Fasciculo 2 - Vigilando la ejecución, operación y mantenimiento de los proyectos de inversión pública del presupuesto participativo a nivel regional y municipal
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Fasciculo 2 - Vigilando la ejecución, operación y mantenimiento de los proyectos de inversión pública del presupuesto participativo a nivel regional y municipal

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Este segundo fascículo de la vigilancia ciudadana del presupuesto participativo se centra en la fase de ejecución de los proyectos de inversión pública (PIP), incluyendo su puesta en operación y mantenimiento.

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  • 1. Vigilando la ejecución, operación y mantenimiento de los proyectos de inversión pública delpresupuesto participativo a nivel regional y municipal Fascículo 2 Ciclo de Formación XVII - Agosto 2011
  • 2. Vigilando la ejecución, operación y mantenimiento Fascículo 2de los proyectos de inversión pública delpresupuesto participativo a nivel regional y municipalPresidenteMolvina ZeballosCoordinador EjecutivoJavier AzpurResponsable ProyectoProParticipación IndiceFernando RomeroEquipo del Área de 1. Aspectos básicos para la vigilancia de la ejecuciónParticipación y Formación y gestión de proyectosAnita Montenegro (Coordinadora) 1.1 Importancia de vigilar la ejecución y gestión de los proyectos de inversiónCarola TelloElqui Cruz pública priorizados en el proceso del presupuesto participativo.Esteli Reyes 1.2 El plan de trabajo del comité de vigilancia.Yuri Gómez 2. Pasos y herramientas para vigilar la ejecuciónContenido:Noemi Soria Arévalo de los proyectos de inversión públicaEquipo técnico Propuesta Ciudadana 2.1 La elaboración del expediente técnico y su uso en la vigilancia ciudadana.Coordinación de edición 2.2 La incorporación de las obras a ser ejecutadas en el Plan Anual de Contra-Yuri Gómez taciones.Erika Acosta 2.3 El cronograma de ejecución de obras.Diseño y Diagramación 2.4 La inspección de las obras, un aspecto clave de la vigilancia ciudadana.One Concept 2.5 Elementos para detectar posibles actos irregulares en la ejecución de las obras. 3. Poniendo en marcha la vigilancia ciudadana de la ejecución y gestión de proyectosCalle León de la Fuente 110 3.1 La vigilancia ciudadana de la gestión de los proyectos de inversión públicaMagdalena del Mar, Lima (PIP).Teléfonos: 613-8313 / 613-8314 3.2 Estrategias para resolver los problemas más comunes de la vigilancia ciuda-Telefax: 613-8315 dana en la ejecución y gestión de los PIP.propuest@desco.org.pe 3.3 Elaborando el informe de la vigilancia ciudadana. 3.4 Difusión de los resultados. 4. AnexosLas opiniones expresadas por los au- Anexo 1 Informes de consistencia del estudio definitivo o expediente técnicotores no reflejan necesariamente el detallado del PIP viable.punto de vista de la Agencia de los Anexo 2 Acta de inspección de obra.Estados Unidos para el Desarrollo In- Anexo 3 Solicitud de acceso a la información pública.ternacional - USAID Anexo 4 Lista de información sobre la fase de ejecución y puesta en operaciónHecho en el Depósito Legal en la y mantenimiento de los PIP.Biblioteca Nacional del Perú Nº 2011-11639 Anexo 5 Modelo de queja ante la Defensoría del Pueblo.Impreso en SMS NEGOCIOS S.R.L.Primera EdiciónLima – Perú, Agosto de 2011Tiraje: 1,500 ejemplares
  • 3. IntroducciónEste segundo fascículo de la vigilancia ciudadana del presupuesto participativo se centraen la fase de ejecución de los proyectos de inversión pública (PIP), incluyendo su puesta enoperación y mantenimiento.El objeto de la vigilancia ciudadana en esta fase del presupuesto consiste en verificar y hacerseguimiento para que los PIP incorporados en el Presupuesto Institucional de Apertura seencuentren en condiciones de ser ejecutados, velando que su ejecución responda a las es-pecificaciones contempladas en el PIP y el expediente técnico y que se realice de acuerdo ala calidad, costos y plazos previamente determinados.No es un ejercicio fácil, pues a las limitaciones de información se suma la necesidad de unmayor conocimiento técnico. Para suplir estas dificultades, el presente fascículo explica laimportancia y el sentido de los instrumentos más importantes que permitirán cumplir conlos objetivos de la vigilancia ciudadana. El proyecto de inversión pública, el Plan Anual deContrataciones, el expediente técnico, el papel del supervisor y del inspector de obra, el actade recepción de obra y la liquidación técnica y financiera son parte de dichos instrumentos,que los comités de vigilancia deben manejar.Ante las limitaciones para contar con información, la participación (sobre todo de la pobla-ción beneficiaria de cada proyecto) resulta estratégica para la vigilancia ciudadana. Ya seaque se cuente con el expediente técnico o no, la población beneficiaria puede ofrecer infor-mación valiosa, tal como la fecha de inicio real de cada obra, el número aproximado de per-sonal que normalmente trabaja en ella, la puesta en obra de los materiales de construccióny sus posibles ‘desvíos’, entre otros aspectos importantes. Por ello, los comités de vigilanciadeberían promover una activa e informada participación de la población, organizándola encada proyecto, no sólo en la etapa de su ejecución, sino después, cuando el proyecto entreen su puesta en operación y mantenimiento.En este fascículo también se presenta, paso a paso el proceso de la vigilancia ciudadana enla fase de ejecución, operación y mantenimiento del proyecto. Asimismo, incluye una ‘caja deherramientas’ con el listado de información básica que requieren los comités de vigilancia,señalando dónde obtenerla, cómo elaborar el informe de vigilancia, estrategias para su difu-sión, un modelo sencillo de acta de inspección de obra, entre otras herramientas que, esta-mos seguros, contribuirán a un mejor desempeño de los comités de vigilancia ciudadana.
