Exposicion gestion de documentos electronicos definitivo

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Exposicion gestion de documentos electronicos definitivo

  1. 1. EJE TEMATICO NO 1 Presentado por: Zoila Mercedes Rojas García Claudia Patricia Muñoz Chaguendo Lucy Ester Lazaro Vergel Leidy Milena Mateus Roldan1 Asignatura: Gestión de Documentos Electrónicos
  2. 2. INDICE1. Introducción2. El documento electrónico3. Fases del ciclo vital de la información4. El dato individual a la información electrónica estructurada5. Creación de datos electrónicos6. Modos de estructurar los datos7. Adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica 2
  3. 3. INTRODUCCIÓNEn la siguiente exposición conoceremos todo lorelacionado con el eje temático numero 1. todo loque se refiere al documento electrónico, el ciclovital de la información, el dato individual a lainformación electrónica, la creación de datoselectrónicos, modos de estructura de los datos, yadquisición de equipos y aplicaciones para lainformación electrónica. Los invitamos a que haganun recorrido en todos estos temas. 3
  4. 4. 2. DOCUMENTO ELECTRÓNICO Un documento digital es cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, un CD Rom o en un disco duro. Se habla de documentos digitales cuando la información, sin importar que sea un texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señal positiva4
  5. 5. Los documentos electrónicos son los archivos producidoscon “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”,“administradores de bases de datos”, o programas paraelaborar gráficos. También son documentos electrónicos las“Páginas Web”, los mensajes que se transmiten por “e-mail”, lasfotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentosllamados digitales, como las cámaras y grabadoras.También lo son las páginas de Internet; los mensajes de texto ylos mensajes multimedia creados y enviados por un teléfonomóvil celular (SMS y MMS); los faxes; las hojas de cálculocreadas mediante el uso de programas como Excel; y, engeneral, cualquier documento que no repose en mediofísicamente impreso o grabado y que haya sido creado otransmitido por medios electrónicos. 5
  6. 6. 3. FASES DEL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓNSegún James Senn, existen tres estrategias parael desarrollo de sistemas: 6
  7. 7. A. EL MÉTODO CLÁSICO DEL CICLO DE VIDA DE DESARROLLO DE SISTEMAS.Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. Este método consta de 6 fases:1. Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información se inicia siempre con la petición de una persona.2. Determinación de los requerimientos del sistema: los analistas, empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Con que frecuencia se presenta?, ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?, ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?, ¿Existe algún problema?, ¿Qué tan serio es?, ¿Cuál es la causa que lo origina? 7
  8. 8. 3. Diseño del sistema: los especialistas en sistemas serefieren a esta etapa como el diseño lógico en contraste con ladel desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.4. Desarrollo del software: el software se puede comprar aterceros o escribir programas diseñados a la medida delsolicitante.5. Prueba de sistemas: se debe comprobar de maneraexperimental que el software funciona de acuerdo con lasespecificaciones y en la forma en que los usuarios esperanque lo haga.6. Implantación y evaluación: la implantación es el proceso deverificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los usuarios,instalar la aplicación y construir todos los archivos de datosnecesarios para utilizarla. 8
  9. 9. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificarpuntos débiles y fuertes. Un sistema se evalúa teniendo encuenta los siguientes aspectos: Evaluación operacional El impacto organizacional. La opinión de los administradores y El desempeño del desarrollo 9
  10. 10. B. EL MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO.Tiene como finalidad superar la dificultad de comprender de manera completa los sistemas grandes y complejos, por medio de:1). La división del sistema en componentes2). La construcción de un modelo del sistema.El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadora, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.). Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado. Componentes: símbolos gráficos, diccionario de datos, descripciones de procesos y procedimiento y reglas. 10
  11. 11. El diseño Estructurado es otro elemento del Método deDesarrollo por Análisis Estructurado que emplea ladescripción gráfica, se enfoca en el desarrollo deespecificaciones del software.La herramienta fundamental del Diseño Estructurado es eldiagrama estructurado que es de naturaleza gráfica 11
  12. 12. C. EL MÉTODO DE CONSTRUCCIÓN DE PROTOTIPOS DE SISTEMAS.Este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas consta de 5 etapas:a. Identificación de requerimientos conocidos: antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen que satisfacer.b. Desarrollo de un modelo de trabajo: Es de gran utilidad desarrollar un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción que facilite el proceso de construcción del prototipo. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes: El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema. Pantallas y formatos para la entrada de datos. Módulos esenciales de procesamiento. 12 Salida del sistema
