilidad analítica permite asignar gastos e ingresos a secciones y/o portadores de coste. • Elaboración de presupuestos base cero, base ejercicio u otro presupuesto. • Posibilidad de confeccionar estados contables y otros documentos a nuestro gusto, en los que podremos incorporar fórmulas y detallar saldos de cuentas, ya sean del período, iniciales, o medios. También podremos hacer referencia a magnitudes totales para el cálculo de porcentajes de cada partida del documento. • Filtrado de los estados contables por códigos de la contabilidad analítica y tipos de diario. Se contempla la inclusión de magnitudes derivadas de los presupuestos. • Plan de cuentas totalmente configurable, por lo que es posible la llevanza de contabilidades que no se ciñan estrictamente al Plan General de Contabilidad, así como incorporar adaptaciones sectoriales del PGC. • Permite la confección de libros contables agrupando cuantos documentos y estados contables deseemos. • Utilización del paquete Látex para la impresión y consulta de informes y estados contables, con ello conseguimos una presentación de alta calidad, además de la posibilidad de exportar los documentos realizados a otros formatos como HTML, PDF, Postcript, entre otros. Esto nos permite, por ejemplo, la confección de libros contables para su presentación en soporte digital. • Posibilidad de confección de “asientos automáticos”, como una solución a la introducción de asientos contables repetitivos o complicados. 1
  • 10. Capítulo 1. Introducción• Soporte de consolidación contable de hasta diez contabilidades• Numerosas utilidades, entre las que destacan la de renumerar asientos, cambiar cuentas en apuntes por rango de fechas, importar información, copia de seguridad, etc.• Traducción de la aplicación al gallego, catalán, inglés y portugués.• Soporta los gestores de bases de datos opensource más utilizados, como son PostgreSQL, MySQL y SQLITE. 2
  • 11. Capítulo 2. Requerimientos Esta aplicación se puede ejecutar en equipos bajo los sistemas operativos Linux y Windows XP/Vista/7. En cuanto a software necesario, la aplicación necesita los siguientes elementos: • Bajo el sistema operativo Linux, un entorno gráfico de ventanas (KDE, GNOME, etc.). Al estar desarrollado con las librerías QT, se ejecutará más velozmente en el entorno KDE. KEME también funciona en el sistema operativo Windows XP/Vista/7 • Librerías QT versión 4.3 con algún controlador para gestor de bases de datos. En la actualidad se soportan SQLITE, PostgreSQL y MySQL. • PostgreSQL versión 7.3 ó superior, o MySQL versión 5.03 o superior para el servidor de base de datos. Para que la aplicación soporte SQLITE no es necesaria la instalación de ningún software suplementario, ya que se integra en las librerías QT. • El paquete Látex, acompañado de algún visor de ficheros dvi y conversores de dvi a postcript y a pdf. Todos estos elementos están incluidos en cualquier distribución de Linux moderna. También se pueden encontrar fácilmente en la red como software libre para Windows 3
  • 12. Capítulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL,MySQL, y SQLITE El programa utiliza un gestor de base de datos para el manejo de la información contable. En la actualidad se soportan PostgreSQL, MySQL y SQLITE. PostgreSQL es un Sistema de Gestión de Bases de Datos basado en POSTGRES Versión 4.2; este sistema fue desarrollado por el Departamento de Informática de Berkeley, en la Universidad de California.PostgreSQL es un sistema robusto, preparado para el manejo de bases de datos muy grandes, soporta el lenguaje de preguntas SQL92 y SQL99 y permite la integridad de sus datos basada en transacciones; esto permite, en nuestro caso, que no se produzcan descuadres en la contabilidad y evita que se generen inconsistencias en los datos debidos a cortes de luz o a errores del sistema. MySQL es un software open-source que ofrece un servidor de bases de datos muy rápido y estable en entornos críticos, estando capacitado para altas cargas de trabajo. Esta aplicación ha sido desarrollada por la empresa MySQL AB, compañía que se dedica además a su distribución y soporte. En la actualidad es uno de los sistemas de bases de datos de código abierto más utilizados. Los principales objetivos de la empresaMySQL AB que impulsan el proyecto del servidor MySQL son los siguientes: • Ser la mejor base de datos y la más utilizada en el mundo. • Que esté disponible y sea asequible para todos. • Que sea fácil de usar • Que esté continuamente en desarrollo, manteniéndose rápida y segura • Que sea agradable en su manejo y mejora • Que no tenga errores En cuanto a SQLITE, es una buena alternativa para aquellos supuestos en que el usuario no desee complicarse la vida con instalaciones de gestores de bases de datos. SQLITE nos ofrece, en nuestro caso, un entorno monousuario para manejar nuestra contabilidad de forma inmediata y con todas las prestaciones que nos ofrece KEME-Contabilidad. Como principales características de SQLITE podemos destacar: • Soporte de transacciones • No conlleva ningún tipo de configuración; no necesita de ninguna puesta a punto ni administración • Cada base de datos se almacena en un solo fichero independiente y multiplataforma • Soporta bases de datos de más de un terabyte de tamaño y cadenas de caracteres y campos de textos de giga-bytes 4
  • 13. Capítulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE• Está compuesta por unas librerías muy compactas; de tamaño muy reducido, ocupando menos de 275 Kb• Es más rápida que los motores de bases de datos más populares, para la mayoría de las operaciones comunes.• Es multiplataforma; se puede ejecutar bajo Linux (Unix), MacOSX, OS/2, Win32 y WinCE. Además se puede portar fácilmente a otros sistemasNuestra aplicación no presupone que el usuario posea ningún conocimiento de PostgreSQL, MySQL oSQLITE. No obstante, aquellos usuarios que deseen elaborar consultas de carácter más o menoscomplejo a la base de datos de forma directa, o deseen profundizar en el tema, pueden consultar la vastainformación que existe al respecto en las páginas web y manuales de estos gestores de bases de datos. 5
  • 14. Capítulo 4. Observaciones en torno al punto ya la coma decimal Existen ciertos usos no lingüísticos de los signos de puntuación, referidos a notaciones o a expresiones científicas y técnicas. Esto se reglamentó por el Sistema Internacional de Unidades (SI), que es obligatorio en España y vigente en la Unión Europea. Según esta normativa internacional, es aceptable el uso del punto para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numéricas escritas con cifras. En España se recomienda usar la coma como separador de decimales, sin embargo, en ciertos países (sobre todo los anglosajones) y en los textos en inglés, se usa el punto ordinario para especificar los decimales. El SI acepta ambos para separar la parte entera de la decimal. Otra reglamentación relevante se deriva de las disposiciones dictadas por los organismos internacionales de normalización. La norma UNE-82100-0 establece que el signo decimal es una coma en la parte baja de la línea; en los textos en inglés puede utilizarse un punto en lugar de una coma. Según el consejo de la ISO (organización internacional de normalización), el signo decimal es una coma en todos sus documentos. Esta grafía se utiliza en alrededor de 90 estados del mundo como único signo ortográfico en la escritura de los números en documentos y normas técnicas. Las principales razones que da este organismo para su utilización son las siguientes: • La coma es más visible que el punto para separar decimales, no perdiéndose en el proceso de ampliación o reducción de documentos. • La grafía de la coma se identifica y se distingue mucho más fácilmente que la del punto. • La coma es una grafía que, por tener forma propia, demanda del autor la intención de escribirla; el punto puede ser accidental o producto de un descuido. • El punto facilita el fraude, puede ser transformado en coma, pero no a la inversa. El teclado del PC está diseñado para introducir cómodamente cifras con punto decimal (este carácter se incluye en el teclado numérico), por lo que muchas veces introducir números en programas de ofimática se convierte en algo tedioso al tener que desplazar el usuario constantemente la mano derecha hacia el centro para introducir la coma decimal. Esto último ocurría, por ejemplo en OpenOffice 1.x; en la versión 2.x de esta suite de oficina, cada vez que pulsamos el punto decimal con el keypad numérico obtenemos la coma decimal (todo ello para la configuración local española). Nuestra aplicación está configurada por defecto para la introducción de cifras decimales con la coma como separador; no obstante si suministramos números con el punto para separar decimales (por ejemplo, al introducirlos utilizando el punto del teclado numérico) éste se convertirá automáticamente en una coma. 6
  • 15. Capítulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimalEl diálogo de preferencias permite seleccionar, además, el punto decimal como separador y el uso decantidades numéricas sin decimales 7
  • 16. Capítulo 5. Instalación5.1. Trabajando con SQLITE Si elegimos como gestor de bases de datos SQLITE, no necesitaremos realizar ninguna actividad de configuración o puesta a punto. La información se guardará en un único archivo con el nombre de nuestra base de datos, que residirá en el directorio de trabajo de la aplicación.5.2. Comprobación del entorno PostgreSQL operativobajo Linux Si vamos a utilizar PostgreSQL como gestor de bases de datos, el primer paso será asegurarnos de que esté correctamente instalado y en ejecución. Para ello podemos cargar en el ordenador donde se supone que se esté ejecutando el servidor Postgres la base de datos template1 mediante el programa monitor psql desde la línea de comandos de la siguiente forma: pepe@mortadelo:~>psql template1 No se pudo conectar con el servidor; No existe el fichero o el directorio Está el servidor en ejecución localmente y aceptando conexiones en el socket de dominio Unix /tmp/.s.PGSQL.5432 ? Si obtenemos un mensaje parecido al anterior, esto es señal de que hemos instalado los binarios pero no hemos configurado nada. En este punto tendremos que partir de la creación del esqueleto de la base de datos; esto se consigue mediante el comando initdb. Para su invocación tendremos primero cambiar de usuario, ya que esta operación tan sólo está permitida para el usuario postgres. Esto lo conseguiremos de la siguiente forma: pepe@mortadelo:~>su Password: MORTADELO:/home/pepe #su postgres postgres@mortadelo:/home/pepe> Es decir, accedemos primero como usuario root para cambiarnos posteriormente al usuario postgres. Ya tan solo nos quedará ejecutar initdb indicando el directorio donde se almacenarán las bases de datos: postgres@mortadelo:/home/pepe>initdb -D /var/lib/pgsql/data El directorio especificado es el que suele emplear la distribución Suse; para otras distribuciones, debemos consultar la documentación de las mismas al respecto. 8
  • 17. Capítulo 5. InstalaciónUna vez creada la estructura base, podremos hacer que el servidor Postgres arranque automáticamentecada vez que carguemos nuestro sistema operativo Linux. Muchas veces es el mismo proceso deinstalación de Postgres por parte de nuestra distribución Linux el que se encarga de realizar lasoperaciones necesarias para que esto ocurra, no obstante, si nos percatamos de que esto no se lleva acabo, nosotros mismos podremos efectuar esta tarea fácilmente. En la distribución Suse esto loconseguiremos añadiendo la línea: postgresql start al fichero /etc/init.d/boot.local.Posteriormente reiniciaremos el sistema, y el servidor de bases de datos deberá de cargarse con éxito.Para concluir la instalación de Postgres deberemos de crear usuarios distintos al administrador de basesde datos postgres. Para ello accederemos como usuario postgres y emplearemos el programa createuserbajo la línea de comandos. Es interesante introducir un código de usuario que coincida con el nuestropropio del sistema operativo linux (en nuestro caso sería, por ejemplo, el usuario “pepe”), ya que estosimplificará la conexión a la base de datos local (tan sólo tendremos que suministrar el nombre de la basede datos, pudiendo dejar en blanco el código de usuario, el nombre del host, etc). A continuación semuestra una pantalla en la que se realiza esta operación:pepe@MORTADELO:~>suPassword:MORTADELO:/home/pepe #su postgrespostgres@MORTADELO:/home/pepe>createuser pepeDebe permitírsele al usuario la creación de bases de datos? (s/n)sDebe permitírsele al usuario la creación de otros usuarios? (s/n)sCREATE USERpostgres@MORTADELO:/home/pepe>Para concluir la configuración de Postgres sería interesante modificar algunos parámetros de sus ficherosde configuración. Para ello nos situaremos en el directorio donde residan, que coincidirá con elsuministrado para almacenar los datos en initdb; éste sería, por ejemplo, en nuestro caso (distribuciónSuse) /var/lib/pgsql/data. Sugerencia: Para acceder a este directorio tendremos que hacerlo bajo el usuario postgres, o bajo rootLos puntos propuestos a modificar de la configuración del servidor de bases de datos Postgres serían lossiguientes:• En el fichero postgresql.conf, podremos editar parámetros tales como el número máximo de conexiones permitidas, encriptado de la contraseña de acceso, variables para el mantenimiento de la base de datos (como autovacuum), etc.• En el fichero pg_hba.conf elegiremos el esquema bajo el cual se puedan conectar los distintos usuarios y equipos al servidor de bases de datos. El menos restrictivo es aquel en el que se permite la conexión de cualquier máquina y usuario. Nosotros lo adaptaremos a nuestras necesidades de seguridad. 9
  • 18. Capítulo 5. Instalación Muchas veces el proceso de instalación de Postgres a partir de algún paquete binario es totalmente automático, siendo tan sólo necesaria la creación de un usuario tal y como se ha descrito. Esto ocurre por ejemplo en distribuciones tales como Ubuntu ó Debian5.3. Instalación de Postgresql bajo Windows La forma más sencilla e intuitiva de realizar esta tarea en Windows es bajándonos el instalador para Windows de Postgres de la página web http://www.postgresql.org/download/. Normalmente consta de dos archivos, uno con el programa en sí, y otro con la firma. Este instalador se encargará de crear automáticamente el cluster de las bases de datos, y nos guiará en el proceso del alta de usuarios y claves. Al igual que comentábamos para Linux, también podremos editar los ficheros pg_hba.conf y postgresql.conf para ajustar el funcionamiento de Postgres a nuestras necesidades. Sería interesante incluir en el ’path’ del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete Postgres. Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando “pg_dump”, que se encargará de efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades.5.4. Configuración de MySQL Si en lugar de Postgres vamos a utilizar MySQL, tendremos que asegurarnos de que este gestor de bases de datos esté instalado y funcionando correctamente. La puesta en marcha de MySQL se realizará instalando el paquete correspondiente que esté disponible en nuestra distribución Linux. Este proceso creará el directorio /var/lib/mysql con los datos necesarios para el funcionamiento de las bases de datos. También se creará una cuenta para el usuario mysql para que de esta forma se pueda ejecutar el servidor MySQL. Por último, creará una entrada en el directorio /etc/init.d (según distribución) para el arranque y parada automáticos de esta aplicación. En el manual de este gestor de bases de datos también se describe el proceso para el arranque y parada manual del servidor MySQL. Desde un primer momento se crea el usuario root que tendrá privilegios para realizar cualquier cosa en las bases de datos; es decir, tendrá el status de superusuario. Al principio no se le asignará ninguna clave, por seguridad es conveniente asignarle una lo antes posible. Para que KEME-Contabilidad sea capaz de crear y manipular convenientemente las contabilidades que vaya a gestionar tendremos que suministrar al servidor MySQL un código de usuario con privilegios de superusuario; si no queremos utilizar “root”, podremos crear uno nuevo: 10
  • 19. Capítulo 5. Instalación Para ello en primer lugar usaremos el programa mysql para conectarnos al servidor como usuario root a la base de datos mysql: pepe@MORTADELO:~>mysql --user=root mysql Si ya hemos asignado una clave a la cuenta de root, tendremos que añadir la opción --password o -p para este comando seguida de la clave. Para crear el usuario “pedro” con privilegios de superusuario, realizaremos las siguientes operaciones: mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO ’pedro’@’localhost’ -> IDENTIFIED BY ’clave’ WITH GRANT OPTION; mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO ’pedro’@’%’ -> IDENTIFIED BY ’clave’ WITH GRANT OPTION; De esta forma creamos dos cuentas de usuario “pedro”. Ambas son cuentas de superusuario, con privilegios para hacer cualquier cosa. La primera (’pedro’@’localhost’) se podrá utilizar solamente desde el ordenador local (localhost); la segunda (’pedro’@’%’) se podrá utilizar para conexiones desde cualquier ordenador.5.5. Notas para la versión MySQL bajo Windows Para instalar MySQL bajo Windows se puede descargar el paquete mysql-5.1.22-rc-win32 (http://mysql.rediris.es/Downloads/MySQL-5.1/mysql-5.1.22-rc-win32.zip). Por comodidad, en el proceso de instalación se recomienda no crear ningún usuario, ni asignar ninguna clave al usuario ’root’, para facilitar nuestros primeros pasos en la aplicación. Sería interesante incluir en el ’path’ del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete MySQL. Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando “mysqldump”, que se encargará de efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades. Para llevar a cabo este cometido, podemos ejecutar el programa ’MySQL Instance Config Wizard’5.6. El paquete Latex Para comprobar si tenemos instalado el paquete Latex, podremos introducir desde la línea de comandos la orden látex, si éste programa se encuentra disponible, obtendremos una respuesta parecida a la siguiente: pepe@MORTADELO:~>latex This is Tex, Version 3.14159 (Web2C 7.4.5) **q 11
  • 20. Capítulo 5. Instalación Introduciremos la letra “q” y pulsaremos intro para salir del programa.5.7. El paquete Latex bajo Windows La mejor forma de disponer de Latex bajo el sistema operativo Windows es mediante la instalación del paquete Miktex. Desde la página Web (miktex.org (http://miktex.org)) de este proyecto podemos descargar un instalador a partir de una versión con los elementos esenciales. Una vez instalado, sería conveniente activar el soporte para unicode (utf8). Esto lo podemos conseguir a partir de la herramienta "MiKTeX Package Manager". Seleccionaremos en la lista el paquete "unicode" y lo instalaremos pulsando el botón ’+’. Esta característica también se activa automáticamente bajo demanda.5.8. Instalación de KEME-Contabilidad La instalación de la aplicación contable es bastante sencilla; basta con obtener el fichero binario (mediante compilación o instalándolo a partir de algún paquete binario) y ejecutarlo. La compilación e instalación a partir de los fuentes del programa (fichero .tar.gz) es bastante sencilla en los entornos tipo Linux; tendremos que partir del kit de desarrollo para las librerías qt4 instalado en nuestro sistema. Descomprimiremos los fuentes en una carpeta de nuestro directorio personal utilizando la orden: tar -zxvf keme-X.X.tar.gz. Para compilar accederemos a la carpeta con los fuentes del programa y generaremos el archivo Makefile utilizando la utilidad qmake: qmake keme4.pro; ya tan sólo quedará compilar escribiendo la orden make. La aplicación quedará instalada correctamente ejecutando el script instalar.sh bajo el usuario root. La ejecución del binario keme4 creará los archivos necesarios para el funcionamiento del programa. La primera vez que arranca, se mostrará un pequeño cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre crear una nueva empresa, o bien abrir una empresa ya existente (para el caso de que ésta ya exista porque el servidor de bases de datos esté en otro ordenador de la red, o porque hayamos incorporado algun volcado en fichero de bases de datos con el monitor interactivo de Postgres, psql) o mysql Con posterioridad podremos acceder a parámetros que afectan a la configuración accediendo al menú Utilidades-preferencias, donde la tarea más prioritaria a realizar sería la de asignar un directorio de trabajo en el que se almacenarán los archivos que generará la aplicación. 12
  • 21. Capítulo 6. Ejecución de KEME-Contabilidad La ejecución de nuestra aplicación contable la podremos realizar pulsando la combinación de teclas Alt-F2; aparecerá entonces un cuadro de diálogo en el que escribiremos el nombre de la aplicación keme4 (en minúsculas), y pulsaremos INTRO También podremos ejecutar KEME-Contabilidad desde un terminal ó consola X. Esto es interesante para examinar la información de ejecución y de esta forma comprobar el funcionamiento, lo cual nos ayudaría a encontrar la causa de alguna anomalía. En Windows bastará con hacer doble-click sobre el icono del KEME, ya sea desde el escritorio, o desde el grupo de programas correspondiente al menú "Inicio" 13
  • 22. Capítulo 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE Empezar a trabajar con la empresa de ejemplo de KEME-Contabilidad bajo SQLITE es muy sencillo; bastaría con especificar en el diálogo de conexión con la base de datos “ejemplo-sqlite” en el nombre, y asegurarnos de que el controlador seleccionado es “QSQLITE”. No se necesita realizar ninguna tarea de configuración de gestor de base de datos, ni suministrar ningún parámetro más. 14
  • 23. Capítulo 8. Cargar la empresa de ejemplo enlos gestores de bases de datos PostgreSQL oMySQL Junto con la documentación de KEME-Contabilidad existen unos volcados de una empresa de ejemplo que podremos pasar a un servidor de bases de datos para hacer pruebas y observar el funcionamiento de nuestra aplicación. El fichero que contiene esta información es ejemplo-postgre.sql si vamos a utilizar la base de datos PostgreSQL y ejemplo-mysql.sql si vamos a utilizar MySQL. Estos ficheros los podremos encontrar en el directorio /usr/local/share/doc/keme4 o en /usr/share/doc/packages/keme4, dependiendo de cómo esté instalado nuestro programa de contabilidad. Si vamos a utilizar PostgreSQL, para realizar esta operación crearemos en primer lugar la base de datos “ejemplo” y posteriormente utilizaremos el monitor interactivo de Postgres, pgsql para incorporar la información. Todo esto lo efectuaremos desde la línea de comandos de la siguiente forma: pepe@MORTADELO:~>createdb ejemplo --encoding=UNICODE CREATEDATABASE pepe@MORTADELO:~>psql -d ejemplo -f ejemplo-postgre.sql postgres@MORTADELO:/home/pepe> Antes de ejecutar psql deberemos de situarnos en el directorio donde se encuentre el fichero “ejemplo.sql”, o bien indicaremos la trayectoria completa del mismo. Bajo Windows arrancaremos los programas descritos bajo el "símbolo del sistema"; especificaremos el modificador "-U nombreusuario" a los comandos createdb y psql en caso de haber creado un código de usuario específico en el proceso de instalación de Postgres En el caso de utilizar MySQL, el proceso será similar; nos introduciremos en el programa monitor interactivo mysql, crearemos la base de datos y le pasaremos la información de la siguiente forma: pepe@MORTADELO:~>mysql -u root mysql>create database ejemplo; Query OK, 1 row affected (0.00 sec) mysql>use ejemplo; Database changed mysql>. ejemplo-mysql.sql Para salir del programa mysql introduciremos el comando “q”. Bajo Windows accederemos a mysql desde el grupo de programas de mysql, mediante la opción del menú "MySQL Command Line Client" 15
  • 24. Capítulo 9. Edición y alta de empresas La creación de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este proceso añadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su información contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cada empresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendrá su propia configuración en la que definiremos parámetros que condicionarán el funcionamiento de la aplicación en aspectos tales como el IVA, vencimientos, regularización, etc.9.1. Dar de alta nuevas empresas Este proceso también se describe en el apartado de “Importar datos”; accedemos a él seleccionando la opción del menú Empresa−→Nueva empresa: En el cuadro de diálogo podemos distinguir un combo-box en el que seleccionaremos el plan contable con el que estará basada la contabilidad de nuestra empresa. En la mayoría de los casos el “Plan General de Contabilidad” será suficiente; no obstante hay regulaciones específicas para empresas de distintos ramos, como construcción, sanitarias, vitivinícolas, etc. Si queremos crear un plan contable específico, podemos elegir “Plan contable vacío”. El nuevo plan que introduzcamos lo podremos exportar para la creación de otras empresas o para aportarlo a la comunidad. Otro campo de datos importante a tener en cuenta es el del “Número de dígitos de las subcuentas”. Cuantos más dígitos introduzcamos, más niveles de detalle en cuentas podremos introducir aumentando el nivel de complejidad de nuestro Plan Contable. Esto es algo que debe de ser estudiado en profundidad ya que este parámetro no podrá ser cambiado posteriormente. Por último, tenemos que completar los datos referentes a la conexión con la base de datos. Aquí especificaremos en primer lugar el nombre de la base de datos; se recomienda utilizar un nombre no muy largo, sin espacios ni caracteres extraños. Por supuesto, no debe de existir en el mismo host una base de datos con el mismo nombre. Si queremos conocer las bases de datos que está manejando el servidor 16
  • 25. Capítulo 9. Edición y alta de empresas Postgres en nuestro PC podemos utilizar el programa psql desde la línea de comandos, tecleando: psql -l. Si el servidor de bases de datos se está ejecutando en el mismo PC que la aplicación contable y anteriormente creamos un usuario para el servidor Postgres coincidente con el nombre que tenemos como usuario de nuestro sistema linux, seguramente no tendremos que introducir más información. En caso contrario tendremos que especificar nombre de usuario, clave (en su caso) y nombre del host. Se sobreentiende que nuestro ordenador será capaz de resolver la dirección IP del nombre suministrado; para redes sencillas esto se consigue añadiendo una línea al fichero /etc/host con el par formado por el nombre de host e IP. En el caso de que utilicemos MySQL tendremos que suministrar, con toda seguridad, el nombre de usuario de forma obligatoria. También podremos conocer las bases de datos disponibles mediante el comando show databases desde el monitor interactivo mysql. Para seleccionar el controlador de bases de datos adecuado, suministraremos el valor correcto al combo box de la parte inferior derecha de la plantilla. Este será “QMYSQL”, “QPSQL” o “QSQLITE” según utilicemos Postgres, MySQL, o SQLITE respectivamente. En el campo “PUERTO” especificaremos un número de puerto, siempre que nos vayamos a conectar al gestor de bases de datos utilizando puertos distintos a los estándar; en caso contrario, dejaremos esta petición de información vacía. La casilla de verificación “Longitud variable en cuentas auxiliares” permitirá especificar una codificación del plan contable distinta a la que comúnmente estamos habituados (número fijo de dígitos); esto nos posibilitará importar y trabajar con contabilidades de aplicaciones informáticas que utilicen este sistema.9.2. Configuración de empresa Mediante este diálogo editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar el funcionamiento de la aplicación para la contabilidad de la empresa seleccionada. En la captura de abajo se muestra la pestaña de “Datos de empresa”: 17
  • 26. Capítulo 9. Edición y alta de empresasLas cuatro primeras líneas contienen campos referentes a la razón social e identificación de la empresa.Hemos de destacar el primer campo “Empresa”, con el que se encabezarán la mayor parte de los listadosimpresos. Existen otros campos tales como el objeto social y fecha de constitución que se van a emplearen la edición de la memoria.Bajo la pestaña “parámetros” se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de laaplicación:Los campos de cuentas de IVA soportado y repercutido van a contener las cuentas del plan que englobanestas dos partidas. Generalmente su contenido será el de los códigos “472” y “477”. Puede ocurrir que nodeseemos que nuestra aplicación lleve, por ejemplo, los registros del libro de facturas emitidas; estopuede ocurrir porque este tipo de registros ya los procese un programa de facturación externo. En estecaso dejaremos en blanco el campo correspondiente a cuenta de iva repercutido. Lo mismo cabe decirpara el IVA soportado; si no queremos que se procese la información relativa al libro de facturasrecibidas, no introduciremos nada en el campo de cuenta de iva soportado.En “Clave IVA defecto” introduciremos la clave de IVA que más utilice nuestra empresa, normalmenteserá la correspondiente al tipo de IVA general. 18
