Introduction a l'entreprise allegé lean et six sigma au gouvernement
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Avec des ressources de plus en plus réduites, ...

Avec des ressources de plus en plus réduites,
vous devez pourtant faire
encore plus,
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et toujours moins cher…
Tout en motivant votre personnel.


Voici comment y arriver.

L’entreprise allégée (Lean)

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Introduction a l'entreprise allegé lean et six sigma au gouvernement Introduction a l'entreprise allegé lean et six sigma au gouvernement Presentation Transcript

  • Une introduction àl’Entreprise allégée (Lean) et Six Sigma (EAESS) au gouvernement © Lean Agility Inc.
  • Pas si facile au gouvernement…Avec des ressources de plus en plus réduites,vous devez pourtant faireencore plus,encore mieuxet toujours moins cher…Tout en motivant votre personnel.Voici comment y arriver.
  • Résultats typiques de l’EAESS augouvernement • Entre 25 à 100 % d’augmentation de la capacité sans augmenter ni les ressources ni les efforts • Entre 25 et 50 % d’amélioration de la qualité et de la satisfaction de la clientèle. • Entre 25 et 100 % d’amélioration du rendement financier • Davantage de motivation chez les employés • Amélioration des relations patronales-syndicales • Moins de gestion réactive – davantage de temps et de ressources à consacrer à vos activités principales Un certain nombre d’organismes provenant des administrations municipales, provinciales et fédérales ont atteint, et maintenu, ces résultats. À cela s’ajoute plus de 30 agences et ministères fédéraux aux États-Unis.
  • L’entreprise allégée (Lean)
  • Qu’est-ce que l’entreprise allégée?• Approche axée sur l’amélioration opérationnelle, Lean engendre la vitesse, le mouvement (flux) et l’efficacité en amélioration les processus de travail.• Il s’agit de repérer un processus de travail qui n’ajoute aucune valeur et de l’éliminer pour réduire la complexité, créer un flux et libérer des ressources pour consacrer celles-ci à des activités porteuses de valeur ajoutée; il s’agit d’augmenter la capacité sans pour autant redoubler d’efforts et de ressources.Quand recourir la philosophie de l’entreprise allégée?• Quand il faut faire vite, mieux et moins cher.
  • Du point de vue de l’utilisateur final, aumoins 90 % du temps utilisé par votreorganisation n’a aucune valeur ajoutée 10 % de temps = Valeur ajoutée Organisme gouvernemental typique 90 % de temps : Aucune valeur ajoutée 1 Carter, Willie L. Quality Digest. 23 juin 2010.
  • Exemple de ce qui constitue 90 %de temps sans valeur ajoutée « Nous prenons trois semaines pour traiter une demande, pourtant le temps réel passé dans le dossier en question ne totalise que quelques heures seulement. »
  • Que se passe-t-il donc dans ces 90 % sansvaleur ajoutée?Exemples d’activités qui prennent du temps mais qui ne sontpas porteuses de valeur :• Temps d’attente• Dossiers incomplets• Acheminement• Erreurs et, par conséquent, répétition de tâches• Rapports non utilisés et la collecte de leurs données• Palliers d’approbation superflus• Gestion des retards• Confusion/mauvaise communication
  • Exemple : Processus horizontal Demandeur Demandeur Demande Traitement Processus Processusd’approba- de la décisionnel de réponse tion demandePourtant le mode de réflexion habituel et de responsabilisationreprésente un silo vertical …
  • L’approche Lean s’intéresse àvos processus en modehorizontal, selon le point de vuede l’utilisateur final de vosservices ou produits
  • Schématiser un flux Quand Si vous pourriez filmer un dossier • Aller de l’avant? de façon imaginaire et en représenter • Arrêter et attendre? le contenu dans un processus, • Faire marche arrière? que veriez vous?Goulots Schématiser cesd’étranglement interruptions dans Lots le flux vous révèle volumineux où votre processusApprobations horizontal seinutiles brise. Infos manquantesErreurs Déplacementschroniques Dernier entré, Temps d’attente inutiles Déséquilibre Premier sorti Temps d’attente opérationnel Délégations Temps d’attente excessives
  • L’entreprise allégée à l’oeuvre1. Déterminer et prioriser les besoins de vos clients et de vos principaux intervenants2. Avec votre équipe, schématiser l’état actuel de vos processus de travail3. Avec votre équipe, repérer où le flux est interrompu4. Avec votre équipe, schématiser un « état futur » où ces interruptions sont réduites au maximum5. Prioriser et mettre en oeuvre des projets d’amélioration6. Évaluer, ajuster et répéter dans d’autres secteurs d’activité7. COMMUNIQUER vos premières réussites, toujours être à l’écoute et toujours communiquer
  • Tester des solutions : Planifier, Exécuter,Vérifier, AjusterToujours tester vos solutions pour vous assurer de leurvalidité Si la solution a mené au résultat souhaité, ajuster votre travail 1. Definir un plan – quel quotidien pour en tenir 4. Ajuster est la solution que compte. Qu’est-ce que Planifier vous voulez mettre à vous avez appris? l’essai? Est-ce que la solution 2. Mettre en oeuvre la a atteint le résultat 3. Vérifier solution dans le souhaité? Exécuter travail au quotidien
  • Six Sigma
  • Qu’est-ce que Six Sigma?• L’application d’outils statistiques pour repérer et régler les sources d’erreurs et de défectuosités.• Minimiser la variabilité du point de vue de l’utilisateur final.Quand l’utiliser?• Quand une organisation se trouve confrontée à de vastes écarts dans ses résultats, p. ex. : – Erreurs chroniques causant des goulots d’étranglement et qui nuisent à la qualité du service ou du produit destiné à l’utilisateur final ou aux intervenants clés.
