Introdução




1. ENQUADRAMENTO DA RESPOSTA SOCIAL CRECHE

A Creche constitui uma das primeiras experiências da criança nu...
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             facultadas e da rapidez com que estas são dadas que o processo de tornar cada criança
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   •   Criar um ambiente flexível e responsivo que possa ser adaptado imediatamente aos
       interesses e...
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             Tendo por base as diferentes tipologias das entidades e organizações que prestam o serviço
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estabelecido no Critério 4 – Processos, do Modelo de Avaliação da Qualidade.

Para desenvolvimento deste Mo...
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Apresentação Global da Documentação


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PC01.
Documentação

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     Instruções de trabalho – Atendimento / IT01.PC01




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Processo de Candidatura .PC01




IT02.PC01
Instrução de Trabalho –
Selecção e Priorização das Candidaturas

elaborado:   ...
PC01. Processo de Candidatura
     Instruções de trabalho – Selecção e priorização das candidaturas / IT02.PC01




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Atendimento – Prestação de informação
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Ficha de inscrição
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   Composição do Agregado Familiar
   (Identificação das pessoas que ...
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   Síntese relativamente aos critérios de selecção e priorização:
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B.     DADOS A PREENCHER NA ENTREVISTA DE PRÉ-DIAGNÓSTICO

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   Cartão de vacinas actualizado:
   Cartão vacinas                 ...
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   Cálculo da Comparticipação Familiar: (Ver Nota 2)
   R=(RF-D)/N  ...
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    Observações:




   Data da Entrevista de Pré-diagnóstico:       ...
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C. RENOVAÇÃO DA INSCRIÇÃO                                          ...
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                                                 Escalões de Rendim...
IMP03.IT02.PC01

Carta de Aceitação da Inscrição




                                         Localidade:

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IMP04.IT02.PC01

Carta de Não Aceitação da Inscrição




                                    Localidade:

                ...
IMP05.IT03.PC01                                                                                                     Identi...
PC02.
Documentação




                             IT01.PC02
                   Contrato e Processo Individual
          ...
PC02 Admissão
PC02. Processo de Admissão




                   PC02
                   Processo de Admissão

                   elabora...
Processo de Admissão .PC02




         Início          4.    MODO OPERATÓRIO


                         1. Contrato

    ...
PC02. Processo de Admissão




                      A




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        Entrada                     • Necessidades da criança (incluir a identificação de e...
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A Creche constitui uma das primeiras experiências da criança num sistema organizado,
exterior ao seu círculo familiar, onde irá ser integrada e no qual se pretende que venha a
desenvolver determinadas competências e capacidades.
Por diferentes motivos inerentes à sociedade actual, a família já não consegue realizar
sozinha a tarefa de educar uma criança, como tradicionalmente acontecia. Numa sociedade,
onde cada vez é maior o número de mulheres que trabalham a tempo inteiro, a efectiva
partilha das tarefas do universo público e privado convida a que mulheres e homens dividam
responsabilidades em matéria de educação dos filhos, competindo ainda, ao Estado e à
sociedade civil proporcionar apoio e suporte às famílias.

