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  • Accès des PME aux marchés publicsPME, démarquez-vous grâce aux marchés publics et à la dématérialisation
  • I NTR O D U CTI O NDu constat de terrain au guide pratiqueLa CGPME Ile-de-France a mené des actions de sensibilisation sur tous les départe-ments franciliens, et de formation auprès de 70 petites et moyennes entreprises. Aucours de ces sessions interactives, fut mesuré lintérêt des entrepreneurs pour lacommande publique dune part, et pour les nouvelles modalités de souscriptionélectronique dautre part.Inquiétudes et idées reçues se sont alors révélées : « procédures administratives troplourdes », « délais de paiement trop longs », « marchés réservés aux grandes structures »,« marchés joués d’avance », « manque de temps »…Pourtant la part des PME dans la commande publique représente 30 % soit pas moinsde 39 milliards d’euros en 2009. Et la gouvernance européenne, comme lEtat français,affiche la volonté douvrir davantage la commande publique à ces entreprises. Unechance pour ces dernières car ces marchés constituent un secteur clé de l’économieaussi bien en France qu’en Europe : - une part de 10% du PIB de la France et d’environ 16% du PIB de l’Union Européenne ; - 30 % de la commande totale des entreprises françaises en valeur en 2009 soit 125 milliards d’euros. (source DAJ/OEAP)La modernisation et l’ouverture transfrontalière des marchés publics, grâce audéveloppement de la passation électronique des marchés, sont vitales pour lacompétitivité française et la création de nouvelles opportunités pour les PME.L’objectif de cet opuscule est doffrir un éclairage sur lensemble de cette problématique- marchés publics et dématérialisation - tout en apportant des réponses concrètes auxquestions que se posent les professionnels qu’ils soient novices ou expérimentés en lamatière. INTRODUCTION 5
  • SOMMAIREI NTRODUCTION .............................................. 5MARCHÉS PU BLICS,U N E ÉVI DE NCE POU R LES PM E 1 - Un contexte porteur .............................................. 11 2 - Parler « marchés publics » .............................................. 16 3 - Les PME à l’assaut de la commande publique : une réalité .............................................. 23 4 - Pas un défi, une opportunité .............................................. 29 5 - Se préparer, se poser les bonnes questions : se lancer .............................................. 32U N TE M PS D’AVANCE :PM E, VISEZ LES APPE LS D’OFFRES PU BLICS DÉMATÉRIALISÉS 1 - Réformer les marchés publics : du papier au numérique .............................................. 41 2 - La dématérialisation des appels doffres publics : comment ça marche ? .............................................. 48 3 - Passer un appel d’offres public électronique : par où commencer ? .............................................. 54G LOSSAI RE .............................................. 62
  • Marchés publics,une évidence pour les PME
  • 1 . U N C O N T E XT E P O RT E U RGlobalement, la politique menée tant au niveau national qu’au niveau européen, vise aurenforcement de la croissance et de lemploi à travers une série de mesures orientéesvers les PME.COMPRENDREPME : on entend par "petites et moyennes entreprises", les structures dont leffectifne dépasse pas 250 employés et dont le chiffre daffaires ne dépasse pas en moyennesur les trois dernières années 40 000 000 deuros. Ne sont pas considérées comme PMEles entreprises dont le capital social est détenu à hauteur de plus de 33 % par une en-treprise nayant pas le caractère dune PME.>> REPENSER LA COMMANDE PUBLIQUEImpulsion européenne et premiers pas à la françaiseLe Conseil européen de Lisbonne définit en mars 2000 la politique de l’Union europénnesuivant quatre objectifs : moderniser les services publics et la professionnalisation de Marchés Publics, une évidence pour les PMEl’achat public, simplifier les démarches administratives et ouvrir la commande publiqueaux PME, harmoniser des réglementations nationales (au titre de la convergenceeuropéenne) et établir et pérenniser des règles garantissant l’exercice de la libreconcurrence. La promotion de l’administration publique en ligne, dans un soucid’amélioration des performances est soutenue par deux plans successifs : le « pland’action i2004 » puis le « plan d’action i2010 » qui a trait plus particulièrement auxtechnologies de l’information et de la communication en Europe.Dès les années 1998, une réflexion s’engage également au Parlement français en vuede moderniser les règles budgétaires et comptables régies par l’ordonnance organiquede 1959. Une nouvelle loi organique est d’abord promulguée en 2001, en remplacementde l’ancienne loi de 1959. Puis une loi de finances est votée en 2006, la LOLF. Désor-mais, la procédure budgétaire s’organise autour d’une logique de performance de gestionpublique et d’une transparence de l’information budgétaire propre à instituer un contrôleétroit. 11
  • À ÉVITER ! « Faire tourner les camions » : tout un concept… de l’absurde. Pour préserver son budget, il était essentiel de consommer lenveloppe allouée pour le budget dessence militaire. Ce principe conduisait, en fin dannée, à faire tourner les camions pour assurer la consommation dessence prévue et ainsi préserver le budget dessence des années ultérieures. Aller plus loin : réformer le Code des Marchés Publics (CMP) 2001. Le gouvernement refond le CMP autour de trois principes directeurs : simplifier et clarifier les procédures, les harmoniser avec le droit communautaire et moderniser le droit de la commande publique. Innovation en prime : la possibilité pour les entreprises candidates de recourir aux transactions par voie électronique. 2004. Le dossier de candidature est simplifié et la candidature peut être régularisée a posteriori. Il est prévu le versement mensuel des acomptes et l’augmentation du montant de l’avance fa- cultative, pour faciliter l’accès à la commande publique des entreprises ne disposant pas d’une trésorerie suffisante. 2006. Plusieurs nouveautés apparaissent : la réduction des délais de paiement, l’avance minimale pour le titulaire d’un marché public ou encore le fait que l’absence de références ne puisse plus être un critère d’exclusion pour un marché public. 2009. Des pas décisifs sont faits en direction de la dématérialisation, dont la possibilité pour l’acheteur de contraindre les candidats à une réponse électronique dès le 1er janvier 2010. Dès lors, la performance administrative est davantage corrélée à la maîtrise des technologies de linformation quà la taille de lentreprise. >> « SMALL IS BEAUTIFUL » OU COMMENT DÉFENDRE LES PME Un « SBA à leuropéenne » Il s’agit d’une initiative du Comité Richelieu (Association française des PME de haute technolo- gie), relayée par la CGPME dès 2003. Tout part du constat que les petites structures ne disposent pas de moyens suffisants pour atteindre la taille critique qui leur permettrait de pérenniser leur existence sur un marché concurrentiel mondialisé. Dès lors, elles ne peuvent venir grossir le nombre de grandes entreprises européennes pour faire face au marché américain. Les pouvoirs publics sont donc invités à mettre en œuvre une politique de développement des PME existantes, afin d’encourager l’apparition des « champions » nationaux et européens de demain.12
  • LA PAROLE À ...Elie Cohen et Jean-Hervé Lorenzi, Politiques industrielles pourl’Europe, Conseil d’Analyse Economique, 2000.« L’absence de PME à forte croissance susceptibles de concurrencer les grandesexplique pour partie la fragilité de l’industrie européenne : en cas de défaillances desentreprises dominantes, il n’y a pas vraiment de prétendants dynamiques capables deles supplanter. »COMPRENDRESBA : en 1953, le Congrès américain votait une loi cadre, le Small Business Act pourcompenser le handicap que constitue la petite taille de lentreprise afin que puisse réel-lement sexercer une « concurrence libre et non faussée ». Le SBA s’attache à quatrepriorités : la défense des PME ; la formation, le conseil et l’assistance technique ; lesaides au financement et l’accès des PME aux marchés publics. Est mise en place laSmall Business Administration. Cette agence fédérale accompagne les PME pour favo-riser leur croissance et contraint ladministration américaine à réserver une partie deleurs marchés aux petites entreprises (ex : 23 % des marchés doivent être directementattribués aux PME). Marchés Publics, une évidence pour les PMEEn savoir plus...http://www.comite-richelieu.org/docs/comite/livre-blanc-2003.pdfhttp://www.comite-richelieu.org/docs/comite/livre-blanc-2007.pdfLutter contre la discrimination : le Pacte PMECe mouvement de fond aboutit, en 2005, à la création dun dispositif de mobilisationpositive : le « Pacte PME ». La finalité : corriger une situation de « discrimination » péna-lisant les PME. Son objet : faciliter lémergence de nouvelles entreprises de staturemondiale en renforçant le lien entre les PME et leurs grands comptes.En 2007, le Comité Richelieu persiste et signe avec un Livre Blanc. Cette publication alerteune nouvelle fois les décideurs politiques : « il ne suffit pas d’être le meilleur, parce que,pour être choisi, il faut aussi être gros et ancien : les PME subissent une discriminationnégative qui les empêche de se développer et d’apporter leurs talents à la société». Afinde rompre avec cette logique, le Comité Richelieu dévoile les étapes pour transformer lePacte PME en un dispositif favorisant lémergence de nouveaux leaders mondiaux. 13
  • À ÉVITER ! Les acteurs du marché, quils soient publics ou privés, sont naturellement incités à privilégier les acteurs occupant déjà une position dominante sur le marché afin de limiter leurs propres risques. Sinstaure ainsi un cercle vicieux par nature défavorable à linnovation. La discrimination positive ajustée : le rapport Stoléru Le rapport de l’ancien ministre Lionel Stoléru sur « L’accès des PME aux marchés publics », remis en 2007 au Président de la République, fait le point sur la question dun SBA à leuropéenne. Sous cet intitulé « SBA » est donc rassemblé lensemble des mesures favorables aux PME dont un « accompagnement très structuré » des PME et des « actions sur leur environnement ». Le principe dune discrimination positive demeure sous la forme dune « dérogation de procédures ». Pour être efficace, une telle politique doit être relayée par un réseau maillé sur le territoire afin dapporter les services dinformation et daccompagnement nécessaires pour les PME. En savoir plus http://www.ladocumentationfrancaise.fr/rapports-publics/074000743/ Dernière brique : la Loi de modernisation de l’Economie Communément désigné sous le sigle « LME », ce texte de 2008 a pour objet de « lever les contraintes qui empêchent certains secteurs de se développer, de créer des emplois et de faire baisser les prix ». Il définit quatre grands chantiers : encourager les entrepreneurs tout au long de leur parcours, relancer la concurrence, renforcer l’attractivité du territoire, améliorer le finance- ment de l’économie. Une des mesures phares : la réduction des délais de paiement. A compter du 1er janvier 2009, les délais de paiement sont plafonnés à 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, sauf accord dérogatoire. Est aussi créé un réseau France-PME qui accompagne les PME vers les marchés publics nationaux et internationaux. LE SAVIEZ-VOUS ? L’article 7 de la LME « Les acheteurs publics pourront réserver jusquà 15 % de leurs marchés technologiques aux PME innovantes » : une mesure de discrimination positive reprise du rapport Stoléru, actuellement à l’état d’expérimentation. http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=?cidTexte=JORFTEXT00001928305014
