ESTRATÉGIA NA ADVOCACIALara Selem

CredenciaisAdvogada, Escritora e Consultora em Gestão de Serviços Jurídicos. Executive MBA pela Baldwin Wallace College (EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP) e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School(EUA). Colaboradora da Revista Consulex, Advogados: Mercado & Negócios, Consultor Jurídico e outras. Autora dos livros “Advocacia: Gestão, Marketing & Outras Lendas”, “Estratégia na Advocacia”, “Gestão de Escritório”, “A Reinvenção da Advocacia” e “Gestão Judiciária Estratégica”.laraselem@estrategianaadvocacia.com.brwww.estrategianaadvocacia.com.br

AgendaMercado Jurídico Estratégia IntegradaPilares da AdvocaciaPlanejamento EstratégicoAlavancagem

Mercado JurídicoPontos de mutaçãoPaís dos advogadosRevolução dos temposdesafios

Evolução do trabalho do Advogado

País dos AdvogadosDados de jul/2009 (CF OAB):566 mil advogados58 mil estagiários120 mil bacharéis de Direito ingressam no mercado a cada ano, oriundos de mais de 1.000 faculdades de Direito.Mais de 10 mil sociedades de advogados registradas nas seccionais da OAB em todo Brasil.97% das sociedades de advogados têm até 5 advogados (OAB/SP)

Papéis no ‘negócio’ AdvocaciaCopyright Lara Selem 2009+risco-

Desafios do AdvogadoAdaptar-se rapidamente às mudançasResponsabilizar-se com a própria carreiraManter o focoEquilibrar Eficiência + Alta QualidadeAcompanhar a evolução tecnológicaSatisfazer o cliente Aproveitar as Oportunidades X Evitar as Ameaças Desenvolver a mentalidade estratégicaEscolher o sócio!

Escolha do SócioCopyright Lara Selem 2009?

Sustentabilidade da SociedadeRenovação dos “votos” sociaisPrincípios, Valores, MissãoPlanejamento Estratégico AnualVisão, Metas e Objetivos comunsAvaliação de Desempenho dos SóciosPeito aberto para a melhoria constantePlano de SucessãoImpacto financeiro, construção do “sucessor”, novos talentosCopyright Lara Selem 2009

Estratégia IntegradaADVOCACIA SUSTENTÁVELLIDERANÇA, CULTURA E ORGANIZAÇÃOPESSOAS, PRODUÇÃO, CLIENTES E FINANÇAS

Advocacia SustentávelUm escritório de advocacia passa a ser sustentável quando, numa visão de longo prazo, gera lucros para seus sócios sem causar impactos negativos à sua equipe, clientes, concorrentes, governo, meio ambiente, comunidade em torno de si, etc. Elementos da Estratégia Integrada:

Gestão Estratégica é um processo...sistemático, planejado, administrado e executado pela alta direção da organização,que envolve todos os responsáveis,que busca assegurar sua continuidade, sobrevivência e crescimento, através da contínua adequação das estratégias, capacitação, estrutura e infra-estrutura às mudanças, tendências e descontinuidades observadas ou previsíveis no ambiente externo.

Conquista das Metas Estratégicas

OrganizaçãoTALENTO = fonte de vantagem competitivaBusca e Retenção de talentosPapéis: produtor, gestor, proprietárioAdministração do tempo“Controlar” os sóciosLiderançaCritérios sobre PromoçõesPolíticas de RemuneraçãoAnálises de Desempenho

OrganizaçãoDivisão do trabalho profissional áreas de produçãoáreas de apoioEstrutura hierárquicaOrganograma JurídicoOrganograma AdministrativoParticipação nas decisõesAmplitude de comandoAutonomia

CulturaAfeta diretamente o comportamento de cada pessoa na banca. A cultura é um conjunto de indicadores invisíveis que definem como as pessoas se comportam.Analise:Formalidade x InformalidadeLiderança hard x Liderança softValorização de Pessoas x Valorização de Resultados

LiderançaÉ crítica para o sucesso de qualquer organização.Sem liderança forte, a difusão de poder pelo escritório pode paralisar as decisões e minar o alinhamento.Formadora de consenso e inspiradora.Vinculada diretamente à integração da equipe.Fundamentos básicos do líder: caráter, discernimento, intuição.