  • 4. el presente fascículo resalta la importancia de vigilar laejecución y operación de los proyectos priorizados en el presupuesto partici- pativo, los pasos y herramientas para realizar óptimamente esta labor y las mejores estrategias para resolver los problemas más comunes de la vigilancia ciudadana. Esperamos que este segundo fascículo sea de utilidad y provecho para las labores de vigilancia del proceso de presupuesto participativo que realizas.
  • 5. Aspectos básicos para la vigilanciade la ejecución y gestión de proyectos1. La importancia de vigilar la ejecución y gestión de los proyectosde inversión pública priorizados en el proceso de presupuesto participativoEn el fascículo 1 abordamos la vigilancia ciudadana hasta la incorporación de los acuerdos del presupuesto participa-tivo en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). Pero allí no termina el ciclo presupuestario, pues para su ejecu-ción se requiere el cumplimiento de otras condiciones, que deben ser materia de vigilancia ciudadana. Fase 1 Programación Fase 5 Fase 2 Evaluación FASES DEL CICLO Formulación PRESUPUESTARIO Fase 4 Fase 3 Ejecución AprobaciónComo podemos notar el presupuesto público tiene cinco fases, de manera que cuando el PIA es aprobado por elConsejo Regional y el concejo municipal, comienza la fase de ejecución. Es decir, se trata del momento en el cual elgobierno regional o la municipalidad deben dar inicio a la ejecución de los proyectos de inversión pública.2. El plan de trabajo del comité de vigilanciaSiempre será importante que los comités de vigilancia definirán las estrategias para el logro de los objetivoscuenten con un plan de trabajo en el que precisen los sin importar cómo es nuestro contexto.objetivos de la vigilancia en la etapa de ejecución delos proyectos de inversión pública. Por otro lado, es necesario analizar el funcionamiento de los espacios de concertación existentes, pues estos,Para ello se debe partir de un análisis del contexto en el dependiendo de su fortaleza, servirán de soporte a laque desarrollarán sus acciones. Será necesario conocer, vigilancia ciudadana.con mayor precisión, si la municipalidad o el gobiernoregional apoyará, será indiferente o se mostrará reacio Finalmente, será útil identificar y definir a los potencia-a fortalecer la participación ciudadana, la vigilancia y la les aliados para la vigilancia ciudadana. Estos aliados,entrega de información. Del resultado de tal análisis se más allá de los espacios de concertación, pueden ser 5
  • 6. FASCICULFASCICULO 2instituciones como: Los objetivos de la vigilancia ciudadana. La Contraloría General de la República. Las estrategias planteadas a partir del análisis del contexto. Los consejeros regionales y los regidores. La Defensoría del Pueblo. Los aliados de la vigilancia ciudadana. Los medios de comunicación. Las actividades, debidamente cronogramadas y con Las organizaciones sociales. responsabilidades, que se realizarán en las fases de ejecución y puesta en operación y mantenimiento deEl plan de trabajo, como herramienta principal del los proyectos de inversión pública ejecutados.comité de vigilancia para orientar sus acciones al logro Los recursos necesarios y las estrategias para conseguirlos.de los objetivos propuestos, deberá considerar, entresus aspectos principales, los siguientes: La difusión del informe de vigilancia ciudadana.Pasos y herramientas para vigilarla ejecución de los proyectos de inversión públicaEl objetivo de la vigilancia ciudadana en la fase de ejecución consiste en verificar si los proyectos de inversión estánen condiciones de ser ejecutados de acuerdo a los plazos, calidad y costos establecidos en el expediente técnico.En el Presupuesto Institucional de Apertura figuran los nombres de los PIP a ser ejecutados y la asignación presu-puestal correspondiente, pero en muchas ocasiones encontramos que algunos proyectos no son solo una ’idea‘, locual significa que carecen de elaboración técnica. Para que el PIP esté en condiciones de ser ejecutado se requiere que haya sido formulado y además tenga declaración de viabilidad de la Oficina de Programación e Inversiones del gobierno regional o la mu- nicipalidad. Con la declaratoria de viabilidad pasamos de la fase de preinversión a la fase de inversión.1. La elaboración del expediente técnico y su uso en la vigilancia ciudadanaLa fase de inversión del proyecto comienza con los estudios definitivos o la formulación del expediente técnico. Enlas normas de Contraloría encontraremos información sobre este punto1. ¿Qué dicen las normas de Contraloría acerca del expediente técnico? La Contraloría indica que el expediente técnico es el conjunto de documentos que comprende: La memoria descriptiva. La fecha de determinación del presupuesto Las especificaciones técnicas. de obra, incluyendo la información previa Los planos de ejecución de obras. referida a las características técnicas. El metrado. El valor referencial. El presupuesto de obra. La disponibilidad presupuestal. La fuente de financiamiento.1. Normas de control interno para el sector público. Norma 600, normas de control interno para el área de obras públicas, aprobada mediante Resolución de Contraloría N° 072-2000-CG. 6
  • 7. ¿Qué entendemos por Una adecuada sustentación de los metrados redu-especificaciones técnicas? ce los errores y omisiones que pudieran cometerse en la presentación de las partidas que conformanLas especificaciones técnicas se elaboran por cada par- el presupuesto base.tida que conforma el presupuesto total de la obra, de-finiendo la naturaleza de los trabajos, procedimientoconstructivo y forma de pago. De la lectura de las normas técnicas se des-Las especificaciones técnicas de una obra constituyen prende que el expediente técnico constituyelas reglas que definen las prestaciones específicas del un instrumento valioso para la vigilanciacontrato de obra; esto es, la descripción de los trabajos, ciudadana, pues nos brinda informaciónel método de construcción, la calidad de los materia- para conocer:les, los sistemas de control de calidad, los métodos demedición y condiciones de pago requeridos en la eje- La calidad y cantidad de los materia-cución de