  13. 13. c. Utilización del prototipo: Es responsabilidad del usuariotrabajar con el prototipo y evaluar sus características yoperación. La experiencia del sistema bajo condiciones realespermite obtener la familiaridad indispensable para determinarlos cambios o mejoras que sean necesarios, así como lascaracterísticas inadecuadasd. Revisión del prototipo: el analista es el responsable derealizar los cambios al prototipo, después de planificarlos conlos usuarios, una vez determina que le gusta o disgusta a estos.e. Repetición del proceso las veces que sea necesarias: elproceso antes descrito se repite varias veces, el procesofinaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo enque el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluirtodas las características necesarias. 13
  14. 14. 4. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACION ELECTRONICA ESTRUCTURADA ¿Qué es información?Es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo.La información esta en la base de la organización de todo proceso de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la información es considerada en el día de hoy como la etapa siguiente a la de la “sociedad industrial” 14
  15. 15.  ¿Qué es un dato?Es una unidad elemental de información. En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y trasmitidos mediante documentos en soporte papel .A veces encontramos datos en forma de listas en soporte de papel, como ocurre con las guías de teléfonos. Ta no se trata de presentar una argumentación, sino de suministrar materia prima para una acción futura.Es posible conservar datos en soportes diferentes al papel: por ejemplo, el soporte electrónico, que permite que la información pueda tratarse mas fácilmente.La rápida evolución de las tecnologías ha vuelto cada vez mas complejo el garantizar soluciones duraderas a la hora de conservar los datos. Los formatos de ficheros y los soportes electrónicos evolucionan rápidamente, mientras que su esperanza de vida sigue siendo aun mas escasa que la del papel. 15
  16. 16.  ¿Por qué es diferente la información electrónica?Es necesario un instrumento para leer la información electrónica. Cuando los datos se conservan en un soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta especifica (generalmente, un ordenador). 16
  17. 17.  La información electrónica aporta ventajas e inconvenientes a la gestión de los datos.Ventajas• El tratamiento de los datos es mucho mas fácil. Ya no es necesario rehacerlos en su integridad en el caso de tener que hacer algunas modificaciones parciales.• Los soportes electrónicos permiten en general almacenar mas datos en un volumen menor.• Es mas fácil copiar un documento completo• Es mas fácil y rápido transferir información de un sitio a otro.• Un soporte como este permite una utilización mas elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento 17 electrónica.
  18. 18.  Desventajas- Es necesario utilizar un instrumento para que un operador pueda leer los datos.- Los soportes digitales tienen, generalmente, una vida mas corta que el papel o los microfilms.- Es mas fácil duplicar o modificar un original (esto plantea problemas de estabilidad y de perdurabilidad en los formatos). 18
  19. 19. 5. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOSLos datos son ¿Qué es unconservados en un documento?.soporte. En el caso de lainformación electrónica, Existen diversasaquellos pueden ser definiciones deltratados, comunicados e documento dentro deinterpretados por un las cuales tenemos lasordenador. Un conjunto de :de datos puede constituir - Comité CIA:en ocasiones undocumento. - Administración pública. 19
  20. 20.  El Comité CIA sobre archivos En una administración pública, electrónicos define al un documento tiene un valor documento (record) como un legal, de fragmento particular de información o de prueba. El información registrada término “documento” se toma generada, acumulada o en esta guía en recibida en el inicio, desarrollo su sentido administrativo y o finalización de una actividad archivístico, y no en el institucional o personal, y que utilizado habitualmente comprende un contenido, un en informática. contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad. 20
  21. 21. El hecho que un documento electrónico sea distintode su soporte tiene numerosas consecuencias.Por ejemplo, es fácil copiar un documentoelectrónico de un soporte a otro.Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundirla información, pero también se hace más difícil lacrucial delimitación del propio concepto de“original”.Los datos almacenados en un documentoelectrónico deben constituir un conjunto coherentey consistente de información 21
  22. 22. 6. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos. Bases de datos y documentos.Dos tipos de estructuras de datos frecuentementecombinados para formar un conjunto compuesto de 22información.
