Aula ministrada na Unisinos, por Lara Selem

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Aula proferida por Lara Selem no curso Gestão de Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos, pela UNISINOS (Porto Alegre, RS)

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Aula ministrada na Unisinos, por Lara Selem

  1. 1. ESTRATÉGIA NA ADVOCACIA<br />Lara Selem<br />
  2. 2. Credenciais<br />Advogada, Escritora e Consultora em Gestão de Serviços Jurídicos. Executive MBA pela Baldwin Wallace College (EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP) e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School(EUA). Colaboradora da Revista Consulex, Advogados: Mercado & Negócios, Consultor Jurídico e outras. Autora dos livros “Advocacia: Gestão, Marketing & Outras Lendas”, “Estratégia na Advocacia”, “Gestão de Escritório”, “A Reinvenção da Advocacia” e “Gestão Judiciária Estratégica”.<br />laraselem@estrategianaadvocacia.com.br<br />www.estrategianaadvocacia.com.br<br />
  3. 3. Agenda<br />Mercado Jurídico <br />Estratégia Integrada<br />Pilares da Advocacia<br />Planejamento Estratégico<br />Alavancagem<br />
  4. 4. Mercado Jurídico<br />Pontos de mutação<br />País dos advogados<br />Revolução dos tempos<br />desafios<br />
  5. 5. Evolução do trabalho do Advogado<br />
  6. 6. País dos Advogados<br />Dados de jul/2009 (CF OAB):<br />566 mil advogados<br />58 mil estagiários<br />120 mil bacharéis de Direito ingressam no mercado a cada ano, oriundos de mais de 1.000 faculdades de Direito.<br />Mais de 10 mil sociedades de advogados registradas nas seccionais da OAB em todo Brasil.<br />97% das sociedades de advogados têm até 5 advogados (OAB/SP)<br />
  7. 7. Papéis no ‘negócio’ Advocacia<br />Copyright Lara Selem 2009<br />+<br />risco<br />-<br />
  8. 8. Desafios do Advogado<br />Adaptar-se rapidamente às mudanças<br />Responsabilizar-se com a própria carreira<br />Manter o foco<br />Equilibrar Eficiência + Alta Qualidade<br />Acompanhar a evolução tecnológica<br />Satisfazer o cliente <br />Aproveitar as Oportunidades X Evitar as Ameaças <br />Desenvolver a mentalidade estratégica<br />Escolher o sócio!<br />
  9. 9. Escolha do Sócio<br />Copyright Lara Selem 2009<br />?<br />
  10. 10. Sustentabilidade da Sociedade<br />Renovação dos “votos” sociais<br />Princípios, Valores, Missão<br />Planejamento Estratégico Anual<br />Visão, Metas e Objetivos comuns<br />Avaliação de Desempenho dos Sócios<br />Peito aberto para a melhoria constante<br />Plano de Sucessão<br />Impacto financeiro, construção do “sucessor”, novos talentos<br />Copyright Lara Selem 2009<br />
  11. 11. Estratégia Integrada<br />ADVOCACIA SUSTENTÁVEL<br />LIDERANÇA, CULTURA E ORGANIZAÇÃO<br />PESSOAS, PRODUÇÃO, CLIENTES E FINANÇAS<br />
  12. 12. Advocacia Sustentável<br />Um escritório de advocacia passa a ser sustentável quando, numa visão de longo prazo, gera lucros para seus sócios sem causar impactos negativos à sua equipe, clientes, concorrentes, governo, meio ambiente, comunidade em torno de si, etc. <br />Elementos da Estratégia Integrada:<br />
  13. 13. Gestão Estratégica é um processo...<br />sistemático, planejado, administrado e executado pela alta direção da organização,<br />que envolve todos os responsáveis,<br />que busca assegurar sua continuidade, sobrevivência e crescimento, <br />através da contínua adequação das estratégias, capacitação, estrutura e infra-estrutura às mudanças, tendências e descontinuidades observadas ou previsíveis no ambiente externo.<br />
  14. 14. Conquista das Metas Estratégicas<br />
  15. 15. Organização<br />TALENTO = fonte de vantagem competitiva<br />Busca e Retenção de talentos<br />Papéis: produtor, gestor, proprietário<br />Administração do tempo<br />“Controlar” os sócios<br />Liderança<br />Critérios sobre Promoções<br />Políticas de Remuneração<br />Análises de Desempenho<br />