la obra. les de construcción. Los trabajos de construcción que se han programado realizar. Los sistemas de control de calidad. Por tanto, cada una de las partidas que con- Los planos de la obra. forman el presupuesto de El valor referencial de la obra. la obra debe incluir sus especificaciones técnicas, El cronograma de ejecución de la detallando las reglas que obra. definen las prestaciones. Aspectos a tomar en cuenta: Una política de transparencia de la gestión regio- nal y municipal debería contemplar reuniones con el comité de vigilancia y los beneficiarios de cada obra para dar a conocer el contenido del expedien-¿A qué nos referimos te técnico y hacerles llegar una copia de dicho do-cuando hablamos de cumento.sustentación de metrados?Los metrados constituyen la expresión cuantificada de Por otro lado, el comité de vigilancia, debería con-los trabajos de construcción que se han programado tar con el expediente técnico de cada una de lasejecutar en un plazo determinado. obras para hacer el respectivo seguimiento. Esta es, sin duda, la pieza de información más valiosa paraEstos pautan el costo del presupuesto base, en cuanto la vigilancia ciudadana en la etapa de la ejecuciónsustentan el volumen del trabajo por cada partida, con de obrasla planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis queel caso requiera. Ver anexo 1 7
  • 8. FASCICULFASCICULO 22. La incorporación de las ¿Cuál es el contenido mínimoobras a ser ejecutadas en el del Plan Anual de Contrataciones?Plan Anual de ContratacionesEl Plan Anual de Contrataciones es el documento en el El objeto de la contratación.cual se prevé todas las contrataciones de bienes, ser- La descripción de los bienes, servicios u obrasvicios y obras que se requerirán durante el año fiscal. a contratar.Es aprobado mediante resolución del titular de la en-tidad, es decir, el presidente o presidenta regional o el El valor estimado de la contratación.alcalde o alcaldesa, y debe ser publicado en el Sistema El tipo de proceso que corresponde al objetoElectrónico de Contrataciones del Estado (SEACE)2. y su valor estimado, así como la modalidad de selección.Las obras pueden ser ejecutadas mediante dos moda-lidades: La fuente de financiamiento. Con una empresa contratista. El tipo de moneda. Con la intermediación del gobierno regional o municipalidad. La fecha prevista de convocatoria. En ambas situaciones es La incorporación en el Plan Anual de Contrataciones obligatorio que la obra o es el requisito fundamental para convocar al proceso los bienes y servicios que de selección. se requieren para su ejecu- ción formen parte del Plan La vigilancia ciudadana, al hacer seguimiento de la eje- Anual de Contrataciones cución de las obras, deberá informarse si las obras o los del gobierno regional o de bienes y servicios que se requieren, forman parte del la municipalidad. Plan Anual de Contrataciones. Si es así, significa que la obra va por buen camino.3. El cronograma de ejecución de obras a) Cronograma de ejecución de obras Cronograma de ejecución Existen 2 de obras b) Cronograma general de ejecución2. Artículo 8 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Legislativo N° 1017. 8
  • 9. a) Cronograma de ejecución de obrasEs el documento donde figuran las fechas previstas para la ejecución de las obras del presupuesto participativo quepasan a formar parte del PIA. Deberían ser aprobadas mediante resolución regional o de alcaldía. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE OBRAS DEL PRESUPUESTO PARTICIPATIVO AÑO FISCAL 2012 Nombre de la Obra o PIP Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre Pavimentación Abastecimiento de agua potable y alcantarillado Centro de Salud Rehabilitación de caminos Drenaje de carreteras Construcción de puente Mejoramiento y ampliación de los sistemas de agua potable Este cronograma es importante porque permite conocer en qué momento se iniciará la ejecución de las obras y en qué momento culminará.b) Cronograma general de ejecuciónSe trata de un documento donde consta la programación de actividades para la ejecución de la obra contratada.Permite hacer seguimiento al avance de cada obra de acuerdo a los plazos establecidos en el contrato firmado porel gobierno regional o la municipalidad y el contratista. Su incumplimiento da lugar a sanciones.4. La inspección de las obras, un aspecto clave de la vigilancia ciudadanaLa inspección de las obras forma parte del trabajo decampo que todo comité de vigilancia tiene que rea- ¿Quién es el inspector o supervisorlizar. A través de la inspección de las obras podemos y cuáles son sus facultades?constatar: El inspector o supervisor es el profesional contratado Si cuenta con el personal responsable de por la municipalidad y responsable de velar directa y su ejecución, tal como el ingeniero resi- permanentemente por la correcta ejecución de la obra dente y el inspector o supervisor, y si cuen- y el cumplimiento del contrato. Está facultado para: ta con un cuaderno de obra. Ordenar el retiro de cualquier subcontratista o tra- bajador por incapacidad o incorrecciones que, a su Si la obra ha comenzado a ser ejecutada. juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra. El nivel de avance, de acuerdo al cronogra- Rechazar y ordenar el retiro de materiales o equi- ma general de ejecución. pos por mala calidad o por el incumplimiento de las especificaciones técnicas.El supervisor o inspector es contratado por la muni- Disponer medidas en caso de emergencias.cipalidad3. Artículos 185, 193, 194 y 195 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Legislativo N° 1017. 9