  23. 23. La base de datos: en esta El documento: estructuraestructura, los datos son utilizada cuando los datosalmacenados en un “pool” o han sido agrupados parareserva de información, de dar cuenta de undonde pueden extraerse o razonamiento o unaponerse al día. actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso. 23
  24. 24. ¿ DOCUMENTO O BASE DE DATOS?Existen distintas formas de estructurar los datos. Lacreciente importancia de la información en losorganismos da lugar a estructuras cada vez máscomplejas, tanto de documentos como de bases dedatos (por ejemplo, una página en un CD-ROM oen un servicio en línea configuradaautomáticamente con datos extraídos de una basede datos). 24
  25. 25. DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO Y BASE DE DATOSLos siguientes puntos enumeran algunas diferencias:1. Su conservación plantea diferentes requerimientos.2. Un documento debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo documento).3. Una base de datos puede ser regularmente puesta al día.4. Existe también información compuesta (base de datos/documentos), que plantea nuevos problemas. 25
  26. 26. INFORMACIÓN ELECTRÓNICAEs el tratamiento de información por medio del usode dispositivos electrónicos y sistemascomputacionales en donde se puede procesarinformación automáticamente, analizar organizar yeditar. 26
  27. 27. 7. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS YAPLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA 27
  28. 28. EQUIPOS PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA Puede ser cualquier tipo de aparato electrónico que tenga una base de datos configurada para enviar, recibir, organizar y modificar información electrónica, como lo son: las computadoras, las Tablets y teléfonos celulares 28
  29. 29. APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA En la actualidad existen muchas aplicaciones para el uso de la información electrónica ya que es un medio de uso masivo de información donde encontramos la internet, sus diferentes aplicaciones y servicios dadas por los servidores como lo son: Microsoft office, open office, adobe acrobat, etc. 29
  30. 30. AVANCES TECNOLÓGICOS EN LOS EQUIPOS YAPLICACIONES DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas. Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías. 30
  31. 31. GUÍA DE COMPRA Y USO DE EQUIPOS Y APLICACIONES DE LA INFORMACIÓN TECNOLÓGICA En diferentes continentes del mundo se crearon guías y manuales para la compra de equipos y aplicaciones para la información electrónica en donde se podrá ofrecer un cierto tipo de producto el cual satisfaga las necesidades de la persona o empresa 31
  32. 32. GUIA DE COMPRAS 32
  33. 33. LA UNION EUROPEA Y EL EPHOS Un gran ejemplo son la decisiones del sector publico de la unión europea están regidos por la decisión del consejo de ministros (CEE), obligando al sector publico a guiarse por medio del manual EPHOS (el manual europeo de compra de sistemas abiertos), donde esta dirigido al sector publico a aplicar en sus compras la decisión del consejo; el cual contiene manuales y consejos estratégicos sobre tecnologías de 33 sistemas abiertos
  34. 34. PROBLEMAS PRÁCTICOS DE UN MANUAL DECOMPRAS  La indisponibilidad de productos que participen de las normas oficiales  Al costo elevado de los productos que participan de las normas oficiales.  Al peligro de que estas normas no se vuelvan obsoletas en el futuro, de tal manera que no sean contempladas en futuros productos.  A los estándares de factor con los que entran en competencia (que pueden ser especificaciones disponibles para el gran público), profusamente aplicados en productos también muy extendidos entre los usuarios (por ejemplo, las especificaciones de Internet). 34
  35. 35. 35

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