Los eventos y sus etapas

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Se describen los procedimientos de las Etapas de Pre-evento, Evento y Post-evento

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Los eventos y sus etapas

  1. 1. Universidad de Oriente<br />Núcleo de Nueva Esparta<br />Escuela Hotelería y Turismo<br />Dpto. de Servicios Turísticos<br />Los Eventos y sus Etapas<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar. Msc<br />
  2. 2. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />EVENTO<br />Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.<br /> Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.<br />Fuente: Instituto de Capacitación Turística:Manual sobre Coordinación de Eventos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  3. 3. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  4. 4. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  5. 5. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Etapas de un Evento*<br />Gómez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995<br />Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998<br />Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997<br />Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998<br />*<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  6. 6. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Pre-Evento<br />
  7. 7. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.<br />Determinar QUÉse quiere alcanzar con la realización del Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  8. 8. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.<br />El nombre debe ser:<br /><ul><li>Corto y llamativo.
  9. 9. Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.</li></ul>En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional<br />Ejemplo:2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  10. 10. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente<br />Coordinador General<br />Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  11. 11. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión de Logística<br />Transporte<br />Alojamiento<br />Alimentación<br />Secretaría<br />Servicios Generales<br />Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  12. 12. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión Técnico-Académica<br />Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:<br /><ul><li> Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.
  13. 13. Revisar el temario a desarrollar.
  14. 14. Determinar metodología de trabajo.
  15. 15. Coordinar la reproducción y distribución</li></ul>de las ponencias.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  16. 16. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo<br /><ul><li> Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.
  17. 17. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.
  18. 18. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  19. 19. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión de Festejos y Recreación<br />Planifica y coordina:<br /><ul><li> Lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.
  20. 20. Los tours y excursiones para los participantes en el evento.
  21. 21. La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  22. 22. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />3.- Seleccionar la Fecha <br /> Se debe tener en cuenta:<br /><ul><li>Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
  23. 23. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.
  24. 24. Horario y frecuencia de los transportes.
  25. 25. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  26. 26. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />4.- Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento <br />Participantes:<br />Personas que asisten al evento en calidad de público.<br />Acompañantes:<br />No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales.<br />Expositores o Ponentes:<br /> Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.<br />Delegados:<br />Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular.<br />Invitados Especiales:<br />Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político ,le confieren notoriedad al evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  27. 27. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización. <br /><ul><li> Ciudad Sede.
  28. 28. Instalaciones específicas donde se realizará el evento:
  29. 29. Capacidad
  30. 30. Comodidad
  31. 31. Iluminación
  32. 32. Equipos
  33. 33. Acceso</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  34. 34. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />6.- Elaborar Cronograma de Actividades <br />Programas:<br /><ul><li> Técnico o Científico
  35. 35. Social
  36. 36. Para Acompañantes
  37. 37. De Visitas Técnicas
  38. 38. Turístico</li></ul> DURACIÓN <br /> OBJETIVOS<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  39. 39. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />7.- Estimación de Recursos <br />HUMANOS:<br />Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento<br />Recursos<br />TÉCNICOS:<br />Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.<br />MATERIALES:<br />Implementos necesarios (Ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  40. 40. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento<br />Egresos:<br /><ul><li>Publicidad y Promoción
  41. 41. Impresos y Originales
  42. 42. Alojamiento
  43. 43. Alquiler y Montaje Salones
  44. 44. Transporte
  45. 45. Eventos Sociales
  46. 46. Recursos Humanos
  47. 47. Servicios Profesionales
  48. 48. Papelería
  49. 49. Alquiler de Equipos
  50. 50. Otros
  51. 51. Imprevistos</li></ul>Ingresos:<br /><ul><li>Espacios Publicitarios
  52. 52. Actividades especiales
  53. 53. Venta de comidas y bebidas
  54. 54. Concesiones para venta
  55. 55. Cuotas de registro al evento
  56. 56. Donativos y patrocinios
  57. 57. Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  58. 58. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />9.- Promoción del Evento <br />Medios de Comunicación<br /> Correo Directo<br /> Publicidad Impresa<br />Aviso de Prensa<br />Volante<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  59. 59. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />10.-Diseño y Elaboración de Impresos <br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  60. 60. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />11.- Selección y Capacitación del Personal<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  61. 61. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />12.- Adquisición o Contratación de Materiales, Equipos y Servicios<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  62. 62. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  63. 63. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br /> Evento<br />1.- Recepción de los Participantes y traslado Alojamiento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  64. 64. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br /> Evento<br />2.- Registro de los Participantes<br />3.- Realización del Acto de Inauguración<br />4.- Realización Cóctel de Bienvenida<br />5.- Implantación del Programa General de Actividades<br />6.- Clausura del Evento<br />7.- Realización Evento Social de Despedida<br />8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  65. 65. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Post-Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  66. 66. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />1.- Recopilación y Archivo de la Información Pertinente al Evento. <br /> Conclusiones<br /> Elaboración de la Memoria<br /> Información de Tipo Académica y Administrativa<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  67. 67. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />2.- Evaluación<br />EVALUACIÓN<br />Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado<br />OPINIÓN <br /><ul><li>Participantes
  68. 68. Expositores o Ponentes
  69. 69. Comité Organizador</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  70. 70. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />3.- Agradecimientos<br /><ul><li>Auspiciantes
  71. 71. Patrocinantes
  72. 72. Ponentes
  73. 73. Otros Colaboradores</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  74. 74. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />4.- Cumplimiento de Compromisos <br /><ul><li>Cancelación de Obligaciones con proveedores.
  75. 75. Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento.
  76. 76. Devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  77. 77. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Comité Organizador<br />Organizador de Eventos (PCO)<br />Servicios: <br />Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intérpretes, guías, sonido, audiovisuales, etc.<br />Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  78. 78. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Pre-Evento<br />1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.<br />Gerente <br />Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentación, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos turísticos, etc.<br /> Personal de Servicio<br /> Precio de los Servicios<br /> Políticas de Pago<br />Cliente<br />Tipo de Evento<br /> Fecha. <br /> Hora de Inicio y Duración.<br /> Número de Pax.<br /> Alimentos y Bebidas.<br /> Servicios requeridos. <br /> Presupuesto Estimado.<br />Cliente<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  79. 79. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Pre-Evento<br />2.- Elaboración Cotización.<br />3.- Contrato- Facturación.<br />4.- Contratación Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  80. 80. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Montaje de los Salones<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  81. 81. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Montaje de los Salones<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  82. 82. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Supervisar Servicios y Personal<br />Comidas<br />Transporte<br />Personal de Servicio<br />Equipos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  83. 83. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Supervisión durante Desarrollo del Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  84. 84. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Post-Evento<br />1.- Evaluación<br />2.- Facturación – Cierre de Cuenta Cliente<br />3.- Pago a Proveedores<br />4.- Pago al personal contratado para el evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
  85. 85. Organización de Eventos<br />Gracias…<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />

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