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Gerenciamento da Comunicação
 

Gerenciamento da Comunicação

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    Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento da Comunicação Presentation Transcript

    • Gerenciamento da Comunicação● Nem só do caminho crítico vive um projeto,alguém precisa dizer onde ele está!● A maioria dos gerentes de projetos concluídoscom sucesso gastou aproximadamente 90% doseu tempo em algum tipo de comunicação.● Não importa o quanto a tecnologia avance,projetos são e serão executados por pessoas,e dependerão muito delas para que sejamimplementados com sucesso
    • O que é comunicação?● A palavra é oriunda do latim comunicare quesignifica compartilhar, tornar comum● É um esforço bidirecional que envolve atransmissão da informação utilizando umconjunto de símbolos (verbais, não-verbais,gráficos) de entendimento comum para uma oumais pessoas (receptores), através demecanismos (meios) adequados, e o posteriorrecebimento do feedback pelo emissor
    • Modelo de comunicação
    • Barreiras de Comunicação● Falta de canais de comunicação claros.● Distância física ou temporal entre o emissor e oreceptor● Uso inadequado de linguagem técnica.● Fatores ambientais de distração (barulho,cheiro).● Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença,preconceitos).● Informação excessiva.● Falta de conhecimento sobre o assunto queestá sendo comunicado.● Diferenças culturais.
    • Canais de comunicaçãoDuas pessoas = 1 canal de comunicaçãoTrẽs pessoas = 3 canal de comunicaçãoQuatro pessoas = 6 canal de comunicaçãon (n – 1) / 2 = canais de comunicaçãon = número de pessoas
    • Tipo de Comunicação● Verbal● Oral ou escrita● Tipo mais utilizado para transmitir informações● Não-Verbal● Linguagem corporal – sem uso da palavra● Usadas pra substituir, reforçar e, vez ou outra,contradizer uma mensagem verbal● Paralinguística● Volume e tempo de voz – qualidade da voz● Ajuda a compor a mensagem
    • Comunicação Verbal (escrita)● Vantagens✔ Permite leitura atenta e detalhada✔ Permite arquivamento de informações✔ Pode conter informações complexas● Comunicação assíncrona● Desvantagens✔ Não é possível controlar a audiência✔ Consome muito tempo✔ Não é possível detectar comunicação não-verbal
    • Impacto total da mensagemPalavras (7%)Tom de Voz (38%)Expressões faciais e corporais (55%)Comunicação =palavra + tom de voz + postura + texto + gestos
    • Estilos de Comunicação● Formal● Exige um formato, protocolo● Normalmente é escrita● Custo elevado se muito utilizada● Informal● Não há um conjunto de regras● Comunicação livre● Construída na base da confiança mútua entre todos osenvolvidos
    • Toda comunicação FORMAL devepassar pelo Gerente de ProjetosExecutivoExecutivaGerente de ProjetosInformalFormal Formal
    • Atualizar plano de gerenciamento de projetosApresentações para a administraçãoAlterar um contratoFazer anotações sobre uma conversa ao telefoneAgendar uma reuniãoExplicar um pacote de trabalhoTentar identificar a causa-raiz de um problemaEnviar um email para solicitar esclarecimentos sobre umproblemaEscrita FormalVerbal FormalEscrita FormalEscrita InformalEscrita InformalEscrita FormalVerbal InformalEscrita informal
    • Melhorando a Comunicação
    • Janela de Johari● Elaborado por Dr. Joseph Luft e Dr. HarryIngman● Trata-se de um modelo que ilustra o processode dar e receber feedback● Retrata uma janela de comunicação através daqual alguém dá e recebe informações sobre simesmo e os outros
    • Janela de JohariARENA MANCHA CEGAOCULTA DESCONHECIDARECEBER FEEDBACKDARFEEDBACKConhecidopelo outroDesconhecidopelo outrosConhecidopelo próprioDesconhecidopelo próprio
    • RECEBER FEEDBACKDARFEEDBACKADDDDMCMCMCMCAOOOOAAALivro Aberto EntrevistadorMatraca TartarugaJanela de Johari - comportamentos
    • Gerenciamento da Comunicação● Os gerentes de projetos iniciantes não se preocupamcom comunicação apenas divulgam relatórios desituação● Os gerentes de projetos melhores talvez criem umplano de comunicação e comuniquem mas do queapenas a situação● Os gerentes de projetos excelentes fazem as duasatividades anteriores e ainda:● perguntam as pastes interessadas o que deve sercomunicado a elas● identificam quais comunicações precisam obter das partesinteressadas● reveem as comunicações nas reuniões de equipe para evitarproblemas de comunicação
    • ● Planejamento das Comunicações(planejamento) – determinação dasnecessidades de informações e comunicaçõesdas partes interessadas no projeto● Distribuição das Informações (execução) –permitir que as informações necessáriasestejam disponíveis para os interessados noprojeto no momento oportuno.● Relatório de Desempenho (controle) – coletae divulgação de informações sobre odesempenho.● Gerenciar as Parte Interessadas (controle) –gerenciamento das comunicações parasatisfazer os requisitos das partes interessadas esolucionar os problemas por meio delas.
    • Planejamento da Comunicação● Determina que informações são necessárias paraos stakeholders e os meios necessários paradisponibilizá-las● Necessidade de conhecimento da estruturaorganizacional do projeto e das organizaçõesdependentes dele● Como as comunicações são complexas o plano decomunicações deve estar por escrito no projeto.