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  1. 1. Introdução 1. ENQUADRAMENTO DA RESPOSTA SOCIAL CRECHE A Creche constitui uma das primeiras experiências da criança num sistema organizado, exterior ao seu círculo familiar, onde irá ser integrada e no qual se pretende que venha a desenvolver determinadas competências e capacidades. Por diferentes motivos inerentes à sociedade actual, a família já não consegue realizar sozinha a tarefa de educar uma criança, como tradicionalmente acontecia. Numa sociedade, onde cada vez é maior o número de mulheres que trabalham a tempo inteiro, a efectiva partilha das tarefas do universo público e privado convida a que mulheres e homens dividam responsabilidades em matéria de educação dos filhos, competindo ainda, ao Estado e à sociedade civil proporcionar apoio e suporte às famílias. Ao instituir-se legalmente a assistência social à criança como direito de cidadania, a Constituição Portuguesa reconhece o status de política social, colocando na agenda pública a necessidade de definição de directrizes, normas, regras e princípios que devem estruturar a sua implementação. Esta preocupação crescente com os primeiros anos de vida da criança e com a qualidade dos contextos em que esta é enquadrada, é algo que está patente em diferentes sociedades em geral devido, essencialmente, ao reconhecimento da importância desta fase do desenvolvimento da criança enquanto indivíduo. Todas as crianças possuem o seu próprio padrão de desenvolvimento. Apesar de diferentes investigações terem identificado “normas” ou “estádios” de desenvolvimento, bebés e crianças muito pequenas necessitam que lhes seja dado espaço, tempo e apoio que lhes permita realizar o seu próprio desenvolvimento. Todas as crianças são diferentes e utilizam um conjunto de capacidades para investigar e apropriar-se do mundo que a rodeia, para comunicar com os outros, para se ajustar às diferentes pessoas com as quais vai estabelecendo inter-relações. É no decurso dos 3 primeiros anos que uma criança vai aprender as principais regras de relacionamento com os outros, a andar a falar e a resolver problemas. É então num contexto relacional que o desenvolvimento das crianças muito pequenas ocorre. Através da relação com o outro, do que lhe é permitido ou não, das respostas
  2. 2. Introdução facultadas e da rapidez com que estas são dadas que o processo de tornar cada criança num indivíduo único e com uma identidade própria se processa. Sabemos que as experiências das crianças nos seus primeiros anos de vida estão muito relacionadas com a qualidade dos cuidados que recebem. Também sabemos que estas experiências podem ter um verdadeiro impacto no seu desenvolvimento futuro. Os cuidados adequados durante a primeira infância trazem benefícios para a toda a vida. A infância é a etapa fundamental da vida das crianças sendo os primeiros 36 meses de vida particularmente importantes para o seu desenvolvimento físico, afectivo e intelectual. Desta forma, importa que este novo contexto de desenvolvimento se caracterize por um ambiente acolhedor e dinamizador de aprendizagens, onde a criança se possa desenvolver de forma global, adequada e harmoniosa. Para que este desenvolvimento ocorra, é ainda importante que estas crianças se encontrem num local onde possam ser amadas e sentir-se seguras. É igualmente importante que tenham oportunidades para brincar, desenvolver-se e aprender num ambiente seguro e protector. Só desta forma é que lhes será possível desenvolver a sua auto-estima, autoconfiança e capacidade de se tornar independente face aos desafios futuros com que irá sendo confrontada ao longo do seu desenvolvimento. Neste contexto, torna-se necessário que os prestadores de cuidados responsáveis pela criança pautem a sua intervenção por critérios de qualidade: • Ter em consideração o superior interesse da criança, especialmente quando se encontra a planificar o trabalho, aspecto que implica um trabalho de grande proximidade com a família desta. Há que estabelecer uma parceria forte com a família das crianças que estão ao seu cuidado, de forma a obter informação acerca das capacidades e competências das crianças. • Nos cuidados tidos ao nível da qualidade das relações que a criança vai estabelecer quer com outras crianças quer com os adultos. É num contexto relacional que as aprendizagens da criança ocorrem pelo que quando se está a planificar um trabalho com estas crianças, este é um aspecto central a ter em consideração. • Todas as crianças necessitam de se sentir incluídas, de ter um sentimento de pertença, de se sentirem valorizadas e importantes para algo. Este sentimento é possível de ser construído através do respeito mútuo e através de relações afectivas calorosas e recíprocas entre a criança e o adulto responsável por ela. • Compreender as formas como estas crianças aprendem. Este é um processo complexo, em que se tem que promover um ambiente que facilite a brincadeira, a interacção, a exploração, a criatividade e a resolução de problemas por parte das crianças. Só desta forma é que elas poderão desenvolver o máximo das suas competências e capacidades. Isto implica: • Pensar a criança como um aprendiz efectivo e activo, que gosta de aprender;
  3. 3. Introdução • Criar um ambiente flexível e responsivo que possa ser adaptado imediatamente aos interesses e necessidades de cada criança, promovendo o acesso a um leque de oportunidades de escolhas e que lhe permita crescer confiante e com iniciativa; • Estabelecer relações que encorajem a criança a participar de forma activa. Crianças muito novas aprendem melhor através de aprendizagens activas em que se encontrem envolvidas e que possuam significado para elas, pelo que a brincar será o melhor contexto em que estas crianças aprenderão; • Procurar conhecer o grupo de crianças pelo qual se encontra responsável, aprendendo a observar o seu comportamento e interacções; • Estabelecer uma rotina diária consistente que reforce e valorize a continuidades. Desta forma, as crianças desenvolverão um sentimento de pertença a um ambiente que podem prever no seu quotidiano; • Dinamizar oportunidades para que a criança possa comunicar os seus sentimentos e pensamentos (p.e. através da possibilidade de estar sozinha com o adulto de referência); • Dispor de adultos que estão interessados e envolvidos na prestação dos cuidados à criança. Em síntese, os objectivos da resposta social Creche visam proporcionar o bem estar e desenvolvimento das crianças dos 3 meses aos 3 anos, num clima de segurança afectiva e física, durante o afastamento parcial do seu meio familiar, através de um atendimento individualizado e da colaboração estreita com a família numa partilha de cuidados e responsabilidades em todo o processo evolutivo das crianças. 2 . ENQUADRAMENTO AO MANUAL DOS PROCESSOS-CHAVE A gestão da qualidade é, actualmente, um elemento-chave de qualquer organização, quer no sector privado quer no sector público, envolvendo todas os colaboradores da organização, independentemente do nível hierárquico em que se encontrem. Num cenário de crescente competitividade global, rápida inovação tecnológica, alteração de processos e constantes mudanças nos panoramas económico e social, as organizações tendem actualmente a procurar a implementação de sistemas de gestão da qualidade, tendo como objectivo principal a melhoria permanente da qualidade do serviço prestado e da sustentabilidade da própria organização. Um sistema de gestão da qualidade permite criar o enquadramento certo para a melhoria contínua, de modo a aumentar a probabilidade de conseguir a satisfação dos clientes, colaboradores, parceiros e outras partes interessadas, transmitindo ainda confiança à organização e aos seus clientes da sua capacidade para fornecer produtos que cumpram de forma consistente os respectivos requisitos.