  • 10. FASCICULFASCICULO 2 Para ejercer la inspección es necesario que los comités ¿Quién es el residente de obra de vigilancia cuenten con: y cuál es su responsabilidad? El expediente técnico. El residente de obra es un profesional colegia- do, habilitado y especializado designado por el El cronograma de ejecución de las obras del contratista, previa conformidad de la entidad. presupuesto participativo. Le corresponde velar por la ejecución de la El cronograma general de ejecución de cada obra, anotando en el cuaderno de obra todos obra. los hechos relevantes que ocurran durante su Esta información debe ser solicitada al responsable del ejecución. equipo técnico regional o municipal, pero también puede ser requerida a las unidades ejecutoras de los proyectos de inversión pública. ¿Qué entendemos por cuaderno de obra? El cuaderno de obra es el documento que, de- bidamente foliado, se abre al inicio de toda Sin embargo, si el obra, y en el que tanto el inspector o supervisor comité de vigilancia no cuenta con esta informa- como el ingeniero residente anotan las ocu- ción, puede hacer la ins- rrencias, órdenes, así como las consultas y las pección respectiva de todas respuestas a dichas consultas. formas, registrando en un acta las ocurrencias, como el número de personas que se encuentran trabajando, el avance físico, los mate-La inspección realizada por el comité de vigilancia riales que se utilizan,debe levantar un reporte de inspección de obra en el etcétera.cual se registren los resultados de la marcha de la obra.El documento servirá como evidencia del trabajo desa-rrollado y se adjuntará al informe final.Las acciones y objetivos de la inspección de obra de-ben referirse a: ¿Cómo debe hacerse Verificar si la obra se ha iniciado conforme a lo la inspección de obra? establecido en el cronograma de ejecución de obras. La inspección de obra debe hacerse levantan- do un acta, cuyo modelo se adjunta. Una vez Hacer seguimiento al avance de la ejecución de levantada el acta de inspección, es necesario la obra. centralizar toda la información y elaborar un Verificar la calidad de la obra. informe de vigilancia. Tomar fotos. Registrar las posibles irregularidades e informarlas. Ver anexo 2 10
  • 11. 5. Elementos para detectar posiblesactos irregulares en la ejecución de las obrasEn la ejecución de las obras pueden existir problemas sobre los cuales la vigilancia ciudadana debería prestar atenciónespecial, pues podría tratarse de actos irregulares que, al ser detectados, deben comunicarse a: Las autoridades regionales o municipales. El Consejo de Coordinación Regional o Local. A continuación Los regidores o regidoras. veamos los actos La Contraloría General de la República. irregulares más comunes.El uso de materiales de menorcalidad o precio, y en menor cantidad ¿Cómo detectar? La manera de detectar esto es a través de inspecciones permanen- tes en las que se tome nota de los materiales que se utilizan para construir las obras. Si se tiene a disposición el expediente técnico, será más fácil hacerlo pues en ese documento figuran los materiales a ser utilizados. Otra posible situación es la posible utilización de material de cons- trucción en cantidades inferiores a las recomendadas. Las conse- cuencias de esto son una menor resistencia de las estructuras al paso del tiempo. Una manera de determinar la calidad de la obra es a tra- En todas las vés de las pruebas que la empresa contratista está obligada a hacer. situaciones es impor- Copias de estas pruebas pueden ser solicitadas en el momento en tante contar con el que se hace la liquidación técnica y financiera de la obra. expediente técnico y el cronograma de En relación a los precios, hay que comparar los costos de los materia- ejecución de obra. les adquiridos con los costos del mercado y así sabremos si alguno ha sido sobrevalorado. Debemos tener en cuenta que es común que, en las obras, se adquieran materiales que después van a ser utiliza- dos en cantidades inferiores a las requeridas.Cambios en el diseño de las obrasA veces ocurre que las obras no son diseñadas deacuerdo a los planos. Si es así, cualquier modificación Los planos constituyen la herramientadebe ser autorizada por el gobierno regional o la mu- más importante para saber si el diseñonicipalidad. Si no es así, estamos ante una irregularidad de la obra ha sido modificado.que debe ser informada oportunamente. 11
  • 12. FASCICULFASCICULO 2Poniendo en marcha la vigilanciaciudadana de la ejecución y gestión de proyectos1. La vigilancia ciudadana de la gestión de los proyectos de inversión públicaUna vez construida la obra, el gobierno regional o la Aspectos a tomar en cuenta:municipalidad debe comenzar a prestar el servicio a lapoblación: Para que un proyecto de inversión pública ge- nere los beneficios sociales que justifiquen la Si el PIP se refiere al mejoramiento del servicio de inversión de recursos, la vigilancia ciudadana agua potable y alcantarillado, ese es precisamente debe asegurarse que el PIP haya sido ejecutado el servicio que se tiene que brindar. de acuerdo a lo especificado en el expediente técnico y tomando en cuenta las orientaciones Si la obra se refiere a la puesta en funcionamien- señaladas por el supervisor o inspector de obra. to de un centro de salud, entonces corresponde brindar servicios de salud. La manera más certera en que la vigilancia ciu- dadana constata que el proyecto ha sido ejecu-Entramos así a lo que se llama la fase de posinversión del tado de acuerdo a las pautas establecidas en elproyecto que comprende la operación y mantenimien- expediente técnico es a través de la liquidaciónto del mismo. En esta fase, y durante todo su periodo de técnica y financiera del proyecto.vida útil, se generan los beneficios del proyecto4.El beneficio social de un proyecto se refiere al valor querepresenta para la población usuaria la disponibilidad omejora del bien o servicio que ofrece el proyecto de in-versión pública. Los proyectos de inversión pública de-ben generar tres tipos de beneficios sociales: Este debería ser un requisito indispensable de todo Estos beneficios tienen que ver con el efecto proyecto, aunque no inmediato que ejerce la mayor dotación del siempre ocurre, pues bien o servicio provisto en el proyecto. se prefiere inaugurar Beneficios Estos beneficios provienen de dos fuentes: la obra antes de ase- directos gurarse que ha sido El ahorro de recursos, a raíz de su mayor disposición a menor precio. bien ejecutada. El mayor consumo del bien o servicio. Los beneficios que aparecen como conse- Beneficios cuencia del servicio provisto pero que no indirectos fueron calculados ni proyectados en nin- guna de las etapas anteriores al inicio de su funcionamiento. Son aquellos que claramente generan bien- Beneficios estar a la población pero que son difíciles de intangibles valorizar.4. Ministerio de Economía y Finanzas. Pautas para la identificación, formulación y evaluación social de proyectos de inversión pública a nivel perfil, p. 90. 12
