“TOPIC es el centro Internacional del Títere en Tolosa. Inaugurado en noviembre de 2009, es un singular, atractivo e inter...
Equipo
González, Sandra
Gutiérrez, Laura
Marín, Ana
Sánchez, Alba
Vecino, Silvia

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1. Primera fase: definición del proyecto………………………………………………………………………………………..5
a. Idea del proyecto………………………………………………………………....
Introducción al trabajo:
En el presente informe se propone un proyecto de comunicación para la marca TOPIC con el objetivo...
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a. Idea del proyecto

PROYECTO: KNOW ORAIN TOPIC.
COMUNICACIÓN: Externa
DEFINICIÓN:
El proyecto se basa en atraer a los jó...
Etapas del proyecto TOPIC:


1987. Se discuten diferentes posibilidades para la ubicación de TOPIC.



1999. El Ayuntami...
e. Objetivos generales y específico
OBJETIVOS GENERALES

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-

Dar a conocer TOPIC

Mejorar la comunic...
f. Mensaje que se quiere transmitir

Los museos son interesantes y enriquecedores, y TOPIC, el museo del títere de Tolosa,...
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A continuación se procede a hacer un diagnóstico de la realidad para identificar el número de personas jóvenes (de entre 1...
En un segundo lugar, se pensó hacer una segunda entrevista con algún responsable del Centro de Iniciativas de Tolosa (CIT)...
-

Tipo de comunicación externa que lleva a cabo TOPIC

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En la escala de valores que tienen como organización en qué pos...
Análisis de resultados
Tras acudir a las dos entrevistas se extrajeron los siguientes datos. En el caso de la entrevista d...
 TOPIC no es más que una marca más de CIT, con el objetivo de promover las marionetas y de este modo conseguir ser un pun...
 Creen que el público joven es fundamental para la organización ya que son los que tomarán el relevo, pero la participaci...
Conclusiones

Tras el análisis de las respuestas que concedieron tanto Idoia como María, se llegó a las siguientes conclus...
TOPIC y sus marionetas deberían aprovecharse más de los largos inviernos que pasan todos los jóvenes sin demasiados planes...
Al ser una organización que funciona por subvenciones, evidentemente tienen que valorar mucho su capital e invertirlo dond...
b. Técnica social cuantitativa y conclusiones
Para seguir con el diagnóstico del proyecto, el segundo paso fue el empleo d...
Análisis de resultados
A continuación, se presenta el análisis de los resultados obtenidos tras la realización de la encue...
Tras este principal análisis se presentarán los resultados obtenidos, en primer lugar, entre los que sí que han estado alg...
Alta
14%

A la hora de valorar la comunicación externa de TOPIC encontramos cierta diferencia entre la
percepción de unos ...
Hay a quienes no les gustan los títeres porque les dan miedo (14,28%)
pero a la mayoría de los encuestados les gustan, con...
 Entre los que NO han estado en TOPIC…

Un 68,75% de los que jamás han visitado TOPIC acude a otros actos culturales
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Ninguno de los encuestados sigue a TOPIC en las redes sociales.

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Topic en
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En cuanto a TOPIC y las actividades que lleva a cabo, un 56,25% de los
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Aunque jamás hayan visitado TOPIC, la mayoría de los encuestados los asocian a

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Conclusiones
A pesar de que la mayoría de los tolosarras conocen TOPIC, sea por el boca a boca, el colegio, el trabajo o l...
En definitiva, y brevemente, podemos decir que la conclusión extraída de la encuesta es la siguiente: la falta de interés ...
c. DAFO

DEBILIDADES

FORTALEZAS

Dependencia de las instituciones.
Capacidad financiera limitada.
Gastos.
Falta de recurs...
Tras haber analizado en profundidad las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) de la organización TOPIC ...
d. Conclusiones generales del diagnóstico
Tras un análisis cualitativo, cuantitativo y tras ver las fortalezas, debilidade...
-

Uno de los factores que alegan los jóvenes para no acudir a TOPIC es el precio que hay que pagar por la entrada. De pri...
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La planificación es momento de hacerse muchas preguntas:
Para que un proyecto se pueda llevar a cabo resulta necesario rea...
2.- Realización de nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes
Razones:
-

Se ha visto que los jóvene...
5.- Creación de eventos para el 21 de marzo (día de las marionetas)
- Decorar visualmente Tolosa (Plaza EuskalHerria)
- Cr...
Para centrar nuestras acciones creemos indispensable encontrar un punto de conexión entre ¨marioneta¨ y ¨joven¨.

• Humor
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a. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

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A1
Implantar un ¨precio simbólico¨ en la entrada al museo
para menores de 35 años
A1.1

Comunicar y concienciar a TOPIC de...
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Realización de nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes

A2.1

Reunir a TOPIC para informar ac...
A2.4

Preparar el concurso
A.2.4.1

• Reunir al equipo para concretar cuáles son los temas que entran en el concurso

A.2....
A3

Creación de un elemento visual exterior para la tienda
A3.1

Diseñar el cartel exterior de la tienda
A.3.1.1

A.3.1.2
...
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Participar con stands en ferias culturales

A4.1

Comunicar a TOPIC la iniciativa

A.4.1.1

A.4.1.2

• Mandar la carta...
A5

Creación de eventos para el 21 de marzo (día de las marionetas)
A5.1

Decorar visualmente Tolosa (Plaza EuskalHerria)
...
A5.3

Concurso de disfraces de marionetas en las universidades
vascas en la fecha del 21 de marzo obteniendo como trofeo
•...
A6

Actualización diaria de la página web de Topic
A6.1

Cambiar el carácter informativo por entretenimiento
A.6.1.1

A.6....
b. Diagrama de Gantt

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Tras el diagrama de las acciones generales, se profundizará en la duración de las subtareas de cada acción en el orden que...
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a. Presupuesto general
1. Costes laborales fijos
La empresa está formada por 9 empleados fijos. Los salarios de estos empl...
2. Coste por acción (materiales, equipamiento, contratos y práctica)

Acción 1

Implantar un "precio simbólico"
Manual de ...
Acción 3

Creación de un elemento visual exterior para la tienda
Realización del panel (chapa aluminio + mensaje)
Colocaci...
Acción 5 Crear eventos para el 21 de marzo (día de las marionetas)

Permiso del ayuntamiento

30 €

Material requerido. (p...
Acción 6

Actualización diaria de la página de TOPIC en Facebook

TOTAL *Hay que tener en cuenta que un trabajador de TOPI...
3. Presupuesto por Partidas

Costes laborales

17.690,4 €

Material/Equipamiento

892 €

Licencias, contratos, formación

...
b. Diagrama de PERT
A continuación hemos realizado un diagrama de PERT. De este modo podremos visualizar la
secuencia de a...
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4. Ejecución del proyecto

Esta cuarta fase enfoca el proyecto en su ejecución. De lo que va a tratar este apartado es en ...
a. Organigrama de cargos: responsabilidades y tareas

KNOW ORAIN TOPIC es un proyecto externo a la organización tolosarra ...
El comité directivo lo
forman las personas
encargadas (quienes toman
las decisiones dentro de
cada departamento): Ana,
San...
Comité financiero:
Dentro del organigrama de ASSLA hay este departamento en el cual hay dos trabajadores, Ana y
Borja que ...
Planificación:
Dentro del organigrama de ASSLA se encuentra este departamento en el cual hay dos
trabajadores, Laura y And...
Página web/ RRSS:
Dentro del organigrama de ASSLA hay este departamento en el cual hay una trabajadora Silvia
que se encar...
b. Preparación de la documentación de cada acción (materiales de acción)
Dentro del proyecto de KWON ORAIN TOPIC se deben ...
1. Contextualización
Se va a llevar a cabo una reuniónpara informar y considerar con TOPIC las siguientes acciones que se ...
Después, entre las 9:30 y las 10:00 se tratará la realización de nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por ...
Inventario

Material

Unidades

Sillas

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Mesas

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Ordenador

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Proyector

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Pantalla de proyección

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Bolígrafos

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Plantilla del guión

9:00: Presentación. Introducción a la reunión.

9:00 – 9:30: Implantación del precio simbólico
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1. Contextualización
La idea que tenemos respecto a este material es la creación del cartel exterior que comunique la exis...
 La tipografía: es la misma que utiliza TOPIC para todas las letras de los elementos visuales al público. No queremos ofr...
todos los elementos que comunican de la existencia de una tienda interior transmiten sencillez y juventud: se hace un jueg...
Elaboración del cartel

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1. Contextualización:
La acción 5 consiste en decorar Tolosa el día 21 de marzo con elementos visuales relacionados con la...
Para los abonados o socios de TOPIC se redactará un correo avisándoles del evento, para que puedan acudir si lo desean y a...
5.2 Crear carteles anunciando las actividades que se llevarán a cabo ese día en Donostia, Eibar e Irún.
o Reunión con el e...
o Preparar la reunión: dirección y secretariado
o Realizar la reunión: equipo de ASSLA
o Concretar reuniones con las cafet...
o Llegar una hora antes del evento a las universidades
o Colocar unas mesas en el lugar donde se va a hacer el evento y ad...
Universidad del País Vasco-UPV (campus de San Sebastián: el evento se realizará en el Salón de actos de la Universidad. Pa...
Universidad de Navarra-campus Tecnunm: el material audiovisual necesario para el evento es un micrófono y flyers de TOPIC
...
Presencia de autoridades, discursos institucionales, protocolo...
Universidad de Deusto (campus San Sebastián): los asiste...
con la presencia de un jurado formado por el representante de TOPIC, dos profesores de la universidad, y dos alumnos elegi...
Universidad de Navarra-campus Tecnunm: Mientras el jurado reflexiona sobre la valoración, el público podrá ver en la panta...
Universidad de Mondragón: En primer lugar, se realizará una revisión para asegurarnos a tiempo de que se ha traído todo lo...
Inventario

Material

Unidades

Sillas

40 + 4 para el jurado

Mesas

1 (grande)

Cámara de fotos

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Folios

25

Ordenado...
Ejemplo
Para esta acción es muy complicado establecer un ejemplo, ya que nunca se ha decorado Tolosa con elementos visuale...
1- Contextualización
La idea que tenemos en relación a Facebook es la de darle más importancia y más uso de la que hasta a...
o Videos
o Eventos
o Amigos de TOPIC
o Lugar paras comentarios e interacciones
 No hay espacios temáticos concretos para ...
 Citas de grandes pensadores
 Hechos socialmente impactantes
 Actualizar la página con factores culturales y sociales e...
Inventario

Los elementos necesarios para llevar a cabo esta acción:
Ordenador
Conexión a Internet
Tener preparadas las fr...
Ejemplo

- Perfil de Facebook de TOPIC

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- Actualización de noticias diarias de TOPIC en Facebook
Ejemplo 1 – Información sobre evento:

Ejemplo 2 – frase celebre:...
c. Detalle del sistema de control y seguimiento
Los principios de control de un proyecto son tres y responden a las siglas...
Selección del personal que va a realizar la tarea de control en cada momento y punto del proyecto

• I Diagnóstico
• 1-8 f...
Establecimiento de un calendario de reuniones

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JUSTIFICACIÓN DEL CALENDARIO DE PLANIFICACIÓN
En todas las reuniones TOPIC se reunirá con la agencia de comunicación ASSLA...
Proyecto de Comunicación para TOPIC
Proyecto de Comunicación para TOPIC
Proyecto de Comunicación para TOPIC
Proyecto de Comunicación para TOPIC
Proyecto de Comunicación para TOPIC
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Proyecto de Comunicación para TOPIC

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Proyecto de comunicación para TOPIC realizado para la asignatura de Diseño de Proyectos de Comunicación del 4º curso de Grado en Comunicación en la Universidad de Deusto de San Sebastián (Guipúzcoa, España).

