• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Arsip
 

Arsip

on

  • 459 views

 

Statistics

Views

Total Views
459
Views on SlideShare
459
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
12
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Arsip Arsip Document Transcript

    • Pengertian Kearsipan, Tujuan Kearsipan, Tugas Pokok Unit Kearsipan dan Masalah-Masalah dalam Pengelolaan Arsip 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. Kearsipan berasal dari kata “Arsip” yang berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundel) dalam bahasa Inggris file. Kearsipan (filing) adalah sesuatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan. Beberapa defenisi tentang kearsipan yang dikemukakan oleh beberapa sarjana yaitu : Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan pengertian arsip : Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Naskah-naskah yang disebut dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan-kehidupan kebangsaan…..) Dalam Seminar dokumentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada tanggal “23 Februari 1957, telah memberikan defenisi arsip sebagai kumpulan surat maupun sebagai suatu badan yang selayaknya berbunyi sebagai berikut: Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan……….. Secara teoritis menurut fungsinya arsip dibedakan dalam 2 (dua) segi yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu : Ketelitian Kecerdasan Kecekatan Kerapian Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip pada pokoknya dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpangan arsip yaitu : Penyimpanan arsip menurut abjad Penyimpanan menurut wilayah Penyimpanan menurut nomor Penyimpanan menurut tanggal Tujuan kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan
    • 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut: Menerima warkat Mencatat warkat Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan Iain-Iain Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain adalah : Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang dipindahkan dari unit lainnya, serta di samping itu masih ada anggapan, bahwa siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas. Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat tertampung lagi. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).
    • Definisi Kearsipan 1. Pengertian Kearsipan secara etimologi Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief”mempunyai arti: 1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. 2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya. 3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
    • diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien. Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data, juga merujuk pada tempat di mana catatan dan data-data itu disimpan. Sebuah arsip hampir mirip dengan perpustakaan. Perbedaannya ialah bahwa sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi oleh siapa saja, kecuali Arsip Negara. Kata arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebutfelum (bundle) dalam bahasa Inggris file. Menurut Wursanto (2001:13) arsip dapat diartikan sebagian kumpulan dokumen tulisan atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah praktis. Pengertian tadi sejalan dengan yang diungkapkan oleh Sedarmayanti (2003:9) bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara taratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya. - Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala suarat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Menurut asalnya arsip berasal dari bahasa yunani “archivum ”yang artinya tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di Balai Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum ”.yang mempunyai
    • wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya. Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip : 1. The Liang Gie dalam Sularso Mulyono dkk. Bahwa Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai keguanaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali 2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996:10) 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2). 4. Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Kamus Besar Bahasa Indonesia). 5. Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18). 6. Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dengan sedemikian rupa dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985:3). Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah: a. keuntungan: Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
    • Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.b. Kelemahannya : 1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara; 2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain; 3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.