  • Et demainLélargissement de la discrimination positive à lensemble des PME nest envisageableque progressivement. Un double but : corriger les désavantages constatés des petitesstructures dans un environnement concurrentiel ouvert, mais aussi certains effets debord de léconomie (comme le phénomène de massification des achats observé dans lesecteur des fournitures). Un processus dynamique dobservation et danalyse sectorielle,qui requiert des statistiques fiables et précises, devrait alors étayer ces prochainesétapes.LA PAROLE À ...Julien Cauet, cogérant de Pro IT Conseil (société de servicesinformatiques).De 7 à 77 ans « Je doutais qu’une jeune entreprise puisse répondre à des appels d’offres publics. Jepréjugeais qu’il fallait trois ans d’actifs et l’obligation de présenter trois bilans. Mais lorsde la formation, j’ai su qu’une entreprise vieille d’un an, comme la nôtre, pouvait éga-lement postuler. Je sais désormais décortiquer un appel d’offres, déceler ceux auxquelsnous pouvons prétendre. » Marchés Publics, une évidence pour les PMEVisez juste« Les décideurs publics peuvent souvent être tentés d’opter pour une grosse structure.Mais nous avons des avantages comme la réactivité. Nous optons plutôt pour des appelsd’offres dans notre département, ainsi en cas de problème informatique, la souplessede notre structure nous permettra d’être rapides et efficaces. »Tout à y gagner« Répondre à des consultations du secteur public représente une augmentation poten-tielle de l’activité et du chiffre d’affaires. C’est un autre axe de développement que noussouhaitons aborder. Nous espérons qu’il représentera 10% de notre activité. »Simplifiez-vous la vie« La dématérialisation, nous maîtrisions déjà, mais pas dans le cadre des appels d’offrespublics. Jusque là je ne savais pas comment m’y prendre pour y répondre. J’avais télé-chargé des demandes, des dossiers de consultations sur une plateforme collaborative.Et déjà cela me paraissait compliqué. La formation m’a fait changer d’avis. Tout me paraitplus accessible désormais. Nous avons vu le DC1, DC2, DC3, comment formaliser saréponse, etc. Je récupère mon certificat électronique dans dix jours. Je suis prêt !» 15
  • 2 . PA R L E R « M A R C H É S P U B L I C S » Parce que les marchés publics restent complexes - surtout pour ceux qui répondent et en assurent ensuite la bonne réalisation – il est primordial de parler « commande publique ». Une manière pour les soumissionnaires d’acquérir le vocabulaire, le minimum de connaissances concernant les procédures et l’exécution du contrat. Ce passage obligé vous permettra, au final, de décrypter de suite un appel d’offres mais aussi de mieux connaître les droits et devoirs de chacune des parties. >> LES ACHETEURS : QUI SONT-ILS AU JUSTE ? En France, on considère qu’il existe 90 000 acheteurs publics, appelés aussi pouvoir adjudica- teur et/ou entité adjudicatrice. L’Etat Il s’agit des ministères et de leurs services déconcentrés. L’administration centrale est consti- tuée d’un ensemble de services aux compétences nationales, dont les principales adresses se situent à Paris, et qui ont pour missions d’animer, de coordonner et d’évaluer d’autres entités. Les services déconcentrés agissent eux au sein des départements et représentent l’Etat au niveau local. Ils sont chargés d’appliquer les politiques nationales. Les collectivités territoriales La France se compose des 36 000 communes françaises, 96 départements, 22 régions. S’ajou- tent les regroupements et établissements intercommunaux ou locaux constitués autour d’une mission ou d’un projet. On compte parmi eux les communautés de communes, les communau- tés d’agglomération, les communautés urbaines et différents syndicats intercommunaux. Ils assurent certaines missions pour le compte de leurs concitoyens (transports urbains, collectes des ordures, assainissement, gestion des espaces verts…). Cette délégation de pouvoir porte sur différents domaines encadrés par la loi. Les organismes publics Ceux-ci sont des établissements, qui ont parfois une activité publique et privée, et qui peuvent être difficiles à identifier. Ils ne sont pas forcément rattachés à des entités publiques, comme les Chambres de Commerces et d’Industrie, Pôle Emploi, l’Ugap…16
  • COMPRENDREMaître douvrage - MOA : c’est la personne pour le compte de laquelle les pres-tations d’un contrat sont exécutées.Maître d’œuvre - MOE : prestataire intellectuel, qui peut comprendre les rôles deconception d’un projet et de surveillance de sa mise en œuvre. Cette notion est trèsprésente pour les marchés de travaux et concerne principalement les architectes.Mandataire : personne titulaire d’un contrat de représentation juridique par lequell’une des parties, appelée mandataire, s’engage à agir au nom et pour le compte del’autre, appelée mandant.>> LES ACHATS : À QUELS BESOINS RÉPONDENT-ILS ?Les besoins opérationnelsLes besoins opérationnels correspondent, pour la plupart, aux programmes décidés parles élus lors de différentes assemblées (ex : construction d’une base urbaine de loisirs).Généralement, ces achats sont directement pilotés par les élus-référents des directionsconcernées.Les besoins fonctionnels Marchés Publics, une évidence pour les PMELes besoins fonctionnels permettent, eux, aux différents services de l’acheteur publicde fonctionner au quotidien. Ils sont générés par les directions elles-mêmes avec peud’interventionnisme des élus (ex : acquisition de véhicules).>> LES MARCHÉS : QUEL DOMAINE D’ACTIVITÉ RECOUVRENT-ILS ?Les trois types de marchés publics sont régis par l’article.1.III du CMP : les fournitures,les services et les travaux. La passation d’un marché peut porter sur l’un de ces troisdomaines ou être mixte : cela dépend de la dévolution du marché décidée par l’ache-teur public.Marchés de fournituresIls ont pour objet l‘achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de produitset matériels. 17
  • Marchés de services Ils ont trait à la réalisation de prestations de services matériels (ex : nettoyage de locaux) et im- matériels (ex : expert comptable). Certains de ces marchés bénéficient de procédures allégées. Marchés de travaux Ils consistent soit à lexécution, soit conjointement à la conception et à lexécution dun ouvrage, de travaux de bâtiment ou de génie civil répondant à des besoins précisés par l’acheteur qui en exerce la maîtrise douvrage. Un ouvrage est le résultat dun ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil, destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique. Marchés mixtes Ils sont le résultat de l’association des trois précédents types de marchés : c’est le poids finan- cier le plus important du marché qui détermine sa nature. Par exemple, un marché Mixte services et fournitures est considéré comme un marché de services si la valeur des services dépasse la valeur des fournitures achetées. COMPRENDRE Dévolution : elle consiste pour l’acheteur à définir le type de marché, son mode de passa- tion, le choix de l’offre… ainsi que le fractionnement du marché. Concours : procédure de passation des marchés publics qui permet à l’acheteur public d’ac- quérir, principalement dans le domaine de l’aménagement du territoire, de l’urbanisme, de l’architecture et de l’ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est choisi par un jury après mise en concurrence. >> LA DURÉE : COMMENT EST-ELLE DÉFINIE CONTRACTUELLEMENT? La durée dun marché est fixée en tenant compte de la nature des prestations à réaliser et dune remise en concurrence périodique nécessaire. Un marché peut prévoir une ou plusieurs recon- ductions. Les conditions : que ses caractéristiques restent inchangées, que la mise en concurrence ait tenue compte de la durée totale du marché, périodes de reconduction comprises. Cependant, il est communément admis qu’un marché de fournitures ou de services n’excède pas quatre ans, sauf dans des cas se justifiant par des investissements amortissables sur une durée supérieure à quatre ans (ex. chauffage central). Les accords-cadres et marchés à bon de com- mandes ne peuvent excéder quatre ans (hors exception). Concernant les marchés de travaux, le temps de dévolution du marché est déterminé en fonction de la complexité de réalisation et jusqu’au parfait achèvement : il n’y a donc aucune recommandation possible de durée.18
  • >> LES PRINCIPES FONDAMENTAUX : CONTRAINTES OU AVANTAGES ?L’acheteur public a l’obligation de respecter cinq principes qui régissent la passationd’un marché, et ce, quel que soit le type de procédure (adaptée ou formalisée) : trois sontfondamentaux et deux sous-jacents. Ces règles du jeu imposées aux adjudicateursgarantissent finalement aux PME l’ouverture des marchés publics.Libre accès Proportionnalité de la demandeIl peut être défini ainsi : une personne L’acheteur public se doit de définir le justemorale qui remplit les conditions requises nécessaire aussi bien pour la candidaturepeut se porter candidate. L’acheteur public que pour l’offre, en termes de pièces et deest dans l’impossibilité d’écarter des can- caractéristiques à obtenir pour l’analyse etdidats en se fondant sur d’autres l’exécution du marché. Par conséquent, lesconditions que celles définies par le CMP. capacités demandées (financières, pro- fessionnelles et techniques) ne peuventEgalité de traitement être excessives ou disproportionnées parElle se traduit par plusieurs éléments : ne rapport au marché recherché. La durée dupas traiter de façon différente des situa- marché doit être fixée de manière à ne pastions analogues, communiquer les mêmes restreindre ou limiter la libre concurrence.informations à chaque candidat, évaluer Cela correspond au juste besoin et aux Marchés Publics, une évidence pour les PMEde la même manière des postulants d’im- justes moyens de la réalisation du marché.portance économique différente, et enfindéfinir des critères de sélection identiques Reconnaissance mutuelleen nature et en nombre pour tous les sou- C’est le principe de libre échange desmissionnaires. biens, des personnes et des services au sein de la Communauté européenne. TouteTransparence de la procédure société membre de l’UE peut, dès l’instantCela consiste à : mettre en place une pu- où ses documents sont rédigés en françaisblicité organisée pour tous les contrats (ou qu’une traduction les accompagne) et(sauf ceux inférieurs à 4 000€ HT), rendre que les normes demandées sont équiva-visible le déroulement de la procédure, et lentes, se porter candidate à un marchépermettre le contrôle du respect de l’éga- public.lité de traitement. Une fois le marché signé,cela implique également de : rendrepossible la communication des documentsdu contrat (exception faite du secret in-dustriel/commercial) si les documents nesont pas frappés d’interdiction par la loi. 19
  • COMPRENDRE Accord-cadre : faisant suite à une procédure de marchés publics, l’acheteur référence de futurs attributaires. Ce dispositif permet de sélectionner un certain nombre de fournisseurs qui seront ultérieurement remis en concurrence lors de la survenance du besoin de l’acheteur. Avis d’appel public à la concurrence : publication par le pouvoir adjudicateur en vue d’assurer une publicité conforme aux principes fondamentaux de la commande publique. Cette publicité est normée dans sa forme. Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics - BOAMP : organe de pu- blication habilité à recevoir des annonces légales, qui ne répertorie pas que des annonces de marchés publics. Journal d’Annonces Légales - JAL : c’est une publication d’information générale, ju- diciaire ou technique, ne consacrant pas à la publicité plus de deux tiers de leur surface, justifiant d’une couverture territoriale suffisante. La liste de ces journaux doit être publiée par arrêté pré- fectoral. Journal Officiel de l’Union Européenne - JOUE : dès que les seuils fixés par les directives européennes sont atteints, le JOUE devient obligatoire pour la publicité du pouvoir ad- judicateur. Cette édition est multilingue. La recherche d’avis peut être réalisée sur le site et en est facilitée par un moteur de recherche avec des menus déroulants (géographiques, secteurs d’activités…). Des profils de recherche peuvent être mémorisés et utilisés de manière récurrente.20