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  1. 1. “TOPIC es el centro Internacional del Títere en Tolosa. Inaugurado en noviembre de 2009, es un singular, atractivo e interesante proyecto que apuesta por la imaginación, la innovación y la originalidad. Es el único centro integral para el arte de la marioneta en toda Europa”.
  2. 2. Equipo González, Sandra Gutiérrez, Laura Marín, Ana Sánchez, Alba Vecino, Silvia 2
  3. 3. 1. Primera fase: definición del proyecto………………………………………………………………………………………..5 a. Idea del proyecto………………………………………………………………...........6 b. Antecedentes y contexto………………………………………………………………6 c. Entorno de la organización ……………………………………………………...........7 d. Enmarcado en el Plan Estratégico……………………………………………………..7 e. Objetivos generales y específico ……………………………………………..……....8 f. Mensaje que se quiere transmitir………………………………………………..........9 2. Segunda fase: diagnóstico de la realidad…………………………………………………………………………………….10 a. Investigación exploratoria: técnicas cualitativas y conclusiones…………………….11 b. Técnica social cuantitativa y conclusiones …………………………………………..20 c. DAFO……………………………………………………………………………….....31 d. Conclusiones generales del diagnóstico……………………………………………...33 3. Tercera fase: planificación del proyecto…………………………………………………………………………………….35 a. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)…………………………………………...40 b. Diagrama de Gantt……………………………………………………………………..49 c. Presupuesto general…………………………………………………………………...59 d. Diagrama de PERT……………………………………………………………………..65 4. Cuarta fase: ejecución del proyecto…………………………………………………………………………………………67 a. Organigrama de cargos: responsabilidades y tareas………………………………….69 b. Preparación de la documentación de cada acción…………………………………….74 c. Detalle del sistema de control y seguimiento………………………………………...102 5. Quinta fase: evaluación del proyecto………………………………………………………………………………………120 a. Desarrollo de una herramienta de evaluación………………………………………..122 b. Medición del cumplimiento de los objetivos con indicadores……………………….123 c. Herramientasnecesarias para la recogida de la información……………….………..134 6. Bibliografía………………………………………………………………………………………………………………..136 7. Anexos……………………………………………………………………………………………………………………..138 3
  4. 4. Introducción al trabajo: En el presente informe se propone un proyecto de comunicación para la marca TOPIC con el objetivo de conseguir que los jóvenes tolosarras de entre 18 y 35 años acudan al museo de los títeres, lo conozcan o no previamente). Además se quiere dar a conocer los proyectos e iniciativas que lleva a cabo, tanto en Tolosa como en Tolosaldea para así animar a nuestro público objetivo que se acerque y participe en las actividades. Para ello, el proyecto se ha dividido en seis partes: 1. Definición del proyecto, en la que se explicará cuál es la idea principal de éste, así como los antecedentes, contexto y entorno de la organización. Además se identificarán los objetivos generales y específicos y se determinará cuál es el mensaje que se quiere transmitir y al público al que está destinado. 2. Diagnóstico de la realidad, en este apartado se ha llevado a cabo una investigación exploratoria con unas técnicas cualitativas (se han realizado dos entrevistas a personas de TOPIC) y con la técnica cuantitativa social de la encuesta (realizada al público objetivo), además se ha realizado un DAFO de la empresa y con los datos recopilados y analizados se ha procedido a la redefinición de los objetivos. 3. Planificación del proyecto, en este apartado se han utilizado herramientas para facilitar la ejecución de las acciones. Las herramientas utilizadas han sido: la EDT, diagrama de GANT, Presupuesto general y diagrama de PERT 4. Ejecución del proyecto, en esta sección se proporciona un organigrama en el que se especifica las responsabilidades y las tareas de cada persona del equipo, se realiza una preparación de la documentación para cada acción y se detalla el sistema de control y seguimiento 5. Evaluación del proyecto, una vez que el proyecto se ha ejecutado se evalúa con las herramientas de evaluación que se han propuesto en este apartado y se mide el cumplimiento de los objetivos a través de los indicadores, también propuestos en este apartado. 4
  5. 5. 5
  6. 6. a. Idea del proyecto PROYECTO: KNOW ORAIN TOPIC. COMUNICACIÓN: Externa DEFINICIÓN: El proyecto se basa en atraer a los jóvenes de entre 18 y 35 años al museo de Topic. La iniciativa que se ha planteado para promover esto NOW ORAIN TOPIC. En un principio se pensó en aplicar el proyecto en la provincia de Guipúzcoa pero debido al escaso tiempo del que disponemos, el proyecto se realizará únicamente entre la población tolosarra (lugar donde se encuentra el museo TOPIC). b. Antecedentes y contexto En el año 1982 el Centro de Iniciativas de Tolosa (TIC) quiso emprender una nueva actividad cultural para impulsar el nacimiento del festival internacional de marionetas, Titirijai. La iniciativa fue tomando forma y se convirtió en una idea de éxito. En el presente, Titirijai ha convertido a Tolosa en un referente internacional en el mundo de las marionetas con más de 25.000 espectadores y con una media de 160 representaciones. Con el recibimiento social que iba adquiriendo el festival, CIT comenzó a imaginarse un nuevo proyecto para aprovechar el saber hacer y los conocimientos adquiridos, y aquí nació TOPIC. TOPIC es concebido como una consecuencia de Titirijai (Festival Internacional de Tolosa), como la consolidación de un conocimiento en torno al arte que va a ser de gran valía en el lanzamiento de éste. 6
  7. 7. Etapas del proyecto TOPIC:  1987. Se discuten diferentes posibilidades para la ubicación de TOPIC.  1999. El Ayuntamiento tolosarra encarga un anteproyecto para el Palacio de Justicia de la plaza EuskalHerria  2005. Se adjudica el proyecto (en concurso público) al Arquitecto AntonPagola.  2007-2009. Puesta en marcha de las obras  2009. Inauguración de TOPIC Tolosa (26 de noviembre). c. Interno o externo a la organización KNOW ORAIN TOPIC es un proyecto externo a la organización tolosarra de títeres Topic. Dicha organización creyó conveniente contratar la realización del proyecto de comunicación a la organización ASSLA. La organización contratada está compuesta por nueve trabajadores fijos con diferentes funciones, como se explicará en el tercer apartado de este informe. d. Enmarcado en el Plan Estratégico El proyecto que se va a diseñar va a estar enmarcado dentro del eje de la comunicación EXTERNA del Centro de Títeres de Topic Tolosa para dar a conocer a los jóvenes de entre 1835 años esta organización utilizando las herramientas y los medios necesarios para alcanzar la atención de este público. 7
  8. 8. e. Objetivos generales y específico OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECÍFICOS - Dar a conocer TOPIC Mejorar la comunicación exterior - Dar a conocer Topic al 60% de los jóvenes tolosarras de entre 18 y 35 años. - - Lograr que el 40% de target de KWON ORAIN TOPIC acuda al museo de los títeres. - Lograr visibilidad en las Redes Sociales. Conseguir 300 amigos en la página de Facebook. de TOPIC Conseguir 300 visitas a la página oficial de TOPIC - Lograr visibilidad en los eventos populares-culturales de Tolosa. Lograr que un mínimo de 40 personas visiten cada evento. 8
  9. 9. f. Mensaje que se quiere transmitir Los museos son interesantes y enriquecedores, y TOPIC, el museo del títere de Tolosa, tiene la capacidad de entretener a cualquier ser humano, tenga 6, 25, 40 o 65 años, ya que sus marionetas cuentan con una magia peculiar. Los títeres no se dirigen única y exclusivamente hacia los más pequeños contando clásicas historias; los títeres también transmiten a los más jóvenes su experiencia respecto a la actualidad que vivimos. Mencionar que TOPIC se dirige a todo el público, pero este proyecto de comunicación tiene como objetivo lograr un acercamiento con los más jóvenes, de entre 18 y 35 años de Tolosa. 9
  10. 10. 10
  11. 11. A continuación se procede a hacer un diagnóstico de la realidad para identificar el número de personas jóvenes (de entre 18 a 35 años) que conocen TOPIC o que han visitado alguna vez el museo de las marionetas. Para ello se llevará a cabo una investigación exploratoria con técnicas tanto cualitativas como cuantitativas de investigación mediante diferentes herramientas: una encuesta a nuestro público objetivo de la localidad de Tolosa, un DAFO (para obtener las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de la empresa) y unas conclusiones donde se recogerán las ideas más importantes de este apartado. a. Investigación exploratoria: técnicas cualitativas y conclusiones Técnicas cualitativas Nuestro proyecto se basa en una mejora de la comunicación externa de TOPIC centrada en atraer a un público joven que se ha establecido entre las edades comprendidas de los 18 a los 35 años. Para empezar con nuestro proyecto KNOW ORAIN TOPIC, se ha realizado una investigación exploratoria con técnicas cualitativas de investigación basándose en la realización de dos entrevistas a expertos que trabajan para TOPIC 1. Se ha elegido esta técnica porque resultaba más fácil el contactar personalmente con cada uno de los expertos, en lugar de concertar una cita con más expertos por cuestiones de agenda. Para ello, en un primer lugar se pensó concertar una entrevista con la directora de TOPIC, Idoia Otegi; ya que se pensó que ella podría aportarnos más datos que cualquier otro trabajador de la organización. Además, que también se tuvo en cuenta la labor de comunicación que ella desempeña en TOPIC, muy relacionada con nuestro proyecto. 1 Ambas entrevistas se encuentran en el apartado 6. ANEXOS 11
  12. 12. En un segundo lugar, se pensó hacer una segunda entrevista con algún responsable del Centro de Iniciativas de Tolosa (CIT). El motivo de establecer un contacto con este centro no era otro que saber la relación que tenia con TOPIC y una posible manera de contrastar resultados con la anterior persona encuestada. Sin embargo, cuando se empezó a establecer contacto con ambas organizaciones se llegó a la conclusión de que la persona que habíamos decidido entrevistar en un primer lugar era la misma persona que se encargaba de ambas organizaciones. De ahí que finalmente se decidiera concertar una entrevista con esta persona, Idoia Otegi, y otra segunda con la primera persona con la que se tuvo el primer contacto de TOPIC, María San Sebastián. Cuando se decidió quienes iban a ser las personas entrevistadas, fuimos anotando nuestras principales necesidades de información; es decir, las principales cuestiones en las que necesitábamos profundizar: - Acerca de la comunicación llevada a cabo por TOPIC, tanto interna como externa. - Saber si tenían algún tipo de información dirigida especialmente a los jóvenes. - Saber por qué los jóvenes de Tolosa no van a los eventos organizados por TOPIC. Tras la anotación de nuestras principales necesidades de información, se realizó el siguiente guión que se utilizo en las dos entrevistas. Se decidió no hacer un guion con preguntas establecidas, porque preguntando sobre un asunto en concreto podríamos profundizar más o menos según lo que nos contestarán. El guión que se estableció fue el siguiente: - Breve definición del objetivo que persigue TOPIC como organización - Estructura interna de TOPIC 12
  13. 13. - Tipo de comunicación externa que lleva a cabo TOPIC - En la escala de valores que tienen como organización en qué posición situarían la comunicación - Su público objetivo - Saber si llevan algún tipo de información dirigida a los jóvenes - Saber si los jóvenes participan en alguna de las actividades que organiza TOPIC - Cuál es la relación que tiene TOPIC con el CIT - Saber si existe algún limite por parte de CIT en cuanto a acciones que lleva a cabo TOPIC - Saber si consideran los entrevistados que los habitantes de Tolosa conocen TOPIC - Saber cuál es la percepción de los encuestados acerca de si los habitantes de Tolosa muestran interés por la organización - Saber si hay gente que colabora con la organización y su edad - Saber si las entrevistadas consideran importante la colaboración del voluntariado joven - La fortaleza de TOPIC - Saber qué factores externos influyen directamente en la manera de trabajar como organización (cambios legislativos, medioambientales, demográficos…) - Finalmente, proponerles que si se les concediera un deseo; que aspecto cambiarían de la organización 13
  14. 14. Análisis de resultados Tras acudir a las dos entrevistas se extrajeron los siguientes datos. En el caso de la entrevista de Idoia Otegi:  El objetivo de TOPIC es impulsar la vida cultural de Tolosa, hacer de un pueblo como este, un pueblo en el que predomine la cultura (pueblo cultural).  TOPIC es una asociación sin ánimo de lucro.  El trabajo en equipo es uno de los valores de la organización.  Sus actividades fundamentalmente están dirigidas a un público familiar.  Aún así, pretenden ampliar su público incluyendo a los jóvenes, a los que es cuesta mucho llegar. Aunque intentan acercarse a ellos mediante las redes sociales, dónde más se encuentran presentes, aún no lo han logrado satisfactoriamente.  Es muy difícil dar con jóvenes voluntarios para que trabajen en TOPIC.  Quien no obtiene información sobre TOPIC es porque no quiere, ya que utilizan la prensa por activa y por pasiva para informar al público.  La climatología es un factor que influye mucho. El clima de Euskadi ayuda a que la gente visite los museos. Cuando hace buen tiempo la gente aprovecha para hacer escapadas. Sin embargo, cuando hace malo, el museo se ve mucho más lleno.  El bajo presupuesto con el que trabajan les limita mucho a la hora de trabajar para desarrollar sus actividades. En el caso de la entrevista que se le hizo a María San Sebastián, el análisis de resultados fue el siguiente:  El bajo presupuesto con el que trabajan les limita mucho a la hora de trabajar para desarrollar sus actividades. 14
