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Generalidades de los presupuestos
 

Generalidades de los presupuestos

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    Generalidades de los presupuestos Generalidades de los presupuestos Document Transcript

    • UNIDAD 1. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS.OBJETIVOS DE LA UNIDAD.Con el desarrollo de la primera unidad, se espera:1. Comprender la naturaleza y definir y analizar lo que comprende un proceso presupuestal.2. Analizar la importancia de un proceso presupuestal en cualquier tipo de negocio.3. Identificar la función de Planeación en el proceso presupuestal y sus elementos básicos.4. Determinar la función de Control en el proceso y sus aspectos fundamentales.5. Analizar la importancia de la función de Coordinación, básica en el proceso presupuestal.INTRODUCCIONTodo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas que se hanenunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton Mayo, Max Weber, Koontz,O´Donnell, Peter Druker y otra serie de gurús del área de la administración. Al estructurardichas funciones en la aplicación de una administración cada día mas dinámica y moderna, sedesarrollaron una serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoquepresupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y laarmonía generada por la Coordinación dentro del proceso administrativo.
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt1.1 PROPOSITO Y NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS.En la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y privadas se hanvenido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar losesfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros.Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un findeterminado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas sedesarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una solacosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes desdeñan estaherramienta utilizada en el manejo de la administración empresarial argumentando quedepende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, perola mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de lasprincipales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios.El interés creciente en sistemas de presupuestación modernos se explica en parte por loscambios constantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales ymundiales. Una manera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizarprogramas de planeación y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Unplan presupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientesbasados en los estudios de toda la organización.1.2 D E F I N I C I O N.Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa “antes de lohecho”.Existen innumerables definiciones de lo que es un presupuesto, de acuerdo con los diversosautores que hablan del tema. La Real Academia de la Lengua lo define en la Vigésima Primeraedición de la siguiente forma,Presupuestar. Tr. Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan de un negocio público o privado. 2 Incluir una partida en el presupuesto del 2
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt Estado o de una corporación.Presupuesto, ta. p.p. irregular de presuponer. 2. m. Motivo, causa o pretexto con que se ejecuta una cosa. 3. Supuesto o suposición. 4. Computo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación. 5. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc. 6. ant. Propósito formado por el entendimiento y aceptado por la voluntad.Sweeny y Rachlin los definen como “La presentación ordenada de los resultados previstos deun plan, un proyecto o estrategia” 1Jorge Burbano los define como: “Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se proponealcanzar la administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategiasnecesarias para lograrlos” 2Para Cristóbal del Rio González, el presupuesto “es un conjunto de pronósticos referentes a unlapso precisado” 3Nosotros podemos definir los presupuestos como aceptación el desarrollo y aceptación de una serie deobjetivos y metas, así como de la movilización eficiente de una organización para alcanzarlos.El presupuesto es un plan de operaciones para un lapso de tiempo determinado, el cual sedebe preparar de manera cuidadosa.El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero quepresenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, unproyecto, una estrategia.A propósito, esta definición distingue, entre otros, los siguientes aspectos: − El presupuesto no es algo aislado, más bien, como herramienta administrativa, es el resultado del desarrollo eficaz del proceso gerencial. − El presupuesto se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera. − El presupuesto está orientado hacia el futuro y no hacia el pasado, aunque en su función de control, el presupuesto se compara con los resultados reales. Esta definición no establece límite de tiempo, el presupuesto puede referirse a cualquier lapso de tiempo (días, semanas, meses y años) 3