  • I Les niveaux de publicité des AOP selon le type de marché MARCHÉS DE TRAVAUX MARCHÉS DE FOURNITURES ET SERVICES ETAT & COLLECTIVITÉS COLLECTIVITÉS TERRITORIALES ETATS TERRITORIALES JAL (normé) JAL (normé) JAL (normé) BOAMP BOAMP BOAMP + JOUE (format européen) Appels + JOUE (format européen) + JOUE (format européen) Appels + Publicité complémentaire d’offres + Publicité complémentaire + Publicité complémentaire d’offres + Profil d’acheteur : (AO, marchés + Profil d’acheteur : + Profil d’acheteur : (AO, marchés # AAPC téléchargeables formalisés) # AAPC téléchargeables # AAPC téléchargeables formalisés)4 845 K€ # DCE téléchargeables 125 000 € # DCE téléchargeables 193 000 € # DCE téléchargeables JAL (normé) JAL (normé) JAL (normé) BOAMP BOAMP BOAMP et/ou PQR et/ou PQR et/ou PQR et/ou Presse spécialisée et/ou Presse spécialisée et/ou Presse spécialisée et/ou Internet et/ou Internet et/ou Internet + Profil d’acheteur : Marchés + Profil d’acheteur : + Profil d’acheteur : Marchés # AAPC téléchargeables à Procédure # AAPC téléchargeables # AAPC téléchargeables à Procédure90 000 € # DCE téléchargeables 90 000 € # DCE téléchargeables # DCE téléchargeables Adaptée Adaptée JAL (normé, format structuré) : (MPA ou MAPA) JAL (normé, format structuré) : JAL (normé, format structuré) : (MPA ou MAPA) ou BOAMP ou BOAMP ou BOAMP ou PQR ou PQR ou PQR ou Presse spécialisée ou Presse spécialisée ou Presse spécialisée ou Internet ou Internet ou Internet4 000 € 4 000 € Article 40-II du CMP Achat sans Article 40-II du CMP Article 40-II du CMP Achat sans Publicité non obligatoire formalité Publicité non obligatoire Publicité non obligatoire formalité Gré à gré (3 devis) Gré à gré (3 devis) Gré à gré (3 devis) >> PROCÉDURES : COMMENT SE DÉROULE L’ATTRIBUTION D’UN APPEL D’OFFRES PUBLIC ? Marchés Publics, une évidence pour les PME Il existe deux types de procédures, plus ou moins contraignantes pour l’acheteur comme pour le soumissionnaire. Cependant ce dernier n’a en fait qu’à suivre les indications de l’adjudicateur : G La procédure adaptée. Elle se caractérise par une liberté (contrôlée) de mettre en place une concurrence, tout en respectant les principes fonda- mentaux de la commande publique. On les appelle des marchés à procédures adaptées ou MAPA. G La procédure formalisée. Sa mise en œuvre est déterminée en fonction de seuils, encadrée par des délais et des acteurs ou organes qui peuvent ou non intervenir. L’acheteur doit scrupuleusement se référer aux articles du Code des marchés publics (CMP) qui régissent la procédure de passation. Les quatre principales procédures formalisées sont : l’appel d’offres ouvert et l’appel d’offres restreint, le dialogue compétitif et le concours. La négociation est gé- néralement prohibée. 21
  • Quoi qu’il en soit, toute procédure d’achat public se passe en trois phases. 1. Dépouillement. L’acheteur analyse les candidatures des entreprises et procède ou non à leur élimination. 2. Vérification. Dès lors que certaines candidatures sont retenues, il faut contrôler que toutes les pièces de réponse à l’offre sont bien présentes et conformes. Dans le cas contraire, la candidature est rejetée. Ensuite, les réponses sont classées par « ordre d’attribution » selon l’application de la hiérarchisation ou de la pondération prévue des critères définis. 3. Attribution. L’acheteur a fait son choix et attribue le marché à l’un des soumissionnaires. Toutefois, ce dernier devra, de nouveau, produire certains documents qui prouveront que le titulaire du marché est en situation régulière avec les administrations fiscales et sociales. COMPRENDRE Appel d’offres ouvert ou restreint : la procédure formalisée de passation des marchés publics est dite ouverte lorsque tout candidat peut remettre une offre en même temps que sa candidature. La concurrence n’est alors pas limitée par un numerus clausus. En revanche, il existe aussi des procédures dites restreintes. Alors les candidats soumettent dans un premier temps leur candidature et seuls ceux qui sont retenus à ce stade, peuvent par la suite présen- ter une offre. Dialogue compétitif : procédure dans laquelle l’acheteur conduit un dialogue avec les candidats admis, en vue de définir ou de développer une ou plusieurs solutions pouvant répondre à ses besoins.22
  • 3 . L E S P M E À L’AS S A U T D E S M A R C H É S P U B L I CS : U N E R ÉAL I TÉLes marchés publics sont-ils favorables aux PME ? Une interrogation qui revient souventdans la bouche des dirigeants. Globalement en 2009, au regard des statistiques de l’Ob-servatoire économique des achats publics (OEAP) la réponse est clairement…oui !Y répondre c’est en fait répondre à plusieurs questions : les PME ont-elles une réelleplace dans les marchés publics ? Quelle part de marché représentent les PME dans lesmarchés publics (en montant et nombre) ? Quels sont les domaines d’achat les plusouverts aux PME ? Et enfin quelles sont les durées des contrats publics attribués auxPME ?>> COMMENT SE RÉPARTIT LA COMMANDE PUBLIQUE PAR ACHETEUR ?L’Etat et les collectivités territoriales émettent respectivement à 52,9% et 47,1% desmarchés publics en terme de montant. A savoir également : entre les années 2007 et2008, le nombre d’appels d’offres publics inférieurs à 90 K € oscille entre 49% et 47%.Enfin, les collectivités sont les principaux émetteurs des marchés publics en nombreavec 80% des appels d’offres en 2008. En clair, les marchés d’Etat sont moins Marchés Publics, une évidence pour les PMEnombreux mais plus importants en chiffre d’affaires. Une explication ? Cela résultedes prérogatives de chacun des acteurs publics (ex : l’Etat supporte la Défense).I Tableau des marchés publics en montant, tous types de sociétés Montant des Marchés Année 2004 2005 2006 2007 2008 Total 31 970 45 742 57 427 48 939 66 930 Etat 8 230 16 442 26 294 21 260 35 404 % Etat 25,7% 35,9% 45,8% 43,4% 52,9% Collectivités 23 740 29 300 31 133 27 679 31 526 % Collectivités 74,3% 64,1% 54,2% 56,6% 47,1% 23
  • I Tableau des marchés publics en nombre, tous types de sociétés Montant des Marchés Année 2004 2005 2006 2007 2008 Total 152 794 172 977 167 571 106 811 110 209 %<90K€ 72 % 72 % 68 % 49 % 47 % Etat 17 981 20 408 19 379 20 845 22 054 % Etat 11,8 % 11,8 % 11,6 % 19,5 % 20,0 % Collectivités 134 813 152 569 148 192 85 966 88 155 % Collectivités 88,2 % 88,2 % 88,4 % 80,5 % 80,0 % >> ADJUDICATEURS DE MARCHÉS PUBLICS : QUI EST FAVORABLE AUX PME ? D’une part, les PME représentent 30 % du volume d’affaires des marchés publics (d’une valeur totale de 130 Mds €) soit environ 39 Mds €. Cependant, la part des PME est minoritaire en terme de montant, et cela aussi bien pour les marchés publics d’Etat que pour ceux des collectivités territoriales. Néanmoins, dans ce cadre, les PME restent plus favorisées par les collectivités territoriales (40 % en 2008) que par l’Etat (21% en 2008). Deux explications à privilégier: - les collectivités territoriales sont attachées à leur tissu économique et à la compétiti- vité locale ; - la proximité des acteurs économiques induit de facto un coût moindre de réalisation. Y a-t-il une évolution entre 2004 et 2008 de cette part des PME en matière de montant des appels d’offres ? On observe une « volatilité » (c’est-à-dire une variation) beaucoup plus importante pour les marchés d’Etat (133 %) que pour les marchés émis par les col- lectivités (5 %). D’autre part, si les PME représentent 60 % des marchés publics en nombre, ce taux est de 63 % pour les collectivités territoriales et de 49 % pour l’Etat sur l’année 2008. Quant à la volatilité entre 2004 et 2008, elle n’est pas importante pour le nombre de marchés d’Etat (20 %) et reste très faible pour les collectivités (5 %). Un bémol à tous ces chiffres : les parts sous-traitées par les entreprises à d’autres sociétés ne sont pas prises en compte dans les études.24
  • LE SAVIEZ-VOUS ?Sous-traitance et obligations : lorsqu’un entrepreneur confie à une tierce en-treprise, et sous sa responsabilité, tout ou partie de l’éxécution d’un marché, cela estconsidéré comme de la sous-traitance. Elle est acceptée pour les marchés de travauxou de services mais en aucun cas pour les marchés de fournitures. Mais l’acheteur doitêtre obligatoirement mis au courant par l’acheteur, soit à priori lors de la candidatureou à posteriori lors de l’éxécution du contrat. La déclaration de sous-traitants (DC4)permet à l’entreprise candidate ou attributaire de fournir les différents éléments né-cessaires à la personne publique pour vérifier l’éligibilité au marché du sous-traitant.I Graphique portant sur le montant de marchés exprimé en % des PME % % % Marchés Publics, une évidence pour les PME % Total % Etat % CollectivitéI Graphique portant sur le nombre des marchés en % des PME706050 To %40 Eta %30 Co %2010 0 2004 2005 2006 2007 2008 % Total % Etat % Collectivité 25
  • >> TYPE DE MARCHÉ : QUELS DOMAINES D’ACTIVITÉS PEUVENT VISER LES PME ? Que l’on considère le nombre ou le montant des appels d’offres par type d’acheteur, l’Etat attribue moins de marchés aux PME pour les domaines des services et travaux que les collectivités en 2008. Entrons dans le détail. Les marchés de travaux représentent 2/5ème des appels d’offres publics affectés aux PME. Cette part s’avère stable pour les données observées entre 2004 et 2008. Les marchés de fournitures fluctuent entre 14 % et 29 % des achats publics selon les années, ce qui induit une volatilité très importante (107 %). Enfin, les marchés de services apparaissent comme stables, entre 27 % et 34 % des achats publics, soit une volatilité raison- nable de 26 %. I Tableau des attributions aux PME en % du montant par types de marchés Année 2004 2005 2006 2007 2008 Fourniture 29 21 14 26 23 Services 31 30 27 34 28 Travaux 43 45 43 44 44 Total 36 32 27 35 30 I Tableau des attributions aux PME en % du montant et nombre par types de marchés sur l’année 2008 Montant Nbre Domaine Etat Collectivités Etat Collectivités Fourniture 49 48 19 25 Services 44 62 22 47 Travaux 58 74 28 49 Total 49 63 21 4026
  • >> DURÉE DES MARCHÉS : S’ENGAGER À COURT, MOYEN OU LONG TERME ?Plus la durée des marchés est longue moins la part attribuée aux PME est impor-tante tant en nombre qu’en montant. Affinons l’analyse. Ce sont sur les marchés d’unedurée inférieure à un an que les PME ont la plus forte attribution (aussi bien en nombrequ’en montant). Les collectivités territoriales attribuent 65 % du nombre de leurs appelsd’offres pour 50 % en montant à des PME, contre plus de 50 % en nombre et environ30 % en montant pour l’Etat. Les marchés compris entre un et deux ans restent encorefavorables aux PME. Les collectivités territoriales attribuent 60 % en nombre et 35 % enmontant, contre moins de 50 % en nombre et presque 20 % en montant pour l’Etat. Pourles marchés compris entre deux et quatre ans, les chiffres s’étiolent : 50 % du nombredes marchés et 35 % en montant pour les collectivités, 50 % en nombre et environ 20 %en montant pour l’Etat. Enfin, pour des marchés supérieurs à quatre ans, les collectivi-tés territoriales attribuent à peine 45 % du nombre des marchés et 35 % en montant,contre moins de 35 % en nombre et quasiment 15 % en montant pour l’Etat.COMPRENDREOffre : c’est la proposition technique chiffrée du candidat. Elle doit répondre au besoin Marchés Publics, une évidence pour les PMEexprimé dans le cahier des charges, et définir le coût des opérations. Loffre remise estcontractuelle et doit être signée par le représentant légal de lentreprise soumission-naire. Loffre contient donc des éléments techniques, financiers et contractuels.>> PME : CIBLEZ LES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES !Quelle leçon tirer de ces données ? Les collectivités territoriales sont plus enclinesà attribuer des marchés publics aux PME que l’Etat. Certainement du fait que cedernier gère des marchés plus conséquents, plus spécifiques et d’ordre national. Pourrappel : les collectivités regroupent la plus grande partie des adjudicateurs publics !PME, si vous souhaitez pénétrer les marchés publics, alors répondez aux appels d’offresémis par des collectivités territoriales. Dans un premier temps, cela vous permettrad’appréhender les marchés publics sur un type d’acheteurs ouverts aux PME, mais ausside privilégier des marchés de courtes durées. Une manière de se « faire la main » ! 27
  • LA PAROLE À ... Adrien Saric est courtier en assurances, notamment dans le domaine de la protection sociale. Qui ne tente rien n’a rien Ce professionnel exerce cette profession depuis 20 ans, dans la région de l’Ile-de-France. Si vous lui parlez d’appels d’offres publics, il se montre d’abord dubitatif. « Je n’y connaissais rien, c’est vrai. Après un premier essai infructueux, j’ai renoncé. La montagne de papiers que cela impliquait, la démarche administrative qui ne me parlait pas du tout : ce formalisme m’a dé- couragé. De plus, je ne comprenais pas l’utilité de consultations très réglementées…sur un marché de l’assurance déjà très réglementé ! Cette double contrainte est-elle bien nécessaire ? Ne devient pas assureur qui veut : il faut montrer patte blanche ! » Et la simplification administrative qui a également pour but de rendre plus transparente les marchés publics, qu’en dit-il ? Là aussi, notre courtier se pose beaucoup de questions: est-ce que les acheteurs publics veulent vraiment changer de fournisseurs ? Quels sont les critères objectifs de sélection des candidats ? Les nouveaux entrants ont-ils leur chance ? Que cherche- t-on ? Une mise en concurrence économique ? Du coup, quel rapport entre le prix et la crédibilité des prestations attendues ? « Dans notre métier, nous apportons des réponses budgétaires tout en conciliant la pérennité des intérêts du client et de la compagnie d’assurances. Dans le domaine de l’assurance sociale, il existe des statistiques pour calculer les coûts des risques de façon précise. Nos prix varient peu d’un courtier à un autre. Notre valeur ajoutée se situe ailleurs, dans le relationnel, le service… quelque chose de difficile à estimer voire à valoriser dans un appel d’offres public me semble-t-il. Car j’ai l’impression que ce type de consultation, par son caractère très normé, devient impersonnelle… » Puis, il y a eu la formation de la CGPME sur les marchés publics. Non pas une révélation, mais un bon moyen d’établir une stratégie réaliste. « Maintenant je comprends mieux le pourquoi du comment des appels d’offres publics : comment cela marche, ce qu’on me demande exacte- ment… même si l’approche administrative reste encore quelque peu opaque pour moi. Ce stage m’a permis de « dégrossir » le sujet, de connaître les documents nécessaires, d’aller sur des plates-formes, de mettre en place des veilles. C’est vrai qu’il paraît difficile de se mesurer aux grands assureurs et courtiers très outillés dans ce domaine, non seulement en ressources humaines mais aussi en moyens techniques et logistiques. Mais maintenant, j’ai quelques armes et surtout je sais ce que je dois faire. Eviter de tomber dans une démarche chronophage. Gagner du temps avec des papiers pré-remplis, disposer d’une base de documents types en somme. Et comme les études prennent du temps sans l’assurance de retour sur investissement, je m’ac- corde une demi-journée pour répondre dans le fond. J’ai fait le choix d’essayer… mais surtout d’optimiser ma réponse. »28
