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La transmission dématérialisée des actes budgétaires au contrôle de légalité - Sage
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La transmission dématérialisée des actes budgétaires au contrôle de légalité - Sage

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  • 1. Actes budgétaires Retours d’expériences Club Finances La Gazette
  • 2. Sage
    • Une place à part dans le monde de l’informatique de gestion & financière
      • Pour plus de 1000 collectivités territoriales
      • Pour les organismes de l‘habitat social
      • Pour toutes les entreprises
    • La dématérialisation : une évolution majeure
      • Capitaliser les expériences
      • Une démarche particulière
  • 3. Sage collectivités locales Le projet Actes Budgétaires
  • 4. Le projet actes budgétaires
  • 5. Le projet actes budgétaires
  • 6. Le processus de dématérialisation
  • 7. Le processus de dématérialisation
  • 8. Le processus de dématérialisation
  • 9. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Le processus de dématérialisation
      • Les documents dématérialisés
        • Documents budgétaires :
          • Informations générales
          • Section de fonctionnement
          • Section d’investissement
        • Annexes
          • Annexe de dette
          • Annexe des subventions
          • Annexe des immobilisations
          • Etat du personnel,
          • Etc…
  • 10. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Le processus de dématérialisation
      • Le système d’information à l’origine de l’information
        • La gestion financière
        • Les logiciels annexes (emprunts, subventions, immobilisations, ressources humaines)
      • Import de flux xml dans TOTEM
        • N flux en fonction de vos logiciels
        • Permet de visualiser les éléments
      • Enrichissement dans l’outil TOTEM
        • Saisie complémentaire
      • Envoi du flux « scellé» aux services de l’Etat
  • 11. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Le périmètre d’intervention de Sage
      • Deux applications concernées :
        • Sage Financements : gestion des emprunts , des prêts et de la dette garantie
        • Sage Patrimoine : gestion des immobilisations
      • Enrichissement des annexes dans TOTEM
  • 12. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Le périmètre d’intervention de Sage
      • Sage Financements
        • 5 fichiers générés, 13 annexes de dette couvrant toutes les nomenclatures (M14, M4x, M52, M71)
          • « bloc technique » emprunts permettant la dématérialisation des annexes suivantes :
            • M14 et M4x : Répartition par catégorie de dette, répartition des emprunts par type de taux, répartition par nature de dette, remboursement anticipé d’un emprunt avec refinancement et répartition de l’encours.
            • M52, M71 : Récapitulation par prêteur, état de la dette et répartition de l’encours (typologie)
            • Toutes les nomenclatures : Etat des emprunts garantis par la collectivité 
  • 13. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Le périmètre d’intervention de Sage
      • Sage Financements
        • 5 fichiers générés, 13 annexes de dette couvrant toutes les nomenclatures (M14, M4x, M52, M71)
          • « Etat des crédits de trésorerie » ( toutes les nomenclatures )
          • « Etat des instruments de couverture du risque financier » ( toutes les nomenclatures )
          • « Tableau récapitulatif des lignes composant le notionnel de référence » ( M52, M71 )
          • « Etat des prêts » ( M52, M71 )
  • 14. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Le périmètre d’intervention de Sage
      • Sage Patrimoine
        • Dématérialisation de l’annexe « Etat des immobilisations » pour toutes les nomenclatures
        • Disponible pour le CA 2012
  • 15. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Les objectifs
      • Vous faire gagner du temps
        • Etat des dettes garanties
          • charge estimée au cours de l’expérimentation à 15 jours de saisie
        • Etat des immobilisations
          • des milliers de lignes à saisir
      • S’assurer de la validité des données
        • Intégration des contrôles issus du cahier des charges
      • Mettre à jour les documents plus facilement
        • Un « centre » d’échange
  • 16. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Où en sommes-nous ?
      • Fin 2011 – début 2012
        • Recensement des collectivités intéressées
        • Clients beta testeurs:
          • En cours : CU Bordeaux, Conseil général gironde et CA Grenoble Métropole
        • Disponibilité pour le BP 2012 :
          • Mise en œuvre individuelle pour traiter la problématique du calendrier et éviter un déploiement de version
        • Déploiement de la version 11.0
      • Pour la prochaine campagne
        • CA 2012 : déploiement d’une version 12.0 contenant les nouvelles maquettes budgétaires et les modifications des fichiers de dématérialisation
  • 17. Le projet pour Sage Collectivités locales
    • Peu de risques identifiés
      • L’installation de Totem
        • Composants Java à jour
      • La mise à jour des versions
        • Les versions ne sont pas forcément à jour
      • La formation sur l’application
        • Assez simple
    • Un projet simple à mettre en œuvre
      • Au regard des projets de dématérialisation
  • 18. Les apports de la dématérialisation
  • 19. Les apports de la dématérialisation
    • Pour la planète : Le Zéro Papier : un objectif irréaliste ?
      • En dépit du développement des technologies de l'information et d'une automatisation croissante des processus, une grande partie des transactions réalisées finissent sous format papier.
      • Plusieurs explications peuvent être avancées :
        • la résistance au changement : la dématérialisation implique d'adopter de nouveaux comportements (lecture à l'écran, sécurité des informations, égalité probatoire des documents électroniques avec les documents papiers …)
        • la culture du papier fortement ancrée dans la société
        • les pratiques sociales (le papier restant synonyme de preuve tangible)
        • le décalage entre les possibilités offertes par la dématérialisation et le cadre règlementaire
        • les contraintes techniques et financières prévalant au déploiement de la dématérialisation
      • Les coûts de stockage et d’infrastructure ne sont pas à négliger…
  • 20. Les bénéfices ne sont pas forcément là ou en les attend !