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt − El presupuesto puede referirse fácilmente a un artículo, a un proyecto o integralmente a todas las operaciones de la empresa.La gestión presupuestal moderna no es ya competencia exclusiva de la alta Gerencia, delegadoen cabeza de un Director de Presupuestos, es una labor a desarrollar por todos los niveles de laempresa, en los cuales los responsables de los centros de costos con todo el personal quetrabaja en el centro deben estar comprometidos a lograr las metas y objetivos propuestos.La Presupuestación es la base sobre la cual se fundamentan: la Administración por Objetivos, laPlaneación Estratégica, la Gerencia Participativa, la Calidad Total y aún la Gerencia deProyectos.Los programas de presupuestos cuantifican los planes administrativos y los ayudan a evaluar.¿Que Comprenden?Una buena Presupuestación comprende: Unos Objetivos Generales a Largo Plazo. Unas Metas específicas a corto plazo. Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma general. Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma discriminada. Unos informes de resultados, presentados periódicamente para las diferentes áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y Una acción de seguimiento y control permanente y continuo.1.3. TIPOS DE PRESUPUESTO.Los presupuestos se pueden clasificar de las siguientes maneras:1.3.1 Según el Sector:Pueden ser Oficiales o Privados. 4
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt Oficiales: son aquellos presupuestos de tipo gubernamental y que buscan el equilibrio entre los recaudos por impuestos y los gastos e inversiones necesarios para el desarrollo de una región o entidad pública. Privados: son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque no necesariamente, una utilidad económica o de lucro.1.3.2 Según el Tiempo:Pueden ser Estratégicos o Tácticos. Estratégicos: son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general en el alcance de las actividades. Están orientados hacia el logro de los objetivos. Tácticos: son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los generales de todas las empresas. Muestran los planes del período normal del ejercicio anual. La visión en el alcance de las actividades es detallada. Están orientados hacia el logro de las metas específicas.1.3.3 Según el Comportamiento o forma:Se dividen en Flexibles (variables) o Fijos (rígidos). Esta clasificación es útil para ajustar lasprovisiones presupuestarias de gastos al nivel de actividad proyectado de un centro deresponsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el comportamiento decada partida de gastos ocasionados en un centro de responsabilidad, en la medida en que elvolumen o la actividad en dicho centro aumenta o disminuye. Flexibles: denominados también presupuestos variables. Son aquellos presupuestos que se pueden ajustar de acuerdo con las situaciones que se estén presentando. Los presupuestos variables son estados de costos o gastos que indican como deben variar cada costo ante cambios en el volumen de producción o de la actividad que se este realizando. El principio fundamental del presupuesto variable es el concepto de variabilidad del costo. Este concepto sostiene que los costos pueden ser relacionados con la producción o actividad y que cuando se relacionan así, los costos son principalmente una función de dos factores: (1) El transcurso del tiempo y (2) la actividad. 5
