Palestra sobre Gestão de Serviços Jurídicos, por Lara Selem em Londrina

4,797 views

Published on

Published in: Education
1 Comment
4 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
4,797
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
40
Actions
Shares
0
Downloads
307
Comments
1
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Palestra sobre Gestão de Serviços Jurídicos, por Lara Selem em Londrina

    1. 1. Lara Selem Gestão de Serviços Jurídicos
    2. 2. Lara Selem <ul><li>Advogada, Escritora, Consultora em Gestão de Serviços Jurídicos. Executive MBA pela Baldwin Wallace College (OH, EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP), e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School (MA, EUA). Colaboradora da Revista Consulex, Advogados: Mercado & Negócios, e outras. Autora dos livros: </li></ul>
    3. 3. Advocacia & Gestão
    4. 5. País dos Advogados <ul><li>518 mil e 171 advogados inscritos (ago/2006 - CFOAB). </li></ul><ul><li>1.003 cursos de Direito no Brasil (ago/2006) </li></ul><ul><ul><li>Nos EUA são 205. </li></ul></ul><ul><li>120 mil bacharéis de Direito ingressam no mercado a cada ano (IBGE). </li></ul><ul><li>Cerca de 7,5 mil sociedades de advogados registradas nas seccionais da OAB em todo Brasil. </li></ul><ul><ul><li>97,27% das sociedades de advogados têm até 5 advogados (OAB/SP). </li></ul></ul>
    5. 6. Desafios do Advogado Moderno <ul><li>Adaptar-se rapidamente às mudanças </li></ul><ul><li>Responsabilizar-se com a própria carreira </li></ul><ul><li>Aproveitar as Oportunidades X Evitar as Ameaças </li></ul><ul><li>Desenvolver a mentalidade estratégica! </li></ul><ul><li>Equilibrar Eficiência + Alta Qualidade </li></ul><ul><li>Acompanhar a evolução tecnológica </li></ul><ul><li>Satisfazer o cliente </li></ul><ul><li>Ter foco </li></ul>
    6. 7. A (R)evolução dos Tempos… 2050 1950 2000
    7. 8. Foco de Atuação x Clientes Trabalhista de massa para empresas. Previdenciário de massa para sindicatos Volume Tributário, Marítimo, Cível, Trabalhista, Contratual, M&A, P.I., etc. Trabalhista, Penal, Cível, Imobiliário, Previdenciário, etc. Clínica Geral Ambiental Criminal Super Especializado Tributário (contencioso, administrativo, penal) Área Cível (família, contratos, imobiliário, sucessões) Especializado Pessoa Jurídica Pessoa Física Foco de Atuação
    8. 9. Portes dos Escritórios de Advocacia PORTE (Brasil) acima 30 acima 100 Mega 16 a 30 51 a 99 Grande 6 a 15 16 a 50 Médio 3 a 5 3 a 15 Pequeno Até 2 Até 2 Micro Sócios Associados PORTE (Internacional) Acima de 100 Grande 31 a 99 Médio Até 30 Pequeno Advogados
    9. 10. Administração Legal <ul><li>ADMINISTRADOR LEGAL EXECUTIVO </li></ul><ul><ul><li>Sócio-Administrador : Toma decisões quanto a elaboração da política do escritório, planejamento tático e estratégico, desenvolvimento organizacional, gerenciamento dos riscos, controle de qualidade, etc. </li></ul></ul><ul><li>ADMINISTRADOR LEGAL OPERACIONAL </li></ul><ul><ul><li>Administrador Legal : Supervisiona e executa serviços de suporte administrativo e financeiro interno, implementa as estratégias operacionais, etc. </li></ul></ul>
    10. 11. Áreas de Atuação Gestão Financeira Gestão de Pessoas Gestão de Tecnologia Gestão da Produção Gestão de Infra-Estrutura Gestão Geral Gestão de Clientes e Marketing
    11. 12. Gestão Geral <ul><li>Definir a formatação do Escritório (áreas de atuação, atuação geográfica, perfil do advogado, perfil do cliente, avaliação das vantagens em se especializar em nicho de mercado ou em especialidade, etc). </li></ul><ul><li>Definir a estrutura hierárquica. </li></ul><ul><li>Desenvolver, executar, monitorar e priorizar procedimentos de sistemas operacionais (p. ex., controle de qualidade) e políticas internas (p. ex., políticas de pessoal). </li></ul><ul><li>Comunicar e implementar iniciativas de planejamento estratégico. </li></ul>
