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Documentos Electrónicos

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  • 1. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMETOS ELECTRÓNICOS NAYIVE LASSO NAVARRETE LAURA CATALINA OLIVEROS RODRIGUEZ GRUPO 3 DORIS AMANDA ZULUAGA TUTORA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA ABRIL 2012
  • 2. TRABAJO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS NAYIVE LASSO NAVARRETE LAURA CATALINA OLIVEROS RODRIGUEZ GRUPO 3 DORIS AMANDA ZULUAGA Ingeniera Sistemas UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA ABRIL 2012
  • 3. INTRODUCCIÓNPara archivos establecidos, la gestión de documentos electrónicos resulta nueva, el retomás importante podría ser encontrar una forma de hacer que los usuarios y el personalacepten modificar un sistema que funciona adecuadamente para incluir los documentoselectrónicos. Esto exigirá cambiar las actitudes dentro del conjunto de la Administración ydel propio archivo. Puede que tanto los usuarios como el personal consideren el archivocomo la institución que trabaja con los documentos en papel, y es necesario cambiar eseestereotipo.Como primer paso, se recomienda iniciar un proceso de reorientación del personal paraque se ocupe de cuestiones relacionadas con los documentos electrónicos, además detrabajar con documentos en papel. Esto exigirá tanto formación como liderazgo.
  • 4. OBJETIVOSFacilitar los servicios brindados por las entidades públicas haciéndolos accesibles a toda lapoblación, promoviendo la atención de las necesidades de los archivos públicos.· Ofrecer la atención de los documentos en las modalidades que cada usuario demanda.· Implementar la atención y resolución de trámites en línea en su integridad.· Atender consultas, reclamos y sugerencias “on line”· Procurar la reducción de costos de los trámites y servicios dentro del Estado, racionalizandolos pasos en la tramitación y la producción de documentos.· Favorecer el uso generalizado del e-mail en las comunicaciones que así lo permitan, yaclarar su calidad de documento archivístico trabajando estándares para ese propósito.
  • 5. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PRESERVACIÓNLa conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la informacióny del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivostanto en papel como electrónicos su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos:en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos(disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) y la necesaria adopción de nuevas ymás urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempoque el papel.La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse en laelaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: un plande preservación, un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto derestauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario.
  • 6. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ORGANIZACIÓNLa defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicosde acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de losfondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentosmanteniendo las agrupaciones naturales. En los archivos electrónicos se seguiránidentificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos delas instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tiposdocumentales.
  • 7. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ACCESOLa facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principalaportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones.Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a laautomatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalizaciónPor otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad deacceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productoramediante la construcción de intranets como desde el exterior por usuarios ajenos a laorganización a través de internet.
  • 8. RESPONSABLESResponsabilidad de mantener archivos de correos electrónicos:El remitente: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico.Correo interno.El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico:debe guardarse un archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivoforma parte del documento oficial de operaciones; para ello se sugiere:Si nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o varios destinatarios,conservemos el texto original y todas las respuestas recibidas.En un intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinar qué archivar yqué no.
  • 9. EXPEDIENTE ELECTRÓNICOEs el conjunto de documentos electrónicos sobre un determinado asunto ordenadossecuencialmente, cuya gestión desde su creación, tratamiento archivístico, comprende laaplicación de los procesos técnicos archivísticos de organización, descripción y valoración,conservación y servicio se ejecuta íntegramente mediante la aplicación de la tecnologíainformática.
  • 10. REQUISITOS A CUMPLIR DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOSDeberá ser capaz de conservar en formato electrónico todos los documentoselectrónicos que formen parte de un expediente y/o que afecte a derechos o interesesde los ciudadanos.Deberá tener en cuenta que el interesado o la Administración podrán emitir copiasauténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración yque la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitancomprobar la coincidencia con el original.El almacenamiento debe ser seguro. En particular se deberá asegurar laidentificación y el control de accesos.El almacenamiento de los documentos deberá ser en un soporte que se puedaconvertir a otros formatos, accesible desde distintas aplicaciones.Deberá entenderse como expediente al conjunto de documentos electrónicoscorrespondientes a un procedimiento.Debe ser posible que un documento pueda formar parte de distintos expedienteselectrónicos.Deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónicofirmado por la Administración.