  4. 4. Introdução Tendo por base as diferentes tipologias das entidades e organizações que prestam o serviço de creche, independentemente do número de crianças e da natureza da actividade, considera-se ao nível do modelo organizacional a existência dos seguintes serviços: • Administrativos; • Educativos; • Produção alimentar; • Higiene, Segurança e Limpeza. DIRECÇÃO Provedor, Presidente da Direcção, Gerente Responsável Direcção Técnica Qualidade Serviços Serviços Serviços Serviços Higiene e Limpeza Produção Alimentar Educativos Administrativos Educador de Infância Nutricionista Administrativo Cozinheiro Empregada de Limpeza Ajudante de Acção Ajudante de Cozinha Educativa Quadro 1 - Modelo Organizacional Tipo para a Resposta Social Creche No que respeita ao quadro de pessoal da creche tipo, são identificadas as principais categorias profissionais, existentes em qualquer tipo de organização independentemente da dimensão, na medida em que a legislação do sector define de forma objectiva as categorias. Para que uma organização funcione de forma eficaz, necessita de identificar e gerir numerosas actividades interligadas. Neste contexto, sendo o âmbito de intervenção o sector da acção social, na área da infância juventude e em concreto a resposta Creche, o presente Manual pretende apresentar alguns elementos para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade de acordo com o
  5. 5. Introdução estabelecido no Critério 4 – Processos, do Modelo de Avaliação da Qualidade. Para desenvolvimento deste Modelo, foram identificados 7 processos chave de prestação de serviço, independentemente da sua natureza e dimensão: 1. Candidatura; 2. Admissão; 3. Desenvolvimento Individual da Criança; 4. Recepção e Entrega diária da Criança; 5. Planeamento e Acompanhamento das Actividades; 6. Cuidados Pessoais; 7. Nutrição e Alimentação. Para cada um destes processos-chave foram definidos: • Objectivo, campo de aplicação, fluxograma das actividades/modo operatório, indicadores, dados de entrada e saída e responsabilidades; • Instruções de trabalho que descrevem as actividades associadas a cada processo baseadas num conjunto de boas práticas que se pretendem facilitadoras para a implementação dos respectivos processos; • Impressos com o duplo objectivo de serem por vezes instrumentos de trabalho e registos das acções realizadas (foram elaborados os considerados mais relevantes). Para implementação do seu sistema de gestão da qualidade compete à entidade prestadora do serviço, adoptar/adequar o conjunto de sugestões aqui apresentadas à missão e objectivos da organização que gere. Isto não invalida que a organização desenvolva o seu próprio sistema documental, recorrendo a outras soluções, tais como: • Definição de outros processos-chave que considerem mais adequados ao seu funcionamento • Outras instruções de trabalho e outros impressos que considerem mais adequados ao seu funcionamento. Independentemente das soluções adoptadas, o objectivo final de melhorar os serviços desta resposta social deve estar presente na definição do sistema de gestão da qualidade a implementar.
  6. 6. Manual dos Processos-Chave Apresentação Global da Documentação P RO C E S S O S - C H AV E I N S T RU Ç Õ E S D E T R A B A L H O IMPRESSOS IMP01.IT01.PC01 Informação disponibilizada às famílias IT01.PC01 Atendimento IMP02.IT01.PC01 Ficha de inscrição (Parte A, B e C) PC01 IMP03.IT02.PC01 CANDIDATURA Carta de aceitação da inscrição IT02.PC01 Selecção e Priorização das Candidaturas IMP04.IT02.PC01 Carta de não aceitação da inscrição IMP05.PC01 Lista de espera IT01.PC02 Contrato e Processo Individual da Criança PC02 IT02.PC02 IMP01.IT02.PC02 ADMISSÃO Entrevista de Diagnóstico Ficha de Avaliação de Diagnóstico IMP02.IT03.PC02 Lista de pertences da criança IT03.PC02 Programa de Acolhimento Inicial IMP03.IT03.PC02 Programa e acolhimento inicial IMP01.IT01.PC03 Plano de Desenvolvimento PC03 Individual da Criança PLANO DE IT01.PC03 DESENVOLVIMENTO Plano de Desenvolvimento Individual IMP02.IT01.PC03 INDIVIDUAL Avaliação do Plano de Desenvolvimento Individual IMP01.PC04 Registo das entradas no PC04 estabelecimento RECEPÇÃO E ENTREGA DIÁRIA DA CRIANÇA IMP02.PC04 Registo das saídas do estabelecimento
  7. 7. Manual dos Processos-Chave Apresentação Global da Documentação P RO C E S S O S - C H AV E I N S T RU Ç Ã O D E T R A B A L H O IMPRESSOS IMP01.IT01.PC05 Projecto Pedagógico PC05 PLANEAMENTO E IT01.PC05 IMP02.IT01.PC05 ACOMPANHAMENTO Projecto Pedagógico Plano de Actividades de Sala DAS ACTIVIDADES IMP03.IT01.PC05 Relatório de Avaliação do Projecto Pedagógico IT01.PC06 Cuidados de higiene IT02.PC06 Cuidados de saúde PC06 CUIDADOS PESSOAIS IT03.PC06 Apoio na alimentação IT04.PC06 Momentos de descanso IT01.PC07 Elaboração da Ementa IMP01.IT02.PC07 Controlo de recepção de matérias- IT02.PC07 primas Recepção, Armazenamento e Conservação dos produtos alimentares IMP02.IT02.PC07 Controlo da validade dos produtos PC07 NUTRIÇÃO E ALIMENTAÇÃO MP03.IT03.PC07 Registo de equipamento entregue/recebido IT03.PC07 Preparação e confecção dos alimentos IMP04.IT03.PC07 Controlo de óleos de fritura IT04.PC07 IMP05.IT04.PC07 Distribuição das refeições Recolha de amostras testemunha
  8. 8. PC01. Documentação IMP01.IT01.PC01 Informação disponibilizada às famílias IT01.PC01 Atendimento IMP02.IT01.PC01 Ficha de inscrição (Parte A, B e C) PC01 IMP03.IT02.PC01 CANDIDATURA Carta de aceitação da inscrição IT02.PC01 Selecção e Priorização das Candidaturas IMP04.IT02.PC01 Carta de não aceitação da inscrição IMP05.PC01 Lista de espera
  9. 9. PC01 Candidatura
  10. 10. PC01. Processo de Candidatura PC01 Processo de Candidatura elaborado: data: aprovado: data: 1. OBJECTIVO Estabelecer regras gerais para as actividades de atendimento, análise e selecção das candidaturas e gestão da lista de espera das crianças candidatas à frequência da creche. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todos aos colaboradores que desempenham funções nos serviços responsáveis pelas candidaturas/renovações de inscrição na creche - atendimento, análise, selecção e priorização e gestão da lista de espera. 3. INDICADORES DO PROCESSO São ferramentas essenciais para medir o desempenho dos Processos. A monitorização do processo será realizada através do controlo dos indicadores que devem ser definidos pela Direcção do estabelecimento, em função do modelo organizacional e os objectivos estratégicos da instituição. Os indicadores apresentados na matriz do processo são exemplos possíveis. 2