    12. 13. Gestão Financeira <ul><li>Contratação de honorários. </li></ul><ul><li>Controle de despesas de clientes e sua recuperação. </li></ul><ul><li>Controle de faturamento e recebimento de honorários. </li></ul><ul><li>Controle do contas a pagar e caixa. </li></ul><ul><li>Critérios para distribuição de resultados ou participação nos lucros. </li></ul><ul><li>Controle dos orçamentos do escritório. </li></ul><ul><li>Desenvolvimento de relatórios financeiros para os clientes. </li></ul><ul><li>Controle da contabilidade. </li></ul>
    13. 14. Gestão de Pessoas <ul><li>Definir os papéis (organograma). </li></ul><ul><li>Supervisionar e aconselhar a equipe de funcionários de apoio (estagiários, arquivistas, secretária, etc.). </li></ul><ul><li>Desenvolver e administrar o sistema de avaliação de desempenho. </li></ul><ul><li>Recrutar e selecionar novos advogados. </li></ul><ul><li>Desenvolver planos de carreira. </li></ul><ul><li>Conhecer os métodos de distribuição de honorários a advogados e formas de participação nos resultados. </li></ul>
    14. 15. Gestão de Marketing Jurídico <ul><li>Atentar-se aos padrões internos da imagem e comunicação interna do escritório. </li></ul><ul><li>Manter sempre a informação disponível para o cliente (usando a informática). </li></ul><ul><li>Fornecer linhas de direção e monitorar o papel dos advogados em assegurar a entrega do serviço ao cliente. </li></ul><ul><li>Executar o plano de marketing jurídico ético, incluindo o desenvolvimento de ferramentas, tais como artigos, eventos, página na Internet. </li></ul><ul><li>Analisar a base de clientes existente e os mercados dos clientes desejados. </li></ul>
    15. 16. Gestão da Infra-Estrutura <ul><li>Planejar e executar o lay-out do escritório, determinando o espaço necessário e seu grau de utilização, visando a agilidade do serviço. </li></ul><ul><li>Revisar, negociar e monitorar principais contratos de serviços, compras e aluguel de equipamentos. </li></ul><ul><li>Organização da Biblioteca e Arquivo. </li></ul><ul><li>Desenvolver e manter plano de segurança interna, incluindo computadores e outros sistemas. </li></ul><ul><li>Manter e monitorar o inventário de imobilizado. </li></ul>
    16. 17. Gestão da Tecnologia <ul><li>Desenvolver, executar e atualizar a infra-estrutura de tecnologia para o escritório (relação custo-benefício). </li></ul><ul><li>Informatizar a biblioteca e arquivo. </li></ul><ul><li>Desenvolver política de T.I. para o escritório (segurança, back-up, e-mails, etc.). </li></ul><ul><li>Identificar necessidades de treinamento especializado e executar programas de treinamento em T.I. </li></ul><ul><li>Selecionar e controlar consultores externos de T.I. </li></ul><ul><li>Controlar sistemas e operações de telecomunicações. </li></ul>
    17. 18. Gestão da Produção Jurídica <ul><li>Acompanhar o controle de prazos. </li></ul><ul><li>Supervisionar e controlar a qualidade dos serviços entregues. </li></ul><ul><li>Desenvolver e monitorar os relatórios de processos (gerenciais e para clientes). </li></ul><ul><li>Administrar as diligências processuais. </li></ul><ul><li>Supervisionar o controle de time-sheet (se houver). </li></ul><ul><li>Auxiliar a equipe na administração do tempo, incluindo planejamento e organização. </li></ul><ul><li>Desenhar os fluxos de trabalho jurídico. </li></ul>
    18. 19. ESTRATÉGIA INTEGRADA <ul><li>Compreende: </li></ul><ul><ul><li>as metas do escritório, </li></ul></ul><ul><ul><li>diferenciação competitiva, </li></ul></ul><ul><ul><li>clientes-alvo, e </li></ul></ul><ul><ul><li>proposta de valor para o cliente. </li></ul></ul><ul><li>Exige escolhas explícitas entre as várias possibilidades com as quais o escritório confronta-se ao longo do tempo. </li></ul><ul><ul><li>Envolve trocas: o que fazer e o que não fazer. </li></ul></ul>Estratégia exige a coragem de dizer NÃO .