Copyright Lara Selem 2009Atingir resultados, assertividade, pensar com clareza, comunicação, criatividade, inteligência emocional, gerenciar stress, negociar, tomar decisões.Avaliar, treinar, comunicar-se, gerenciar conflitos, lidar com pessoas difíceis, obter comprometimento, liderança, poder e política, dar feedback, gerenciamento de equipes.Controle, coordenação, gerenciamento de crises, planejamento, priorização, reuniões.

Pilares da AdvocaciaPessoasProduçãoClientesFinanças

Sistema de Causa e Efeito

1º PILAR: PessoasSatisfaçãoRetenção / TurnoverProdutividadeCrescimento na CarreiraSugestões apresentadas Reconhecimento pela realização de bons trabalhosSistema de ContrataçãoPlano de CarreiraAvaliação de DesempenhoTreinamentosAções de IntegraçãoPesquisa de Clima Organizacional

Formação da Equipe

Formas de ContrataçãoEstagiárioContrato de Estágio com empresa ou faculdade conveniada.Assistente JurídicoContrato de Prestação de Serviço por tempo determinado.AdvogadoEmpregado – CLT.Associado (prestador de serviço) – contrato registrado junto à OAB e à margem do Contrato Social.Sócio (de Serviço ou Capital) – alteração do Contrato Social.

Análise de Custo-BenefícioAbertura da SociedadeSócio de CapitalSócio de Serviço (Provimento n. 112/2006 CFOAB)Passivo Trabalhista e TributárioCustoEmpregado x Associado x Sócio

Plano de CarreiraCopyright Lara Selem 2009

Níveis de CarreiraCopyright Lara Selem 2009

Avaliação e CrescimentoAvaliação periódica (semestral ou anual)Critérios comportamentais:comunicação, conhecimento, inovação, foco no cliente, negociação, liderança, orientação a resultados, trabalho em equipe, visão sistêmicaAmplitude 360º = auto-avaliação + avaliação do líder + avaliação dos pares + avaliação dos subordinadosCrescimento na carreira:comparação da avaliação ano a ano + atendimento de requisitos objetivos do nível + análise e aprovação dos sóciosCopyright Lara Selem 2009

Avaliação periódica (semestral ou anual)

Critérios comportamentais:

comunicação, conhecimento, inovação, foco no cliente, negociação, liderança, orientação a resultados, trabalho em equipe, visão sistêmica

Amplitude 360º = auto-avaliação + avaliação do líder + avaliação dos pares + avaliação dos subordinados

Crescimento na carreira:

comparação da avaliação ano a ano + atendimento de requisitos objetivos do nível + análise e aprovação dos sócios

Remuneração

O modelo mental precisa evoluir...“Não vou investir em alguém que poderá me abandonar no futuro para um concorrente”. “Eles nunca ficam satisfeitos com nada. Então, que fique aqui quem quiser!” “Nossa banca atua no massivo, logo, é pegar ou largar!” “Não vou deixá-lo atender meus clientes para que depois ele abra um escritório e os tome de mim”.

O Preço do Turnover

2º PILAR: ProduçãoMedidas: custo, qualidade, produtividade e tempo. Tempo de entrega dos serviçosEficácia do ciclo de produçãoRe-trabalhoCustos de produçãoGargalos.Regulamento InternoControladoriaFluxogramaReuniões para criação de novas tesesUso racional dos recursos

Eficiência requer...

Arquitetura OrganizacionalRetrata a estrutura do escritório e seu funcionamento em termos de divisão do trabalho, levando-se em conta as funções e atividades necessárias para que os objetivos sejam alcançados.

Papéis dos SóciosRelações Institucionais com clientes e mercadoLiderança de equipes jurídicas e administração da sociedadeTrabalho técnico jurídicoCopyright Lara Selem 2009

Papéis dos membros da EquipeParticipação passiva em projetos institucionaisLiderança e participação em comitês de alavancagem de projetosTrabalho técnico jurídico e administrativo-financeiroCopyright Lara Selem 2009

Estrutura em Célula

Regulamento InternoRegulamento InternoÉ a “constituição federal” do escritório. Define a forma de conduta dos integrantes da equipe.Processo de Integração do novo membro da equipeEntrega do Regulamento Interno e apresentação do escritório, contendo o que faz, a descrição da função das pessoas que lideram e auxiliam as equipes técnicas e de apoio, das áreas de atuação do escritório, sua missão, valores, como atua, e para onde deseja ir, descrevendo-se as metas que estamos buscando, o que inclui a descrição e apresentação dos clientes.