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt Fijos: llamados también presupuestos rígidos. Son aquellos presupuestos que no se pueden variar. Son las denominadas "Camisas de Fuerza" en la planeación y el control administrativos. Los presupuestos fijos son estados de costos o gastos que muestran los costos fijos, es decir, los que no varían con la producción o la actividad de fabricación o ventas. Se acumulan con el transcurso del tiempo y permanecen constantes en valor durante un período a corto plazo dado, dentro de un rango pertinente de actividad. Los costos fijos son ocasionados por el mantenimiento de activos y de los otros factores de producción; de ahí, que frecuentemente son denominados costos de capacidad. Los presupuestos fijos los podemos dividir en de dos tipos principales: Primero, ciertos presupuestos fijos son establecidos por decisiones administrativas previas. Algunos de estos presupuestos son los presupuestos de depreciación, los de impuestos, los de seguros y otros. Segundo, otros presupuestos fijos con establecidos por decisiones administrativas de acuerdo con una base a corto plazo, los sueldos y salarios, los gastos de publicidad y los gastos de investigación caben en esta categoría.1.3.4 Según el Contenido:Se dividen en Principales y Auxiliares. Principales: aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se presenta lo básico o general de un área especifica o de la empresa. Auxiliares: Son los presupuestos detallados y presentados específicamente para cada centro de costo.1.3.5 Según el Área:Pueden ser presupuestos de ventas, presupuestos de producción, presupuestos deadministración, presupuestos de servicios, presupuestos de contabilidad, presupuestos decostos,...1.3.6 Según la Finalidad que se persiga:Pueden ser de promoción, de aplicación, de fusión, de programas, de obras, base cero, 6
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çttradicional,...1.4 ¿TODOS LOS NEGOCIOS NECESITAN PRESUPUESTOS?Hay quienes creen que los negocios pequeños se pueden manejar y supervisar personalmentepor sus dueños o administradores en todas sus actividades y realmente han tenido éxito.También hay personas que consideran necesario adoptar un presupuesto formal y buenossistemas de control presupuestal. Realmente el que un negocio sea pequeño no haceinnecesario efectuar una planeación y control de sus actividades y logros. La Planeación y elControl, como dos de las funciones básicas de la Administración, son tan necesarias en laspequeñas empresas como en los grandes emporios.Tampoco es necesaria una sofisticación exagerada en la Presupuestación para que éstafuncione. Un sistema adecuado de presupuestos para cada tipo de negocios da resultadosmucho mejores que ideas andantes muy generales, de aquellos que no elaboran planespresupuestarios. El tamaño de los negocios nada tiene que ver con la necesidad de unosparámetros y objetivos bien planificados y un control apropiado en la búsqueda de ellos.Pueden elaborarse programas y planes sin realmente realizar un verdadero sistemapresupuestal, pero una planeación, un control y una coordinación bien formulada no puedellevarse a cabo sin un sistema presupuestal.1.5 IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS.Resumiendo vemos que se define como presupuesto la presentación formal de los planes yobjetivos de la dirección que cubren todas las fases de las operaciones en un períododeterminado. No existe herramienta administrativa que ofrezca tanta dirección operacionalcomo un presupuesto bien planeado y con sentido común. Este permite la participación detodas las partes de la organización y facilita el establecimiento de las metas y de los objetivosde la empresa. 7
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|ÇtEl presupuesto también da los criterios del rendimiento aceptable de la organización en elfuturo, en tanto que el proceso presupuestal proporciona un mecanismo para asignar, en formaracional y económica, mano de obra, instalaciones y demás recursos.También facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de los grupos queconforman la organización. Finalmente proporciona medidas objetivas para evaluar eldesempeño y las metas de rendimiento de la empresa.De ahí que los presupuestos derivan su importancia en el hecho mismo de que la gestiónfinanciera debe programarse con base en una medida patrón que permita evaluar los resultadosde las operaciones de la organización y la eficiencia y eficacia de las decisiones.La Presupuestación conlleva implícitamente a una integración de gran cantidad de enfoques ytécnicas administrativos que pueden ser aprovechados, tales como: Análisis estadísticos(mínimos cuadrados, correlación y regresión, etc.), pronósticos de ventas, análisis de flujo decaja, proyecciones de inversión y de capital, análisis de Costo-Volumen-Utilidad o punto deequilibrio, estudios de tiempos y movimientos y otros.Debido a su naturaleza, el área de presupuestos está relacionada en las empresas con las deFinanzas, Administración de Personal, Ventas, Mercadotecnia y Producción. Es decir, serelaciona con todas las áreas de una empresa. (Ver Figura 1.1).Los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse, debido a que: La contabilidad proporciona los datos históricos que sirven para analizar y proyectar el futuro. Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos contables, y Los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados en gran parte por la contabilidad de la empresa.Es conocido para los estudiosos de la administración que tradicionalmente se han consideracomo las funciones básicas administrativas la Planeación, la Organización, la Dirección oEjecución y el Control. Para muchos autores modernos la función de Coordinación tambiéndebe ser reconocida como una función básica, así mismo Harold Koontz y Cyril O´Donnell4consideran la Provisión de Personal también como otra de las funciones básicas de laadministración, basados en el hecho de que sin personas la administración no funciona. 8
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt LA PRESUPUESTACION Y LA LABOR GERENCIAL ENTORNO VENTAJAS (DESVENTAJAS) MEDIOAMBIENTAL COMPETITIVAS - COMPARATIVAS OBJETIVOS GENERALES METAS ESPECÍFICAS FACTI- SI BLE NO PROGRAMAR ELABORAR ACTIVIDADES PRESUPUESTOS EJECUCION COMPARACION Y CONTROL DE ACCION GESTION Figura 1.1Dos de las funciones básicas tradicionales tienen en los presupuestos una herramientafundamental, debido a que la gestión presupuestaria moderna es esencialmente un proceso deplaneación y control, adicionalmente hace parte fundamental de la función de Coordinación. 9
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|ÇtLos presupuestos se basan en la convicción de que una administración puede y debe controlarel futuro de la empresa mediante la toma de una serie continua de decisiones bien concebidas:Prosperidad Planeada vs. Caso Fortuito.La toma de decisiones administrativas consiste fundamentalmente en concentrarse en elmanejo de una serie de variables controlables por la empresa, y en sacar el máximo provechode los impactos favorables de las variables no controlables que puedan influir en el éxito de laentidad en el futuro minimizando los posibles impactos desfavorables que puedan presentar.En resumen, los presupuestos ayudan a que cualquier organización identifique susoportunidades, defina sus problemas y asigne sus recursos con inteligencia.1.6 LA FUNCION DE PLANEACION.Una de las etapas más importantes del proceso administrativo es la planeación, ya que si se haaceptado que la administración consiste en "hacer a través de los otros" es obvia la necesidadde conocer previamente lo que "pretende hacerse o alcanzarse" como finalidad de laadministración.En las empresas modernas la planeación ha ido adquiriendo una importancia preponderantecomo consecuencia de la necesidad ineludible -especialmente de aquellas empresas quebuscan un crecimiento sano- de conocer con toda anticipación la trayectoria que se podrá, odeberá seguir de acuerdo con las circunstancias en que se van a desempeñar las operacionesde la empresa. De ésta manera, la planeación que empezó haciéndose por períodos cortos,generalmente de un año, se ha ido proyectando a plazos más largos que abarcan 5, 10 y hasta20 años.En la planeación se busca conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecerobjetivos y dar una adecuada organización al trabajo a realizar.Es el diseño de un estado futuro para una organización y de las maneras eficaces dealcanzarlo, es decir predeterminar los cursos de acción a seguir para el logro de los objetivospropuestos.El proceso de Planeación es un proceso de toma de decisiones de orden superior.Las decisiones tomadas en el proceso de planeación deben ser Anticipadas, es decir se toman 10