  • 27. Capítulo 9. Edición y alta de empresasEl campo “Ancho de cuentas” se suministra a título informativo; no se podrá editar. Su contenido se fijóa la hora de crear la contabilidad de la empresa.Bajo el nombre de “Clave gastos” y “Clave ingresos” introduciremos los grupos contablescorrespondientes. Para el Plan General de Contabilidad español serán los correspondientes al grupo 6 y 7,respectivamente. Si utilizamos un plan contable distinto, por ejemplo, uno en el que figuren en inventariogastos pagados y no consumidos, y queramos realizar la regularización contable de forma manual,podremos dejar estos campos sin contenido alguno. También es posible suministrar más de un código porcampo; para ello separaremos por comas las distintas entradas. Esto es válido para el plan de contabilidadde algunos países en los que las cuentas de gastos o ingresos se clasifican en más de un grupo.Los campos siguientes son contadores; se incrementan automáticamente por cada apunte o vencimientoque vayamos introduciendo en nuestra contabilidad.En cuanto a “Cuentas a pagar” y “Cuentas a cobrar”, pueden contener una sucesión de códigos decuentas separadas por comas que serán las que la aplicación tenga en cuenta a la hora de asignarvencimientos a obligaciones de pago y a derechos de cobro. Si no queremos que se procese este tipo deinformación, bastará con dejar estos campos en blanco.El campo correspondiente a “Subcuenta Pérdidas y Ganancias para regularización”, como su nombreindica, va a contener la subcuenta que va a registrar el saldo de Pérdidas y Ganancias; para el PlanGeneral de Contabilidad español, tendríamos que indicar un código parecido a 129.1 ó 129.0.En la esquina inferior izquierda tenemos la casilla de verificación “Numeración de asientos relativa”. Pordefecto la numeración de asientos en KEME Contabilidad es continua; esto significa que el asiento deapertura vendrá numerado como el sucesivo al asiento de cierre del ejercicio anterior. Este sistema esválido y no contradice ningún precepto legal. No obstante, hay usuarios que están habituados a que elasiento de apertura comience por el número ’1’. Por ello se posibilita mediante un sistema de asignaciónrelativa la numeración mediante este último sistema.El cuadro correspondiente de “Contabilidad analítica” sirve para activar esta característica en la empresaque estemos editando. Como podemos observar, podremos llevar una contabilidad analítica parcial, sólode ciertas cuentas, que especificaremos en el cuadro de edición de texto como una lista separada porcomas.La casilla de verificación “Desglose en tabla” permite activar una nueva forma de llevar la contabilidadanalítica que nos va a permitir la realización de imputaciones automáticas por cuentas auxiliares, y unamenor profusión de apuntes contables en el diario al llevarse la información de la contabilidad analíticaen una tabla aparte.La casilla “IGIC (Canarias)” permite que el programa contemple el procesado del Impuesto GeneralIndirecto de las Islas Canarias. 19
  • 28. Capítulo 9. Edición y alta de empresas KEME Contabilidad permite el registro de IVA soportado para aquellas empresas sometidas a la regla de la prorrata. Para ello se puede especificar el tipo de prorrata en el campo correspondiente del diálogo de configuración de empresa. En la casilla de verificación “Prorrata especial” podremos adaptar el comportamiento del programa para que permita la introducción de la prorrata a ramas específicas de la actividad de la empresa.9.3. Copiar empresa Esta opción permite realizar copias de nuestras contabilidades. Es una buena utilidad para traspasar nuestras bases de datos a distintos motores. Podemos, por ejemplo, copiar una base de datos bajo SQLITE a Postgres para disfrutar de las grandes prestaciones de este gestor de bases de datos. Bajo la versión actual no se procesan el cien por cien de las tablas; no obstante se incluye toda la información del libro diario, libros de facturas, amortizaciones, vencimientos, configuración, etc.9.4. Notas de empresa Esta utilidad permite la edición y consulta de un block de notas específico para cada empresa, en el que podremos anotar hechos y circunstancias que afecten a la contabilidad en curso. 20
  • 29. Capítulo 10. Ejercicios contables Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que irán referidos, para ello seleccionaremos desde el menú de la aplicación Empresa−→Ejercicios Contables. Aparecerá entonces el diálogo de edición de ejercicios: Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos: • Código: no tiene porqué coincidir con la cifra de un año natural, puede estar constituido por cualquier cadena de caracteres alfanuméricos • Apertura: fecha de apertura del ejercicio • Cierre: fecha de cierre del ejercicio • Cerrado: nos indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable • Prox_asiento: nos muestra el número del próximo asiento del ejercicio correspondiente • Cerrando: nos indica si el ejercicio está en proceso de cierre Para añadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botón “Nuevo”. Acto seguido aparecerá la plantilla de nuevo ejercicio: Es importante hacer señalar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el año natural, esto es, que no tienen porqué comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre. El botón “Editar fecha de cierre” del diálogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrará el ejercicio contable; esto es útil para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales como liquidación de la empresa, fusión, absorción, etc.) la fecha en la que cerraremos el período no coincide con la prevista inicialmente. 21
  • 30. Capítulo 10. Ejercicios contablesSi queremos eliminar el registro correspondiente a la identificación de un ejercicio contable tan solotendremos que pulsar el botón “Eliminar”. Sólo es posible borrar ejercicios que no contenganinformación contableEl botón "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrirá eldiálogo de "Períodos de ejercicio":Como podemos observar en la figura, podremos borrar e insertar filas. El botón “Meses año” crearáautomáticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un año.El botón “Numeración” sirve para controlar el código numérico del siguiente asiento a introducir en lacontabilidad; como podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura dela contabilidad (cuando éste se produzca): 22
  • 31. Capítulo 11. Cambio de conexión de base dedatos Para acceder a otra base de datos distinta a la que estemos conectados podemos emplear la opción del menú Empresa−→Conexión. El combo box con la etiqueta “Historial” nos va a servir para cargar de forma cómoda los datos de las conexiones de las últimas bases de datos a las que hayamos accedido. El campo “Puerto” sólo se cumplimentará en caso de que la conexión se realice utilizando un puerto no estándar, esto es, diferente a la configuración por defecto de Postgres o MySQL. Como podemos observar, es posible acceder a cualquier base de datos que sea accesible desde nuestra red local; incluso podríamos conectarnos a algún servidor Postgres o MySQL remoto si disponemos de un buen ancho de banda para ello. 23
  • 32. Capítulo 12. Deshabilitar/habilitar periodos Esta opción del menú “Empresa” nos permite bloquear determinados periodos contables predefinidos. La principal utilidad de esta característica consiste en ofrecer una protección ante la edición o introducción por error de apuntes en periodos conciliados o verificados. La forma de activar o desactivar un período es bastante fácil, tan sólo hay que editar el campo correspondiente en la ventana de edición: 24
  • 33. Capítulo 13. Interacción del usuario con lapantalla principal Como podemos observar en la siguiente figura, la pantalla principal está formada por el menú de la aplicación, una barra de herramientas donde tenemos más accesibles las principales acciones del programa, el contenido del filtro activo, una tabla con el libro diario, y una línea que nos dará información sobre las cuentas del diario que seleccionemos con el ratón. En la parte derecha de la ventana también podremos distinguir dos dockwidgets que nos van a permitir acceder de forma rápida a los asientos automáticos y a los estados contables.13.1. Imprimir el libro diario Para imprimir el diario con el filtrado que hayamos realizado en un momento, tan sólo tendremos que ejecutar la opción correspondiente en el menú Diario, aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo: Podremos especificar si queremos que se imprima el texto del filtro utilizado (en la impresión oficial del diario deberíamos evitar que apareciese). La fecha en el momento que vamos a obtener el informe también es opcional. 25
  • 34. Capítulo 13. Interacción del usuario con la pantalla principal El botón “Visualizar” nos mostrará en pantalla con el visualizador DVI el diario tal y como se imprimirá.13.2. Diario resumen El diario resumen es el resultado de agrupar toda la contabilidad de un período en quince asientos: el de apertura, uno agrupado por cada mes del año, el de regularización, y el de cierre. Su principal función es la de confeccionar un libro diario con menos páginas y de esta manera facilitarnos su encuadernación y presentación en el Registro Mercantil. El diario resumen tendrá que ir referido forzosamente a un ejercicio contable completo.13.3. Refrescar diario A veces se producen cambios en la contabilidad que no se ven reflejados en pantalla. Esto suele ocurrir en ambientes en los que trabajan varios usuarios. Si queremos cerciorarnos de que la información que se presenta está actualizada, seleccionaremos esta opción del menú Diario.13.4. Filtrar el diario Permite seleccionar la información que será recogida por la tabla del diario de la pantalla principal. Mediante el diálogo de edición del filtro (ver figura adjunta), podemos filtrar por cualquier campo de la tabla del diario. También es posible la selección de más de un campo para componer el filtro, los cuales se añadirán como partes de la expresión con el operador booleano AND o OR, según hayamos seleccionado el criterio en los botones de radio situados en la parte derecha de la plantilla. Para obtener filtros con componentes más sofisticados, podremos editar directamente el texto de los mismos, el resultado deberá ser la creación de una cláusula WHERE que cumpla los requisitos de validez para el lenguaje de preguntas SQL. 26
  • 35. Capítulo 13. Interacción del usuario con la pantalla principal Si el contenido del filtro que hemos editado no se adecúa a los objetivos que perseguimos, el botón “Inicial” devuelve el contenido del mismo a su valor por defecto.13.5. Operaciones con el portapapeles El usuario puede realizar operaciones de cortar, copiar y pegar la información del diario. El contenido del portapales se puede enviar a otra empresa (mediante la acción de pegar) o a otra aplicación distinta (por ejemplo, hoja de cálculo). Estas operaciones están disponibles en la barra de herramientas de la pantalla principal. 27
  • 36. Capítulo 14. Edición del plan contable La opción del menú principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la edición del Plan Contable. Podremos así crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La edición de cada uno de estos elementos es bastante similar, cambiando tan solo las reglas que permiten incorporar nuevos códigos contables. A continuación vamos a describir la edición y la creación de subcuentas, cuyos códigos serán los que utilizaremos en la introducción de apuntes contables. Como esta operación es bastante frecuente, se incluye también en la barra de herramientas bajo su icono característico. La ventana de edición de subcuentas sería de la forma: La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir un código nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuación editaremos la descripción de la subcuenta y pulsaremos el botón “Guardar”. Sugerencia: Al igual que en otras aplicaciones contables, podemos simplificar la introducción de códigos de subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto (“.”); de esta forma no tenemos porqué preocuparnos de contar cada dígito para lograr la longitud exacta. La edición es similar a lo contemplado en el punto anterior: introducimos un código, pulsaremos INTRO y editaremos la descripción que aparecerá en el campo anexo. Para grabar los cambios pulsaremos el botón “Grabar”. 28
  • 37. Capítulo 14. Edición del plan contablePodremos asociar determinada información a cada cuenta auxiliar chequeando la casilla de verificación“Datos accesorios”.Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona física o jurídica(clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos añadir y editar más información en la pestaña “Datospersonales”.La pestaña “Aspectos contables” nos va a permitir automatizar la introducción de ciertos datos en laintroducción de asientos:El apartado “Vencimientos asociados” permitirá la generación automática de la información relativa avencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algún asiento.“IVA Asociado” permite vincular información de tipo impositivo y cuenta de IVA para que se procese enla tabla de edición de asientos. Esto nos va a permitir acelerar en gran medida la introducción deinformación.Por último, es posible asignar un concepto de cargo/abono automático vinculado a la introducción de lacuenta auxiliar. 29
  • 38. Capítulo 15. Editar tipos de vencimientos Los tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edición de cuentas auxiliares para asociarlas a un conjunto de vencimientos de forma automática (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a permitir la automatización total de la entrada de vencimientos tras la introducción de asientos. El proceso de alta/edición consiste en asignarle a un código una lista de vencimientos (en días) separados por comas. 30
  • 39. Capítulo 16. Bloquear cuentas Este proceso, como su nombre indica, permite impedir la introducción o edición de apuntes contables con las cuentas que deseemos bloquear. Para ello accedemos a la edición de una lista que nos permite registrar los códigos que deseemos: La inclusión de alguna cuenta auxiliar en esta lista nos va a permitir la protección de su contenido de cara a la edición o introducción de nuevos asientos. 31
  • 40. Capítulo 17. Exportar el Plan de Contabilidad El plan de contabilidad de cualquier empresa puede sernos muy útil si damos de alta empresas con similares características. En este caso no tendríamos que volver a introducir de nuevo todo el Plan Contable; podemos exportarlo a un fichero de texto para luego recuperarlo en otra empresa. La opción del menú Plan−→Exportar Plan nos presentará en pantalla el siguiente cuadro de diálogo para guardar ficheros: Podremos elegir entre exportar el Plan de Contabilidad con o sin incluir las cuentas auxiliares, para ello elegiremos la opción del menú más adecuada. 32
  • 41. Capítulo 18. Importar plan Esta opción permite sincronizar nuestro plan contable con el contenido en un fichero de texto. Sólo se añadirán los códigos de cuentas/subcuentas no existentes en el plan contable. 33
  • 42. Capítulo 19. Editar e introducir conceptos decargo/abono del diario La edición y creación de conceptos de cargo/abono la realizaremos a partir del menú Diario−→Editar conceptos. Esta opción también está accesible en la barra de herramientas de la aplicación. Cada registro estará compuesto por una clave de hasta tres caracteres alfanuméricos y una descripción, que será el concepto que aparecerá en el diario. La forma de operar es similar a la de los elementos del Plan Contable, introduciremos un código que podrá existir o no, y pulsaremos INTRO; tras la edición de la descripción pulsaremos “Guardar”. 34
  • 43. Capítulo 20. Edición y alta de tipos de diario Mediante esta opción del menú “Diario” podemos crear y editar apartados dentro del diario que nos van a servir para clasificar y discriminar la información contable de cara a la obtención de estados contables o del balance de sumas y saldos. Existen unos códigos de diario reservados debido a que son utilizados por diversos procesos del programa, estos son “APERTURA”, “REGULARIZACIÓN”, “CIERRE” y “SIN_ASIGNAR”. Este último identifica aquellos apuntes del diario a los que no ha sido asignado ningún código de diario; es decir, serán aquellos en los que el campo correspondiente al “diario” aparecerá en blanco. 35
  • 44. Capítulo 21. Introducir nuevos asientos Hay dos formas distintas de introducir apuntes contables. Una de ellas es la de generar un fichero de texto tabulado que podrá ser importado a través de la opción del menú Utilidades-−→Importar-−→Importar asientos. Este proceso se describe en el apartado “Importar datos”. La otra forma es más interactiva y se realiza a través de la tabla de apuntes. Para acceder a este diálogo, basta con seleccionar Diario-−→Nuevo asiento, nos aparecerá entonces la siguiente pantalla: Para introducir información en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la tecla TAB; para completar una línea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edición se irán actualizando los distintos elementos del cuadro de diálogo y se detectará el cuadre del asiento, en cuyo caso bastará pulsar INTRO para su incorporación definitiva al libro diario. Podremos navegar hacia cualquier celda de la tabla de apuntes pulsando las teclas del cursor o señalando con el puntero del ratón. Para editar cualquier contenido de celda pulsaremos la tecla F2. En lugar de introducir códigos de subcuenta con todos sus dígitos, podemos dar entrada a anotaciones abreviadas utilizando el carácter “.” para sustituir sucesiones de ceros (éste es el dígito que más se repite en los códigos). De esta forma conseguimos introducir información de forma más cómoda, sin tener que preocuparnos de la longitud de las subcuentas. En las columnas del DEBE y HABER podremos introducir fórmulas que hagan referencia a operaciones básicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), también es posible la utilización de paréntesis.21.1. Búsqueda de subcuentas en la tabla de edición de 36
  • 45. Capítulo 21. Introducir nuevos asientosasientos En muchas ocasiones no recordamos los códigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuando estamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningún inconveniente, podemos suministrar parte del código de una cuenta auxiliar (bastaría con indicar, por ejemplo el grupo al que pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecerá entonces un cuadro de diálogo en el que podremos buscar cómodamente el código completo que desconocemos: Como se aprecia en el gráfico superior, la búsqueda de cuentas auxiliares comienza con la porción de código que suministramos en la tabla de apuntes. La búsqueda es incremental; a medida que completemos la subcuenta, la lista inferior irá restringiendo la búsqueda, filtrando los elementos que cumplan con la condición especificada. Si pulsamos INTRO se devolverá el primer código que aparezca en la lista inferior. Podemos devolver cualquier cuenta auxiliar de la lista filtrada si pulsamos el botón izquierdo del ratón sobre el elemento deseado. También podemos realizar búsquedas a partir del título de la cuenta auxiliar (introduciendo caracteres en el campo del título). Si seleccionamos el botón de radio “Que contenga...” el filtrado se realizará para todas las subcuentas que posean en su interior la cadena especificada.21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla 37
  • 46. Capítulo 21. Introducir nuevos asientosde edición de asientos Si suministramos un código de cuenta auxiliar no existente, automáticamente la aplicación entenderá que deseamos darla de alta para su utilización. Aparecerá entonces el diálogo de “Edición de cuentas auxiliares” en el que completaremos los datos que falten y pulsaremos el botón “Salir”, para continuar con la edición del asiento.21.3. Conceptos de cargo/abono. En las celdas de la columna “CONCEPTO” podremos escribir cualquier cadena de caracteres para hacer mención al apunte contable que estemos realizando. Si deseamos hacer utilizar alguno de los registros de conceptos predefinidos que hayamos dado de alta con anterioridad, tan sólo tendremos que introducir el código del mismo (igual o inferior a tres caracteres de largo); al pulsar la tecla TAB, aparecerá automáticamente. Si no recordamos el código del concepto que queremos emplear, escribiremos algún carácter por el que empiece, después pulsaremos TAB; aparecerá entonces un cuadro de diálogo donde podremos buscar y elegir el registro que estemos buscando: Si el código de concepto no existe, en lugar del diálogo anterior, aparecerá el de “Edición de conceptos”, ya comentado al tratar el tema sobre el alta y edición de conceptos de cargo/abono. 38
  • 47. Capítulo 21. Introducir nuevos asientos21.4. Apuntes de IVA Para un cuadre perfecto entre los mayores de las cuentas de IVA soportado y repercutido con los libros de facturas emitidas/recibidas, cada vez que introduzcamos una cuenta configurada como de IVA (ya sea soportado o repercutido) e intentemos realizar una anotación en el debe o el haber, se activarán los diálogos correspondientes para registrar la información en las tablas correspondientes. Si solo queremos realizar una regularización, activaremos la casilla de verificación “Regularización IVA” 21.4.1. Apuntes de IVA soportado Si la cuenta a la que hace referencia el apunte es de IVA soportado se desplegará en pantalla el siguiente diálogo: En esta ventana completaremos todos los campos necesarios para que se genere correctamente el registro del libro de facturas emitidas. El campo “Cuenta base” no es obligatorio; de hecho el importe del IVA que registramos podría haber sido generado por varias cuentas base (por ejemplo, en caso de que el proveedor facture diversas familias de productos y las contabilicemos en cuentas separadas). De todas formas, el registrar la cuenta base puede sernos útil en un futuro para discernir qué IVA soportado pertenece a inversiones, y cual a bienes corrientes (estos datos son requeridos al rellenar el impreso 390). La casilla de verificación y el campo correspondiente a la “prorrata” nos van a permitir cumplir nuestras obligaciones registrales para aquellos supuestos en que nuestra empresa esté sometida a este régimen. 39
  • 48. Capítulo 21. Introducir nuevos asientos21.4.2. Apuntes de IVA repercutidoTras realizar un cargo o un abono en un apunte en que figura una cuenta de IVA repercutido, aparecerá eldiálogo siguiente:La ventana es bastante similar a la del IVA soportado, sólo que en ésta aparece algún elemento más,como el recargo de equivalencia, cuya utilidad tendrá significado según el tipo de IVA queseleccionemos.La casilla de verificación “Factura rectificativa” permite guardar los datos del IVA repercutido de formatal que a la hora de confeccionar los libros de facturas emitidas podamos hacer mención a las facturasrectificativas de forma separada.21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes yautofacturasLas adquisiciones intracomunitarias de bienes generan un apunte de IVA soportado, y a la vez un apuntede IVA repercutido con el mismo importe. Con anterioridad al año 2004 era obligatorio emitir unaautofactura que tenía que acompañar al documento original de compra para poder deducirnos el IVAsoportado. Esta obligación ha desaparecido en la actualidad.Para procesar una AIB introduciremos la operación tal cual, sin hacer mención a ninguna cuenta de IVA;no nos olvidaremos de activar la casilla de verificación “Adquisición intracomunitaria de bienes”.Cuando pulsemos el botón “Aceptar” aparecerá un cuadro de diálogo para que suministremosinformación suplementaria sobre la operación: 40
  • 49. Capítulo 21. Introducir nuevos asientosLa casilla de verificación "Autofactura" sirve para identificar aquellas operaciones en las que se producela inversión del sujeto pasivo; esto suele ocurrir en aquellos casos en que se adquieren servicios (nobienes, en cuyo caso la operación sería una A.I.B) de profesionales residentes en otros países europeos.En estos casos procede la elaboración de una autofactura y su registro en los libros de facturas del IVA.En la parte inferior de la ventana podemos encontrar el campo correspondiente a la prorrata, que nospermitirá cumplir con los requisitos legales de registro de la AIB para aquellas empresas que está sujetasa la regla de la prorrata.Tras completar el cuadro de diálogo, el asiento quedará registrado con los pases de IVA soportado yrepercutido, y se habrán generado los apuntes necesarios en los libros de facturas emitidas y recibidas.21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienesLas operaciones intracomunitarias de bienes están exentas pero sujetas al impuesto sobre el valorañadido; es por ello que se han de registrar convenientemente en los libros del IVA; esta información deregistro también hará falta para cumplimentar las declaraciones informativas para la Hacienda Pública.Para registrar convenientemente una EIB, chequearemos la casilla de verificación “Entregaintracomunitaria de bienes”. Cuando terminemos el asiento pulsando el botón “Aceptar”, aparecerá elcuadro de diálogo: 41
  • 50. Capítulo 21. Introducir nuevos asientos La cumplimentación del diálogo registrará convenientemente la operación a efectos de los libros del IVA y para la confección de las declaraciones informativas. 21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas Hay operaciones de compra-venta de bienes o servicios que están sujetas al IVA/IGIC pero son exentas. En estos casos nos vemos obligados a su registro con tipo impositivo de IVA cero. Para realizar la contabilización conveniente de estos supuestos, chequearemos la casilla de verificación “Registrar op. exenta en Libros de Facturas”; no suministraremos cuenta de IVA alguna en la tabla de edición de asientos, ya que no procede ningún cargo o abono por este concepto. Cuanto pulsemos el botón “INCORPORAR” se activará el cuadro de diálogo:21.5. Pasar apuntes a espera A veces ocurre que realizamos ediciones complejas de asientos con muchos apuntes pero no las podemos 42
  • 51. Capítulo 21. Introducir nuevos asientos concluir debido a que no disponemos de algún dato, o simplemente porque no tenemos más tiempo y tenemos que salir de la aplicación. Para no perder todo el trabajo realizado podemos pasar los apuntes a “espera” pulsando el botón “Pasar a espera”. El contenido pasado a espera podremos recuperarlo más tarde mediante la opción del menú Diario−→Cargar asiento en espera: Tan solo tendremos que situarnos en cualquier línea del asiento que queramos recuperar y pulsar el botón “Cargar asiento”; la edición continuará en la tabla de apuntes. Si hay varias personas conectadas a la base de datos podremos emplear este sistema para que otro usuario termine un asiento que estemos realizando.21.6. Editar códigos de imputación El botón de la tabla de apuntes “Editar CI” nos abrirá un diálogo que nos ayudará a la selección de códigos de imputación para un apunte de cuenta de ingreso o gasto. Para ello es necesario que nuestra empresa tenga activada la contabilidad analítica.21.7. Pegar información El botón “Pegar” se utiliza para copiar datos desde el portapapeles a la celda actual de la tabla de apuntes. Se puede emplear, por ejemplo, para pegar el resultado de varias operaciones realizadas en una calculadora (por ejemplo, KCalc) en las columnas del DEBE ó HABER. Para realizar esta operación también podremos pulsar la tecla F2 seguida de Ctrl-V 43
  • 52. Capítulo 21. Introducir nuevos asientos21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edición deasientos En el cuadro de diálogo se puede distinguir un botón con un icono en forma de “T”. Este botón nos va a servir para acceder al libro mayor de la subcuenta que se encuentre en la línea actual de la tabla de edición de asientos; de esta forma podremos consultar información relativa a los pases que estemos introduciendo antes de confirmar el asiento.21.9. Copiar documento en cada línea Muchas veces el código de documento introducido en un apunte contable es aplicable para todas las líneas del asiento. Para evitar que el usuario tenga que teclearlo en todos los pases se podrá activar la casilla de verificación correspondiente.21.10. Elección de tipos de diario Junto a la fecha del asiento existe un combo box desde el que podemos elegir el diario al que irá referido el asiento que estamos editando. El tipo “Sin asignar” dejará en blanco el campo correspondiente en el diario. 44
  • 53. Capítulo 22. Registros de IVA autónomos Nuestra aplicación permite la introducción de registros de IVA generando automáticamente los asientos contables correspondientes, y todo ello sin pasar por la tabla de introducción de apuntes. Las opciones para realizar estas operaciones están situadas en el menú Iva bajo los nombres de “Nuevo registro de IVA soportado”, “Nuevo registro de IVA repercutido”, “Adquisición intracomunitaria de bienes” y “Entrega intracomunitaria de bienes”. La plantilla de IVA soportado permite la introducción de varios tipos de IVA para la misma operación. También podremos especificar los datos correspondientes a la prorrata, si estuviéramos sometidos a ella. La forma de proceder con el IVA repercutido es parecida, sólo que podremos añadir información relativa al recargo de equivalencia: 45