    19. 20. Gestão Estratégica é um processo... <ul><li>sistemático, planejado, administrado e executado pela alta direção da organização, </li></ul><ul><li>que envolve todos os responsáveis, </li></ul><ul><li>que busca assegurar sua continuidade, sobrevivência e crescimento, </li></ul><ul><li>através da contínua adequação das estratégias, capacitação, estrutura e infra-estrutura às mudanças, tendências e descontinuidades observadas ou previsíveis no ambiente externo. </li></ul>
    20. 21. Pontos a melhorar ou ameaças (temporais) Estratégia (trajeto escolhido) Pontos fortes ou oportunidades (vento favorável)
    21. 22. <ul><li>Organização </li></ul><ul><li>Cultura </li></ul><ul><li>Liderança </li></ul>Conquista das Metas Estratégicas
    22. 23. Organização Sistema de Pessoal <ul><li>TALENTO = fonte de vantagem competitiva </li></ul><ul><li>Busca e Retenção de talentos </li></ul><ul><li>Papéis: produtor, gestor, proprietário </li></ul><ul><ul><li>Administração do tempo </li></ul></ul><ul><li>“ Controlar” os sócios </li></ul><ul><ul><li>Liderança </li></ul></ul><ul><li>Critérios sobre Promoções </li></ul><ul><li>Políticas de Remuneração </li></ul><ul><li>Análises de Desempenho </li></ul>
    23. 24. Organização Estrutura e Controle <ul><li>Divisão do trabalho profissional </li></ul><ul><ul><li>áreas de produção </li></ul></ul><ul><ul><li>áreas de apoio </li></ul></ul><ul><li>Estrutura hierárquica </li></ul><ul><ul><li>Organograma Jurídico </li></ul></ul><ul><ul><li>Organograma Administrativo </li></ul></ul><ul><li>Participação nas decisões </li></ul>
    24. 25. Organização Equipes de apoio e de produção <ul><li>Gestão Geral </li></ul><ul><li>Gestão Financeira </li></ul><ul><li>Gestão de Marketing Jurídico </li></ul><ul><li>Gestão de Tecnologia de Informação </li></ul><ul><li>Gestão de Pessoas </li></ul><ul><li>Gestão de Infra-Estrutura </li></ul><ul><li>Gestão de Produção Jurídica </li></ul>
    25. 26. Estratégia Marketing Jurídico Prestação do Serviço Serviços de Manut. Cliente Desenv. de Serviços Linha de Frente Áreas de Suporte Cliente Concorrente Cliente Cliente Cliente Cliente Cliente Concorrente Concorrente Cliente Concorrente Concorrente Cliente Cliente Cliente Concorrente Cliente Cliente Cliente Tecnologia Recursos Humanos Administração Finanças Sistemas de Informações
    26. 27. Sinergia – Administração e Jurídico <ul><li>A perfeita sintonia entre as atividades administrativas em apoio às atividades jurídicas, permitirá, entre outras, as seguintes vantagens competitivas para o escritório: </li></ul><ul><ul><li>Aumento da lucratividade </li></ul></ul><ul><ul><li>Aumento da satisfação dos clientes </li></ul></ul><ul><ul><li>Redução de custo </li></ul></ul><ul><ul><li>Otimização da cobrança de honorários </li></ul></ul><ul><ul><li>Velocidade nas respostas, permitindo um prazo de entrega menor </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempo de processamento </li></ul></ul><ul><ul><li>Agilidade nas tomadas de decisões </li></ul></ul>
    27. 28. Cultura <ul><li>Afeta diretamente o comportamento de cada pessoa no escritório. </li></ul><ul><li>Conjunto de indicadores invisíveis que definem como as pessoas devem comportar-se. </li></ul><ul><ul><li>Como as pessoas devem se vestir? </li></ul></ul><ul><ul><li>Que clientes não vamos atender? </li></ul></ul>
    28. 29. Liderança <ul><li>É crítica para o sucesso de qualquer empresa. </li></ul><ul><li>Sem liderança forte, a difusão de poder pelo escritório pode paralisar as decisões e minar o alinhamento. </li></ul><ul><li>Formadora de consenso e inspiradora. </li></ul><ul><li>Vinculada diretamente à integração da equipe. </li></ul><ul><li>Fundamentos básicos do líder: caráter, discernimento, intuição . </li></ul>
    29. 30. Método de Planejamento Estratégico <ul><li>Etapas Preparatórias </li></ul><ul><ul><li>Diagnóstico Organizacional </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Análise do Ambiente Interno e Externo </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Definição da Missão, da Visão e dos Valores </li></ul></ul><ul><li>Etapas de Elaboração do Plano </li></ul><ul><ul><li>Formulação de Alternativas Estratégicas </li></ul></ul><ul><ul><li>Definição de Objetivos e Metas </li></ul></ul>
    30. 31. Diagnóstico Organizacional Pontos Fortes Pontos Fracos Ameaças Oportunidades Ameaças Pontos Fracos Pontos Fortes Oportunidades Ambiente Externo Ambiente Interno
    31. 32. Estratégias de Sobrevivência REDUÇÃO DE CUSTOS DESINVESTIMENTO LIQUIDAÇÃO Redução de todos os custos possíveis para que o escritório possa subsistir. Manutenção apenas da área de atuação original e sacrifício de uma área que surgiu depois. Encerramento das atividades do escritório.