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çtantes de la acción, e Interrelacionadas (incluyen amplios grupos de seleccióninterdependientes).De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de planeación en una empresa, a saber:Planeación táctica y Planeación estratégica.1.6.1 Planeación Táctica. Es a corto plazo. Las actividades de la empresa se presentan en forma discriminada y está encaminada hacia unas metas específicas y hacia los medios para alcanzarlas.1.6.2 Planeación Estratégica. Es a largo plazo. Muestra las actividades de la empresa en forma general y está encausada hacia unos objetivos generales. La Planeación supone que el estado futuro de una entidad podrá ser mejorado por una acción administrativa continua, con base en esto, Rusell L. Ackoff en su libro A Concept of Corporate Planning5 sugiere que durante el proceso de Planeación la administración de una entidad debe emplear tres tipos diferentes de "proyecciones", a saber: a. - Proyección de referencia. Cuál seria el estado futuro de una entidad, de una empresa, si no se hace nada nuevo, es decir si no se planifica. b. - Proyección deseada. Es una especificación de los "sueños", de las "esperanzas", con relación al estado futuro de la entidad, es decir las aspiraciones de la empresa. c. - Proyección Planeada. Es el análisis de las posibilidades que tiene la entidad para lograr la proyección deseada en forma realista. De acuerdo con lo anterior, la planeación debe comenzar con una proyección de referencia conjuntamente con una proyección deseada y concluir con una proyección planeada que representa el Plan Administrativo de trabajo. 11
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt1.6.3 Misión, visión, objetivos, metas, estrategias, políticas, tácticas y planes de utilidad. La formulación de un propósito duradero, al que se le denomina Misión Empresarial, es lo que distingue a una empresa de otras parecidas. La formulación de la misión identifica el alcance de las operaciones de una empresa en los aspectos del producto y del mercado. Es un compendio de la razón de ser de una empresa, esencial para determinar los objetivos y formular las estrategias. También se la denomina como la declaración del credo, del propósito, de la filosofía, de las creencias, de los principios empresariales, o declaración de la “definición de la empresa”. La forma como se visualiza la empresa unos años adelante se denomina Visión. Lo que se espera tener constituido y arraigado en un futuro no muy lejano (mediano plazo). La fijación de los Objetivos Empresariales representa el punto básico de la toma de decisiones durante el proceso de planeación. Los objetivos de una entidad son Generales y a Largo Plazo. Las Metas nos muestran los objetivos generales enfocados más claramente al detallar explícitamente el lapso de tiempo para alcanzarlas, unas cifras cuantitativas, y unas subdivisiones administrativas con asignación de responsabilidades. Observe que una suma de metas conlleva a un objetivo. El logro de los objetivos radica básicamente en el desarrollo de unas estrategias, las cuales nos especifican "como" hacer las cosas para alcanzar los objetivos y metas. Los medios o la manera para alcanzar las metas fijadas se denominan políticas y tácticas. Las políticas constituyen la forma por medio de la cual las metas fijadas van a lograrse. Son las guías para la toma de decisiones y se establecen para situaciones repetitivas o recurrentes en la vida de una estrategia. Las tácticas son guías para la toma de decisiones sobre la marcha, de acción inmediata. Por ejemplo: La táctica en la guerra (la decisión es inmediata, no hay tiempo para consultar). Observe que una suma de tácticas puede ser una política y una suma de políticas conlleva a una estrategia. Por último, la parte más detallada de la planeación ocurre cuando la administración 12
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt operacionaliza los objetivos al desarrollar uno o más Planes Financieros por responsabilidades, estructurados y cuantificados (Presupuestos).1.7 LA FUNCION DEL CONTROL.Francisco Javier Palom Izquierdo dice que “La gente no suele hacer aquello que se le dice, sinoaquello que se le controla”6.El control de la empresa, otra de las funciones básicas del proceso administrativo, se ejerce entérminos generales como un sistema de comparaciones: "lo que debe ser" con "lo que es", paralo cual es necesario establecer previamente los objetivos y metas (logros) que se buscanalcanzar como consecuencia de las operaciones normales de la empresa para poder medir oevaluar posteriormente lo que realmente se ha hecho.El Control se puede definir como todas aquellas acciones que se hacen para asegurar ellogro de los objetivos, metas, planes, políticas y estándares planeados. Algunos autores lodefinen como el conjunto de procedimientos administrativos que nos permiten medir lasdesviaciones entre las metas y logros alcanzados, con el fin de establecer medidas correctivas.Francisco Javier Palom Izquierdo lo define como “Conjunto de procedimientos administrativos ono que nos permiten aumentar el número de probabilidades de que el plan (los objetivos)COINCIDA o se aproxime al máximo de los logros, haciendo a su vez posible delegar autoridad,conservando la responsabilidad”7El control no debe ser interpretado como algo policivo o restrictivo, por el contrario, debeinterpretarse como solo como un instrumento de comprobación y verificación.El proceso de control está encaminado a medir si los propósitos, planes y programas se estáncumpliendo para buscar correctivos en las variaciones.El proceso de control incluye los siguientes aspectos: 1. Comparar los resultados reales con los presupuestados y especificar las variaciones presentadas. 