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Conheça o GED, uma ferramenta indispensável para a gestão de documentos.
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Conheça o GED, uma ferramenta indispensável para a gestão de documentos.

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  • 1. Conheça o GED
  • 2. O que é GED?É uma tecnologia que provê um meio fácil de gerar, controlar, arma-zenar, compar lhar e recuperar informações em documentos. Os sistemas GED permitem acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via um navegador Web, local ou via Internet.
  • 3. Porque utilizar? Para usuários e clientes Para a gestão documental Elimina o manuseio de papel no arquivo sico.  Reduz espaço sico de armazenagem. Acesso imediato à qualquer documento.  Possibilita implantar Tabela de Temporalidade. Melhor atendimento ao cliente, com respostas instantâneas!  Minimiza perda e extravio de documentos importantes. Para proteção da empresa Para o setor de TI Reduz custos com novos escritórios/depósitos de arquivos.  Possibilidade de integração com outros sistemas Protege o acervo contra catástrofes naturais (incêndio, enchente). e tecnologias (CRM, ERP). Proteção contra processos (trabalhistas, fiscais).  Criação de Workflows, automa zando processos complexos.
  • 4. Redução de custos UMA EMPRESA EM MÉDIA + DESPERDÍCIOS Gera 19 cópias de cada documento.  7,5% de todos os documentos são Gasta 32 reais com mão de obra procurando, perdidos. de forma errada, cada documento.  3% são arquivados de forma errada . Perde 1 em cada 20 documentos .  Profissionais gastam até 15% de seu Demora 25 hrs recuperando cada documento perdido. tempo lendo documentos, porém gastam 50% dele procurando-os. Gasta 400 hrs/ano procurando documentos perdidos.
  • 5. Ganho de espaço físico O GED fornece uma maneira mais inteligente de armazenar seus documentos Já que a maioria dos documentos passa a ser tratado em meios digitais, via GED, armários e arquivos sicos não são mais necessários dentro do escritório. Tudo fica nos servidores para consulta imediata.Algumas empresas, depois que implantam o GED, optam inclusive por removeros documentos sicos de sua sede, deixando paraque sejam armazenados em locais especializadospara isto.
  • 6. + BenefíciosRAPIDEZ E AGILIDADE: localizar e compar lhar documentos rapida- mente no ambiente de trabalho traz um valor ines mável para qual- quer empresa. O GED permite manipular documentos em uma fração de tempo do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em papel.PRODUTIVIDADE E EFICIÊNCIA: O tempo gasto na procura dedocumentos em arquivos sicos é eliminado! Todos os docu-mentos ficam disponíveis instantaneamente, a um clique domouse. A produ vidade do pessoal fica visível com o GED.
  • 7. + Benefícios SEGURANÇA: Elimina o risco de extravio de documentos; protege o acervo contra catástrofes (enchentes, incêndios).FÁCIL ACESSO: com o GED não é preciso recorrer ao arquivo -sico a todo momento, basta fazer uma pesquisa no sistema e a imagem do documento fica disponível em segundos! REDUZ CUSTO COM PAPEL: de acordo com o RegisteredRep.com, em- presas com faturamento anual entre R$ 700 mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60 mil por ano através da u lização do GED!
  • 8. + Benefícios DOCUMENTOS ACESSÍVEIS A QUALQUER HORA OU LUGAR: é impossível transportar pilhas de documentos em viagens de negócios ou para fora do escritório. Com o GED, o acesso aos documentos pode ser feito de qualquer lugar! O GED pode dar um fim ao caos documental na sua empresa.
  • 9. Como funciona? As etapas envolvidas em um projeto de GED
  • 10. Quem pode usar? Pequenas, médias ou grandes empresas.Em médias e grandes empresas, pode ser aplicado por setores:  Recursos Humanos. Ao implantar o GED, avalia-se as necessidades específicas  Contabilidade. do cliente, o que possibilita a implantação grada va do sistema.  Financeiro.  Importação/Exportação. Cada cliente possui uma pificação diferente de  Jurídico. documentos, e o sistema é implantado para tratar TODAS as par cularidades.
  • 11. Quem pode usar? Segmentos de mercado específicos CONSTRUÇÃO CIVIL JURÍDICO - Construtoras - Escritórios advocacia - Incorporadoras - Dptos jurídicos - Escritórios Engenharia IMÓVEIS - Imobiliárias CONTÁBIL EDUCAÇÃO - Escritórios contabilidade - Escolas - Deptos contábeis - Universidades +13 - Centros de ensino Segmentos!
  • 12. Porque terceirizar? Inúmeros fatores mostram que é a melhor solução Falta de recursos internos. Trabalho realizado com maior transparência. Foco nas competências-chave, e não nas periféricas.  Custos reduzidos: economia de escala com mão-de-obra.  Menor inves mento em infraestrutura interna.  Ajudamos você a sair do caos documental!
  • 13. Meio ambiente 6 RAZÕES SUSTENTÁVEIS PARA ADOTAR O GED 1. Economia de dinheiro com 4. Reduz custos com espaço: menos papel significa consumo de papel e transporte: menos área de depósitos, que significa liberar espaço com o GED, é visível es mar o quanto de economia os dentro da empresa. processos geram em apenas alguns meses. 5. Melhorar a produ vidade: ao digitalizar o máximo2. Aumento da eficácia dos processos: o GED permite de documentos, evita-se deslocamentos que processos que geram um grande consumo de desnecessários e facilita a busca por documentos. papel, sejam cortados em até 10 vezes.3. Integrar pontos: a captura distribuída de documentos, 6. Reduz custos com armazenamento: armazenamento aliada ao armazenamento remoto, se pagam apenas representa despesa! Coma digitalização, elimina-se com a economia feita nos custos de transporte e um ônus significa vo sobre o que não é necessário logís ca. guardar.
  • 14. Estratégia de mercado 6 RAZÕES ESTRATÉGICAS PARA ADOTAR O GED1. A onda de informação: estamos vivendo a era 4. O tempo da sustentabilidade já chegou: as de sobrecarga de informações. empresas devem tomar ações que diminuam o impacto ambiental.2. Computação onipresente: computadores e smartphones estão por toda parte! Logo, 5. Você não pode fazer isso manualmente: é preciso informação instantânea torna-se necessária. soluções inteligentes e automa zadas.3. A era da agilidade: o pessoal não quer somente 6. A falta de gerenciamento gera riscos: é preciso soluções inteligentes, quer também agilidade! mudar antes que seja tarde.
  • 15. Menos papel, mais produ vidade. www.primedoc.com.br