EJE TEMATICO NO 1Presentado por:Zoila Mercedes Rojas GarcíaClaudia Patricia Muñoz ChaguendoLucy Ester Lazaro VergelLeidy M...
INTRODUCCIONEn las siguiente exposición conoceremos todo lo relacionado con el eje temático numero 1. todo lo que se refie...
1. DOCUMENTO ELECTRÓNICOUn documento digital es cualquier unidadsignificativa   independiente      de    informaciónregist...
Los documentos electrónicos son los archivos producidoscon      “procesadores      de     palabras”,    “hojas    decálcul...
2. FASES DEL CICLO VITAL DE LA        INFORMACIÓNSegún James Senn, existen tres estrategias parael desarrollo de sistemas:
A. EL MÉTODO CLÁSICO DEL CICLO DE VIDA DE        DESARROLLO DE SISTEMAS.Es el conjunto de actividades que los analistas, d...
3. Diseño del sistema: los especialistas en sistemas serefieren a esta etapa como el diseño lógico en contraste con ladel ...
La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificarpuntos débiles y fuertes. Un sistema se evalúa teniendo encuen...
B. EL MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS              ESTRUCTURADO.Tiene como finalidad superar la dificultad de comprender...
El diseño Estructurado es otro elemento del Método deDesarrollo por Análisis Estructurado que emplea ladescripción gráfica...
C. EL MÉTODO DE CONSTRUCCIÓN DE             PROTOTIPOS DE SISTEMAS.Este método resulta útil para probar la facilidad del s...
c. Utilización del prototipo: Es responsabilidad del usuariotrabajar con el prototipo y evaluar sus características yopera...
EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACION         ELECTRONICA ESTRUCTURADA ¿Qué es información?Es una indicación o un evento ll...
   ¿Qué es un dato?Es una unidad elemental de información. En un documento, por  ejemplo, se agrupan numerosos datos para...
   ¿Por qué es diferente la información electrónica?Es necesario un instrumento para leer la información  electrónica. Cu...
   La información electrónica aporta ventajas e    inconvenientes a la gestión de los datos.Ventajas• El tratamiento de l...
   Desventajas-   Es necesario utilizar un instrumento para que un    operador pueda leer los datos.-   Los soportes digi...
CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS Los datos son                 ¿Qué es un conservados en un soporte. En el caso de la       ...
   El Comité CIA sobre archivos        En una administración    electrónicos define al    documento (record) como un     ...
El hecho que un documento electrónico sea distintode su soporte, tiene numerosas consecuencias.Por ejemplo, es fácil copia...
MODOS DE ESTRUCTURAR LOSDATOS Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarl...
La base de datos: en        El documento: estructuraesta estructura, los datos   utilizada cuando los datosson almacenados...
¿ DOCUMENTO O BASE DE DATOS?Existen distintas formas de estructurar los datos. Lacreciente importancia de la información e...
DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO YBASE DE DATOSLos siguientes puntos enumeran algunas diferencias  :1. su conservación plantea ...
INFORMACIÓN ELECTRÓNICAEs el tratamiento de información por medio del usode dispositivos electrónicos y sistemascomputacio...
ADQUISICIÓN DE EQUIPOS YAPLICACIONES PARA LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA
EQUIPOS PARA LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA                Puede ser cualquier tipo de                aparato electrónico el cu...
APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA               En la actualidad existen muchas               aplicaciones para ...
AVANCES TECNOLÓGICOS EN LOS EQUIPOS YAPLICACIONES DE INFORMACIÓNELECTRÓNICA              La adquisición de equipos, aplica...
GUÍA DE COMPRA Y USO DE EQUIPOS YAPLICACIONES DE LA INFORMACIÓNTECNOLÓGICA             En diferentes continentes del mundo...
GUIA DE COMPRAS
LA UNION EUROPEA Y EL EPHOS              Un gran ejemplo son la decisiones              del sector publico de la unión    ...
PROBLEMAS PRÁCTICOS DE UN MANUAL DECOMPRAS                  la indisponibilidad de productos que                  partici...