2. Presentar un informe de los resultados del primer paso a los administradores apropiados. 3. Analizar las variaciones de los resultados reales con respecto a los presupuestados. 13
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt 4. Formular nuevos planes de acción o alternativas que se pueden seguir para corregir las desviaciones presentadas. 5. Seleccionar la alternativa más favorable e implementarla correctamente con las medidas necesarias. 6. Hacer un seguimiento del plan escogido para establecer su efectividad y llevar a cabo un proceso de retroalimentación de la información para mejorar las etapas futuras de la planeación y el control.El control, como acción puntual, debe ser anticipado (a-priori) y no posterior (a-posteriori). Sedebe hacer antes y no después de realizada una acción. El Control debe comenzar por lapersona que realiza el trabajo, este es en primera instancia el que debe realizar un control sobresu labor para asegurar que está haciendo las formas de forma correcta, en segunda instancia lohace el supervisor asignado al trabajo, en este caso el trabajador realiza la función a-priori y elsupervisor lo hace a-posteriori. Si se analiza en forma ecuánime, sin pasión, se llega a laconclusión de que el más importante, el que más nos asegura el logro de los resultadosesperados, es el control que se establece antes de que se produzcan los hechos. Para esto esnecesario que se definan claramente las funciones, atribuciones y responsabilidades de cadapuesto de trabajo. Este tipo de control (a-priori) no es incompatible con el que se lleva a cabo deforma continua.El control, como proceso, es continuo y se hace antes, durante y después de la acción.El control posterior a la acción es un control de tipo auditoria contable. Es necesario pero pocopráctico pues los datos que proporciona son referentes a hechos ya consumados y que no sepueden cambiar. Sirve para orientar el futuro, pero los errores cometidos ya no se puedenreparar, solo sirve para tratar de que dichos errores no sigan ocurriendo en el futuro.La comparación de los resultados reales con los presupuestados constituye la medición de laefectividad del control durante un lapso de tiempo determinado. Los hechos que aparecen enun informe real de resultados no pueden cambiarse, sin embargo las mediciones históricaspueden conducir a un mejor control en el futuro.Informe de Resultados: Es el informe que muestra la comparación de los resultados realescon los presupuestados. Comprende: a.- Resultados Reales, b.- Resultados Presupuestados, y c.- Variaciones. 14
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|ÇtLa información de este tipo se conoce como Principio de Administración por Excepción, elcual podemos definir como la atención que debe prestar la administración principalmente a losaspectos excepcionales o poco usuales que ocurren en las empresas diaria, semanal, mensualo periódicamente, dejando suficiente tiempo para la función de planeación, ya que son loseventos fuera de lo común los que necesitan la atención pormenorizada de la administración.1.8 LA FUNCION DE LA COORDINACION.La coordinación: la podemos definir como la sincronización de las labores individuales enel trabajo eficaz de cada división de una entidad hacia los objetivos comunes, teniendoen cuenta todas las otras divisiones y con base en una unidad de esfuerzos. Lo anteriorimplica el mantenimiento y desarrollo de las relaciones apropiadas entre las diferentesactividades de la empresa.Con la coordinación se busca el equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de laempresa.En la coordinación es necesario tener en cuenta que: • La planeación y el control deben ser procesos lógicos, consistentes y sistemáticos. • El ambiente en la empresa dentro de los individuos que la componen, debe caracterizarse