    32. 33. Estratégias de Manutenção ESTABILIDADE NICHO DE MERCADO ESPECIALIZAÇÃO Manutenção de um estado de equilíbrio ameaçado, ou ainda, seu retorno em caso de perda. Domínio de um segmento de mercado em que atua, concentrando seus esforços e recursos em preservar algumas vantagens competitivas. Conquista ou manutenção da liderança no mercado, através da concentração dos esforços de expansão numa única área de atuação ou em poucas atividades da relação serviço versus mercado.
    33. 34. Estratégias de Desenvolvimento INOVAÇÃO INTERNACIONA-LIZAÇÃO EXPANSÃO Antecipação aos concorrentes através de desenvolvimento e lançamento de novas teses e serviços. Extensão das atividades para fora do país. A expansão de escritórios deve ser planejada, pois a não-expansão na hora certa pode provocar perda de mercado. JOINT VENTURE Para entrar em um novo mercado, dois escritórios associam-se para prestar serviços jurídicos. Alianças estratégicas.
    34. 35. Estratégias de Crescimento MERCADO SERVIÇOS ESTABILIDADE Buscando ampliar a carteira de clientes, leva seus serviços a novos mercados. Buscando maior número de novos contratos, desenvolve melhores serviços para seus clientes e mercados atuais. Associação ou fusão de escritórios que procuram tornar suas evoluções uniformes, principalmente quanto ao aspecto mercadológico. CAPACIDADES Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em expertise e alto índice de oportunidades e outro o inverso. FINANÇAS Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em recursos financeiros e grandes oportunidades no ambiente e outro o inverso.
    35. 37. Missão <ul><li>É a razão da existência da organização e delimita as atividades dentro do espaço que ela deseja ocupar. </li></ul><ul><li>Quem somos? Para que existimos? Que conjunto de características justificam a nossa existência? Quais são os nossos fins? </li></ul><ul><ul><li>Nível externo: o que podem esperar de nós. </li></ul></ul><ul><ul><li>Nível interno: fonte de motivação e orientação para a ação. </li></ul></ul>Prestar serviços consultivos e preventivos na área de Direito Empresarial, proporcionando aos clientes o mais alto nível de satisfação, de forma a assegurar ampla proteção jurídica.
    36. 38. Visão <ul><li>Imagem de um estado futuro ambicioso que se deseja alcançar. </li></ul><ul><li>A Visão deve proporcionar um sentido e uma orientação consistente em direção ao futuro. </li></ul><ul><ul><li>Não tem qualquer valor se não for compartilhada com todos. </li></ul></ul><ul><li>Para onde vamos? Para onde queremos ir? </li></ul><ul><ul><li>Guia para a jornada futura – Plano de navegação. </li></ul></ul><ul><ul><li>Muda de acordo com a mudança de cenário. </li></ul></ul>Ser até o ano 2008, o melhor escritório jurídico na área de Direito Empresarial da Região Sul, através da atuação de profissionais altamente qualificados e excelência reconhecida, sempre proporcionando confiança e satisfação a seus clientes.