  15. 15.  TOPIC no es más que una marca más de CIT, con el objetivo de promover las marionetas y de este modo conseguir ser un punto de encuentro para los apasionados del mundo de las marionetas. Por ello, para TOPIC lo fundamental es la documentación de las marionetas y la organización y gestión de las exposiciones fijas.  La comunicación interna: la organización se divide en tres partes: la primera, se encarga de la documentación de todas las marionetas y la organización del museo; otra parte se encarga de la gestión de las actividades, espectáculos y talleres; y hay dos personas que se encargan de las notas de prensa y redes sociales.  Son un equipo con un ambiente inmejorable y apasionados de lo que hacen.  La comunicación externa: o Online: indicó que tenían presencia en las redes sociales de Facebook y Twitter y su página web, la cual hay una persona encarga de actualizarla diariamente. Mandan correos electrónicos a todas las personas que estén abonadas con información y actualizaciones. o Offline: reparto de folletos a oficinas de turismo de la zona y a otros museos. Carteles colocados por las calles para anunciar los espectáculos.  Además de ello tienen a dos personas encargadas de las notas de prensa y de las relaciones con los medios de comunicación.  Son un grupo muy pequeño y que la financiación que reciben es mínima y que por ello la comunicación no tiene un papel tan importante como se merecería en la organización.  Público objetivo: las familias, expertos y profesionales.  No se centran mucho en el público joven, su herramienta más fuerte para comunicarse con los jóvenes son las redes sociales, pero no hay nadie experto en gestionarlas y aunque han valorado la idea de contratar a alguien joven que las gestione, no tienen presupuesto (próximo objetivo). 15
  16. 16.  Creen que el público joven es fundamental para la organización ya que son los que tomarán el relevo, pero la participación de este público es mínima.  Influencia de factores externos: o Los cambios legislativos influyen, pero TOPIC ha conseguido que se les respete y que tampoco vayan tan al va y ven de las instituciones como pueden ir otras entidades o asociaciones. o En tema de la política se mantienen al margen, en TOPIC trabajan personas con diferentes ideologías, pero eso no se nota y menos se muestra al exterior. Si en algún momento se les ha visto relacionados con algún partido no han tardado nada en disipar las dudas. o La climatología es fundamental, porque si hace bueno la gente prefiere hacer planes en sitios no cerrados, por eso a ellos el mal tiempo les favorece. 16
  17. 17. Conclusiones Tras el análisis de las respuestas que concedieron tanto Idoia como María, se llegó a las siguientes conclusiones: Conclusiones de la entrevista de Idoia Otegui: Como conclusión de la entrevista a la Directora de Comunicación de TOPIC, podríamos decir, en primer lugar, que uno de los inconvenientes que tiene la organización es el limitado presupuesto con el que tiene que trabajar, ya que no es lo mismo trabajar con 1.000€ o con 10.000€ como presupuesto. Aún así, toda organización debe adecuarse al presupuesto con el que cuenta, sea bajo o alto, para desarrollarse y lograr su objetivo, eso sí, trabajando en equipo, valor fundamental del que TOPIC goza. Una de las maneras de que la organización logre su objetivo de fomentar la vida cultural en Tolosa es potenciando su perfil de asociación sin ánimo de lucro. Podrían, por ejemplo, en vez de poner un precio fijo para las entradas al museo, establecer la oportunidad de que el público pueda comprarlas por un precio simbólico, lo cual podría incrementar sus visitas debido a que el público sentiría poder y capacidad para pagar según la calidad que perciba del servicio. Aunque sus actividades fundamentales están dirigidas a un público familiar, TOPIC pretende llegar al público joven, pero la realidad muestra que a primera vista, todo su público lo identifica, más bien, con los niños. No basta con acercarse a los jóvenes mediante las redes sociales, puesto que los jóvenes no se sienten identificados y atraídos a la imagen de TOPIC y no se van a molestar ni siquiera en hacer un click para ver las páginas, ya que “no van con ellos”, lo cual demuestra el número de seguidores tan bajo que tiene su cuenta de Twitter: 48. Para acercarse al público joven la clave está en innovar, realizar alguna actividad que impacte a los jóvenes y de esta forma, lo empiecen a identificar con ellos. Esta también sería una buena manera de lograr voluntarios jóvenes para trabajar en TOPIC y formar así la siguiente generación de trabajadores de la organización. 17
  18. 18. TOPIC y sus marionetas deberían aprovecharse más de los largos inviernos que pasan todos los jóvenes sin demasiados planes por el frío y lluvioso temporal que suele hacer durante muchos meses. Se trata de una gran oportunidad para acercarlos a la organización y a los títeres. Conclusiones de la entrevista de María San Sebastián: Se aprecia que en TOPIC todos son un equipo y que trabajan con pasión por conseguir integrar el mundo de las marionetas entre todos y de eso es de lo que se valen. Porque gracias a ese buen trabajo en equipo han conseguido proyectos que han tomado importancia internacional y las subvenciones, que tanto necesitan. Es una organización que se ve más valorada a nivel internacional que en su propio territorio, esto se debe principalmente al poco interés que se tiene por las marionetas y por el hándicap de que „los museos son aburridos‟ y luchar contra eso es algo muy complicado porque la gente ya tiene la idea metida en la cabeza. En cuanto a la comunicación, se ha detectado que la interna podría estar mejor organizada, ya que los departamentos son muy subjetivos; sólo hay firmeza a la hora de marcar quiénes son los directivos de TOPIC, luego cada uno tiene un rol marcado, pero no de una forma muy concreta. Sobre la externa, es una organización que le queda mucho por aprender y formarse, principalmente por crear un departamento dedicado solo y exclusivamente a la comunicación. La comunicación offline que realizan está bien planteada pero solo para los abonados ya que lo único que hacen para captar a nuevas personas es colocar carteles o folletos en museos. Las redes sociales están gestionadas por personas inexpertas en el tema y que además se dedican a dirigir la organización, por ello no están del todo bien usadas y los jóvenes no se ven atraídos por ello. Al igual que hay una persona encargada de la página web, deberían contratar a una para las redes sociales. Pero aquí aparece el factor que no deja avanzar a la organización como desearía, el presupuesto. 18
  19. 19. Al ser una organización que funciona por subvenciones, evidentemente tienen que valorar mucho su capital e invertirlo donde realmente creen que van a sacar algún tipo de beneficio, se observa como las redes sociales no las ven como un elemento en el que invertir, por ahora, ya que nos han destacado que es uno de sus próximos objetivos. 19
  20. 20. b. Técnica social cuantitativa y conclusiones Para seguir con el diagnóstico del proyecto, el segundo paso fue el empleo de una técnica de investigación social cuantitativa mediante la realización de una encuesta. Para ello, lo primero que se estableció fue la muestra a encuestar. En este caso, resultó fácil; ya que la principal necesidad era conocer porqué no iban los jóvenes de entre 18 y 35 años de Tolosa a TOPIC. La mejor opción para saber esto, era acercase a los jóvenes de estas edades y encuestarles de tal manera que obtuviéramos información de primera mano. El jueves 10 de octubre, por la mañana se fue a Tolosa y a la gente que pasaba por la calle que podría pertenecer a las edades que se establecieron, se le encuestaba. De esta manera se obtuvieron diversos resultados que fueron de gran ayuda para entender porque los jóvenes no acudían a TOPIC2. 2 El modelo de encuesta esta en el apartado 6. ANEXOS de este informe 20
  21. 21. Análisis de resultados A continuación, se presenta el análisis de los resultados obtenidos tras la realización de la encuesta, como se ha mencionado el 10 de octubre de 2013 a los jóvenes tolosarras de entre 18 y 35 años. La mayoría de los encuestados conoce TOPIC, concretamente el 96,66%. El número de los encuestados que no conocen la organización es muy bajo; el porcentaje es de sólo un 3,33%. No lo conocen 3% Si lo conocen 97% En cuanto a los que han estado alguna vez presentes físicamente en TOPIC y los que no, las cifras se van acercando. Sin embargo, son más los tolosarras que nunca han ido a TOPIC (53,33%) que los que lo han visitado alguna vez (46,66%). No han estado 53% Si han estado 47% 21
  22. 22. Tras este principal análisis se presentarán los resultados obtenidos, en primer lugar, entre los que sí que han estado alguna vez en TOPIC, y en segundo lugar, entre los que jamás han acudido al centro. Panfletos 7% Trabajo personal 14%  Entre los que SÍ han estado en TOPIC... Colegio 22% Boca a boca 57% La mayoría de los tolosarras han sabido de la existencia de TOPIC a través del boca a boca (57,14%). Los colegios también han sido una vía de conocimiento del centro para el 21,42%, junto al trabajo personal (14,28%) y la visualización de panfletos publicitarios (7,14%). Lo que han llevado a visitar el centro a gran parte de los encuestados han sido el interés propio y los niños, ambos en el mismo porcentaje (35,71%). Los colegios también han transportado a muchos tolosarras (21,42%) a Topic, y también el trabajo personal (7,41%) de algunos de ellos en la inauguración y exposiciones del centro. Trabajo personal 7% Interés propio 36% Colegio 21% Niños 36% 22
  23. 23. Alta 14% A la hora de valorar la comunicación externa de TOPIC encontramos cierta diferencia entre la percepción de unos y otros; la mayoría, un 57,14% opinan que su comunicación externa es Media 29% baja, el 28,57% cree que es media y sólo un 14,28% la cataloga como alta. Baja 57% El cine, las obras de teatro y los conciertos son otros actos culturales a los que el No acuden a otros actos culturales 43% Si acuden a otros actos culturales 57% 57,14% de los tolosarras acuden. El 42,85% afirma que no acude a ningún otro acto cultural por falta de tiempo. 23
  24. 24. Hay a quienes no les gustan los títeres porque les dan miedo (14,28%) pero a la mayoría de los encuestados les gustan, concretamente, al 85,71%. No les gustan las marionetas 14% Si les gustan los títeres 86% Sólo niños 7% Todos los que han estado en TOPIC lo asocian a los títeres, y el 92,85% de ellos afirma relacionarlo tanto para los niños como los adultos, reconociendo Adultos y niños 93% gran parte de ellos que antes de acudir al centro creían que sólo era para los más pequeños. Sólo un 7,14% opina que TOPIC está dirigido a los niños tras haber acudido al centro. 24
  25. 25.  Entre los que NO han estado en TOPIC… Un 68,75% de los que jamás han visitado TOPIC acude a otros actos culturales como son el cine, el teatro, los conciertos, etc. El 31,25%, sin embargo, no acude a ningún otro acto cultural. Si están informados 50% No están informados 50% No acuden a otros actos culturales 31% Si acuden a otros actos culturales 69% El 50% de los encuestados cree que no está lo suficientemente informado en cuanto a las actividades culturales que hay en Tolosa frente al otro 50% que opina que sí que lo está mediante las pancartas y los panfletos. 25
  26. 26. Ninguno de los encuestados sigue a TOPIC en las redes sociales. No siguen Topic en redes sociales 100% Si han visitado la página web 13% No ha visitado la página web 88% Sólo un 12,5% ha visitado la página web oficial de TOPIC, afirmando que navegó en la web hace tiempo y comentando también que la estética de la página no es atractiva. El 87,5% no ha visitado la página web nunca. 26
  27. 27. En cuanto a TOPIC y las actividades que lleva a cabo, un 56,25% de los encuestados afirma que no le llegue ningún tipo de información ni física ni digital. Sin embargo, el 43, 75% afirma que sí le llegue información a través de panfletos y pancartas en la calle. No quieren recibir info. acerca de Topic 44% No reciben info. 56% Si quieren recibir info. acerca de Topic 56% Si reciben info. 44% El 56,25% afirma querer recibir información sobre las actividades que el centro lleva a cabo. El 43,75%, en cambio, dice no querer recibir ninguna información sobre TOPIC. 27
  28. 28. Aunque jamás hayan visitado TOPIC, la mayoría de los encuestados los asocian a Nada 13% los títeres. El 87,5% de ellos lo asocian con los niños, y sólo el 12,5% no lo asocia a nada, ni a ninguna franja de edad, ni a los títeres. Ninguno de ellos lo asocia con los adultos. Sólo niños 88% 28
