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Diapositivas de Transferencias Documentales

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Transferencias documentales Transferencias documentales Presentation Transcript

  • INTRODUCCION El estudio de transferencia documental veremos a fondo como son los pasos y las definiciones para mejorar la organización y clasificación a los documentos al transferirlos.
  • OBJETIVOS El objetivo de estas diapositiva es conocer las operaciones de transferencia documentales hechas por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual rige todas las normas archivísticas y de Gestión Documental.
  •  Remisión de documentos entre las diferentes etapas del Archivo, del archivo central al archivo de gestión y de gestión al histórico. TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
  •  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:
  •  Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.  Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
  •  Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Administrativa, y que están en constante consulta. ARCHIVO DE GESTIÓN
  •  Se debe transferir las series y subseries que hayan cumplido con el tiempo estipulado en las TRD correspondiente.  Todas la transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionan las series documentales.
  •  Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.  La documentación permanecerá en el archivo el tiempo estipulado por las TRD. ARCHIVO CENTRAL
  • ARCHIVO CENTRAL Los documentos transferidos al archivo central son los que se entran en su estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.
  • ARCHIVO HISTÓRICO  La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural o para la ciencia.
  •  Existencia del Comité de Archivo en la entidad.  Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS
  • PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION  Limpieza de la documentación: los elementos de trabajo apropiados para la limpieza son : overol, gorra, mascarilla y guantes.
  •  Limpieza de la documentación: equipo como: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla
  • ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO  Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.  Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
  •  Identificación del material afectado por biodeterioro.  Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.  Unidades de conservación y re almacenamiento:
  •  La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.  La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
  •  Cajas: rótulos  CODIGO (de la entidad)________________  FONDO_________________  SECCION________________  SUBSECCION____________  NUMERO DE CARPETAS___________  CAJA N° __________  N° CONSECUTIVO _____  N° CORRELATIVO _______  FECHAS EXTREMAS DEL _________
  • Carpetas  Fondo_____________  Sección_________  Subsección________  Serie ______________ Subseries__________  N° De Folios_______  N° De Carpeta ____  N° De Caja________
  •  Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.  Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
  • CONCLUSIONES Entendemos que el Archivo es una de las labores que implica estudio y esfuerzo, en ello nos documentamos de la guía Transferencia documentales en el cual nos aporto un concepto más claro y definiciones precisas para el buen manejo de transferencias documentales con conocimientos profundos de Gestión Documental
  • GESTIÓN DOCUMENTAL REGIONAL-CAUCA SANTANDER DE QUILICHAO 04 DE OCTUBRE DE 2013 GRACIAS