Cctp ca 20101209

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Cctp ca 20101209

  1. 1. CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Maître d’ouvrage Groupement de commandesVille de Cholet / Communauté dAgglomération du Choletais Objet du marchéAcquisition dun dispositif de contrôle daccès pour des installations sportives et administratives
  2. 2. SommaireI.Introduction........................................................................................................................................6II.Objectif du projet ............................................................................................................................7III.Descriptif du patrimoine................................................................................................................7 A-Présentation du complexe sportif Pierre de Coubertin actuellement en construction......................7 B-Présentation des autres installations sportives municipales.............................................................7 1)17 inst al l a ti o n s sp o r ti v e s act u e l l e m e n t éq u i p é e s de co n t r ô l e da c c è s :............................7 2)Inst a ll a ti o n s po u v a n t êtr e éq ui p é e s à lav e n i r :....................................................................9 C- Autres installations administratives actuellement équipées de contrôle daccès :.........................10IV.Descriptif du système recherché...................................................................................................10 A-Contrôle daccès :..........................................................................................................................10 2 obj e c ti f s :.................................................................................................................................1 0 1)E ntr é e s : .................................................................................................................................1 0 2)Sorti e s :...................................................................................................................................1 0 3)M o y e n s da c c è s :....................................................................................................................1 1 B-Logiciel de réservation des équipements sportifs :........................................................................11 a) P éri m è t r e de co n s u l t a t i o n ....................................................................................................1 1 b) D e s c r i p t i o n de s infor m a t i o n s ...............................................................................................1 2 1) Le s sai s o n s .....................................................................................................................1 2 2) Le s inst al l a ti o n s sp o r ti v e s .............................................................................................1 2 3) Le s utilis a t e u r s ...............................................................................................................1 3 4) Le s se cti o n s ....................................................................................................................1 3 5) Le s corr e s p o n d a n t s .......................................................................................................1 3 6) Le s acti vi t é s ....................................................................................................................1 4 7) Le s rés e r v a t i o n s an n u e l l e s ...........................................................................................1 4 8) Le s sta g e s ......................................................................................................................1 5 9) Le s cré n e a u x ..................................................................................................................1 5V.Processus de planification des réservations pour une saison pour les associations sportives....16VI.Processus de planification des réservations pour une saison pour les établissements scolaires..............................................................................................................................................................17VII.Processus de planification des réservations pour les installations administratives.................18VIII.Les attentes par rapport au logiciel..........................................................................................18 1)Le s sai s o n s ......................................................................................................................1 8 2)Ge s ti o n de s do n n é e s .....................................................................................................1 8 -3 -
  3. 3. 3)Ge s ti o n de s rés e r v a t i o n s ...............................................................................................1 8 4)Hist o r i q u e de s rés e r v a t i o n s ...........................................................................................1 9 5)Fac t u r a t i o n – Av a n t a g e s en nat u r e ..............................................................................1 9 a)Av a n t a g e s en nat u r e ..............................................................................................................1 9 b)Fa c t u r a t i o n au x as s o c i a t i o n s sp o r ti v e s ...............................................................................1 9 c)Fa c t u r a t i o n au x coll è g e s et lyc é e s ch o l e t a i s ......................................................................1 9IX.Les éditions....................................................................................................................................20 1) Le s éditi o n s so u s for m e s de liste ................................................................................20 2) Le s éditi o n s iss u e s du pla n n i n g ...................................................................................20 3) Le s éditi o n s de typ e co u r r i e r s ......................................................................................20 4) Le s autr e s éditi o n s ........................................................................................................21X.Les statistiques................................................................................................................................21XI.Modalités techniques.....................................................................................................................21 1)R é s e a u x ..........................................................................................................................21 2)Ser v e u r .............................................................................................................................21 3)Po st e s de tra v a i l .............................................................................................................22 4)Outil s coll a b o r a t i f s ..........................................................................................................22 5)Atte n t e erg o n o m i q u e et facilit é dutili s a t i o n .................................................................22 6)Co n fi d e n t i a l i t é et sé c u r i t é ..............................................................................................23 7)No m b r e dutili s a t e u r s ......................................................................................................24 8)Dé pl o i e m e n t de l’ap p li c a t i o n .........................................................................................24 9)Eq u i p e m e n t de s inst al l a ti o n s sp o r ti v e s et ad m i n i s t r a t i v e s ........................................25XII.Prestations attendues...................................................................................................................25 1) C o n d u i t e du proj e t .........................................................................................................25 2) Inst a ll a t i o n logi ci e l l e ......................................................................................................26 3) For m a t i o n s ......................................................................................................................26 4) Pa r a m é t r a g e ...................................................................................................................26 5) Inte r f a c e s ........................................................................................................................26 6) R e p r i s e de s do n n é e s ....................................................................................................26 7) Inst a ll a t i o n da n s les éq ui p e m e n t s – Ni v e a u de pre s t a t i o n s - D él a i s .......................27 -4 -
  4. 4. 8) M ai n t e n a n c e ...................................................................................................................27Annexe 1 – Charte d’installation – Applications Oracle..................................................................28Annexe 2 – Mise sous alarme des installations.................................................................................29Annexe 3 – Planning hebdomadaire des créneaux pour un équipement........................................30 -5 -
  5. 5. I. IntroductionLa politique sportive municipale :La Ville de Cholet vainqueur du Challenge lÉquipe « Ville la Plus Sportive de France » en1972 et en 2007, forte de ses 94 clubs et 17 043 licenciés, dispose aujourdhui dun parcdéquipements sportifs répartis sur 21 sites différents et comprenant : − 24 terrains extérieurs, − 23 salles.La quasi totalité de ces équipements est dotée dun contrôle daccès datant de 1998.Ville pilote, Cholet a reçu le prix spécial du jury lors du salon des maires et des collectivitésen novembre 1998 à loccasion du concours "Les puces de silicium".La gestion des accès dans les installations sportives est assurée grâce à un logiciel deréservation déquipements sportifs et à un système de contrôle daccès en fin de vie.Outre les installations sportives municipales, le Pôle culturel de compétence communautaireest également doté du même système de contrôle daccès. Cet équipement est donc intégré auprojet dacquisition dun nouveau dispositif.La collectivité développe son parc déquipements sportifs par la construction de sallesspécifiques de tennis de table et de gymnastique, ces salles seront regroupées au sein ducomplexe sportif Pierre de Coubertin, dont la construction est actuellement en cours. Lalivraison de cet équipement est programmée en juin 2011. -6 -
  6. 6. II. Objectif du projetLobjectif du projet est déquiper les installations dun dispositif de contrôle daccès uniqueprenant en compte le système dalarme existant.Le présent marché concerne : - L’acquisition d’un logiciel de réservation (Complexe sportif Pierre de Coubertin, lensemble des équipements sportifs, le théâtre du Puy St Bonnet et le pôle culturel communautaire) intégrant son contrôle daccès, - L’accompagnement de la collectivité dans le paramétrage initial des logiciels en vue de leur adaptation au contexte actuel et aux évolutions prévisibles de fonctionnement du Service des Sports, - La formation du personnel à l’utilisation dudit logiciel, - L’évolution et la maintenance du logiciel et du système de contrôle daccès.III. Descriptif du patrimoineA-Présentation du complexe sportif Pierre de Coubertin actuellement en construction Ce complexe comporte : − 1 entrée pour le hall commun de 50 m², − 1 entrée pour la salle spécifique de tennis de table (1 034 m²), − 1 entrée pour la salle spécifique de gymnastique (842 m²).B-Présentation des autres installations sportives municipales1) 17 installations sportives actuellement équipées de contrôle daccès : • Installation Marie Baudry : − 1 entrée pour accéder à la salle. • Complexe sportif du Bordage Luneau : Salle de roller : − 1 entrée pour accéder à la salle, − 1 entrée pour accéder aux vestiaires indépendants. Dojo : − 1 entrée pour accéder au dojo. Terrains extérieurs : − 1 entrée pour accéder aux vestiaires. • Installation Chambord : − 1 entrée pour accéder à la salle. -7 -
  7. 7. • Installation Demiannay : − 1 entrée pour accéder à la salle, − 1 entrée pour accéder aux vestiaires du stade.• Complexe sportif du Bellay : Salle de boxe et haltérophilie : − 1 hall dentrée commun, − 1 entrée pour accéder à la salle de boxe, − 1entrée pour accéder à la salle dhaltérophilie. Salle descrime : − 1 entrée pour accéder à la salle. Salle de gymnastique : − 1 entrée pour accéder à la salle. Salle Omnisports : − 1 entrée pour accéder à la salle. Stade : − 1 entrée pour accéder aux vestiaires.• Complexe sportif Grégoire : − 1 hall dentrée commun, − 1 entrée pour accéder à la salle, − 1 entrée pour accéder aux vestiaires du stade.• Installation Laënnec : − 1 entrée pour accéder à la salle.• Installation Jean Macé : − 1 entrée pour accéder à la salle.• Installation Mocrat : − 1 entrée pour accéder aux 2 salles (Omnisports et activité)• Installation Charles Péguy : − 1 entrée pour accéder à la salle.• Installation Plessis : Salle Omnisports : − 1 entrée pour accéder à la salle (Intégrant 1 salle annexe) Salle de combats : − 1 entrée pour accéder à la salle.• Installation du Puy Saint Bonnet : Salle Omnisports : -8 -
  8. 8. − 1 entrée pour accéder à la salle. • Installation Rambourg : − 1 entrée pour accéder à la salle. • Installation Turpault : − 1 entrée pour accéder à la salle. • Installation du Bois dOuin : − 1 entrée pour accéder à 2 vestiaires, − 1 entrée pour accéder à 1 vestiaire, − 1 entrée pour accéder à une salle. • Installation Roland Geneste : − 1 entrée pour accéder aux vestiaires. • Installation de la Treille : − 4 entrées ayant chacune 3 vestiaires, − 1 entrée pour accéder au foyer.2) Installations pouvant être équipées à lavenir : • Stand de tir : − 1 hall dentrée commun avec accès direct aux pas de tir de 25 m et de 50 m, − 1 entrée pour accéder aux pas de tir de 10 m. • Stand de tir (Partie extérieure) : − 1 entrée pour accéder à la partie extérieure. • Installation du Stade Omnisports : − 1 entrée pour accéder aux 3 vestiaires. • Installation Rambourg : − 1 entrée pour accéder aux 2 vestiaires du stade. • Installation du Bordage Fontaine : − 1 hall dentrée commun, − 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires. • Installation de la Girardière : − 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires. • Installation Henri Jousse : − 1 entrée pour accéder aux vestiaires. • Installation Pierre Blouen : − 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires. -9 -
  9. 9. • Installation de lAérodrome : − 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires. • Salle dactivité du Puy Saint Bonnet : − 1 entrée pour accéder à la salle. • Boulodrome : − 1 entrée pour accéder au Boulodrome. • Salle de sport du Centre Social Kaléidoscope : − 1 entrée pour accéder au centre.C- Autres installations administratives actuellement équipées de contrôle daccès : • Théâtre du Puy Saint Bonnet − 1 entrée pour accéder au Théâtre. • Pôle culturel communautaire − 1 entrée pour accéder aux locaux associatifs, − 1 entrée pour accéder aux locaux "musiques actuelles".IV. Descriptif du système recherchéA-Contrôle daccès :2 objectifs : – Contrôler lutilisation réelle de léquipement de chaque structure utilisatrice, – Bénéficier des informations transmises de léquipement vers le logiciel de réservation qui devra comporter le nom de léquipement, le nom de la structure utilisatrice, les heures dentrées et de sorties et les événements (Heures interdites, accès autorisé...). 1) Entrées : – Offrir la possibilité à chaque utilisateur dentrer une demi-heure avant le début du créneau effectif réservé correspondant à lutilisation de laire de jeu. Ce temps de 30 minutes doit être assimilé à un temps de vestiaires. – Conditionner le fait dentrer dans un équipement sportif à la mise en route automatique de la GTC (Alarme, lumière,...) en place dans les équipements. 2) Sorties : – Donner la possibilité à chaque structure utilisatrice de pouvoir mettre sous alarme durant une durée de 45 minutes au delà du créneau réservé. La mise sous alarme - 10 -
  10. 10. devra être automatique 45 minutes après la fin de chaque créneau, si la structure utilisatrice ne la pas déjà fait en quittant léquipement sportif (Annexe 2). 3) Moyens daccès : Description : Tout moyen daccès peut être envisagé en privilégiant le système sans contact. Un moyen daccès volé ou perdu pourra être mis en opposition sur lensemble des lecteurs du système dès que son vol ou sa perte sera déclaré. Dans ce cas, lutilisateur se verra attribuer un nouveau support. Ces moyens daccès seront disponibles sur support personnalisé non blanc. Principes dattribution des moyens daccès : A partir de la base de données du logiciel (Coordonnées de lutilisateur, planning de réservations) des moyens daccès seront attribués aux utilisateurs ou par groupe dutilisateurs. Chaque support, selon les informations didentification, permettra à lutilisateur daccéder aux équipements selon les créneaux lui étant attribués par le service gestionnaire du contrôle daccès. Les supports seront individuels, nominatifs et contiendront un identifiant unique. Accès dans les installations : A son arrivée à linstallation, lutilisateur présentera son moyen daccès devant le lecteur et sera autorisé à pénétrer dans linstallation en fonction des paramètres de validité (Heures daccès autorisées en fonction des créneaux réservés). Il sera obligatoire pour toute structure utilisatrice de badger pour entrer dans léquipement et de signaler sa sortie définitive. (Badgeage différent dune entrée)B- Logiciel de réservation des équipements sportifs : a) Périmètre de consultation Actuellement, un logiciel assure la gestion des réservations des équipements sportifs et administratifs. Ces équipements sont mis à la disposition de clubs, dassociations, de comités, de ligues, détablissements scolaires (Ecoles primaires, collèges, lycées, université) etc..., et dusagers divers pour les bâtiments administratifs et culturels. Aussi, un logiciel de contrôle d’accès des salles et vestiaires permet de gérer les entrées dans les salles de sports en lien avec les terminaux implantés dans les différents sites. L’objectif de la consultation est : • Le remplacement du logiciel de réservation des équipements sportifs et administratifs, • Le remplacement du dispositif de contrôle d’accès existant, - 11 -
  11. 11. • Léquipement de nouvelles salles.b) Description des informationsLes informations suivantes répondent à une problématique essentiellement deplanification de réservation déquipements sportifs. Ces dernières seront suffisammentprécises pour répondre à celles des installations administratives moins contraignantes dansleur gestion.1) Les saisonsUne saison représente une période à laquelle sont rattachées les réservations ainsi que lescréneaux horaires. Jusqu’à présent les saisons s’étalent sur une période allant du mois deseptembre au mois de juin. Cependant la demande de réservation existe aussi pour les moisde juillet et août.Descriptif des informations essentielles pour une saison : • Code saison (2010/2011) • Date de début de saison • Date de fin de saison2) Les installations sportivesUne installation sportive doit être identifiée de manière unique et être associée à un typed’équipement (Ex : Salle, Stade…)On désigne par le terme équipement les salles de sports, les stades, les plateauxd’évolutions ou autres équipements spécifiques.Descriptif des informations essentielles pour un équipement : • Code équipement • Libellé de l’équipement • Libellé réduit • Adresse • N° de téléphone • Eclairement • Hauteur • Nature du sol • Places assises • Places debout • Fréquentation maximale instantanée • Type d’équipement (Stade, salle…) • Catégorie de léquipement (ERP) • Surface de jeux (Ex : 20 m x 40 m) • Descriptif du matériel disponible en fonction de la discipline • Classement fédéral • Période de fermeture - 12 -
  12. 12. 3) Les utilisateursLes utilisateurs des équipements sont en majorité des associations. Mais d’autresorganismes les utilisent également. Ce sont les établissements scolaires, les comitésd’entreprise, les centres sociaux… Un utilisateur doit être identifié de manière unique parun code.Descriptif des informations essentielles pour une association : • Code utilisateur • Dénomination • Type d’utilisateur (Association, Comité d’entreprise…) • Adresse • Adresse électronique (Lien messagerie électronique) • N° de tél. 1 • N° de tél. 2 • N° de tél. 3 • Nombre d’adhérents • Date de création • N° APS, Agrément DDCS • Commentaires4) Les sectionsCertaines associations omnisports se composent de plusieurs sections en raison de ladiversité des activités qu’elles proposent. Ces sections sont directement rattachées à uneassociation.(Exemple : La Jeune France de Cholet a une quinzaine de sections : football, gymnastique,danse, billard…).Descriptif des informations essentielles pour une section : • Code association • Code section • Type d’activité (basket, football, tennis…) • Adresse • Adresse électronique (lien messagerie électronique) • N° de téléphone • Nombre d’adhérents • Date de création • Commentaires5) Les correspondantsLes correspondants sont les personnes susceptibles d’être contactées par les responsablesde la réservation des équipements. Les correspondants peuvent être associés - 13 -
  13. 13. indifféremment à l’association ou à la section. Le nombre des correspondants ne doit pasêtre limité.Descriptif des informations essentielles pour un correspondant : • Code correspondant • Identité du correspondant • Fonction (Président, trésorier, secrétaire…) • Adresse • N° de téléphone • Adresse électronique (lien messagerie électronique) • Commentaires6) Les activitésUne activité correspond à une discipline pratiquée. Il existe un lien entre les activités et leséquipements. Un équipement ne peut accepter la pratique de toutes les disciplines. On doitpouvoir préciser celles qui sont autorisées par équipement et par niveau de compétition(National, régional, départemental …).Exemple d’activités : Athlétisme, aviron, badminton…Descriptif des informations essentielles pour une activité : • Code activité • Libellé7) Les réservations annuellesCes réservations représentent l’ensemble des réservations d’une saison sportive. Lescréneaux horaires d’utilisation de chaque équipement sont définis en début de saison enfonction des demandes de chaque association.Descriptif des informations essentielles des réservations annuelles : • Code saison • Code équipement • Code association • Code section • Date de début de période • Date de fin de période • Jours à réserver (Lundi, mardi …) • Heure de début • Heure de fin • Catégorie (Poussin, pupille, minime…) • Niveau (Départemental, régional, …) • Code activité (Basket, football…) - 14 -
  14. 14. • Commentaires8) Les stagesAu cours de la saison, des stages organisés par les associations font l’objet de réservationsd’équipements. Ces stages se déroulent sur des périodes allant de quelques jours àplusieurs semaines et souvent pour des jours précis. Il faudra que le logiciel puisse gérer cegenre de réservation.Par exemple, une association peut réserver un équipement pour 3 semaines et uniquementpour les lundis, jeudis et vendredis avec des créneaux horaires différents par jour.Exemple : L’association de la Jeune France réserve la salle Chambord pour un stage qui vadurer du 1er décembre 2010 au 19 décembre 2010. Ce stage se déroulera les lundis de14h00 à 17h00, les jeudi et vendredi de 09h00 à 12h00.Descriptif des informations essentielles des stages : • Code saison • Code équipement • Code association • Code section • Date de début de période • Date de fin de période • Jours à réserver (Lundi, mardi …) • Heure de début • Heure de fin • Catégorie (Poussin, pupille, minime…) • Niveau (Départemental, régional, …) • Code activité (Basket, football…) • Commentaires9) Les créneauxLes créneaux sont issus des réservations annuelles, des stages ou créés lors dune demandeponctuelle (Compétition, organisation dun événement...). L’ensemble de ces créneauxtraduira la fréquentation de chaque équipement pour une saison.Descriptif des informations essentielles des créneaux : • Code saison • Code équipement • Code association • Code section • Date • Heure de début • Heure de fin • Type de réservation (A = Annuelle, P=Ponctuelle) - 15 -
  15. 15. • Code état (Attribué, Interdiction, Option, Stage) • Objet du créneau (entraînement, Championnat, Stage, …) • Commentaires Remarque Il est primordial que la création des créneaux issus des réservations annuelles ou des stages, se fasse de manière automatique en raison du nombre très important qui en résulte. Exemple : Equipement : Salle du Bellay Jour : Samedi Date de début : 29 août 2009 Fin de début : 3 juillet 2010 Heure de début : 14 h 00 Heure de fin : 17 h 00 Le nombre de créneaux pour cette réservation annuelle est de 45. A ce jour, l’unité horaire de réservation est la minute. Nous voulons- conserver ce paramètre.V. Processus de planification des réservations pour une saison pour lesassociations sportives Le processus de planification se déroule en 2 phases : Phase 1 Au début du mois davril, le Service des Sports envoie un courrier type à toutes les associations sportives qui utilisent les équipements avec un document vierge pour les salles et un document mentionnant tous les créneaux que l’association occupait pour l’année passée pour les stades. Les associations sont invitées à renvoyer le document en précisant quels sont leurs besoins pour l’année à venir, (créneaux identiques, créneaux supplémentaires, modification de créneaux…). - 16 -
  16. 16. Phase 2 Après réception des réponses qui doivent être retournées avant le 15 mai, le service des Sports va examiner toutes les demandes de créneaux et établir un planning prévisionnel en fonction des besoins des utilisateurs et en tenant compte des conflits pour certains créneaux. L’arbitrage de ces conflits relève du Service des Sports qui essaiera de satisfaire toutes les associations. Ensuite, un planning définitif, directement exploitable par les logiciels de bureautique, est envoyé aux associations au début du mois de juillet.VI. Processus de planification des réservations pour une saison pour lesétablissements scolaires Le processus de planification se déroule en 3 phases : Phase 1 Au mois davril, les dates des 4 cycles scolaires denviron 7 semaines chacun sont définies avec les établissements scolaires. Ces derniers doivent remplir le planning vierge édité par le Service des Sports pour le mois de juin. Phase 2 Au mois de juin, suite à la réunion de pré-planification avec les établissements scolaires, un pré-planning est édité et est envoyé aux établissements scolaires. Phase 3 Au mois de septembre, une réunion est programmée avec les établissements scolaires pour la mise à jour des créneaux et un planning définitif est alors édité par le Service des Sports. Les pré-plannings ou plannings doivent être directement exploitables par les logiciels bureautiques. - 17 -
  17. 17. VII. Processus de planification des réservations pour les installationsadministratives Le processus de planification des réservations pour les bâtiments administratifs est plus simple. En effet, les réservations annuelles pour les associations varient peu dune année à lautre et le nombre de créneaux qui en résultent est beaucoup moins important que pour les installations sportives. La gestion de la planification des créneaux et de la création des réservations ponctuelles des installations administratives est simplifiée et moins complexe.VIII. Les attentes par rapport au logiciel 1) Les saisons Le logiciel devra fonctionner par rapport à des périodes prédéfinies (Exemple : une saison sportive ou scolaire). 2) Gestion des données Le logiciel devra permettre de gérer de façon simple les données de base (création, modification, suppression) et garantir leur intégrité. L’accès à l’information devra pouvoir se faire de manière simple ou plus pointue en fonction de l’information recherchée. La visualisation du planning devra être suffisamment claire et précise. La saisie d’une réservation pourra se faire directement à partir dune vue graphique. Différentes vues sur le planning devront être possibles : • réservations pour un équipement, • réservations par une structure utilisatrice, • visualisation des créneaux disponibles pour un équipement, 3) Gestion des réservations Lors de la création d’une réservation, il est important que le logiciel puisse gérer les conflits en temps réel et offrir une ou plusieurs solutions pour répondre au mieux à la demande. Le logiciel doit être capable de gérer tous les cas particuliers de conflits lors des créations, des modifications ou des suppressions de réservation. - 18 -
  18. 18. • Superposition de créneaux : Le logiciel devra permettre la superposition de créneaux pour un même équipement. En effet, plusieurs associations peuvent utiliser le même équipement sur le même créneau horaire. Nous serons très attentifs quant à la présentation graphique de ces superpositions. • Eclatement d’un créneau : Le découpage d’un créneau doit permettre, en cas de conflits, de supprimer uniquement une plage horaire (Ex : 14h00 à 16h00) d’un créneau initialement réservé sur une plage plus importante (Ex : 14h00 à 19h00). • Positionner une option sur un créneau : Les associations peuvent réserver un équipement par anticipation. A l’approche de l’échéance, le Service des Sports confirmera la réservation après arbitrage en cas de conflit.Les périodes de fermeture des équipements devront être prises en compte lors desréservations.4) Historique des réservationsCet historique fournira des informations sur les réservations (Option, validation,annulation…). Il faudra que l’on puisse identifier la personne ayant fait la saisie, la date desaisie pour toutes modifications de la réservation.5) Facturation – Avantages en nature a) Avantages en naturePouvoir ressortir pour une association et sa section, soit annuellement, trimestriellement oumensuellement sous forme de tableau, le nombre d’heures, de créneaux, le coût de locationdes différents équipements sportifs, en fonction de la nature de l’association et du type del’équipement. b) Facturation aux associations sportivesPouvoir ressortir une facture ponctuelle pour une association et sa section, faisantapparaître le jour de la manifestation, le coût de location de l’équipement ou amende selontarifs municipaux. (Ex : Comité Départemental de Basket (Association non choletaise),salle du Bellay, stage de 5 jours : 5 créneaux de 3 heures, à 1 450€/jour.) c) Facturation aux collèges et lycées choletaisPouvoir ressortir par établissement scolaire : un état général d’utilisation des heuresprévues en début d’année scolaire, un état général en fin de cycle des heures réellementutilisées, ainsi qu’une facture par cycle des heures réservées dans les différentséquipements sportifs (tarifs différents des tarifs municipaux, ceux-ci sont appliqués par leConseil Régional et le Conseil Général). - 19 -
  19. 19. IX. Les éditions Les éditions proposées devront se présenter sous différentes formes : 1) Les éditions sous formes de liste • Liste des équipements • Liste des équipements utilisés par une section • Liste des associations • Liste des correspondants par association • Liste des créneaux annulés (Pour une période) • Liste des réservations annuelles • Liste des réservations ponctuelles (Pour une période) • … 2) Les éditions issues du planning • Planning hebdomadaire des créneaux pour un équipement (Pour une période). Exemple : (Annexe 3) • Planning des créneaux pour une association (Pour une période) • … 3) Les éditions de type courriers Les courriers devront être accessibles et modifiables par les agents du Service des Sports. • Courriers de confirmation d’une réservation ponctuelle • Courriers d’information de l’indisponibilité d’un équipement Remarques : Les courriers adressés aux correspondants doivent respecter certaines règles dans la mise en forme notamment pour les adresses et l’accord des articles. Exemple : Monsieur Martin, Président de l’ Entente des Mauges Monsieur Durand, Trésorier du Club Alpin Français Il faudrait que le produit donne la possibilité de créer de nouveaux courriers ou de modifier des courriers existants afin de les personnaliser. - 20 -
  20. 20. 4) Les autres éditions • Etiquettes pour la gestion des envois de courriers (avec la possibilité d’extraire des données bien identifiées telles que la liste des présidents des clubs de football, etc…) • Tableaux de synthèse • …X. Les statistiques Quelques exemples de statistiques souhaitées : • Fréquentation par équipement (Nombre d’heures d’occupation) • Fréquentation par association (Nombre d’heures d’occupation) • Fréquentation par section (Nombre d’heures d’occupation) • …XI. Modalités techniques Les fonctions informatiques et techniques de la Ville de Cholet et de la Communauté dAgglomération du Choletais sont assurées par la Direction des Systèmes dInformation et de Télécommunications (DSIT) de la Ville de Cholet au titre de la mutualisation. 1) Réseaux Les utilisateurs de la Ville de Cholet et de la Communauté dAgglomération du Choletais du futur logiciel seront situés sur des sites reliés à la salle informatique de l’Hôtel de Ville par fibre optique. La majorité des installations à équiper ou à renouveler en contrôle daccès nest pas reliée aux infrastructures de la salle informatique. Selon les solutions proposées, la fourniture de la ligne téléphonique et de la couche ADSL à mettre en place seront à la charge de la collectivité. 2) Serveur Le logiciel de gestion de réservation des installations sportives et administratives sera installé sur le (ou les) serveurs sur le site de lHôtel de Ville. Le logiciel sera installé sur un système d’exploitation Windows virtualisé (Infrastructure VMWARE). - 21 -
  21. 21. Le futur logiciel devra fonctionner, de préférence, sous le système dexploitation Windows2008 server R2 minimum et sappuyer sur une base de données Oracle 11GR2 enrespectant la charte d’installation fournie en Annexe 1. Une autre configuration en termede système dexploitation et de base de données pourra être envisagée.3) Postes de travailLa configuration en postes de travail lors de lintégration de la nouvelle application sera de[P4-2Ghz – 2Go RAM] à [Core 2 Duo – 2Go RAM].Le système dexploitation des postes de travail est Windows XP Pro et prochainementseven pour les futures acquisitions de postes.Le client Oracle installé est en version 10.2.0.3, à ce jour.La suite Bureautique utilisée actuellement est Open Office 3.2.Une attention toute particulière sera portée sur l’interaction de l’outil avec une suitebureautique et le niveau de version de cette suite : - Interaction avec la suite Open Office 3.2 - Sans lien avec une suite bureautique (Requêteur état, éditeur wysiwyg) (…)4) Outils collaboratifsPour information, les postes de travail sont équipés du navigateur Internet Explorer version7 minimum et de la suite messagerie Lotus Notes (V8.01). La Communautéd’Agglomération du Choletais et la Ville de Cholet disposent dun portail Intranetaccessible à 750 utilisateurs.5) Attente ergonomique et facilité dutilisationLe logiciel de réservation des installations sportives et administratives devra notamment : - Présenter une ergonomie homogène sur tous les modules, - Mettre à disposition une aide en ligne, - Permettre aux champs de lécran de distinguer la saisie obligatoire, facultative, les messages dalerte, les messages danomalies, les messages informatifs, - Présenter graphiquement le planning de réservation dune installation.Une attention toute particulière sera portée sur lergonomie des dialogues de réservation des installations et les critères de recherche de disponibilité sur les équipements. - 22 -
  22. 22. Par ailleurs, le travail de gestion sur le logiciel devra être facilité grâce à diverses fonctionnalités, telles que : - La saisie par laffichage automatique de libellés associés à des codes, - Lutilisation de fenêtres de type liste, - Les recherches multicritères, - Les capacités de trier linformation.La capacité du candidat à fournir lintégralité des fonctionnalités dans un environnement Web et dans une ergonomie web « aboutie » sera examinée avec soin. 6) Confidentialité et sécurité L’accès au système informatique doit être protégé et sécurisé à plusieurs niveaux. Cette sécurisation doit garantir la protection et la confidentialité des données, lintégrité de la base de données et du système, ainsi que la non intrusion du système à toute personne non autorisée. L’accès à la base de données du futur système doit être sécurisé et contrôlé en mode mise à jour (création, modification). Le système doit permettre la gestion des droits d’accès différenciés par acteur. Un dispositif d’accès aux données est ajusté selon les niveaux requis : - Limitation d’accès selon les entités et profil d’utilisateurs (collectivité, service, gestionnaire, administrateur de la base…), - Identification par mot de passe crypté ou non. Pour ce faire, l’accès au nouveau système doit être contrôlé par saisie unique du couple « code utilisateur / mot de passe », qui permet d’accorder ou de refuser le droit d’accès (en consultation et/ou en modification) pour une ou plusieurs des fonctions du système. Ce contrôle par profil utilisateur et mot de passe peut être effectué soit lors de l’identification, authentification de l’environnement utilisateur, soit au lancement de l’application. De plus, une ouverture vers des outils de mutualisation dannuaires ou de contenu dannuaires permettant la création, la modification ou la suppression de compte utilisateur dans le logiciel de gestion de réservation des installations sportives ou administratives sera appréciée (LDAP, Active Directory). Au niveau du logiciel, les procédures suivantes doivent être mises en œuvre : - Contrôles d’accès aux seuls modules autorisés, - Contrôles d’accès aux seules données autorisées, - 23 -
  23. 23. - Contrôles d’accès aux seules fonctionnalités autorisées sur les données, - Contrôles d’accès aux seules autorisations de lecture, de mise à jour, de création, de suppression. Au niveau de la base de données, l’intégrité des données doit être garantie à travers les procédures d’exploitation et les outils de reprise automatique (à partir du dernier état cohérent de la base) en cas d’incident. Au niveau des serveurs, l’intégrité du système doit être garantie à travers les procédures d’exploitation et les outils de sécurité, de protection du système et de sauvegarde des données mises en place au niveau de la DSIT. 7) Nombre dutilisateurs Le nombre dutilisateurs potentiels de lapplication est recensé dans le tableau suivant : Nombre de postes Utilisation de lensemble des modules 8 en mise à jour Utilisation uniquement en consultation 15 L’ensemble de l’équipe technique et administrative sera équipé du futur logiciel. Bien évidemment, les agents auront accès à des modules en mise à jour en fonction de leurs activités, mais la consultation notamment du planning des salles doit être ouverte à tous. 8) Déploiement de l’application Pour l’installation initiale, il serait souhaitable que l’application puisse être déployée à partir du serveur sur les postes clients sans avoir à se déplacer sur chaque poste. Pour les mises à jour de ce même logiciel, il est impératif que l’application des modifications ne nécessite aucune intervention humaine sur les postes clients : - Mode dinstallation automatisé du logiciel client sur les postes de travail, - Formes d’installation à laide de fichiers de type "msi", "installshield" ou sous forme de scripts (Vbs,...).Afin d’éviter ces problèmes de distribution, une solution « Full Web » en architecture 3-Tiers serait souhaitable. - 24 -
  24. 24. 9) Equipement des installations sportives et administratives Les matériels contribuant au contrôle daccès des équipements sportifs ou administratifs devront être administrables à distance (Concentrateur, ...). Le contrôle daccès dune installation devra fonctionner de manière autonome en absence de liaison avec le logiciel de gestion centralisée. Le système de contrôle daccès doit être secouru en cas de coupure électrique. Le système didentification devra être de type carte (Ou autre) sans contact (Mifare, …). Le système de contrôle daccès devra permettre de connecter des éléments de GTC (Alarme, Eclairage, Chauffage, …). Ces éléments dasservissement ne font pas partie du marché mais une interaction liée au contrôle daccès devra être possible. Les lecteurs devront être robustes, résistants aux conditions climatiques, antivandales et lisibles quelles que soient les conditions climatiques de jour comme de nuit et de lexposition éventuelle de léquipement sportif au soleil. Concernant le dispositif de fermeture de porte, plusieurs solutions seront analysées : – Ventouses magnétiques, – Gâches électriques, – Serrures électriques. Lalimentation des gâches devra être protégée des agressions extérieures. Concernant les éléments de liaison, les installations sportives déjà pourvues dun contrôle daccès disposent selon les équipements : – Dun chemin de câble pouvant être réutilisé par le nouveau dispositif, – De câbles dans fourreaux, – De câbles libres sous plafond.XII. Prestations attendues 1) Conduite du projet Les prestations d’accompagnement devront être adaptées à la dimension du projet (Formation, paramétrage, installation, assistance au démarrage). - 25 -
  25. 25. 2) Installation logicielleAu lancement de l’opération, le titulaire fournira à la DSIT un dossier de spécifications despré requis techniques.Sur cette base, la DSIT mettra à disposition les ressources techniques et le titulaireprocédera lui-même à : - L’installation du logiciel et des outils associés (y compris la base de données), - L’installation des postes clients (si nécessaire), - La mise en place dune procédure de sauvegarde automatique intégrée au dispositif existant.A lissue de linstallation, le titulaire devra : - Conseiller la DSIT sur les choix techniques optimaux, - Fournir une formation à l’environnement technique.3) FormationsSeul le groupe de projet sera formé à l’ensemble des fonctionnalités et du paramétrage dulogiciel. Le groupe de projet sera constitué de 5 personnes.Le titulaire prévoira la constitution de supports pédagogiques personnalisés à destinationdes stagiaires.4) ParamétrageLa Communauté d’Agglomération du Choletais et la Ville de Cholet attendent duprestataire une expertise pour retenir les meilleures solutions en matière dorganisation etde paramétrage du logiciel pour répondre au mieux aux attentes des utilisateurs.Cette expertise pourra déboucher sur lélaboration dun dossier de paramétrage.5) InterfacesLe prestataire doit pouvoir « interagir » avec la messagerie Lotus/Domino.Une ouverture LDAP serait appréciée.6) Reprise des donnéesSans objet. - 26 -
  26. 26. 7) Installation dans les équipements – Niveau de prestations - DélaisLe soumissionnaire devra impérativement faire une proposition « clefs en main » intégranttoutes les prestations de services inhérentes au bon fonctionnement du système proposé : - La définition des schémas dinstallation des matériels et des travaux nécessaires à la mise en œuvre des équipements (Câblage éventuel), - La connexion et la mise en service des matériels informatiques et techniques, - Linstallation et le paramétrage des matériels et des logiciels, - La réalisation des tests de mise en route et de vérification de bon fonctionnement, - La fourniture de la documentation, - La formation des personnels, - Lassistance sur site au démarrage.En fonction de la complexité de linstallation à équiper, le délai dexécution des prestationssera défini à chaque bon de commande.8) MaintenanceLa Communauté d’Agglomération du Choletais et la Ville de Cholet attendent duprestataire les prestations de maintenance suivantes : - La maintenance corrective et évolutive du logiciel de réservation des installations sportives et administratives, - Lassistance téléphonique et une télémaintenance, - La maintenance des matériels installés.Le prestataire proposera une maintenance de lensemble du système du lundi au vendredisauf jours fériés.La maintenance prendra effet à lissue de la période de garantie et pour la durée du marché. - 27 -
  27. 27. Annexe 1 – Charte d’installation – Applications Oracle Mot de passe system uniformisé Mot de passe sys uniformisé Mots de passe utilisateur complexe Mise en place des statistiques (script de calculs et mode choose activé) Version oracle souhaitée : V 11GR2 Le jeu de caractères doit être compatible euro : IsoP15, NLS-lang We8mswin1252 3 fichiers log bien dimensionnés (Maximum 3 permutations par heure, 100 Mo par défaut) 3 fichiers de contrôle Tablespace appropriés :  1 data par application  1 index par application  Utilisation dun tablespace undo pour la gestion des annulations des transactions  Tablespace temporaire comme tablespace temporaire pour lensemble des utilisateurs (Et non system)  Tablespace data comme tablespace par défaut des utilisateurs autres que ceux doracle Utilisation du TNSNAME commun à toutes les applications Oracle de la Collectivité Mode archive log défini, lieu darchivage sur le disque des sauvegardes La base doit être inscrite dans le listener.ora Ninstaller que les utilisateurs indispensables à lapplication et non ceux des tests Oracle Le nombre de process doit correspondre au quadruple du nombre dutilisateurs. Configuration de lagent intelligent Oracle Arborescence identique pour toutes les bases Respecter larchitecture Oracle standardOracle  admin  Instance  bdump  cdump  udump  scripts => Insérer ici vos dossiers propre à votre application  Oracle_home  database (doit contenir spfile)  Network  admin  Oradata  Instance (contient les données, les logs, les fichiers de contrôle) - 28 -
  28. 28. Annexe 2 – Mise sous alarme des installationsSituation actuelle :0h 24 h 8h W 9h 9h X 10h 10h Y 11h 11h Z 16h Possibilité à la section W d’arriver à partir de 7 h 30 et de badger pour déverrouiller l’équipement. Pouvoir mettre l’alarme après la fin d’activité et au-delà de 9 h 00 jusqu’à 9 h 45. Passé ce délai l’alarme devra se mettre automatiquement à 9 h 45 même s’il y a d’autres créneaux qui suivent, et cela pour tous les créneaux de la journée. Attention : l’alarme automatique ne sera pas mise si la section X (9h à 10h) a badgé entre 8 h 30 et 9 h 45. Si la section X n’a pas badgé lors de son arrivée pour le créneau attribué de 9 h à 10 h, l’alarme se déclenchera à 9 h 45 et ne s’arrêtera que si la section X passe son badge sur le lecteur. Cette situation obligera tous les utilisateurs par créneaux de badger dès leur arrivée afin que l’on puisse contrôler efficacement les entrées et les sorties dans les équipements. - 29 -
  29. 29. Annexe 3 – Planning hebdomadaire des créneaux pour un équipement CYCLE 1 du 02 SEPTEMBRE AU 14 NOVEMBRE 2010 Service des Sports PLANNING CRENEAUX ANNUELS DOJO CHENE LANDRY LUNDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h Tatami 1 La Providence UCJA 49 Tatami 2 La Providence UCJA 49 Tatami 3 E2JC MARDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h UCJA 49 Tatami 1 M. Curie UCJA 49 (Présence) Tatami 2 Providence UCJA 49 Tatami 3 JEUNE FRANCE MERCREDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h Tatami 1 ETAPS UCJA 49 Tatami 2 ETAPS UCJA 49 Tatami 3 JEUNE FRANCE SUAPS UCJA 49 JEUDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h Tatami 1 La Providence UCJA 49 Tatami 2 La Providence UCJA 49 Tatami 3 Police UCJA 49 VENDREDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h UCJA 49 Tatami 1 UCJA 49 (Présence) Tatami 2 UCJA 49 Tatami 3 JEUNE FRANCE SAMEDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h Tatami 1 UCJA 49 Tatami 2 UCJA 49 Tatami 3 ASPTT JEUNE FRANCE DIMANCHE 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h UCJA 49 Tatami 1 P és enc e r Tatami 2 Tatami 3

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