  • 4 . PAS U N D É F I , M A I S U N E O P P O RT U N I T ÉLa commande publique a évolué positivement pour les PME : non seulement l’accès leura été facilité, mais ces marchés leur permettent aussi une trésorerie satisfaisante lorsde l’exécution du contrat. Deux avantages à exploiter !>> TOUS LES CHEMINS MÈNENT AUX MARCHÉS PUBLICSLa juste mesure. L’acheteur public se doit de définir son besoin en amont de la procé-dure. Ceci l’oblige également à demander « le juste nécessaire » pour concrétiser cebesoin, que ce soit sur le plan technique, financier ou humain. On appelle cela la propor-tionnalité des demandes. Une manière d’encadrer l’approche de l’adjudicateur quant auchoix des prestataires.Elargissement des critères. Labsence de références relatives à lexécution de marchésde même nature ne peut justifier lélimination dun candidat. Elle ne dispense pas lepouvoir adjudicateur dexaminer les capacités professionnelles, techniques etfinancières des candidats. Marchés Publics, une évidence pour les PMEAu choix, spécialiste ou généraliste. La PME n’a plus l’obligation de répondre demanière globale et par conséquent de détenir toutes les compétences nécessaires dumarché qu’elle vise. L’allotissement est en effet désormais l’unique règle, et ce quelquesoit le type d’appels d’offres. Une condition néanmoins : que cela ne représente pas uninconvénient pour l’acheteur, tant pour le pilotage que la coordination du projet.L’union fait la force. Afin de s’adjoindre toutes les capacités qu’elle ne posséderait passeule pour soumissionner, l’entreprise a la possibilité de se présenter en groupement(conjoint ou solidaire) ou de recourir à la sous-traitance du moment qu’elle la déclare.La dématérialisation, nouvelle voie. Les échanges d’informations numériques avecl’acheteur public vous permettent des économies de frais généraux mais aussi d’êtrerassuré quant à la confidentialité des informations transmises. Vous gagnez en sécurité :votre offre est cryptée et ne pourra être connue que le jour de l’ouverture du pli par l’ad-judicateur. 29
  • COMPRENDRE Groupement d’entreprises : sa composition est généralement l’association momenta- née de plusieurs entreprises ayant des domaines d’interventions différents, mais il se peut aussi qu’elles aient les mêmes spécialités. Cet ensemble d’opérateurs économiques soumissionnant en commun à un marché public, dépourvu de personnalité morale, incarne la cotraitance. Il en existe deux formes : conjointe, chaque opérateur s’engage à réaliser conjointement ses presta- tions mais n’est responsable que de la partie qui lui incombe ; solidaire, chaque opérateur est engagé solidairement sur la totalité du marché, et donc responsable de toutes les parties du marché. Allotissement : technique qui permet au pouvoir adjudicateur de diviser un projet en plu- sieurs lots, prestations distinctes, pour une opération globale. L’allotissement est obligatoire. >> PROFITER DES ROUAGES COMPTABLES DES MARCHÉS PUBLICS L’acompte. C’est un mode de financement du marché qui correspond au paiement d’une partie des prestations effectuées. Normalement, la périodicité de versement est fixée au maximum à trois mois. Cependant, pour les PME, le délai a été ramené à un mois aussi bien pour les marchés de fournitures, de services que de travaux. L’avance. Versée au titulaire d’un marché ou à un sous-traitant, elle a pour objectif de faciliter le commencement de l’exécution des prestations. Elle est accordée lorsque le montant initial du marché ou de la tranche affermie est supérieur à 50 000 euros HT et dans la mesure où le délai dexécution est supérieur à deux mois. Attention : cette avance nest due au titulaire du marché que sur la part du marché qui ne fait pas lobjet de sous-traitance. Créance publique et confiance. La solvabilité financière d’une créance publique est plus forte que celle d’une créance privée : finalement on sait que l’achat public sera acquitté quoi qu’il advienne. L’ordonnateur n’est pas le payeur : c’est le Trésor public qui règle les factures. Aussi, les banques seront plus enclines à prendre en compte cette nuance et à vous accorder des crédits. On dit ainsi qu’il existe une sûreté du paiement de la créance. Cession ou nantissement de créance. Appelé aussi loi dite « Dailly », cela permet au titulaire (cédant), après réception de l’exemplaire unique du pouvoir adjudicateur (cédé) dûment signé par lui, de céder à un organisme bénéficiaire (cessionnaire) sa créance. Ce mécanisme permet au titulaire de récupérer, dès la cession, la trésorerie nécessaire en vue de faciliter sa gestion30
  • financière, pour toutes raisons propres à sa société. Il est bien entendu que le cédantcontinue à exécuter le marché. Le cessionnaire, quant à lui, recevra dès lors le paiementdes prestations réalisées par le titulaire de marché directement par l’acheteur.Payé en temps et en heure. Les délais de paiement des marchés publics n’ont cesséde se réduire depuis 2006 : G à 30 jours pour l’Etat et ses établissements publics (sauf ceux à caractère in- dustriel et commercial ; pour les collectivités territoriales et les établissements publics). Il faut savoir que les précédents délais étaient de 45, puis 40, 35 jours, soit une diminution de 33 % du temps ! G à 50 jours pour les établissements publics de santé et les établissements du service de santé des armées.Si l’acheteur ne respectait pas le délai légal, le créancier a le droit de facto à l’applica-tion d’intérêts moratoires à compter du jour suivant l’expiration dudit délai. Ces intérêtsmoratoires sont publiés par décret et consultables sur www.legifrance.gouv.fr .>> UNE STRATÉGIE ÉCONOMIQUE À SAISIRLa commande publique, de par la diversité de ses acteurs et de leurs besoins, couvre tousles secteurs d’activités et concourt au maintien économique de certains d’entre eux (ex Marchés Publics, une évidence pour les PME: plans de relance). Côté entreprise, le fait d’être attributaire d’un contrat public peutmaintenir votre chiffre d’affaires voire le développer, d’autant plus que ce type d’achats,notamment pour la partie fonctionnelle, sont récurrents. Par ailleurs, de plus en plusd’adjudicateurs publics, n’ayant pas les compétences en interne, ont recours à des pres-tataires privés. Alors, intéressé ? 31
  • 5 . S E P R É PA R E R , S E P O S E R L E S B O N N E S Q U E ST I O N S : S E L A N C E R Inutile de se lancer à l’aveuglette ou coûte que coûte. Maintenant que vous parlez commande publique, il vous reste à identifier les conditions d’accès de la commande publique, puis enfin de juger de l’opportunité de répondre ou non à un marché. Dernières étapes avant de préparer votre offre en toute connaissance de cause, avec de solides atouts en main. >> MONTRER PATTE BLANCHE Il convient de se poser un certain nombre de questions pour soumissionner : Puis-je être candidat ? Suis-je en situation régulière à l’égard de l’administration ? Est-ce que je détiens les capacités nécessaires à cette réponse ? L’interdiction de soumissionner Tout d’abord, l’entreprise doit avoir la capacité juridique pour être candidate. Est frappée d’in- terdiction de soumissionner toute entreprise en état de liquidation judiciaire ou qui serait en situation irrégulière auprès des administrations fiscales et sociales. Par ailleurs, une entreprise condamnée par un juge pénal ou pour une infraction relevant du Code général des impôts ne peut répondre à un appel d’offres public. Dans le cas où un dirigeant ou un actionnaire a fait l’objet d’une condamnation pénale, la société n’est plus éligible aux marchés publics. Le saviez-vous ? Exemples d’attestations fiscales : certificats de paiement de l’Impôt sur les sociétés (IS), de l’impôt sur les revenus (IR), de la TVA… Exemples d’attestations sociales : certificats de versement des cotisations à l’URSSAF, d’assurance maladie, au régime obligatoire d’assurance vieillesse… Et pour l’entreprise nouvellement créée : l’entreprise devra fournir, si elle les détient, toute attestation, ou à défaut une copie du récépissé du centre de formalités des entreprises (CFE), en bref tout document prouvant sa création. Elle sera donc réputée comme étant en règle avec les différentes administrations.32
  • Démontrer votre potentielPoser sa candidature consiste à établir ses capacités humaine, financière et tech-nique à exécuter le marché. Il convient à l’entreprise candidate de prouver qu’elledispose des garanties nécessaires à la réalisation du marché s’il lui est attribué.Les justifications à caractère financier (reportées dans le DC2) permettent à l’ache-teur d’apprécier l’évolution du chiffre d’affaires sur les trois derniers exercices ainsi quele pourcentage du CA portant sur le même objet que le marché en cours de consulta-tion. Certains acheteurs en déduiront des ratios qui détermineront si la société a lacapacité financière d’assumer ce marché. Une société avec un chiffres d’affaires de100 K€ répondant à un marché de 50 K€ pourrait se voir refuser sa candidaturejustement pour des raisons financières.Les justifications à caractère professionnel et technique à apporter sont de trois ca-tégories : G les certifications de l’entreprise Certificats de qualification ou attestations équivalentes qui prouvent les dites qualifications peuvent être demandés aux entreprises (ex : Qualibat). Pour certaines professions, des agréments doivent être présentés lors de la can- didature afin que l’acheteur puisse en contrôler la détention. G les références dont elle peut faire état Marchés Publics, une évidence pour les PME Sans avoir un caractère discriminatoire, les références peuvent permettre à l’acheteur d’apprécier la capacité de l’entreprise à exécuter le marché, tout en préservant les entreprises nouvelles qui souffriraient d’une absence de références. G les moyens matériels et humains dont elle dispose Au titre des moyens humains, notamment lorsqu’il s’agit de prestations de services, cela consiste à produire les qualifications professionnelles et les réalisations personnelles des ressources affectées à la mission. L’entreprise doit aussi donner à l’acheteur public la liste des personnes physiques ayant été habilitées à l’engager contractuellement : ce sont les délégations de signature ou de pouvoirs internes à la société. Il faut enfin prouver être en possession du matériel nécessaire et conforme aux normes en vigueur, ou pouvoir en béné- ficier (par location par exemple) lors de l’exécution du marché. 33