  • 13. ¿Qué documentos se debe solicitar algobierno regional o a la municipalidad? En conclusión: Los comités de vigilancia noAntes que el PIP entre en su fase de operación y man- deberían aceptar que latenimiento, e incluso antes que la obra sea inaugura- obra entre en servicio sida, la vigilancia ciudadana debe solicitar al gobierno no cuentan con el acta deregional o a la municipalidad copia de los siguientes entrega de obra, la liquida-documentos: ción técnica acompañada de los controles de calidad y Acta de recepción de obra. la liquidación financiera. Liquidación técnica de obra. Liquidación financiera.Estos documentos obran en poder de las unidades eje-cutoras de cada proyecto de inversión pública y de launidad de contabilidad del gobierno regional o muni-cipalidad.¿Qué es el acta de recepción de obra?El acta de recepción de obra es un documento públicocon el cual los integrantes de la comisión de recepcióny liquidación de obra, junto con el supervisor y el inge-niero residente, proceden a la recepción de la obra.En dicha acta se encuentran: ¿Qué es la liquidación técnica de la obra? La liquidación técnica de obra es un documento que Los antecedentes de la obra tales como la unidad contiene el nombre de la obra (tal como aparece en el ejecutora y periodo de ejecución presupuestal. expediente técnico), su ubicación y los nombres de los ejecutores. El estado actual en el que se encuentra la obra concluida, previa verificación en campo. También contiene las características principales de la obra, tales como: Las referencias a las obras ejecutadas, señalando en qué consistieron, todo ello conforme al expe- Longitud y área total. diente técnico. Tipo de construcción. Meta ejecutada.La comisión verifica, a su vez, si la obra cuenta con los Valorización de la obra.controles de calidad tanto de los materiales como de Inversión o gasto.los procesos constructivos. Otra información importante que debe contener la li-La parte final del acta de recepción de obra se refiere quidación técnica es:a las conclusiones y recomendaciones. Si existiera al-gún problema, la obra no debe ser recibida hasta que El presupuesto aprobado.éstos sean subsanados. Las remesas otorgadas (caja chica). El plazo de ejecución inicial aprobado.Si luego de revisar los documentos solicitados encon- La fecha de inicio.tramos conformidad en la ejecución del proyecto, po-dremos decir que la obra está en condiciones de utili- La fecha de culminación programada.zarse para lo que ha sido creada. El costo final de la obra. 13
  • 14. FASCICULFASCICULO 2El acta de liquidación debe ir acompañada por una se- ¿Qué es la liquidación financiera de la obra?rie de documentos técnicos tales como el expediente La liquidación financiera de la obra es un documentotécnico, el informe final de obra, el acta de recepción de que comprende:obra y el cuaderno de obra. El nombre de la obra según aparece en el expe- Otra parte importante son los antecedentes diente técnico. de la aprobación de ejecución del proyecto, así como la base legal para su ejecución. Los antecedentes de la obra (modalidad de eje- cución, fuente de financiamiento, responsable de En la parte final del acta se determina el mon- la obra, residente de obra, administrador de obra, to final de la obra, se precisa si el monto final número de cuenta bancaria). concuerda con lo presupuestado o si existen va- La base legal y los procedimientos a tener presen- riaciones que deben entonces ser precisadas, y te en la liquidación financiera: remesas, stock de se determinan las características técnicas de la almacén, monto final de la obra y la información obra concluida. contable. Finalmente, se debe adjuntar la documentación El análisis de la ejecución presupuestal. técnico - económica. El movimiento de la cuenta corriente en el banco. La verificación de las adquisiciones de bienes y ser- Para verificar vicios con los correspondientes registros de con- si los proyectos de trol. inversión pública ejecu- tados cuentan con pre- La información necesaria para comprobar que los supuesto para su opera- procedimientos contables y de compromisos de ción y mantenimiento el devengado sean coincidentes y estén sustentados comité de vigilancia debe con la documentación que exigen los sistemas. contar con el presupues- to institucional de aper- En el aspecto contable se requieren los libros de tura y el presupuesto contabilidad principales y auxiliares verificados. modificado. Lo que se busca es que los saldos de balance de comprobación, al 31 de diciembre o a la conclu- sión de la obra, efectuados los ajustes contables, sean similares a los saldos del estado de ejecución presupuestal. Por último, forman parte de la liquidación financie- ambos ra la información sobre el personal contratado y las instrumentos obran conclusiones. El informe debe ir acompañado por en manos del geren- los documentos sustentatorios. te de planeamiento y presupuesto del gobierno regional ¿Quién hace la liquidación cuando se o municipal. trata de obras por administración directa? Cuando se trate de obras por administración di- recta, la liquidación la hace el gobierno regional o la municipalidad. 14