  11. 11. Processo de Candidatura .PC01 4. MODO OPERATÓRIO Atendimento Início 1. Recepção do Cliente A família e a criança são recebidas pelo responsável de atendimento (RA): • O atendimento é sequencial por ordem de chegada; • A família e a criança são encaminhadas para um espaço de espera onde 1. estão afixados os documentos previstos no ponto 1 da instrução de Recepção do cliente trabalho IT01.PC01- Atendimento. 2. Prestação da Informação No atendimento das famílias são prestadas informações sobre o funcionamento da Creche e que constam no ponto 2 da instrução de trabalho IT01.PC01- Atendimento. 2. 3. Visita às Instalações Prestação da informação Quando solicitado, é proporcionada à família e criança uma visita geral às instalações do estabelecimento, sem perturbar o regular funcionamento do mesmo, cumprindo as normas de higiene e segurança dos diferentes espaços. 4. Recepção e análise do pedido de inscrição/renovação A inscrição da criança pode ocorrer em qualquer momento do ano. 3. A recepção e análise do pedido de inscrição/renovação efectuada de Visita às instalações acordo com o estabelecido no ponto 3 instrução de trabalho IT01.PC01- Atendimento. Selecção e priorização das candidaturas 5. Avaliação inicial dos requisitos É realizada uma primeira selecção dos candidatos (triagem administrativa) 4. Recepção e análise do de acordo com os critérios de Selecção e Priorização de Candidaturas pedido de inscrição/ estabelecidos internamente no ponto 1 da instrução de trabalho IT02.PC02 renovação - Selecção e Priorização de Candidaturas. 6. Informação da decisão Após a avaliação inicial dos requisitos é verificado o número de vagas existentes. • SE a criança for seleccionada e: 5. Avaliação inicial dos • SE existir vaga, o RA informa a família utilizando para o efeito o requisitos impresso IMP03.IT01.PC01 – Carta de aceitação de Inscrição onde consta a data da Entrevista de Pré-Diagnóstico e os documentos a apresentar (Cópia do boletim de nascimento, cópia do boletim de vacinas, declaração médica de como a criança pode frequentar o estabelecimento) e procede tal como estabelecido em 7. • SE não existir vaga é inscrita na lista de espera tal como estabelecido em 9. 6. Informação da decisão • SE a criança não for seleccionada a família é informada sendo utilizado para o efeito o impresso IMP04.IT01.PC01 – Carta de não-aceitação de Inscrição. As famílias das crianças seleccionadas são informadas da situação de selecção, no prazo máximo de 30 dias após termino do período de inscrição. A 3
  12. 12. PC01. Processo de Candidatura A 7. Entrevista de Pré-Diagnóstico Ao(s) candidato(s) seleccionado(s) é realizada uma entrevista com o objectivo de fazer o levantamento das suas necessidades e expectativas É da(s) família(s), de acordo com o estabelecido no ponto 2 da instrução de seleccionado? trabalho IT02.PC02 - Selecção e Priorização de Candidaturas. 8. Apresentação da criança ao futuro educador de infância, equipa de sala e futuro espaço: À família e à criança seleccionada, são apresentados os colaboradores que Sim 10. irão permanecer mais tempo com elas, nomeadamente o educador de Gestão da Lista de espera infância responsável pela sala e respectivo pessoal auxiliar. É sempre facultado à família e sua criança o acesso ao estabelecimento, com especial incidência às áreas que serão frequentadas pela criança. • SE existe acordo entre o estabelecimento e a família na admissão, esta 9. Existe vaga? é informada de que é permitido à criança frequentar o estabelecimento Integração/ actualização na Não Lista de Espera por um período experimental e procede como em 11. • SE a criança não é admitida, a ficha de inscrição é arquivada na área administrativa por um período mínimo de um ano. 9. Integração/actualização da lista de espera Sim As crianças que satisfazem as condições de selecção e priorização mas para as quais não existe vaga (avaliada em função da idade), são inscritas 7. no estabelecimento através do preenchimento do impresso IMP05.PC01 – Entrevista de Pré- Lista de espera. -Diagnóstico A inscrição da criança na lista respeita a pontuação obtida na avaliação dos critérios de selecção e priorização. O responsável pelo atendimento informa a família da integração da criança na lista. 8. Apresentação da criança ao educador de infância, equipa Gestão da lista de espera de sala e futuro espaço 10. Gestão da lista de espera • Informação à familia O responsável pela gestão da lista de espera informa a família Não periodicamente (no mínimo semestralmente), ou sempre que solicitado, da posição da criança na lista. Existe acordo de • Retirada da lista de espera admissão? Quando a família informa que não está interessada na inscrição/manutenção da criança na lista, o estabelecimento arquiva o processo na área administrativa por um período mínimo de um ano e actualiza a lista de espera. Não Sim • Gestão das vagas Quando a família comunica que foram alteradas as condições em que foi inicialmente seleccionado procede-se à avaliação dos requisitos tal com 11. estabelecido em 5. Envio do processo para o Quando existe uma vaga, o responsável pela gestão da lista selecciona a responsável pela admissão criança (a primeira da lista para uma determinada idade) e informa a família. • SE a família está interessada procede-se à entrevista de pré-diagnóstico tal como estabelecido em 7. • SE não está interessada arquiva-se o processo na área administrativa 12. Arquivo por um período mínimo de um ano e actualiza a lista de espera. 11. Envio do processo de candidatura para o responsável pela admissão O responsável do atendimento envia o processo de candidatura para o responsável da admissão Fim 12. Arquivo 4
  13. 13. Processo de Candidatura .PC01 • Capacidade do estabelecimento para o período em questão (Número de vagas disponíveis Entrada face ao número de renovações) (Input) • Critérios de selecção dos candidatos • Lista de Espera • Renovações de inscrição • Necessidades e expectativas das famílias/crianças • Legislação aplicável Actividades Responsáveis Doc. Referência D DT CP AD AJ Instruções de trabalho Impressos Atendimento • • IT01.PC01 – Atendimento • Informação disponibilizada ao cliente (IMP01.IT01.PC01) • Ficha de Inscrição - Parte A e C (IMP02.IT01.PC01) Selecção e Priorização das • • • • • • IT02.PC01 – Selecção e priorização das • Carta de aceitação da inscrição (IMP03.IT02.PC01) • Carta de não aceitação da Candidaturas candidaturas inscrição (IMP04.IT02.PC01) • Ficha de inscrição - Parte B e C (IMP02.IT01.PC01) Gestão da Lista de Esperal • • • • Lista de espera (IMP05. PC01) • Nº de crianças adequado à capacidade e vocação do Estabelecimento Saída (Output) • Gestão de Lista de Espera • Necessidades e expectativas das famílias/crianças satisfeitas • Cumprimento da legislação Indicadores • % de respostas a pedidos de candidatura analizados acima de 30 dias (número de respostas a pedidos de candidaturas analisados acima de 30 dias/número total de candidaturas); • % de inscrições aceites (número de pedidos de inscrição/número de inscrições aceites); • número de crianças em lista de espera crianças admitidas); • % de reclamações relativas ao processo selecção e priorização das candidaturas (número de reclamações relativas ao processo de selecção e priorização/número total de reclamações). Gestor do processo Direcção Técnica 5 Gestor do processo / Intervenientes no processo / D - Director / DT - Director Técnico / CP - Coord. Pedagógico / AD - Administrativo / AJ - Auxiliar de Acção Educativa
  14. 14. PC01. Processo de Candidatura IT01.PC01 Instrução de Trabalho – Atendimento elaborado: data: aprovado: data: 1. DOCUMENTAÇÃO A AFIXAR NA RECEPÇÃO DOS CLIENTES • Cópia do alvará de licenciamento ou da autorização provisória de funcionamento (caso se trate de um estabelecimento privado lucrativo); • Mapa das ementas; • Regulamento interno do estabelecimento; • Declaração de remunerações emitida pela Segurança Social, mapa do pessoal, respectivos horários e mapa de férias; • Nome do director(a) técnico(a) do estabelecimento; • Horário de funcionamento do estabelecimento; • Informação sobre a existência de livro de reclamações. 2. PRESTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 2.1 Contacto presencial 2.1.1 Novas inscrições A informação e documentos disponibilizados ou dados a conhecer pelo responsável pelo atendimento (RA) são: • Regulamento Interno: Informar dos Critérios de Admissão e Priorização das candidaturas e da gestão da lista de espera. A informação prestada segue o previsto na instrução de trabalho IT02.PC01 – Selecção e Priorização das candidaturas e no modo operatório do processo PC01, candidatura; • Projecto Educativo: Informar da existência de um plano que norteia a intervenção e acompanhamento da criança; 6