  • COMPRENDRE Lettre de Candidature ou DC1 : ce formulaire permet aux candidats de décliner leur identité à l’acheteur en tant que personne morale désignée s’il se présente seul ou en groupe- ment. A noter que la déclaration de cotraitance passe par la DC alors que celle de sous-traitance correspond à la DC4. Déclaration du Candidat ou DC2 : ce formulaire permet aux candidats de démontrer pour partie leurs capacités financières, professionnelles et techniques. Acte dEngagement (AE) ou DC3 : c’est la pièce maîtresse d’un marché public, par laquelle le candidat à un marché public ratifie son offre dans le respect des clauses du cahier des charges qui déterminent les conditions dans lesquelles le marché est exécuté. Les stipula- tions de l’AE prévalent sur celles des autres documents contractuels. >> RÉPONDRE OU NON : LÀ EST LA QUESTION ! L’Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC) informe les sociétés de l’existence d’un besoin à couvrir pour un acheteur public. La seule lecture de cette publicité n’est pas suffisante pour vous décider. Impossible de trancher sans prendre conscience que tous les documents compris dans le dossier de consultation sont importants. C’est la réponse apportée à chaque document qui fera pencher la balance. Aussi, voici une méthodologie pour aborder les différents documents et vous permettre de décider du « to go or not to go ». Il convient d’abord de lire attentivement : - le règlement de consultation, - les différents cahiers des charges administratifs ou techniques (CCAG/CCAP, CCTG/CCTP voire le CCP), - les documents de chiffrage de l’offre (BPU, DQE, DPGF…) où parfois l’acheteur annonce les budgets pour chaque part du marché (dit lot). Une manière de connaître le prix que vous pourriez escompter par lot, et par conséquent de définir ou non une marge possible en fonction de vos coûts internes.34
  • COMPRENDRECahier des Clauses Administratives Générales - CCAG : il fixe les dis-positions applicables à chaque catégorie de marché (fournitures courantes et services,marché industriel, prestation intellectuelle, technique de l’information et de la commu-nication, travaux). Il définit entre autres des clauses portant sur les paiements, les délais,la résiliation. Il ne s’applique qu’aux marchés qui s’y réfèrent. Retrouvez ces cahiers surle site du Ministère de l’Economie et de l’Industrie.Cahier des Clauses Administratives Particulières - CCAP : il dérogeà certains articles du CCAG selon une décision du pouvoir adjudicateur.Bordereau de Prix Unitaire - BPU : contractuellement relatif au prix dumarché, il détermine les prix unitaires applicables à chacune des prestations prévues, ilest rempli par les candidats.Détail Quantitatif Estimatif - DQE : ce document (non contractuel) se base surle BPU et intègre des quantités de consommation estimées par l’acheteur pour chaqueprestation souhaitée. Il permet d’évaluer le montant global d’une offre établie par lecandidat. C’est un prix unitaire multiplié par une quantité.Au fur et à mesure de cette prise de connaissance, listez les points convergents avec vosprestations, mais aussi les zones d’ombre laissées par l’acheteur à qui vous pourrez Marchés Publics, une évidence pour les PMEdemander de les préciser. Il faut analyser la demande en corrélation avec vos savoir-faire,voire aller au-delà de ce que vous pouvez percevoir. En amont, n’oubliez pas de déter-miner votre zone commerciale, identifier les clients potentiels (type, taille..) en fonctionde votre marché et définir votre stratégie d’approche.Voici quelques questions à vous poser. Vous pourrez ainsi créer votre propre grille d’ana-lyse d’un marché pour vous positionner de manière rationnelle face à un appel d’offres. G Quelle est la demande du client ? Puis-je y répondre ? G Le besoin est-il bien défini ? Quelles sont les points à clarifier ? G Quelles pourraient être les difficultés de la mission ? G Le client nous connaît-il ? G Qui peuvent-être nos concurrents ? G Est-ce la première fois que le client lance ce type de marché ? A-t-il été lancé précédemment ou est-ce un renouvellement de marché ? G Est-ce un besoin fonctionnel ou opérationnel ? En fonction de la réponse, qui seraient les décideurs ? G Quels sont les critères d’évaluation de l’offre : pondération ou hiérarchisation ? N’est-ce pas que le prix ? 35
  • G Existe-t-il la possibilité de présenter sa solution à l’oral ou est-ce purement une procédure distante ? G Quelle marge escomptée ? G Quels sont vos forces et faiblesses ? Finalement, la meilleure méthode d’analyse sera celle que vous aurez mûrie et mise en place dans votre structure en fonction de vos propres critères de sélection et de réponses. Il ne sert à rien de répondre à tous les marchés publics au risque d’en remporter très peu face à toute l’énergie dépensée pour déposer votre candidature. Donnez-vous toutes vos chances, soyez sélectifs !36
  • L E S M A R C HÉ S P U B L I C S C ’ E ST B I E N …L E S M AR C HÉ S P U B L I C SD É M AT É R I A L I S É S , C ’ E S T D E M A I N !L’opportunité et l’intérêt stratégique des PME d’investir le secteur public n’est plus àdémontrer : les possibilités de croissance ou de maintien d’un chiffre d’affaires, ainsique les avantages liés aux règles des marchés publics devraient convaincre les PME des’engager dans cette voie économique.Il paraît nécessaire pour ceux qui souhaitent aborder ce secteur de s’approprier les règlesqui s’appliquent à la réponse des appels d’offres (les procédures) et celles qui concer-nent l’exécution des contrats (les clauses administratives générales). Cettecompréhension permet de démystifier les marchés publics, qui paraissent encore parfoisopaques. Par la connaissance du fonctionnement et des contraintes qui s’appliquent auxacheteurs publics, c’est aussi se donner toutes les chances de remporter de nouveaux« clients/partenaires ».Aujourd’hui, deux modes de réponse (soumissionnement) coexistent : l’antique sursupport physique (réponse papier) et le nouveau par voie dématérialisée (réponseélectronique). Pourquoi ne pas sauter le pas de la modernité ? Marchés Publics, une évidence pour les PME 37
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  • Un temps d’avance :PME, visez les appels d’offres publics dématérialisés
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  • La dématérialisation des procédures d’appels d’offres pour les marchés publics sins-crit dans le cadre général de la transposition du droit communautaire européen au droitnational. Il sagit de lune des 140 mesures du « Plan de Réforme de lEtat » engagé en1998, qui organise et accompagne le passage d’une administration de papier à une ad-ministration électronique (« e-administration »).La modernisation et l’ouverture transfrontalière des marchés publics grâce au dévelop-pement de la passation électronique sont perçues comme vitales pour la compétitivité del’Europe et la création de nouvelles opportunités pour les entreprises communautaires.Cette réforme concerne donc en France l’ensemble des organismes soumis au code desmarchés publics (cf. qui sont les acheteurs publics). Parce qu’elle est à la fois un facteurde simplification des procédures et defficience pour les organisations, la « dématéria-lisation des appels doffres » est en cohérence et prolonge même la politique douverturede la commande publique aux PME. Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisés1. R ÉF O R M E R L E S MA RC HÉS P U B L I CS : D U PA P I E R A U N U M É R I Q U E>> DEMAIN, CE SERA OBLIGATOIRE !L’objectif de l’Union Européenne - qui découle du traité de Lisbonne, des directives2004/17 et 2004/18, du plan d’action de la Commission du 13 décembre 2004, et qui aété relayé par les déclarations interministérielles de Manchester du 24 novembre 2005et Riga du 11 juin 2006 - est qu’en 2010 : G 100 % des marchés publics soient accessibles en ligne, G 50 % au moins des marchés publics formalisés passent par voie électronique.L’application de cette réforme a eu lieu sur trois grandes périodes.1999-2004 : les fondations sont posées avec la mise en place des socles juridiques ettechniques utiles à lintégration des TIC et au développement des échanges dématéria-lisés. Premières pierres à l’édifice : lacceptation de la preuve électronique et laconsécration de la signature électronique par le droit en 1999. Dès 2001, il est juridi-quement possible de dématérialiser la procédure de passation des marchés publics.2005-2009 : la consolidation s’initie avec lintroduction de l’article 56 dans le CMP(réforme du CMP 2004), qui contraint la personne publique à « être en capacité » derecevoir les offres des candidats par voie électronique dès le 1er janvier 2005, en AO for-malisé. Le 17 décembre 2008, la construction se poursuit avec le Décret n°2008-1334qui introduit les critères environnementaux dans les critères de choix des marchés ou 41
  • accords cadres, et fixe léchéancier de la dématérialisation des marchés publics. En effet, les technologies sur lesquelles doivent sappuyer les acteurs économiques pour leurs échanges dé- matérialisés ont désormais atteint le seuil de maturité nécessaire pour que leur usage soit généralisé à l’ensemble des marchés publics. 2010-2012 : l’expansion. En 2010, linitiative bascule du niveau européen et national au niveau régional, voire local. Le socle législatif et le socle technologique sont posés, stables et fonction- nels. Si le travail normatif doit encore se poursuivre, les états disposent déjà de larsenal juridique pour lever (si besoin par la contrainte) la résistance des acteurs économiques. En France, la publication des Avis de publicité et des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) sur Internet sont obligatoires depuis le 1er janvier 2010. Les donneurs d’ordres peuvent de surcroît imposer aux entreprises une réponse électronique (décret n°2008-1334 du 17/12/2008). Enfin, la réponse papier nest plus autorisée pour les marchés de plus de 90 000 € HT relatifs à des produits et services informatiques (décret n°2008-1334 du 17/12/2008). L’enjeu actuel consiste donc à at- teindre une masse critique de marchés autorisant une réponse par voie électronique. Celle-ci sera atteinte de fait au 1er janvier 2012, date à compter de laquelle les donneurs d’ordres publics ne pourront plus refuser les offres transmises par voie électronique, et ce dès 90 000€ (décret n°2008-1334 du 17/12/2008). Les entreprises disposent donc d’une année pour intégrer les nouvelles pratiques de la dématérialisation. COMPRENDRE Dématérialisation : c’est la transformation de supports dinformations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques. Elle peut entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » dans une entreprise. Dématérialiser en informatique, signifie transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel. La dématé- rialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre déchanges avec des partenaires (ad- ministrations, clients, fournisseurs,…). Elle concerne en définitive un ensemble cohérent de fonctions constituant une chaîne complète de gestion de contenus et de traitement de linfor- mation. Elle n’a pas deffet sur le contenu des documents manipulés, lequel est indépendant du support ou média utilisé.42
  • >> QUELS AVANTAGES POUR LES PME ?Plus de visibilité des AOPLexistence de données statistiques fiables et précises est un préalable indispensable àla mise en place de politiques ciblées. Ces dernières permettent de compenser les dif-ficultés que peuvent rencontrer certains acteurs économiques pour accéder à lacommande publique en raison de leur petite taille ou de leurs faibles moyens financiers.Par exemple, la politique en faveur des PME intègre la notion de discrimination positiveappliquée à des catégories fines dentreprises et à des segments de marchés. Autreexemple : lobservation du phénomène de massification des commandes de fourniturespar lEtat permet de faire apparaître certains « effets de bord » liés à la dématérialisa-tion sur ce segment de marché.La visibilité est donc un aspect essentiel pour la mise en œuvre dune gouvernance Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisésadaptée à la réalité économique. Elle détermine directement la qualité de notre percep-tion de cette réalité, et ainsi notre capacité à y répondre de manière pertinente. Cest doncun formidable outil dintelligence au service des gouvernances nationales.Faire circuler l’informationRenforcer les échanges intercommunautaires est un impératif économique pour lEurope,comme pour chaque état membre, placés sur la scène internationale. Leur développe-ment passe notamment par la normalisation progressive des formats déchange, et parle développement doutils de mise en correspondance des documents nationaux.L’élaboration dun vocabulaire commun au niveau européen par la codification CPV (co-dification des secteurs dactivités) constitue une première avancée significative au regardde lobjectif dinteropérabilité porté au niveau européen.Létablissement de standards nationaux pour les avis de publicité comme pour les for-mulaires administratifs, et la mise en correspondance de ces standards sur la base dela Commission e-CERTIS constituent une seconde avancée significative. 43
