Ldb key management 2014 05-23 pedronetto-gestione delle riunioni

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Ldb key management 2014 05-23 pedronetto-gestione delle riunioni

  1. 1. 2° modulo – capacità organizzative: La gestione delle riunioni Noicàttaro, 24 maggio 2014 Paolo Pedronetto People & Performance
  2. 2. Agenda 2ndo giorno: La gestione delle riunioni People & Performance 2 PREPARAZIONE E CONDUZIONE DELLE RIUNIONI LA COMUNICAZIONE E I GIOCHI RELAZIONALI LAVORO DI GRUPPO E INNOVAZIONE Test assertività Il colloquio di selezione Brainstorming
  3. 3. 1. Preparazione delle riunioni People & Performance 3
  4. 4. Quando la riunione è necessaria People & Performance 4  confronto delle opinioni con il team  raccogliere informazioni concrete  risolvere un problema  prendere una decisione  ottenere chiarimenti con la collaborazione di altri  se uno o più componenti del reparto lo richiedono  se esistono uno o più problemi, ma non è chiaro chi deve risolverli  sviluppare idee e innovazione
  5. 5. Quando è meglio evitarla People & Performance 5 Quando vi sono in ballo problemi di carattere economico / rapporti personali Quando non si dispone di una quantità adeguata di dati in merito ai problemi da discutere Quando vi sono problemi a livello individuale Quando la linea di condotta è già stata decisa Quando vi sono contrasti già annunciati all’interno del team
  6. 6. Gli obiettivi della riunione People & Performance 6  Obiettivi posti dall’esterno Obiettivi interni al team interessato Obiettivi di analisi Soluzione di un problema Presa di decisione
  7. 7. Gli obiettivi della riunione People & Performance 7  CHIARO Deve essere compreso da tutti i partecipanti PRECISO In modo che ciascuno conosca il livello del suo coinvolgimento ACCETTABILE Compatibile con la realizzazione degli obiettivi personali
  8. 8. Logistica People & Performance 8  CURARE LO SPAZIO Sala troppo grande: ostacola la comunicazione, impedisce il rapporto diretto, spersonalizza il messaggio. Sala troppo piccola: manca empatia, confusione tra i partecipanti CURARE L’ACUSTICA Chiedere se tutti sono in grado di sentire bene ILLUMINAZIONE / AREAZIONE STRUMENTI (pc, lavagna, filmati….da preparare in anticipo)
  9. 9. Le fasi della riunione 1 People & Performance 9  La partenza  E’ il momento più importante, in cui il pubblico legittima l’oratore e si dispone ad ascoltarlo. (Va preparato) Deve contenere: Idea iniziale: una frase, una battuta, un esempio, un articolo, un messaggio positivo che sappia in ogni caso attirare l’attenzione dei partecipanti. Scelta del metodo: di lavoro, le regole del gioco, i tempi, la presentazione dei partecipanti. Punti di riferimento: traccia dei temi da affrontare in modo che i partecipanti conoscano i tempi e lo svolgimento della riunione.