  29. 29. Conclusiones A pesar de que la mayoría de los tolosarras conocen TOPIC, sea por el boca a boca, el colegio, el trabajo o la publicidad, más de la mitad de ellos no lo han visitado nunca porque lo asocian con los niños y no les resulta atractivo. Al realizar las encuestas, aunque la mayoría de éstas eran cerradas, muchos de los encuestados tolosarras argumentaban su ¨no asistencia¨ a TOPIC mediante los siguientes argumentos: el dinero que hay que pagar para entrar y la falta de interés por la directa asociación que hacen los jóvenes tolosarras entre los títeres y los niños. Tal es la falta de interés por la relación de las marionetas a los niños que incluso ninguno de los encuestados sigue a TOPIC en las redes sociales. Esta falta de interés se refleja además, en primer lugar, en las pocas visitas que recibe su página web oficial por parte de los tolosarras; los pocos que la han visitado, afirman haberlo hecho hace tiempo y no resultarle nada atractivo su diseño. Y en segundo lugar, porque casi la mitad de los tolosarras no desean recibir información sobre TOPIC. Además, para la gran parte de los tolosarras la comunicación externa de TOPIC es más bien baja, lo cual índica una deficiencia por parte de la organización, ya que la comunicación externa es esencial para que el público visite el centro. La mayoría de los encuestados que por el momento no han visitado TOPIC acuden a otras actividades culturales como conciertos, cine, teatro, etc., lo que confirma que la falta de asistencia a TOPIC no es la falta de interés cultural de los tolosarras, sino la falta de información atractiva sobre TOPIC. Existe una paridad entre los que han visitado el museo por interés propio y por acompañar a sus hijos. Se entiende, que los que acuden por interés propio es porque asocian TOPIC tanto con adultos como con niños. Cabe mencionar que prácticamente todos los que han visitado el centro por sus hijos, comentaban que aunque en primer lugar pensaban que era sólo para niños, tras conocerlo se dieron cuenta de que también era para adultos. 29
  30. 30. En definitiva, y brevemente, podemos decir que la conclusión extraída de la encuesta es la siguiente: la falta de interés hacia TOPIC por la muestra seleccionada de los jóvenes tolosarras de entre 18 y 35 años se debe a la relación directa de TOPIC y las marionetas con los niños, lo que produce que los tolosarras no visiten el centro, cuando en realidad, los que lo visitan se percatan de que es tanto para niños como para adultos, es decir, para todo el público . 30
  31. 31. c. DAFO DEBILIDADES FORTALEZAS Dependencia de las instituciones. Capacidad financiera limitada. Gastos. Falta de recursos. Producto diferente: producto para un sector muy específico o Falta de reconocimiento a nivel local. o Escasez de voluntariado joven. o Dificultad para hacer publicidad de TOPIC por carencia de recursos económicos. o Trabajo en equipo. o Compañerismo. o Profesionales creativos con alta experiencia. o Creen en lo que hacen. o Entusiasmo de los trabajadores por llevar el trabajo adelante. o Se trata de un proceso participativo. o Confianza entre los trabajadores. o Reconocimiento a nivel internacional. o Adaptación a los diversos cambios o (legislativos, demográficos, etc.) o Innovación de actividades. o Cercanía con los clientes. o Fidelización de los clientes. o Dinámicas y prácticas. o Presencia online. o Voluntariado AMENAZAS OPORTUNIDADES o o o o o o Falta de interés por las marionetas de los jóvenes. o Peligro de que no se siga con la o o o o labor de TOPIC en un futuro. Inestabilidad económica. Dependencia de financiación externa. Falta de afectividad. Contexto: la crisis económica, etc. o Instituciones interesadas en su desarrollo. o Producto sin competencia. o A nivel internacional está muy bien valorado. o Voluntariado. o Participación virtual. o Apoyo: de otras organizaciones del mundo de las marionetas a nivel internacional. 31
  32. 32. Tras haber analizado en profundidad las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) de la organización TOPIC podemos decir lo siguiente: TOPIC tiene muchísimas fortalezas, algunas de ellas imprescindibles como lo son el trabajo en equipo, la confianza entre los trabajadores, el creer en lo que hacen, etc. las cuales la hacen resistir como organización y la impulsan para ir mejorando día a día haciéndose un huequecito cada vez mayor en el mundo de los títeres a nivel mundial. Como toda organización también tiene una serie de limitaciones que deben intentar superar y mejorar, aunque muchas de ellas se deban a la actual situación de crisis que estamos viviendo ya que al ser una organización que depende de las instituciones no tiene los recursos necesarios para llevar a cabo todas las actividades, publicidad, etc. que les gustaría. La falta de interés por las marionetas de los jóvenes, el peligro que en un futuro no se siga con la labor que hacer TOPIC, la falta de afectividad de las personas a nivel local, etc. son algunas de las amenazas que la organización debe de tener presente en todo momento e intentar hacer frente para que estas no supongan un peligro futuro para la continuación de TOPIC. Y por último, las oportunidades. TOPIC cuenta con una serie de oportunidades que debe de saber aprovechar, sacarles el máximo partido y exprimirlas al máximo para poder desarrollar y crecer como empresa tanto a nivel internacional como a nivel local. 32
  33. 33. d. Conclusiones generales del diagnóstico Tras un análisis cualitativo, cuantitativo y tras ver las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de las que goza TOPIC; se han podido extraer una serie de conclusiones generales: - Una de las primeras conclusiones es que TOPIC es una organización en la que todos sus trabajadores son un equipo y es por ello, que trabajan con pasión por conseguir integrar el mundo de las marionetas entre todos. - Llama la atención que TOPIC sea más conocida y valorada a nivel internacional que a nivel local; ya que en Tolosa 96,66% lo conoce, pero más de la mitad de este porcentaje nunca ha asistido. - Hay que tener en cuenta que el sector de las marionetas es muy específico y que por esto su público no es tan amplio como el del cine, teatro, ópera, etc. Es un sector muy exquisito valorado por pocos. - En cuanto a la comunicación de TOPIC se observa que no es la más adecuada. Esto se debe a que ni la interna, ni la externa tienen una buena gestión. o La comunicación interna se ha establecido subjetivamente, ya que no hay un organigrama de empresa en el que se establezcan las labores de todos y cada uno de los trabajadores. Sin embargo, los puestos directivos sí que están establecidos. El efecto que esto crea, es una falta de organización que da lugar a una comunicación poco efectiva, que finalmente se refleja en la comunicación externa. o La comunicación externa de TOPIC refleja que es una organización a la que le queda mucho por aprender y formarse, principalmente por crear un departamento dedicado sólo y exclusivamente a la comunicación. La comunicación offline que realizan está bien planteada pero solo para los abonados, ya que lo único que hacen para captar a nuevas personas es colocar carteles o folletos en museos. Estas técnicas no surgen efecto entre la población joven, ya que no utilizan las herramientas apropiadas para ello. 33
  34. 34. - Uno de los factores que alegan los jóvenes para no acudir a TOPIC es el precio que hay que pagar por la entrada. De primeras no significa mucho gasto, pero prefieren gastar ese dinero en otras cosas. Además, a primera vista no les resulta atractivo. Una forma de acercar al público joven a TOPIC sería realizar actividades innovadoras y dar la oportunidad de que cada uno pague lo que piensa que el espectáculo se merece (precio simbólico). - La climatología es otro de los factores que afecta la asistencia al museo, ya que cuando hace bueno la gente opta por irse a pasar el día al aire libre; pero si la climatología no es buena, es más probable que la gente se acerque al museo siendo ésta una idea muy interesante. - Nos ha llamado la atención que con la importancia que le han dado tanto Idoia Otegi, como María San Sebastián a la comunicación en las entrevistas; que no tengan a nadie que se dedique exclusivamente a la comunicación de la organización. La directora de TOPIC, entrevistada, es la que se encarga de la gestión de TOPIC y de su comunicación pero de forma ¨muy casara, muy de andar por casa¨. - Lo más importante es la cohesión en una organización y en este caso no se refleja esta relación directa. En un principio no te das cuenta que TOPIC pertenece a CIT y sin embargo, la relación entre ambas organizaciones es totalmente directa. - Por último, resulta muy curioso que la imagen de TOPIC en Tolosa este muy relacionada con los niños, no siendo éste público el único objetivo de la organización. 34
  35. 35. 35
  36. 36. La planificación es momento de hacerse muchas preguntas: Para que un proyecto se pueda llevar a cabo resulta necesario realizar una adecuada planificación. En nuestro caso, KNOW ORAIN TOPIC, va a constar de una planificación en base a cuatro herramientas. La primera de ellas será la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), la segunda será el Diagrama de Gantt, la tercera será un plan de viabilidad y la última el Diagrama de PERT. Para poder planificar con estas herramientas, es imprescindible fijar las acciones que se llevarán a cabo de la siguiente manera: ¿Qué acciones vamos a llevar a cabo? 1.- Implantar un ¨Precio simbólico¨ en la entrada al museo para menores de 35 años. Razones: - Aunque nuestro público objetivo sea entre las edades comprendidas de 18 y 35 años, se tiene en cuenta la falta de presupuesto de los jóvenes menores de los 18 años. - Esta acción no se va a establecer en la población mayor a los 35 años porque se entiende que se pueden ¨permitir¨ o estaría dispuesto a pagar los 3 € de entrada al museo. 36
  37. 37. 2.- Realización de nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes Razones: - Se ha visto que los jóvenes tolosarras son reacios a asistir a TOPIC, por ello, se propone trasladar los espectáculos a establecimientos, como bares, más frecuentados por éstos. - Los bares más frecuentados por los jóvenes de Tolosa son: Kikara y Bikutz. - El día seleccionado para la realización de los espectáculos sería el último viernes de cada mes por la siguiente razón: o Se propone que a principios de cada mes, tanto el página de Facebook, como en la página web de TOPIC; aparezcan cuatro temas de los que se elegirá uno para la realización del espectáculo de final de mes. Serán los jóvenes los que elegirán el tema sobre el cual girara el espectáculo. 3.- Creación de un elemento visual exterior para la tienda - La tienda pasa desapercibida, ya que hasta que no se entra a TOPIC por primera vez no se tiene conocimiento de que está. - Se quiere implantar un cartel en el que se anuncie que dentro hay una tienda de suvenires relacionados con TOPIC. 4.- Participar con stands en ferias culturales - Esta acción tiene dos objetivos: recaudar dinero con la venta de suvenirs de la tienda (sacando la tienda a la calle) y para darse a conocer. 37
  38. 38. 5.- Creación de eventos para el 21 de marzo (día de las marionetas) - Decorar visualmente Tolosa (Plaza EuskalHerria) - Crear carteles anunciando las actividades que se llevarán a cabo ese día en Donosti, Eibar e Irún, ya que estas son las localidades más habitadas en Gipuzkoa. - Concurso de disfraces de marionetas en las universidades vascas en la fecha del 21 de marzo (razón por la cual será en las universidades: acercamiento de TOPIC a los jóvenes, considerando las universidades como un punto clave de socialización con el público joven). 6.- Actualización diaria de la página de TOPIC en Facebook - Se pretende cambiar su carácter informativo por un carácter más de entretenimiento/ocio. - Crear imágenes diarias de títeres en las que reflejen un estado de ánimo, experiencias de vida, citas de grandes pensadores, frases del mundo del títere, hechos sociales (¨han aprobado la ley de X¨)- Factores externos… dependiendo de la agenda cultural y social de Euskadi (en el ámbito en el que nos vamos a centrar). 38
  39. 39. Para centrar nuestras acciones creemos indispensable encontrar un punto de conexión entre ¨marioneta¨ y ¨joven¨. • Humor irónico /social • Tienda Marioneta Jóven • Bares • Redes Sociales 39
  40. 40. a. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) 40
  41. 41. A1 Implantar un ¨precio simbólico¨ en la entrada al museo para menores de 35 años A1.1 Comunicar y concienciar a TOPIC de la necesidad de implantar el ¨precio simbólico¨ A.1.1.1 A.1.1.2 A.1.1.3 A.1.1.4 A.1.1.5 A.1.1.6 A.1.1.7 A.1.1.8 A1.2 •Buscar un sitio físico para la reunión •Concretar un horario óptimo para reunir a todos los empleados •Enviar un email a Idoia Otegi (Dir. Topic) para que a su vez ella lo reenvie entre sus empleados informándole de la reunión y el asunto a tratar •Crear un guión para concienciar de la reducción de ingresos y convencer de los beneficios que puede aportar •Conocer los recursos necesarios: ordenador, proyector y fotocopias •Conocer el gasto que los recursos suponen •Hacer una reunión informativa con todos los empleados •Aportar un email para posibles dudas Implantar el ¨precio simbólico¨ A.1.2.1 A.1.2.2 A.1.2.3 •Crear carteles que anuncien el ¨precio simbólico¨ •Conocer el gasto de impresión de carteles •Colocar los carteles en puntos estratégicos para que sea visualizado por nuestro público objetivo 41
  42. 42. A2 Realización de nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes A2.1 Reunir a TOPIC para informar acerca de la acción A.2.1.1 A.2.1.2 • Conocer los recursos materiales y humanos necesarios para la reunión A.2.1.3 • Concretar lugar y fecha A.2.1.4 • Hacer conocer el lugar y la fecha a los empleados de Topic mediante un email A.2.1.5 A2.2 • Preparar el guión de la reunión • Hacer la reunión Selección de los establecimientos frecuentados por los jóvenes A.2.2.1 • Nombrar a un equipo A.2.2.2 A.2.2.3 • Recoger los datos A.2.2.4 • Contactar con los bares A.2.2.5 • Negociar condiciones para la realización de la acción A.2.2.6 A2.3 • Hacer un análisis cualitativo para conocer cuáles son los locales frecuentados por los jóvenes • Comunicar a Topic los resultados obtenidos Comunicar el evento A.2.3.1 •Reunión con el equipo para concretar el diseño del cartel y la comunicación del evento A.2.3.2 •Comprar materiales A.2.3.3 •Realizar el cartel A.2.3.4 •Imprimir el cartel A.2.3.5 •Colocar el cartel en lugares estratégicos de Tolosa A.2.3.6 •Publicar noticias sobre el evento en las Redes Sociales (Topic +estblecimientos) 42