    • Planejamento da ComunicaçãoPerguntas a serem respondidas:● O que comunicar? Qual informação, custos,datas, conteúdos● À quem comunicar? Toda equipe do projeto,interessados internos, interessados externos,fornecedores● Como comunicar? Verbal, papel, email● Qual frequência? Diariamente, mensalmente,semanalmente
    • Passos para criação do plano1)Defina o público alvo: equipe do projeto, alta gerência,stakeholders formadores de opinião, usuários, etc.2)Defina as mensagens chave: status do projeto, marcos doprojeto, feedback sobre o projeto, cronograma3)Defina canais e abrangência da comunicação: reuniões,intranet, email, home page, apresentações do projeto4)Defina responsabilidades para cada atividade decomunicação5)Incluir os eventos de comunicação no cronograma doprojeto
    • Plano de ComunicaçãoO queprecisa sercomunicadoPorquêEntrequemMelhor métodopara comunicaçãoResponsabilidade Quando ecom quefrequência
    • Distribuição das Informações● Executar o plano de gerenciamento decomunicações● Disponibilizar, de forma regular, as informaçõesnecessárias aos stakeholders● Inclui:✔ Implementação do Plano de Gerenciamento daComunicação✔ Atender às solicitações inesperadas porinformações
    • Distribuição das Informações● Tipos básicos de Reuniões● Reuniões de Kick-off (chute inicial)● Comitê executivo● Reuniões de Planejamento● Reuniões de Acompanhamento do Projeto● Revisões Técnicas e de Design● Reuniões de Transição e Encerramento
    • Reunião de Kick-off● Última atividade da fase de planejamento,realizado antes da execução● Lançamento do projeto● Oportunidade para os interessados no projeto:✔ conhecerem-se✔ desenvolverem um espírito de equipe✔ apresentarem suas expectativas em relação aoprojeto✔ conhecerem seus papéis e responsabilidades✔ “abençoarem” o projeto
    • Reuniões IneficientesReuniões não planejadas e mal conduzidaspodem gerar:✗ Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe✗ Transmissão de mensagens erradas✗ Perda de tempo dos Stakeholders✗ Desmotivação e improdutividade na equipe
    • Por que as reuniões são ineficientes?● Falta de planejamento● Não cumprimento da agenda proposta● Não respeito aos horários de início e término● Liderança ineficiente● Indisciplina dos participantes
    • Reuniões Eficientes● Antes (planejamento)✔ Estabeleça objetivos✔ Defina uma agenda (pauta, local, data, horário)✔ Selecione os participantes✔ Defina documentos de apoio✔ Divulgue o planejamento● Durante (execução)✔ Inicie/termine pontualmente✔ Mantenha o foco dos objetivos✔ Estimule os participantes a opinar✔ Saiba discordar✔ Resuma o que ficou decidido● Depois (acompanhamento)✔ Elabore a ata✔ Envie a ata a todos os participantes✔ Faça o acompanhamento de todas as tarefas distribuídas
    • Ambientes Colaborativos● Permitem que a informação fique “visível” paratodos os membros do projeto (atas, documentostécnicos, plano do projeto, etc.)● Permitem que a informação seja “criada”coletivamente● Repositórios de informações● Intranet da empresa● Enterprise Project Management (EPM)● DotProject● Redmine
    • Relatório de DesempenhoColetar e disseminar informação para prover osstakeholders com informações sobre como osrecursos estão sendo utilizados para atingir osobjetivos do projeto.
    • Relatório de Desempenho(entradas)● Plano do Projeto● Contém várias linhas de base que serão utilizadaspara avaliar o desempenho do projeto● Informações Resultados do Trabalho● Quais entregas foram completados (parcial/total)?● Quais os custos e recursos comprometidos?● Devem ser comunicados de acordo com o Plano deGerenciamento da Comunicação.
    • Relatório de Desempenho(técnicas e ferramentas)● Revisão de desempenho● Reuniões para avalia o andamento e o progressodo projeto● Análise de tendência● Analisa os resultados do projeto ao longo do tempopara determinar se o desempenho está melhorandoou piorando● Análise de desvios● Compara os resultados reais do projeto com osresultados planejados ou esperados
    • Relatório de Desempenho● Informações do andamento – situação atualou status, descrevendo em que estágio oprojeto se encontra em relação ao cronograma,custo, trabalho realizado● Informações sobre o progresso – refletem oque já foi feito até o momento● Informações relativas à previsão – prevêemo andamento e o progresso futuro do projetobaseado nas informações do presente
    • Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)Qualquer pessoa envolvidano projeto deve,obrigatoriamente, sercapaz de......se comunicar e entenderde que forma as suascomunicações afetam oprojeto como um todo.
    • Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)Consiste das seguintes fases:1) Identificar os stakeholders2) Coletar informações dos stakeholders3) Determinar forças e fraquezas dos stakeholders4)Identificar estratégia para tratar cada stakeholder5)Prever o comportamento de cada stakeholder6)Implementar a estratégia de cada stakeholderEste é um processo contínuo e que tem o apoio daequipe de gerenciamento do projeto
    • Estratégias para cada StakeholderALIADOSBase de poderBLOQUEADORESIsolar e NegociarREDEConstruir a redepolíticaDESACELERADORESNegociarINTERESSEmútuo conflitoINFLUÊNCIAbaixaalta
    • Plano de ComunicaçãoO queprecisa sercomunicadoPorquêEntrequemMelhor métodopara comunicaçãoResponsabilidade Quando ecom quefrequência