  16. 16. Organização<br />Divisão do trabalho profissional <br />áreas de produção<br />áreas de apoio<br />Estrutura hierárquica<br />Organograma Jurídico<br />Organograma Administrativo<br />Participação nas decisões<br />Amplitude de comando<br />Autonomia<br />
  17. 17. Cultura<br />Afeta diretamente o comportamento de cada pessoa na banca. <br />A cultura é um conjunto de indicadores invisíveis que definem como as pessoas se comportam.<br />Analise:<br />Formalidade x Informalidade<br />Liderança hard x Liderança soft<br />Valorização de Pessoas x Valorização de Resultados<br />
  18. 18. Liderança<br />É crítica para o sucesso de qualquer organização.<br />Sem liderança forte, a difusão de poder pelo escritório pode paralisar as decisões e minar o alinhamento.<br />Formadora de consenso e inspiradora.<br />Vinculada diretamente à integração da equipe.<br />Fundamentos básicos do líder: caráter, discernimento, intuição.<br />
  19. 19. Copyright Lara Selem 2009<br />Atingir resultados, assertividade, pensar com clareza, comunicação, criatividade, inteligência emocional, gerenciar stress, negociar, tomar decisões.<br />Avaliar, treinar, comunicar-se, gerenciar conflitos, lidar com pessoas difíceis, obter comprometimento, liderança, poder e política, dar feedback, gerenciamento de equipes.<br />Controle, coordenação, gerenciamento de crises, planejamento, priorização, reuniões.<br />
  20. 20. Pilares da Advocacia<br />Pessoas<br />Produção<br />Clientes<br />Finanças<br />
  21. 21. Sistema de Causa e Efeito<br />
  22. 22. 1º PILAR: Pessoas<br />Satisfação<br />Retenção / Turnover<br />Produtividade<br />Crescimento na Carreira<br />Sugestões apresentadas <br />Reconhecimento pela realização de bons trabalhos<br />Sistema de Contratação<br />Plano de Carreira<br />Avaliação de Desempenho<br />Treinamentos<br />Ações de Integração<br />Pesquisa de Clima Organizacional<br />
  23. 23. Formação da Equipe<br />
  24. 24. Formas de Contratação<br />Estagiário<br />Contrato de Estágio com empresa ou faculdade conveniada.<br />Assistente Jurídico<br />Contrato de Prestação de Serviço por tempo determinado.<br />Advogado<br />Empregado – CLT.<br />Associado (prestador de serviço) – contrato registrado junto à OAB e à margem do Contrato Social.<br />Sócio (de Serviço ou Capital) – alteração do Contrato Social.<br />
  25. 25. Análise de Custo-Benefício<br />Abertura da Sociedade<br />Sócio de Capital<br />Sócio de Serviço (Provimento n. 112/2006 CFOAB)<br />Passivo Trabalhista e Tributário<br />Custo<br />Empregado x Associado x Sócio<br />
  26. 26. Plano de Carreira<br />Copyright Lara Selem 2009<br />
  27. 27. Níveis de Carreira<br />Copyright Lara Selem 2009<br />
  28. 28. Avaliação e Crescimento<br /><ul><li>Avaliação periódica (semestral ou anual)
  29. 29. Critérios comportamentais:
  30. 30. comunicação, conhecimento, inovação, foco no cliente, negociação, liderança, orientação a resultados, trabalho em equipe, visão sistêmica
  31. 31. Amplitude 360º = auto-avaliação + avaliação do líder + avaliação dos pares + avaliação dos subordinados
  32. 32. Crescimento na carreira:
  33. 33. comparação da avaliação ano a ano + atendimento de requisitos objetivos do nível + análise e aprovação dos sócios</li></ul>Copyright Lara Selem 2009<br />
  34. 34. Remuneração<br />
  35. 35. O modelo mental precisa evoluir...<br />“Não vou investir em alguém que poderá me abandonar no futuro para um concorrente”.<br /> “Eles nunca ficam satisfeitos com nada. Então, que fique aqui quem quiser!”<br /> “Nossa banca atua no massivo, logo, é pegar ou largar!” <br /> “Não vou deixá-lo atender meus clientes para que depois ele abra um escritório e os tome de mim”. <br />