  43. 43. A2.4 Preparar el concurso A.2.4.1 • Reunir al equipo para concretar cuáles son los temas que entran en el concurso A.2.4.2 • Recoger los carteles para hacer recuento A.2.4.3 • Anunciar en las redes sociales sobre el resultado A.2.4.4 • Contratar el monologuista A.2.4.5 • Contrastar el guión del monologuista 43
  44. 44. A3 Creación de un elemento visual exterior para la tienda A3.1 Diseñar el cartel exterior de la tienda A.3.1.1 A.3.1.2 A.3.1.3 A.3.1.4 A.3.1.5 A.3.1.6 A.3.1.7 A3.2 • Asignar un responsable para llevar a cabo el diseño del cartel • Elegir el diseño en base al público establecido en la fase 1 y los valores de la institución • Elegir el tamaño y la forma • Elegir el color • Elegir la tipografía • Elegir el mensaje acompañante: "¡Entra en la Tienda Topic, y descubre nuestros productos!" • Concretar el material necesario para el diseño: ordenador, contrato de impresión (tinta, papel...) Implantar el cartel exterior de latienda A.3.2.1 A.3.2.2 • Elegir posición del cartel A.3.2.3 • Elegir ubicación y altura del cartel A.3.2.4 A3.3 • Valorar la ubicación adecuada del cartel • Contratar una persona para la colocación del cartel Presentar el cartel A.3.3.1 • Enviar un email a todos los empleados de Topic para informar sobre el nuevo cartel A.3.3.2 • Publicar una fotografía en la página oficial y en Facebook, sobre este nuevo elemento 44
  45. 45. A4 Participar con stands en ferias culturales A4.1 Comunicar a TOPIC la iniciativa A.4.1.1 A.4.1.2 • Mandar la carta vía email a todos los trabajadores de TOPIC A.4.1.3 • Concretar la reunión A.4.1.4 • Preparar un guión para la reunión A.4.1.5 A4.2 • Preparar una carta que informe de la acción que se quiere llevar a cabo • Hacer la reunión Conocer las ferias culturales que se hacen en Tolosa A.4.2.1 A4.3 • Conocer las fechas en las que se celebran en la página web del CIT Conocer los recursos necesarios para el stand A.4.3.1 • Conocer el precio de los materiales necesarios A.4.3.2. • Comprar los materiales necesarios A.4.3.3 A.4.3.4 A.4.3.5 • Contratar a una persona encargada del stand • Elegir los suvenirs que se llevarán al expositor • Enseñarle a la persona contratada el trabajo de un stand 45
  46. 46. A5 Creación de eventos para el 21 de marzo (día de las marionetas) A5.1 Decorar visualmente Tolosa (Plaza EuskalHerria) A.5.1.1 A.5.1.2 • Concretar una reunión con el Ayuntamiento de Tolosa para pedir permisos A.5.1.3 • Preparar la reunión con el Ayuntamiento A.5.1.4 • Mantener la reunión con el Ayuntamiento A.5.1.5 • Diseñar los elementos con los que se va a decorar Tolosa A.5.1.6 • Comprar el material necesario A.5.1.7 • Elaboración de los elementos A.5.1.8 • Comprar el resto de elementos visuales que no se han realizado manualmente A.5.1.9 A5.2 • Reunión con el equipo para concretar la ubicación y los elementos visuales que se quieren colocar • Contratar una empresa que ayude a Topic a colocar los elementos visuales Crear carteles anunciando las actividades que se llevarán a cabo ese día en Donostia, Eibar e Irún A.5.2.1 •Reunión con el equipo para concretar el diseño del cartel A.5.2.2 •Nombrar a un equipo responsable del diseño A.5.2.3 •Concretar en material necesario para la realización del cartel A.5.2.4 •Comprar material el material para la realización del cartel A.5.2.5 •Realización del cartel A.5.2.6 •Presentación del cartel al equipo A.5.2.7 •Reunión del equipo para especificar cuándo, dónde y cómo se van a colgar los carteles en las tres ciudades A.5.2.8 •Nombrar a un equipo responsable de la colocación de carteles A.5.2.9 •Colocación de carteles 46
  47. 47. A5.3 Concurso de disfraces de marionetas en las universidades vascas en la fecha del 21 de marzo obteniendo como trofeo •Reunión con el equipo para descuentos en la cafetería concretar las normas de presentación y papeles del concurso A.5.3.1 A.5.3.2 A.5.3.3 A.5.3.4 A.5.3.5 A.5.3.6 A.5.3.7 A.5.3.8 A.5.3.9 A.5.3.10 A.5.3.11 A.5.3.12 A.5.3.13 A.5.3.14 A.5.3.15 A.5.3.16 A.5.3.17 •Concretar reuniones con las diferentes universidades para cerrar el concurso •Preparar la reunión •Realizar la reunión •Concretar reuniones con las cafeterías de las universidades que pertenecen a empresas externas a la universidad para cerrar el trofeo •Preparar la reunión •Realizar la reunión •Publicitar el evento en las diferentes redes sociales (a su vez las universidades lo harán en sus redes sociales) •Designar a un grupo de personas de la organización que realice carteles para que los alumnos se puedan apuntar •Concretar los lugares de la universidad donde se van a colgar los carteles •Colgar los carteles un mes antes del concurso •Recogida de carteles •Encargarse de comprar el material que se necesite para el concurso (libretas, cartulinas, bolígrafos…) •Anunciar por las redes sociales que el evento se celebrará en días próximos •Llegar una hora antes del evento a las universidades •Colocar unas mesas en el lugar donde se va a hacer el evento y adaptar el lugar para la buena realización de la acción •Realizar el concurso 47
  48. 48. A6 Actualización diaria de la página web de Topic A6.1 Cambiar el carácter informativo por entretenimiento A.6.1.1 A.6.1.2 •Preparar un guión para la reunión A.6.1.3 •Informar a los empleados del lugar y la hora de la reunión A.6.1.4 •Asignar a un responsable para llevar a cabo la actualización de las redes sociales A.6.1.5 •Elegir el formato en el que se van a subir las actualizaciones A.6.1.6 A6.2 •Reunir a Topic para concretar el asunto •Elegir las actualizaciones de cada día de las redes sociales Implantar nuevas formas de “llegar” a nuestro público objetivo A.6.2.1 A.6.2.2 A.6.2.3 •Elegir elementos divertidos y originales •Elegir refranes características del mundo de las marionetas •Elegir citas de grandes pensadores •Elegir hechos sociales impactantes A.6.2.4 A6.3 Fomentar la cultura de los jóvenes en relación con los títeres A.6.3.1 A.6.3.2 •Actualizar la página con factores externos culturales y sociales en Euskadi •Actualizar las noticias sobre el mundo de los títeres A.6.3 •Crear un apartado de comentarios para fomentar la participación .3 48
  49. 49. b. Diagrama de Gantt 49
  50. 50. Tras el diagrama de las acciones generales, se profundizará en la duración de las subtareas de cada acción en el orden que se llevaran a cabo: 50
  51. 51. 51
  52. 52. d. 52
  53. 53. 53
  54. 54. 54
  55. 55. 55
  56. 56. 56
  57. 57. 57
  58. 58. 58
  59. 59. a. Presupuesto general 1. Costes laborales fijos La empresa está formada por 9 empleados fijos. Los salarios de estos empleados forman la parte más significativa del presupuesto, teniendo en cuenta que todos trabajan de lunes a domingo (10 horas semanales por trabajador) durante 3 meses (febrero, marzo, abril): 15,6 €/h x 10 horas semanales x 12,6 semanas x 9 trabajadores = 17.690,4 € COSTE SALARIAL (por empleado) SUELDO BRUTO SEGURIDAD SOCIAL 12€/h 3,6 €/h 15,6€/h por persona El coste salarial implica los costes laborales y cada empleado recibirá mensualmente por su trabajo invertido en el proyecto un total de 1.206 € netos. Las tareas por las que cobran los trabajadores se han descrito con anterioridad, entre ellas están: las reuniones, la organización de eventos, la negociación de licencias y contratos, diseño de carteles, financiación, publicaciones y control de redes sociales, etc. 59
  60. 60. 2. Coste por acción (materiales, equipamiento, contratos y práctica) Acción 1 Implantar un "precio simbólico" Manual de presentación de la reunión (3 trabajadores TOPIC + 9 trabajadores ASSLA) 12 € Imprimación de los carteles (30 carteles) 90 € Colocación de los carteles (contratación de personal) 50€ TOTAL 152 € Acción 2 Realizar nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes Estudio de mercado (material de impresión) Coste uso del local (contrato) 50 € Contrato del monologuista 60€ Publicidad del evento (imprimación de carteles, y su colocación) TOTAL 40 € 90 € 240 € 60
  61. 61. Acción 3 Creación de un elemento visual exterior para la tienda Realización del panel (chapa aluminio + mensaje) Colocación del cartel 100 € 25 € TOTAL Acción 4 125 € Participar con stands en ferias culturales Licencia 100 € Material requerido. mesa, toldo, mantel base, caja registradora, transporte... (contrato) 150 € Contratación del personal ubicado en el stand Formación del personal del stand TOTAL 45€ 20 € 315 € 61
  62. 62. Acción 5 Crear eventos para el 21 de marzo (día de las marionetas) Permiso del ayuntamiento 30 € Material requerido. (pintura, pinceles, telas, papel, tinta, cuerdas, etc.) 50 € Colocación de los elementos visuales 50€ Imprimación de los carteles para anunciar el evento Colocación de los carteles en Donostia, Irún, Eibar y Tolosa Imprimación de los carteles para que los alumnos se apunten Material requerido para el concurso (libretas, bolígrafos, ordenador...) 360 € 150 € 60 € 50 € 420 € Gastos extras del concurso (transporte, premio, encargado...) TOTAL 1.170 € 62
  63. 63. Acción 6 Actualización diaria de la página de TOPIC en Facebook TOTAL *Hay que tener en cuenta que un trabajador de TOPIC tiene que ser responsable de la actualización constante de las redes sociales Sin coste Presupuesto Acciones TOTAL 2.002 € 63
  64. 64. 3. Presupuesto por Partidas Costes laborales 17.690,4 € Material/Equipamiento 892 € Licencias, contratos, formación 1.110 € PRESUPUESTO TOTAL 19.692,4 € 64
  65. 65. b. Diagrama de PERT A continuación hemos realizado un diagrama de PERT. De este modo podremos visualizar la secuencia de acciones a desarrollar en nuestro proyecto, hasta la evaluación de tiempos de realización de las mismas, y la evaluación de la relación entre dichos tiempos y los costes que inciden en su desarrollo. Tarea Duración (por días) Realización A. Implantar un “precio simbólico” en la entrada al museo para menores de 35 años. 3 días (1,2,3 marzo) Topic - B. Realización de nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes. 6 días (1,2,4,5,6,7 marzo) Topic - bares - C. Creación de un elemento visual exterior para la tienda. 3 días (8,9,10) Topic - D. Participar con stands en ferias culturales. 3 días (1,2,11) Topic - 6 días (12,13,14,15,16,17 marzo) Topic - E. Creación de eventos para el 21 de marzo (día de las marionetas). F. Actualización diaria de la página de Topic en Facebook. Continuamente (1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13 14,15,16,17,18,19) Predecesora A, B, C, D, E. 65
  66. 66. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 INICIO 3 A 7 B 2 3 4 3 C 11 D 9 5 E 6 7 6 E 8 El proyecto se va a desarrollar durante los primeros 19 días del mes de marzo. En el diagrama que se observa arriba, el proyecto comienza en el punto de inicio y de este salen las cinco primeras tareas. Las tareas que comienzan en el punto de inicio están unidas con el día de su finalización mediante una línea continua, y estas a su vez, se unen con la tarea de final de proyecto con una línea continua (relación). Sin embargo, hay tareas que no comienzan el mismo día de inicio (aunque si se les tiene en cuenta desde el día de inicio) por ello, hemos unido el día de inicio con el día que comienza la tarea con una línea discontinua y desde el día de comienzo de la tarea hasta el día de finalización una línea continua. Estas tareas están unidas con la tarea de final de proyecto por líneas continuas. Todas las tareas están relacionadas directamente con la tarea seis, ya que todas las acciones que haga TOPIC tienen la necesidad de estar constantemente actualizándose o anunciándose en sus redes soc 66
  67. 67. 67
  68. 68. 4. Ejecución del proyecto Esta cuarta fase enfoca el proyecto en su ejecución. De lo que va a tratar este apartado es en un primer lugar de mostrar mediante un organigrama como se está organizando ASSLA (la agencia de proyectos de comunicación que está llevando a cabo KNOW ORAIN TOPIC) y quienes son las personas que dentro de este equipo de trabajadores toman las decisiones. En un segundo lugar, se profundizará en los materiales de acción siguiendo el mimo esquema en los cuatro seleccionados (reunión, carcelería, preparación del evento y actualización de la página web). Finalmente, se tratara de hacer un control y seguimiento de esta fase del proyecto, de la ejecución, mediante cuatro puntos: la selección del personal que realizará la tarea de control en cada momento, y punto del proyecto, el establecimiento de un calendario de reuniones, identificando los hitos del proyecto y mediante la elaboración de fichas comparativas entre lo planificado y lo realizado. El objetivo de esto será la elaboración de un informe de rendimiento en el cierre del proyecto. 68