  • Optimisation des coûts et des délais de traitement Pour lentrepreneur, la dématérialisation permet de réaliser immédiatement des économies sur les impressions papier, les frais de déplacements, dexpédition, et darchivage. Autre avantage considérable: linformation numérique, surtout lorsquelle est normée, rend possible un traitement automatisé. Celui-ci induit un gain de temps et une amélioration de la qualité des services (uti- lisation de modèles pré-renseignés, moins derreurs de saisie, dinterprétation, possibilité de refaire son dépôt tant que la date limite nest pas atteinte). Une meilleure efficacité, en somme ! Troisième point, les technologies informatiques apportent de la souplesse dans lexécution des tâches de traitement de linformation et de constitution des documents (traitement délocalisé, di- minution des déplacements, relâchement des contraintes horaires). Lacquisition de ces technologies (et des savoir-faire pendants) revêt donc aujourdhui un caractère stratégique de premier plan pour lentreprise. Une confiance renforcée La dématérialisation doit permettre daméliorer la transparence des procédures de passation. La traçabilité assurée par le dispositif technique de dématérialisation rend toute falsification im- possible, que celle-ci porte sur les registres des retraits, dépôts, ou sur le contenu des offres elles-mêmes. Le chiffrage asymétrique des plis électroniques garantit la confidentialité des offres jusquà leur retrait (téléchargement) par lacheteur public. De plus, le téléchargement des can- didatures et offres par lacheteur nest possible quaprès la date limite de réception des plis. Enfin, seule la personne responsable du marché (désignée en amont dès le lancement de la pro- cédure) est en mesure de déchiffrer et de dépouiller les offres des entreprises, en utilisant son propre certificat électronique. La dématérialisation est donc une réforme propice à linstauration dune relation fondée sur la confiance mutuelle des acteurs économiques. Une démarche éco-responsable Les contraintes de responsabilité sociale et sociétale de l’entreprise saccroissent et incluent les problématiques environnementales. La dématérialisation des échanges entre donneurs dordres et soumissionnaires est une démarche conforme à une politique éco-responsable. Ainsi, il nest plus rare aujourdhui de voir prise en compte dans lévaluation dune offre à un marché public le format de réponse, papier ou électronique. Le plus « éco » y gagne ! Exemple : réponse électronique = 5 points / réponse papier + impression recto-verso = 2,5 points / réponse papier + impression recto = 0 points.44
  • LA PAROLE À ...Discussion à bâtons rompus avec Grégoire Boutrollede la société SallisQuelle est votre vision des AOP ?« Les marchés publics, selon les sujets abordés, sont souvent en alignement sur lestendances de management opérationnel et de stratégies d’optimisation des acteurséconomiques privés. Au-delà des achats de biens d’équipement et de prestationsdiverses, des évolutions sont constatées non plus sur l’achat mais bien sur la consom-mation de ces biens et services. Si la règle « mieux acheter » s’applique toujours, cellequi consiste à s’inscrire dans les directives de l’Agenda 21 (ensemble de propositionssur le développement durable) est plus récente et amène la personne publique sur l’axedu développement durable. D’où la dématérialisation des procédures d’appel d’offre, la Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisésrationalisation des opérations, des moyens matériels et humains s’y rapportant. Inscritdans une démarche de performance, le secteur public en vient à traiter des sujets éco-nomiques majeurs. L’étendue de ce marché pousse le secteur public à favoriser desmodes de fonctionnements impliquant tous les segments économiques, grandes en-treprises, entreprises de taille intermédiaire et PME/PMI. Le recours aux contrats departenariat public privé (dits aussi PPP) est également une opportunité à saisir. Le secteurpublic représente un enjeu commercial stratégique, surtout en temps de crise commeaujourd’hui. Il est primordial de détenir des références dans le secteur public. A ce titre,les petites entités telles que la mienne agissent d’abord en sous-traitance pour se faireconnaître avant d’œuvrer en direct. Aujourd’hui, les critères de sélection évoluant, ellespeuvent proposer leurs services directement lors des appels d’offres publics. »Existe-t-il des avantages et des obstacles pour que les PME répondent aux AOP ?« Les PME nourrissent un complexe d’infériorité dans le cadre des marchés publics enraison de leur moindre taille et de leur modestes garanties financières. De quoi vousrappeler le combat de David contre Goliath. Il faut se décomplexer ! Une PME, petit or-ganisme par essence, possède plusieurs avantages : l’agilité, la capacité d’adaptation,la réactivité et un coût de structure plus léger. Ainsi, en terme de prix, elle peut arriverà un niveau de performance égal à celui des grandes entreprises, en mettant en œuvremoins de ressources au final. A noter : la PME va rechercher plus que des contrats em-blématiques, plus que la rentabilité. Son objectif vital : la fidélisation et donc instituer unecertaine récurrence dans son modèle économique, permettant de se projeter au-delà dumarché initial. » ... 45
  • Depuis quand vous intéressez-vous aux appels d’offres publics ? Est-ce un choix stra- tégique ? « Cela fait très longtemps. Dès 2003, je me suis rapproché du secteur public et fus donc direc- tement concerné par la veille informatique et commerciale des marchés publics. J’ai fait le choix de répondre à des marchés publics dans l’optique du développement commercial d’un de mes clients qui souhaitait se positionner sur ce secteur d’activité. Aussi, nous nous devions d’être au point sur ce sujet. » Est-ce que cela a nécessité la mise en place d’une organisation particulière (personnel, études…) ? « Disposer d’un personnel dédié à cette tâche est indispensable. Il est important de connaître les appels d’offres existants, les différents canaux et les outils de démarches commerciales. L’équipe est composée à minima d’un expert commercial et d’un expert (technique ou fonc- tionnel) du sujet concerné par l’appel d’offres. » Si l’on aborde le sujet de la dématérialisation, quels freins et avantages y voyez-vous ? « Concernant les freins, il n’y en a pas car, pour notre part, nous traitons tous les jours de l’in- formation dématérialisée. Côté avantages, la dématérialisation donne la capacité, quelle que soit la taille de l’appel d’offres, d’industrialiser la réponse. Ce qui veut dire ? Mettre en place des processus qui automatisent certains pans de la réponse pour réduire à minima toute interven- tion humaine, cette dernière s’appliquant ainsi seulement à la création de valeur ajoutée. » Et la dématérialisation des AOP, qu’en pensez-vous ? « Les retours sur investissement sont principalement centrés sur les ressources humaines consacrées à cette tâche. La dématérialisation permet une implication dans une moindre mesure de chacune des parties (financière, commerciale, technique). On optimise alors le temps consacré à répondre à un marché. De la maîtrise de ce processus peut naître l’externalisation.» Du point de vue technique, votre entreprise dispose-t-elle des moyens pour répondre à un appel d’offres public dématérialisé (logiciels à jour, personnel, personnes compé- tentes dans ce domaine…) ? « Je suis en train d’y travailler et la formation m’a apporté des éléments pour structurer tout cela. Nous avons déjà dématérialisé les formulaires type «DC », la signature, le tampon… il ne manque plus que le certificat de signature numérique à acheter auprès du Tribunal de Commerce. Cependant, pour l’instant, les AOP numériques représentent une faible part de notre activité car nous ne nous y sommes penchés que depuis mi-2010. Il faut, en effet, être référencé dans la base de données des acheteurs publics, disposer de solides bases financières et de ré- férences dans les domaines abordés. » Pour conclure, avez-vous des attentes ou besoins en matière d’AOP électronique ? Quelles améliorations verriez-vous ? «Lorsque l’on parle de la dématérialisation des AOP, on parle du flux sortant des documents de réponse à cet AO. Les buts recherchés seraient : normalisation des documents de réponse,46
  • respect des délais de réponse, acheminement sécurisé et vitesse de traitement. Orbeaucoup de dirigeants de PME se demandent : pourquoi des délais de réponse si longs?Pourquoi ce refus ? Les délais varient-ils selon la taille de l’émetteur de l’AO ? Quels sontles éléments pris en compte (techniques, financiers, savoir-faire)? Il nous est demandéaujourd’hui de nous conformer aux procédures de dématérialisation. Si le temps de trai-tement en est raccourci, le temps de dépouillement ne semble pas l’être. De là découlema suggestion : préconiser un nombre restreint de standards de plateforme de déma-térialisation (trois par exemple). Ceci permettrait aux membres du secteur publicd’uniformiser leurs appels d’offres et la réception de nos réponses. Par ailleurs et enmatière de formation, il serait pertinent de présenter des cas concrets de conduited’appels d’offres (lancement de consultation, dépouillement des offres et sélection ducandidat) sur les trois volets principaux que sont les biens de consommation, les services(comme le gardiennage par exemple) et les prestations intellectuelles (comme le conseil, Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisésl’optimisation des moyens d’impression). Pour chacun, on pourrait détailler les appelsd’offres ouverts, les appels d’offres européens, le seuil financier, le temps de consulta-tion, etc. Une autre formation en ! » 47
  • 2 . L A D É M AT É R I A L I S AT I O N D E S A P P E LS D O F F R E S : C O M M E NT Ç A MA RC H E ? Comprendre comment fonctionne la dématérialisation des appels d’offres et les changements de pratiques qu’elle occasionne permet non seulement de ne pas en avoir peur mais au contraire d’en percevoir tous les avantages. Se tenir au courant de changements aussi imminents que la réponse électronique aux marchés publics vous placera dans le peloton de tête. >> QUELS DOCUMENTS SONT DÉMATÉRIALISÉS ? En fait, il s’agit d’une dématérialisation de procédure métier. Lobjectif poursuivi : transposer cette procédure dans le monde numérique, tout en satisfaisant aux mêmes exigences en termes de probité, de sécurité et de confidentialité que pour une procédure traditionnelle, utilisant des supports papiers. La dématérialisation sapplique dans le cas présent à la procédure dachat publique depuis la pu- blication des Avis d’appel publics à concurrence (AAPC) jusquà la constitution dune archive à valeur probatoire. Elle inclut toutes les étapes intermédiaires : retrait du Dossier de consultation des entreprises (DCE), signature des pièces du marché (DC1, acte dengagement, BPU), remise des candidatures et offres, notification du marché, contrôle de légalité le cas échéant, paiement par le comptable public, etc. Procédure de passation de marché dématérialisée Schéma - Procédure dématérialisée de réponse aux AOP48 ©©©©© Préparation des dossiers Signature des pièces contractuelles Revue de l’offre et mise sous pli Télétransmission des plis électroniques Accusé de réception
  • >> QUELLES GARANTIES DE SÉCURITÉ OFFRENT LA DÉMATÉRIALISATION ?Le dispositif de dématérialisation doit garantir la sécurité des échanges et la transparencede la procédure. Il est composé de deux éléments principaux : d’une part, les certificatsélectroniques détenus par les personnes opérantes et d’autre part, la plateforme surInternet permettant la transaction et la consignation sécurisée des candidatures élec-troniques. Schéma – Plateforme de dématérialisation des AOP Autorité de Serveur Certification de Temps Fiabilité Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisés PSCe Universel ProbitéContrôle etcertifie Transparenceles identités Horodate Plateforme de Consignation des dématérialisation documents (séquestre), des AOP traçabilité (registres des retraits et dépôts), délivrance exclusive aux destinataires. Dépôt des pièces de marché Retrait AAPC, (AAPC, RC, DCE) RC, DCE Envoi de la candidature Téléchargement et de loffre des offres des candidatsCertificat électronique référencé PRIS v1Utilisé avec un logiciel de signature, le certificat électronique permet de signer les piècesdu marché, comme lacte dengagement (DC3). Pour que la signature ainsi produite soitinvestie dune valeur juridique, le certificat devra cependant avoir été délivré par uneAutorité de Certification agréée par le MINEFI. 49