  36. 36. O Preço do Turnover<br />
  37. 37. 2º PILAR: Produção<br />Medidas: custo, qualidade, produtividade e tempo. <br />Tempo de entrega dos serviços<br />Eficácia do ciclo de produção<br />Re-trabalho<br />Custos de produção<br />Gargalos.<br />Regulamento Interno<br />Controladoria<br />Fluxograma<br />Reuniões para criação de novas teses<br />Uso racional dos recursos<br />
  38. 38. Eficiência requer...<br />
  39. 39. Arquitetura Organizacional<br />Retrata a estrutura do escritório e seu funcionamento em termos de divisão do trabalho, levando-se em conta as funções e atividades necessárias para que os objetivos sejam alcançados.<br />
  40. 40. Papéis dos Sócios<br />Relações Institucionais com clientes e mercado<br />Liderança de equipes jurídicas e administração da sociedade<br />Trabalho técnico jurídico<br />Copyright Lara Selem 2009<br />
  41. 41. Papéis dos membros da Equipe<br />Participação passiva em projetos institucionais<br />Liderança e participação em comitês de alavancagem de projetos<br />Trabalho técnico jurídico e administrativo-financeiro<br />Copyright Lara Selem 2009<br />
  42. 42. Estrutura em Célula<br />
  43. 43. Regulamento Interno<br />Regulamento Interno<br />É a “constituição federal” do escritório. Define a forma de conduta dos integrantes da equipe.<br />Processo de Integração do novo membro da equipe<br />Entrega do Regulamento Interno e apresentação do escritório, contendo o que faz, a descrição da função das pessoas que lideram e auxiliam as equipes técnicas e de apoio, das áreas de atuação do escritório, sua missão, valores, como atua, e para onde deseja ir, descrevendo-se as metas que estamos buscando, o que inclui a descrição e apresentação dos clientes.<br />
  44. 44. Fluxograma de Trabalho<br />Manual de Procedimentos Internos (MPI)<br />Os fluxogramas de trabalho para orientar o trabalho tanto das áreas Técnicas quanto das de Apoio, resultarão na elaboração do MPI.<br />Alguns fluxos importantes<br />Contratação de Honorários<br />Faturamento<br />Novo trabalho jurídico<br />Atendimento telefônico<br />Controle de prazos<br />
  45. 45. Controladoria<br />
  46. 46. Arquivo<br />Informatização do arquivo (integração com o controle de processos)<br />Definição da responsabilidade pelo arquivamento e circulação de pastas<br />Definição de critérios para abertura e cadastramento de pastas<br />Arquivo morto<br />Listagens de arquivo: movimentações, abertura, circulação e morto<br />
  47. 47. Biblioteca<br />Informatização da Biblioteca – cadastramento de todo acervo<br />Critérios para empréstimo de livros ou publicações<br />Clipping de artigos sobre o escritório e artigos elaborados pela equipe<br />Circulação de jornais, boletins e sumários de revistas<br />Aquisições e classificações de novos livros<br />Hemeroteca<br />
  48. 48. 3º PILAR: Clientes<br />Segmentos de clientes<br />Participação no mercado<br />Retenção de clientes<br />Captação de clientes<br />Satisfação de clientes<br />Novos trabalhos para clientes da carteira ativa e inativa<br />Agenda de visitas para clientes<br />Pesquisas de Satisfação<br />Plano de Marketing Jurídico<br />Metas de produção intelectual<br />Eventos fechados<br />
  49. 49. Foco de Atuação x Clientes<br />
  50. 50. 4º PILAR: Financeiro<br />Crescimento da receita<br />Redução de custos<br />Aumento da produtividade<br />Estratégias de honorários<br />Redução das despesas<br />Controles de custos fixos e variáveis<br />Gestão Financeira profissional<br />Metas financeiras<br />Software integrado<br />Despesas Recuperáveis<br />
  51. 51. Cálculo dos Honorários<br />