  69. 69. a. Organigrama de cargos: responsabilidades y tareas KNOW ORAIN TOPIC es un proyecto externo a la organización tolosarra de títeres Topic. Dicha organización creyó conveniente contratar el servicio de elaboración de un proyecto de comunicación que ayudará a ver qué carencias tenían en relación con la comunicación con los jóvenes. Para ello, contrato a ASSLA la realización del proyecto de comunicación. ¿Quiénes somos ASSLA? Nosotros somos una agencia llamada ASSLA que se dedica a la realización de proyectos de comunicación para organizaciones que soliciten de nuestro servicio. Nuestra agencia está compuesta por nueve trabajadores fijos. Sin embargo, cuando necesitamos personal de apoyo para llevar a cabo los proyectos que se nos encargan, contratamos a más empleados. En el caso del proyecto que TOPIC nos ha solicitado, al que se le ha llamado KNOW ORAIN TOPIC, estamos trabajando todo el personal de ASSLA; además de contar también con la ayuda de más trabajadores. A pesar de que el rol de cada uno de los trabajadores esté definido en ASSLA, no todos los proyectos son iguales ni tampoco tienen las mismas necesidades. Por ello, la función de cada una de las personas que componen ASSLA puede variar en función del proyecto. Para conocernos más es necesario conocer cómo trabajamos, nuestro organigrama; ya que, ¨conocer el organigrama de la empresa, da seguridad y motiva al empleado¨. Además, ¨al usuario le da confianza y noción de los servicios que ofrece¨3. Trabajamos mediante equipos (grupos de trabajo) porque creemos que es la manera más efectiva de aportar y compartir los conocimientos que tenemos cada una de nosotros. 3Carlos Hernandez Orozco; Análisis administrativo: técnicas y métodos; EUNED 2007; Costa Rica; páginas 85-97 69
  70. 70. El comité directivo lo forman las personas encargadas (quienes toman las decisiones dentro de cada departamento): Ana, Sandra, Laura, Alba y Silvia. Se encargan de controlar el proyecto en cada fase y del cierre del mismo. Comité directivo Se hacen reuniones para decidir cómo hacer las cosas por consenso, con el objetivo de hacer más democrática nuestra organización. Comité financiero Comunicación Planificación Diseño Página web/ RRSS Encargada financiera (Ana) Encargado de com. (Sandra) Encargada de planificación (Laura) Encargada del diseño (Alba) Encargada de RRSS (Silvia) Financiero Comunicación (Borja) (Paula, Edurne) Planificador (Ander) 70
  71. 71. Comité financiero: Dentro del organigrama de ASSLA hay este departamento en el cual hay dos trabajadores, Ana y Borja que se encargan de: - La gestión financiera de las actividades diarias - La gestión financiera de las actividades de KNOW ORAIN TOPIC Ana (encargada financiera) tiene más responsabilidades frente a Borja (financiero), ya que ella es quien toma las decisiones dentro de este departamento y la que se encarga en cada fase del proyecto de controlar lo relativo a la contabilidad. La responsabilidad que tienen principalmente es ver si el plan de viabilidad se está cumpliendo en cada proyecto, es decir, verificar que las acciones y el presupuesto que se les supone se está realizando tal y como se planificó. Departamento de Comunicación: Dentro del organigrama de ASSLA hay este departamento en el cual hay dos trabajadores, Alba, Edurne y Maitane que se encargan de: - Hacer diagnósticos (análisis internos: obtener información de las organizaciones que nos encargan proyectos de comunicación; análisis externos: encuestas…) - Las reuniones con las organizaciones, en este caso con TOPIC - Fijar objetivos Alba (encargada de comunicación) tiene más responsabilidades frente a Edurne y paula (trabajadoras en comunicación), ya que ella es quien toma las decisiones dentro de este departamento y la que se encarga en cada fase del proyecto de controlar lo relativo a la comunicación. La responsabilidad que tienen estas trabajadoras es por un lado, la de la de fijar unos objetivos medibles y cuantificables para su posterior evaluación en cada fase del proyecto y en el cierre del mismo. 71
  72. 72. Planificación: Dentro del organigrama de ASSLA se encuentra este departamento en el cual hay dos trabajadores, Laura y Anderque se encargan de: - La planificación de proyectos - La planificación de plazos, periodos y fases Laura (encargada de planificar) tiene más responsabilidades frente a Ander (planificador), ya que ella es quien toma las decisiones dentro de este departamento y la que se encarga en cada fase del proyecto de controlar lo relativo a la planificación. Las responsabilidad que tienen principalmente es ver si lo planificado mediante tres herramientas se está cumpliendo tal y como se fijo. Las herramientas con las que planifican son: el diagrama de Gantt, el diagrama de Pert y la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Diseño: Dentro del organigrama de ASSLA hay este departamento en el cual hay una trabajadora Alba que se encargan del: - Diseño de materiales visuales para los proyectos - Estructurar el informe final que se le entrega a las organizaciones que solicitan nuestro servicio Alba (encargada de diseño) tiene una responsabilidad principal que es la siguiente: encargarse de que todo lo referente al diseño esté en perfectas condiciones a la hora de entregárselo a las organizaciones. Además, tiene que contactar con la imprenta o con empresas que se dedican a la elaboración de rótulos para que impriman en los diferentes materiales que se necesiten el diseño planificado. En otras palabras, se encarga de elaborar lo necesario para el diseño y de controlar lo realizado en torno al diseño en cada fase. Es ella quien toma las decisiones. 72
  73. 73. Página web/ RRSS: Dentro del organigrama de ASSLA hay este departamento en el cual hay una trabajadora Silvia que se encargan de: - La actualización de las RRSS de ASSLA - La formación/contratación de personas que se dediquen a actualizar las páginas web y RRSS de las organizaciones que nos encargan proyectos de comunicación Silvia (encargada de la página web y RRSS) es quien toma las decisiones dentro de este departamento y la que se encarga en cada fase del proyecto de controlar lo relativo a este departamento. Además, tienen que contactar con gente que haya cursado estudios acerca de las páginas web para recomendárselos a las organizaciones que nos encargan proyectos de comunicación, con el objetivo de que estas personas trabajen ahí. La responsabilidad que tiene principalmente es ver si las personas que contrata son competentes y de controlar lo relativo a este departamento (los objetivos, las acciones que tengan que ver con esto). 73
  74. 74. b. Preparación de la documentación de cada acción (materiales de acción) Dentro del proyecto de KWON ORAIN TOPIC se deben especificar los materiales de acción para su correcta ejecución. Teniendo en cuenta que en las acciones que se especificaron en la planificación había más materiales de acción de los que se desarrollarán a continuación, se debe explicar que los cuatro seleccionados se han considerado los más importantes. Entre estos cuatro están: las reuniones, el material visual (cartel), un evento y la actualización diaria de la página de Facebook que tiene TOPIC. La profundización de cada material de acción consta de dos puntos que son los siguientes: 1. Contextualización 2. Pasos para la acción - Elaboración de un guión de desarrollo - Inventario en los materiales-documentos necesarios para su desarrollo - Elaboración de dichos materiales 74
  75. 75. 1. Contextualización Se va a llevar a cabo una reuniónpara informar y considerar con TOPIC las siguientes acciones que se quieren llevar a cabo: o Implantar un precio simbólico o Realizar nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes o Participar con stands en ferias culturales o Crear eventos para el 21 de marzo (Día Internacional de la Marioneta) 2. Pasos para realizar la acción Guión de desarrollo Dentro de la agencia de proyectos de comunicación ASSLA, el Departamento de Comunicación será el encargado de reunirse con TOPIC, ya que en el comité directivo se consensuó que sería este departamento el que cubriría esta función. ASSLA convocará a TOPIC para la reunión vía e-mail y éstase realizará el 1 de marzo del 2014 a de 9:00h a 11:00h en Tolosa, habilitando una de las habitaciones del edificio de TOPIC con un proyector y una pantalla (donde se irán presentando visualmente los temas a tratar a través de un ordenador), con sillas y con mesas. En los primeros minutos, entre las se realizará una presentación explicando el motivo de la reunión, y a continuación, hasta las 9:30, se hablará sobre la implantación de un precio simbólico a la entrada del museo de TOPIC. En este tiempo se tratará de concienciar a TOPIC sobre los beneficios que pueden aportar esta acción y el gasto que suponen los recursos necesarios para ello. 75
  76. 76. Después, entre las 9:30 y las 10:00 se tratará la realización de nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes, seleccionando un establecimiento y teniendo en cuenta los recursos físicos e humanos que precisaría, además del gasto. En la siguiente media hora, de 10:00 a 10:30 se comentará la participación con stands en ferias culturales. Para ello, se tendrá preparada una lista con las fechas en las que éstas se celebran, que se repartirá a todos los participantes en la reunión. En este periodo de tiempo se hablará de los recursos físicos, materiales y legales necesarios, teniendo en cuenta el gasto económico que estos requieren, y se hará una selección de los suvenirsque se llevarán al expositor. Durante la última media hora, es decir, entre las 10:30 y las 10:58 se hablará sobre la creación de eventos para el 21 de marzo, concretando la ubicación y los elementos visuales a colocar en Tolosa, y la reunión con el Ayuntamiento de Tolosa para la solicitud de permisos. Se hablará, además, de la contratación de una empresa externa que ayude a colocar los elementos visuales y del concurso de disfraces de marionetas en las universidades vascas que tendrá como premio descuentos en la cafetería. También se hablará acerca del gasto que requieren los recursos físicos, humanos y legales necesarios para llevar a cabo dicha acción. Por último, cabe mencionar que al tratarse de una reunión informativa, y a su vez, de retroalimentación, no habrá un tiempo determinado para realizar preguntas; se podrá interrumpir la reunión informativa en cualquier momento para realizar preguntas, comentar ideas, opiniones, etc. Comentar, además, que no se ha establecido ningún tiempo de descanso, ya que no se considera necesario por la corta duración que tendrá la reunión. Para dar por finalizada la reunión, se aportará un e-mail para posibles dudas durante los últimos minutos. 76
  77. 77. Inventario Material Unidades Sillas 10 Mesas 2 Ordenador 1 Proyector 1 Pantalla de proyección 1 Bolígrafos 15 Cuadernillos 15 Fotocopias 15 Botellas de agua 15 Caramelos 30 77
  78. 78. Plantilla del guión 9:00: Presentación. Introducción a la reunión. 9:00 – 9:30: Implantación del precio simbólico o o o Beneficios Recursos físicos e humanos necesarios Gastos económico en los recursos Comentarios: 9:30 – 10:00:Realizar nuevos espectáculos en establecimientos frecuentados por jóvenes o o o Selección del establecimiento Recursos físicos e humanos necesarios Gasto económico en los recursos Comentarios: 10:00 – 10:30: Participar con stands en ferias culturales o o o o Repartición de lista con fechas de ferias culturales Recursos físicos, humanos y legales necesarios Gasto económico en los recursos Selección de suvenirs para llevar al expositor Comentarios: 10:30 – 10:58: Crear eventos para el 21 de marzo (Día Internacional de la Marioneta) o o o o o o Concretar ubicación/colocación elementos visuales Concretar reunión con el Ayunt. de Tolosa para solicitar permisos Contratación de una empresa ext. que ayude a colocar los elementos visuales Concurso de disfraces de marionetas en las universidades vascas Recursos físicos, humanos y legales necesarios Gasto económico en los recursos Comentarios: 10:58: Cierre. Aportar e-mail para posibles dudas. 78
  79. 79. 1. Contextualización La idea que tenemos respecto a este material es la creación del cartel exterior que comunique la existencia de una tienda de artículos de TOPIC, que se encuentra en la recepción del museo, y que sin embargo, si no entramos en el museo no somos conscientes de su existencia. La idea se ha construido en base a los objetivos planteados para el proyecto de comunicación, puesto que puede que muchos jóvenes no acudan al museo o no les interese, pero que sin embargo, sí que comprarían algún artículo: un llavero, un bolígrafo, o una pequeña marioneta decorativa... La tienda es un elemento esencial para la captación de jóvenes, y se está desaprovechando, además de suponer un "posible" aumento de los ingresos. 2. Pasos para realizar la acción Guión de desarrollo El diseño será el siguiente:  Un mensaje: "TIENDA Topic"  Las imágenes: se añadirá una sola imagen sencilla de una marioneta, en la parte derecha inferior del cartel, para dotar de toda su esencia al cartel. 79
  80. 80.  La tipografía: es la misma que utiliza TOPIC para todas las letras de los elementos visuales al público. No queremos ofrecer una imagen de la tienda de TOPIC como algo separado totalmente de su actividad; queremos lograr coherencia, y por ello hemos decidido mantener la tipografía.  El color: se va a jugar con tres colores, es decir, una tricotomía. Se utilizarán el color rojo, el blanco y el negro, como marca la identidad visual de TOPIC. La palabra tienda irá en negro puesto que es la parte más relevante, y tiene que leerse con la mayor claridad. El nombre de la organización, se ilustrará con sus colores habituales (rojo, blanco y negro), al igual que la imagen de la marioneta.  El formato: del formato se encargará una empresa subcontratada que tendrá la labor de imprimir el mensaje y la imagen sobre una chapa de aluminio. Esta chapa medirá 70 cm de largo y 35 de ancho. La ubicación del cartel será muy visual para todos los que pasen por esa zona (céntrica en Tolosa), ya que se colocará a dos metros del suelo y en el lado derecho de la puerta de entrada al museo. De forma que todo aquel que pasaba y no se interesaba por el museo, quizás ahora, pueda interesarse por la compra de algo material. Para favorecer esta acción, se ha pensado que sería conveniente la implantación de un escaparate atractivo con los artículos más llamativos para los jóvenes, de forma que la posibilidad de venta sea mayor. Pero, esta acción conlleva obras estructurales que supondrían un serio problema de trabajo, de organización, y sobre todo, de presupuesto. En definitiva, se trata de un cartel fijo exterior de chapa, con la tipografía característica del nombre "TOPIC" y acompañada de la imagen de una marioneta, que se coloca en la entada al museo con el fin de atraer a los jóvenes al establecimiento. Es una primera toma de contacto. Por eso, 80