34
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Exposicion gestion de documentos electronicos

288 views
217 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
288
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Exposicion gestion de documentos electronicos

  1. 1. EJE TEMATICO NO 1Presentado por:Zoila Mercedes Rojas GarcíaClaudia Patricia Muñoz ChaguendoLucy Ester Lazaro VergelLeidy Milena Mateus RoldanAsignatura:Gestión de documentos electrónicos
  2. 2. INTRODUCCIONEn las siguiente exposición conoceremos todo lo relacionado con el eje temático numero 1. todo lo que se refiere a el documento electrónico, el ciclo vital de la información, el dato individual a la información electrónica, la creación de datos electrónicos, modos de estructura de los daros, y adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica los invitamos a que hagan un recorrido en todos estos temas.
  3. 3. 1. DOCUMENTO ELECTRÓNICOUn documento digital es cualquier unidadsignificativa independiente de informaciónregistrada en un diskette, en un CD Rom o en undisco duro.Se habla de documentos digitales cuando lainformación, sin importar que sea un texto, sonido,imagen fija o en movimiento, se registra en medioelectrónico a través de codificaciones que se basanen el uso de combinaciones de señales eléctricaspositivas y negativas, las cuales se representan pormedio de los dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señalpositiva.
  4. 4. Los documentos electrónicos son los archivos producidoscon “procesadores de palabras”, “hojas decálculo”, “administradores de bases de datos”, o programaspara elaborar gráficos. También son documentos electrónicoslas “Páginas Web”, los mensajes que se transmiten por “e-mail”, las fotografías, el sonido y los videos producidos coninstrumentos llamados digitales, como las cámaras ygrabadoras.También lo son las páginas de Internet; los mensajes de texto ylos mensajes multimedia creados y enviados por un teléfonomóvil celular (SMS y MMS); los faxes; las hojas de cálculocreadas mediante el uso de programas como Excel; y, engeneral, cualquier documento que no repose en mediofísicamente impreso o grabado y que haya sido creado otransmitido por medios electrónicos.
  5. 5. 2. FASES DEL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓNSegún James Senn, existen tres estrategias parael desarrollo de sistemas:
  6. 6. A. EL MÉTODO CLÁSICO DEL CICLO DE VIDA DE DESARROLLO DE SISTEMAS.Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. Este método consta de 6 fases:1. Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información se inicia siempre con la petición de una persona.2. Determinación de los requerimientos del sistema: los analistas, empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Con que frecuencia se presenta?, ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?, ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?, ¿Existe algún problema?, ¿Qué tan serio es?, ¿Cuál es la causa que lo origina?
  7. 7. 3. Diseño del sistema: los especialistas en sistemas serefieren a esta etapa como el diseño lógico en contraste con ladel desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.4. Desarrollo del software: el software se puede comprar aterceros o escribir programas diseñados a la medida delsolicitante.5. Prueba de sistemas: se debe comprobar de maneraexperimental que el software funciona de acuerdo con lasespecificaciones y en la forma en que los usuarios esperanque lo haga.6. Implantación y evaluación: la implantación es el proceso deverificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los usuarios,instalar la aplicación y construir todos los archivos de datosnecesarios para utilizarla.
  8. 8. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificarpuntos débiles y fuertes. Un sistema se evalúa teniendo encuenta los siguientes aspectos: Evaluación operacional El impacto organizacional. La opinión de los administradores y El desempeño del desarrollo
  9. 9. B. EL MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO.Tiene como finalidad superar la dificultad de comprender de manera completa los sistemas grandes y complejos, por medio de:1). La división del sistema en componentes2). La construcción de un modelo del sistema.El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadora, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.). Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado. Componentes: símbolos gráficos, diccionario de datos, descripciones de procesos y procedimiento y reglas.