  15. 15. Processo de Candidatura .PC01 IT01.PC01 / Instruções de trabalho – Atendimento • Seguro escolar Informar valor e abrangência; • Confidencialidade das informações; • Período de inscrição e admissão das crianças; • Encargos da família: • Estabelecimentos da rede solidária e pública: existência de fórmula de cálculo da comparticipação da família, conforme Legislação; • Para os estabelecimentos da rede privada lucrativa: informar sobre o valor da mensalidade. • Existência de lista de espera; • Formas de pagamento da mensalidade; • Valor da inscrição e do seguro escolar; • Boletim informativo do estabelecimento (quando aplicável): Horários de funcionamento e período de férias e de encerramento; • Actividades complementares, serviços prestados e respectivo preçário. Neste primeiro contacto com a família e sua criança, o RA disponibiliza o impresso IMP02.IT01.PC01 - Ficha de Inscrição – Parte A, dando as informações para o seu preenchimento, e referindo a documentação necessária para formalizar a inscrição da criança no estabelecimento: • Estabelecimentos da rede solidária e pública: • Cópia dos encargos com a habitação; • Cópia da declaração de IRS e respectivo comprovativo de • Liquidação; • Cópia dos vencimentos dos Familiares. 2.1.2 - Renovação de inscrição O RA disponibiliza o impresso IMP02.IT01.PC01 - Ficha de Inscrição – Parte C, terceira parte da ficha de inscrição que diz respeito à actualização dos dados fornecidos na ficha de inscrição - Parte A. 2.2 - Contacto telefónico 2.2.1 Novas inscrições A família e sua criança são informadas da existência de: • Critérios de admissão e priorização; • Encargos da família e a existência fórmula de cálculo; • Vagas e regras na gestão da Lista de Espera; • Ficha de inscrição e de documentação a apresentar no acto da inscrição da criança, informando a família da vantagem de uma visita ao estabelecimento para conhecer o modo de funcionamento do mesmo; • Período de inscrição e admissão das crianças. 7
  16. 16. PC01. Processo de Candidatura Instruções de trabalho – Atendimento / IT01.PC01 2.2.2 Renovação de inscrição Tendo já a família conhecimento do funcionamento da instituição, a informação a prestar pode ser simplificada, tendo fundamentalmente em conta as novas situações. 3. RECEPÇÃO E ANÁLISE DO PEDIDO DE INSCRIÇÃO: 3.1 Novas inscrições Na recepção do pedido de inscrição, o RA deve verificar se o impresso IMP02.IT01.PC01 Ficha de Inscrição – Parte A se encontra devidamente preenchido e se tem em anexo os documentos necessários à inscrição: • Caso a Ficha de Inscrição não se encontre devidamente preenchida, o responsável pelo atendimento deve ajudar a família no seu preenchimento; • Caso a documentação não se encontre toda em anexo, o RA recepciona a ficha de inscrição, mantendo-a pendente até à recepção total dos documentos necessários à selecção e priorização das candidaturas. Após recepção de todos os elementos solicitados, é atribuída à Ficha de Inscrição o número provisório de entrada, sequencial por ordem de chegada (número provisório do Processo Individual da Criança). O RA entrega à família um comprovativo em como foi recepcionado um pedido de inscrição, identificando a data e o colaborador do estabelecimento que realizou a recepção da Ficha de Inscrição – Parte A. A família é informada de que o seu pedido vai ser analisado pela direcção técnica e que será contactada, no prazo máximo de 30 dias úteis após terminar o período de inscrição, para informação da decisão de selecção e priorização das candidaturas. 3.2 Renovação de inscrição O RA verifica se os dados constantes no impresso IMP02.IT01.PC01 - Ficha de Inscrição – Parte C estão actualizados, e verifica se tem em anexo os documentos necessários para a actualização da comparticipação familiar/mensalidade. É mantido o número de inscrição atribuído na admissão da criança (número definitivo do Processo Individual da Criança). É entregue o recibo a comprovar a entrega da renovação de inscrição. 8
  17. 17. Processo de Candidatura .PC01 IT02.PC01 Instrução de Trabalho – Selecção e Priorização das Candidaturas elaborado: data: aprovado: data: 1.AVALIAÇÃO INICIAL DOS REQUISITOS Para realizar a primeira selecção e priorização das candidaturas (triagem administrativa) é necessário ter em conta: • Análise aos dados inscritos na Ficha de Inscrição – Parte A (IMP02.IT01.PC01) e documentos anexos; • Capacidade do estabelecimento (número de vagas disponível, em função da idade); • Critérios de selecção e priorização das candidaturas: • Para os estabelecimentos da rede pública e solidária, fazem parte dos critérios de prioridade os exigidos no enquadramento jurídico em vigor, nomeadamente: • Idade; • Agregados de mais fracos recursos económicos; • Crianças em situação de risco. Por criança em risco entende-se a criança que, pelas suas características psicológicas, biológicas e/ou pelas características da sua família e do meio envolvente, está sujeita a elevadas probabilidades de vir a sofrer de omissões e privações que comprometam a satisfação das suas necessidades básicas de natureza material ou afectiva, comprometendo assim o seu processo de desenvolvimento e de crescimento pode estar condicionado ao ponto de determinar um atraso de maior ou menor amplitude; • Ausência ou indisponibilidade dos pais em assegurar aos filhos os cuidados necessários; • Crianças de famílias monoparentais ou famílias numerosas; • Crianças com irmãos a frequentarem o estabelecimento; • Crianças cujos pais trabalhem na área do estabelecimento; • Crianças órfãs de pais bombeiros; • Crianças com necessidades educativas especiais; 9
  18. 18. PC01. Processo de Candidatura Instruções de trabalho – Selecção e priorização das candidaturas / IT02.PC01 • Outros definidos directamente pela Direcção (p.e. data de inscrição; crianças encaminhadas pela Segurança Social). Os estabelecimentos da rede privada lucrativa, para além da idade da criança, podem adoptar os critérios de selecção e priorização estabelecidos para os estabelecimentos não lucrativos. • Definição dos pesos a atribuir a cada um dos critérios de forma a estabelecer uma priorização das inscrições e das situações em lista de espera; • Lista de espera. • Capacidade do estabelecimento em dar resposta às necessidades e expectativas da criança e sua família. Para uma melhor apreciação da Candidatura e, sempre que necessário, são realizados contactos com a família para obtenção de esclarecimentos sobre os dados facultados na Ficha de Inscrição – Parte A. O responsável por realizar a apreciação das candidaturas deve ponderar os critérios de selecção e priorização, bem como registar a respectiva pontuação alcançada por cada candidatura no local próprio da Ficha de Inscrição – Parte A. 2. ENTREVISTA DE PRÉ-DIAGNÓSTICO A entrevista entre o responsável por esta actividade do processo de candidatura e as famílias seleccionadas para esta fase do processo de selecção e priorização, decorre num espaço específico que garante a privacidade e confidencialidade da informação disponibilizada. Esta entrevista tem como principal objectivo: • Clarificar/aprofundar as informações facultadas no preenchimento da Ficha de Inscrição – Parte A; • Efectuar o levantamento das necessidades da criança e expectativas das famílias, para avaliar se o estabelecimento tem capacidade de as satisfazer; • Esclarecer eventuais dúvidas das famílias nos passos seguintes do processo de admissão; • Recepcionar a documentação necessária ao processo de admissão: • Cópia do boletim de nascimento; • Cópia do boletim de vacinas; • Declaração médica de como a criança pode frequentar o estabelecimento. A família é informada dos encargos que poderá vir a ter, caso a criança seja admitida: • Estabelecimentos da rede pública: fórmula de cálculo da comparticipação familiar de acordo com a legislação em vigor. • Estabelecimentos da rede solidária: poderão aplicar o mesmo sistema da rede pública. • Estabelecimentos da rede privada lucrativa: mensalidade e respectivos serviços nela integrados. São esclarecidas as eventuais dúvidas sobre o regulamento interno junto das famílias. As informações a obter são devidamente registadas no impresso IMP01.IT01.PC01 - Ficha de Inscrição – Parte B. No caso de se tratar de uma renovação de inscrição, o responsável disponibiliza o impresso IMP02.IT01.PC01- Ficha de Inscrição - Parte C. 10