  81. 81. todos los elementos que comunican de la existencia de una tienda interior transmiten sencillez y juventud: se hace un juego con la T, se añade una imagen de una marioneta nada infantil y además los colores son modernos, pero no demasiado llamativos. Se considera que la tienda de artículos de TOPIC es un elemento con gran potencial de atracción para los jóvenes y que, por lo menos de esta forma, se puede acercar a este público al museo. Inventario 81
  82. 82. Elaboración del cartel 82
  83. 83. 1. Contextualización: La acción 5 consiste en decorar Tolosa el día 21 de marzo con elementos visuales relacionados con las marionetas a causa de que es el día de las marionetas. Se colocarán en la ciudad carteles para anunciar los eventos. Uno de los eventos que se van a realizar es concurso de disfrace en las universidades. Se colocan carteles un mes antes para que la gente se pueda apuntar. El día 21 se llevará a cabo el concurso en todas las universidades del País Vasco. 2. Pautas para la realización: Guión Cronograma de los momentos centrales de la acción : 1º- Decorar visualmente Tolosa (Plaza EuskalHerria) 2º- Crear carteles anunciando las actividades que se llevarán a cabo ese día en Donostia, Eibar e Irún. 3º- Concurso de disfraces de marionetas en las universidades vascas en la fecha del 21 de marzo obteniendo como trofeo descuentos en la cafetería. Invitaciones, mailling… El evento no requiere de invitación previa ya que los adornos van a estar en las calles. Y para el concurso de disfraces tampoco se necesita invitación ya que pueden participar todos los estudiantes que quieran. 83
  84. 84. Para los abonados o socios de TOPIC se redactará un correo avisándoles del evento, para que puedan acudir si lo desean y así también se les informa de la decoración en Tolosa Personal requerido para el desarrollo de la acción: Decorar visualmente Tolosa (Plaza EuskalHerria): o Reunión con el equipo para concretar la ubicación y los elementos visuales que se quieren colocar: dirección de ASSLA o Concretar una reunión con el Ayuntamiento de Tolosa para pedir permisos: encargada de organización y coordinación; y secretariado o Preparar la reunión con el Ayuntamiento: dirección de ASSLA o Mantener la reunión con el Ayuntamiento: el equipo entero de ASSLA o Diseñar los elementos con los que se va a decorar Tolosa: departamento de elementos visuales o Comprar el material necesario: departamento de elementos visuales o Elaboración de los elementos: departamento de elementos visuales o Comprar el resto de elementos visuales que no se han realizado manualmente: departamento de elementos visuales o Contratar una empresa que ayude a TOPIC a colocar los elementos visuales: departamento de elementos visuales y dirección o Hacer publicidad mediante redes sociales: departamento de redes sociales 84
  85. 85. 5.2 Crear carteles anunciando las actividades que se llevarán a cabo ese día en Donostia, Eibar e Irún. o Reunión con el equipo para concretar el diseño del cartel: departamento de elementos visuales y dirección o Nombrar a un equipo responsable del diseño: departamento de elementos visuales y dirección o Concretar en material necesario para la realización del cartel: departamento de elementos visuales o Comprar material el material para la realización del cartel: departamento de elementos visuales o Realización del cartel departamento de elementos visuales o Presentación del cartel al equipo: departamento de elementos visuales o Reunión del equipo para especificar cuándo, dónde y cómo se van a colgar los carteles en las tres ciudades: departamento de elementos visuales y dirección o Nombrar a un equipo responsable de la colocación de carteles: departamento de elementos visuales y visuales o Colocación de carteles: empresa contratada por Assla para la colocación de carteles 5.3 Concurso de disfraces de marionetas en las universidades vascas en la fecha del 21 de marzo obteniendo como trofeo descuentos en la cafetería: o Reunión con el equipo para concretar las normas de presentación y papeles del concurso: equipo de ASSLA o Concretar reuniones con las diferentes universidades para cerrar el concurso: dirección y secretariado 85
  86. 86. o Preparar la reunión: dirección y secretariado o Realizar la reunión: equipo de ASSLA o Concretar reuniones con las cafeterías de las universidades que pertenecen a empresas externas a la universidad para cerrar el trofeo: dirección y secretariado o Preparar la reunión: dirección y secretariado o Realizar la reunión: dirección y secretariado o Publicitar el evento en las diferentes redes sociales (a su vez las universidades lo harán en sus redes sociales): departamento de redes sociales o Designar a un grupo de personas de la organización que realice carteles para que los alumnos se puedan apuntar: departamento de elementos visuales o Concretar los lugares de la universidad donde se van a colgar los carteles departamento de elementos visuales y dirección o Colgar los carteles un mes antes del concurso: departamento de elementos visuales o Recogida de carteles: departamento de elementos visuales o Encargarse de comprar el material que se necesite para el concurso (libretas, cartulinas, bolígrafos…): departamento de elementos visuales o Anunciar por las redes sociales que el evento se celebrará en días próximos: departamento de redes sociales 86
  87. 87. o Llegar una hora antes del evento a las universidades o Colocar unas mesas en el lugar donde se va a hacer el evento y adaptar el lugar para la buena realización de la acción: departamento de redes sociales y departamento de organización y coordinación o Realizar el concurso: departamento de redes sociales y departamento de organización y coordinación. Infraestructura, local… Decorar visualmente Tolosa (Plaza EuskalHerria): Esta acción no se lleva a cabo en ningún local. Crear carteles anunciando las actividades que se llevarán a cabo ese día en Donostia, Eibar e Irún: Esta acción no se lleva a cabo en ningún local. Concurso de disfraces de marionetas en las universidades vascas en la fecha del 21 de marzo obteniendo como trofeo descuentos en la cafetería: Universidad de Deusto (campus San Sebastián): el evento se realizará en el Salón de grados de la Universidad. Para ello se necesitará 1 mesa, cuatro sillas. Además de 25 folios, cuatros bolígrafos, cámara de fotos, acceso a internet, un portátil, un micrófono, una cartulina, 3 rotuladores negros, flyers de TOPIC y sillas suficientes para que se sienten las personas que quieran disfrutar del acto. 87
  88. 88. Universidad del País Vasco-UPV (campus de San Sebastián: el evento se realizará en el Salón de actos de la Universidad. Para ello se necesitará 1 mesa, cuatro sillas. Además de 25 folios, cuatros bolígrafos, cámara de fotos, acceso a internet, un portátil, un micrófono, una cartulina, 3 rotuladores negros, flyers de TOPIC y sillas suficientes para que sesienten las personas que quieran disfrutar del acto. Universidad de Mondragón: el evento se realizará en el Salón de grados de la Universidad. Para ello se necesitará 1 mesa, cuatro sillas. Además de 25 folios, cuatros bolígrafos, cámara de fotos, acceso a internet, un portátil, un micrófono, una cartulina, 3 rotuladores negros, flyers de TOPIC y sillas suficientes para que sesienten las personas que quieran disfrutar del acto. Universidad de Navarra-campus Tecnunm: el evento se realizará en el Salón de actos de la Universidad. Para ello se necesitará 1 mesa, cuatro sillas. Además de 25 folios, cuatros bolígrafos, cámara de fotos, acceso a internet, un portátil, un micrófono, una cartulina, 3 rotuladores negros, flyers de TOPIC y sillas suficientes para que sesienten las personas que quieran disfrutar del acto. Universidad de Navarra-campus ISSA: el evento se realizará en el Salón de actos de la Universidad. Para ello se necesitará 1 mesa, cuatro sillas. Además de 25 folios, cuatros bolígrafos, cámara de fotos, acceso a internet, un portátil, un micrófono, una cartulina, 3 rotuladores negros, flyers de TOPIC y sillas suficientes para que sesienten las personas que quieran disfrutar del acto. Información anexa, material audiovisual, folletos... Universidad de Deusto (campus San Sebastián): el material audiovisual necesario para el evento es un micrófono y flyers de TOPIC. Universidad del País Vasco-UPV (campus de San Sebastián: el material audiovisual necesario para el evento es un micrófono y flyers de TOPIC Universidad de Mondragón: el material audiovisual necesario para el evento es un micrófono y flyers de TOPIC 88
  89. 89. Universidad de Navarra-campus Tecnunm: el material audiovisual necesario para el evento es un micrófono y flyers de TOPIC Universidad de Navarra-campus ISSA: el material audiovisual necesario para el evento es un micrófono y flyers de TOPIC. Soportes técnicos; sonidos, iluminación: Universidad de Deusto (campus San Sebastián): iluminación apropiada para el evento, micrófono, altavoces para el micrófono y el equipo necesario para que el micrófono se oiga adecuadamente Universidad del País Vasco-UPV (campus de San Sebastián: ): iluminación apropiada para el evento, micrófono, altavoces para el micrófono y el equipo necesario para que el micrófono se oiga adecuadamente Universidad de Mondragón: iluminación apropiada para el evento, micrófono, altavoces para el micrófono y el equipo necesario para que el micrófono se oiga adecuadamente Universidad de Navarra-campus Tecnunm: iluminación apropiada para el evento, micrófono, altavoces para el micrófono y el equipo necesario para que el micrófono se oiga adecuadamente Universidad de Navarra-campus ISSA: iluminación apropiada para el evento, micrófono, altavoces para el micrófono y el equipo necesario para que el micrófono se oiga adecuadamente. 89
  90. 90. Presencia de autoridades, discursos institucionales, protocolo... Universidad de Deusto (campus San Sebastián): los asistentes al evento serán un presentador (miembro de ASSLA) que se encargará de presentar el evento. En la introducción al evento, un miembro de TOPIC leerá un discurso de 4 minutos que dará comienzo al concurso. También se contará con la presencia de un jurado formado por el representante de TOPIC, dos profesores de la universidad, y dos alumnos elegidos en consenso. Después de la exposición de todos los disfraces, los jurados valorar con una nota cada disfraz, y así saldrán los ganadores, que tras dar los números de DNI recibirán los descuentos en la cafetería de su universidad. Universidad del País Vasco-UPV (campus de San Sebastián): los asistentes al evento serán un presentador (miembro de Assla) que se encargará de presentar el evento. En la introducción al evento, un miembro de TOPIC leerá un discurso de 4 minutos que dará comienzo al concurso. También se contará con la presencia de un jurado formado por el representante de TOPIC, dos profesores de la universidad, y dos alumnos elegidos en consenso. Después de la exposición de todos los disfraces, los jurados valorar con una nota cada disfraz, y así saldrán los ganadores, que tras dar los números de DNI recibirán los descuentos en la cafetería de su universidad. Universidad de Mondragón: los asistentes al evento serán un presentador (miembro de ASSLA) que se encargará de presentar el evento. En la introducción al evento, un miembro de TOPIC leerá un discurso de 4 minutos que dará comienzo al concurso. También se contará con la presencia de un jurado formado por el representante de TOPIC, dos profesores de la universidad, y dos alumnos elegidos por consenso. Después de la exposición de todos los disfraces, los jurados valorar con una nota cada disfraz, y así saldrán los ganadores, que tras dar los números de DNI recibirán los descuentos en la cafetería de su universidad. Universidad de Navarra-campus Tecnunm: los asistentes al evento serán un presentador (miembro de ASSLA) que se encargará de presentar el evento. En la introducción al evento, un miembro de TOPIC leerá un discurso de 4 minutos que dará comienzo al concurso. También se contará 90