    • Selon une étude réalisée par IDC et Esker, les bénéfices apportés par les solutions de dématérialisation dans la gestion de commande proviennent d'abord des gains de productivité.
  • 21. Les freins Source: Markess International, 2008
    • A quels types de freins sont confrontées les entreprises ?
    • Selon Markess International (étude réalisée auprès d'un échantillon de 200 entreprises publiques et privées), le point de blocage majeur à la dématérialisation des documents et des courriers entrants serait la culture du papier.
  • 22. Les avancées
    • Le dispositif règlementaire contribue à l'essor de la dématérialisation
      • cf. loi 2003 qui confère au document électronique la même valeur probatoire qu'un document papier
      • cf. directive européenne 2001/115CE qui autorise les entreprises à sous-traiter la gestion de leurs factures
      • cf 2007 : révision générale des politiques publiques qui fait de la dématérialisation des échanges un outil pour simplifier et moderniser la relation de l'administration avec les usagers
      • cf. Modification de l'article 26 de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 qui autorise la dématérialisation des bulletins de paie (sous condition d'accord du salarié)
  • 23. La dématérialisation chez Sage
    • Les volumes et leurs évolutions
      • Janvier 2012 : la DGFIP compte 2 575 050 utilisateurs d’EDITDFC
        • + 16% sur un an
      • Décembre 2011 : la DGFIP compte 1 317 202 utilisateurs TVA (dont 55% en EDI)
        • + 37% sur un an
  • 24. Les apports du projet actes budgétaires
  • 25. Les apports de la dématérialisation
    • Pour l’émetteur de la réglementation
      • La gestion du stockage
      • L’absence de ressaisie
      • Les contrôles systématiques
        • Règles de cohérence des montants,
        • Pré-Contrôles
          • Si X >Y, alors il y a un risque : le dossier peut donc être « extrait » pour une analyse approfondie
  • 26. Les apports de la dématérialisation
    • Pour la collectivité
      • Une gestion centralisée et automatisée des documents budgétaires
      • Une mise à jour « en ligne » des documents budgétaires
      • La fin de l’envoi papier
      • La traçabilité du flux
      • Les contrôles réalisés dans votre application
  • 27. Les effets induits de la dématérialisation
    • Impact dans les logiciels
      • Contrôles supplémentaires
        • Les contrôles « réglementaires » spécifiés sont repris par les éditeurs
      • Clarification des cahiers des charges
        • Exemple : association EDIFICAS
          • Intégration des dates clés dans les échanges avec les éditeurs
      • Une normalisation qui favorise les échanges
        • La donnée devient exploitable
  • 28. Un projet de dématérialisation
    • Un spectre de problématiques
      • L’aspect technique : une facette du projet
    • 6 dimensions à prendre en compte :
      • Humain
        • Formation sur l’objectif – susciter l’intérêt
        • Formation et assistance dédiées
          • Pourquoi changer ?
      • Organisationnel
        • Nouveaux échanges
        • Missions à plus forte valeur ajoutée
          • Télé-déclarer un document est différent de l’adresser par papier : responsabilité renforcée.
        • Nouveaux indicateurs
          • Nombre d’erreurs, délais,…
  • 29. Un projet de dématérialisation
      • Métier
        • La formalisation des processus est un préalable indispensable
        • La description des interventions de chacun permet une prise de recul sur les méthodes de travail
          • producteurs, validateurs, consommateurs, fréquences de mise à jour, criticité, archivage, réutilisation, …
      • Stratégique
        • La finalité du projet doit être précisée pour optimiser les bénéfices et déterminer les indicateurs de réussite
  • 30. Un projet de dématérialisation
      • Juridique
        • Un projet de dématérialisation doit préalablement et systématiquement faire l’objet d’une étude de faisabilité juridique
      • Technique
        • Définir les outils concernés
          • S’assurer de la disponibilité des options
          • S’assurer d’un planning de mise à disposition
  • 31. En savoir plus Sage et la dématérialisation
  • 32. Les facteurs d’évolution
    • Au croisement de quatre facteurs :
      • Réglementaire
      • Technologie
      • Emergence de nouveaux besoins
        • Productivité
        • Traçabilité
      • Changement dans l’approche du contrôle
        • Passage du hasard à la cible
  • 33. Exemples
    • La télédéclaration de L’IS
      • Un facteur réglementaire
        • Obligation pour les grandes entreprises
        • Diminution du seuil (CA>230 000 €)
      • Un facteur technologique
        • La fin des « calculatrices »
        • La généralisation d’internet
      • L’émergence de nouveaux besoins
        • Traçabilité (envoi, réception, validation)
      • Un changement dans l’approche du contrôle
        • Le justification des pièces évolue
  • 34. Exemples
    • La mise en place des normes SEPA - EBICS
      • Un facteur réglementaire
        • L’évolution de la réglementation européenne
      • Un facteur technologique
        • La fin de réseau télécom X25
      • L’émergence de nouveaux besoins
        • Les échanges européens voire internationaux sont la règle
        • Un besoin d’automatisation du rapprochement bancaire plus fort
      • Un changement dans l’approche du contrôle
        • Sécurité renforcée
        • Un langage plus évolutif
  • 35. Exemples
    • Passage de la DADS-U vers la N4DS - Norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales
      • Un facteur réglementaire
        • Changement de la réglementation
      • Un facteur technologique
        • L’accès à internet
      • L’émergence de nouveaux besoins
        • Une simplification du travail du déclarant
        • Une harmonisation et un croisement d’information
      • Un changement dans l’approche du contrôle
        • Des contrôles facilités
        • Désectorisation des métiers
  • 36. Dématérialisation Collectivités

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