  • 15. 2. Estrategias para resolver los problemas más comunes de la vigilanciaciudadana en la ejecución y gestión de los proyectos de inversión públicaEl problema más común es la negativa del gobierno regional Veamos algunos artículos de la mencionada Ley:o la municipalidad para entregar información que permitaanalizar los costos, la calidad de la ejecución de las obras y el El Estado tiene la obligación de entregar lapresupuesto disponible para operar y mantenerse. Artículo 3° información que demanden las personas en Principio de aplicación del principio de publicidad. publicidad La entidad designará al funcionario o a la Veamos a continuación, funcionaria responsable de entregar la infor- algunas soluciones para mación solicitada. el problema más común: la no entrega de infor- mación por parte del De no cumplir lo estipulado, serán sancio- gobierno regional o la nados por falta grave, pudiendo ser incluso municipalidad. Artículo 4° denunciados penalmente por la comisión Responsabi- de delito de abuso de autoridad referida en lidades el Artículo 377° del Código Penal5. y sanciones El cumplimiento de esta disposición no daa) Solicitar información al amparo lugar a represalias contra los y/o las respon- sables de entregar la información solicitada.de la Ley de Transparencia y Accesoa la Información Pública N° 27806 Artículo 7º Toda persona tiene derecho a solicitar y re-La solicitud de información se hace en la calidad de cibir información de cualquier entidad de la Legitima-ciudadano, por escrito y especificando el nombre del ción y reque- administración pública. En ningún caso sedocumento que se solicita. rimiento in- exige expresión de causa para el ejercicio de motivado este derecho. Ver anexo 3b) Coordinar con consejeros regionales y regidoresLos consejoros y consejeras regionales así como los regidores y las regidoras cumplen funciones de fiscalización. Silos funcionarios o funcionarias no entregan la información solicitada por el comité de vigilancia, éste tiene la atribu-ción de presentar un escrito ante el consejo, el presidente regional o el alcalde o alcaldesa para que los funcionariosrespondan por la omisión en el cumplimiento de sus funciones. También pueden pedir que se presenten, en sesiónde consejo para responder por el incumplimiento de sus responsabilidades.c) Formular una queja ante la Defensoría del PuebloLa misión de esta institución consiste en proteger los derechos consti- La Defensoría deltucionales y fundamentales de la persona y de la comunidad, supervisar Pueblo cuenta conel cumplimiento de los deberes de la administración pública y la presta- oficinas en todosción de los servicios públicos a la ciudadanía. los departamentos del país, de maneraEntonces, si un funcionario o funcionaria incumple el deber de entregar que la queja debeinformación al comité de vigilancia del presupuesto participativo, la De- ser presentada enfensoría del Pueblo puede intervenir, una vez interpuesta la queja. la circunscripción adecuada. Ver modelo de queja en el anexo 55.Este artículo desarrolla el delito contra la omisión e incumplimiento de funciones cometidos por funcionarios y servidores públicos. 15
  • 16. FASCICULFASCICULO 2d) Hacer seguimiento a la construcción de la obracon participación de la población y mediante inspeccionesLas inspecciones deben hacerse tomando en cuenta el expediente técnico del PIP y el expediente técnico, consig-nando en el acta de inspección de obra que figura en el anexo 2 las ocurrencias más relevantes para luego cotejarlascon el expediente técnico. Pero si no se cuenta con tal información, el acta de inspección nos servirá para registrarinformación de campo sobre el proceso de ejecución de la obra.Un apoyo principal para la vigilancia son los vecinos y las vecinas cercanas a la obra y que, seguramente, serán susbeneficiarios. Se recomienda su incorporación en el comité de vigilancia de obra para levantar el acta y realizar elseguimiento. También pueden Los vecinos y las vecinas informar sobre la cantidad que viven en las proximida- de operarios que trabajan des de la obra pueden infor- de manera regular en las mar la fecha real de su ini- obras y otras incidencias cio, el ingreso de materiales relevantes. El acta servirá y la presencia del personal para elaborar el informe del responsable para su supervi- comité de vigilancia. sión o inspección.3. Elaborando el informe de vigilancia ciudadanaNuestro interés es generar cambios en las prácticas de Para la elaboración de los informes parciales se reco-nuestro gobierno regional o municipal, para que adopte mienda hacer una lista de chequeo de la información ne-las medidas más convenientes para superar las dificulta- cesaria para el ejercicio de sus funciones. Esta lista debedes en el cumplimiento de los acuerdos del presupuesto ser aplicada a cada fase que implica la ejecución y puestaparticipativo y en la ejecución de los proyectos de inver- en operación y mantenimiento de los PIP.sión pública. La denuncia de posibles irregularidades es laúltima medida a tomar. Ver anexo 4Existen dos tipos de informes: Los informes parciales. Son informes de segui- miento, estos buscan que el gobierno regional La mejor estrategia o la municipalidad implementen medidas para para elaborar el infor- superar las dificultades en la ejecución del pro- me final es ordenarlo yecto y la prestación del bien o servicio. de acuerdo a una se- cuencia y estructura a El informe final. Documento de carácter inte- partir de los informes gral presentado a la sociedad civil, al Consejo de parciales. Coordinación Regional o Local, a la Defensoría del Pueblo y a la Contraloría General de la Re- pública. 16
  • 17. A continuación, ofrecemos una posible estructura: En esta fase, el informe debe incluir:a. Título y subtitulo Información entregada por la municipalidadEl informe debe tener un título llamativo para quienes El comité de vigilancia debe dar cuenta de la informa-lo lean. Por ejemplo: ción que le fue entregada por la municipalidad para el cumplimiento de sus funciones. Y si no le fue entrega-Vigilancia ciudadana da ninguna información o la información fue parcial,Informe de la ejecución y puesta en operación y también es necesario evidenciarlo y narrar cómo supe-mantenimiento de los proyectos de inversión públi- ró esta dificultad..ca del presupuesto participativo de la localidad de………………………………….. Año ……………… Una matriz de dos columnas puede ayudar a visualizar mejor este punto.El subtítulo debe hacer referencia al nombre de quienlo elabora, digamos: INFORMACIÓN REQUERIDAEl comité de vigilancia del presupuesto participativo POR EL COMITÉ DE VIGILANCIAdel departamento o la localidad de ………………… A LA MUNICIPALIDADb. Presentación Presupuesto Institucional de Anotar si se recibió la informa-Se recomienda redactarla al final, cuando se tengan to- Apertura. ción o no.dos los elementos del informe ordenados de manera Proyectos de Inversión Pú- Anotar si se recibieron todoscoherente. Conviene resaltar