  • La signature électronique produite avec un certificat agréé par le MINEFI garantit : • L’identité du signataire • Le consentement du signataire • L’intégrité du fichier signé et donc de l’acte La détention d’un certificat électronique professionnel conforme à la Politique Intersectorielle de Sécurité et référencé par le MINEFI (certificat référencé PRIS v1) est donc un pré-requis inconditionnel pour soumissionner électroniquement à un marché public. La liste des certificats référencés PRIS v1 est disponible sur le site du ministère (dont l’adresse url est reportée dans l’article 6 de l’arrêté du 28 août 2006) Le certificat électronique classe 3+ est une authentique pièce didentité, délivré par une Autorité consulaire appelée « Autorité de certification » (AC). Ce certificat ne doit pas être prêté à un tiers : seul son détenteur légal est habilité à lutiliser. Attention ! Le principe de non répudiation sapplique à toute signature produite avec un certifi- cat de classe 3. Une telle signature a la même valeur qu’une signature devant notaire.50
  • Liste des autorités de certification agréées par le MINEFIPour vous procurer un certificat d’entreprise référencé PRIS V1, vous pouvez aller sur le site webd’un PSCe : société qui émet ce type de certificat, voir son offre en cliquant sur le nom de la ca-tégorie de certificat et suivre les modalités pratiques.Les catégories (familles) de certificats figurant dans les 2 tableaux ci-dessous sont référen-cées PRISv1.Les catégories (familles) du premier tableau sont donc acceptées par tous les téléservicesdes autorités administratives nécessitant des certificats d’entreprise PRIS V1 (marchéspublics en ligne, www.net-entreprises.fr pour les déclarations sociales, Téléc@rtegrise,TéléTVA...). Prestataire de service de certification Catégories (familles) de certificats : électronique (PSCE) (1) Entreprise (2) ATOS WORLDLINE Mediacert Telepro Entreprise (Groupe Caisse d’Epargne) BNP PARIBAS Net Identity Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisés CERTEUROPE CERTEUROPE CLASSE 3PLUS CERTINOMIS SOCIEPOSTE CHAMBERSIGN (CHAMBRES DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE) FIDUCIO CLICK AND TRUST GROUPE BANQUE POPULAIRE ADMINEO MERCANTEO Conseil Supérieur de l’Ordre National des Vétérinaires CSOV CREDIT AGRICOLE CA CERTIFICAT CREDIT LYONNAIS CREDIT LYONNAIS AUTHENTIS HSBC FRANCE ELYS CERTIFICATION INFOGREFFE CERTIGREFFE NATIXIS NXBP CESAM Relations Fiscales SCP Sylvie LEMERCIER REGNARD, Pascal BEDER, Greffe-Tc-Entreprises Olivier DENFER et Philippe BOBET, Greffiers de Tribunal de Commerce Associés SG TRUST SERVICES SG TRUST SERVICES AUTHENTIFICATION (SOCIETE GENERALE GROUPE CREDIT DU NORD) ET CHIFFREMENT DE CLEF Prestataire de service de certification électronique Catégories (familles) de certificats : (PSCE) (1) Particulier (2) ASIP Santé ASIP Santé- Notes :(1) Le prestataire de service de certification électronique (PSCE) assume la responsabilité juridique de la fourniture (gratuite ou onéreuse),de certificats.(2) Un certificat peut-être délivré dans un support matériel : carte à puce ou clef USB, ou encore fourni sous une forme logicielle. Il estadmis que les supports matériels sont non seulement plus sûrs mais qu’ils ne sont pas plus coûteux à l’usage. Ils sont en outre acceptésdans toutes les téléprocédures des autorités administratives car ils offrent de meilleures garanties.source : Ministère de l’économie des finances et de l’industriePlateforme de dématérialisationLa plateforme permet de garantir le respect de la réglementation tout au long de la pro-cédure de passation de marché, et d’en établir la preuve au besoin (traçabilité). Elle permetainsi aux différents acteurs de travailler dans les meilleures conditions de sécurité juridiqueet technique. La plateforme est un coffre fort ou sert de séquestre électronique. Il consigneles offres cryptées des candidats pour les restituer au donneur dordre après le terme dela consultation. De plus, un journal dévènements à valeur probatoire est tenu tout au long 51
  • de la procédure. La mise en place de la plateforme de dématérialisation est à la charge de lache- teur. Les plateformes existantes peuvent être à linitiative de différents types dacheteurs : dédiées à une entité (administration, collectivité, institution, etc.) ou mutualisées entre plusieurs entités (re- groupement dacheteurs, groupement d’achat, PQR). Principales plateformes généralistes de dématérialisation des AOP ATEKO Omniklès Forsup Agysoft Interbat SIS AWS Dematis A ltemance Plateformes Soft Editeurs Modula Adema e-JAL AODemat Synapse Klekoon Edisys Double Trade LA PAROLE À ... Dario Spagnolo, dirigeant de la société Moon. Activité : Agence web - Nombre de salariés : 5 Devancer l’appel d’offres Un appel à l’aide « Répondre à des appels d’offres publics ? J’avais bien essayé à une ou deux reprises, mais j’ai dû admettre mon manque de compétences. Tout d’abord, je me suis heurté à une grande quantité de documents à remplir et à la nécessité d’une organisation véritablement chronophage. J’avais52
  • l’habitude des appels d’offres privés mais ceux-ci faisaient état de moins de formalisme.Nous y passions beaucoup moins de temps. Alors que pour des consultations publiques,l’ensemble m’est apparu complexe. Je ne comprenais pas la moitié des abréviationsdans les documents : DC1, DC2 par exemple ne me parlaient absolument pas. Je ne sai-sissais pas ce que l’on me demandait. J’étais bloqué dès le départ ! Si la CGPME ne nousavait pas proposé la formation, j’ignore si j’aurais investi ce champ de prospection. Celam’a donné un vrai coup de pouce, en me montrant que je pouvais acquérir les connais-sances et accéder simplement à ces marchés. Cette démarche m’a permis de comblerune attente qui datait de plusieurs mois. »Un appel aux experts« Dans mon entreprise, nous pratiquions déjà la dématérialisation sans vraiment le savoir :95 % de nos factures sont envoyées par voie électronique, tout comme les devis. Maisla formation m’a aidé à me mettre à niveau pour les appels d’offre publics. J’ai pu poser Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisésdes questions d’ordre technique sur le fonctionnement des plateformesdématérialisées afin de comprendre comment s’en servir. Nous avons reçu des indica-tions précises sur comment se servir du certificat électronique, où l’acheter… J’ai suiviles conseils de formateurs compétents avec succès. J’ai fait des simulations pour ne pasperdre mes acquis, mais je n’ai pas encore eu l’occasion de passer vraiment à la pratique.D’abord, j’ai récupéré des documents indispensables comme l’attestation fiscale ou celledes caisses de cotisation obligatoires. J’ai également acheté un certificat électronique declasse 3+, sorte de clé USB qu’on utilise pour signer électroniquement des documents.Ce certificat pourrait être perçu comme un frein. En plus des procédures d’obtention, ilfaut venir le chercher en personne : tout cela prend du temps. Mais suite à la formation,j’en comprends maintenant la nécessité et, une fois acquis, il est valable pour trois anset renouvelable sur Internet. Donc à présent, je suis tranquille. »Un appel à voir grand« Etre formé pour les appels d’offres publics m’ouvre des projets de plus grande en-vergure et, du même coup, la possibilité d’augmenter mon chiffre d’affaires. C’est aussil’opportunité d’obtenir une plus forte reconnaissance des qualités de notre agence, enmettant en avant notre implication auprès de tel ou tel établissement public. Nous avonsdéjà travaillé avec des ministères et avons vu que notre offre correspondait à leursattentes. Dans mon domaine, la création, la refonte et le référencement des sites internet,je ne pense pas que la taille de l’entreprise soit un facteur discriminant et il se trouveque pour 90% des marchés qui m’intéressent, les appels d’offres sont dématérialisés.Aussi, savoir désormais y répondre de manière dématérialisée m’encourage à conti-nuer de voir grand. La formation que j’ai suivie était une introduction aux appels d’offrespublics. Il n’est donc pas exclu que je décide d’approfondir le sujet, si la CGPME propo-sait une formation complémentaire. » 53
  • 3. RÉP O N D R E À U N A P P E L D’O F F R E S P U B L I C ÉL E C TRO N I Q U E : PA R O Ù C O M M E N C E R ? >> TROUVER DES AOP DÉMATÉRIALISÉS : C’EST FACILE Contrairement aux idées reçues, il est plus simple de se tenir informé des appels d’offres publics que de ceux du secteur privé, ce dernier domaine restant opaque pour toutes sociétés ne faisant pas partie du cercle des initiés/référencés. La connaissance est la clé La personne publique a l’obligation de mise en concurrence : dès 4 000 € HT par le biais d’une publicité adéquate, et dès 90 000 € HT par une publication des avis de publicité et des Dossiers de consultation des Entreprises sur un site internet (Profil dacheteur). COMPRENDRE L’intelligence économique : elle passe par la mise en place d’une politique d’innova- tion permanente (produits, procédés et organisation). Elle se base sur la détention de données agrégées en informations qui, après traitement, produisent une connaissance. Une donnée est un « élément fondamental et objectif, qualificatif ou quantitatif, servant de base à un raisonne- ment ou à la réalisation de traitements ». Une information correspond à un « ensemble de données non structurées, organisées pour donner forme à un message, résultant d’un contexte donné et donc parfaitement subjectif ». La connaissance est le produit dun traitement intelligent : elle sobtient par l’étude et l’analyse. On distingue deux types de connaissances dans une entreprise, celle dite tacite ou implicite et celle dite explicite. La tacite représente de 80 % à 85 % du savoir d’une entreprise ; il s’agit de celui détenu dans le cerveau des individus. La connaissance explicite, quant à elle, ne représente que 15 % à 20 % et correspond aux documents détenus dans l’entreprise. Il est donc nécessaire de récupérer des données, de les qualifier et ce pendant les différentes phases d’un appel d’offres pour mieux y répondre. Cependant, pour effectuer cette veille, il convient de définir en amont la cible à observer/analyser.54
  • Être à l’affût Pour récolter de l’information, différentes postures de veille sont possibles : • Basique. Elle consiste à revoir des push de plateformes de dématérialisation sur la publication des marchés, et sorganise en 5 étapes : Veille sur les profils dacheteurs ©©©©© Définitiondu périmètre d’activité Définition de mots clefs, Zones & codes activités (CPV) Inscription et enregistrement de profils sur les plateformes Traitement automatisé des alertes par la définition de filtres Traitement humain par l’analyse des alertes qualifiées • Intermédiaire. L’entreprise procède à des recherches sur des revues et sites propres à son activité et essaie de rencontrer les acheteurs et les différents Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisés acteurs du marché pour prendre de l’information. • Avancée. Il s’agit d’être en vigilance permanente, voire d’anticiper les besoins de l’acheteur par le retour d’expérience mis en place, d’aller à des congrès, salons spécifiques, de procéder régulièrement au benchmark de son secteur. BOAMP JOUE Presse Source Quotidienne Avis Régionale Presse Spécialisée Sites internet 55
  • Les prestataires de veille automatisée sur les appels doffres Access variaNTe AO Wanao Expertinfo Klekoon MP AFFICHES Libel MPFRANCE EDISYS SPIGAO Offres Veille AOP Govex InfoTrade 2000 Vecteur+ AOsys Double Servomap Trade OMP France Dematis marchés (EMPC) >> NE PAS SE LAISSER INTIMIDER Une première difficulté porte sur la signature du marché. En effet, les entreprises ne disposent pas encore, dans la grande majorité des cas, de leur propre logiciel de signature. Or, à ce jour, lacheteur public peut exiger lutilisation dun outil de signature spécifique pour répondre à ses marchés. Les candidats sont donc conduits à utiliser les logiciels mis à leur disposition par dif- férentes plateformes, celles-là mêmes qui recevront ensuite les dossiers de candidature et doffre. Une seconde difficulté touche à la télé-transmission des plis. Elle est liée à un nombre impor- tant de plateformes de dématérialisation, chacune proposant un protocole et une interface spécifiques pour effectuer la télé-transmission des candidatures et des offres électroniques.56