    37. 39. Valores e Princípios <ul><li>Mantêm todos em uma organização no curso certo, caminhando na mesma direção. Quando ocorrer o inesperado, se estará preparado para reagir rápida e decisivamente, baseado numa clara compreensão do que realmente importa. </li></ul>Ética Transparência Seriedade Compromisso Respeito
    38. 40. Objetivos Estratégicos <ul><li>Os objetivos são resultados quantitativos e/ou qualitativos que o escritório precisa alcançar em prazo determinado, no contexto do seu ambiente, para cumprir sua missão. </li></ul><ul><li>Objetivos Estratégicos estabelecem a direção e priorização das atividades. </li></ul><ul><li>Quatro perspectivas importantes: financeira, dos clientes, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. </li></ul>
    39. 41. Financeiro <ul><li>Objetivos que culminem com a melhoria do desempenho financeiro do escritório: </li></ul><ul><ul><li>Crescimento da receita </li></ul></ul><ul><ul><li>Redução de custos </li></ul></ul><ul><ul><li>Aumento da produtividade </li></ul></ul><ul><ul><li>Estratégias de honorários </li></ul></ul><ul><ul><li>Redução das despesas operacionais </li></ul></ul>
    40. 42. Clientes <ul><li>Objetivos que identifiquem os segmentos de clientes e mercado onde o escritório deseja atuar: </li></ul><ul><ul><li>Participação no mercado </li></ul></ul><ul><ul><li>Retenção de clientes </li></ul></ul><ul><ul><li>Captação de clientes </li></ul></ul><ul><ul><li>Satisfação de clientes </li></ul></ul>
    41. 43. Processos Internos <ul><li>Objetivos que identifiquem os processos mais críticos para a realização dos objetivos dos clientes e sócios. Definir e analisar medidas de custo, qualidade, produtividade e tempo. </li></ul><ul><ul><li>Perdas </li></ul></ul><ul><ul><li>Re-trabalho </li></ul></ul><ul><ul><li>Devoluções </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempo de espera </li></ul></ul><ul><ul><li>Desperdício </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempo de entrega </li></ul></ul><ul><ul><li>Eficácia do ciclo de produção </li></ul></ul><ul><ul><li>Taxas de defeito </li></ul></ul><ul><ul><li>Custos de produção </li></ul></ul>
    42. 44. Aprendizado e Crescimento <ul><li>Objetivos que identifiquem crescimento e aprendizado da equipe, em termos de: </li></ul><ul><ul><li>Satisfação </li></ul></ul><ul><ul><li>Retenção / Turnover </li></ul></ul><ul><ul><li>Produtividade </li></ul></ul><ul><ul><li>Absenteísmo </li></ul></ul><ul><ul><li>Sugestões apresentadas </li></ul></ul><ul><ul><li>Reconhecimento pela realização de bons trabalhos </li></ul></ul>
    43. 45. Causas e Efeitos relacionados Advogados motivados Entregas no Prazo Clientes Satisfeitos Aumento # de Clientes Crescimento da Receita Financeiro Cliente Processos Internos Aprendizado e Crescimento
    44. 46. Metas <ul><li>São fragmentos de um objetivo. As metas permitem melhor distribuição de tarefas e um melhor acompanhamento de resultados parciais. </li></ul>Meta Objetivo
    45. 47. Plano de Ação <ul><li>Global </li></ul><ul><ul><li>Curto prazo (até 6 meses) </li></ul></ul><ul><ul><li>Médio prazo (6 a 18 meses) </li></ul></ul><ul><ul><li>Longo prazo (após 18 meses) </li></ul></ul><ul><li>Marcos-chave de 90 dias – controle da marcha </li></ul><ul><li>Plano de 5 dias – dose de energia </li></ul>
    46. 48. O seu Plano de Ação Data de Elaboração:___________________________________________ Coordenação:________________________________________________ Participantes: ________________________________________________ Período: _____________________________________________________ Objetivo:_____________________________________________________ Recursos $ Prazo Final Prazo Inicial Líder Resultados Esperados Ações
    47. 49. Forças que impulsionam as mudanças SISTEMAS reforçam SUCESSO faz acreditar VISÃO direciona CAPACIDADES tornam possível as histórias as ações o alimento NECESSIDADE move ESTRUTURAS desafiam ESPÍRITO dá poder
    48. 50. [email_address] www.estrategianaadvocacia.com.br Obrigada e Sucesso!

    ×