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Presentaciones ejecutivas 2
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Presentaciones ejecutivas 2

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  • 1. Presentaciones Ejecutivas Formatos y Contenidos
  • 2. Para formular un proyecto, es necesario considerarel punto de vista de la entidad a la que se va apresentar la propuesta. Por lo general, este tipo deinstituciones recibe innumerables expedientes parasu evaluación, sobre todo luego de haber realizadouna convocatoria. En tal sentido, es fundamentalredactar la propuesta de la forma másconcisa, coherente y clara posible, de modo quefacilite el trabajo de la persona responsable de suevaluación.
  • 3. Existe la creencia equivocada de que una propuestacorrectamente elaborada tiene que ser voluminosa,pero no es cierto. Generalmente, una propuestadebería oscilar (sin incluir anexos) entre las ocho ydiez páginas si se trata de pequeños proyectos. Enel caso uno más extenso, lo recomendable es que eldocumento abarque las treinta o cuarenta páginas.Al final, se puede anexar toda la información(estadística, gráfica, etcétera) que sustente el plan.
  • 4. Carátula y tabla de contenidoLa carátula del documento debe contener lainformación básica y relevante sobre el proyecto, ala par de lucir un aspecto sobrio y profesional. Estono quiere decir que se tenga que realizar un gastoexcesivo en materiales o cubiertas especiales, puespodría ser visto por las entidades donantes como unuso poco austero de recursos. De igualmodo, muchas de estas instituciones (sobre todo lasmedioambientales) privilegian el uso de materialesque no atenten contra la naturaleza.
  • 5. • Los principales aspectos que se deben incluir en la carátula son:• Nombre y logo de nuestra organización• Nombre del proyecto (debe permitir identificar la naturaleza del proyecto, a la vez que la solución del problema previamente identificado)• Mes y año de elaboración de la propuesta• Contacto en nuestra institución (nombre del funcionario, teléfono, fax, correo electrónico, dirección)
  • 6. Además de enviar una copia física de la propuesta, esrecomendable anexar al documento una copia en un mediomagnético (disquete, CD u otro) y enviar una copia adicional porcorreo electrónico. Esto permitirá compartir con mayor facilidadel documento entre los funcionarios responsables de laevaluación de la propuesta en la entidad donante.Si la extensión del documento es superior a cinco páginas, sedeberá incluir una tabla de contenidos que permita una más fácilubicación de sus secciones.
  • 7. Resumen ejecutivoPor lo general, el resumen ejecutivo es una de lasprincipales secciones de una propuesta de proyecto.Esta sección constituye el punto de partida que despiertael interés de la persona responsable de la evaluación.En tal sentido, es fundamental poner especial cuidadoen su redacción y consistencia. Como su nombre lo dice,un resumen ejecutivo es una síntesis de la informaciónmás relevante del proyecto. Por lo general, serecomienda que su extensión no exceda las dospáginas. El resumen ejecutivo debe incluir:
  • 8. • Descripción breve sobre el problema identificado• Explicación sobre la solución del problema motivo del proyecto, que incluya sus actividades, el número de beneficiarios, cómo y dónde operará, el tiempo requerido y el personal responsable de su ejecución• Los fondos requeridos para la operación del proyecto y los planes que garanticen su sostenibibilidad en el futuro.
  • 9. Una corta reseña (un párrafo) que incluyade manera breve la historia, actividades ycapacidad de su institución para llevar acabo el proyecto propuesto.
  • 10. ImportanteEl resumen ejecutivo debe ser redactado alfinal, una vez terminada la elaboración de lapropuesta. Hay que tener en cuenta que, enmuchos casos, esta es la única parte de lapropuesta que leen los evaluadores paradecidir si continúan revisándola o la dejande lado. Por ello es importante ponerespecial cuidado en su redacción.
  • 11. Estructura del proyectoA continuación se sugiere una estructuracon los principales componentes de unapropuesta de proyecto. Como lomencionamos anteriormente, no existe unaestructura rígida para la presentación, estadebe adecuarse a las particularidades decada situación.