  • 54. Capítulo 22. Registros de IVA autónomosEn cuanto a las AIB y las EIB, la forma de trabajar será parecida a la expuesta en la introducción deasientos; aparecerán los mismos cuadros de diálogo en los que nos pedirán información respecto a lacuenta que represente la base imponible, la base imponible, la cuota, la cuenta de IVA, etc. Paracompletar los datos requeridos para los registros de IVA y apuntes contables aparecerá un cuadro dediálogo suplementario, de la forma:En esta ventana introduciremos la identificación del documento que represente la operación (esopcional), la fecha de contabilización (por defecto coincide con la del registro de IVA). Si activamos lacasilla de verificación “Verificar asiento” pasaremos a la edición de los apuntes que se generan con lainformación introducida. 46
  • 55. Capítulo 23. Edición de asientos La edición de asientos se ejecuta seleccionando la opción correspondiente en el menú “Diario”. Se realiza en una tabla similar a la descrita para la opción de nuevos asientos. La diferencia radica en que el número de asiento se conserva. Los apuntes de IVA se volverán a generar con la nueva información del asiento editado, borrándose los antiguos. Un punto muy a tener en cuenta es que los registros de vencimientos vinculados a los apuntes contables no se conservarán tras la edición del asiento. Esto ocurre porque los números de los pases contables cambian tras la edición, por lo que no debemos de perder de vista este efecto colateral. 47
  • 56. Capítulo 24. Borrar asientos Para borrar un asiento, tan sólo tendremos que seleccionar cualquier pase del mismo en el diario y seleccionar Diario−→Borrar asiento. Para borrar intervalos de asientos, ejecutaremos Utilidades−→Borrar intervalo de asientos. Con el borrado de asientos eliminamos también los registros de IVA y de vencimientos que estén vinculados a los mismos 48
  • 57. Capítulo 25. El libro mayor25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta Las consultas al libro mayor se realizan eligiendo la opción del menú: Consultas−→Mayor. Si teníamos seleccionado un pase del libro diario, se mostrará en pantalla el mayor de la cuenta de dicho pase; en caso contrario se mostrará el cuadro de diálogo vacío, esperando a que introduzcamos un código de subcuenta en el campo “Subcuenta”. La ventana de consultas del mayor será de la forma: Al lado del campo “Subcuenta” hay un botón para la búsqueda de subcuentas; tras su utilización deberemos de pulsar la tecla INTRO ó bien el botón refrescar, para que se carguen los datos del nuevo código. Los botones con las flechas izquierda y derecha sirven para cargar la subcuenta anterior y posterior, respectivamente. En cuanto al intervalo de fechas, podemos realizar extractos de cuentas que van más allá de un período contable. Podremos así sacar un extracto con las primeras fechas de un año y de las últimas semanas de un ejercicio anterior; esto es idóneo para contrastar los saldos de cuentas de clientes, permitiendo encontrar diferencias en conciliaciones con anterioridad al final de ejercicio. Esto sólo es aplicable para cuentas que no sean de gastos o ingresos. Los botones de la parte inferior izquierda de la ventana nos permiten salir de la consulta, imprimir el mayor seleccionado, la edición del asiento correspondiente al pase donde esté situado el cursor en la tabla,el borrado del asiento correspondiente al pase actual, el copiado al portapapeles de la consulta, exportar en XML el mayor en pantalla. 49
  • 58. Capítulo 25. El libro mayor En versiones recientes se han incorporado nuevos botones que permiten nuevas funciones como consultar asientos, editar vencimientos correspondientes a apuntes del mayor, la consulta de documentos asociados, o la edición de los datos accesorios correspondientes a la cuenta seleccionada. En la parte superior de la pantalla podremos distinguir una caja con el título “Intervalo de cuentas”. La activación de este apartado permite la consulta de mayores de agrupaciones de cuentas por intervalos; esta característica nos podría servir, por ejemplo, para analizar todos los movimientos y saldos por fecha de todas las cuentas de tesorería agrupadas.25.2. Imprimir el libro mayor Si lo que queremos es imprimir directamente el libro mayor de una o varias cuentas seleccionaremos Consultas−→Imprime mayor. Aparecerá entonces el siguiente diálogo: Aquí podremos indicar subcuenta inicial y subcuenta final, así como un intervalo de fechas. Para imprimir pulsaremos el botón correspondiente en la parte inferior. Podremos previsualizar la impresión del mayor pulsando el botón correspondiente. 50
  • 59. Capítulo 26. Consultas de acumulados decuenta por mes Esta opción del menú Consultas nos muestra una ventana con información de las magnitudes de los saldos de una subcuenta acumulados por meses: El botón “Copiar” permite pasar al portapapeles el contenido de los acumulados; esto posibilita cargar la información en una hoja de cálculo, tarea que será útil, por ejemplo, para confeccionar presupuestos. La siguiente figura muestra los acumulados importados por la hoja de cálculo de OpenOffice: 51
  • 60. Capítulo 26. Consultas de acumulados de cuenta por mes 52
  • 61. Capítulo 27. Volumen de operaciones conterceras personas Este apartado del menú “Consultas” nos ofrece información sobre el volumen de operaciones con terceras personas en un determinado ejercicio. Esta información será muy útil para confeccionar el modelo 347 y otras declaraciones informativas. El cálculo de las operaciones se realiza a partir del libro mayor, excluyendo los asientos de apertura y de cierre; si se trata de adquisiciones de bienes y servicios nos centraremos en el “haber” de las cuentas; en el caso de ventas de bienes y servicios el resultado vendrá dado por la suma del “debe” de las cuentas. Para que la información sea correcta tendremos que utilizar asientos negativos para realizar correcciones por devoluciones, abonos o errores en factura, ya que, de lo contrario, el volumen de operaciones calculado será erróneo y nos dará problemas a la hora de cumplimentar las declaraciones informativas. La pantalla muestra el diálogo que se encarga del manejo de la consulta. Como podemos observar, hemos introducido el ejercicio, el importe a partir del cual deseamos que se muestren datos en la consulta; y en el apartado códigos, hemos suministrado una lista de códigos de cuenta separados por comas para acotar la búsqueda de información. 53
  • 62. Capítulo 28. El balance de sumas y saldos Para obtener balances de sumas y saldos ejecutaremos Consultas-−→Balance de sumas y saldos. El cuadro de diálogo que aparece nos permite muchas posibilidades: El primer grupo de casillas de verificación permite especificar el nivel de detalle del balance; de esta forma podremos obtener información valiosa para agrupados de cuenta, como por ejemplo, volumen de operaciones por zona si tenemos los clientes clasificados en una cuenta por cada zona antes del desglose final en subcuentas. Las casillas de verificación no son excluyentes; podremos incluir todos los detalles que necesitemos. En intervalo de fechas podremos especificar períodos superiores al año natural. Aquí tendremos que tener en cuenta los tipos de diario que formarán parte de la consulta para que ésta tenga significado. Podemos acotar la consulta para un intervalo de cuentas. Ello permite por ejemplo conocer el volumen de gasto desglosado en cuentas y subcuentas de una determinada partida contable. El grupo de casillas de verificación del “DIARIO” permite la elección de las partes del diario que formarán parte del balance de sumas y saldos. Si por ejemplo queremos conocer el volumen de gastos e ingresos desglosado por cuentas, no incluiremos el diario de “REGULARIZACIÓN”, ya que éste salda todas las cuentas del grupo 6 y 7. Importante: Nunca se incluirá el diario de “CIERRE” en las consultas, ya que por su propia naturaleza el proceso de cierre elimina toda la información contable en lo que se refiere a los saldos de un determinado período. 54
  • 63. Capítulo 28. El balance de sumas y saldosEn el recuadro “Analítica” podremos acotar la emisión del balance de sumas y saldos para códigos deimputación determinados. Podremos emplear comodines en la confección de estos códigos.El botón “Imprimir” genera una copia impresa en alta calidad directamente en la impresora. Si queremosgenerar un fichero TEX para incorporarlo a un libro de contabilidad (por ejemplo el libro de balances),pulsaremos el botón “Genera TEX”, tras lo cual se pedirá un nombre de archivo (introducir el nombredel archivo sin especificar ninguna ruta o directorio). Si dejamos el nombre en blanco, se generará elbalance en el archivo bss.tex.A veces resulta interesante poder trabajar con la copia de un balance de sumas y saldos en una hoja decálculo. Ello permite, por ejemplo, presentar balances de situación o cuentas de pérdidas y gananciasconfiguradas de manera flexible y a nuestro gusto. También puede sernos útil para preparar un inventariode cierre de ejercicio, como relación detallada de bienes y derechos de nuestra empresa. El botón“Copiar” permite pasar al portapapeles en formato de texto tabulado toda la información del balance desumas y saldos, que podrá ser pegado sin ningún problema en una hoja de OpenOffice para su proceso.También se genera un fichero bss.txt por si se desea modificar algún componente antes de serprocesado por otra aplicación.“Genera XML” exporta el balance de sumas y saldos a un fichero XML; esto es ideal para utilizar unprograma externo de informes, tal como iReport.Recientemente se ha incorporado un botón para la consulta del mayor de cualquier cuenta que estéincluida en el balance de sumas y saldos.La casilla de verificación “Columna de saldos iniciales” permite obtener un balance de comprobaciónespecial con el saldo inicial en el inicio del período especificado en el intervalo de fechas. Este tipo dedocumento contable se utiliza habitualmente en algunos países iberoamericanos. 55
  • 64. Capítulo 29. Conciliación de cuentas La conciliación de cuentas es uno de los pilares básicos que nos van a permitir garantizar que nuestra contabilidad sea correcta. Mediante esta herramienta cruzamos la información de nuestras cuentas con la de los agentes económicos que interactúan con nosotros, tales como bancos, clientes, proveedores, etc. De esta forma podremos descubrir posibles errores, ya sean en importes, fechas, y omisiones, tanto en nuestras cuentas como en la contabilidad de los agentes implicados.29.1. Alta y edición de conceptos de diferencias deconciliación Los errores de contabilización provocan que existan diferencias en el proceso de confrontación entre nuestra cuenta y la que elabora de forma contrapuesta el agente económico que la representa. En esta plantilla podemos introducir los conceptos que representen estas diferencias, como, por ejemplo: “Cheques no debitados”, “Omisión en cuenta banco”, “Importe incorrecto”... Esto va a permitir la agrupación posterior de la información para la elaboración del informe de conciliación.29.2. Conciliación de cuentas manual El proceso comienza con la petición de la cuenta auxiliar a conciliar y del intervalo de fechas. Esto se realiza a través del siguiente cuadro de diálogo: 56
  • 65. Capítulo 29. Conciliación de cuentasPosteriormente accederemos a la pantalla de conciliación. Podemos observar que la tabla central poseedos pestañas, una dedicada a las anotaciones de la cuenta en nuestra contabilidad, y otra que estaráreferida a las posibles diferencias de la cuenta externa con respecto a nuestros apuntes.Para conciliar alguna línea de las tablas de las cuentas haremos doble click sobre el campo del importe, opulsaremos el botón “Concilia linea”. Esto activará la marca de conciliado y hará desaparecer elcombo-box del campo “Tipo dif.”Si la línea no resulta conciliada, especificaremos el tipo de diferencia correspondiente en “Tipo dif.”También podremos corregir errores de nuestra contabilidad sobre la marcha: el botón “Fecha asiento”permite la edición de fechas equivocadas, mientras que el botón “Edita asiento” abre en pantalla la tablade asientos para editar el correspondiente al del pase seleccionado. Para hacer efectivos los cambios enpantalla, pulsaremos el botón “Refrescar”.La activación de la casilla de verificación “Solo partidas no conciliadas” nos va a permitir eliminar de lapantalla todos los registros conciliados. Esto es muy interesante cuando estamos conciliando cuentas conmucha información. 57
  • 66. Capítulo 29. Conciliación de cuentas La columna “Saldo conc.” nos informa en todo momento del saldo de las partidas conciliadas de la cuenta. En las últimas versiones de KEME se han añadido nuevos botones que nos permiten borrar y consultar asientos. Bajo la pestaña “Cuenta externa” se esconden los distintos apuntes de la cuenta de terceros, que no concilian con nuestra contabilidad. El botón “Añadir linea” permite ir recopilando esta información. En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con botones con funciones comunes para todo el cuadro de diálogo: “Eliminar marcas” sirve para eliminar toda la conciliación; las tablas quedan como al principio. Esta operación no es irreversible, ya que podemos salir de la ventana de diálogo pulsando el botón “Cancelar”. El botón “informe” nos presentará por escrito un resumen del proceso de conciliación, mientras que “Consulta informe” presentará esta información por pantalla.29.3. Conciliación bancaria sobre información importadaconforme al cuaderno 43 de la AEB Este mecanismo nos permite realizar la conciliación bancaria de forma semi-automática, a través de la importación de información de cuentas corrientes bancarias. La principal ventaja es que se realiza el 58
  • 67. Capítulo 29. Conciliación de cuentaspunteado de forma automática.29.3.1. Importar Cuaderno 43Esta opción del menú de conciliación permite captar la información de un fichero de cuenta bancariaconforme al cuaderno 43 de la Asociación Española de Banca. Tras seleccionar la cuentacorrespondiente de nuestra contabilidad, la aplicación nos presentará un mensaje de advertencia, ypasaremos a un cuadro de selección de archivo:Tras un mensaje de confirmación, el archivo se habrá importado correctamente. No se sobreescribiránapuntes de fechas ya importadas con anterioridad; de esta forma nos aseguramos de que no se pierda lainformación relativa a conciliaciones anteriores.29.3.2. Conciliación de la cuenta importadaA través de la opción del menú Cuentas Bancarias C43−→Concilia importada accederemos alcuadro de diálogo: 59
  • 68. Capítulo 29. Conciliación de cuentasEn el campo etiquetado como “Margen fechas (días)” podremos establecer un intervalo de confianzaentre fechas para la conciliación; de esta forma podremos obviar el problema bastante común de laconciliación de partidas en fechas que varíen pocos días con respecto a la anotación en el banco.El botón “Conciliación automática” realizará todo el proceso automático de punteo para el intervalo defechas seleccionado.29.3.3. Borrar información importadaLa opción del menú “Borrar importado” permite la eliminación de la información captada conforme alCuaderno 43 a partir de una determinada fecha. La principal utilidad de esta función es la de corregirposibles errores en la importación de información. 60
  • 69. Capítulo 30. La contabilidad analítica Esta funcionalidad del programa permite llevar una pseudo-contabilidad interna mediante la imputación a través de unos códigos de la información del diario referente a ingresos y a gastos. De esta forma se permite, por ejemplo, asignar las clases de costes (grupo de gastos) a portadores y/o secciones de coste. La llevanza de la contabilidad analítica es opcional, y se activa a través del diálogo de “configuración de empresa”. La activación de esta funcionalidad obligará a suministrar un “código de imputación” a cada partida de ingreso y gasto que introduzcamos en la tabla de edición de asientos. También se permite la elaboración de “asientos automáticos” con “códigos de imputación”; esto nos permite elaborar criterios de imputación complejos de forma cómoda y sencilla para el usuario final.30.1. Composición de los códigos de imputación Cada código de imputación se podrá codificar con tres niveles de información; de esta forma podremos hacer referencia, por ejemplo, a sección, subsección, y portador de coste. • Primer nivel: esta porción del código de imputación es obligatoria, y necesariamente se ha de codificar empleando tres caracteres. • Segundo nivel: va en segundo lugar, y también se codificará empleando tres caracteres, su empleo es opcional. • Tercer nivel: ocupa el tercer lugar, es opcional y se puede codificar utilizando una cadena de caracteres de longitud libre30.2. Operaciones de consulta KEME-Contabilidad permite efectuar operaciones de consulta para realizar un seguimiento de las anotaciones en el ámbito de la contabilidad analítica. Estas actividades las podremos realizar a partir de la opción del menú “Consulta imputaciones”, del balance de sumas y saldos, y en los estados contables (si les hemos habilitado la contabilidad analítica). Podremos realizar agrupaciones de niveles en nuestros informes utilizando comodines. Para el primer y segundo nivel el comodín vendrá representado por tres signos de interrogación (“???”), mientras que para el tercer nivel (longitud variable) utilizaremos un asterisco (“*”). 61
  • 70. Capítulo 31. Gestión de vencimientos Este apartado se encarga, como su nombre indica, de fijar vencimientos a derechos y obligaciones, así como del cargo o abono con las cuentas de tesorería a la hora de los vencimientos. De esta forma podemos realizar una eficaz planificación de tesorería. Para realizar estas operaciones tendremos que haber definido en el diálogo “Configuración de empresa” las “cuentas a pagar” y las “cuentas a cobrar” que se procesarán; podremos especificar varios códigos de cuentas separados por comas.31.1. Asignar vencimientos directamente a partir deldiario Podemos asignar vencimientos a un cobro o pago pendiente, representado en un apunte contable del diario, como por ejemplo el relativo a la cuenta de un cliente para una venta que acabamos de procesar. Para ello, seleccionaremos con el ratón (pulsando el botón izquierdo) el apunte en cuestión y ejecutaremos Vencimientos−→Vencimientos a partir del diario, se abrirá el siguiente diálogo para procesar la asignación: El diálogo mostrado aparecerá al principio vacío, y le iremos añadiendo uno o más vencimientos hasta completar el total de la deuda, en cuyo caso, el campo “sin vencimiento” aparecerá con valor cero. Para añadir vencimientos, pulsaremos el botón “Añadir”, aparecerá entonces la siguiente ventana: 62
  • 71. Capítulo 31. Gestión de vencimientos Donde fijaremos parámetros como la fecha de vencimiento y el importe. También podremos editar un campo, “Concepto al vencimiento” con información para el concepto del asiento que se generará automáticamente al procesar el vencimiento en el futuro.31.2. Asignar vencimientos a partidas pendientes Si procesamos gran cantidad de operaciones y fijamos manualmente vencimientos puede ocurrir que se queden apuntes sin asignar. Por ello la aplicación permite consultas de apuntes con cuentas a cobrar y a pagar pendientes de asignar vencimientos. Si ejecutamos alguna de los opciones del menú Vencimientos−→Asignar vencimientos, cuentas a pagar ó bien Vencimientos−→Asignar vencimientos, cuentas a cobrar accederemos a un diálogo tal y como se muestra en la figura: Para procesar la información de la tabla, seleccionaremos una línea de la lista y pulsaremos el botón “Asigna Vencimiento”. El proceso a partir de aquí será similar al del punto anterior donde asignábamos directamente a partir del diario. Si hemos fijado vencimientos por valor del importe total del apunte observaremos que la línea en cuestión desaparecerá de la tabla. El botón “Procesa pago/cobro” sirve para procesar directamente el cobro o pago sin pasar por asignar vencimientos. Esto nos sirve, por ejemplo, para contabilizar el pago en operaciones al contado, o en aquellas en las que no disponemos de información sobre un vencimiento cierto y se realiza el pago en un determinado momento. Esto lo realizaremos a través del diálogo de procesar vencimiento: 63
  • 72. Capítulo 31. Gestión de vencimientos El botón “Dar de baja” sirve para eliminar como pendientes de asignar, partidas a las que no tengamos que fijarles un vencimiento. Esto ocurre por ejemplo en apuntes realizados para corregir operaciones debido a errores, devoluciones, etc.31.3. Procesar vencimientos La opción del menú Vencimientos−→Procesar vencimientos se utiliza para generar los asientos referentes al cobro o pago de una partida a la que asignamos vencimientos. Las operaciones las realizaremos a través del siguiente cuadro de diálogo: En la esquina superior izquierda tenemos un grupo de campos en los que se especifica el intervalo de fechas para el que se ofrecerá la información. Por defecto aparecerá el inicio y el final del último período registrado. Podemos cambiar el criterio de acotación por fecha utilizando la fecha de vencimiento; 64
  • 73. Capítulo 31. Gestión de vencimientosambos criterios son excluyentes, por lo que al activar la casilla de verificación de uno de ellos, sedesactivará la otra.Si queremos que se muestre información referente a vencimientos procesados, activaremos la casilla deverificación correspondiente. También podremos elegir entre que se muestre información referente acobros y/o pagos; ambas opciones no son excluyentes.Podremos acotar todavía más la lista de vencimientos, activando las casillas de verificación de “Cta.ordenante” y “Cta. tesorería”. Aquí introduciremos el código de una de las subcuentas ordenantes, y detesorería a las que hayamos programado el cobro o el pago de alguna partida, respectivamente.Para procesar algún cobro o pago, pulsaremos el botón “Procesar”, se abrirá entonces el cuadro dediálogo:Si la información que se muestra es correcta, tan sólo nos quedará pulsar “Procesar”, en caso contrariopodremos editar la fecha de vencimiento y el código de la subcuenta de tesorería.Al igual que en la asignación de vencimientos, en este diálogo también se permite anular registros devencimientos; esto hace que el apunte contable del que procede no vuelva a aparecer como pendiente deasignar y que no se compute a ningún efecto. Como veíamos anteriormente, esto está indicado paraapuntes contables que no originen cobro o pago con posterioridad, tales como correcciones o ajustes.El botón “Borrar” elimina el registro físico del vencimiento. El apunte contable del que procede quedarácomo pendiente de asignar vencimiento. Esto es útil, por ejemplo, cuando tengamos un asiento malcontabilizado al que le hayamos asignado en algún apunte vencimientos; podremos entonces eliminar elregistro de vencimiento, para editar el asiento del que procede, y volver a repetir la operación de asignarvencimiento.El botón “Unificar proc.” nos va a permitir unificar diversos pases de vencimientos para su procesado enun solo asiento con la misma contrapartida. Para seleccionar pases contiguos utilizaremos el botón delratón, a la vez que pulsamos la tecla de mayúsculas. Para seleccionar pases no contiguos, utilizaremos latecla Ctrl a la par que pulsamos el botón izquierdo del ratón. 65
  • 74. Capítulo 31. Gestión de vencimientos31.4. Gestión de apuntes anulados para vencimientos La opción del menú Vencimientos−→Vencimientos anulados mostrará una tabla con todos los apuntes que hemos decidido anular para que no se tengan en cuenta para asignar vencimientos. La principal función de este diálogo es la de posibilitarnos recuperar estos apuntes para su proceso normal; esto permite recuperar partidas anuladas por error: El botón “Borrar” dejará al pase del diario correspondiente al registro anulado sin vencimiento asignado; es decir, se borrará físicamente la línea del vencimiento. El botón “Recuperar” quitará la marca de “anulado” del registro de vencimiento; quedará para su procesado como si nunca se hubiera anulado. 66
  • 75. Capítulo 32. El Impuesto sobre el Valor Añadido En el apartado referente a la introducción de asientos ya analizamos la operatoria a seguir para generar apuntes de IVA y argumentábamos cómo se intentaba que se produjera un cuadre perfecto entre los mayores de las subcuentas de IVA y los libros de facturas emitidas/recibidas. En este punto vamos a contemplar otros aspectos referentes al Impuesto sobre el Valor Añadido que se ofrecen en el menú principal Iva, como son la introducción y edición de los distintos tipos de IVA, el libro de facturas recibidas, el libro de facturas emitidas, y las consultas sobre liquidación de IVA de un período.32.1. Tipos de IVA La opción IVA−→Tipos de IVA nos abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos dar de alta y editar los distintos tipos de IVA:32.2. Libro de Facturas Emitidas Mediante esta opción del programa obtenemos el libro de facturas emitidas. El cuadro de diálogo asociado nos permite seleccionar el contenido del mismo; también podremos editar el título o cabecera del listado y elegir el formato de presentación: vertical o apaisado. 67
  • 76. Capítulo 32. El Impuesto sobre el Valor Añadido Para obtener una copia impresa del libro, pulsaremos el botón “Imprimir”. Si sólo queremos observar en pantalla el contenido del libro, pulsaremos el botón “Consultar”, aparecerá así el visor DVI mostrando la conversión del fichero TEX generado. El botón “Copiar” permite pasar la información al portapales; esto permite, por ejemplo, pegar el libro de facturas en una hoja de cálculo.32.3. Libro de Facturas Recibidas Permite la obtención, de forma similar al punto anterior, del libro de facturas recibidas. Podremos obtener, además, un listado más completo con información sobre la prorrata si nuestra empresa está sometida a esta modalidad de IVA. 68
  • 77. Capítulo 32. El Impuesto sobre el Valor Añadido32.4. Consulta de liquidación de IVA La opción del menú IVA−→Liquidación de IVA nos presentará en pantalla una ventana con las magnitudes clasificadas por cuenta necesarias para realizar la liquidación del impuesto; tan sólo tendremos que especificar un intervalo de fechas y pulsar el botón “Calcular”:32.5. Modelo 340 Esta opción del menú IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las utilidades de la AEAT: 69
  • 78. Capítulo 33. Amortizaciones Este módulo del programa permite la gestión y cálculo de la depreciación de nuestro inmovilizado. Esto se realiza desde dos vertientes distintas: la contable y la fiscal, permitiendo la obtención de las diferencias entre ambos criterios que nos permitirán ajustar la base imponible de nuestro Impuesto de Sociedades. Esta característica está especialmente indicada para aquellos supuestos de libertad de amortización o amortización acelerada, que conllevan la consideración como gasto fiscal de un importe que no se registra como gasto contable del mismo período impositivo; con este sistema se mejora la situación financiera de la empresa al diferir el pago del Impuesto sobre Sociedades a ejercicios futuros.33.1. El Plan de Amortizaciones El plan de amortizaciones registrará la forma en que vamos a registrar la depreciación para cada elemento del inmovilizado. Para acceder a él utilizaremos la opción del menú: Amortizaciones−→Plan de Amortizaciones: En dicho plan podemos observar que los coeficientes de amortización se expresan en tantos por uno. No se aprecian dos columnas que quedan a la derecha (habría que realizar un scroll horizontal) que serían el coeficiente de amortización fiscal (el que nos permite la Hacienda Pública), y la relativa a la amortización fiscal en el primer ejercicio, que podrá estar en blanco o con valor “Seleccionado” para aquellos casos en que fiscalmente se permita que amorticemos un elemento de inmovilizado en el mismo año de su adquisición. Para dar de alta nuevos registros, pulsaremos el botón “Nuevo elemento”, con lo que aparecerá el siguiente diálogo: 70
  • 79. Capítulo 33. AmortizacionesPor código de elemento entendemos una forma de identificar el inmovilizado aparte del código desubcuenta; podría estar formado, por ejemplo, por la referencia del fabricante a la que podríamos añadiralgún tipo de variante para que el código resultara exclusivo.La fecha de puesta en funcionamiento no tiene porqué coincidir con la fecha de adquisición, y representael momento a partir del cual el elemento empezará a depreciarse.Los coeficientes de amortización se expresarán en porcentajes (aunque aparezcan en el plan en tantos poruno).En cuanto a la amortización fiscal, si seleccionamos el botón de radio “Amortización fiscal aceleradatotal en el primer ejercicio”, se desactivará el campo del coeficiente de amortización fiscal, ya que en estecaso no tendría sentido su edición.Si no introducimos ningún valor para la amortización fiscal, se entenderá que el criterio contable y fiscalcoinciden, por lo que no se producirá ninguna diferencia.El botón de radio “Tabla de amortización personalizada”, activa una tabla en la que especificaremos lacuantía en que se va a depreciar el activo en cuestión en cada ejercicio. Esto es útil si queremos asignarplanes de amortización personalizados o de tipo más elaborado, como podrían ser el del método de lasuma de dígitos o el de porcentaje constante. También sería aplicable para amortizaciones de tipo máscomplejo, como las de renovaciones, ampliaciones o mejoras de elementos patrimoniales deinmovilizado, o para el método de amortización según justificación ejercicio a ejercicio.La pestaña “imputaciones” estará activada si nuestra contabilidad procesa contabilidad analítica. Estaparte del cuadro de diálogo nos va a permitir asignar la amortización del elemento a los distintoscentros/portadores de costes que vendrán representados por sus respectivos códigos de imputación: 71