  • L’approche Six SigmaCinq étapes :1. DÉFINIR : le problème, l’objectif, le « client »2. MESURER: le processus, recueillir et valider les données, déterminer la capacité du processus3. ANALYSER : Détecter la source du problème4. AMÉLIORER : Élaborer et tester des solutions5. CONTRÔLER : Mettre en place des contrôles pour garantir que la solution règle le problème de façon définitive
  • Pourquoi combiner Lean et Six Sigma?• L’entreprise allégée crée l’efficacité et le flux• Six Sigma s’assure de la constance des résultats• Bon nombre d’organisations gouvernementales efficaces allient les outils de l’approche Lean à ceux de Six Sigma pour devenir efficace, activer le flux et la rapidité tout en assurant la constance des résultats.• Notre approche consiste souvent à appliquer d’abord les mesures d’allègement (Lean) pour assurer le flux et l’efficacité et ensuite repérer où se trouvent les incohérences pour les éliminer au moyen des outils Six Sigma.• Résultat: vous réussissez à mieux concrétiser votre mandat , et ce plus rapidement et moins cher.
  • Spécificité de EAESS au gouvernementSecteur privé Gouvernement Comment s’adapter à cette différenceOn sait exactement Intervenants multiples et aux Analyser qui sont les parties« qui est le client » buts souvent opposés concernées et déterminer « qui est important ou quoi ».Mesure fondamentale Pas de motivation axée sur le Utiliser le facteur temps et le commentdu rendement : « le « profit » ou le « chiffre pour répondre aux principaux besoinsprofit nous guide » d’affaires » du client et encourager l’amélioration.Produits physiques Offre de services Considérer vos services comme étant(souvent) (habituellement) des « produits »Structure Structures hiérarchiques à Mettre à contribution tous les paliersorganisationnelle moins paliers multiples pour formuler et mettre en oeuvre deshiérarchique améliorations.Incitatifs financiers Peu ou pas d’incitatifs On a tendance à surestimer lesencouragent le désir financiers encouragent le désir incitatifs financiers. Tirer plutôt partid’amélioration d’amélioration de la motivation intrinsèque des employés et de leur visibilité pour faire des améliorations.
  • Motivation du personnel• Schématiser votre processus avec les même personnes qui font le travail en question• Ce n’est pas à VOUS de réusiner LEUR schéma mental.• ILS doivent le faire eux-mêmes• Mettez LES à contribution dès le Jour 1.• Quand ils voient ce qui est possible, ils soutiendront l’approche dès le début et deviendront des ambassadeurs.
  • Principe : Tout changement imposé récoltera une réaction opposée.
  • Sécurité d’emploi« Bon, tout ça c’est pas mal, mais allez-vous utiliser cesgains d’efficacité pour éliminer des emplois? » Si oui – vous venez de perdre la mobilisation et la participation des employésApproche préconisée : « Nous n’appliquons pas l’EAESS pour sabrer dans les postes. Nous devons chercher des moyens de faire encore plus avec moins, sans faire les gens travailler encore plus fort. Nous continuons nos activités normalement. Notre but est de vous aider à trouver des moyens d’améliorer votre travail dans le quotidien, tout en réalisant notre mandat de _____________, et non de couper des postes. Nul d’entre nous ne sait prédire l’avenir, mais au lieu de laisser cette tâche à quelqu’un d’autre, voilà la possibilité d’avoir votre mot à dire pour l’avenir.
  • Comment améliorer un processusaméliore-t-il la motivation desemployés? Formuler et mettre en œuvre des améliorations place la plupart des gens ici. Emprunté de Flow: The Psychology of Optimal Experience, Mihaly Csíkszentmihályi
  • Approche axée sur la gestiondu changement• Penser à la gestion du changement dès le début• Choisir, pour commencer, un processus administratif qui souffre d’un problème claire et grave, et avec des gens qui sont déterminés à le regler.• Démontrer la validité du concept – Marcher, Courir, Voler.• Laissez vos premiers “adeptes” répandre la bonne nouvelle pour vous.• Créer, dès le début, une tribune pour accueillir fréquemment des objections.
  • Pourquoi l’EAESS devraient intéresser lesfonctionnaires? Si l’on élimine les activités sans valeur ajoutée et l’on active le flux:  Moins d’intervention réactives – on travaille mieux, et non plus. Prévention  Moins de retard – et, donc, moins de frustration dans l’exécution de tâches découlant des retards  Utilisation de la disponibilité additionnelle de temps, de personnel et de concentration pour réaliser le mandat principal de l’organisation.
  • Comment l’EAESS parviennent-ilsà accroître la mobilisation desemployés? Les employés peuvent enfin régler les problèmes chroniques qui ont été des irritants pendant…des années. Meilleure estime de soi Accent sur la (re)construction et une meilleure maîtrise de leur avenir Acquision de nouvelles aptitudes pour le marché de l’emploi – aptitudes en amélioration des processus et le travail d’équipe
  • Comment commencer• Trouver un mentor• Commencer par repérer le processus opérationnel qu’il faudrait analyser.• Monter une équipe composée de membres pertinents (employés influents ouverts au changement, inclure le représentant syndical)• Schématiser l’état actuel• Représenter les bris dans le flux• Représenter l’état futur• Prioriser et mettre en oeuvre des projets d’amélioration.• Évaluer, ajuster et répéter dans le prochain secteur.• COMMUNIQUEZ vos premières victoires et toujours tendre l’oreille et communiquer.
  • Questions?Lean Agility Inc. offre du coaching aux organisations dessecteurs privé et public pour qu’elles fonctionnent mieux, plusvite et moins cher, et ce, tout en motivant leurs employés. Craig Szelestowski craig@leanagility.com 613 266 4653 leanagility.com