Fluxograma de TrabalhoManual de Procedimentos Internos (MPI)Os fluxogramas de trabalho para orientar o trabalho tanto das áreas Técnicas quanto das de Apoio, resultarão na elaboração do MPI.Alguns fluxos importantesContratação de HonoráriosFaturamentoNovo trabalho jurídicoAtendimento telefônicoControle de prazos

Controladoria

ArquivoInformatização do arquivo (integração com o controle de processos)Definição da responsabilidade pelo arquivamento e circulação de pastasDefinição de critérios para abertura e cadastramento de pastasArquivo mortoListagens de arquivo: movimentações, abertura, circulação e morto

BibliotecaInformatização da Biblioteca – cadastramento de todo acervoCritérios para empréstimo de livros ou publicaçõesClipping de artigos sobre o escritório e artigos elaborados pela equipeCirculação de jornais, boletins e sumários de revistasAquisições e classificações de novos livrosHemeroteca

3º PILAR: ClientesSegmentos de clientesParticipação no mercadoRetenção de clientesCaptação de clientesSatisfação de clientesNovos trabalhos para clientes da carteira ativa e inativaAgenda de visitas para clientesPesquisas de SatisfaçãoPlano de Marketing JurídicoMetas de produção intelectualEventos fechados

Foco de Atuação x Clientes

4º PILAR: FinanceiroCrescimento da receitaRedução de custosAumento da produtividadeEstratégias de honoráriosRedução das despesasControles de custos fixos e variáveisGestão Financeira profissionalMetas financeirasSoftware integradoDespesas Recuperáveis

Cálculo dos Honorários

Margem de LucroNos escritórios de grande porte a margem de lucro gira em torno de 20%, e nos escritórios menores de 30 a 50%.

Organização do FinanceiroCriar um “Caixinha” para despesas administrativasPassar para o caixinha no início da semana numerário suficiente para despesas e prestar contas no final da semana. Isso é recomendado porque a emissão de cheques de pequeno valor resultará em aumento das despesas bancárias.

Organização do FinanceiroNão confundir pessoa física com jurídicaEvitar, a todo custo, o pagamento de contas do escritório com cheque do sócio e vice-versa, porque tal prática prejudica a visão empresarial. A pessoa jurídica tem de perpetuar-se, logo, o escritório só será organizado se os sócios também o forem.

Organização do FinanceiroPró-labore não é lucroDo ponto de vista conceitual, o pró-labore é o ‘salário’ do sócio que trabalha no escritório, enquanto o lucro é a remuneração do capital investido. Visando equilibrar as finanças do escritório, aconselha-se uma retirada quinzenal a título de pró-labore, e distribuição de lucros trimestral.

Planejamento EstratégicoDiagnóstico organizacionalMissão, visão e valoresObjetivos e metasPlano de ação

Planejamento EstratégicoEtapas PreparatóriasDiagnóstico OrganizacionalAnálise do Ambiente Interno e ExternoDefinição da Missão, da Visão e dos ValoresEtapas de Elaboração do Plano de AçãoFormulação de Alternativas EstratégicasDefinição de Objetivos e MetasAgenda Estratégica

Análise SWOT

Estratégias de SobrevivênciaREDUÇÃO DE CUSTOSDESINVESTIMENTOLIQUIDAÇÃOManutenção apenas da área de atuação original e sacrifício de uma área que surgiu depois.Encerramento das atividades do escritório.Redução de todos os custos possíveis para que o escritório possa subsistir.

Estratégias de ManutençãoESTABILIDADENICHO DE MERCADOESPECIALIZAÇÃODomínio de um segmento de mercado em que atua, concentrando seus esforços e recursos em preservar algumas vantagens competitivas.Conquista ou manutenção da liderança no mercado, através da concentração dos esforços de expansão numa única área de atuação ou em poucas atividades da relação serviço versus mercado.Manutenção de um estado de equilíbrio ameaçado, ou ainda, seu retorno em caso de perda.