  • 80. Capítulo 33. Amortizaciones A cada código de imputación le asignaremos el porcentaje correspondiente de depreciación del activo inmovilizado. Nuestro objetivo será conseguir que las asignaciones representen el cien por cien de la cuota a amortizar33.2. Asientos de amortizaciones Seleccionando la opción del menú correspondiente generaremos el asiento de amortizaciones que especifiquemos en el cuadro de diálogo: También podremos eliminar el asiento de amortizaciones de un determinado período pulsando el botón “Eliminar”.33.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobreSociedades Seleccionando la opción del menú correspondiente a este apartado aparecerá una tabla con las diferencias entre la amortización contable y la considerada desde el punto de vista fiscal: 72
  • 81. Capítulo 33. Amortizaciones33.4. Historial de diferencias por activo Esta opción del menú muestra una plantilla con información del proceso de amortización por cada ejercicio, contrastando la depreciación contable con la amortización fiscal. Esto nos permite tener una visión sobre el proceso de registro de ambos criterios a lo largo de la vida útil de cada elemento de inmovilizado. 73
  • 82. Capítulo 34. Importar datos En este apartado describimos una forma sencilla de captar los datos de otras aplicaciones contables.34.1. Importar plan de cuentas Nuestro objetivo es conseguir un fichero de texto tabulado en dos columnas, la primera que contenga el código de cada grupo, subgrupo o cuenta, y la segunda el nombre correspondiente. Para ello partimos, por ejemplo, de un balance de sumas y saldos o de un listado de plan de cuentas generado por la aplicación origen en un archivo en formato de texto tabulado. El siguiente paso consistirá en abrir el archivo anterior con un editor de texto; si utilizamos Emacs, éste suele detectar la codificación de caracteres automáticamente. Si utilizamos el editor Kate, tendremos que especificar la codificación en el menú Ver −→Especificar codificación −→Europeo occidental iso 8859. En el editor seleccionaremos las líneas que nos interesen y las copiaremos al portapapeles. Acto seguido arrancaremos Openoffice y crearemos una hoja de cálculo vacía, donde pegaremos el contenido del portapapeles, teniendo especial cuidado en seleccionar el juego de caracteres apropiado (en nuestro caso el de Windows), y la separación correspondiente (tabulador y texto separado por comillas): Importante: Es imprescindible tener en cuenta e identificar correctamente el juego de caracteres del que procede la información a importar, ya que en caso contrario se puede generar un fichero de texto con caracteres extraños y que, por tanto, no sería admitido por la base de datos. 74
  • 83. Capítulo 34. Importar datosUna vez pegada la información en la hoja de cálculo procederemos a borrar los datos que no nosinteresen, y nos quedaremos con dos columnas. No deberá existir ninguna línea de descripción decampos como cabecera, tan sólo códigos de cuenta y descripciones de cuenta:El siguiente paso será guardar el contenido de la hoja de cálculo en un fichero de texto tabulado, sinseparador de cadenas de caracteres. Esto lo conseguiremos mediante la opción del menú de OpenOfficeArchivo−→Guardar como..., donde especificaremos en Tipo de archivo la selección Texto CSV(.csv;.txt):A continuación aparecerá un diálogo de exportación de texto, en el que especificaremos el juego decaracteres Unicode UTF-8, el separador de campo como tabulador, y dejaremos en blanco el separadorde texto: 75
  • 84. Capítulo 34. Importar datos Ya tenemos el plan contable exportado listo para su incorporación a nuestra aplicación, para ello tendremos que copiar el archivo generado al directorio .keme/. No olvidemos que dicho directorio aparecerá como oculto, por lo que si queremos que aparezca en el navegador del sistema, deberemos habilitar que se muestre en pantalla, esto se consigue en Konqueror mediante la opción del menú Ver−→Mostrar archivos ocultos El último paso consistirá en crear una nueva empresa en la contabilidad, en la que especificaremos el fichero del plan contable con extensión .pln generado en los pasos anteriores, para ello seleccionaremos la opción del menú Empresa −→Nueva empresa: Importante: Tenemos que especificar el número de dígitos exacto de las subcuentas del plan importado; en caso contrario la información contenida no será interpretada de forma correcta. Una vez concluido el proceso tendremos el Plan Contable incorporado a nuestra contabilidad almacenado con el juego de caracteres Unicode que se caracteriza por su carácter internacional.34.2. Importar datos del diario El proceso de importar asientos de otras aplicaciones es bastante parecido al que hemos empleado en el punto anterior; partiremos de un fichero en formato texto tabulado que contenga el libro diario contable y lo abriremos con un editor de texto tal como Emacs. Si la información a procesar es muy grande, podemos copiar y pegar trozos del diario en la hoja de cálculo de OpenOffice, donde especificaremos el juego de caracteres correcto del que proceden los pases contables. 76
  • 85. Capítulo 34. Importar datosEl siguiente paso será editar la hoja de cálculo, de forma que dispondremos los datos contables porcolumnas en el siguiente orden: 1. Número de asiento 2. Fecha 3. Código de cuenta 4. Concepto de cargo/abono 5. Importe de la anotación en el Debe 6. Importe de la anotación en el Haber 7. Documento (este campo es opcional)Una vez terminada la edición, guardaremos el fichero en el directorio de trabajo de la aplicación. Elformato elegido será en modo de texto tabulado, sin ningún tipo de separador para cadenas, y con eljuego de caracteres Unicode (ver punto anterior).Desde nuestra empresa en el programa de contabilidad accederemos al diálogo de importar asientos deldiario mediante la opción del menú Utilidades−→Importar−→Importar asientos diario:Antes de procesar el fichero que elijamos se comprobará entre otras cosas si hay descuadres de asientos,si las fechas suministradas son válidas (debe de estar dado de alta un ejercicio no cerrado que permitaaceptar asientos con las fechas suministradas),o si existen todas las cuentas del diario a importar. En elcaso de que se detecte algún error el proceso se cancelará, informando al usuario.Si el proceso se concluye con éxito, y para la correcta interpretación de los pases importados, deberemosde suministrar una información extra en lo concerniente a qué asientos corresponden al diario deapertura, regularización y cierre. Para ello, basta seleccionar en la pantalla principal cualquier pasecorrespondiente al asiento que queramos modificar y seleccionar en el menúUtilidades−→Importar−→Asignar diarioPuede ocurrir que estemos importando información de ejercicios cerrados; en este caso, deberemos, unavez concluido el proceso, de marcar el ejercicio como cerrado mediante 77
  • 86. Capítulo 34. Importar datosUtilidades−→Importar−→Marcar como cerrado ejercicioEl proceso no se llevará a cabo igualmente si estamos importando pases con cuentas de ivasoportado/repercutido. Esto ocurre para evitar descuadres de la contabilidad con los libros de facturasemitidas y/o recibidas. Para evitar este problema, deberemos de dejar vacíos momentáneamente loscampos de cuenta de iva soportado y cuenta de iva repercutido en el cuadro de configuración de empresa.Esto lo conseguimos accediendo al mismo mediante Empresa-−→Configuración de empresa. Importante: No se deben de mezclar en un mismo ejercicio apuntes con cuentas de iva no vinculados a los libros de IVA repercutido/soportado con otros que sí lo estén. Esto provocaría una falta de concordancia de los registros de IVA con el diario contable. 78
  • 87. Capítulo 35. El generador de estados contables Bajo este nombre designamos un potente generador de documentos contables, tales como balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancias, y balances de libre configuración con información ajustada a nuestras necesidades o gustos. La información será extraída del diario, haciendo referencia a las diversas partes del mismo. También es posible incorporar a nuestros documentos magnitudes medias de cuentas y saldos iniciales, lo que nos posibilitaría, por ejemplo, presentar información referente a rotaciones o ratios que utilicen este tipo de datos. Cuando creemos una nueva empresa observaremos que no tendremos en la misma ningún estado contable predefinido; esto es, no podremos realizar balances de situación ó presentar la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Para solucionar este problema existen unos ficheros de texto que se suministran con la aplicación y que podremos importar a través de la opción del menú “Importar estado contable”. De igual forma, si confeccionamos a través del editor de estados contables un documento interesante, podremos exportar a un fichero de texto las definiciones del mismo para su utilización en otras empresas.35.1. Fórmulas Los datos numéricos de cada apartado de nuestro documento contable se calculan mediante fórmulas en las que se involucran operadores y referencias a magnitudes tales como saldos de cuenta, apartados, saldos medios, etc. que deberán de cumplir ciertas restricciones. 35.1.1. Operadores válidos Nuestro objetivo es construir una expresión aritmética como una sucesión de operandos y operadores válidos. En nuestro caso, podremos hacer referencia a operaciones básicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), también es posible la utilización de paréntesis, ya sean simples o anidados (paréntesis dentro de paréntesis). En el entorno contable nos basta con estos operadores, por lo que no se contemplan, por ejemplo, funciones trigonométricas, logaritmos, exponenciación, etc., de escasa o nula utilidad en contabilidad. 35.1.2. Saldos de cuentas Para hacer referencia a saldos contables de cuentas basta expresar los códigos de las cuentas entre corchetes. A la hora del cálculo del estado contable, estos corchetes serán sustituidos por la suma de cargos menos los abonos correspondientes a los pases de las partes del diario que hayamos seleccionado en la pantalla principal de la edición del documento (apertura, general, regularización; el diario de cierre no es seleccionable). 79
  • 88. Capítulo 35. El generador de estados contablesSi lo que queremos es introducir saldos medios (de todo el ejercicio), independientemente de las partesdel diario seleccionadas en la pantalla principal añadiremos al código entre corchetes la mención“:MEDIA” en el código de la cuenta; por ejemplo, para hacer mención al saldo medio de las cuentas decaja, emplearemos la expresión “[570:MEDIA]”. De igual forma, podremos hacer referencia a saldosiniciales añadiendo la expresión “:APERTURA”, que será sustituida por el saldo de apertura de la cuentaen cuestión.Puede ocurrir que la cuenta a introducir pueda figurar tanto en el debe como en el haber del estadocontable. Nos interesaría, en este caso, que figurase en el debe sólo la agregación de las cuentasauxiliares que posean saldo deudor, y en el haber sólo las de saldo acreedor. Esto lo podemos conseguirespecificando “+” o “-”, respectivamente, junto con el código de la cuenta; por ejemplo [550+] hacereferencia a que sólo figurarán los saldos de las cuentas auxiliares asociadas si éstos son deudores.35.1.3. Presupuestos de cuentasPodemos hacer que formen parte de nuestros estados contables los presupuestos definidos de nuestrascuentas, para ello añadiremos a la cuenta entre corchetes “:PREV”. A la hora del cálculo del importe dela cuenta, el programa buscará en primer lugar saldos de presupuestos de cuentas principales, en caso deno encontrar ninguno, basará el resultado agregando las subcuentas correspondientes.35.1.4. Información de contabilidad analíticase pueden añadir especificaciones de contabilidad analítica junto con los códigos de cuenta; para elloharemos mención entre corchetes a las cuentas junto con los códigos de imputación, que separeremospor un punto y coma: “[CUENTA;CI]”35.1.5. Apartados del documento contableTambién podemos involucrar en el cálculo de las expresiones a otros apartados del estado contable, paraello basta con hacerles mención utilizando el código del nodo del apartado seguido de un número entreparéntesis, que será un uno si hace referencia a un apartado de la primera parte del estado contable, y undos si hace referencia a un apartado de la segunda parte, respectivamente. Todo esto irá encerrado entrellaves ({}). Ejemplo: “{B.1(1)}”.35.1.6. Cantidades numéricasPodremos incluir en nuestros estados contables números que representen, por ejemplo, coeficientes,cantidades fijas, etc. 80
  • 89. Capítulo 35. El generador de estados contables 35.1.7. Restringir a cantidades positivas En determinados apartados de nuestro estado contable podrá interesarnos que sólo figuren importes cuando estos sean positivos (esto ocurre, por ejemplo, en el saldo de una partida de resultados). Para ello bastará añadir a la fórmula en el final la coletilla “;POSITIVO”.35.2. Pantalla principal del generador de estadoscontables El generador de estados contables se activa al seleccionar en el menú Estados Contables−→Nuevo Estado Contable En la ventana que se muestra aparece una hoja con tres pestañas, con la primera de ellas, “Datos generales”, activada. Aquí introduciremos las características generales del documento contable que vamos a construir: • Un título, que servirá para la identificación del Estado Contable a la hora de guardarlo en la base de datos. • La cabecera, que aparecerá presidiendo los listados • Observaciones, este campo es opcional, sirve para dar información suplementaria que aparecerá en el pie del documento. 81
  • 90. Capítulo 35. El generador de estados contables • Columna de texto referencias, en este recuadro activable se introducirá la cabecera de la columna opcional de referencias para los estados contables. Esta columna se puede utilizar para confeccionar con posterioridad referencias del documento contable con respecto a la memoria. • Fórmula base para porcentaje, para el cálculo de una columna de porcentajes con respecto a una magnitud determinada. Su contenido será una expresión construida con los requisitos mencionados anteriormente para las fórmulas. • Casilla de verificación “Segunda parte activada”: si queremos construir un estado contable con dos partes (por ejemplo activo y pasivo, debe y haber) marcaremos esta casilla, con lo cual activaremos la pestaña de la segunda parte • Casilla de verificación “analítica”: al activar esta casilla podremos confeccionar estados contables que se podrán filtrar por los códigos de imputación de la contabilidad analítica. • Casilla de verificación “Desglose (inventarios)”. Al activar esta casilla se producirá un estado contable con un máximo nivel de detalle de cada partida. Esto nos resulta ideal para la confección de un inventario de cierre de ejercicio a partir, por ejemplo, de un balance de situación. • Casilla de verificación “Gráfico”: activando este opción estamos informando que el estado contable va a representar un gráfico que se construirá a partir de las magnitudes de los nodos principales del documento. Es conveniente que no haya información sobre totales de cada parte del estado contable (por ejemplo, total activo o total pasivo). • Casillas de verificación del diario: nos sirven para delimitar qué partes del diario se van a utilizar para el cálculo del estado contable; de esta forma, si deseamos confeccionar un balance de situación inicial, marcaremos sólo el diario de apertura; por el contrario, si deseamos confeccionar un balance de situación final, activaremos las casillas todas las casillas de diarios. Para generar un documento contable con información exclusivamente de saldos medios, chequearemos la casilla “Saldos medios ejercicio”. • Los cuadros de edición de texto “Texto cabecera” y “Texto pie” sirven para añadir, como su nombre indica, textos al principio y al final del estado contable. Se suelen utilizar en la confección del inventario de cierre de ejercicio. Sugerencia: Una vez grabado el estado contable (pulsando el botón correspondiente), podremos generar una copia del mismo tan sólo cambiando el título, de esta forma, podemos realizar diversas versiones de los estados contables editando copias de ellos.35.3. Editando la primera y segunda parte del estadocontable Bajo las pestañas de la primera y segunda parte se esconden unas plantillas en las que fijaremos el contenido de los diversos apartados que se incluirán en el documento que estamos confeccionando. 82
  • 91. Capítulo 35. El generador de estados contablesComo se aprecia en la figura, nos encontramos en primer lugar un campo en el que editaremos el títulode la parte del estado contable (podrá ser “activo” o “pasivo” si estamos confeccionando, por ejemplo, unbalance de situación y estamos introduciendo la primera o la segunda parte, respectivamente).Justo debajo del título, se sitúa una lista con varias columnas organizada en forma de árbol en la que sedispone el contenido del documento que estamos creando. La información se clasifica en epígrafes ysubepígrafes en cuantos niveles deseemos; para introducir un nuevo elemento a partir de cualquier puntodel árbol basta con pulsar el primer botón situado a la derecha. Si por el contrario deseamos introducir unnuevo nodo o rama (subepígrafes), pulsaremos el botón siguiente. El botón con icono en forma de aspasirve para eliminar cualquier elemento seleccionado de la lista.En cualquier momento podremos chequear la información introducida pulsando el botón correspondiente(el último situado en la columna de la derecha). De esta forma corregiremos posibles incongruencias enel contenido de las claves de los nodos y en el contenido de las fórmulas, principalmente. Sugerencia: Para la rápida localización de errores, es conveniente chequear el contenido de la lista del estado contable frecuentemente. Como mínimo se debería de hacer cada vez que introduzcamos un epígrafe nuevo con su respectiva fórmula; de esta forma comprobaremos fácilmente que la información tecleada hasta el momento es correcta.La edición de los contenidos de cada apartado se realiza en unos campos situados en un recuadro bajo lalista de epígrafes. Aquí editaremos el título de cada elemento, el contenido de la clave del nodo, y por 83
  • 92. Capítulo 35. El generador de estados contables último, la fórmula que deberá cumplir con los requisitos ya mencionados. En este punto, hay una serie de factores a tener en cuenta: • El contenido del título de cada epígrafe se imprimirá tal y como se haya introducido, no se le añadirá ninguna numeración ni información adicional de clasificación. • Todas las claves deberán tener un contenido basado en caracteres alfanuméricos (letras y números), en el que no podrán figurar espacios ni puntos. Esta información se empleará para construir la identificación de cada nodo, la cual se compondrá de una sucesión de códigos separados por puntos, que comenzará por la clave del epígrafe principal, recorriendo todas las ramas y terminando en la del subepígrafe correspondiente. • La lista con el contenido de la parte del estado contable se ordenará automáticamente en orden creciente por código de nodo. Es importante tener en cuenta que el orden se realiza contemplando los códigos como cadenas de caracteres. Esto quiere decir, por ejemplo, que el valor literal “10” se mostrará antes que el valor literal “2”. Para evitar esta incongruencia, podemos emplear caracteres alfabéticos para designar los nodos, o bien cifras numéricas con el mismo número de dígitos; así podríamos designar sucesiones de epígrafes con códigos “001”, “002”, “003”, etc. • Para introducir líneas horizontales con las que pretendamos separar diversas partes del estado contable, tan solo tendremos que añadir un apartado ficticio con una clave que terminará con el componente “-LINEA”. El contenido de la clave será tal que tras la ordenación de los puntos se sitúe en la posición que deseemos.35.4. Cálculo y consulta de estados contables Accederemos a estas funciones seleccionando en el menú de la aplicación Estados Contables−→Consulta estado contable, con lo cual accederemos a una ventana en la que seleccionaremos un documento y pasaremos a la fase del “cálculo de estado contable”: 84
  • 93. Capítulo 35. El generador de estados contablesEn esta ventana aparecerán en el lado superior izquierdo las partes del diario que van a intervenir en loscálculos, a título indicativo (no se pueden cambiar), ya que esta selección se efectúa en la fase de diseñodel documento.En la parte superior derecha podremos especificar los ejercicios a los que irá referido el estado contable.Si queremos reflejar sólo información de un ejercicio, dejaremos el ejercicio segundo en blanco.El recuadro “Contabilidad analítica” sirve para suministrar información para filtrar el proceso de cálculodel estado contable a partir de códigos de imputación de las partidas de ingresos y gastos. Está permitidoel empleo de comodines en la composición de estos códigos.Bajo el recuadro “DIARIO” se suministra información sobre la composición del documento: “CON/SINDETALLE” hace referencia al nivel de desglose; un estado contable “con detalle” muestra todos losniveles de cuentas y subcuentas que lo componen.La siguiente línea informa sobre el tipo de importes a considerar, “Saldos normales” o “saldos medios”.La casilla de verificación “Sólo líneas con importes” sirve para que la salida del informe se restrinja apartidas con saldo. De esta forma no se mostrarán líneas con importes nulos.La casilla de verificación “Previsiones ejercicio” en el apartado “CÁLCULO” nos va a permitir obtenerun estado contable a partir del presupuesto de los ejercicios especificados; esto sería ideal para obtener,por ejemplo, una cuenta de pérdidas y ganancias prevista.El botón “Calcular” se encargará de realizar todas las operaciones necesarias para conseguir lasmagnitudes que integrarán el estado contable. Una vez terminado el cálculo, éste se almacenará junto conla fecha de su realización en los registros del estado contable. Por ello, si no realizamos ningunamodificación, los importes estarán a nuestra disposición la próxima vez que accedamos a esta ventana sintener que realizar el cálculo de nuevo.El botón “Referencias”, sirve para editar los contenidos de la columna del mismo nombre en el estadocontable. Sólo estará activo si hemos configurado el estado contable para registrar esto tipo deinformación.El botón “Genera TEX” construirá un fichero con el estado contable para su visualización, y listo paraimprimir. Por defecto el nombre del fichero será el de “estadocontable.tex”. No obstante, resultainteresante poderlo nombrar de otra forma ya que ello posibilita construir con posterioridad un libro condiferentes documentos y estados contables. Podremos así confeccionar, por ejemplo, el “libro debalances” a partir de un balance de situación inicial, balances de sumas y saldos, y cuentas anuales.El botón “imprimir” realiza la misma función que el anterior, sólo que genera salida impresa, sinconsulta en pantalla. 85
  • 94. Capítulo 35. El generador de estados contablesEl botón “Copiar” pasará al portapales el contenido del estado contable. De esta forma podremos pegaren otra aplicación la información relativa al documento que estemos procesando.El botón “Gráfico” permite la realización de una representación gráfica del contenido del estadocontable. Para ello hemos tenido que habilitar esta opción desde la pantalla de diseño del generador deestados contables. La siguiente figura muestra lo que podría ser el gráfico de balance generado a travésde esta opción:El botón “Guardar” permite grabar el gráfico en formato “.png”. 86
  • 95. Capítulo 36. Facturación con KEME La herramienta de facturación va a permitirnos la elaboración de documentos relacionados con la facturación de la empresa (facturas, presupuestos, estimaciones, albaranes, ...) y su integración con la contabilidad. KEME aborda un gran número de problemáticas de índole fiscal, como el tratamiento del recargo de equivalencia, retenciones, facturas exentas de IVA, entregas intracomunitarias.36.1. Series de documentación La facturación y la emisión de otros documentos se puede agrupar en series. Estas series pueden representar distintos centros de facturación, agrupaciones de documentos, líneas de productos, etc. Los registros de las series están compuestos por dos campos: el código o prefijo que antecede al número del documento, y un contador que va a contener la numeración de la próxima emisión. Accederemos a una lista con las distintas series definidas mediante la opción del menú Facturación−→Registros, Series: Si pulsamos “Nuevo” o “Editar”, aparecerá la plantilla para la edición de la serie correspondiente:36.2. Tipos de documento Los tipos de documento se gestionan mediante la opción del menú Registros−→Tipos de documento. cuando creemos o editemos algún tipo de documento utilizaremos la siguiente ventana: 87
  • 96. Capítulo 36. Facturación con KEMEEn esta plantilla de edición podemos encontrar varios apartados que nos van a permitir completar lainformación necesaria para definir correctamente un documento:• El combo correspondiente a la serie del documento nos permite especificar el prefijo y la numeración de nuestros documentos.• Los códigos y símbolos de moneda todavía no son operativos en la versión 2.9 para monedas distintas al euro.• La casilla de verificación “Contabilizable” indica si el documento que se va a generar va a ser contabilizable. Esto nos va a permitir asignar, por ejemplo, a las facturas un tratamiento diferente del de los presupuestos, estimaciones, etc.• La casilla de verificación “Rectificativo” sirve para asignarle al documento la categoría de rectificativo (de cara, sobre todo, al 340)• El combo “Tipo de operación” permite el tratamiento contable adecuado para el documento en cuestión. Podemos discernir entre operaciones convencionales, entregas interiores exentas, entregas intracomunitarias, o exportaciones de bienes y servicios.• Los campos “Pie1” y “Pie2” van a contener los textos que consideremos oportunos para las dos últimas líneas de la página de la factura.• En el recuadro “Etiquetas del documento” podemos asignar contenido adecuado para cada una de las etiquetas que aparecerán en el “pdf” del documento. Esto permite, entre otras cosas, la adaptación a otros idiomas de nuestra facturación.• El cuadro de edición de texto “Notas” permite añadir al pie de nuestros documentos un texto con libre formato.• Por último, KEME permite añadir un logo o gráfico que aparecerá en la cabecera de los documentos 88
  • 97. Capítulo 36. Facturación con KEME36.3. Referencias de facturación Mediante la ventana de referencias de facturación podemos introducir los códigos necesarios para introducir líneas de detalle en nuestros documentos: En la plantilla podemos observar que podemos asignar un tipo específico de IVA para aquellos supuestos en que facturemos con recargo de equivalencia. Otra particularidad es que tendremos que asociar a la referencia una cuenta de ingreso con el fin de que se pueda generar el apunte asociado en la contabilidad.36.4. Asignar cuentas a tipos de IVA Esta ventana nos va a permitir asociar una cuenta a cada tipo de IVA que se utilice en la facturación; éste es un requisito indispensable para la contabilización de las operaciones relacionadas con los documentos.36.5. Tipo de retención y cuenta asociada Esta plantilla nos permite suministrar los datos necesarios para que se procesen de forma correcta la retención por IRPF de nuestras facturas. 89
  • 98. Capítulo 36. Facturación con KEME36.6. Documentos emitidos El proceso de emisión de documentos se realiza mediante la ventana a la que accedemos mediante la opción del menú: Facturación−→Documentos En la cabecera de la ventana podemos distinguir los distintos apartados por los que podemos filtrar los documentos que figuran en la tabla: fechas, series, números, cuentas de cliente, y contabilización. En la parte inferior disponemos de varios botones que nos permiten realizar operaciones con los registros de la tabla de los documentos. Algunas de las acciones que podemos realizar son las siguientes: • Contabilizar los documentos seleccionados en pantalla • Suprimir asiento vinculado con el documento seleccionado • Ver PDF de los documentos • Transferir la información entre tipos de documento; podremos, por ejemplo, traspasar albaranes o presupuestos a facturas.36.7. Crear y editar documentos La creación y alta de nuevos documentos se realiza a través de la siguiente plantilla: 90
  • 99. Capítulo 36. Facturación con KEMEPodremos adaptar el documento a los requerimientos de la retención por IRPF o al recargo deequivalencia. En la parte inferior de la factura podremos editar las dos líneas de pie y un texto libre queaparecerá al final de la factura.Para salir y guardar el contenido podemos pulsar el botón “Aceptar” o “PDF”. En este último caso sevisualizará además el documento en formato PDF listo para su presentación. 91