  52. 52. Margem de Lucro<br />Nos escritórios de grande porte a margem de lucro gira em torno de 20%, e nos escritórios menores de 30 a 50%.<br />
  53. 53. Organização do Financeiro<br />Criar um “Caixinha” para despesas administrativas<br />Passar para o caixinha no início da semana numerário suficiente para despesas e prestar contas no final da semana. <br />Isso é recomendado porque a emissão de cheques de pequeno valor resultará em aumento das despesas bancárias.<br />
  54. 54. Organização do Financeiro<br />Não confundir pessoa física com jurídica<br />Evitar, a todo custo, o pagamento de contas do escritório com cheque do sócio e vice-versa, porque tal prática prejudica a visão empresarial. <br />A pessoa jurídica tem de perpetuar-se, logo, o escritório só será organizado se os sócios também o forem.<br />
  55. 55. Organização do Financeiro<br />Pró-labore não é lucro<br />Do ponto de vista conceitual, o pró-labore é o ‘salário’ do sócio que trabalha no escritório, enquanto o lucro é a remuneração do capital investido. <br />Visando equilibrar as finanças do escritório, aconselha-se uma retirada quinzenal a título de pró-labore, e distribuição de lucros trimestral.<br />
  56. 56. Planejamento Estratégico<br />Diagnóstico organizacional<br />Missão, visão e valores<br />Objetivos e metas<br />Plano de ação<br />
  57. 57. Planejamento Estratégico<br />Etapas Preparatórias<br />Diagnóstico Organizacional<br />Análise do Ambiente Interno e Externo<br />Definição da Missão, da Visão e dos Valores<br />Etapas de Elaboração do Plano de Ação<br />Formulação de Alternativas Estratégicas<br />Definição de Objetivos e Metas<br />Agenda Estratégica<br />
  58. 58. Análise SWOT<br />
  59. 59. Estratégias de Sobrevivência<br />REDUÇÃO DE CUSTOS<br />DESINVESTIMENTO<br />LIQUIDAÇÃO<br />Manutenção apenas da área de atuação original e sacrifício de uma área que surgiu depois.<br />Encerramento das atividades do escritório.<br />Redução de todos os custos possíveis para que o escritório possa subsistir.<br />
  60. 60. Estratégias de Manutenção<br />ESTABILIDADE<br />NICHO DE MERCADO<br />ESPECIALIZAÇÃO<br />Domínio de um segmento de mercado em que atua, concentrando seus esforços e recursos em preservar algumas vantagens competitivas.<br />Conquista ou manutenção da liderança no mercado, através da concentração dos esforços de expansão numa única área de atuação ou em poucas atividades da relação serviço versus mercado.<br />Manutenção de um estado de equilíbrio ameaçado, ou ainda, seu retorno em caso de perda.<br />
  61. 61. Estratégias de Desenvolvimento<br />INOVAÇÃO<br />INTERNACIONA-LIZAÇÃO<br />EXPANSÃO<br />JOINT VENTURE<br />Extensão das atividades para fora do país.<br />A expansão de escritórios deve ser planejada, pois a não-expansão na hora certa pode provocar perda de mercado.<br />Para entrar em um novo mercado, dois escritórios associam-se para prestar serviços jurídicos. Alianças estratégicas.<br />Antecipação aos concorrentes através de desenvolvimento e lançamento de novas teses e serviços. <br />
  62. 62. Estratégias de Crescimento<br />MERCADO<br />SERVIÇOS<br />ESTABILIDADE<br />CAPACIDADES<br />FINANÇAS<br />Buscando maior número de novos contratos, desenvolve melhores serviços para seus clientes e mercados atuais.<br />Associação ou fusão de escritórios que procuram tornar suas evoluções uniformes, principalmente quanto ao aspecto mercadológico.<br />Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em expertise e alto índice de oportunidades e outro o inverso.<br />Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em recursos financeiros e grandes oportunidades no ambiente e outro o inverso.<br />Buscando ampliar a carteira de clientes, leva seus serviços a novos mercados. <br />