  10. 10. El diseño Estructurado es otro elemento del Método deDesarrollo por Análisis Estructurado que emplea ladescripción gráfica, se enfoca en el desarrollo deespecificaciones del software.La herramienta fundamental del Diseño Estructurado es eldiagrama estructurado que es de naturaleza gráfica
  11. 11. C. EL MÉTODO DE CONSTRUCCIÓN DE PROTOTIPOS DE SISTEMAS.Este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas consta de 5 etapas:a. Identificación de requerimientos conocidos: antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen que satisfacer.b. Desarrollo de un modelo de trabajo: Es de gran utilidad desarrollar un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción que facilite el proceso de construcción del prototipo. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes: El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema. Pantallas y formatos para la entrada de datos. Módulos esenciales de procesamiento. Salida del sistema
  12. 12. c. Utilización del prototipo: Es responsabilidad del usuariotrabajar con el prototipo y evaluar sus características yoperación. La experiencia del sistema bajo condiciones realespermite obtener la familiaridad indispensable para determinarlos cambios o mejoras que sean necesarios, así como lascaracterísticas inadecuadasd. Revisión del prototipo: el analista es el responsable derealizar los cambios al prototipo, después de planificarlos conlos usuarios, una vez determina que le gusta o disgusta a estos.e. Repetición del proceso las veces que sea necesarias: Elproceso antes descrito se repite varias veces, el procesofinaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo enque el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluirtodas las características necesarias.
  13. 13. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACION ELECTRONICA ESTRUCTURADA ¿Qué es información?Es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo.La información esta en la base de la organización de todo proceso de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la información es considerada en el día de hoy como la etapa siguiente a la de la “sociedad industrial”
  14. 14.  ¿Qué es un dato?Es una unidad elemental de información. En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y trasmitidos mediante documentos en soporte papel .A veces encontramos datos en forma de listas en soporte de papel, como ocurre con las guías de teléfonos. Ta no se trata de presentar una argumentación, sino de suministrar materia prima para una acción futura.Es posible conservar datos en soportes diferentes al papel: por ejemplo, el soporte electrónico, que permite que la información pueda tratarse mas fácilmente.La rápida evolución de las tecnologías ha vuelto cada vez mas complejo el garantizar soluciones duraderas a la hora de conservar los datos. Los formatos de ficheros y los soportes electrónicos evolucionan rápidamente, mientras que su esperanza de vida sigue siendo aun mas escasa que la del papel.
  15. 15.  ¿Por qué es diferente la información electrónica?Es necesario un instrumento para leer la información electrónica. Cuando los datos se conservan en un soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta especifica (generalmente, un ordenador).
  16. 16.  La información electrónica aporta ventajas e inconvenientes a la gestión de los datos.Ventajas• El tratamiento de los datos es mucho mas fácil. Ya no es necesario rehacerlos en su integridad en el caso de tener que hacer algunas modificaciones parciales.• Los soportes electrónicos permiten en general almacenar mas datos en un volumen menor.• Es mas fácil copiar un documento completo• Es mas fácil y rápido transferir información de un sitio a otro.• Un soporte como este permite una utilización mas elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento electrónica.
  17. 17.  Desventajas- Es necesario utilizar un instrumento para que un operador pueda leer los datos.- Los soportes digitales tienen, generalmente, una vida mas corta que el papel o los microfilms.- Es mas fácil duplicar o modificar un original (esto plantea problemas de estabilidad y de perdurabilidad en los formatos).
  18. 18. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS Los datos son ¿Qué es un conservados en un soporte. En el caso de la documento?. información electrónica, Existen diversas aquellos pueden ser definiciones del tratados, comunicados e documento dentro de interpretados por ordenador. Un conjunto las cuales tenemos las de datos puede constituir de : en ocasiones un - Comité CIA: documento. - Administración pública.