  • 100. Capítulo 37. Presupuestos Esta característica de KEME-Contabilidad nos va a permitir el registro de nuestras previsiones sobre magnitudes contables, así como el conocimiento de las desviaciones que se produzcan. Los presupuestos se pueden llevar al generador de estados contables, lo que permite el cálculo de documentos sobre previsiones y realizaciones. Se pueden realizar presupuestos sobre cuentas y sobre subcuentas. Ambos procesos no son excluyentes, por lo que podemos emplear el máximo nivel de detalle para aquellas partidas que nos interesen; para partidas con menos relevancia emplearemos un criterio con mayor agregación.37.1. Editar presupuesto Las opciones relacionadas con los presupuestos las podemos encontrar bajo el menú “Estados Contables”. Cuando seleccionemos la edición de alguno, se abrirá un pequeño cuadro de diálogo en el que suministraremos el ejercicio objeto del presupuesto, posteriormente obtendremos la pantalla de edición. Como podemos observar, la ventana de diálogo se divide en dos partes. Podemos distinguir una lista de 92
  • 101. Capítulo 37. Presupuestos selección de cuentas que podremos acotar suministrando códigos separados por comas en la línea de edición “Cuentas”. Nuestro objetivo será ir pasando estas cuentas al presupuesto, pulsando los botones “Añadir todas” o “Añadir selección”. La selección puede estar formada por una sola línea, por líneas contiguas, o por secciones no contiguas. Nos podremos ayudar utilizando el ratón conjuntamente con las teclas de mayúsculas y las de control para realizar este cometido. Si todavía no hemos incorporado ninguna información, podremos importar las cuentas del presupuesto de algún ejercicio pasado que seleccionaremos a partir del combo box “Importar cuentas de presupuesto, ejercicio”. En el cuadro “Base del presupuesto” podremos elegir los importes que utilizaremos como base del cálculo de las magnitudes a presupuestar. Estos criterios los podremos modificar conforme vayamos completando nuestro trabajo. Los importes presupuestados se calcularán automáticamente aplicando a la base de cada partida el incremento que hayamos definido en el campo “Porcentaje incremento por defecto, cuentas añadidas”. El botón “editar importes” permite la edición manual de las cantidades presupuestadas. Además hará posible cambiar magnitudes para cada período definido dentro del ejercicio:37.2. Análisis previsiones - realizaciones Bajo las opciones de “Previsiones-realizaciones cuentas” y “Previsiones-realizaciones subcuentas” accedemos a una ventana en la que obtendremos información sobre el cumplimiento de nuestro presupuesto. 93
  • 102. Capítulo 37. PresupuestosSi pulsamos el botón “Detalle”, accederemos a una ventana con la evolución por periodos delpresupuesto de la cuenta correspondiente a la línea señalada en la tabla de desviaciones: 94
  • 103. Capítulo 38. Confección de libros contables Hay veces en que necesitamos reunir varios documentos contables en un libro, de forma que se dispongan de forma ordenada y con páginas perfectamente numeradas. Los libros así confeccionados se suelen imprimir para su archivo y en muchas ocasiones tienen que pasar por el Registro Mercantil para su Legalización (así ocurre por ejemplo, con el libro diario, el de Balances, el de Inventarios, etc.) En los últimos años muchas empresas presentan los libros en soporte magnético para su legalización; para ello se generan archivos que representan a los libros contables en un formato que el Registro Mercantil reconozca (en hojas de cálculo Excel, Quatro Pro, Lotus 123, en archivos de Word, y en ficheros PDF), posteriormente, un programa suministrado por los registros mercantiles (desgraciadamente no está disponible para el entorno Linux) agrupa dichos archivos y genera una huella digital que se empleará para la legalización. Nuestra aplicación permite convertir los archivos TEX correspondientes a los libros contables en ficheros PDF que se podrán utilizar para su presentación en el Registro Mercantil.38.1. Agrupar ficheros en libro contable Esta operación la realizaremos seleccionando la opción del menú Libros−→Agrupar ficheros TEX en libro, accederemos entonces a la siguiente ventana: Una de las primeras acciones que realizaremos será la de fijar el nombre del libro que vamos a crear (por ejemplo “balances2007”). En la lista de la izquierda tenemos todos los ficheros TEX disponibles en el directorio de trabajo, muchos de ellos provendrán del generador de estados contables, otros serán balances de sumas y saldos o el resultado de cualquier consulta. 95
  • 104. Capítulo 38. Confección de libros contables Los ficheros que formarán parte del libro en cuestión se irán detallando en la lista de la derecha. Los seleccionaremos de la parte izquierda pulsando doble click en cualquiera de ellos, o bien pulsando el botón “Añadir” tras iluminarlos con el ratón o el teclado. Los botones con las flechas sirven para alterar el orden de los componentes del libro. Para ello, iluminaremos algún fichero y lo desplazaremos hacia arriba o hacia abajo con los mencionados botones. Para terminar, pulsaremos “Guardar”, habremos generado un fichero TEX con los componentes seleccionados, y que podremos imprimir o consultar utilizando la siguiente opción del menú.38.2. Consulta y conversión a PDF Estas operaciones se esconden bajo las opciones del menú Libros−→Consulta ficheros TEX y Libros−→Generar PDF. La ejecución de alguna de estas acciones mostrará en pantalla un diálogo de selección de archivos de la forma: La forma de operar es bastante sencilla, basta con seleccionar algún elemento del directorio y pulsar el botón “Aceptar”. Los nombres de los ficheros PDF generados conservarán el nombre de los ficheros TEX de origen, pero con la extensión cambiada a .pdf. 96
  • 105. Capítulo 39. Fin de ejercicio Esta opción del menú Diario permite automatizar los procesos de regularización (cálculo del saldo de Pérdidas y Ganancias), cierre y apertura de nuevo ejercicio.39.1. La regularización Esta opción realiza la regularización contable de final de ejercicio; este proceso consiste básicamente en pasar todos los saldos de las cuentas de ingresos y gastos (grupo 6 y 7) a la cuenta de pérdidas y ganancias. Tendremos que asegurarnos que en la configuración de la empresa (menú Empresa−→Configuración de empresa) se recoge toda la información necesaria para la realización de este proceso; es decir, en los campos clave gastos y clave ingresos se recoge el dígito correspondiente a los grupos 6 y 7 respectivamente; también el campo “Subcuenta Pérdidas y Ganancias para regularización” posee el código de una subcuenta válida (generalmente será “129.0” ó “129.1” para el Plan General de Contabilidad español).39.2. El cierre de ejercicio La finalidad de este apartado es la de saldar la contabilidad y dejar el ejercicio cerrado y bloqueado para cualquier edición o introducción de asientos. El proceso es muy sencillo; tan sólo habrá que seleccionar el ejercicio a cerrar en el combo box de cuadro de diálogo correspondiente, y pulsar el botón “Aceptar”.39.3. Deshacer cierre Este proceso elimina el asiento de cierre del ejercicio que se elija y lo marca como no cerrado en la tabla de ejercicios contables, quedando abierto para cualquier modificación o adición de asientos.39.4. Asiento de apertura Realiza el asiento de apertura en un determinado ejercicio contable, que tendrá que estar definido previamente, y, obviamente, no deberá de estar cerrado. El asiento de apertura generado lo podremos borrar en cualquier momento, y volver a generar de nuevo de la misma forma 97
  • 106. Capítulo 40. Regularizaciones definidas por elusuario Esta característica de la aplicación permite que el usuario pueda automatizar procesos de traspasos de saldos que engloban a múltiples cuentas. Algunas de las aplicaciones de esta propiedad de KEME-Contabilidad podrían ser la liquidación del IVA de forma automática, o el cálculo de cuentas de beneficios o pérdidas y ganancias en cascada40.1. Edición de regularizaciones Mediante la opción de menú Diario−→Regularizaciones−→Edición accederemos a un cuadro de diálogo en el que podremos añadir y seleccionar las distintas regularizaciones que el usuario desee editar: Si deseamos crear una nueva regularización, bastará con asignar un código no existente en el campo correspondiente, y asignar una descripción, tras lo cual, pulsaremos el botón “guardar”. Para editar una regularización, bastará con pincharla de la lista y pulsar el botón “editar fases”; se abrirá entonces la siguiente ventana: La primera columna de la tabla va a contener la descripción de cada fase. Este dato se empleará para la descripción del asiento correspondiente. Los campos “Cuenta deudora” y “Cuenta acreedora” representan la contrapartida del resultado de la regularización, según tenga ésta saldo deudor o acreedor, respectivamente. 98
  • 107. Capítulo 40. Regularizaciones definidas por el usuario En “cuentas implicadas” estableceremos una lista de cuentas separadas por comas, que serán las que van a intervenir en el proceso de regularización (a excepción de la contrapartida). Por último la columna “condición” permite especificar un requisito para que se ejecute la fase de regularización. Este campo es opcional, pudiendo quedar vacío. El contenido estará formado por una expresión condicional compuesta por códigos de cuentas encerrados entre corchetes; por ejemplo: [477]-[472]>0 También podremos especificar condiciones que impliquen que la expresión sea menor que (<), mayor o igual que (>=), o menor o igual que (<=)40.2. Ejecutar regularizaciones Esta opción del menú “regularizaciones” nos permitirá generar los asientos definidos en la edición de fases de regularización. El funcionamiento es bastante fácil, ya que bastará elegir la regularización de la tabla del cuadro de diálogo: Los campos de la parte inferior de la ventana nos permitirán especificar algunos datos necesarios para que se ejecute correctamente el proceso, como el ejercicio, el intervalo de fechas o la fecha de contabilización del asiento.40.3. Importar/exportar regularizaciones Estos procesos nos permiten intercambiar la información contenida en las regularizaciones entre distintas empresas. La exportación la podremos realizar a partir de la ventana de edición/alta de regularizaciones (botón “exportar”). La importación se llevará a cabo ejecutando la opción del menú correspondiente. 99
  • 108. Capítulo 41. Asientos automáticos Los asientos automáticos constituyen un artificio basado en la definición de unas variables y las interrelaciones entre ellas de tal forma que nos permitan posteriormente la generación de asientos de forma automática a partir de valores introducidos para estas variables. Esto posibilita, entre otras cosas, la simplificación de tareas a la hora de introducir asientos repetitivos o de carácter complejo.41.1. Creación y edición de asientos automáticos Accedemos a estas funciones a través del submenú “Asientos automáticos” de la opción del menú principal “Diario”. La edición la realizaremos en la ventana correspondiente, en la que podemos distinguir dos partes principales: “la definición de variables” y la “especificación de asiento”: En la parte inferior de la ventana podemos distinguir un cuadro de texto que se utilizará para una mejor edición de fórmulas de la especificación del asiento, y un campo en el que dispondremos la fecha del asiento, haciendo referencia a una variable, indicando el valor de una fecha, o también lo podremos dejar en blanco, en cuyo caso, la fecha de asiento será asignada como la fecha del sistema. 41.1.1. La definición de variables Las variables constarán de un nombre formado por caracteres alfanuméricos que se dispondrá en la primera columna de la tabla. Podrán ser de cinco tipos diferentes: • Numérico: utilizadas para introducir valores numéricos a la hora de reproducir el asiento modelo. • Fecha: se utilizan principalmente para asignar fecha al asiento, aunque también se podrían utilizar para confeccionar los conceptos de los pases. 100
  • 109. Capítulo 41. Asientos automáticos• Caracteres: este tipo de variables se utiliza para componer conceptos de cargo/abono para los pases de los asientos.• Subcuenta: serán sustituidas por códigos que conformarán las distintas cuentas que compondrán los asientos.• Código de imputación: para suministrar códigos de imputación que enlazarán las distintas partidas de ingresos y gastos con la contabilidad analítica.La descripción de las variables estarán compuestas por los mensajes de texto que aparecerán en lapetición de datos a la hora de reproducir el asiento automático.La columna “VAL.DEFECTO” nos permite definir valores por defecto a las variables definidas.La columna “GUARD.” está compuesta por casillas de verificación para cada variable definida. Laactivación de este campo va a servir para que en la ejecución del asiento automático se guarde el últimovalor introducido por el usuario cuando se reinicie la plantilla. Esto es muy útil cuando definimosvariables con valores que cambian poco.En la parte derecha de la tabla donde especificamos las variables están dispuestos tres botones: el botóncon un “aspa” elimina el elemento en curso de la tabla; los botones con las flechas permiten alterar elorden de las variables en la pantalla. Esto es importante ya que la disposición del cuadro será la que seemplee a la hora de la petición de información cuando reproduzcamos el asiento modelo.41.1.2. Especificación de asientosEsta sería la parte donde se interrelacionan las variables para formar un asiento. Cada línea de la tabla secorresponderá con un apunte contable, y estará compuesta por los siguientes campos:• Cuenta: contendrá la subcuenta del apunte correspondiente. Podrá ser un valor de cuenta, tal como “570000000” o una expresión formada por una variable; en este caso, tendríamos que indicarla entre llaves (“{” y “}”).• Concepto: contendrá una expresión literal, tal cual, sin caracteres delimitadores, o bien una expresión formada por variables de fecha o de caracteres, que se podrán combinar con cadenas de caracteres delimitados por comillas (ver ejemplo). Podremos añadir la descripción de una cuenta si encerramos el código respectivo entre llaves e indicamos el comando de descripción; por ejemplo: “{descrip:430}”• Expresión: será una expresión aritmética, en la que las variables (de tipo numérico) irán encerradas entre llaves. Cuando la expresión sea compleja o muy extensa, podemos utilizar el recuadro de edición de texto en la parte inferior de la ventana.• Columna “D/H”: aquí especificaremos si el apunte será un cargo (anotación en el DEBE) o un abono (anotación en el HABER).• C.I.: si nuestra empresa posee contabilidad analítica, esta columna se encargará de la recopilación de los códigos de imputación para cada pase de ingresos o gastos. 101
  • 110. Capítulo 41. Asientos automáticosLa tabla de especificación del asiento posee más columnas aparte de las descritas. Éstas se utilizan parala generación de apuntes en los que intervengan partidas de IVA. Estos campos se tratarán en un epígrafeposterior.41.1.3. EjemploComo ejemplo, vamos a confeccionar un asiento automático que automatice la contabilización de lasnóminas de un determinado mes. Excluimos sofisticaciones tales como pagos en especie, anticipos desalarios, etc.; tan sólo queremos utilizar un ejemplo para fines didácticos.Comenzamos por describir las variables, para ello tenemos primero que tener en cuenta cuales serán losdatos de los que dispondremos para completar el asiento. Suponemos que vamos a conocer el importebruto de las nóminas (variable “BRUTO”), las retenciones por IRPF (variable “RETENCIONES”), elimporte total de seguros sociales (variable “SEGUROS”), los seguros sociales a cargo de los trabajadores(“CUOTA_OBRERA”), la fecha del asiento (“FECHA”), y una descripción del mes correspondiente alas nóminas (“MES”). Esta última variable se utilizará para componer los conceptos de los apuntescontables.Este ejemplo se corresponde con los datos que se muestran en la figura situada al final de este apartado.Aquí podemos observar las variables ya introducidas en la tabla correspondiente y cómo hemosespecificado el tipo y la descripción de las mismas que aparecerá en la petición de datos a la hora de laejecución del modelo.En la tabla de especificación de asiento hemos introducido las distintas líneas que componen el asiento.En la columna de las cuentas van dispuestos unos valores literales que se corresponden con códigos denuestro plan contable.Los conceptos contables están formados por una expresión que combina una cadena de caracteres con lavariable “MES”, que contendrá el nombre del mes correspondiente a las nóminas a las que hagareferencia el asiento.Como podemos observar, las dos primeras líneas se corresponden con cargos (anotaciones en el“DEBE”), y las restantes con abonos (anotaciones en el “HABER”).Con respecto a las expresiones aritméticas utilizadas para calcular los importes numéricos, observamoscomo las variables van encerradas entre llaves (“{” y “}”). La expresión más compleja es la introducidaen la quinta línea (“{BRUTO}-{CUOTA_OBRERA}-{RETENCIONES}”), por ello utilizamos elcuadro de edición de texto para su formulación. 102
  • 111. Capítulo 41. Asientos automáticos41.2. Asientos automáticos con partidas de IVA Si queremos confeccionar asientos automáticos en los que se vean implicadas líneas con cuentas de IVA soportado o repercutido (cuentas “472” y “477”), estamos obligados a especificar información referente a base imponible, cuenta de gasto, cuenta financiera ó clave de iva, todo ello para permitir un cuadre perfecto entre el diario y el libro de facturas recibidas/emitidas. Si esta información no se suministra, o se hace de forma incorrecta, no se generarán los pases correspondientes que contengan estas cuentas de IVA. Las cuentas de IVA soportado/repercutido se establecen en el diálogo de configuración de empresa. Si por cualquier motivo no queremos realizar la llevanza de los libros de iva, tan sólo tendremos que dejar en blanco los campos correspondientes en dicha ventana. Como ejemplo, vamos a automatizar la generación de un asiento de compras al tipo de IVA general del 16%, todo ello a partir de varias variables como son el código de cuenta de proveedor, y la base imponible en factura. El diseño del asiento modelo podrá ser de la siguiente forma: 103
  • 112. Capítulo 41. Asientos automáticos Como observamos, la segunda línea del detalle del asiento contiene una cuenta de IVA soportado, tendremos que añadir para dicha línea información suplementaria en columnas situadas más a la derecha, donde incluiremos el importe de la base imponible (variable “BI”), la cuenta donde se carga la base imponible (cuenta de compras), la cuenta de la factura (“PROVEEDOR”), la clave de iva que se aplica (en este caso la codificada como “GN”), y de manera opcional, el documento: Para el cálculo de la cuota del IVA podremos hacer referencia al tipo de IVA utilizado en el apunte contable empleando la expresión “{TIPO_IVA}”. Como novedad en la versión “2.2.1” podremos especificar la fecha de la factura en la columna “FECHA FRA.”. Para ello haremos referencia a alguna variable de fecha creada a tal efecto (por ejemplo: “{fecha_fra}”.41.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientosautomáticos La opción del menú “Generar asiento” nos abre una ventana con petición de datos para las variables del asiento automático que hayamos elegido. En la siguiente figura se muestra el diálogo de petición de datos para el asiento modelo introducido como ejemplo anteriormente: 104
  • 113. Capítulo 41. Asientos automáticos En el caso de que la variable represente una subcuenta y el valor introducido no se corresponda con ninguna, o la longitud del mismo no se corresponda con el número de dígitos de la subcuenta, se abrirá un diálogo de búsqueda de subcuentas. Podemos dejar variables numéricas en blanco, si el resultado de ello es que tanto el importe de cargo y abono de un determinado apunte posee valor cero, el apunte en cuestión no se generará. Esto es útil para diseñar asientos modelo cuando conocemos un conjunto de componentes que pueden formar parte del asiento pero no de forma obligatoria para alguno de ellos. El botón “Genera asiento” construirá el asiento directamente en el libro diario. Si encuentra algún error no escribirá la información generada, en lugar de ello pasará a la fase de edición de asientos El botón “Verifica” mostrará el asiento en la tabla de edición para su comprobación y/o edición antes de su pase definitivo al diario.41.4. Importar y exportar asientos automáticos En el menú de los asientos automáticos existen dos opciones que nos van a permitir generar archivos externos a la aplicación con asientos predefinidos. Esto permitirá el intercambio de diseños complejos entre distintas empresas. 105
  • 114. Capítulo 42. Vinculación de copias dedocumentos a asientos Una de las novedades principales de la versión 2.6 consiste en la incorporación de un sistema de almacenamiento y consulta de copias de los documentos que originan los asientos contables. Esta característica nos va a permitir en todo momento la verificación de la información contable y contraste con las fuentes documentales de forma inmediata y directa; sin tener que acceder a ningún archivo físico. El primer paso para activar esta característica será configurar KEME accediendo al diálogo de preferencias para asignarle una ruta por defecto donde pueda acceder a los archivos de las copias de los documentos (ruta carga documentos); también definiremos un directorio donde se almacenará organizadamente toda la información (ruta documentos) - este último podrá ser un directorio local o de red (bajo NFS por ejemplo). En Utilidades->preferencias: El siguiente paso será definir los programas que emplearemos para visualizar documentos. En este caso vemos como utilizamos la aplicación ’okular’ para leer ficheros de tipo png y pdf. También podemos vincular otros tipos de archivos, tales como hojas de cálculo, ficheros de procesador de texto, etc. Importante: Si utilizamos Windows puede que nuestro visualizador no esté incluido en el PATH del sistema. Por ello sería conveniente introducir toda la ruta completa en el campo "visualizador"; por ejemplo, para utilizar "Acrobat Reader" para leer ficheros ".pdf", especificaremos la ruta: "C:Program FilesAdobeReader 8.0ReaderAcroRd32.exe" 106
  • 115. Capítulo 42. Vinculación de copias de documentos a asientosYa estamos en condiciones de asociar un documento con algún asiento. Para ello vamos a acceder a latabla de edición de asientos:Hemos introducido un asiento sencillo, nos falta vincularle una copia del documento que lo genera. Paraello pulsamos en el botón de abrir fichero para situarnos en el directorio donde hemos colocado copiasescaneadas de algunas facturas:Tras seleccionar el archivo correspondiente, pulsaremos aceptar. Ya podremos terminar el asiento; si nossituamos en cualquier pase del asiento recién creado en la pantalla principal de Keme y pulsamos elbotón "Visualizar documento": 107
  • 116. Capítulo 42. Vinculación de copias de documentos a asientosActo seguido el visualizador del documento abrirá el archivo vinculado al asiento, que podrá ser de laforma (no es más que un ejemplo):Hay otras formas de vincular archivos a los asientos; en la siguiente pantalla se muestra cómo la plantillade IVA soportado/repercutido posee los campos específicos para ello: 108
  • 117. Capítulo 42. Vinculación de copias de documentos a asientosTambién tenemos acceso a esta característica desde los asientos automáticos:Las asignaciones a documentos pueden ser eliminadas o cambiadas desde la edición de asientos:Como podemos observar en la captura de ventana, a la derecha del campo del documento asignado alasiento tenemos disponibles dos botones; el primero para visualizar el contenido del archivo asociado, y 109
  • 118. Capítulo 42. Vinculación de copias de documentos a asientosel segundo para eliminarlo.En cualquier momento podremos asignar un nuevo fichero de documento en la tabla de edición deasientos tal y como veíamos al principio del capítulo. 110
  • 119. Capítulo 43. Gestión de usuarios La versión 2.6 de KEME-Contabilidad incorpora una gestión de privilegios de usuarios; esto permite que el administrador de la contabilidad pueda limitar el acceso de ciertas características delicadas del programa a cualquier usuario. Para activar esta particularidad accederemos a la configuración de empresa mediante la opción del menú Empresa-->Configuración: Accederemos a la pestaña "Parámetros" y chequearemos la casilla de verificación "Gestión de usuarios". El siguiente paso será acceder al diálogo de gestión de usuarios (Empresa-->Control Usuarios-->Gestión de usuarios): Pulsaremos sobre el botón nuevo y añadiremos un nuevo código de usuario: De vuelta en la ventana de gestión de usuarios, constataremos que el nuevo usuario se ha añadido, por lo que lo seleccionaremos en la tabla y pulsaremos el botón "editar": 111
  • 120. Capítulo 43. Gestión de usuariosAparecerá la ventana de edición del usuario seleccionado:En la pestaña datos personales podemos especificar todas las características del usuario. Para asignar unaclave de acceso tendremos que suministrarla dos veces en los campos "Clave" y "Repetir clave". Inclusopodremos asignar una fotografía pulsando el botón "Importar". Si pulsamos sobre la pestaña "Permisos"accederemos a la asignación de privilegios para cada usuario; en nuestro caso queremos que esténactivadas todas las características menos tres. Por ello pulsaremos sobre el botón "Chequear todo" y loactivaremos todo.Como podemos observar hemos quitado el acceso al usuario "Pepe" a características del programa comocrear/borrar bases de datos, bloquear cuentas, la edición de estados contables y la gestión de usuarios. 112
  • 121. Capítulo 43. Gestión de usuariosPara finalizar pulsaremos el botón "Aceptar". Si salimos de KEME y volvemos a entrar, veremos que laaplicación nos pide código de usuario y clave:Si queremos un acceso al programa más rápido, podemos configurar el comportamiento de KEME paraque nos recuerde el último usuario y clave a través del diálogo de preferencias(Utilidades-->Preferencias).En cualquier momento podremos cambiar de usuario utilizando la opción del menú Empresa-->Controlde usuarios-->Cambio usuario 113
  • 122. Capítulo 44. Nueva contabilidad analítica conKEME 2.7 KEME 2.7 conserva el método tradicional de la llevanza de la contabilidad analítica, en el que se asigna un código de imputación a cada apunte contable; el principal problema que presenta este enfoque es que se produce en el libro diario un excesivo detalle de anotaciones (una por cada imputación). Para solucionar este inconveniente la versión 2.7 incorpora un nuevo tratamiento basado en la incorporación de una tabla relacionada con el diario con las imputaciones de cada apunte contable. Esto presenta dos principales ventajas: • Evitamos el excesivo desarrollo en los apuntes del diario. • Podemos vincular a cada cuenta auxiliar coeficientes de imputación automáticos para cada sección/portador de costes. La activación de esta característica se realiza a través de la plantilla de configuración de empresa, activando la casilla de verificación “Desglose” en tabla: Ya estaremos en condiciones de definir los coeficientes de imputación para cada cuenta auxiliar de ingresos/gastos; esto lo realizaremos a partir de la opción del menú: “Analítica-->Coeficientes imputación cuenta”: 114
  • 123. Capítulo 44. Nueva contabilidad analítica con KEME 2.7Si seleccionamos cualquier cuenta auxiliar y pulsamos el botón “Editar CI” accederemos a un diálogo enel que podremos asignar los coeficientes de imputación de los cargos/abonos del diario asecciones/portadores de coste:Si hemos realizado con los coeficientes asignados el cien por cien de las imputaciones para la cuentaseleccionada, obtendremos el símbolo de chequeado en la ventana de selección de cuentas. Por elcontrario, obtendremos una cruz, indicando que las imputaciones programadas no son las correctas.A la hora de introducir una siento con partidas de ingresos/gastos se realizarán automáticamente lasasignaciones a la contabilidad analítica. En la ventana inferior, el símbolo de chequeado en la columna“CI”, nos indica que las imputaciones se han realizado correctamente (al cien por cien) para lacontabilidad analítica. 115
  • 124. Capítulo 44. Nueva contabilidad analítica con KEME 2.7Si por cualquier circunstancia tuviéramos la necesidad de cambiar el importe de las asignaciones,podemos pulsar el botón “Editar CI”; obtendremos la ventana siguiente, en la que podremos editarmanualmente cada imputación:Cuando terminemos con la tabla de edición de asientos, observaremos que los nuevos apuntes se habránañadido; si efectuamos un scroll vertical observaremos que hay una columna que nos va a informar si losregistros poseen información referente a contabilidad analítica asociada: 116
  • 125. Capítulo 44. Nueva contabilidad analítica con KEME 2.7Para consultar las imputaciones relacionadas con algún registro del diario, utilizaremos la opción delmenú “Analítica-->Ver inputaciones”: 117