  • 12. Nombre del proyecto. Debe permitir identificar la naturaleza del proyecto y a la vez lasolución del problema previamente identificado.Entidad responsable: Indicar el nombre de las entidades responsables del proyecto, asítambién los datos del personal para establecer contacto.Período de duración: Tiempo que tomará la ejecución del proyecto.Localización: Señalar la ubicación geográfica que tendrá la sede del proyecto, así como elámbito en el que se desarrollarán las actividades del mismo, indicando para cada caso lalocalidad, distrito, provincia, departamento.Monto total: Indicar los recursos monetarios que demandará la ejecución delproyecto, expresado en la moneda del país de origen de la entidad a la que se solicita elfinanciamiento. Dicho monto se desagregará en: aporte de la cooperación técnicainternacional, de la contrapartida nacional, de los beneficiarios y de otras fuentes, si las hubiera.Si se hiciera en una moneda local, indicar el tipo de cambio utilizado.
  • 13. Introducción y diagnósticoEsta sección se orienta, básicamente, a describir el problema central ya demostrar la calidad y calificación de la organización queimplementará el proyecto.Como se ha mencionado, es preciso elaborar esta sección tratando dedar la mayor cantidad de elementos de juicio que apoyen nuestrapropuesta. Se recomienda evitar ser declarativo al momento de definirel problema. No se debe describir el problema sobre la base de laexperiencia personal o sobre creencias. Se debe procurar respaldar elcontenido de la propuesta con argumentos sólidos, como estadísticasactualizadas, fotos o la opinión de expertos o instituciones acreditadas.
  • 14. En la parte del diagnóstico se debe describir la situación actualidentificando la problemática que se quiere solucionar, la misma que nose puede resolver con los recursos humanos y materiales existentes,por lo que surge la necesidad de recurrir al apoyo de la cooperacióninternacional. Asimismo, se debe captar la atención del donante sobrela urgencia del tema planteado.Se debe procurar convencer al donante de cómo los objetivos ycapacidades institucionales de nuestra organización calzan con elobjetivo del proyecto, de tal manera que se asegure el éxito del mismo.
  • 15. Es recomendable, asimismo, tomar encuenta que muchos tienen interés enproyectos presentados por consorcios deONG o en algún tipo de alianza que asegureun mayor respaldo institucional a laintervención del proyecto.
  • 16. Definición del problema y sus causasSe debe especificar de la manera más clara yprecisa el problema central identificado, así comosus características cualitativas y cuantitativas.Uno de los errores más comunes en laespecificación del problema consiste en expresarlocomo la negación o falta de algo. En vez de ello, elproblema debe plantearse de tal forma que permitaencontrar diferentes posibilidades de solución.
  • 17. Ejemplos mal Formulados• No existe un generador local de energía eléctrica.• Falta de programas de educación inicial.Estos dos ejemplos conducen de antemano auna única solución: Construir un generador deenergía eléctrica o implementar programas deeducación inicial.
  • 18. Ejemplos Correctamente Formulados• Limitada provisión de energía eléctrica durante el día.• Bajo rendimiento de los niños y niñas en los primeros años de educación primaria.En cambio, estos ejemplos del permiten una ampliagama de posibilidades de solución, como utilización demedios de generación alternativos o diversas estrategiaspara elevar el rendimiento de los niños y niñas eneducación primaria.
  • 19. Luego de haber sido definido el problemacentral motivo del proyecto, se debe determinartanto las causas que lo generan como losefectos negativos que este produce. Para ello,lo más recomendable es elaborar un árbol queinterrelacione en forma directa e indirecta lascausas con el problema central y con losefectos generados. A esta herramienta se laconoce como el árbol causa-efecto.
  • 20. Objetivo del proyectoTanto el objetivo central como los objetivos específicos debenreflejar los cambios que se espera lograr con la intervención delproyecto. Se debe evitar el planteamiento de objetivos muyamplios, ambiciosos y confusos. Por el contrario, es preferibleredactarlos de una manera clara cuya descripción no seextienda más de una página y de modo que reflejen lorealmente alcanzable de acuerdo con la magnitud de lainversión. Es recomendable numerar los objetivos específicoscomo: Objetivo 1, Objetivo 2, etcétera, de manera que ayude asu rápida identificación y referencia en el documento.