  19. 19. IMP01.IT01.PC01 Atendimento – Prestação de informação Identificação do Estabelecimento Informação Documento Informação a disponibilizar disponibilizada disponibilizado Regulamento Interno Critérios de Admissão e Priorização Projecto Educativo e Pedagógico Encargos da Família Comparticipação Familiar / Mensalidade Actividades, serviços prestados e preçário Seguro Boletim informativo Regras de Gestão da Lista de Espera Horário de funcionamento Períodos de encerramento e de férias Ficha de Inscrição e respectiva documentação Período de inscrição Confidencialidade da Informação Nota: Assinala com X a situação verificada Data: Identificação da Criança:
  20. 20. IMP02.IT01.PC01 / pág. 1 de 9 Ficha de inscrição Identificação do Estabelecimento Data de Entrada: Nº de Inscrição Provisório: Ponto de Situação da Inscrição: Ponto de Situação Admitida Nº PI: Não admitida mas interessada em ingressar (lista de espera) Sala: Não admitida e anulada incrição pela família Não admitida e anulada incrição por não respeitar requisitos A. DADOS A PREENCHER PARA A INSCRIÇÃO DA CRIANÇA NO ESTABELECIMENTO Dados de Identificação da Criança Nome: Nome porque é tratado: Data de Nascimento: Idade: Anos Meses Morada: Código Postal: Localidade: Telefone: Grupo Sanguínio: RH (Facultativo) Filiação Nome da Mãe: Profissão: Local de Emprego: Telefone Morada: Código Postal: Localidade: Telefone: Telemóvel: Idade: Anos Nome do Pai: Profissão: Local de Emprego: Telefone Morada: Código Postal: Localidade: Telefone: Telemóvel: Idade: Anos Irmãos a Frequentar o Estabelecimento: Irmãos no Estabelecimento Se sim, qual a resposta: Sim Não Criança familiar de Bombeiro Voluntário: familiar de Bombeiro Voluntário: Sim Não Criança que necessita de algum apoio especial: necessidade de apoio especial Especifique Sim Não
  21. 21. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 2 de 9 Composição do Agregado Familiar (Identificação das pessoas que residem com a criança habitualmente) Rendimento Mensal Líquido Nome Parentesco Idade Profissão (Aplicável a estabelecimentos da rede solidária e da rede pública) ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ Sub-Total ¤ Outros rendimentos ¤ Total ¤ Local de residência do Agregado Familiar Agregado Familiar Beneficiário de RSI Sim (Aplicável a estabelecimentos da rede solidária e da rede pública) Não Dados do Agregado Familiar (Aplicável a estabelecimentos da rede solidária e da rede pública) Encargos: Tipo de Habitação Propriedade Habitação: ¤ Vivenda Própria Saúde: ¤ Andar Alugada Educação: ¤ Parte da casa Transportes: ¤ Quarto Outros: (p.e. Água, Luz) ¤ Barraca Total: ¤ Visita às Instalações Visita às Instalações Sim Não, família assim o entendeu Não, estabelecimento não tinha disponibilidade Data de Inscrição: Pela Família: (VER NOTA 1) Pelo Estabelecimento: B.I. nº: Emitido em: A. I. de:
  22. 22. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 3 de 9 Síntese relativamente aos critérios de selecção e priorização: Dados a preencher pelo estabelecimento - na rede solidária e pública - na selecção e priorização das candidatuas por forma a identificar os can- didatos para a entrevista inicial Critérios de selecção e priorização Ponderação: Pontuação: Idade da criança Baixos recursos económicos do agregado familiar Criança em situação de risco Ausência ou indisponibilidade dos pais em assegurar cuidados básicos Família monoparental ou numerosa Irmãos a frequentar estabelecimento Pais a trabalhar na área do estabelecimento Pais Bombeiros Voluntários e já falecidos Criança com Necessidades Educativas Especiais Situação encaminhada pelos Serviços da Segurança Social Outros Apreciação Final da candidatura Cumpre os critérios e está dentro do limite de vagas do estabelecimento Data da Entrevista de Pré-Diagnóstico: Cumpre critérios mas não está dentro do limite de vagas do estabelecimento Lista de Espera: Não cumpre os critérios Encerramento do Processo: Nota 1: 1. A assinatura da presente ficha de inscrição implica o conhecimento e concordância prévia com as normas e regulamento interno do estabelecimento. 2. Junto da ficha de inscrição, colocar os seguintes documentos: caso se trate de um estabelecimento da rede pública ou solidária, deve ser apresentado cópia dos encargos com a habitação; cópia da declaração de IRS e respectivo comprovativo de liquidação; cópia dos recibos de vencimento dos familiares. 3. Todas as informações disponibilizadas nesta ficha são confidenciais, não podendo ser utilizadas sem a autorizaçãoprévia da família Arquivar área administrativa A entregar aquando da inscrição de novos candidatos
  23. 23. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 4 de 9 B. DADOS A PREENCHER NA ENTREVISTA DE PRÉ-DIAGNÓSTICO Data da Entrevista Pré-Diagnóstico: Nº de Inscrição: Nº de Processo Individual: (A atribuir caso se verifique a admissão) • Outros elementos relativos à criança Criança a cargo de: Pais Pai Mãe Outros Se está a cargo de outra pessoa: Motivo: Identificação da pessoa a quem a criança está a cargo (quando não os pais): Nome: Profissão: Local de Emprego: Telefone: Morada: Código Postal: Localidade: Telefone: Telemóvel: Idade: Anos Nome da Pessoa Responsável pela Criança: • Situação de Saúde: Doenças que já teve até à data: Sarampo Varicela Papeira Sim Sim Sim Não Não Não Outras Especifique: Sim Não Sofre de alguma doença: Alergias Especifique: Sim Não Doenças Especifique: Sim Não NEE Se sim Especifique: Sim Def. Auditiva Não Def. Visual Def. Motora Multidefeciência
  24. 24. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 5 de 9 Cartão de vacinas actualizado: Cartão vacinas Especifique: Sim Não Frequência de outros estabelecimentos ou respostas sociais: Frequência de outras respostas Se sim: Especifique: Sim Creche Não Ama Privada Ama Família (p.e. Avó, Tia) Encaminhamento de outros Serviços (p.e. Segurança Social): Encaminhamento Especifique: Sim Não Horário previsto de frequência do estabelecimento: Entrada: horas minutos Saída: horas minutos Elementos a quem a criança pode ser entregue: Nome: Telefone: Nome: Telefone: Pessoa a contactar em situação de emergência: Pessoa a contactar: Parentesco: Telemóvel: Telefone Serviço: Local de Emprego: Telefone Pessoa a contactar: Parentesco: Telemóvel: Telefone Serviço: Local de Emprego: Telefone: Outras actividades/serviços (p.e. transporte): Actividade A Qual: ¤ Actividade B Qual: ¤ Actividade C Qual: ¤ TOTAL ¤
  25. 25. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 6 de 9 Cálculo da Comparticipação Familiar: (Ver Nota 2) R=(RF-D)/N Explicite à família o cálculo da sua comparticipação familiar: R: rendimento "per capita" RF: rendimento mensal ilíquido do agregado familiar D: despesas fixas N: nº de elementos do agregado familiar Escalões de Rendimento de acordo com a Remuneração Mínima Mensal 1º - até 30% da 2º entre 30% a 3º entre 50% e 4º entre 70% e 5º entre 100% e 6º mais de 150% RMN 50% da RMM 70% da RMM 100% da RMM 150% da RMM da RMM Percentagem para Cálculo da Comparticipação 15% 22.50% 27.50% 30% 32.50% 35% Familiar (Circular nº 3) Percentagem para Cálculo da Comparticipação Familiar (estabelecimento) Mensalidade / Comparticipação Familiar: ¤ Decisão: Decisão Admissão Não admissão por decisão da família Em condições de admissão mas, devido à priorização, tem que ficar em lista de espera Se a inscrição foi admitida: Admitido em: Nº de Processo Individual: Sala: Identificação do Educador de Infância: Visita às instalações e futuro espaço: Contacto com colaboradores Sim Não, a família assim o entendeu Não, o estabelecimento não teve disponibilidade Contacto com o futuro Educador de Infância e Auxiliares: Contacto com colaboradores Sim Não, a família assim o entendeu Não, o estabelecimento não teve disponibilidade Contrato já celebrado: (Ver Nota 2) Contrato Cópia entregue á família Explique os motivos: Sim Sim Não Não