la importancia de la vi- blica (indicar los nombres los PIP, si la entrega fue parcialgilancia ciudadana, de las partes del informe, y de sus de los PIP recibidos). o si simplemente el comité deaspectos más relevantes, enfatizando las dificultades vigilancia no recibió informa-encontradas. ción alguna.c. Objeto de la vigilancia ciudadana Expedientes técnicos (indi- Anotar si se recibieron todos car los nombres de los expe- los expedientes técnicos, si laSeñalar brevemente que el objeto de la vigilancia ciu- dientes técnicos recibidos). entrega fue parcial o si sim-dadana comprende la ejecución de los proyectos de plemente el comité de vigi-inversión pública priorizados en el proceso del presu- lancia no recibió información alguna.puesto participativo e incluidos en el PIA, así como elseguimiento a la operación y mantenimiento de los PIP, Cronograma de obra. Anotar si se recibió la informa-una vez concluida su ejecución. ción o no.d. Fase de ejecución Copia de actas de recepción Anotar si se recibió la informa-de los proyectos de inversión pública de obras, a nivel de cada ción o no. uno de los PIP ejecutados.Una vez aprobado el PIA, donde figuran los proyectospriorizados en el presupuesto participativo, comienza Copia de liquidación técnica Anotar si se recibió la informa-la fase de ejecución presupuestaria, fase donde se con- de obra. ción o no.centró la vigilancia ciudadana. Copia de liquidación finan- Anotar si se recibió la informa- ciera de obra. ción o no. Se recomienda que el informe esté acompa- ñado de matrices, gráficos e incluso fotogra- fías de las obras inspeccionadas. 17
  • 18. FASCICULFASCICULO 2 Resultados de la vigilancia ciudadana PROYECTOS EJECUTADOS QUE SE ENCUENTRANEn este acápite se debe informar sobre el estado de la EN LA FASE DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTOejecución de los proyectos y los aspectos más relevan-tes de la vigilancia ciudadana. Se elabora con base a la Operación Nombre del PIP y mantenimientoinformación recibida y/o a las actas de inspecciones. Serecomienda utilizar una matriz. A manera de Indicar si el sistema de agua potable ejemplo el nom- está abasteciendo a la población be- bre del PIP será: neficiaria, las horas al día en que la RESULTADOS DE LA VIGILANCIA CIUDADANA población recibe agua, si la calidad A NIVEL DE CADA UNO DE LOS Ampliación y del servicio ha mejorado (por ejem- PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA mejoramiento plo si el agua es clorada, si el servicio del sistema de es permanente, etcétera). Resultados de la agua potable en Nombre del PIP vigilancia ciudadana la localidad de… Especificar también si la municipali- dad ha presupuestado los gastos de A manera de Indicar si el PIP ha sido ejecutado o operación y mantenimiento de ma- ejemplo el nom- si se encuentra todavía en la fase de nera razonable. bre del PIP será: ejecución. Ampliación y mejoramiento Si se encuentra en la fase de ejecu- ción, señalar el porcentaje de avance f. Conclusiones y observaciones del sistema de de la obra y también si se viene ha- Del contenido de las secciones anteriores se despren- agua potable en ciendo de acuerdo a lo establecido de un conjunto de conclusiones y observaciones, ge- la localidad de… en el expediente técnico. Si no se tie- nerales y específicas. Los aspectos centrales a tomar en ne a mano está información, se debe utilizar lo que figura en el acta de ins- cuenta deberían contemplar: pección de obra. Si el gobierno regional o la municipalidad cumplió Si el PIP ha sido ejecutado, señalar si se ha hecho de acuerdo a lo especifica- con entregar información oportuna, completa y ve- do en el expediente técnico, toman- raz al comité de vigilancia, o si esta fue entregada de do en cuenta los plazos establecidos, manera parcial o nula. planos, costos y calidad. Asimismo, se debe determinar si se ha realizado la La cantidad de PIP ejecutados en los plazos estable- recepción de la obra así como la liqui- cidos, con actas de recepción de obras e informes de dación técnica y financiera, que cons- liquidación técnica y financiera. tituyen requisitos esenciales antes de su puesta en operación. La relación de PIP que pese a estar considerados en el PIA no han sido ejecutados, indicando las razones Finalmente, se deben hacer las obser- de lo sucedido. vaciones o comentarios relevantes, tomando en cuenta las opiniones de La cantidad de PIP en proceso de ejecución, indican- los vecinos que viven cerca de la obra y que han participado de la vigilancia do su grado de avance en su ejecución. ciudadana. Las principales observaciones encontradas, indican- do si fueron puestas en conocimiento del gobierno regional o la municipalidad y las medidas que estae. Fase de operación y mantenimiento institución tomó.de los proyectos de inversión pública Si los PIP ejecutados están en fase de operación y siSe deben colocar todos los PIP ejecutados indicando, su gestión, en términos generales, rinde los benefi-uno a uno, si estos prestan los servicios a la población cios esperados.considerados en el proyecto y si tales prestaciones se Las principales recomendaciones para mejorar elhacen a cabalidad. En el informe subrayar si estos pro- proceso en las fases de ejecución, operación y man-yectos cuentan con gastos de operación y manteni- tenimiento.miento debidamente presupuestados. 18