  • 11. DOCUMENTO ELECTRÓNICOUn documento electrónico se puede definir como:“aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa decomputador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medioselectrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir lasdecisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de unaorganización o una persona natural”
  • 12. EXPEDIENTE un expediente es el conjunto de los documentos producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolverun determinado asunto o trámite de la administración
  • 13. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN EXPEDIENTE1. Responde a un tramite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimientopreviamente establecidos2. En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportandocumentos para resolver dicho trámite3. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron lasactuaciones y trámites4. Tiene un principio y fin claramente determinados5. Existen un vínculo indeleble de unión entre cada uno de los documentos que loConforman6. Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos7. Los expedientes forman series documentales
  • 14. EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDOConjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales,relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico,y en parte como expediente tradicional.
  • 15. GESTIÓN DOCUMENTALConjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización yconservación (Ley 594 2000)
  • 16. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como:1. Producción Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.2. Recepción Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.3. Distribución Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.4. Trámite Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa..
  • 17. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como:5. Organización Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos Archivísticos.6. Consulta Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.7. Conservación Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.8. Disposición final de documentos Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
  • 18. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOEn la organización del espacio de trabajo se debe de tener en cuenta unas situacionesmínimas para desempeñar el trabajo de manera eficiente y eficaz:Eliminar lo innecesario y clasificar lo útil (Frecuencia con que se necesita el elemento yla cantidad de elemento necesaria para trabajar)Acondicionar los medios para guardar y localizar el material fácilmente (cada cosa ensu sitio y un sitio para cada cosa)Identificación de localizaciones (que cosas hay y, en su caso, cuantas hay). Laidentificación de las distintas localizaciones permitirá la delimitación de los espacios detrabajo de las vías de tránsito y de las áreas de almacenamiento. Especial atenciónrequiere prever la ubicación de materiales y productos en curso de fabricación omanipulación.Evitar ensuciar y limpiar enseguida. La limpieza tiene como propósito clave el demantener todo en condición óptima, de modo que cuando alguien necesite utilizar algo loencuentre listo para su uso.
  • 19. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOCONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO Y DISEÑO DEL LUGARDE TRABAJOLaborar en un espacio con las condiciones físicas y ambientales mínimas adecuadasfacilitan la tarea diaria.Ambiente físico: Las condiciones ambientales varían considerablemente de una oficina aotra y de una fábrica a otra. Además, las evidencia indica que aun las variacionesrelativamente modestas en temperatura, ruido, iluminación o calidad del aire puedenejercer efectos apreciables en el desempeño y las actitudes del empleado. Comprende:Temperatura, ruido, iluminación, calidad del aire.El diseño del lugar de trabajo, Comprende: Tamaño, distribución y privacidad
  • 20. ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSEl documento electrónico de archivo es el registro de información generada,recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos mediosdurante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de susactividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste enagruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sidodefinida en el Cuadro de Clasificación Documental.
  • 21. BIBLIOGRAFÍA•Bermúdez Muñoz, María Teresa. Gestión archivística avanzada. [En línea]. Abril 12 de 2012. Disponibleweb.http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/9894/1/Manejo_de_Archivos_Electr%C3%B3nicos__Art%C3%ADculo_1.pdf•Amorós, Eduardo. Comportamiento organizacional. En busca del desarrollo de ventajas competitivas,[en línea]. Abril 12 de 2012. Disponible en web http://www.eumed.net/libros/2007a/231/103.htm•Organización de archivos electrónicos. Universidad de la Salle, [En línea]. Abril 12 de 2012. Disponibleweb ttp://www.unisalle.edu.co/archivo/org_doc_elec.htm•5´S mejoras del lugar de trabajo. Sliderhares, [En línea]. Abril 12 de 2012. Disponible web.http://www.slideshare.net/jcfdezmx2/mejora-del-lugar-de-trabajo•http://www.edocpa.com/images/ediciones/ponencia_6.pdf•http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf•http://repository.urosario.edu.co/bitstream/10336/2650/1/40389355-2011.pd

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