  26. 26. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 7 de 9 Observações: Data da Entrevista de Pré-diagnóstico: Pela Família: Pelo Estabelecimento: Nota 1: 1. A assinatura da presente ficha de inscrição implica o conhecimento e concordância prévia com as normas e regulamento interno do estabelecimento. 2. Todas as informações disponibilizadas nesta ficha são confidenciais, não podendo ser utilizadas sem a autorização prévia da família
  27. 27. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 8 de 9 C. RENOVAÇÃO DA INSCRIÇÃO Ano: Agregado Familiar Na renovação da inscrição pelas famílias, identifique, se necessário, as alterações à constituição do agregado familiar: Rendimento Mensal Líquido Nome Parentesco Idade Profissão (Aplicável a estabelecimentos da rede solidária e da rede pública) ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ Sub-Total Outros rendimentos ¤ Total ¤ Dados da Situação Familiar (Aplicável a estabelecimentos da rede solidária e da rede pública) Encargos: Tipo de Habitação Propriedade Habitação: ¤ Vivenda Própria Saúde: ¤ Andar Alugada Educação: ¤ Parte da casa Transportes: ¤ Quarto ¤ Outros: (p.e. Água, Luz) Barraca ¤ Total: Outras actividades/serviços: Na renovação da inscrição pelas famílias, identifique, se necessário, as alterações às actividades: Actividade A Qual: ¤ Actividade B Qual: ¤ Actividade C Qual: ¤ TOTAL ¤ Cálculo da Comparticipação Familiar: (Ver Nota 2) R=(RF-D)/N Explicite à família o cálculo da sua comparticipação familiar: R: rendimento "per capita" RF: rendimento mensal ilíquido do agregado familiar D: despesas fixas N: nº de elementos do agregado familiar
  28. 28. IMP02.IT01.PC01 – Ficha de inscrição / pág. 9 de 9 Escalões de Rendimento de acordo com a Remuneração Mínima Mensal 1º - até 30% da 2º entre 30% a 3º entre 50% e 4º entre 70% e 5º entre 100% e 6º mais de 150% RMN 50% da RMM 70% da RMM 100% da RMM 150% da RMM da RMM Percentagem para Cálculo da Comparticipação 15% 22.50% 27.50% 30% 32.50% 35% Familiar (Circular nº 3) Percentagem para Cálculo da Comparticipação Familiar (estabelecimento) Mensalidade / Comparticipação Familiar: ¤ Data da Entrevista: Pela Família: Pelo Estabelecimento: Nota 2: 3. Caso se trate de um estabelecimento da rede solidária ou da rede pública, para cálculo da comparticipação familiar deve ser preenchido o Mod. 13.0.2378. 4. Por forma a se poder celebrar contrato com a família, deve ainda ser apresentado por esta cópia do Boletim de Nascimento, cópia do Boletim de Vacinas, declaração médica de como a criança pode frequentar este tipo de equipamentos. Nota 3: Caso se trate de um estabelecimento da rede solidária ou da rede pública, para cálculo da comparticipação familiar deve ser preenchido o Mod. 13.0.2378, em que a família deve apresentar cópia dos encargos com a habitação; cópia da declaração de IRS e respectivo comprovativo de liquidação; cópia dos recibos de vencimento dos familiares. Arquivar área administrativa A entregar aquando da renovação inscrição
  29. 29. IMP03.IT02.PC01 Carta de Aceitação da Inscrição Localidade: Data por extenso: Exmo (a). Sr(a). Serve o presente para informar V. Exa. que o seu filho(a) se encontra em situação de poder vir a frequentar este estabelecimento. Nesse sentido, encontra-se marcada uma entrevista com o(a) Educador(a) de Infância / Director(a) Técnico(a) do Estabelecimento (apagar o que não interessa), no próximo dia / / pelas horas e minutos. Para qualquer eventualidade, poderá entrar em contacto com: Identificação do colaborador: Telefone nº: Aguardando pelo nosso próximo encontro, gratos pela preferência pelos nossos Serviços Atenciosamente O(A) Director(a) Técnico(a) (Nome) Nota: Para que o Processo de Admissão da sua criança possa ser finalizado, quando comparecer à entrevista faça-se acompa-nhar do Boletim de Vacinas, do Boletim de Nascimento e da declaração Médica em como a criança pode frequentar a Creche.
  30. 30. IMP04.IT02.PC01 Carta de Não Aceitação da Inscrição Localidade: Data por extenso: Exmo (a). Sr(a). Serve o presente para informar V. Exa. que o(a) seu(sua) filho(a) não se encontra em situação de poder vir a frequentar este estabelecimento por motivo de (apagar o que não interessa): • Não se encontrar dentro dos critérios de admissão deste estabelecimento. • Não se verificar a existência de vaga, encontrando-se em lista de espera na posição nº Se não estiver interessado(a) que o(a) seu(sua) filho(a) venha a frequentar este estabelecimento, agradecemos que nos informe a fim de o(a) retirarmos da referida lista de espera. Para qualquer eventualidade, poderá entrar em contacto com: Identificação do colaborador: Telefone nº: Gratos pela preferência pelos Nossos Serviços Atenciosamente O(A) Director(a) Técnico(a) (Nome)
  31. 31. IMP05.IT03.PC01 Identificação do Estabelecimento Identificação do Grupo / Sala da Criança Lista de Espera FICHA DE INSCRIÇÃO RESPONSÁVEL PELA CRIANÇA Pontuação dos Ponto Situação Data de Critérios de da Ficha de Nº Inscrição Entrada na Nome da Criança Nome Morada Telefone Telemóvel Selecção Inscrição Provisório Lista de Espera
  32. 32. PC02. Documentação IT01.PC02 Contrato e Processo Individual da Criança PC02 IT02.PC02 IMP01.IT02.PC02 ADMISSÃO Entrevista de Diagnóstico Ficha de Avaliação de Diagnóstico IMP02.IT03.PC02 Lista de pertences da criança IT03.PC02 Programa de Acolhimento Inicial IMP03.IT03.PC02 Programa e acolhimento inicial
  33. 33. PC02 Admissão
  34. 34. PC02. Processo de Admissão PC02 Processo de Admissão elaborado: data: aprovado: data: 1. OBJECTIVO Estabelecer regras gerais para a elaboração do Contrato, para a realização da Entrevista de Diagnóstico e definição do Programa de Acolhimento Inicial. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se aos serviços e aos colaboradores responsáveis pelas actividades de estabelecimento do Contrato, de identificação das necessidades da criança e expectativas da família e de definição do Programa de Acolhimento Inicial. 3. INDICADORES DO PROCESSO São ferramentas essenciais para medir o desempenho dos Processos. A monitorização do processo será realizada através do controlo dos indicadores que devem ser definidos pela Direcção do estabelecimento, em função do modelo organizacional e os objectivos estratégicos da instituição. Os indicadores apresentados na matriz do processo são exemplos possíveis. 2