  • 19. 4. Difusión de los resultadosLa difusión de los resultados consiste en presentar y exponer el contenido del informe. La presentación debe hacersepor escrito, priorizando: a) El concejo municipal. b) El Consejo de Coordinación Local. Una estrategia sugerida es solicitar un es- c) Los agentes participantes del presupuesto par- pacio al gobierno regional o municipal ticipativo. y elaborar un informe breve en caso se d) La Contraloría General de la República. cuente con poco tiempo de presentación. e) La Defensoría del Pueblo. Además, si la solicitud procede, sería con- veniente tener el informe escrito para su distribución.La exposición de los resultados debe darse en espacioscomo la rendición de cuentas y en reuniones con la po-blación, más concretamente con los beneficiarios delos proyectos. ¿Qué estrategia se recomienda en caso el gobierno regional De ese modo, o la municipalidad no otorgue un espacio para el informe es muy probable de la vigilancia ciudadana? contar con el respaldo de Una estrategia adecuada es hacer la presentación uno o dos días an- la población. tes de la audiencia pública; así, los participantes contarán con mayo- res elementos sobre la ejecución de los proyectos y formularán pre- guntas y sugerencias más consistentes. Otro buen momento para presentar el informe es en los días previos a la inauguración de cada PIP ejecutado. En estas coyunturas la po- blación, especialmente la beneficiaria, muestra mayor interés en las obras de manera que la vigilancia ciudadana puede hacer un informe general del conjunto de proyectos bajo su responsabilidad y un in- forme más detallado del proyecto que va a ser inaugurado, dando a conocer sus resultados y recomendaciones. ¿Cómo actuar en caso de un proyecto ejecutado con indicios de irregularidad? Se sugiere solicitar reuniones con la Contraloría General de la República para hacer entrega del informe, detallando, de forma objetiva y con indicios razonables, las situaciones anómalas encontradas. Finalmente, el comité de vigilancia puede redactar notas de prensa dirigidas a los medios de comuni- cación del departamento o localidad, haciendo de conocimiento público los resultados de la vigilancia ciudadana. Si los medios acceden a entrevistarlos, deberían aprovechar esta ocasión, preparándose ade- cuadamente para responder preguntas en tiempos cortos. 19
  • 20. FASCICULFASCICULO 2 Anexo 1 Formato SNIP 15 INFORME DE CONSISTENCIA DEL ESTUDIO DEFINITIVO O EXPEDIENTE TÉCNICO DETALLADO DE PIP VIABLE Nombre del PIP: Código SNIP: El suscrito informa que: B. El costo de los componentes y el costo total del PIP a ejecutar es: Costo (S/.) Componente Declaratoria de viabilidad 1 2 3 ... TOTAL C. Las metas de los componentes del PIP a ejecutar son: Meta Unidad Componente Declaratoria de Medida de viabilidad 1 2 3 ... D. La alternativa técnica del PIP a ejecutar es: Descripción de la alternativa técnica según: Declaratoria de viabilidad E. El plazo de ejecución es: F. La modalidad de ejecución es (por contrata, por administración directa, mixta): G. La(s) fórmula(s) polinómica(s) es(son) la(s) que se detalla(n) en anexo adjunto (cuando corresponda): Fecha: Nombre del responsable de la Unidad Ejecutora: Firma y Sello del responsable de la Unidad Ejecutora:20
  • 21. Anexo 2 ACTA DE INSPECCIÓN DE OBRAResponsable del llenado: Comité de VigilanciaEl Comité de Vigilancia deberá levantar el Acta de Inspección de Obra en el lugar en que esta se está ejecutandoI. DATOS GENERALESUbicación:Nombre de la obra:Período de ejecución: Del día Mes Año Al día Mes AñoII. INFORMACIÓN QUE EL COMITÉ DE VIGILANCIA CUENTA SOBRE LA OBRAProyecto de Inversión Pública Sí NoExpediento técnico Sí NoCronograma de Ejecución Sí NoSi marcó No, ¿Por qué no cuenta con la información?III. OBSERVACIONES SOBRE LA OBRA¿Existe cartel de obra? Sí NoEn el cartel, se consigna la siguiente información:Nombre de la obra Sí NoMonto de la obra Sí NoPeríodo de ejecución Sí NoLa obra se encuentra:Iniciada Sí NoSi la respuesta es No, ¿Por qué?¿Cuándo debió iniciarse?Si la respuesta es Sí, ¿Cuándo se inició?Si la obra, estando iniciada, se encuentra suspendida, indicar ¿Por qué?Personal a cargo de la obraEstá presente el supervisor o inspector de obra Sí NoLa obra cuenta con ingeniero residente Sí NoDescriba en avance y otros datos de la obra a la fecha de la inspección técnicaIndique el avance de la obra:¿Qué materiales de construcción se encuentran en la obra?IV. PARA SER LLENADO A PARTIR DEL DIÁLOGO CON LA POBLACIÓN QUE VIVE CERCA DE LA OBRA(En esta sección se debe registrar información sobre: 1. La obra ha sido paralizada en algún momento, 2. Se ha observado el retiro de materiales,3. Se observa la presencia permanente del ingeniero y del supervisor o inspector de obra).VI. ESPACIO PARA EXPRESAR OBSERVACIONES O COMENTARIOS ADICIONALESFecha Firma de los integrantes del Comité de Vigilancia presentes en el acto de inspección de obra 21
  • 22. FASCICULFASCICULO 2 Anexo 3 SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA SOLICITUD DE ACCESO A LA N˚ de Registro GOBIERNO REGIONAL INFORMACIÓN PÚBLICA O MUNICIPALIDAD LEY Nº 27806 y D. S. Nº 072- 2003-PCM 1. FUNCIONARIO/A RESPONSABLE DE ENTREGAR LA INFORMACIÓN 2. DATOS DEL SOLICITANTE APELLIDOS Y NOMBRES / RAZÓN SOCIAL DOCUMENTO DE IDENTIDAD DNI/ CE / OTRO DOMICILIO Av./Calle/Jr./Ps Nº/Dpto./Int. Distrito Urbanización Provincia Departamento Correo electrónico Teléfonos 3. INFORMACIÓN SOLICITADA 4. DEPENDENCIA DE LA CUAL SE REQUIERE INFORMACIÓN (Referencial) 5. FORMA DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN (Marcar con un aspa) Copia simple CD Otro Diskette Copia fedateada Correo electrónico IMPORTANTE APELLIDOS Y NOMBRES FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN (Registrado por el gobierno regional o la municipalidad) FIRMA UNIDAD ORGÁNICA ACTIVIDAD FECHA TIEMPO UTILIZADO Subgerencia de Recibe solicitud de Trámite Documentario información pública Responsable de entregar Revisa solicitud y remite a la información unidad orgánica involucrada Funcionario/a responsable Busca información de la información y prepara liquidación Responsable de entregar Revisa y entrega a Subgerencia la información de Trámite Documentario Subgerencia de Trámite Recibe liquidación e información, Documentario y entrega a solicitante OBSERVACIONES:22
  • 23. Anexo 4 LISTA DE INFORMACIÓN SOBRE LA FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN Y MATENIMIENTO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA La información Fase Información requerida fue brindada Sí No Ejecución de proyectos de inversión públicaPuesta en operación Presupuesto Institucional de Aperturay mantenimiento deproyectos de inversiónpública Anexo 5 MODELO DE QUEJA ANTE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO Señores Defensoría del Pueblo Yo, con el debido respeto me dirijo a por los motivos que a continuación expongo: Señores Defensoría del Pueblo, les pido que intervengan para que , de de 20 Indicaciones 23
  • 24. Organizado por:Con el apoyo de: