Organización de Procesos y Procedimiento

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Organización de Procesos y Procedimiento

  1. 1. Company LOGO Organización de Procesos y Procedimiento GRUPO 4
  2. 2. PROCEDIMIENTO Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos en un tiempo (sucesión cronológica), que permiten realizar una actividad o un trabajo correctamente. PROCESO Es un desarrollo ordenando y secuencial de una serie de actividades que, a partir de unas entradas, van añadiendo valor para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.
  3. 3. IDENTIFICACIÓN DE MACRO PROCESOS CLAVE La identificación de los macroprocesos y procesos dependerá, en gran medida, de los objetivos de la institución y de sus mandos. • Un ministro, un directivo o cualquier funcionario de cargo similar tendrán una visión macro. • los cargos intermedios y empleados operativos (base) optarán por una visión micro, identificando procesos más sencillos en el ámbito de su actividad diaria. • 1. Macroprocesos • 2. Procesos • 3. Procedimientos
  4. 4. MACROPROCESOS Y PROCESOS PROCESOS CLAVE B) PROCESOS DE APOYO MACROPROCESO 4: AUTOMATIZACIÓN Y SISTEMAS INFORMATICOS 31.42 RECURSOS ELECTRÓNICOS 31.43 GESTIÓN DE APLICACIONES MACROPROCESO 5: INFRAESTRUCTURAS 31.51 EQUIPAMIENTO 31.52 INSTALACIONES MACROPROCESO 6: RECURSOS HUMANOS 31.61 GESTIÓN DE PERSONAL 31.62 FORMACIÓN MACROPROCESO 7: GESTIÓN ECONÓMICO- ADMINISTRATIVA 31.71 GESTIÓN DEL PRESUPUESTO 31.72 INGRESOS 31.73 GASTOS 31.74 CONTRATOS Y LICENCIAS MACROPROCESO 8: DOCUMENTACIÓN 31.81 RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN MACROPROCESO 1: GESTIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN 31.11 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN 31.12 PROCESO TÉCNICO 31.13 MANTENIMIENTO DE RECURSOS DE INFORMACIÓN 31.14 EVALUACIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN MACROPROCESO 2: ACCESO A ESPACIOS Y RECURSOS 31.21 PRÉSTAMO 31.22 OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS 31.23 USO DE EQUIPOS E INSTALACIONES MACROPROCESO 3: COMUNICACIÓN Y MARKETING 31.32 COMUNICACIÓN 31.33 FORMACIÓN DE USUARIOS
  5. 5. En toda esta tarea de reorganización, cumple un papel importante la identificación de los procesos clave, en el cual señala que un “Procesos Clave”, es todo aquel que contribuye en gran medida en los siguientes aspectos: • Elaboración e implementación de la estrategia • Desarrollo de nuevos productos o servicios • Entrega de productos o servicio a los clientes • Gestión de las relaciones con los clientes
  6. 6. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS DE MACRO PROCESOS CLAVE MACROPROCESO GOBERNADOR. Gestión directiva MACROPROCESO GENERADOR DE VALOR. Producción. Comercialización. MACROPROCESO APOYO. Administración. Financiero – contable. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS. Denominación del cargo: Gerente General. Personal a su Cargo: Jefe de producción de calzado. Jefe de producción de las confecciones de ropa. Jefe de producción del equipo de camping. Secretaria. Jefe de comercialización. Jefe de contabilidad y finanzas. Jefe administrativo – logístico. Una vez determinado el organigrama, se establecerá a cada uno de los macroprocesos, las responsabilidades que les conciernen para cumplir con las metas y objetivos de la Empresa de forma eficiente
  7. 7. CADENA DE VALOR Y FACTORES DE ÉXITO CADENA DE VALOR La cadena de valor es un modelo teórico que describe cómo se desarrollan las actividades de una empresa. Está compuesta por distintos eslabones que forman un proceso económico: comienza con la materia prima y llega hasta la distribución del producto terminado.
  8. 8. La cadena de valor despliega el valor total, y consiste: ACTIVIDADES DE VALOR.-actividades distintas físicas y tecnológicamente que desempeña una empresa. Estos son los tabiques por medio de los cuales una empresa crea un producto valioso para sus compradores. MARGEN.- es la diferencia entre el valor total y el costo colectivo de desempeñar actividades de valor. El margen puede ser medido en una variedad de formas. Las actividades de valor pueden dividirse en dos amplios tipos: ACTIVIDADES PRIMARIAS: Un grupo de acciones enfocadas en la elaboración física de cada producto y su transferencia al comprador. Hay cinco categóricas genéricas de actividades primarias relacionadas con la competencia en cualquier industria  Logística interna  Operaciones  Logística externa  Mercadotécnica y ventas  Servicio ACTIVIDADES DE APOYO: en cambio, sustentan a las primarias y suponen la participación de los recursos humanos, los insumos y la tecnología; el apoyo implicado en la competencia en cualquier sector industrial pueden dividirse en cuatro categóricas genéricas.  Abastecimiento  Desarrollo de tecnología  Administración de recursos humanos  Infraestructura de la empresa TIPOS DE ACTIVIDADES Dentro de cada categoría de actividades primarias y de apoyo, hay tres tipos de actividades que juegan un papel diferente en la ventaja competitiva:  Directas  Indirectas  Aseguramiento de calidad
  9. 9. FACTORES CLAVE DE ÉXITO Los factores claves del éxito de la estrategia de la empresa son aquellos que, en última instancia, le permiten sobrevivir y prosperar en un mercado tan competitivo. Y para lograr este objetivo, la empresa debe cumplir dos condiciones: 1. Suministrar a los consumidores lo que necesitan (lo que desean adquirir) 2. Sobrevivir a la competencia.
  10. 10. EL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO DE ORGANIZACIONES LA DIVISIÓN DEL TRABAJO Y LA COORDINACIÓN: Para diseñar una organización hay dos requerimientos básicos a considerar: • La división del trabajo en tareas. • La coordinación de dichas tareas. Desde ese punto de vista, la estructura de una organización es la suma total de las formas en que el trabajo es dividido en tareas, y de las formas usadas para lograr su coordinación. Para diseñar esas estructuras hay que partir de dos criterios básicos: • El criterio de consistencia interna, o sea de armonía o congruencia entre los diversos parámetros de diseño elegidos. • El criterio de consistencia de la organización con su situación externa: dimensión, edad, ambient e, tecnología.
  11. 11. LOS MECANISMOS DE COORDINACIÓN Coordinación: Cumplimiento en tiempo y forma de las diversas tareas como etapas de procesos orientados a un fin; asegurar la disponibilidad de los insumos, evitar reiteraciones y actividades sin destinatario. Comunicación: Trazado y habilitación de todos los circuitos de circulación de la información entre etapas de los procesos y entre procesos. Control: Facilitan la recolección y el procesamiento de los datos que permiten comparar lo hecho con lo planificado, para tomar medidas correctivas si fueran necesarias. Los principales mecanismos de coordinación son los siguientes:  El ajuste mutuo.  La supervisión directa.  La estandarización de los procesos de trabajo.  La estandarización de las producciones de trabajo.  La estandarización de las destrezas de los trabajadores. Los mecanismos coordinadores son elementos básicos de la estructura de toda organización.
  12. 12. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL • Estructura simple: Basada en ajuste mutuo y en supervisión directa. La parte clave es la cumbre estratégica. • Burocracia mecánica: Basada en la estandarización de procesos de trabajo. La parte clave es la tecno-estructura. • Burocracia profesional: Basada en la estandarización de las destrezas. La parte clave es el núcleo operativo. • Forma divisional: Basada en la estandarización de las producciones. La parte clave es la línea media. • Adhocracia: Basada en el ajuste mutuo. La parte clave es el staff de apoyo.
  13. 13. TIPOS DE PARÁMETROS PARA EL DISEÑO DE ORGANIZACIONES Parámetros y los factores de la situación: Los parámetros de diseño deben ser adaptados al contexto de la situación real, que puede sintetizarse en los siguientes ítems: • Antigüedad y dimensión organizacional. • Sistema técnico de la organización. • Ambiente en que opera la organización. • Relaciones de poder interno y externo Parámetros básicos de especialización y polivalencia: Hay tres 1. parámetros básicos de diseño respecto de la especialización: 2. Hay tres parámetros básicos de diseño respecto de la ampliación de tareas y polivalencia: 3. La especialización horizontal produce aumento de la productividad
  14. 14. MAPEO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Ejemplo: Es una metodología que permite elaborar una representación gráfica de un proceso, mostrando las secuencias de tareas que se ejecutan. OBJETIVOS Entender cómo mapear procesos para el análisis y diagnóstico de procesos, así como las herramientas de ingeniería de procesos y mejora continua para la identificación de áreas de oportunidad en costos, tiempos, productividad, operación , recursos y servicio. IMPORTANCIA El Mapeo de los Procesos permite obtener: • Un medio para que los Equipos examinen los Procesos Interfuncionales • Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo. • Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso. • La comprensión de cómo varias actividades están interconectadas y donde podrían estar fallando las
  15. 15. MAPEO DE PROCESOS • Tiene la capacidad de presentar a los procesos involucrados en subprocesos y actividades ligadas al día a día de la organización • Identifica todos los usos de los recursos y todas la pérdidas de recursos • Cada pérdida de un recurso representa una oportunidad de evitarla
  16. 16. HERRAMIENTAS PARA EL MAPEO DE PROCESOS Las Principales herramientas son: • Diagramas de flujo simples • Software para el mapeo de procesos • Simulaciones
  17. 17. NIVELES DEL MAPEO DE PROCESOS • Nivel 1.- Proporciona una forma sistemática de examinar la cadena de valor y como sus elementos cubren la meta de la organización, en el diagrama cada caja representa un proceso de la cadena de valor. • Nivel 2.- Este mapa representa la descomposición de una de las cajas del nivel 1. • Nivel 3.- Este mapa presenta una descomposición de cada uno de las cajas o procesos del nivel 2.
  18. 18. BENEFICIOS DEL MAPEO DE PROCESOS • Provee una visión general de los procesos • Muestra las relaciones y los roles de los participantes en los procesos • Ayuda a explicar el proceso • Permite identificar los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar • Ayuda a simplificar las actividades del proceso, pues facilita la identificación de complejidades innecesarias o repetición de tareas • Permite una estandarización de los productos
  19. 19. PASOS PARA EL MAPEO DE PROCESOS 1. Identificar las salidas que presenta la organización o el proceso 2. Identificar a los clientes sean estos internos o externos 3. Identificar los insumos que requiere la organización para la generación de resultados 4. Identificar la procedencia de los insumos (suministradores). 5. Identificar las principales etapas del proceso 6. Gestionar las etapas del proceso 7. Identificar las relaciones entre cada etapa 8. Identificar cada uno de los documentos a ser utilizados en cada proceso 9. Establecer objetivos para cada proceso e indicadores numéricos que indiquen lo lejos o lo cerca de cumplir con los objetivos. 10. Definir al dueño del proceso como de cada etapa para asegurar su correcta implementación
  20. 20. VENTAJAS • Mostrar una visión global de la empresa. • Mostrar las relaciones y sus funciones. • Facilitar la explicación del proceso. • Reducir las fallas en la integración de procesos. • Permite identificar los procedimientos que se requiere documentar. • Ayuda a simplificar las actividades del proceso. • Ayuda a estandarizar el proceso Incremento en la productividad y logro de los resultados esperados de los procesos.
  21. 21. MAPA DE PROCESOS Es una representación gráfica que define y refleja la estructura y relación de los diferentes procesos del sistema de gestión de una organización, para lo cual debemos identificar los procesos que intervienen. PROCESOS ESTRATÉGICOS Procesos que están relacionados con la dirección, Se refieren a la política, estrategia, planes de mejora, etc., que consiguen armonizar los procesos operativos con los de apoyo. PROCESOS OPERATIVOS Procesos implicados directamente con la prestación del servicio. PROCESOS DE APOYO O SOPORTE Procesos que dan apoyo a los procesos operativos, aportándoles los recursos necesarios. Son procesos en los que el cliente es interno.
  22. 22. ORGANIZACIÓN POR PROCESOS JERARQUÍA DE LOS PROCESOS MACROPROCESO Conjunto de procesos interrelacionados de la organización que facilita el logro de la misión PROCESO Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas con valor agregado para los usuarios ACTIVIDAD Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado del proceso TAREA Conjunto de acciones simples interrelacionadas para lograr una actividad
  23. 23. Macroprocesos Prestacionales Son las adiciones a los sueldos y salarios de los trabajadores, pagadas por los empleadores y pueden ser en dinero o en especie. Incluye: aportaciones a la seguridad social, primas de antigüedad, cajas privadas de pensiones, despensas, ayudas para renta, etc., excepto los reembolsos a los empleados por viajes, dietas y otros gastos Macroprocesos Gerenciales Estos procesos son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo. Macroprocesos de Apoyo Son el conjunto de los procesos que no están directamente relacionados con la generación de los productos o servicios propios de la función y la misión de la entidad, pero otorgan el soporte para que los Misionales y Estratégicos se desarrollen Procesos Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.
  24. 24. DIAGRAMA DE PROCESOS Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.
  25. 25. MATRIZ FLUJO DE PROCESOS PROCESO DE SELECCIÓN El proceso de selección suele constar de dos fases diferenciadas: las pruebas y las entrevistas..
  26. 26. ACTIVIDADES FLUJO Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo. ENTRADAS Es el comienzo de alguna producción SALIDAS Es los pasos para llegar a un producto terminado Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado),
  27. 27. CAMBIO DE PARADIGMA “La representación del todo el Sistema de Gestión de Calidad se realiza en una sola página, que lo llamaremos Mapa de Procesos”.

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