La dématérialisation des justificatifs de dépenses : l’exemple de la ville de Paris - DRFIP
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  • La Ville La coopération étroite lors des précedentes bascules (ALIZE/HELIOS) est à soulignée Le passage à la dématérialisation est à front renversé par rapport au passage à Hélios Fortes attentes de la Ville Qui était d’ores et déjà organisée pour le « tout démat » En mode de fonctionnement classique des réunions mensuelles générales + réunions thématiques (chantier des hall; état de l’actif, gestion des établissements culturels…)‏ La CRC très intéressée par la démarche en terme de contrôles et d’archivage Souple dans le calendrier de mise en œuvre Qu’il convient d’associer « au bon moment »: ni trop tard, ni trop tôt
  • - 2 pôles GP Un Pôle GP dédié au SPL car gestion en directe de collectivités + 4 trésoreries spécialisées
  • Taylorisme appliqué à la dépense: oppositions, visa prise en charge, ajustement, annonce de trésorerie, paiement = parcellisation de certaines chaînes de travail Une utilisation doublement limitée d’Hélios: peu d’agents et 2 à 3 heures par jour; la bascule à HELIOS avait cependant permis une modification de l'organisationen place en permetant par exemple l'accès de tous les agents de la Dépense à l'application et aux prises en charges Une organisation très marquée par l’annonce de trésorerie et l’arrêté comptable Une sous utilisation des modules annexes d’Hélios: CHD et COP
  • Nous avons aujourd'hui une approche d'organisation du travail plus intégrée avec un développement de la polycompétence, même si compte tenu de la dimension des travaux à mener il reste une activité séquencée,l La corrélation :Lorsque les titres, mandats et bordereaux signés électroniquement sont dématérialisés, le flux arrive directement en bannette : la corrélation n’est plus nécessaire (il n ’y a plus de document papier)‏ Lorsque les PJ sont dématérialisées : Les PJ sont véhiculées par le flux PES V2, soit avec les mandats, soit dans un flux séparé. Dématérialisation des mandats et des titres sans dématérialisation des PJ :Les PJ qui resteront matérialisée continueront à être transmises au comptable. Le référencement des PJ L’ordonnateur va devoir référencer les PJ avec un Identifiant unique : apposé sur la PJ avec un identifiant permettant de faire le lien avec le mandat ou le titre. La dématérialisation des bordereaux suppose qu’ils soient signés électroniquement :Afin de garantir l’intégrité du document dématérialisé et l’identité du signataire et leur porter la même valeur probante que les documents papier précédemment Lorsque les mandats, titres et bordereaux sont dématérialisés :Le point de départ du visa est l’écran Les données sont ensuite rapprochées de la pièce justificative qui porte un identifiant. La constitution du compte de gestion sur pièces les PJ sont classées dans l ’ordre de leur identifiant unique.Les flux PES des bordereaux et mandats/titres dématérialisés sont restitués sur un CD-Rom intégrés aux pièces générales et exploitables avec Xémélios Les PJ dématérialisées sont transmises avec le PES V2 et sont intégrées à ce CD-Rom ou DVD-Rom .
  • dans une optique d'amélioration de la qualité comptable de diminution de la quantité de saisie et d'amélioration du délai de paiement En corollaire, au niveau du pilotage du SPL se pose la question de l'adaptation des effectifs; si certaines évolutions sont prévisibles (confection compte de gestion) d'autres sont à ce stade plus difficilement appréhendables (exemple temps de traitement des flux); le contexte d'analyse change aussi avec la variation 1 facture - 1 mandat qui modifie substantiellement les référentiels de quantification Enfin même au sein de services réorganisés vont subsister des ilôts non dématérialisés (la PP) qui peuvent pénaliser les possibilités d'évolution (exemple supression totale des opérations de corrélation)‏ Le dispositif de pilotage fait l'objet d'une réflexion avec la participation du consultant externe Les problèmes se résolvent aussi progressivement ; ainsi un des derniers points pénalisant pour nous était la fiabilité des éditions Edith utilisée pour des travaux de concordance comptable; a ce jour ces problèmes sont réglés,
  • (  réexamen de l'ensemble des procédures et documents annexés)‏
  • (  réexamen de l'ensemble des procédures et documents annexés)‏
  • - les visites extérieures ont donné des résultats assez différents, les deux plus significatives pour l'appréhension du travail et l'organisation du poste ont été les visites internes à la DGFIP - La phase de communication a été un vrai sujet de rythme, de contenu, de définition de la taille des groupes; lors des premières séquences, les enjeux et conséquences n'ont pas été perçues par les équipes, la prise dc conscienc et la mobilisation n'ont braiment démarrées qu'en mai; cela étant pas de manifestations d'opposition, mais des Interrogations légitimes( mode de travail, ajustements, impact CHD) et un réel sentiment de satisfaction pour certains points (choix du poste de travail) - les séquences de tests sont comme toujours le juge de paix de l'aspect technique, la mobilisation des équipes de pilotage et très soutenue pendant cette phase (HELIOS-VILLE-DRFIP)‏

La dématérialisation des justificatifs de dépenses : l’exemple de la ville de Paris - DRFIP La dématérialisation des justificatifs de dépenses : l’exemple de la ville de Paris - DRFIP Presentation Transcript

  • Dématérialisation - PES V2 Ville et département de Paris DRFiP d’Île-de-France et de Paris Pôle gestion publique Secteur local 31 janvier 2012