  63. 63. Missão<br />Prestar serviços consultivos e preventivos na área de Direito Empresarial, proporcionando aos clientes o mais alto nível de satisfação, de forma a assegurar ampla proteção jurídica.<br />É a razão da existência do escritório e delimita as atividades dentro do espaço que ele deseja ocupar.<br />Quem somos? Para que existimos? Que conjunto de características justificam a nossa existência? Quais são os nossos fins?<br />Nível externo: o que podem esperar de nós.<br />Nível interno: fonte de motivação e orientação para a ação.<br />
  64. 64. Visão<br />Imagem de um estado futuro ambicioso que se deseja alcançar.<br />A Visão deve proporcionar um sentido e uma orientação consistente em direção ao futuro.<br />Não tem qualquer valor se não for compartilhada com todos.<br />Para onde vamos? Para onde queremos ir?<br />Guia para a jornada futura – Plano de navegação.<br />Muda de acordo com a mudança de cenário.<br />Até 2010, ser a melhor banca de advocacia empresarial do sul do país, através da atuação de profissionais altamente qualificados e excelência reconhecida, sempre proporcionando confiança e satisfação a seus clientes.<br />
  65. 65. Valores e Princípios<br />Mantêm todos os membros da equipe no curso certo, caminhando na mesma direção. Quando ocorrer o inesperado, se estará preparado para reagir rápida e decisivamente, baseado numa clara compreensão do que realmente importa.<br />Ética<br />Seriedade<br />Respeito<br />Transparência<br />Compromisso<br />
  66. 66. Objetivos Estratégicos<br />Os objetivos são resultados quantitativos e/ou qualitativos que o escritório precisa alcançar em prazo determinado, no contexto do seu ambiente, para cumprir sua missão.<br />Alinhamento dos quatro pilares estratégicos:<br />
  67. 67. Metas<br />São fragmentos de um objetivo. As metas permitem melhor distribuição de tarefas e um melhor acompanhamento de resultados parciais.<br />Meta<br />Objetivo<br />
  68. 68. Plano de Ação<br />Global<br />Curto prazo (até 6 meses)<br />Médio prazo (6 a 18 meses)<br />Longo prazo (após 18 meses)<br />Número mágico: 3!<br />
  69. 69. Para cada período...<br />
  70. 70. Exemplo<br />
  71. 71. Agenda Estratégica<br />
  72. 72. Níveis Organizacionais<br />
  73. 73. Alavancagem<br />COMITÊS E SUB-COMITÊS ESTRATÉGICOS<br />MISSÃO E ROTINA DAS REUNIÕES<br />
  74. 74. Estruturação dos Comitês<br />
  75. 75. Comitê Estratégico<br />Missão<br />Garantir o cumprimento dos objetivos e metas de curto prazo (manter o foco) e acompanhar a execução das atividades dos sub-comitês (cronograma e orçamento).<br />Rotina das Reuniões<br />Periodicidade: mensal – definir datas.<br />Duração: 1 hora.<br />Pauta das reuniões ordinárias: ouvir os líderes dos sub-comitês quanto ao andamento dos trabalhos; atualização dos planos de ação; levantamento dos obstáculos; aplicar medidas corretivas.<br />Documentos: planos de ação dos sub-comitês, documentos a aprovar.<br />
  76. 76. Sub-Comitês Estratégicos<br />Missão<br />Executar as atividades traçadas no plano de ação e apresentar resultados ao comitê estratégico respeitando o cronograma e orçamento.<br />Rotina das Reuniões<br />Periodicidade: semanal.<br />Duração: 30 minutos.<br />Pauta: distribuir tarefas entre os membros, acompanhar os prazos, envolver outros interessados, atualizar o plano de ação.<br />Documentos: plano de ação do sub-comitê, relatórios e documentos a aprovar, respostas de outras áreas, orçamentos, etc.<br />
  77. 77. Warren Bennis<br />“Nenhum de nós é tão inteligente quanto todos nós juntos.”<br />Copyright Lara Selem 2009<br />
  78. 78. Obrigada e Sucesso!!<br />www.estrategianaadvocacia.com.br<br />laraselem@estrategianaadvocacia.com.br <br />twitter: @laraselem<br />

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