  • La diversité des logiciels et des formats de signature, ainsi que celle des interfaces et pro-tocoles de télé-transmission des offres électroniques sur les plateformes contribuent àépicer une problématique déjà complexe. Si la complexité existe, une approche métho-dique, une organisation ad hoc, et enfin des outils appropriés devraient cependantpermettre à chacun de bénéficier des avantages attendus de la dématérialisation.>> ÊTES-VOUS ÉQUIPÉ ?Les indispensablesPour répondre à un marché public par voie électronique, lentreprise doit, bien entendu,disposer avant toute chose dune connexion internet. Pour signer les actes dengagement,elle doit ensuite détenir un certificat électronique professionnel (class 3+) reconnu par Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisésle Ministère de léconomie et des finances. Lacquisition de celui-ci seffectue auprès desAutorités denregistrement affiliées aux Autorités de certifications agréées (Greffe, CCI,La Poste, banque etc.). Le type de certificat utilisé dans le cadre des marchés publics estdélivré sur une clé USB ou une carte à puce. Les postes informatiques utilisés pour signerles documents doivent donc être équipés dun pilote (driver) permettant de reconnaîtreet lire les certificats présentés physiquement au moment de la signature.Être à jourLacquisition ou mise à niveau des équipements informatiques nécessaires à la mise enœuvre dune soumission électronique est bien sûr à la charge de lentreprise. Les postesde travail des signataires (personnes habilitées à engager lentreprise) ainsi que ceux desagents en charge de la télétransmission, doivent à minima supporter la machine vir-tuelle JAVA dans sa dernière version. Cette technologie est nécessaire pour mener lesopérations de signature (génération, lecture) et de cryptage, préalables au dépôt, quis’effectuent sur le poste de travail de lopérateur (en local, sans sortir les fichiers de len-vironnement de lentreprise).Se protéger sur tous les plansIl est essentiel que l’entreprise définisse une politique de sécurité, afin de traiter laquestion des infiltrations et des virus. E-mail sécurisé, système d’authentification… lesgaranties sont multiples. Aussi, la sécurisation des données est un élément avancé (52 %)comme déclencheur d’une démarche de dématérialisation. La volonté de préservationdes données à long terme suit de peu avec 48 %. La sauvegarde des données vitales etsensibles de lentreprise est, en effet, essentielle. C’est pourquoi, si en 2007, seulement4O % des entreprises archivaient leurs documents électroniques, en 2010 elles sont 57
  • 48 % à avoir une pratique régulière de l’archivage numérique et 13 % une pratique occasion- nelle (étude Markess International). Grâce à lemploi de la signature électronique, les originaux des documents contractuels sont aujourd’hui des fichiers électroniques. A noter que ceux-ci connaissent les mêmes obligations darchivage que leurs équivalents papier : pour être reconnus comme preuve ils doivent être « conservé[s] dans des conditions de nature à en garantir l’inté- grité » (art. 1316-1 du code civil). Une politique darchivage à valeur probatoire devra donc à terme être mise en œuvre. >> AVEZ-VOUS REPENSÉ VOTRE ORGANISATION ? De nouvelles pratiques à formaliser Collecte et numérisation des documents papiers, cycle de vie des documents, formats des fichiers, codification interopérable, plan de classement, règles de messagerie, sets de connexion Internet, contraintes ou exigences spécifiques des plateformes mais aussi des donneurs dordres… Une réflexion de fond doit être menée au sein des organisations, portant sur la qua- lification et la normalisation des pratiques. L’objectif est triple : accessibilité à linformation, lisibilité de celle-ci, et interopérabilité pour les documents transmis. S’il est essentiel de bien définir les outils pour une utilisation optimale, il ne l’est pas moins d’accompagner le personnel face à ces changements. Conduite du changement : la clé, c’est l’homme Le changement concerne de nombreux services (juridiques, informatiques, commerciaux…). Il est donc primordial que les entreprises produisent un effort suffisant pour acquérir ces nouveaux savoirs et amorcer la refonte de leur organisation. Il n’est cependant pas toujours évident pour elles de le faire seules. Les cycles de sensibilisation, de formation et daccompagnement des en- treprises mis en place par la CGPME Ile-de-France en partenariat avec le Conseil régional d’Ile-de-France constituent une réponse concrète au besoin daccompagnement des PME à toutes les étapes de la dématérialisation de leurs procédures internes. Par ailleurs, les PME dé- sireuses de se faire accompagner peuvent recourir à des organismes de formation et cabinets de conseil spécialisés dans la dématérialisation des marchés publics en Ile-de-France (Altamys, Phorie, Canéva, Objectif-marchespublics, Access-AO).58
  • Prestataires en Ile-de-France Altamys Phorie Canéva Factea OMP Access-AOFormation aux marchés publics oui oui oui oui oui ouiFormation aux outils de bureautique étendue & Internet oui ouiFormation à la sécurité informatique oui ouiFormation à la réponse électroniquepour les marchés publics oui oui oui oui oui ouiFormation à l’archivage électronique oui ouiAnalyse des contrats de veille commercialesur les marchés publics ouiCiblage et aide au positionnementsur les marchés publics oui oui oui oui ouiMise en place et montage du dossier administratif oui oui oui ouiMise en forme du Mémoire Technique oui oui oui ouiConsolidation et remise de la réponseSuivi de l’offre chez l’acheteur public oui oui oui ouiAnalyse du résultat et recommandations oui oui oui ouiHotline Marchés Publics oui oui oui Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialisésHotline Dématérialisation oui oui LA PAROLE À ... Christine Montagard, consultante RH et conseillère en manage- ment, est à la tête d’une jeune entreprise, IMPUT Management. Sauter le pas : les marchés publics… oui mais dématérialisés ! Christine Montagard fonctionne en réseau avec cinq autres consultants. Ayant fait le choix stratégique de travailler avec les collectivités territoriales, elle a commencé à répondre à des appels d’offres publics en mai 2010. « Pour l’instant mon activité est naissante. Je n’ai pas encore décroché de marché en tant que tel. Cela dit, le fait même d’y répondre m’a beaucoup apporté. D’une part, il s’agissait d’être au point sur la partie administra- tive, ce qui n’est pas une évidence pour moi. Lors de ma première consultation, mon dossier administratif a été validé, une première victoire. D’autre part, sur dix entreprises, nous étions trois à arriver premiers ex aequo sur la valeur technique de la proposition faite, ce qui m’a conforté sur la pertinence de mon offre. » Ce n’est pas toujours naturel pour les PME de se lancer sur ce type de marchés. « Une des collectivités auprès desquelles j’ai postulé a considéré ma candidature à égalité avec les autres, malgré la jeunesse de mon entreprise. Mes vingt ans d’expérience comme salariée ont été pris en compte. En revanche, lors d’une autre consultation, ce ne fut pas le cas et j’ai eu l’impression que le fait d’être une PME naissante m’avait été défavorable. » Pourtant, il ne faut pas oublier qu’une PME présente des atouts. « Je ne vends rien en prêt-à-porter, ce n’est que du sur mesure, ce contrairement à certains grands cabinets qui conçoivent une méthode de travail et peuvent ensuite la revendre ... 59
  • à divers clients, indistinctement. » Cette démarche de personnalisation suppose cependant de consacrer plus de temps à l’élaboration de l’offre. Or, les délais de réponse sont très courts au- jourd’hui. « La dématérialisation va alors me faire gagner trois ou quatre jours, un temps très précieux. Il est vrai qu’il faut faire l’acquisition d’un certificat électronique mais il est rentable après un certain nombre d’appels d’offres, et permet aussi de donner une image plus profes- sionnelle.» Pour certains dirigeants de PME, la dématérialisation est déjà acquise. « Pour ma part, tout ce qui est informatique, rime avec « au secours ! ». J’ai d’abord cherché des informations sur Internet mais je n’y comprenais pas grand chose. La formation de la CGPME m’a aidée à surmonter mes appréhensions. Sans ce stage, je serais toujours à la réponse papier. J’ai appris comment cela fonctionnait, j’ai compris le système, ce qui est essentiel pour se rassurer. D’autant que lorsqu’on est dirigeant de PME, on a l’impression d’être seul, isolé. Ici encore, l’accompagnement par l’en- treprise formatrice me tranquillise. Pour moi, c’est confortable. » Déjà l’œil sur le prochain appel d’offres public, Christine Montagard n’a plus qu’à acquérir son certificat électronique. « Fin janvier, je veux que tout soit prêt pour que je puisse aborder sereinement ce nouveau défi commercial.»60
  • CON CLU S IONL E S M A R C H É S P U B L I C S , L’ E F F I C A C I T ÉD E L A D É M AT É R I A L I S AT I O N :E N AVA N T L E S P M E !Côté entreprise, la dématérialisation est synonyme defficience. Cest en effet dabord ungain de temps en terme dassemblage des offres et dorganisation du personnel et uneéconomie sur les frais dimpression, denvois postaux et darchivage. Cest aussi uneinformation plus facilement accessible à lextérieur comme à lintérieur de lentreprisegrâce à la mise en place dune veille stratégique semi-automatisée, à une gestionefficace de la messagerie électronique, ainsi qu’à une meilleure qualification et indexa- Un temps d’avance : PME, visez les appels d’offres publics dématérialiséstion des documents. La dématérialisation permet donc non seulement de réaliser deséconomies de gestion mais aussi des progrès économiques globaux.La dématérialisation induit toutefois un changement de lorganisation et des habitudesde travail. Son impact nest pas le même selon la taille de lentreprise et le nombre din-tervenants dans le processus de traitement des appels doffres. Mais le changement estgénéralement radical pour les agents impliqués au sein des organisations. Par ailleurs,la situation du marché est celle dune concurrence accrue. Celle-ci est liée, d’une partdirectement à lélargissement du marché au niveau européen voire mondial, d’autre partindirectement à une meilleure visibilité au niveau local du fait de lusage des nouvellestechnologies.Dans un tel contexte, la numérisation de linformation et la réduction mécanique desdélais (publication et diffusion) qui en découlent amènent à la conclusion suivante : lesgains de temps réalisés sur laccès à linformation, sur la phase danalyse du marché etde prise de décision, ainsi que la qualité et la rapidité de traitement des tâches admi-nistratives sont aujourdhui des aspects déterminants de la compétitivité de lentreprise.Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc réorganiser leurs services afindintégrer des outils et savoir-faire nouveaux, parfois éloignés de leur culture actuelle etsouvent de leur cœur de métier. Pour faire face à ce nouveau défi et profiter pleinementdes avantages quoffrent les nouvelles technologies, les PME peuvent se former et sefaire accompagner à chaque étape de la procédure. 61
  • G LO S S A I R E AAPC : Avis d’appel public à la concurrence AE : Acte d’engagement (DC3) AMP : Accord sur les marchés publics AOO : Appel d’offres ouvert AOR : Appel d’offres restreint BOAMP : Bulletin officiel des annonces de marchés publics BPU : Bordereau de prix unitaires CCAG : Cahier des clauses administratives générales CCAP : Cahier des clauses administratives particulières CCP : Cahier des clauses particulières CCTG : Cahier des clauses techniques générales CCTP : Cahier des clauses techniques particulières CMP : Code des marchés publics CPV : Common Procurement Vocabulary, codification des secteurs d’activités (cf. encadré page 26) CSE : Certificat de signature électronique DC1 : Lettre de candidature habilitation du mandataire par ses cotraitants DC2 : Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement DC3 : Acte d’engagement DC4 : Déclaration de sous-traitance DPGF : Décomposition du prix global et forfaitaire DQE : Détail quantitatif estimatif EA : Entité adjudicatrice JAL : Journal d’annonces légales JO : Journal officiel JOUE : Journal officiel de l’Union européenne MAPA : Marché à procédure adaptée NOTI1 : Information au candidat retenu NOTI2 : Etat annuel des certificats reçus PA : Pouvoir adjudicateur PCSe : Prestataire de service en certification électronique (Autorité de certification) RC : Règlement de consultation SAD : Système d’acquisition dynamique62
  • 63 Glossaire
  • • Ce guide a été réalisé par Altamys, Phorie et la CGPME Ile-de-France.© CGPME Ile-de-France - 2011• Aux termes du Code de la propriété intellectuelle, toute reproduction ou représentation,intégrale ou partielle de la présente publication, faite par quels que procédés que ce soit,sans consentement des auteurs ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite etconstitue une contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du CPI.• Il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement la présente publication sansautorisation du Centre Français d’exploitation du droit de Copie (CFC - 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris, Tél. : 01 44 07 47 70, Fax : 01 46 34 67 19 - www.cfcopies.com)