Estratégias de DesenvolvimentoINOVAÇÃOINTERNACIONA-LIZAÇÃOEXPANSÃOJOINT VENTUREExtensão das atividades para fora do país.A expansão de escritórios deve ser planejada, pois a não-expansão na hora certa pode provocar perda de mercado.Para entrar em um novo mercado, dois escritórios associam-se para prestar serviços jurídicos. Alianças estratégicas.Antecipação aos concorrentes através de desenvolvimento e lançamento de novas teses e serviços.

Estratégias de CrescimentoMERCADOSERVIÇOSESTABILIDADECAPACIDADESFINANÇASBuscando maior número de novos contratos, desenvolve melhores serviços para seus clientes e mercados atuais.Associação ou fusão de escritórios que procuram tornar suas evoluções uniformes, principalmente quanto ao aspecto mercadológico.Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em expertise e alto índice de oportunidades e outro o inverso.Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em recursos financeiros e grandes oportunidades no ambiente e outro o inverso.Buscando ampliar a carteira de clientes, leva seus serviços a novos mercados.

MissãoPrestar serviços consultivos e preventivos na área de Direito Empresarial, proporcionando aos clientes o mais alto nível de satisfação, de forma a assegurar ampla proteção jurídica.É a razão da existência do escritório e delimita as atividades dentro do espaço que ele deseja ocupar.Quem somos? Para que existimos? Que conjunto de características justificam a nossa existência? Quais são os nossos fins?Nível externo: o que podem esperar de nós.Nível interno: fonte de motivação e orientação para a ação.

VisãoImagem de um estado futuro ambicioso que se deseja alcançar.A Visão deve proporcionar um sentido e uma orientação consistente em direção ao futuro.Não tem qualquer valor se não for compartilhada com todos.Para onde vamos? Para onde queremos ir?Guia para a jornada futura – Plano de navegação.Muda de acordo com a mudança de cenário.Até 2010, ser a melhor banca de advocacia empresarial do sul do país, através da atuação de profissionais altamente qualificados e excelência reconhecida, sempre proporcionando confiança e satisfação a seus clientes.

Valores e PrincípiosMantêm todos os membros da equipe no curso certo, caminhando na mesma direção. Quando ocorrer o inesperado, se estará preparado para reagir rápida e decisivamente, baseado numa clara compreensão do que realmente importa.ÉticaSeriedadeRespeitoTransparênciaCompromisso

Objetivos EstratégicosOs objetivos são resultados quantitativos e/ou qualitativos que o escritório precisa alcançar em prazo determinado, no contexto do seu ambiente, para cumprir sua missão.Alinhamento dos quatro pilares estratégicos:

MetasSão fragmentos de um objetivo. As metas permitem melhor distribuição de tarefas e um melhor acompanhamento de resultados parciais.MetaObjetivo

Plano de AçãoGlobalCurto prazo (até 6 meses)Médio prazo (6 a 18 meses)Longo prazo (após 18 meses)Número mágico: 3!

Para cada período...

Exemplo

Agenda Estratégica

Níveis Organizacionais

AlavancagemCOMITÊS E SUB-COMITÊS ESTRATÉGICOSMISSÃO E ROTINA DAS REUNIÕES

Estruturação dos Comitês

Comitê EstratégicoMissãoGarantir o cumprimento dos objetivos e metas de curto prazo (manter o foco) e acompanhar a execução das atividades dos sub-comitês (cronograma e orçamento).Rotina das ReuniõesPeriodicidade: mensal – definir datas.Duração: 1 hora.Pauta das reuniões ordinárias: ouvir os líderes dos sub-comitês quanto ao andamento dos trabalhos; atualização dos planos de ação; levantamento dos obstáculos; aplicar medidas corretivas.Documentos: planos de ação dos sub-comitês, documentos a aprovar.

Sub-Comitês EstratégicosMissãoExecutar as atividades traçadas no plano de ação e apresentar resultados ao comitê estratégico respeitando o cronograma e orçamento.Rotina das ReuniõesPeriodicidade: semanal.Duração: 30 minutos.Pauta: distribuir tarefas entre os membros, acompanhar os prazos, envolver outros interessados, atualizar o plano de ação.Documentos: plano de ação do sub-comitê, relatórios e documentos a aprovar, respostas de outras áreas, orçamentos, etc.

Warren Bennis“Nenhum de nós é tão inteligente quanto todos nós juntos.”Copyright Lara Selem 2009

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