  35. 35. Processo de Admissão .PC02 Início 4. MODO OPERATÓRIO 1. Contrato Após decisão favorável sobre a admissão da criança, é estabelecido um contrato de prestação de serviços entre o estabelecimento e a família da criança. 1. As regras de elaboração, alteração, suspensão e rescisão do Contrato contrato estão previstas no ponto 1 da instrução de trabalho IT01.PC02 - Contrato. 2. Elaboração do Processo Individual da Criança Após a elaboração do contrato é constituído um processo individual, para cada criança. A este processo é atribuído um 2. número sequencial, que substituí o número provisório de Elaboração do Processo Individual da Criança inscrição. Os documentos a constar no Processo Individual encontram-se previstos no ponto 2 da instrução de trabalho IT01.PC02 - Contrato. 3. Entrevista de diagnóstico 3. Através de entrevista realizada pelo educador de infância à família, Entrevista de diagnóstico são recolhidas informações destinadas à análise e avaliação mais pormenorizada das necessidades da criança, bem como as expectativas da sua família, e que segue o estabelecido na instrução de trabalho IT02.PC02 - Entrevista de diagnóstico. 4. Programa de Acolhimento Inicial 4. O acolhimento inicial é efectuado pelo colaborador responsável pela Programa de integração da criança no estabelecimento de acordo com a acolhimento inicial instrução de trabalho IT03.PC02 – Programa de Acolhimento Inicial: • SE for necessário a alteração dos objectivos de intervenção, procede-se à negociação das alterações com a família de acordo com o estabelecido em 5. • SE os objectivos de intervenção não são alterados então A procede-se à elaboração do relatório tal como estabelecido em 6. 3
  36. 36. PC02. Processo de Admissão A 5. Negociação da alteração 5. Alteração de O responsável pelo programa de acolhimento dá conhecimento à objectivos de intervenção? família da alteração dos objectivos de intervenção: • SE não houver acordo com a família relativamente à alteração dos objectivos procede-se à rescisão do contrato, tal como estabelecido em 7; Não Sim • SE a família concordar com a alteração dos objectivos então o responsável do programa define as acções a implementar e no final trinta dias após o início do programa, procede à elaboração do Relatório de avaliação do Programa de Acolhimento Inicial. Há acordo com a família? 6. Relatório de avaliação do Programa de acolhimento É elaborado um relatório final sobre o processo de integração e adaptação da criança, utilizando para o efeito o impresso IMP03.IT03.PC02 – Programa de Acolhimento Inicial: Sim Não • SE a criança se adaptou, o relatório é arquivado no processo individual; • SE persistir a inadaptação é dada a possibilidade da família 6. rescindir o contrato, tal como estabelecido em 7. Relatório de avaliação do Programa de acolhimento inicial 7. Rescisão do contrato A rescisão do Contrato é efectuado de acordo com as regras estabelecidas no Regulamento Interno. Exemplos de situações de rescisão são apresentadas no ponto 1.4 da instrução de trabalho IT01.PC02 - Contrato. Criança 7. Não Rescisão do contrato adaptada? 8. Arquivo O relatório final sobre o processo de integração é arquivado no Processo Individual da Criança. Sim 8. Arquivo Fim 4
  37. 37. Processo de Admissão .PC02 Entrada • Necessidades da criança (incluir a identificação de eventuais necessidades educativas especiais) (Input) • Expectativas dos responsáveis pela criança • Cláusulas do contrato Actividades Responsáveis Doc. Referência D DT ED AD AJ Instruções de trabalho Impressos Contrato • • IT01.PC02 –Contrato Contacto com o educador de infância • • IT02.PC02 – Entrevista de Diagnóstico • IMP02.IT01.PC01 - Ficha de Inscrição; • IMP01.IT02.PC02 - Ficha de Avaliação de Diagnóstico Programa de Acolhimento inicial • • IT03.PC02 – Programa de Acolhimento Inicial • IMP03.IT03.PC02 - Programa de Acolhimento Inicial Saída • Necessidades e expectativas identificadas (Output) • Contrato • Relatórios e informações provenientes de outras instituições • Programa de acolhimento inicial – período de adaptação Indicadores • % de rescisão de contratos (número de rescisão de contratos / número de contratos estabelecidos) • % de serviços solicitados a que o estabelecimento não deu resposta (número serviços solicitados a que o estabelecimento não deu resposta/número total de serviços disponibilizados) • Número de alterações aos contratos (por motivos) • % de desistências anuais (número de desistências de crianças durante o ano lectivo / número de contratos estabelecidos para o mesmo período) Gestor do processo Direcção Técnica 5 Gestor do processo / Intervenientes no processo / D - Director / DT - Director Técnico / ED - Educador de Infância / AD - Administrativo / AJ - Auxiliar de Acção Educativa
  38. 38. PC02. Processo de Admissão IT01.PC02 Instrução de Trabalho – Contrato e Processo Individual da Criança elaborado: data: aprovado: data: 1.CONTRATO 1.1. Elaboração Após a decisão de admissão da criança, é estabelecido um contrato escrito entre a gestão do estabelecimento e a família. Para a promoção do contrato é obrigatória a entrega: • Cópia do boletim de nascimento; • Cópia do boletim de vacinas; • Declaração médica atestando que a criança pode frequentar o estabelecimento. No contrato encontram-se reflectidas as expectativas de ambas as partes, sendo discriminados todos os direitos e deveres inerentes à prestação do serviço, indicando: • Identificação da criança e da pessoa responsável por ela; • Período de vigência do contrato; • Necessidades dietéticas especiais da criança; • Administração de medicamentos; • Condições de alteração, de suspensão e/ou de rescisão do contrato; • Contactos para situações de emergência; • Serviços e actividades incluídas na mensalidade, distinguir as actividades regulares das complementares; • Mensalidade, período (p.e. o pagamento pode ser efectuado até ao dia oito de cada mês) e forma de pagamento; • O mês a que se reporta o início da primeira mensalidade e o número de mensalidades que se irão efectuar ao longo do ano; • Formas de actuação do estabelecimento face a incumprimentos no pagamento da mensalidade; 6
  39. 39. Processo de Admissão .PC02 IT01.PC02 / Instrução de trabalho – Contrato e Processo Individual da Criança • A tomada de conhecimento por parte das famílias do regulamento interno, em que ambas as partes se comprometem ao seu cumprimento; • Outros. Aquando da celebração do contrato: • É acordado com a família a lista do material a entregar no estabelecimento, devendo ser registado no impresso IMP02.IT03.PC02 – Lista de pertences da criança, nomeadamente: • Artigos de higiene pessoal (p.e. fraldas, muda de roupa); • Material de apoio ao desenvolvimento das actividades/ brincadeiras (p.e. plasticina, cartolina). 1.2. Assinatura O contrato é assinado em duplicado pelo representante do estabelecimento e pela família da criança e fará parte integrante do processo individual da criança. 1.3. Alterações ao contrato Sempre que se verifiquem alterações ao contrato, o mesmo é sujeito à aprovação de ambas as partes. 1.4. Suspensão e/ou rescisão São definidas, pelo estabelecimento, regras para a suspensão e/ou rescisão do contrato, que podem ter origem em várias situações: • Não adaptação da criança; • Insatisfação das necessidades das crianças ou das suas famílias; • Mudança de residência; • Mudança de resposta social; • Incumprimento das cláusulas contratuais. • Outras Sempre que se verifique a não adaptação da criança ou a insatisfação das necessidades ou da sua família, o estabelecimento procede a uma avaliação da situação com as diferentes partes envolvidas e procura ultrapassar as dificuldades evidênciadas. Caso a situação se mantenha, procede-se à rescisão do contrato. 2. PROCESSO INDIVIDUAL DA CRIANÇA O Processo Individual da Criança é constituído por um conjunto de documentos de cada criança que se inicia com a aceitação da Ficha de Inscrição – Parte A, sendo atribuído um número provisório que é alterado para um número definitivo após a celebração do contrato. Fazem parte deste processo: A constar na área administrativa: • Ficha de Inscrição com os dados de identificação da criança e sua família e respectivos contactos (IMP02.IT01.PC01 – Ficha de Inscrição); • Contrato celebrado entre o estabelecimento e a família; • Informação sobre a identidade das pessoas autorizadas a retirar a criança da creche; 7

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