  • 126. Capítulo 45. Procesado de la memoria KEME-Contabilidad permite el procesado de cierta información que se añada a la memoria a través de variables definidas por el usuario. Este tratamiento no solo sirve para ayudar a componer la información de la memoria, sino que puede emplearse para cualquier informe o documento contable que vaya a contener información de los datos de la empresa y/o estados contables. El punto de partida se realiza a partir de un documento maestro en texto plano; normalmente escrito en formato Latex, aunque nada impide que se puedan procesar documentos en html o XML (por ejemplo) La definición de una variable comenzará con los símbolos “(-” y terminará con “-)”; por ejemplo “(-EMPRESA-)” hará referencia a la razón social de la empresa. A continuación se exponen los distintos tipos de variables soportados: • Ejercicio al que se refiere el documento; la declaración será de la forma “(-EJERCICIO-)” • “(-APERTURA-)”, sería la fecha de apertura del ejercicio al que se refiere el documento contable o memoria. • “(-CIERRE-)”, cierre del ejercicio • “(-EMPRESA-)”, esta variable será sustituida por el nombre de la empresa para la que se procesa la memoria. • “(-FECHACONST-)”, sería la fecha de constitución de la empresa. • “(-CIUDAD-)”; ciudad donde radica la sede social de la empresa. • “(-PROVINCIA-)”; provincia donde reside la empresa. • “(-DOMICILIO-)”; domicilio de la empresa • “(-OBJETO-)”; objeto social de la empresa • “(-ACTIVIDAD-)”; actividad económica a la que se dedica la empresa. • Podemos asignar el nombre de un estado contable a una variable, de esta forma podemos hacer referencia al contenido de cada nodo del estado contable de una forma más cómoda y abreviada, sin tener que introducir todo el nombre por completo. Por ejemplo, “(-bal;BALANCE PYMES PLAN 2007-)” nos permite nombrar al estado contable con tan sólo utilizar el nombre de la variable “bal” • A lo largo del documento, podremos hacer referencia a cualquier nodo de un estado contable haciendo referencia a la variable que lo sustituye, al código del nodo, y al ejercicio al que se refiere el documento contable; por ejemplo: “(-bal:TOTAL,1,2008-)”, se sustituirá por el nodo “TOTAL” de la primera parte del estado contable “BALANCE PYMES PLAN 2007”, para el ejercicio 2008. “(-bal:TOTAL,2,2008-) hará referencia al nodo ‘TOTAL’ de la segunda parte (pasivo)” 118
  • 127. Capítulo 45. Procesado de la memoriaEl procesado de la memoria se realiza a través de la opción correspondiente del menú “EstadosContables”; el resultado se grabará en el directorio de trabajo de la empresa en curso. 119
  • 128. Capítulo 46. Utilidades En este capítulo describimos algunas de las utilidades que el programa contempla bajo el menú del mismo nombre. La utilidad de “Importar” ya fue descrita en su capítulo correspondiente.46.1. Renumerar asientos Esta utilidad permite obtener una secuencia de asientos perfectamente ordenada por fecha y número. Para su ejecución accederemos a la opción del menú Utilidades correspondiente. El cuadro de diálogo que gestiona este proceso será como éste: En el combo box correspondiente seleccionaremos el ejercicio a partir del cual deseamos que se produzca la ordenación por número de asiento; el proceso se iniciará tras pulsar “Aceptar”. Atención El proceso de renumerar asientos es complejo y puede ser muy prolongado; se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa en curso antes de proceder. Esto nos asegurará la información contenida en nuestra contabilidad ante cualquier incidencia.46.2. Intercambiar número de asiento A veces ocurre, incluso tras renumerar los asientos, que la posición de un asiento no nos convence; imaginemos por ejemplo que el día uno de enero tenemos un asiento que precede al de apertura (también con fecha el uno de enero). Para que el libro diario tenga un aspecto más presentable podemos intercambiar los números de los dos asientos ejecutando la opción correspondiente del menú Utilidades. 120
  • 129. Capítulo 46. Utilidades46.3. Preferencias El diálogo de preferencias regula algunos aspectos que condicionan el funcionamiento de la aplicación en el puesto de trabajo donde estemos ejecutando el programa. Su contenido será de la forma: Es indispensable asignar un directorio de trabajo para nuestra aplicación, ya que aquí se guardarán todos los archivos que se generen. Para ello, basta con introducir en el campo correspondiente una trayectoria completa de directorio válida. Si no existe el directorio especificado se creará automáticamente. El visor de ficheros dvi será el programa encargado de visualizar la conversión de los ficheros tex en independientes de dispositivo (dvi). El visor más usado en los entornos “Unix” es el xdvi. En KDE está disponible el kdvi. La aplicación para imprimir será el programa que realice la tarea de enviar los ficheros postcript al sistema de impresión. En KDE utilizaremos el kprinter. El sistema de ayuda está basado en una serie de ficheros html enlazados. Para visualizarlos se empleará el navegador web que especifiquemos en las preferencias. Como podemos observar, podremos especificar el filtro inicial del diario basándonos en varios criterios. También es posible introducir un filtro de forma “manual”, que será una expresión booleana válida para el lenguaje de preguntas SQL. En el recuadro “Ordenar diario por”, podremos seleccionar la forma en que se ordenará el diario en la pantalla principal, ya sea por fecha, o por orden por número de asiento. 121
  • 130. Capítulo 46. Utilidades En “Estilo numérico” podemos internacionalizar la aplicación para adaptarla a los usos de otros países en lo que se refiere a la representación de las cantidades numéricas. El apartado “Idioma”, permite utilizar algunas de las traducciones de KEME-Contabilidad. En la actualidad esta característica se halla en proceso. La casilla de verificación “Filtrar ficheros TEX antes de conversión a DVI”, permite solucionar un problema de algunas distribuciones Linux en las que no funciona correctamente el paquete Latex-ucs. Esta anomalía provoca que no se representen bien algunos caracteres especiales. Mediante la activación de esta casilla se corrige el problema. En el group box “Pantalla principal” podremos especificar si queremos visibles los accesos rápidos para la selección de asientos automáticos y de estados contables.46.4. Borrar intervalo de asientos Como su nombre indica, esta opción permite borrar un intervalo de asientos entre dos límites: un asiento inicial y otro final. Hay que emplear esta característica del programa con precaución, ya que un error al especificar los límites puede tener efectos destructivos no recuperables46.5. Intercambiar cuenta en diario Esta opción del programa es muy interesante, y puede ahorrarnos mucho trabajo. Supongamos que hemos contabilizado varios cientos de asientos utilizando una cuenta que acabamos de descubrir que es errónea. Para corregir esta situación tendríamos que editar cada asiento cambiando la cuenta equivocada por la correcta. En nuestro caso esto lo podemos realizar automáticamente: Como podemos observar, podremos elegir entre intercambiar en todo el diario, o en un intervalo de fechas. No podremos realizar intercambios de subcuentas en ejercicios cerrados. 122
  • 131. Capítulo 46. Utilidades46.6. Cambiar elementos de apuntes contables Podremos realizar ciertos cambios en los apuntes del diario sin llevar a cabo la edición de asientos completos. Concretamente estará permitido cambiar la cuenta de un apunte, editar la fecha de un asiento completo (posicionándoles en cualquier apunte de éste), editar el concepto y documento de un apunte seleccionado.46.7. Copia de seguridad Esta opción del menú Utilidades realiza una copia de seguridad de la empresa a la que estemos conectado en el momento. Se generará un fichero compuesto por el nombre de la base de datos, más la fecha y hora en formato “aa/mm/dd-hhmm”. La fecha dispuesta de esta forma facilita la consulta de los ficheros de copia de seguridad ya que si se consultan ordenados por nombre, el orden se realizará de forma cronológica. Si utilizamos Postgres no se efectuarán copias de seguridad a bases de datos a las que se tenga que acceder por clave. En este caso podemos emplear el programa pg_dump suministrado por el paquete Postgres (al fin y al cabo esta utilidad es la que emplea nuestra aplicación para realizar la copia). Para ello, desde la línea de comandos de una consola de texto escribiremos pg_dump bd > copia.sql, donde sustituiremos la cadena “bd” por el nombre de la base de datos, y “copia.sql” por el nombre del fichero que deseemos generar. Si la base de datos está en otro host, emplearemos la opción “-h” para ejecutar pg_dump: pg_dump -h pepe bd > copia.sql, donde “pepe” será sustituido por el nombre del ordenador donde está guardada la base de datos.46.8. Recuperar copias de seguridad Para recuperar una copia de seguridad bajo PostgreSQL, utilizaremos el programa monitor interactivo, psql, que ejecutaremos desde la línea de comandos introduciendo psql bd, donde “bd” será sustituido por el nombre verdadero de la base de datos. Una vez dentro de psql, y suponiendo que lo ejecutamos desde el directorio donde está guardada la copia de seguridad, introduciremos la orden i copia.sql, donde “copia.sql” será sustituido por el nombre del fichero que creamos para realizar la copia de seguridad. Tan sólo necesitaremos pulsar INTRO y el proceso terminará al cabo de algunos segundos, dependiendo del tamaño del fichero. Para salir de psql, introduciremos el comando q seguido de INTRO. Este proceso sería válido para realizar copias de bases de datos de contabilidad. Para ello bastaría con crear una nueva base de datos con la utilidad externa de Postgres llamada createdb; esto lo realizaremos desde la línea de comandos introduciendo createdb nuevabd, donde “nuevabd” sería el nombre de la nueva base de datos. El siguiente paso sería ejecutar el monitor interactivo psql en la nueva base de datos y recuperar la copia de seguridad de la forma que vimos en el párrafo anterior. 123
  • 132. Capítulo 46. Utilidades Sugerencia: Para conectarnos con psql a una base de datos que no esté en nuestro ordenador local, utilizaremos el modificador -h nombrehost, donde “nombrehost” será el host que ejecute el servidor Postgres con la base de datos en cuestión. Si utilizamos MySQL, el proceso será parecido, aunque algo diferente; realizaremos todas las operaciones desde el programa monitor interactivo mysql al que tendremos que acceder con privilegios de superusuario: pepe@MORTADELO:~>mysql -u root Welcome to the MySQL monitor. Commands end with ; or g. Your MySQL connection id is 2 to server version: 5.0.18 Type ’help;’ or ’h’ for help. Type ’c’ to clear the buffer. mysql>create database ejemplo; Query OK, 1 row affected (0.02 sec) mysql>use ejemplo; Database changed mysql>. ejemplo_mysql.sql Para salir de mysql introduciremos el comando “q”46.9. Verificar base de datos Esta utilidad sirve para comprobar la consistencia de la base de datos46.10. Conversión del plan contable Esta utilidad nos va a ayudar a migrar la contabilidad a un plan de contabilidad distinto. El proceso se puede realizar de dos formas distintas: • A partir de una contabilidad con el diario vacío, esto es, sólo con el plan antiguo. Al proceder de esta forma podremos eliminar las subcuentas que nos den problemas en el proceso de conversión (por ejemplo, aquellos códigos que pertenezcan a cuentas que no tengan representación en el plan nuevo). Podremos llegar a esta situación eliminando todos los asientos, o bien importando un plan de contabilidad a partir de una empresa nueva. • El segundo procedimiento es más ambicioso, ya que persigue la conversión de todos los asientos del diario a la nueva codificación de plan contable. Esto se podría enfocar también para convertir sólo el asiento de apertura de la contabilidad (habría que eliminar el resto de la información del diario). 124
  • 133. Capítulo 46. UtilidadesLa primera fase para la conversión viene dada por la carga del plan nuevo a partir de la opción de menúutilidades Conversión Plan Contable−→Cargar Plan nuevo. De esta forma suministraremos elnombre de un fichero “*.pln” con el contenido del plan objetivo. A través de la plantilla suministrada por“Editar plan nuevo”, podremos editar el árbol de cuentas para que se adapte de forma mejor a nuestrorequerimientos.La opción del menú “Borrar plan nuevo” dejará sin ningún registro la tabla correspondiente. Esto nospermitiría empezar desde el principio todo el proceso.El proceso que nos llevará más tiempo será el derivado de la opción de menú “Editar equivalenciasnuevo/antiguo” que realizaremos a partir del siguiente cuadro de diálogo:En la columna equivalencia iremos escribiendo los códigos de cuenta en los que se deben de transformarlos elementos del plan actual para que se realice la conversión. Trabajaremos exclusivamente con elmáximo nivel de desglose de cuentas tanto con respecto al plan nuevo como al antiguo.Nuestro objetivo será que todas las subcuentas sin excepción pasen a formar parte del nuevo plan. Porello podremos dejar en blanco equivalencias para aquellas cuentas que no posean subcuentas (cuentasauxiliares; es decir los códigos que se emplean en las anotaciones del diario).El proceso de conversión del plan contable puede plantear las siguientes problemáticas, en cuanto a lacodificación:• Existencia de subcuentas que pertenezcan a una cuenta en plan de origen que posea equivalencia en más de una cuenta distinta el plan de destino. Una de las formas de solventar esta incidencia es la de crear subdivisiones en la cuenta de origen que se correspondan con cada cuenta del plan de destino. 125
  • 134. Capítulo 46. Utilidades Posteriormente a través de la opción “sustituir subcuentas” en el menú “Conversión plan contable”, pasaremos la información del diario a estos nuevos códigos; una vez que los códigos antiguos no estén representados en el diario los eliminaremos a través de la plantilla de edición de subcuentas.• Subcuentas que pertenezcan a distintas cuentas en plan de origen que se correspondan con una misma cuenta en el plan de destino. Esto generará un problema de duplicidad de códigos de subcuenta en el plan de destino que será advertido por el proceso de comprobación. Para solucionar esta incidencia tendremos que crear nuevas subcuentas, fijándonos en los últimos dígitos para que no den lugar a códigos repetidos en el plan de destino. Al igual que en el punto anterior utilizaremos la opción de “sustituir subcuentas”, y eliminaremos los códigos que nos den problemas.• Existirán cuentas que no tengan ninguna equivalencia en el plan de destino. Tendremos que localizar entonces alguna partida donde compensarla. Esto ocurre, por ejemplo, en los gastos de establecimiento (cuentas 200 y 201); la nueva legislación no las contempla y obliga a minorar el importe de estas partidas de cuentas de reservas de libre disposición. Por ello podremos emplear como código de equivalencia el de la cuenta del nuevo plan 113, Reservas voluntarias. Por último, mencionar que la problemática de conversión de la información contable de un ejercicio al nuevo plan no se reduce a la conversión de códigos entre cuentas, además hay otros factores a tener en cuenta, tales como cambios en principios contables, diferencias en sistemas de valoración de algunas partidas, o cambios en las relaciones contables. Por ello puede ser necesario realizar ajustes contables para que la información de un ejercicio pasado sea comparable con la de un ejercicio contabilizado con un plan de cuentas nuevo.El botón “Comprobar” nos irá informando si quedan subcuentas sin asignar para el proceso deconversión, o bien si el proceso de conversión da lugar a códigos de subcuentas duplicados.El botón “Limpiar” dejará en blanco la columna de equivalencias, permitiéndonos reiniciar la ediciónpartiendo de cero.Por el contrario, el botón “Asignar todo” asignará los mismos códigos del plan antiguo para el nuevo(siempre que existan en el nuevo plan). Esto es ideal para el caso en que el plan nuevo posea unaestructura parecida (esto ocurre, por ejemplo, con el Plan General de Contabilidad del 2008 con respectoal de 1991)El botón “Exportar”, permite generar un fichero de texto con las equivalencias, para su posteriorincorporación (a través del botón “Importar”) a otra empresa de similares características.Para salir del cuadro de diálogo sin efectuar la conversión, pulsaremos el botón “Aceptar”, ello nosasegurará que el contenido de la tabla de equivalencia se guarde para futuras ediciones.La culminación del proceso de conversión vendrá dado a través de la acción que realiza el botón“Convertir plan”. Para ello es necesario que se verifique que el proceso es viable, en caso contrario seabortará tras advertir al usuario de los errores encontrados. 126
  • 135. Capítulo 46. Utilidades46.11. Consolidación contable Esta característica de KEME-Contabilidad permite agrupar las contabilidades de varias empresas normalmente vinculadas. De esta forma conseguimos disponer de la contabilidad de un conjunto de sociedades, que se regirán por normas mercantiles y, sobre todo, fiscales que suelen ser más favorables para el grupo que para las empresas consideradas individualmente. Una vez que dispongamos de la contabilidad del grupo, procederán los ajustes y eliminaciones debido a operaciones vinculadas, de cara a calcular el resultado contable y el balance que manifieste la situación fiel del patrimonio del grupo de sociedades. El punto de partida será el de una empresa vacía, sin plan de contabilidad alguno. Esto lo conseguiremos a través de la opción del menú Empresa−→Nueva empresa. Dejaremos como plan contable en el combo-box correspondiente “Plan contable vacío”, y facilitaremos los datos correspondientes a la conexión con la base de datos. El siguiente paso será el de incorporar la contabilidad de cada empresa a la del grupo. Para ello ejecutaremos Utilidades-−→Consolidación contable; aparecerá, entonces, el siguiente cuadro de diálogo: La ventana posee varias zonas bien delimitadas: en la parte superior detallaremos los parámetros necesarios para la conexión con la base de datos de la empresa a consolidar. El siguiente paso será el de asignarla un código numérico (podremos consolidar hasta nueve empresas). En el campo “Descripción” podremos añadir una cadena de caracteres que será añadida a cada cuenta auxiliar que se incorpore a la contabilidad consolidada. Esto facilitará la edición y consultas de la contabilidad, ya que nos permitirá diferenciar fácilmente a qué sociedad pertenece la información contable. 127
  • 136. Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidadcon OpenOffice Base Podemos acceder a MySQL o PostgreSQL a través de OpenOffice utilizando una conexión JBDC o ODBC. Nos vamos a centrar en JBDC y la base de datos PostgreSQL. Para MySQL el proceso es similar. El primer paso será disponer de la máquina virtual de Java en nuestro equipo. Para ello instalaremos el paquete correspondiente de nuestra distribución o bien descargaremos el software de http://www.java.com Posteriormente, nos haremos con el controlador JDBC para Postgres; lo podremos encontrar en la página: http://jdbc.postgresql.org/download.html También es bastante factible que esté disponible para nuestra distribución; por ejemplo, para OpenSuse instalaremos el paquete “postgresql-jdbc.rpm”. Es muy importante identificar la ruta donde se va a ubicar el controlador, ya que haremos referencia a ella en el proceso de activación bajo OpenOffice. En OpenSuse lo podremos encontrar en “/usr/share/pgsql” El siguiente paso será arrancar OpenOffice 2.X, a través de “OpenOffice Writer”, o “OpenOffice Calc” (por ejemplo). Ejecutaremos la opción del menú “Herramientas-->Opciones”. En el cuadro de diálogo que aparecerá, seleccionaremos la línea “Java”, tras unos segundos aparecerá la máquina virtual de Java instalada: En la parte derecha podemos observar el botón “Class Path”, lo presionaremos, y aparecerá el cuadro de diálogo: 128
  • 137. Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice BasePulsaremos “Agregar archivo” y buscaremos el controlador Java al que hacíamos mención conanterioridad (no es más que un archivo con la extensión .jar). El resultado quedará más o menos de laforma: (depende del nombre del controlador)Ya sólo nos queda pulsar los botones “Aceptar” para guardar la configuración. Para que los cambiostengan efecto, tendremos que reiniciar OpenOffice.Para conectarnos a nuestra base de datos “Postgres” seleccionaremos Archivo-−→Nuevo-−→Base dedatos, bajo cualquier componente de OpenOffice:Elegiremos “Conectar con una base de datos existente” y seleccionaremos “JDBC” en el combo inferior.Para pasar a la siguiente fase, pulsaremos el botón “Siguiente”: 129
  • 138. Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice BaseComo podemos observar, hemos completado el primer campo con la información de nuestra base dedatos: “localhost” sería el nombre del host donde se ejecuta el motor Postgres (habría que sustituirlo paracada caso en particular). En este caso observamos que nos conectamos al port 5432 que es el que utilizaPostgres por defecto. Por último el nombre de nuestra base de datos es “ejemplo”En el campo correspondiente a “Clase de controlador JDBC”, escribiremos “org.postgresql.Driver”.Podremos emplear el botón “Clase de prueba” para comprobar que el controlador se carga correctamente.Una vez configurada la conexión JDBC podemos pasar a la siguiente fase:Especificaremos nombre de usuario y chequearemos “Se requiere una contraseña” si fuera necesario. Elbotón “Conexión de prueba” nos permitirá verificar que todo es correcto.Si no conseguimos conectarnos a la base de datos, puede que tengamos que cambiar la configuración dePostgres, sobre todo en lo relativo al fichero “pg_hba.conf”. En OpenSuse lo podremos encontrar en laruta: “/var/lib/pgsql/data”. La idea será cambiar el esquema de acceso de los usuarios a un sistema menos 130
  • 139. Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Baserestrictivo; por ejemplo, cambiaremos el método de acceso (columna “METHOD”; último parámetro delos registros de este fichero de texto) por “trust”: host all all 127.0.0.1/32 trustPara editar el fichero “pg_hba.conf” utilizaremos un editor de texto. Si hemos realizado algún cambio enel mismo, tendremos que apagar y volver a poner en funcionamiento el servidor Postgres para activar lanueva configuración.Una vez que nos hemos conectado con éxito, ya sólo quedará pulsar el botón “Finalizar” para guardartodos los settings de la conexión en un archivo. Acto seguido se abrirá la pantalla principal del apartado“Base” de OpenOffice:Ya estamos en condiciones de realizar nuestras consultas, formularios e informes de nuestra base dedatos de KEME-Contabilidad.Nuestra intención será crear un informe que contenga nuestro diario contable. Como va a intervenir másde una tabla, tendremos que construir la consulta que proporcione la información pertinente.Para diseñar la consulta, seleccionaremos el icono “Consultas”, y en “Tareas” elegiremos “Crear unaconsulta en vista Diseño...” (si no tenemos conocimientos de SQL). Añadiremos las tablas “diario” y“plancontable”. 131
  • 140. Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice BaseLa ventana de diseño de consultas está formada por dos paneles: en el superior se sitúan las tablas en lasque se basa la consulta, en el inferior seleccionaremos los campos que van a intervenir en la misma.Necesitaremos relacionar las dos tablas intervinientes; para ello conectaremos en el panel superior elcampo “cuenta” de “diario” con “codigo” de “plancontable” pinchando con el botón izquierdo del ratón.En el panel inferior añadiremos los campos asiento, fecha, cuenta, descripción (de la tabla“plancontable”), concepto, debe, haber. Posteriormente nos situaremos en la columna “asiento” yelegiremos orden “ascendente”.Si pulsamos el botón “ejecutar consulta”, se abrirá un nuevo apartado con la información queemplearemos para el informe. Si todo es correcto, guardaremos la consulta utilizando la opción del menúArchivo-−→GuardarVolveremos a la pantalla principal de “OpenOffice Base” y crearemos el informe, pulsando sobre elicono correspondiente. El diseño y construcción de un informe con el asistente de “OpenOffice Base”consta de varios pasos. En primer lugar seleccionaremos la tabla o consulta de la que se recogerán losdatos, posteriormente podremos establecer las etiquetas de los campos, niveles de agrupamiento, aspectodel informe, etc.La siguiente figura muestra lo que podría ser la ejecución de un informe del diario. Se han editadoalgunos formatos del informe para que recojan mejor los tipos de datos: por ejemplo en las fechas y en eldebe/haber. 132
  • 141. Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base 133
  • 142. Capítulo 48. Empresa de ejemplo A continuación se ofrece un pequeño supuesto de contabilidad para que nos sirva de aprendizaje; dado su fin didáctico, los asientos e importes reflejados no tienen porqué ceñirse estrictamente a la legislación contable y fiscal.48.1. Datos iniciales Un vistazo al libro mayor y balances de la empresa nos ofrece la siguiente información sobre saldos iniciales a uno de enero del 2008: Tabla 48-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo CÓDIGO CUENTA DEBE HABER 10000000 Capital social 60.000,00 11200000 Reserva legal 7.500,00 12900000 Pérdidas y ganancias 5.600,00 21000001 Terreno local comercial 20.000,00 A 21100001 Construcción local 25.000,00 comercial A 28110001 Amort.acum. 1.250,00 construcción local A 21600001 Mobiliario diverso 4.000,00 28160001 Amort.acum. mobiliario 2.000,00 diverso 21700001 Equipo proceso 1.000,00 información PC1 28170001 Amort.eq.proc.información 500,00 PC1 21700002 Equipo proceso 800,00 información PC2 28170002 Amort.eq.proc.información 200,00 PC2 30000000 Existencias comerciales 24.000,00 40000001 Proveedor A 2.000,00 40000002 Proveedor B 1.500,00 43000001 Cliente A 500,00 43000002 Cliente B 400,00 47500000 H.P.acreedora por IVA 850,00 134
  • 143. Capítulo 48. Empresa de ejemplo CÓDIGO CUENTA DEBE HABER 47520000 H.P.acreedora por I.S. 300,00 57000000 Caja, euros 6.000,00 TOTALES: 81.700,00 81.700,00 Además, conocemos la siguiente información suplementaria: • La cuenta “21100001” representa la parte de construcción del local comercial A, que fue adquirido el 1/7/2002 y se amortiza al 2% anual. • El “Mobiliario diverso” a que hace referencia la cuenta “21600001” se amortiza al 20% anual, y la fecha de adquisición y puesta en servicio fue el 1/7/2005. • Los equipos de proceso de información se amortizan al 25% y fueron puestos en funcionamiento el 1/1/2006 para el “PC1” y el 1/1/2007 para el “PC2”. • La deuda con el proveedor A vence el 20/1/2008 por 1.500,00 unidades monetarias y el 10/2/2008 por 500,00 unidades monetarias. • La deuda con el proveedor B vence el 5/2/2008 • Los créditos con los clientes están documentados en recibos que vencen el 10/1/2008 para el Sr. “A”, y el 16/1/2008 para el Sr. “B” Suponemos que las amortizaciones fiscal y contable coinciden para los elementos de inmovilizado señalados.48.2. Crear nueva empresa El primer paso será el de crear una nueva base de datos, tarea que realizaremos a través de la opción “Nueva empresa” del menú “Empresa”. En la ventana de diálogo correspondiente especificaremos el plan contable a importar (el estándar para 2008), fijaremos el número de dígitos de las subcuentas en 8, y completaremos los campos necesarios para la información de la conexión de la base de datos; si el servidor Postgres se ejecuta en el mismo ordenador desde el que estamos operando, y si el nombre de usuario de nuestra sesión en Linux está registrado bajo Postgres, tan sólo tendremos que suministrar el nombre de base de datos “EJEMPLO” (no introducir las comillas). En el caso de utilizar MySQL tendremos que suministrar como mínimo el nombre de usuario, aparte del de la base de datos. 135
  • 144. Capítulo 48. Empresa de ejemploEl siguiente paso será dar de alta las subcuentas a través de “Subcuentas” en el menú “Plan”. Esto lopodríamos hacer sobre la marcha, a medida que introducimos los asientos, pero resultaría más artificioso.Un punto que no tenemos que olvidar es el de registrar el ejercicio al que irán referidos los apuntescontables, para ello ejecutaremos la opción Empresa−→Ejercicios contables y daremos de alta elejercicio 2008, que coincidirá con el año natural (inicio 1/1/2008, fin 31/12/2008).En la configuración de la empresa tendremos que introducir el valor de varios campos que condicionaránel comportamiento de la aplicación en materia de IVA, vencimientos y regularización. Para elloaccedemos a Empresa −→Configuración de empresa y configuraremos los campos “cuenta de IVAsoportado” como “472”, “cuenta de IVA repercutido” como “477”; en clave de gastos introduciremos elgrupo 6: “6”, en clave de ingresos, el grupo 7. En cuentas a pagar y en cuentas a cobrar escribiremossendas listas de partidas para su proceso en el apartado de vencimientos; en nuestro caso nos bastará en“cuentas a pagar”, el siguiente contenido, “400,401”, y en “cuentas a cobrar”, “430,431”. 136
  • 145. Capítulo 48. Empresa de ejemplo48.3. Asiento inicial Ya estamos en condiciones de introducir asientos, por ello comenzamos con el asiento de apertura a partir de los datos de los saldos iniciales de las cuentas. Nos introducimos en Diario −→Nuevo asiento y generamos los apuntes con la información suministrada, tras lo cual pulsaremos el botón “INCORPORAR”:48.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de 137