  19. 19.  El Comité CIA sobre archivos En una administración electrónicos define al documento (record) como un pública, un documento tiene fragmento particular de un valor legal, de información registrada información o de prueba. El generada, acumulada o término “documento” se recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad toma en esta guía en institucional o personal, y que su sentido administrativo y comprende un contenido, un archivístico, y no en el contexto y una estructura utilizado habitualmente suficientes para constituir una en informática. prueba o evidencia de esta actividad
  20. 20. El hecho que un documento electrónico sea distintode su soporte, tiene numerosas consecuencias.Por ejemplo, es fácil copiar un documentoelectrónico de un soporte a otro.Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundirla información, pero también se hace más difícil lacrucial delimitación del propio concepto de“original”.Los datos almacenados en un documentoelectrónico deben constituir un conjunto coherentey consistente de información
  21. 21. MODOS DE ESTRUCTURAR LOSDATOS Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos.Bases de datos y documentos.Dos tipos de estructuras de datos frecuentementecombinados para formar un conjunto compuesto deinformación.
  22. 22. La base de datos: en El documento: estructuraesta estructura, los datos utilizada cuando los datosson almacenados en un han sido agrupados para“pool” o reserva de dar cuenta de uninformación, de donde razonamiento o unapueden extraerse o actividad.ponerse al día. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso
  23. 23. ¿ DOCUMENTO O BASE DE DATOS?Existen distintas formas de estructurar los datos. Lacreciente importancia de la información en losorganismos, da lugar a estructuras cada vez máscomplejas, tanto de documentos como de bases dedatos (por ejemplo, una página en un CD-ROM oen un servicio en línea configuradaautomáticamente con datos extraídos de una basede datos).
  24. 24. DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO YBASE DE DATOSLos siguientes puntos enumeran algunas diferencias :1. su conservación plantea diferentes requerimientos.2. un documento debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo documento).3. una base de datos puede ser regularmente puesta al día.4. existe también información compuesta (base de datos/documentos), que plantea nuevos problemas.
  25. 25. INFORMACIÓN ELECTRÓNICAEs el tratamiento de información por medio del usode dispositivos electrónicos y sistemascomputacionales en donde se puede procesarinformación automáticamente, analizar organizar yeditar.
  26. 26. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS YAPLICACIONES PARA LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA
  27. 27. EQUIPOS PARA LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA Puede ser cualquier tipo de aparato electrónico el cual tenga una base de datos configurada para enviar, recibir, organizar y modificar información electrónica Como lo son: las computadoras, las Tablets y teléfonos celulares
  28. 28. APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA En la actualidad existen muchas aplicaciones para el uso de la información electrónica ya que es un medio de uso masivo de información donde encontramos la internet, sus diferentes aplicaciones y servicios dadas por los servidores como lo son: Microsoft office, open office, adobe acrobat, etc.
  29. 29. AVANCES TECNOLÓGICOS EN LOS EQUIPOS YAPLICACIONES DE INFORMACIÓNELECTRÓNICA La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas. Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías.
  30. 30. GUÍA DE COMPRA Y USO DE EQUIPOS YAPLICACIONES DE LA INFORMACIÓNTECNOLÓGICA En diferentes continentes del mundo se crearon guías y manuales para la compra de equipos y aplicaciones para la información electrónica en donde se podrá ofrecer un cierto tipo de producto el cual satisfaga las necesidades de la persona o empresa
  31. 31. GUIA DE COMPRAS
  32. 32. LA UNION EUROPEA Y EL EPHOS Un gran ejemplo son la decisiones del sector publico de la unión europea están regidos por la decisión de el consejo de ministros (CEE) , obligando al sector publico a guiarse por medio del manual EPHOS (el manual europeo de compra de sistemas abiertos) donde esta dirigido al sector publico a aplicar en sus compras la decisión del consejo; el cual contiene manuales y consejos estratégicos sobre tecnologías de sistemas abiertos
  33. 33. PROBLEMAS PRÁCTICOS DE UN MANUAL DECOMPRAS  la indisponibilidad de productos que participen de las normas oficiales  al coste elevado de los productos que participan de las normas oficiales.  al peligro de que estas normas no se vuelvan obsoletas en el futuro, de tal  manera que no sean contempladas en futuros productos.  a los estándares de facto con los que entran en competencia (que pueden ser  especificaciones disponibles para el gran público), profusamente aplicados en  productos también muy extendidos entre los usuarios (por ejemplo, las  especificaciones de Internet).
  34. 34. 34

×