  • Sommaire I Les éléments de contexte II Les enjeux III La démarche retenue IV La préparation de la dématérialisation V L’impact de la dématérialisation sur le travail au quotidien VI Les perspectives
  • I – Les éléments de contexte: nos partenaires
    •  une coopération marquée lors des précédents et récents
    • changements de logiciels : ALIZE et HELIOS
    •  un volontarisme affiché pour aller vers la dématérialisation
    •  la mise en oeuvre de prérequis organisationnels
    • (CSP - dématérialisation des PJ)‏
    •  un projet qui s’inscrit dans un processus d'échanges réguliers
    • sur la gestion quotidienne
     La ville de Paris : un partenaire privilégié pour la mise en place de l'ensemble de ce processus de modernisation  La CRC : un partenaire incontournable et volontariste  une approche positive des démarches d'analyse et de modernisation des processus
  • I – Les éléments de contexte : spécificités de la DRFiP d’Ile de France et de Paris
    • 4 Trésoreries spécialisées
    • TP du CAS
    • TP des CHS
    • TP CHNO XV-XX
    • TP desEPL
    DRFiP Stéphane HALBIQUE - AGFIP Philippe GABRIAGUES - AFIP Département COMPTABILITÉet GESTION des CL-EPL Dany BUSNEL - AFIP Adjoint Mission GRANDS PROJETS Mickaël LE BOUR AFIP Adjoint Département ANIMATION du RÉSEAU et MODERNISATION Ségolène NEYRET-LE GORGEU IP Département FDL et ÉTUDES FINANCIERES Jean-François HADDOUCHE AFIP Adjoint Division DÉPENSES Daniel CLINET - IDIV Division RECETTES Yolande CHEVALIER - IDIV Division DÉPENSES de PERSONNEL et COMPTABILITÉ Véronique PAILLER - IDIV Division RÉGION et COLLECTIVITÉS DIVERSES Michèle CHAUMONT- IDIV
    • Pour la DRFiP:
    • Un passage récent à Hélios: juin 2010
    • Une organisation du travail spécifique pour les services en charge de la dépense de la ville et du département de Paris
    •  fondée sur un séquencement des tâches par bloc
    •  héritée de RCT, mais compatible avec Hélios
    •  prenant en compte les fortes attentes de la ville de Paris
    • en terme d'annonce de trésorerie
    •  non remise en cause lors la bascule HELIOS
    I – Les éléments de contexte: à la DRFiP, une organisation atypique du travail sous Hélios
    • Une volumétrie des échanges très importante et des enjeux financiers considérables:
    •  20 tonnes de papier pour 2,5 millions de piéces justificatives en Dépense et 1,5 millions, pour la Recette
    •  250 000 mandats
    •  500 000 titres
    •  10 Milliards € en Dépense et en Recette
    • 150 agents de la DRFiP concernés par le projet
    II – Les enjeux de la dématérialisation et ses acteurs
  • III – L'impact de la dématérialisation sur le travail au quotidien
    •  Les impacts organisationnels :
    •   une refonte partielle de l'organigramme: fusion de services
    •  une intégration d'opérations effectuées par un autre service
    •  Les impacts métiers :
    •  la suppression du travail séquencé et le passage à
    • une organisation intégrée
    •  la gestion et le référencement des pièces justificatives
    •  la signature électronique des bordereaux
    •  les modalités pratiques du visa
    •  la constitution du compte de gestion sur pièces
  • III – L'impact de la dématérialisation sur le travail au quotidien  Les impacts métiers (suite) :  la modification des dispositifs de pilotage des services par les cadres A  l’optimisation des fonctionnalités d'HELIOS (modules COP et CHD embarqués)‏  la prise en compte des contraintes d'ajustements et des contrôles comptables  la modification de l'environnement de travail des agents  Les interrogations subsistantes :    le pilotage en binôme d'une structure 
  •  Au sein des services DGFIP/DRFIP :  une équipe dédiée au sein du pôle : la mission grands projets  l’association étroite des équipes de la mission HELIOS et du pôle national de dématérialisation  la MDA: un audit de l’existant et des propositions de réorganisation  l'appui d'un consultant externe sur la dernière période intervenant auprès des équipes de la DRFIP  En externe :  u n COPIL mensuel avec la Ville de Paris  des groupes de travail mixtes (Ville – DRFiP) sur l'ensemble de la période IV – La démarche projet : les structures
  • V – La démarche projet : acteurs, structures et liaisons
  • V – La démarche projet : la méthode et les outils
    • Prérequis : la décomposition complète de la chaîne de travail du service
    • et un examen exhaustif des échanges avec l'ordonnateur.
    •  Des visites extérieures :
    •  Trésorerie de Versailles Municipale et Conservation des
    • hypothèques de Paris 1
    •  CPAM du 92
    • Une phase de communication étalée sur une année
    • Une place spécifique pour les phases de tests
    •  une salle dédiée et une base spécifique
    •  de nombreuses séquences de tests partagés avec
    • l'ordonnateur et les équipes HELIOS .
    •  un processus spécifique du choix du matériel
  • Lancement des opérations effectives de dématérialisation de la Dépense, le 23 septembre 2011 Mise en place d'un dispositif de suivi spécifique au démarrage D'ores et déjà des gains significatifs obtenus en terme de délai de paiement, malgré la période de fin de gestion Début Octobre : début des travaux pour le domaine de la Recette  Maintien de la méthodologie  Objectif : septembre 2012 VI – La dématérialisation : les perspectives
  • Projet structurant pour l’ensemble des parties prenantes  un exemple de démarche de modernisation administrative emblématique pour la DGFiP et le secteur SPL  une conduite du changement mobilisatrice pour l'ensemble des équipes de l'ordonnateur et du comptable  une démarche fondée sur une coopération et une concertation de tous les instants VI – La dématérialisation : conclusion