  • 146. Capítulo 48. Empresa de ejemploapertura A continuación podemos asignar los vencimientos a las partidas de cobros y pagos pendientes, para ello nos situaremos en el menú “Vencimientos”, y ejecutaremos las opciones “Asigna vencimientos a cuentas a pagar” y “Asigna vencimientos a cuentas a cobrar”, respectivamente. De esta forma accederemos a unos cuadros de diálogo con tablas de partidas pendientes de asignar vencimientos, que iremos procesando hasta que la lista quede vacía: Acto seguido seleccionaremos líneas de la tabla con el botón izquierdo del ratón, y pulsaremos el botón “Asigna vencimiento”, con lo cual accederemos a un nuevo cuadro de diálogo de gestión de vencimientos a partir de pases en diario, donde asignaremos el vencimiento, o los vencimientos para cada pase en concreto: En esta ventana, añadiremos vencimientos hasta que el importe de la casilla “Sin vencimiento” resulte con valor cero. Para ello pulsaremos el botón “Añadir” y editaremos la plantilla del nuevo registro: 138
  • 147. Capítulo 48. Empresa de ejemplo Aquí completaremos los datos que nos falten: la cuenta de tesorería que se cargará o abonará al vencimiento, el importe, y la fecha de vencimiento, al pulsar aceptar volveremos a la tabla anterior, en la que se refleja cómo hemos partido el saldo inicial en dos importes distintos con distinto vencimiento. Repetiremos esta operación para todos los cobros y pagos pendientes de asignar vencimiento. El primer asiento introducido queremos que conste como asiento de apertura, por ello seleccionaremos un apunte cualquiera del asiento y ejecutaremos el comando Utilidades ImportarAsignar diario , donde seleccionaremos el diario de apertura: Como podemos observar, en la columna “diario” de la pantalla principal de la aplicación aparece el código “APERTURA”. Hemos realizado esta operación tras la de asignar los vencimientos ya que ello no hubiera sido posible a partir de un asiento de apertura.48.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado delasiento de apertura En este apartado vamos a definir el plan de amortizaciones de la empresa a partir de la información dada en el inicio; para ello ejecutaremos Amortizaciones, −→Plan de amortizaciones desde el menú, a partir de lo cual aparecerá el diálogo de “Plan de amortizaciones del inmovilizado”: 139
  • 148. Capítulo 48. Empresa de ejemploPulsando el botón “Nuevo elemento” iremos definiendo los distintos registros que lo componen a travésde la siguiente plantilla:Es importante señalar que el coeficiente de amortización se introduce como porcentaje. No es posibleespecificar coeficiente de amortización fiscal para partidas que ya se venían amortizando en ejerciciosanteriores a los del registro en la aplicación. 140
  • 149. Capítulo 48. Empresa de ejemplo48.6. Registro contable de operaciones 48.6.1. Primer trimestre El 8 de enero ingresamos el IVA del trimestre anterior con cargo a caja: mediante Diario, −→Tabla de apuntes introducimos el asiento en cuestión. Para avanzar entre columnas en la tabla utilizaremos el tabulador, y pulsaremos “intro” para terminar un apunte. El asiento quedará de la forma: En enero vencen todas las obligaciones de pago y derechos de cobro previstos: el 20/1 pagamos al proveedor “A” 1500 euros, cobramos 500 euros del cliente “A” el 10/1 y el 16/1 400 euros del cliente B. Seleccionamos Vencimientos, −→Procesar vencimiento; obtendremos en pantalla el siguiente diálogo: Empezamos por seleccionar la primera línea con el botón izquierdo del ratón, y pulsamos el botón “Procesar”, con lo cual accederemos a la plantilla para procesar vencimientos: 141
  • 150. Capítulo 48. Empresa de ejemploAquí podremos modificar la fecha de vencimiento, o la cuenta de tesorería. Para generar el asientocorrespondiente al cobro, tan sólo tendremos que pulsar el botón “Procesar”.Repetiremos la operación para el otro cobro pendiente que nos queda. Para procesar las obligaciones depago tendremos que seleccionar el botón de radio “pagos” en la parte superior de la pantalla, yposteriormente pulsaremos el botón “Refrescar”, con lo que nos aparecerán un listado de deudas con susvencimientos. Tan solo procesaremos el pago correspondiente al mes de enero.En febrero vencen los dos pagos previstos; se procede a su proceso y contabilización. La forma de operarsería la misma que en los vencimientos del mes de enero.Nuevas operaciones: vende al Cliente “A” el 10 de enero por 100 euros, el 15 de marzo vende al Cliente“B” por 150 euros. Compra al proveedor “A” mercaderías por valor de 1000 euros el 16 de marzo. Todasestas operaciones se realizan al contado, y están sometidas al tipo general de IVA. Al final del trimestrese liquida el IVA correspondiente al mismo.Daremos de alta las cuentas que nos faltan, tales como las de IVA soportado/repercutido, de compras yventas de mercaderías, etc.La contabilización de la primera operación de venta la efectuaríamos ejecutando la opción “Nuevoasiento” del menú “Diario”; el registro de IVA se activará en el momento que introduzcamos un valor enel apunte correspondiente a la subcuenta de IVA repercutido: 142
  • 151. Capítulo 48. Empresa de ejemploIntroduciremos los datos que nos faltan, y pulsaremos “Aceptar”. Completaremos la tabla de edición delasiento con los apuntes que nos faltan y editaremos la fecha. Si el asiento está cuadrado, el botón“Incorporar” estará activado para su incorporación al diario.Procederemos de forma similar para el resto de las operaciones. Importante: Para la liquidación del IVA tan solo tendremos que responder pulsando el botón “Regularización” cuando se active el proceso de introducción de registros de IVA.48.6.2. Segundo trimestreEl IVA del primer trimestre nos salió deudor, por lo que decidimos compensarlo con el del segundotrimestre. El 15 de abril realizamos un pago a cuenta del impuesto sobre sociedades por valor de 200euros.Nuevas operaciones de venta al contado: el 20 de abril vendemos 490 euros al cliente A, el 10 de juniovendemos 500 euros al cliente B.El 30 de junio contabilizamos el reparto del saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias de la siguienteforma: base de reparto (pérdidas y ganancias): 5600 euros, reparto: a reserva legal por 500 euros, areservas voluntarias por 5100 euros.Al final del trimestre liquidamos el IVA correspondiente. 143
  • 152. Capítulo 48. Empresa de ejemplo48.6.3. Tercer trimestreSe ingresa el IVA correspondiente a la liquidación del segundo trimestre el día 10/7.El 12/7 se compra un nuevo “Equipo para proceso de la información” por 900 euros al proveedor deinmovilizado A; suponiendo que nuestra empresa cumple todos los requisitos fiscales, practicaremos laamortización acelerada del mismo en el ejercicio actual por la totalidad. La amortización contable serealiza en cuatro años.Para la contabilización de este último punto crearemos tres cuentas nuevas: “21700003”, y “28170003”,que contendrán la cuenta de activo y la de amortización acumulada, respectivamente, y por último la“52300001” y la del proveedor de inmovilizado.Una vez introducido el asiento de la adquisición y pago daremos de alta el nuevo elemento en nuestroplan de amortizaciones; en el diálogo del “Plan de amortizaciones del inmovilizado” pulsaremos el botón“Nuevo elemento” y lo incorporaremos a través de la siguiente plantilla:Para cumplir con los requisitos del elemento activaremos el botón de radio de “Amortización fiscalacelerada total en el primer ejercicio”. En la tabla del plan de amortizaciones podremos constatar que enla columna “Am. fiscal 1 ejer.” aparece la palabra “SELECCIONADO”.Nuevas operaciones: vendemos al cliente A mercaderías al contado por valor de 5.000 euros más IVA el20/7; el 22/7 pagamos el impuesto sobre sociedades del ejercicio 2007. El 30/9 liquidamos el IVA. 144
  • 153. Capítulo 48. Empresa de ejemplo 48.6.4. Cuarto trimestre Operaciones: El 12/10 ingresamos el IVA del tercer trimestre; el mismo día realizamos el segundo pago a cuenta del Impuesto de Sociedades del ejercicio 2008 por 250 euros. El 10/11 vendemos mercaderías por 2000 euros más IVA al contado al cliente B. El 14/12 ingresamos el tercer pago a cuenta del IS por 250 euros. A final de año liquidamos el IVA. El inventario de mercaderías a 31/12/2005 arroja un valor de 23000 euros; regularizamos el saldo de mercaderías a cierre de ejercicio.48.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible delImpuesto sobre Sociedades Contabilizadas todas las operaciones, realizamos el asiento de amortización del inmovilizado mediante la opción del menú Amortizaciones −→Asiento de amortizaciones; en el cuadro de diálogo que aparece pulsaremos el botón “Generar”, con lo cual se generarán los apuntes correspondientes a este proceso. Como mencionábamos anteriormente, para el último elemento de inmovilizado adquirido Hacienda nos permite libertad de amortización, por tanto se genera una diferencia que nos permite un ajuste en la base imponible del impuesto sobre sociedades. Esta diferencia la podemos conocer ejecutando Amortizaciones−→Diferencias en base imponible I.S.; nos aparecerá entonces el siguiente diálogo: Ya estamos en condiciones de calcular y liquidar el impuesto de sociedades para el ejercicio 2008. Para 145
  • 154. Capítulo 48. Empresa de ejemplo ello vamos a conocer el saldo de Pérdidas y Ganancias antes de impuestos a través de la consulta provisional del Estado Contable correspondiente (menú Estados contables−→Consulta Estado Contable), que nos arroja unos beneficios de 4383,36 euros. Si no estuviera disponible la cuenta de Pérdidas y Ganancias, podemos importarla a través de Estados contables−→Importar Estado Contable. A la hora de calcular el impuesto sobre sociedades que fiscalmente pertenece al ejercicio, el resultado contable lo minoramos en 793,36 euros, en concepto de amortización libre y acelerada, quedando una base imponible de 3590 euros. Si suponemos un tipo de gravamen del 30%, la cuota tributaria quedará en 1077 euros. Realizamos la contabilización de todas estas operaciones.48.8. Regularización y cierre de ejercicio Ya sólo nos queda regularizar y cerrar el ejercicio. La regularización nos pasará todos los ingresos y los gastos de forma automática a la cuenta de Pérdidas y Ganancias, la efectuaremos a través de la opción que nos ofrece el menú diario: Diario−→Fin de ejercicio−→Regularización. Tras su elección tan sólo tendremos que especificar el ejercicio a regularizar (en este caso el 2008). El cierre de ejercicio se efectúa de forma similar: elegiremos Diario−→Fin de ejercicio−→Cierre de ejercicio, indicaremos el ejercicio 2008, y pulsaremos el botón generar. La contabilidad quedará cerrada y preparada para generar el asiento de apertura de un nuevo período. 146
  • 155. Capítulo 49. Programas anexos El paquete KEME-Contabilidad está integrado por la aplicación principal y varios binarios anexos que cumplen funciones accesorias al programa de contabilidad49.1. Actualizador de bases de datos: “actu” Esta utilidad servía para actualizar tablas de la base de datos a la versión actual. En las nuevas versiones este proceso se realiza automáticamente, por lo que este programa ha dejado de acompañar a la aplicación principal.49.2. Programa para confeccionar el Estado de Cambiosen el Patrimonio Neto de PYMES correspondiente alEjercicio: “patrimonio” Este binario nos va a permitir realizar un cuadro para la elaboración de este estado contable. La información aparecerá tal y como el usuario la haya introducido; no realizándose ningún tipo de procesado de la misma. El fichero “tex” que se genera se podrá emplear para confeccionar libros con la utilidad correspondiente de KEME-Contabilidad 147
  • 156. Capítulo 50. Tipos de archivos que genera laaplicación A continuación detallamos una tabla con los tipos de ficheros que nos podemos encontrar en el directorio de trabajo: Tabla 50-1. Tipos de ficheros que se generan en el directorio de trabajo EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN ast.xml Ficheros XML con asientos automáticos, permiten su exportación e importación entre empresas. est.xml Ficheros XML con estados contables, permiten su exportación e importación entre empresas. png Ficheros con gráficos, normalmente contienen gráficos de balance tex Archivo para procesar con látex, generalmente es el resultado de generar algún informe para su impresión o consulta dvi Archivo independiente de dispositivo, es el resultado de procesar con látex algún fichero tex. Estos archivos se visualizará con un visor o se convertirá a postcript para su impresión log Muestran lo que ocurre durante el proceso de conversión de un fichero tex a dvi; son ideales para conocer errores si el proceso de conversión falla ps Son archivos postcript, normalmente generados para enviarlos a la impresora. aux Archivos auxiliares que se generan en el progreso de conversión de TEX a DVI. Para nosotros tienen escasa utilidad. txt Archivo de texto con campos separados por tabulador, empleados para exportar información a otras aplicaciones. pdf Son archivos que se pueden visualizar con el visor de Acrobat reader, son admitidos por el Registro Mercantil para presentar libros en soporte magnético. sql Son los archivos de copia de seguridad. Poseen en su interior las sentencias SQL y todos los comandos necesarios para reconstruir una base de datos. 148
  • 157. Capítulo 50. Tipos de archivos que genera la aplicaciónEXTENSIÓN DESCRIPCIÓNreg.xml Ficheros XML con regularizaciones definidas por el usuario; permiten su exportación e importación entre empresas.xml Ficheros XML con información contable, normalmente del libro mayor o balances de sumas y saldos; permiten la utilización de su contenido en aplicaciones de informes.Estos otros archivos nos aparecen en el directorio escondido .keme, donde se almacena la configuraciónde la aplicación:Tabla 50-2. Tipos de ficheros el directorio .kemeEXTENSIÓN DESCRIPCIÓNest.xml Archivo XML de un estado contable; posee información para su importación a una base de datos de contabilidadpln Posee información de un plan contable para su importación a una base de datos de contabilidadcfg Es la extensión del archivo de configuración de la aplicación; no conviene editar su contenido. 149
  • 158. Capítulo 51. Colaboraciones La elaboración de esta aplicación es incipiente; se ha pretendido la presentación de un programa de contabilidad bastante completo, no obstante, el campo que abarca la contabilidad es muy amplio, por lo que el desarrollo de KEME-Contabilidad no ha hecho más que empezar. En el software libre juega un papel muy importante la comunidad, la cual es quien en último lugar certifica la utilidad, corrección y garantiza el soporte a un determinado programa. Resulta por ello imprescindible que se produzcan aportaciones, que pueden consistir (entre otras) en los siguientes puntos: • Traducción de la aplicación a otras lenguas utilizando el módulo QTLinguistic. En la actualidad KEME-Contabilidad de traduce al catalán, gallego, inglés y portugués • Comunicación de errores del programa y del manual • Realizar objeciones y recomendaciones sobre aspectos de la aplicación • Programación, elaboración y mejora de módulos del programa. • Elaboración de guías o tutoriales sobre cualquier aspecto contable que esté relacionado con KEME-Contabilidad Los comentarios, consultas o aportaciones se pueden hacer llegar a través de la la página del proyecto en Sourceforge. 150
  • 159. Apéndice A. Breve introducción a Látex KEME-Contabilidad utiliza la herramienta Látex para la mayoría de sus informes y composición de libros contables. Es interesante que el usuario adquiera unas nociones básicas sobre Látex si está interesado en editar y procesar la memoria utilizando esta utilidad. Látex es una aplicación que nos permite preparar documentos conseguiendo una alta calidad tipográfica y un diseño profesional. Látex trabaja con ficheros de texto plano, en ASCII, que podremos editar con cualquier editor de texto simple (no un procesador de textos). Para la composición y formateado del texto, Látex utiliza órdenes, que para distinguirlas del texto del documento, comienzan por una barra invertida: “”. Cuando Látex procesa un fichero de entrada, espera que el mismo siga una cierta estructura; de esta forma el fichero deberá de empezar con el comando: documentclass{....} que especifica qué tipo de documento intentamos escribir. Después de esto, podemos incluir comandos que cambiarán el estilo del documento por completo, o podremos cargar nuevos paquetes que añadirán nuevas características a Latex. Para añadir un paquete, utilizaremos el comando: usepackage{....} Cuando se haya realizado toda la configuración, comenzaremos con el cuerpo del documento, con el comando: begin{document} A partir de ahora introduciremos el texto combinándolo con algunos comandos Latex. Al final del documento, añadiremos el comando: end{document} que informará a Latex que el texto termina; cualquier contenido que siga a este comando será ignorado. A continuación mostramos el contenido mínimo de un fichero Latex: documentclass{article} begin{document} Este es el contenido del texto. end{document} El ciclo de operaciones necesario para trabajar con Latex y obtener una copia lista para su impresión o presentación está compuesto por tres fases: • Editar/crear nuestro fichero Latex. Este fichero debe de estar compuesto por texto plano en ASCII, y debe de poseer la extensión “.tex” 151
  • 160. Apéndice A. Breve introducción a Látex• En segundo lugar, hay que ejecutar el comando “Latex”. Si el proceso termina correctamente, obtendremos un fichero con extensión “.dvi”. Si hay errores, se parará el proceso y Latex nos notificará donde está el problema. Pulsaremos ctrl-D para volver a la línea de comandos. latex prueba.tex• El siguiente paso será visualizar el fichero DVI. Para ello podremos emplear el comando: xdvi prueba.dvi Existen otras herramientas más versátiles que xdvi, tales como kdvi (en entornos Linux con KDE). Bajo Windows, podremos emplear la utilidad yap (yet another previewer). Podemos convertir el fichero dvi a Postcript, de esta forma obtendremos una copia lista para la impresión: dvips -Pcmz prueba.dvi -o prueba.ps 152
  • 161. Apéndice B. GNU Free Documentation LicenseB.1. PREAMBLE The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other functional and useful document "free" in the sense of freedom: to assure everyone the effective freedom to copy and redistribute it, with or without modifying it, either commercially or noncommercially. Secondarily, this License preserves for the author and publisher a way to get credit for their work, while not being considered responsible for modifications made by others. This License is a kind of "copyleft", which means that derivative works of the document must themselves be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is a copyleft license designed for free software. We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free software needs free documentation: a free program should come with manuals providing the same freedoms that the software does. But this License is not limited to software manuals; it can be used for any textual work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed book. We recommend this License principally for works whose purpose is instruction or reference.B.2. APPLICABILITY AND DEFINITIONS This License applies to any manual or other work, in any medium, that contains a notice placed by the copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. Such a notice grants a world-wide, royalty-free license, unlimited in duration, to use that work under the conditions stated herein. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a licensee, and is addressed as "you". You accept the license if you copy, modify or distribute the work in a way requiring permission under copyright law. A "Modified Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of it, either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language. A "Secondary Section" is a named appendix or a front-matter section of the Document that deals exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Document’s overall subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall subject. (Thus, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject or with related matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding them. The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of 153
  • 162. Apéndice B. GNU Free Documentation LicenseInvariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License. If a sectiondoes not fit the above definition of Secondary then it is not allowed to be designated as Invariant. TheDocument may contain zero Invariant Sections. If the Document does not identify any Invariant Sectionsthen there are none.The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as Front-Cover Texts or Back-CoverTexts, in the notice that says that the Document is released under this License. A Front-Cover Text maybe at most 5 words, and a Back-Cover Text may be at most 25 words.A "Transparent" copy of the Document means a machine-readable copy, represented in a format whosespecification is available to the general public, that is suitable for revising the documentstraightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs or(for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters orfor automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in anotherwise Transparent file format whose markup, or absence of markup, has been arranged to thwart ordiscourage subsequent modification by readers is not Transparent. An image format is not Transparent ifused for any substantial amount of text. A copy that is not "Transparent" is called "Opaque".Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup, Texinfo inputformat, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and standard-conformingsimple HTML, PostScript or PDF designed for human modification. Examples of transparent imageformats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats include proprietary formats that can be read andedited only by proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD and/or processing toolsare not generally available, and the machine-generated HTML, PostScript or PDF produced by someword processors for output purposes only.The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are neededto hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in formats whichdo not have any title page as such, "Title Page" means the text near the most prominent appearance of thework’s title, preceding the beginning of the body of the text.A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whose title either is precisely XYZor contains XYZ in parentheses following text that translates XYZ in another language. (Here XYZstands for a specific section name mentioned below, such as "Acknowledgements", "Dedications","Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title" of such a section when you modify the Documentmeans that it remains a section "Entitled XYZ" according to this definition.The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which states that this Licenseapplies to the Document. These Warranty Disclaimers are considered to be included by reference in thisLicense, but only as regards disclaiming warranties: any other implication that these WarrantyDisclaimers may have is void and has no effect on the meaning of this License. 154
  • 163. Apéndice B. GNU Free Documentation LicenseB.3. VERBATIM COPYING You may copy and distribute the Document in any medium, either commercially or noncommercially, provided that this License, the copyright notices, and the license notice saying this License applies to the Document are reproduced in all copies, and that you add no other conditions whatsoever to those of this License. You may not use technical measures to obstruct or control the reading or further copying of the copies you make or distribute. However, you may accept compensation in exchange for copies. If you distribute a large enough number of copies you must also follow the conditions in section 3. You may also lend copies, under the same conditions stated above, and you may publicly display copies.B.4. COPYING IN QUANTITY If you publish printed copies (or copies in media that commonly have printed covers) of the Document, numbering more than 100, and the Document’s license notice requires Cover Texts, you must enclose the copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front-Cover Texts on the front cover, and Back-Cover Texts on the back cover. Both covers must also clearly and legibly identify you as the publisher of these copies. The front cover must present the full title with all words of the title equally prominent and visible. You may add other material on the covers in addition. Copying with changes limited to the covers, as long as they preserve the title of the Document and satisfy these conditions, can be treated as verbatim copying in other respects. If the required texts for either cover are too voluminous to fit legibly, you should put the first ones listed (as many as fit reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent pages. If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must either include a machine-readable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or with each Opaque copy a computer-network location from which the general network-using public has access to download using public-standard network protocols a complete Transparent copy of the Document, free of added material. If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps, when you begin distribution of Opaque copies in quantity, to ensure that this Transparent copy will remain thus accessible at the stated location until at least one year after the last time you distribute an Opaque copy (directly or through your agents or retailers) of that edition to the public. It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before redistributing any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated version of the Document.B.5. MODIFICATIONS You may copy and distribute a Modified Version of the Document under the conditions of sections 2 and 155
  • 164. Apéndice B. GNU Free Documentation License3 above, provided that you release the Modified Version under precisely this License, with the ModifiedVersion filling the role of the Document, thus licensing distribution and modification of the ModifiedVersion to whoever possesses a copy of it. In addition, you must do these things in the Modified Version:GNU FDL Modification Conditions A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document, and from those of previous versions (which should, if there were any, be listed in the History section of the Document). You may use the same title as a previous version if the original publisher of that version gives permission. B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for authorship of the modifications in the Modified Version, together with at least five of the principal authors of the Document (all of its principal authors, if it has fewer than five), unless they release you from this requirement. C. State on the Title page the name of the publisher of the Modified Version, as the publisher. D. Preserve all the copyright notices of the Document. E. Add an appropriate copyright notice for your modifications adjacent to the other copyright notices. F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public permission to use the Modified Version under the terms of this License, in the form shown in the Addendum below. G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts given in the Document’s license notice. H. Include an unaltered copy of this License. I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at least the title, year, new authors, and publisher of the Modified Version as given on the Title Page. If there is no section Entitled "History" in the Document, create one stating the title, year, authors, and publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the Modified Version as stated in the previous sentence. J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a Transparent copy of the Document, and likewise the network locations given in the Document for previous versions it was based on. These may be placed in the "History" section. You may omit a network location for a work that was published at least four years before the Document itself, or if the original publisher of the version it refers to gives permission. K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of the section, and preserve in the section all the substance and tone of each of the contributor acknowledgements and/or dedications given therein. L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles. Section numbers or the equivalent are not considered part of the section titles. M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the Modified Version. N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements" or to conflict in title with any Invariant Section. O. Preserve any Warranty Disclaimers. 156