por un grado razonable de estabilidad y consistencia. • Los objetivos y metas deben expresarse por escrito y en lo posible en términos contables, como impactos financieros futuros; de otra forma acaban por ser solamente reflexiones vagas que no conducen al logro de ellos. • Para la comunicación efectiva es necesaria la formalización de objetivos, metas procedimientos y políticas. • La formalización requiere el establecimiento y observación de plazos apropiados para la toma de decisiones, la planeación y el control. • La formalización proporciona una base lógica para la flexibilidad racional, significativa y consistente en los procesos de planeación y control.Para alcanzar una buena coordinación se requiere del desempeño eficaz en las funcionesadministrativas, adicionalmente es necesario que exista unas relaciones interpersonales de los 15
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çtempleados cuando se intercambian sus opiniones. Los directivos empresariales debencomprender que la coordinación funciona bien cuando en sus labores particulares contribuyenal logro de los objetivos y metas. Es de anotar que cada uno de los trabajadores de la institucióndesde el nivel más alto hasta el de menor rango, debe conocer claramente y con la debidaanticipación lo que se planeo y que se espera de él para alcanzar el logro.Un programa de presupuestos moderno “establece las bases para la armonía, sincronización yunidad de esfuerzo, de una manera continua que constituye la coordinación efectiva, ya queenfatiza la congruencia de metas mediante planificación realista, control dinámico ycomunicación eficaz”8Todo presupuesto debe ser flexible en cierto grado, no convertirse nunca en una camisa defuerza, para poder corregir las pautas a seguir en un momento determinado. Deben servir comoguías o pautas para la toma de decisiones, algunas de las cuales alterarán necesariamente losplanes particulares elaborados.1.9 CONCLUSION:Debemos tener en cuenta que, un buen presupuesto no puede reemplazar una buenaadministración, como tampoco puede corregir los errores de una administración pocopreparada, pero puede lograr un trabajo gerencial más sistemático, eficaz y gratificador.Los presupuestos hoy en día se reconocen como un Modelo Matemático, antes se leconsideraba como un posible suceder.1.10 AUTOEVALUACION:1. Defina de una manera amplia ¿qué son los presupuestos?2. Esta usted de acuerdo con la siguiente afirmación: "Los presupuestos son una herramienta exclusiva de la planeación". Explique su respuesta. 16
    • Generalidades de los Presupuestos cxwÜÉ axÄ VÉÜÜxt `xw|Çt3. Por qué todos los tipos de negocios tienen esencialmente los mismos problemas de presupuestación?4. Enumere las cinco funciones administrativas según Koontz y O´Donnell. Descríbalas brevemente.5. Describa los tres tipos de proyecciones que identifico Ackoff.6. Será la planeación un proceso continuo? Explique.7. Comente la siguiente afirmación: "Los objetivos en un plan presupuestal deben representar metas alcanzables y aún así un desafío real".8. Cuál es la esencia del control?9. Está de acuerdo con la siguiente afirmación: “Una administración que divaga es una administración ineficaz”. Comente.10. Se dice que el control no debe ser a-posteriori. Explique.11. Se dice, con respecto a la administración que “Si usted no sabe hacia dónde va, cualquier camino lo llevará allí”. Comente indicando las consecuencias de esta afirmación.12. ¿Qué es la coordinación? Cuál es su importancia dentro del proceso presupuestal?BIBLIOGRAFIA REFERENCIADA:1 Sweeny, H.W. Allen. Rachlin, Robert. Manual de presupuestos. México: McGraw-Hill. 1984. Pag 2.2 Burbano Ruiz, Jorge E. Presupuestos. Enfoque de gestión, planeación y control de recursos. Tercera edición. Bogotá: McGraw-Hill Interamericana S.A. 2005. Pag 11.3 Del Río González, Cristóbal. El Presupuesto. Novena edición. México: Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales, 2000. Pag. I-6.4 Koontz, Harol. O´Donnell, Cyril. Principles of Management, an analysis of managerial functions. 5a. ed. New York: McGraw Hill Book Co., Inc. 19725 Ackoff, Russel L. A Concept of Corporate Planning. New York: John Wiley & Sons, Wiley-Interscience División. 19706 Palom Izquierdo, Francisco Javier. Control. Santafé de Bogota: Carisma Ltda Material Didáctico. Pag. 17 Palom: Op Cit. Pag. 1.8 Welsch, Glenn A. Presupuestos: Planificación y control de utilidades. Madrid: Editorial Dossat S. A. para Prentice/Hall Internacional Inc. 17