  91. 91. con la presencia de un jurado formado por el representante de TOPIC, dos profesores de la universidad, y dos alumnos elegidos en consenso. Después de la exposición de todos los disfraces, los jurados valorar con una nota cada disfraz, y así saldrán los ganadores, que tras dar los números de DNI recibirán los descuentos en la cafetería de su universidad Universidad de Navarra-campus ISSA: los asistentes al evento serán un presentador (miembro de Assla) que se encargará de presentar el evento. En la introducción al evento, un miembro de TOPIC leerá un discurso de 4 minutos que dará comienzo al concurso. También se contará con la presencia de un jurado formado por el representante de TOPIC, dos profesores de la universidad, y dos alumnos elegidos en consenso. Después de la exposición de todos los disfraces, los jurados valorar con una nota cada disfraz, y así saldrán los ganadores, que tras dar los números de DNI recibirán los descuentos en la cafetería de su universidad. Invitados, actuaciones, estrellitas que den calidad al evento : Universidad de Deusto (campus San Sebastián): Mientras el jurado reflexiona sobre la valoración, el público podrá ver en la pantalla del salón de actos un vídeo sobre las marionetas y la actividad que TOPIC desempeña. Este video será una forma de atraer la atención de los universitarios, exponer los artículos más atractivos de la tienda y enseñarles las estructuras y decoración del museo. Universidad del País Vasco-UPV (campus de San Sebastián): Mientras el jurado reflexiona sobre la valoración, el público podrá ver en la pantalla del salón de actos un vídeo sobre las marionetas y la actividad que TOPIC desempeña. Este video será una forma de atraer la atención de los universitarios, exponer los artículos más atractivos de la tienda y enseñarles las estructuras y decoración del museo. Universidad de Mondragón: Mientras el jurado reflexiona sobre la valoración, el público podrá ver en la pantalla del salón de actos un vídeo sobre las marionetas y la actividad que TOPIC desempeña. Este video será una forma de atraer la atención de los universitarios, exponer los artículos más atractivos de la tienda y enseñarles las estructuras y decoración del museo. 91
  92. 92. Universidad de Navarra-campus Tecnunm: Mientras el jurado reflexiona sobre la valoración, el público podrá ver en la pantalla del salón de actos un vídeo sobre las marionetas y la actividad que TOPIC desempeña. Este video será una forma de atraer la atención de los universitarios, exponer los artículos más atractivos de la tienda y enseñarles las estructuras y decoración del museo. Universidad de Navarra-campus ISSA: Mientras el jurado reflexiona sobre la valoración, el público podrá ver en la pantalla del salón de actos un vídeo sobre las marionetas y la actividad que TOPIC desempeña. Este video será una forma de atraer la atención de los universitarios, exponer los artículos más atractivos de la tienda y enseñarles las estructuras y decoración del museo. Montaje de las estructuras Universidad de Deusto (campus San Sebastián): En primer lugar, se realizará una revisión para asegurarnos a tiempo de que se ha traído todo lo que se necesita. Después, se comenzarán a colocar las mesas y las sillas para el público, dividido por cursos. A su vez, se comenzarán a instalar los altavoces, y junto con los micrófonos empezarán las pruebas de voz. En segundo lugar, se colocará un panel de cartón de TOPIC, el cual se situará detrás del jurado para publicitar la marca, y se dejará el video bien preparado para ponerlo en los 10 minutos de descanso. Tras finalizar el concurso, se recogerá el panel, el video, los micrófonos y los altavoces, junto al resto de material (bolígrafos, folios...), y se desmontarán las sillas y la mesa, para cargarlas otra vez en la furgoneta. Universidad del País Vasco-UPV (campus de San Sebastián): En primer lugar, se realizará una revisión para asegurarnos a tiempo de que se ha traído todo lo que se necesita. Después, se comenzarán a colocar las mesas y las sillas para el público, dividido por cursos. A su vez, se comenzarán a instalar los altavoces, y junto con los micrófonos empezarán las pruebas de voz. En segundo lugar, se colocará un panel de cartón de TOPIC, el cual se situará detrás del jurado para publicitar la marca, y se dejará el video bien preparado para ponerlo en los 10 minutos de descanso. Tras finalizar el concurso, se recogerá el panel, el video, los micrófonos y los altavoces, junto al resto de material (bolígrafos, folios...), y se desmontarán las sillas y la mesa, para cargarlas otra vez en la furgoneta. 92
  93. 93. Universidad de Mondragón: En primer lugar, se realizará una revisión para asegurarnos a tiempo de que se ha traído todo lo que se necesita. Después, se comenzarán a colocar las mesas y las sillas para el público, dividido por cursos. A su vez, se comenzarán a instalar los altavoces, y junto con los micrófonos empezarán las pruebas de voz. En segundo lugar, se colocará un panel de cartón de TOPIC, el cual se situará detrás del jurado para publicitar la marca, y se dejará el video bien preparado para ponerlo en los 10 minutos de descanso. Tras finalizar el concurso, se recogerá el panel, el video, los micrófonos y los altavoces, junto al resto de material (bolígrafos, folios...), y se desmontarán las sillas y la mesa, para cargarlas otra vez en la furgoneta. Universidad de Navarra-campus Tecnunm: En primer lugar, se realizará una revisión para asegurarnos a tiempo de que se ha traído todo lo que se necesita. Después, se comenzarán a colocar las mesas y las sillas para el público, dividido por cursos. A su vez, se comenzarán a instalar los altavoces, y junto con los micrófonos empezarán las pruebas de voz. En segundo lugar, se colocará un panel de cartón de TOPIC, el cual se situará detrás del jurado para publicitar la marca, y se dejará el video bien preparado para ponerlo en los 10 minutos de descanso. Tras finalizar el concurso, se recogerá el panel, el video, los micrófonos y los altavoces, junto al resto de material (bolígrafos, folios...), y se desmontarán las sillas y la mesa, para cargarlas otra vez en la furgoneta. Universidad de Navarra-campus ISSA: En primer lugar, se realizará una revisión para asegurarnos a tiempo de que se ha traído todo lo que se necesita. Después, se comenzarán a colocar las mesas y las sillas para el público, dividido por cursos. A su vez, se comenzarán a instalar los altavoces, y junto con los micrófonos empezarán las pruebas de voz. En segundo lugar, se colocará un panel de cartón de TOPIC, el cual se situará detrás del jurado para publicitar la marca, y se dejará el video bien preparado para ponerlo en los 10 minutos de descanso. Tras finalizar el concurso, se recogerá el panel, el video, los micrófonos y los altavoces, junto al resto de material (bolígrafos, folios...), y se desmontarán las sillas y la mesa, para cargarlas otra vez en la furgoneta. 93
  94. 94. Inventario Material Unidades Sillas 40 + 4 para el jurado Mesas 1 (grande) Cámara de fotos 1 Folios 25 Ordenador portátil 1 Micrófono 1 Cartulina 1 Rotuladores negros 3 Flyers TOPIC 50 Acceso a internet - Bolígrafos 4 94
  95. 95. Ejemplo Para esta acción es muy complicado establecer un ejemplo, ya que nunca se ha decorado Tolosa con elementos visuales con motivos de marionetas. Por ello ASSLA imagina la ciudad con banderas colgadas de farolas, carteles por la ciudad, pancartas en la fachada del edificio TOPIC… todo ello con motivos de marionetas y recordando que es el día de las marionetas. En cuanto al concurso de disfraces, tampoco se puede establecer un ejemplo. ASSLA propone una sala con los materiales ya especificados, el jurado al fondo de la sala y que las sillas del público formen como una especie de pasarela para que puedan mostrar sus disfraces los concursantes. 95
  96. 96. 1- Contextualización La idea que tenemos en relación a Facebook es la de darle más importancia y más uso de la que hasta ahora se le da, incorporando nuevas características y elementos que sirvan para atraer la atención de un público más joven. Las redes sociales, y más concretamente Facebook, sirven para acercarse a los jóvenes de manera directa y poder interactuar con ellos estableciendo una relación más estrecha. 2- Pautas para la realización La idea se ha construido en base a los objetivos planteados para el proyecto de comunicación: conseguir estar más presentes entre las personas de 18 a 35 años. Para ello es necesario cambiar el carácter informativo de la página actual por un carácter más de entretenimiento o de ocio. Guión  La elección del formato-soporte en Internet es la red social de FACEBOOK.  Facebook no tiene el mismo “esquema” que una página web, de modo que no se van a establecer secciones tan claras como se haría en tal caso, pero si que podemos dividir la información en: o Información a cerca de TOPIC (número de teléfono, dirección, etc.) o Fotos o “Me gusta” o Mapa de localización 96
  97. 97. o Videos o Eventos o Amigos de TOPIC o Lugar paras comentarios e interacciones  No hay espacios temáticos concretos para las noticias. Cada noticia que se publique en Facebook aparecerá en el perfil de la página.  No existe un diseño personalizado para Facebook. Los colores, tipografía… son los mismos para todas las páginas. Pero si que tenemos la opción de decorar nuestro perfil con una foto de portada y de perfil, de modo que utilizaremos estos dos espacios para insertar imágenes llamativas.  Habrá información permanente, es decir, información como la dirección, el número de teléfono, quienes somos… que no se actualice, y habrá también información (noticias diarias, eventos, etc.) que se estén constantemente actualizando para que las personas que siguen la página estén al tanto de todo lo nuevo en relación a TOPIC.  Esta acción de actualizar la página diariamente lo llevará algún trabajador de TOPIC, de modo que no contrataremos ninguna empresa para que lo haga. Además de todo esto, los elementos nuevos que se publiquen serán:  Elementos divertidos y originales  Refranes característicos del mundo de las marionetas con fotografías en relación con el tema 97
  98. 98.  Citas de grandes pensadores  Hechos socialmente impactantes  Actualizar la página con factores culturales y sociales en Euskadi  Actualizar las noticias sobre el mundo de los títeres  Crear un apartado de comentarios para fomentar la participación 98
  99. 99. Inventario Los elementos necesarios para llevar a cabo esta acción: Ordenador Conexión a Internet Tener preparadas las frases y las fotografías 99
  100. 100. Ejemplo - Perfil de Facebook de TOPIC 100
  101. 101. - Actualización de noticias diarias de TOPIC en Facebook Ejemplo 1 – Información sobre evento: Ejemplo 2 – frase celebre: 101
  102. 102. c. Detalle del sistema de control y seguimiento Los principios de control de un proyecto son tres y responden a las siglas PDA (Prevención, Detección y Acción). Dentro de la prevención se debe presentar especial atención a la planificación, a trasladar la información del proyecto a todos los actores involucrados en el mismo, al control de los factores de riesgo (hitos importantes) y a la delegación de las tareas en el proyecto. Dentro de la detección se debe diseñar un sistema con el que captar las variaciones y desviaciones del original planificado, como se ha diseñado en el punto 3.4. Finalmente, dentro de la acción, se debe tener en cuenta la gestión de riesgos (identificar los puntos débiles), la gestión de control de cambios y la gestión de problemas. Entre las técnicas que se desarrollan para controlar el proyecto, nuestro grupo ha elegido dos de ellas: las reuniones y la identificación de los hitos importantes. El objetivo de ello, no es más que encontrar posibles desviaciones para tomar a tiempo acciones correctivas. 102
  103. 103. Selección del personal que va a realizar la tarea de control en cada momento y punto del proyecto • I Diagnóstico • 1-8 febrero Control •II Detección del problema •8-15 febrero Control En la realización del diagnóstico se encargará el Departamento de Comunicación. En este punto del proyecto, será este departamento el que controle lo realizado hasta el momento. •III Fijación de objetivos •15-22 febrero Control •IV Planificación •21-27 febrero Control En esta fase del proyecto los encargados de detectar el problema de TOPIC serán tanto el Departamento de Com., como el Departamento de Planificación. Estos dos departamentos controlarán lo realizado hasta el momento. En esta fase del proyecto los encargados de fijar los objetivos de KNOW ORAIN TOPIC serán tanto el Departamento de Com., como el Departamento de Planificación. Estos dos departamentos controlarán lo realizado hasta el momento. •V Ejecución •1-30 marzo VI Control y seguimiento •Cierre del proyecto y su seguimieto en el tiempo •1-30 abril Control En esta fase del proyecto los encargados de planificar van a ser los trabajadores del Departamento de Planificación y Comité Financiero. Además, los trabajadores del resto del departamento participarán. El control lo realizará el Dep. de Planificación. En esta fase del proyecto los departamentos encargados de ejecutar serán tanto el Departamento de Diseño como el Departamento de página web/RRSS. El control será realizado por el comité directivo. En esta fase del proyecto el Comité Directivo deberá evaluar el cierre del proyecto además de su seguimiento durante el mes de abril. 103
  104. 104. Establecimiento de un calendario de reuniones 104
  105. 105. JUSTIFICACIÓN DEL CALENDARIO DE PLANIFICACIÓN En todas las reuniones TOPIC se reunirá con la agencia de comunicación ASSLA, excepto en las que se específica que se reunirá el equipo ASSLA, puesto que en esas reuniones se reunirá únicamente el equipo ASSLA para controlar todo lo realizado hasta el momento. 1º Reunión: Definición del problema de TOPIC y del objetivo de proyecto Objetivos de la reunión: o TOPIC informará a ASSLA sobre el problema a resolver o ASSLA tendrá realizado su diagnóstico de TOPIC con las incidencias que ha encontrado o Una vez conocido el problema, se determinará el objetivo del proyecto o TOPIC y ASSLA llegarán a un acuerdo en cuanto a las modificaciones y decisiones que se deben tomar 2º Reunión:Equipo ASSLA Objetivos de la reunión: o Trasladar el diagnóstico realizado por el Departamento de Comunicación al resto del equipo ASSLA o Controlar lo realizado hasta el momento 105

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