  • 165. Apéndice B. GNU Free Documentation License If the Modified Version includes new front-matter sections or appendices that qualify as Secondary Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the Modified Version’s license notice. These titles must be distinct from any other section titles. You may add a section Entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements of your Modified Version by various parties--for example, statements of peer review or that the text has been approved by an organization as the authoritative definition of a standard. You may add a passage of up to five words as a Front-Cover Text, and a passage of up to 25 words as a Back-Cover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of Front-Cover Text and one of Back-Cover Text may be added by (or through arrangements made by) any one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by you or by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another; but you may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old one. The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version.B.6. COMBINING DOCUMENTS You may combine the Document with other documents released under this License, under the terms defined in section 4 above for modified versions, provided that you include in the combination all of the Invariant Sections of all of the original documents, unmodified, and list them all as Invariant Sections of your combined work in its license notice, and that you preserve all their Warranty Disclaimers. The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant Sections may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the same name but different contents, make the title of each such section unique by adding at the end of it, in parentheses, the name of the original author or publisher of that section if known, or else a unique number. Make the same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections in the license notice of the combined work. In the combination, you must combine any sections Entitled "History" in the various original documents, forming one section Entitled "History"; likewise combine any sections Entitled "Acknowledgements", and any sections Entitled "Dedications". You must delete all sections Entitled "Endorsements".B.7. COLLECTIONS OF DOCUMENTS You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this License, and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy that is 157
  • 166. Apéndice B. GNU Free Documentation License included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim copying of each of the documents in all other respects. You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under this License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this License in all other respects regarding verbatim copying of that document.B.8. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or works, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an "aggregate" if the copyright resulting from the compilation is not used to limit the legal rights of the compilation’s users beyond what the individual works permit. When the Document is included in an aggregate, this License does not apply to the other works in the aggregate which are not themselves derivative works of the Document. If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if the Document is less than one half of the entire aggregate, the Document’s Cover Texts may be placed on covers that bracket the Document within the aggregate, or the electronic equivalent of covers if the Document is in electronic form. Otherwise they must appear on printed covers that bracket the whole aggregate.B.9. TRANSLATION Translation is considered a kind of modification, so you may distribute translations of the Document under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires special permission from their copyright holders, but you may include translations of some or all Invariant Sections in addition to the original versions of these Invariant Sections. You may include a translation of this License, and all the license notices in the Document, and any Warranty Disclaimers, provided that you also include the original English version of this License and the original versions of those notices and disclaimers. In case of a disagreement between the translation and the original version of this License or a notice or disclaimer, the original version will prevail. If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements", "Dedications", or "History", the requirement (section 4) to Preserve its Title (section 1) will typically require changing the actual title.B.10. TERMINATION You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided for under this License. Any other attempt to copy, modify, sublicense or distribute the Document is void, and will automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or 158
  • 167. Apéndice B. GNU Free Documentation License rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain in full compliance.B.11. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE The Free Software Foundation may publish new, revised versions of the GNU Free Documentation License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may differ in detail to address new problems or concerns. See http://www.gnu.org/copyleft/. Each version of the License is given a distinguishing version number. If the Document specifies that a particular numbered version of this License "or any later version" applies to it, you have the option of following the terms and conditions either of that specified version or of any later version that has been published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document does not specify a version number of this License, you may choose any version ever published (not as a draft) by the Free Software Foundation.B.12. ADDENDUM: How to use this License for yourdocuments To use this License in a document you have written, include a copy of the License in the document and put the following copyright and license notices just after the title page: Sample Invariant Sections list Copyright (c) YEAR YOUR NAME. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License". If you have Invariant Sections, Front-Cover Texts and Back-Cover Texts, replace the "with...Texts." line with this: Sample Invariant Sections list with the Invariant Sections being LIST THEIR TITLES, with the Front-Cover Texts being LIST, and with the Back-Cover Texts being LIST. If you have Invariant Sections without Cover Texts, or some other combination of the three, merge those two alternatives to suit the situation. If your document contains nontrivial examples of program code, we recommend releasing these examples in parallel under your choice of free software license, such as the GNU General Public 159
  • 168. Apéndice B. GNU Free Documentation LicenseLicense, to permit their use in free software. 160
  • 169. Apéndice C. Licencia de Documentación LibreGNU Versión 1.2, Noviembre 2002 This is an un official translation of the GNU Free Documentation License into Spanish. It was not published by the Free Software Foundation, and does not legally state the distribution terms for documentation that uses the GNU FDL -- only the original English text of the GNU FDL does that. However, we hope that this translation will help Spanish speakers understand the GNU FDL better. Ésta es una traducción no oficial de la GNU Free Document License a Español (Castellano). No ha sido publicada por la Free Software Foundation y no establece legalmente los términos de distribución para trabajos que usen la GFDL (sólo el texto de la versión original en Inglés de la GFDL lo hace). Sin embargo, esperamos que esta traducción ayude los hispanohablantes a entender mejor la GFDL. La versión original de la GFDL esta disponible en la Free Software Foundation. Esta traducción está basada en una de la versión 1.1 de Igor Támara y Pablo Reyes. Sin embargo la responsabilidad de su interpretación es de Joaquín Seoane. Copyright (C) 2000, 2001, 2002 Free Software Foundation, Inc. 59 Temple Place, Suite 330, Boston, MA 02111-1307 USA. Se permite la copia y distribución de copias literales de este documento de licencia, pero no se permiten cambios.1C.1. PREÁMBULO El propósito de esta Licencia es permitir que un manual, libro de texto, u otro documento escrito sea libre en el sentido de libertad: asegurar a todo el mundo la libertad efectiva de copiarlo y redistribuirlo, con o sin modificaciones, de manera comercial o no. En segundo término, esta Licencia proporciona al autor y al editor 2una manera de obtener reconocimiento por su trabajo, sin que se le considere responsable de las modificaciones realizadas por otros. Esta Licencia es de tipo copyleft, lo que significa que los trabajos derivados del documento deben a su vez ser libres en el mismo sentido. Complementa la Licencia Pública General de GNU, que es una licencia tipo copyleft diseñada para el software libre. Hemos diseñado esta Licencia para usarla en manuales de software libre, ya que el software libre necesita documentación libre: un programa libre debe venir con manuales que ofrezcan la mismas libertades que el software. Pero esta licencia no se limita a manuales de software; puede usarse para cualquier texto, sin tener en cuenta su temática o si se publica como libro impreso o no. Recomendamos esta licencia principalmente para trabajos cuyo fin sea instructivo o de referencia. 161
  • 170. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNUC.2. APLICABILIDAD Y DEFINICIONES Esta Licencia se aplica a cualquier manual u otro trabajo, en cualquier soporte, que contenga una nota del propietario de los derechos de autor que indique que puede ser distribuido bajo los términos de esta Licencia. Tal nota garantiza en cualquier lugar del mundo, sin pago de derechos y sin límite de tiempo, el uso de dicho trabajo según las condiciones aquí estipuladas. En adelante la palabra Documento se referirá a cualquiera de dichos manuales o trabajos. Cualquier persona es un licenciatario y será referido como Usted. Usted acepta la licencia si copia. modifica o distribuye el trabajo de cualquier modo que requiera permiso según la ley de propiedad intelectual. Una Versión Modificada del Documento significa cualquier trabajo que contenga el Documento o una porción del mismo, ya sea una copia literal o con modificaciones y/o traducciones a otro idioma. Una Sección Secundaria es un apéndice con título o una sección preliminar del Documento que trata exclusivamente de la relación entre los autores o editores y el tema general del Documento (o temas relacionados) pero que no contiene nada que entre directamente en dicho tema general (por ejemplo, si el Documento es en parte un texto de matemáticas, una Sección Secundaria puede no explicar nada de matemáticas). La relación puede ser una conexión histórica con el tema o temas relacionados, o una opinión legal, comercial, filosófica, ética o política acerca de ellos. Las Secciones Invariantes son ciertas Secciones Secundarias cuyos títulos son designados como Secciones Invariantes en la nota que indica que el documento es liberado bajo esta Licencia. Si una sección no entra en la definición de Secundaria, no puede designarse como Invariante. El documento puede no tener Secciones Invariantes. Si el Documento no identifica las Secciones Invariantes, es que no las tiene. Los Textos de Cubierta son ciertos pasajes cortos de texto que se listan como Textos de Cubierta Delantera o Textos de Cubierta Trasera en la nota que indica que el documento es liberado bajo esta Licencia. Un Texto de Cubierta Delantera puede tener como mucho 5 palabras, y uno de Cubierta Trasera puede tener hasta 25 palabras. Una copia Transparente del Documento, significa una copia para lectura en máquina, representada en un formato cuya especificación está disponible al público en general, apto para que los contenidos puedan ser vistos y editados directamente con editores de texto genéricos o (para imágenes compuestas por puntos) con programas genéricos de manipulación de imágenes o (para dibujos) con algún editor de dibujos ampliamente disponible, y que sea adecuado como entrada para formateadores de texto o para su traducción automática a formatos adecuados para formateadores de texto. Una copia hecha en un formato definido como Transparente, pero cuyo marcaje o ausencia de él haya sido diseñado para impedir o dificultar modificaciones posteriores por parte de los lectores no es Transparente. Un formato de imagen no es Transparente si se usa para una cantidad de texto sustancial. Una copia que no es Transparente se denomina Opaca. Como ejemplos de formatos adecuados para copias Transparentes están ASCII puro sin marcaje, formato de entrada de Texinfo, formato de entrada de LaTeX, SGML o XML usando una DTD disponible 162
  • 171. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNU públicamente, y HTML, PostScript o PDF simples, que sigan los estándares y diseñados para que los modifiquen personas. Ejemplos de formatos de imagen transparentes son PNG, XCF y JPG. Los formatos Opacos incluyen formatos propietarios que pueden ser leídos y editados únicamente en procesadores de palabras propietarios, SGML o XML para los cuáles las DTD y/o herramientas de procesamiento no estén ampliamente disponibles, y HTML, PostScript o PDF generados por algunos procesadores de palabras sólo como salida. La Portada significa, en un libro impreso, la página de título, más las páginas siguientes que sean necesarias para mantener legiblemente el material que esta Licencia requiere en la portada. Para trabajos en formatos que no tienen página de portada como tal, Portada significa el texto cercano a la aparición más prominente del título del trabajo, precediendo el comienzo del cuerpo del texto. Una sección Titulada XYZ significa una parte del Documento cuyo título es precisamente XYZ o contiene XYZ entre paréntesis, a continuación de texto que traduce XYZ a otro idioma (aquí XYZ se refiere a nombres de sección específicos mencionados más abajo, como Agradecimientos, Dedicatorias , Aprobaciones o Historia. Conservar el Título de tal sección cuando se modifica el Documento significa que permanece una sección Titulada XYZ según esta definición.3 El Documento puede incluir Limitaciones de Garantía cercanas a la nota donde se declara que al Documento se le aplica esta Licencia. Se considera que estas Limitaciones de Garantía están incluidas, por referencia, en la Licencia, pero sólo en cuanto a limitaciones de garantía: cualquier otra implicación que estas Limitaciones de Garantía puedan tener es nula y no tiene efecto en el significado de esta Licencia.C.3. COPIA LITERAL Usted puede copiar y distribuir el Documento en cualquier soporte, sea en forma comercial o no, siempre y cuando esta Licencia, las notas de copyright y la nota que indica que esta Licencia se aplica al Documento se reproduzcan en todas las copias y que usted no añada ninguna otra condición a las expuestas en esta Licencia. Usted no puede usar medidas técnicas para obstruir o controlar la lectura o copia posterior de las copias que usted haga o distribuya. Sin embargo, usted puede aceptar compensación a cambio de las copias. Si distribuye un número suficientemente grande de copias también deberá seguir las condiciones de la sección 3. Usted también puede prestar copias, bajo las mismas condiciones establecidas anteriormente, y puede exhibir copias públicamente.C.4. COPIADO EN CANTIDAD Si publica copias impresas del Documento (o copias en soportes que tengan normalmente cubiertas impresas) que sobrepasen las 100, y la nota de licencia del Documento exige Textos de Cubierta, debe 163
  • 172. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNU incluir las copias con cubiertas que lleven en forma clara y legible todos esos Textos de Cubierta: Textos de Cubierta Delantera en la cubierta delantera y Textos de Cubierta Trasera en la cubierta trasera. Ambas cubiertas deben identificarlo a Usted clara y legiblemente como editor de tales copias. La cubierta debe mostrar el título completo con todas las palabras igualmente prominentes y visibles. Además puede añadir otro material en las cubiertas. Las copias con cambios limitados a las cubiertas, siempre que conserven el título del Documento y satisfagan estas condiciones, pueden considerarse como copias literales. Si los textos requeridos para la cubierta son muy voluminosos para que ajusten legiblemente, debe colocar los primeros (tantos como sea razonable colocar) en la verdadera cubierta y situar el resto en páginas adyacentes. Si Usted publica o distribuye copias Opacas del Documento cuya cantidad exceda las 100, debe incluir una copia Transparente, que pueda ser leída por una máquina, con cada copia Opaca, o bien mostrar, en cada copia Opaca, una dirección de red donde cualquier usuario de la misma tenga acceso por medio de protocolos públicos y estandarizados a una copia Transparente del Documento completa, sin material adicional. Si usted hace uso de la última opción, deberá tomar las medidas necesarias, cuando comience la distribución de las copias Opacas en cantidad, para asegurar que esta copia Transparente permanecerá accesible en el sitio establecido por lo menos un año después de la última vez que distribuya una copia Opaca de esa edición al público (directamente o a través de sus agentes o distribuidores). Se solicita, aunque no es requisito, que se ponga en contacto con los autores del Documento antes de redistribuir gran número de copias, para darles la oportunidad de que le proporcionen una versión actualizada del Documento.C.5. MODIFICACIONES Puede copiar y distribuir una Versión Modificada del Documento bajo las condiciones de las secciones 2 y 3 anteriores, siempre que usted libere la Versión Modificada bajo esta misma Licencia, con la Versión Modificada haciendo el rol del Documento, por lo tanto dando licencia de distribución y modificación de la Versión Modificada a quienquiera posea una copia de la misma. Además, debe hacer lo siguiente en la Versión Modificada: A. Usar en la Portada (y en las cubiertas, si hay alguna) un título distinto al del Documento y de sus versiones anteriores (que deberían, si hay alguna, estar listadas en la sección de Historia del Documento). Puede usar el mismo título de versiones anteriores al original siempre y cuando quien las publicó originalmente otorgue permiso. B. Listar en la Portada, como autores, una o más personas o entidades responsables de la autoría de las modificaciones de la Versión Modificada, junto con por lo menos cinco de los autores principales del Documento (todos sus autores principales, si hay menos de cinco), a menos que le eximan de tal requisito. C. Mostrar en la Portada como editor el nombre del editor de la Versión Modificada. D. Conservar todas las notas de copyright del Documento. 164
  • 173. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNU E. Añadir una nota de copyright apropiada a sus modificaciones, adyacente a las otras notas de copyright. F. Incluir, inmediatamente después de las notas de copyright, una nota de licencia dando el permiso para usar la Versión Modificada bajo los términos de esta Licencia, como se muestra en la Adenda al final de este documento. G. Conservar en esa nota de licencia el listado completo de las Secciones Invariantes y de los Textos de Cubierta que sean requeridos en la nota de Licencia del Documento original. H. Incluir una copia sin modificación de esta Licencia. I. Conservar la sección Titulada Historia, conservar su Título y añadirle un elemento que declare al menos el título, el año, los nuevos autores y el editor de la Versión Modificada, tal como figuran en la Portada. Si no hay una sección Titulada Historia en el Documento, crear una estableciendo el título, el año, los autores y el editor del Documento, tal como figuran en su Portada, añadiendo además un elemento describiendo la Versión Modificada, como se estableció en la oración anterior. J. Conservar la dirección en red, si la hay, dada en el Documento para el acceso público a una copia Transparente del mismo, así como las otras direcciones de red dadas en el Documento para versiones anteriores en las que estuviese basado. Pueden ubicarse en la sección Historia. Se puede omitir la ubicación en red de un trabajo que haya sido publicado por lo menos cuatro años antes que el Documento mismo, o si el editor original de dicha versión da permiso. K. En cualquier sección Titulada Agradecimientos o Dedicatorias, Conservar el Título de la sección y conservar en ella toda la sustancia y el tono de los agradecimientos y/o dedicatorias incluidas por cada contribuyente. L. Conservar todas las Secciones Invariantes del Documento, sin alterar su texto ni sus títulos. Números de sección o el equivalente no son considerados parte de los títulos de la sección. M. Borrar cualquier sección titulada Aprobaciones. Tales secciones no pueden estar incluidas en las Versiones Modificadas. N. No cambiar el título de ninguna sección existente a Aprobaciones ni a uno que entre en conflicto con el de alguna Sección Invariante. O. Conservar todas las Limitaciones de Garantía.Si la Versión Modificada incluye secciones o apéndices nuevos que califiquen como SeccionesSecundarias y contienen material no copiado del Documento, puede opcionalmente designar algunas otodas esas secciones como invariantes. Para hacerlo, añada sus títulos a la lista de Secciones Invariantesen la nota de licencia de la Versión Modificada. Tales títulos deben ser distintos de cualquier otro títulode sección.Puede añadir una sección titulada Aprobaciones, siempre que contenga únicamente aprobaciones de suVersión Modificada por otras fuentes --por ejemplo, observaciones de peritos o que el texto ha sidoaprobado por una organización como la definición oficial de un estándar.Puede añadir un pasaje de hasta cinco palabras como Texto de Cubierta Delantera y un pasaje de hasta 25palabras como Texto de Cubierta Trasera en la Versión Modificada. Una entidad solo puede añadir (ohacer que se añada) un pasaje al Texto de Cubierta Delantera y uno al de Cubierta Trasera. Si el 165
  • 174. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNU Documento ya incluye un textos de cubiertas añadidos previamente por usted o por la misma entidad que usted representa, usted no puede añadir otro; pero puede reemplazar el anterior, con permiso explícito del editor que agregó el texto anterior. Con esta Licencia ni los autores ni los editores del Documento dan permiso para usar sus nombres para publicidad ni para asegurar o implicar aprobación de cualquier Versión Modificada.C.6. COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS Usted puede combinar el Documento con otros documentos liberados bajo esta Licencia, bajo los términos definidos en la sección 4 anterior para versiones modificadas, siempre que incluya en la combinación todas las Secciones Invariantes de todos los documentos originales, sin modificar, listadas todas como Secciones Invariantes del trabajo combinado en su nota de licencia. Así mismo debe incluir la Limitación de Garantía. El trabajo combinado necesita contener solamente una copia de esta Licencia, y puede reemplazar varias Secciones Invariantes idénticas por una sola copia. Si hay varias Secciones Invariantes con el mismo nombre pero con contenidos diferentes, haga el título de cada una de estas secciones único añadiéndole al final del mismo, entre paréntesis, el nombre del autor o editor original de esa sección, si es conocido, o si no, un número único. Haga el mismo ajuste a los títulos de sección en la lista de Secciones Invariantes de la nota de licencia del trabajo combinado. En la combinación, debe combinar cualquier sección Titulada Historia de los documentos originales, formando una sección Titulada Historia; de la misma forma combine cualquier sección Titulada Agradecimientos, y cualquier sección Titulada Dedicatorias. Debe borrar todas las secciones tituladas Aprobaciones.C.7. COLECCIONES DE DOCUMENTOS Puede hacer una colección que conste del Documento y de otros documentos liberados bajo esta Licencia, y reemplazar las copias individuales de esta Licencia en todos los documentos por una sola copia que esté incluida en la colección, siempre que siga las reglas de esta Licencia para cada copia literal de cada uno de los documentos en cualquiera de los demás aspectos. Puede extraer un solo documento de una de tales colecciones y distribuirlo individualmente bajo esta Licencia, siempre que inserte una copia de esta Licencia en el documento extraído, y siga esta Licencia en todos los demás aspectos relativos a la copia literal de dicho documento. 166
  • 175. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNUC.8. AGREGACIÓN CON TRABAJOS INDEPENDIENTES Una recopilación que conste del Documento o sus derivados y de otros documentos o trabajos separados e independientes, en cualquier soporte de almacenamiento o distribución, se denomina un agregado si el copyright resultante de la compilación no se usa para limitar los derechos de los usuarios de la misma más allá de lo que los de los trabajos individuales permiten. Cuando el Documento se incluye en un agregado, esta Licencia no se aplica a otros trabajos del agregado que no sean en sí mismos derivados del Documento. Si el requisito de la sección 3 sobre el Texto de Cubierta es aplicable a estas copias del Documento y el Documento es menor que la mitad del agregado entero, los Textos de Cubierta del Documento pueden colocarse en cubiertas que enmarquen solamente el Documento dentro del agregado, o el equivalente electrónico de las cubiertas si el documento está en forma electrónica. En caso contrario deben aparecer en cubiertas impresas enmarcando todo el agregado.C.9. TRADUCCIÓN La Traducción es considerada como un tipo de modificación, por lo que usted puede distribuir traducciones del Documento bajo los términos de la sección 4. El reemplazo las Secciones Invariantes con traducciones requiere permiso especial de los dueños de derecho de autor, pero usted puede añadir traducciones de algunas o todas las Secciones Invariantes a las versiones originales de las mismas. Puede incluir una traducción de esta Licencia, de todas las notas de licencia del documento, así como de las Limitaciones de Garantía, siempre que incluya también la versión en Inglés de esta Licencia y las versiones originales de las notas de licencia y Limitaciones de Garantía. En caso de desacuerdo entre la traducción y la versión original en Inglés de esta Licencia, la nota de licencia o la limitación de garantía, la versión original en Inglés prevalecerá. Si una sección del Documento está Titulada Agradecimientos, Dedicatorias o Historia el requisito (sección 4) de Conservar su Título (Sección 1) requerirá, típicamente, cambiar su título.C.10. TERMINACIÓN Usted no puede copiar, modificar, sublicenciar o distribuir el Documento salvo por lo permitido expresamente por esta Licencia. Cualquier otro intento de copia, modificación, sublicenciamiento o distribución del Documento es nulo, y dará por terminados automáticamente sus derechos bajo esa Licencia. Sin embargo, los terceros que hayan recibido copias, o derechos, de usted bajo esta Licencia no verán terminadas sus licencias, siempre que permanezcan en total conformidad con ella. 167
  • 176. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNUC.11. REVISIONES FUTURAS DE ESTA LICENCIA De vez en cuando la Free Software Foundation puede publicar versiones nuevas y revisadas de la Licencia de Documentación Libre GNU. Tales versiones nuevas serán similares en espíritu a la presente versión, pero pueden diferir en detalles para solucionar nuevos problemas o intereses. Vea http://www.gnu.org/copyleft/. Cada versión de la Licencia tiene un número de versión que la distingue. Si el Documento especifica que se aplica una versión numerada en particular de esta licencia o cualquier versión posterior, usted tiene la opción de seguir los términos y condiciones de la versión especificada o cualquiera posterior que haya sido publicada (no como borrador) por la Free Software Foundation. Si el Documento no especifica un número de versión de esta Licencia, puede escoger cualquier versión que haya sido publicada (no como borrador) por la Free Software Foundation.C.12. ADENDA: Cómo usar esta Licencia en susdocumentos Para usar esta licencia en un documento que usted haya escrito, incluya una copia de la Licencia en el documento y ponga el siguiente copyright y nota de licencia justo después de la página de título: Copyright (c) AÑO SU NOMBRE. Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modificar este documento bajo los términos de la Licencia de Documentación Libre de GNU, Versión 1.2 o cualquier otra versión posterior publicada por la Free Software Foundation; sin Secciones Invariantes ni Textos de Cubierta Delantera ni Textos de Cubierta Trasera. Una copia de la licencia está incluida en la sección titulada GNU Free Documentation License. Si tiene Secciones Invariantes, Textos de Cubierta Delantera y Textos de Cubierta Trasera, reemplace la frase sin ... Trasera por esto: siendo las Secciones Invariantes LISTE SUS TÍTULOS, siendo los Textos de Cubierta Delantera LISTAR, y siendo sus Textos de Cubierta Trasera LISTAR. Si tiene Secciones Invariantes sin Textos de Cubierta o cualquier otra combinación de los tres, mezcle ambas alternativas para adaptarse a la situación. Si su documento contiene ejemplos de código de programa no triviales, recomendamos liberar estos ejemplos en paralelo bajo la licencia de software libre que usted elija, como la Licencia Pública General de GNU (GNU General Public License), para permitir su uso en software libre. 168
  • 177. Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNUNotas 1. Ésta es la traducción del Copyright de la Licencia, no es el Copyright de esta traducción no autorizada. 2. La licencia original dice publisher, que es, estrictamente, quien publica, diferente de editor, que es más bien quien prepara un texto para publicar. En castellano editor se usa para ambas cosas. 3. En sentido estricto esta licencia parece exigir que los títulos sean exactamente Acknowledgements, Dedications, Endorsements e History, en inglés. 169

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