  10. 10. Le fasi della riunione 2 People & Performance 10  La fase centrale  E’ consigliabile: Rendere il gruppo dinamico, permettendo ai partecipanti di esprimersi liberamente Spiegare il metodo di lavoro che viene utilizzato Sintetizzare gli obiettivi e i risultati raggiunti Aiutare il gruppo a superare blocchi, resistenze, contrasti e divergenze Valorizzare tutti i contributi Distribuire il tempo in base all’importanza degli argomenti
  11. 11. Le fasi della riunione 3 People & Performance 11  La chiusura  Riepilogo dei temi trattati e delle decisioni prese Piano d’azione (chi fa cosa e perché, tempi e responsabilità) Ricerca del feedback dei partecipanti per verificare che tutto sia chiaro Ringraziare i partecipanti per i loro contributi Redazione del verbale (in tempi rapidi, max 2 giorni)
  12. 12. Le fasi della riunione 4 People & Performance 12  Dopo la riunione  Monitorare risultati / tempi / costi Verificare l’efficacia e l’efficienza delle decisioni prese Follow up del piano d’azione Autovalutazione critica
  13. 13. 2. Comunicazione e giochi relazionali People & Performance 13
  14. 14. Perché l’assertività è importante nel nostro lavoro? People & Performance 14
  15. 15. L’assertività è l’insieme delle tecniche che ci permette di difendere i nostri valori. E’ un comportamento naturale che, come la creatività, abbiamo da bambini e poi modifichiamo progressivamente. Assertività People & Performance 15
  16. 16. L’assertività è alla base di un buon clima di lavoro. Campi di applicazione: • Colleghi • Superiori • Collaboratori • Estranei Assertività 2 People & Performance 16
  17. 17. L’assertività è utile per: • Instaurare un rapporto • Fare una richiesta • Dire di no • Fare dei complimenti • Fare una critica Assertività 3 People & Performance 17
  18. 18. Test People & Performance 18
  19. 19. Test People & Performance 19 N. Piutto sto vero Piutto sto falso 1. □ □ Mi metto spesso a fantasticare 2. □ □ Difendo le mie idee con convinzione 3. □ □ Evito i conflitti perché non conducono a niente • Il test permette di circorscrivere il comportamento che vi è abituale nelle relazioni personali. Vengoni individuati 4 atteggiamenti fondamentali. • Rispondere spontaneamente, mettendo: • Una crocetta in corrispondenza della prima colonna “piuttosto vero” se pensate o agite nella maggior parte del tempo nel modo descritto. • Una crocetta in corrispondenza della seconda colonna “piuttosto falso” se pensate o agite raramente nel modo descritto. • Non esistono risposte giuste o sbagliate. • Il test è individuale, non vengono chiesti i risultati!
  20. 20. Test: interpretazione delle risposte People & Performance 20 Fuga Assertività Manipolazione Aggressività 1 8 14 15 19 23 28 30 36 40 41 43 2 7 9 13 18 22 25 29 35 38 45 48 3 6 10 12 17 21 26 31 33 39 42 47 4 5 11 16 20 24 27 32 34 37 44 46 2 7 5 4
  21. 21. Test: interpretazione delle risposte People & Performance 21 Dissimulazione Franchezza Vivo interesse per gli altri Ripiegamento in se stessi
  22. 22. Test: interpretazione delle risposte People & Performance 22 Aggressività – Assertività Segnala un atteggiamento ritenuto assertivo dall’interessato, che viene invece percepito come aggressivo, per mancanza di ascolto o per eccesso di franchezza.
  23. 23. Test: interpretazione delle risposte People & Performance 23 Manipolazione-Assertività Segnala un dubbio rispetto all’assertività, non si è persuasi che questo sia l’atteggiamento più efficace e viene rimpiazzato con la manipolazione.
  24. 24. Test: interpretazione delle risposte People & Performance 24 Fuga – Aggressività Piuttosto raro, l’atteggiamento dominante è il ripiegamento.
  25. 25. Test: interpretazione delle risposte People & Performance 25 Fuga – Manipolazione Conferma l’atteggiamento di fuga, che si ritiene inefficace in alcuni casi, preferendo tentare una manovra di manipolazione per raggiungere lo scopo: è definita come dissimulazione.
  26. 26. In sintesi People & Performance 26  L’atteggiamento di FUGA:  Individua coloro che sono poco motivati, disillusi, temono la gerarchia, ricercano la tranquillità.  Caratteristiche: mancanza di comunicazione, inattività, agitazione, sovradattamento.  L’atteggiamento AGGRESSIVO:  Sono persuasi della loro efficienza personale e sono convinti che gli altri non lo siano altrettanto e abbiano bisogno di forti sollecitazioni.  L’atteggiamento di MANIPOLAZIONE:  Interesse per gli altri, ma comunicazione mirata a raggiungere solo i propri fini. Si indirizzano verso coloro che hanno un atteggiamento passivo.
  27. 27. In sintesi People & Performance 27  L’atteggiamento ASSERTIVO:  Saper ascoltare gli altri  Dire chiaramente: cosa penso, cosa mi aspetto e cosa spero  Rendere partecipe il proprio interlocutore, chiunque sia, delle proprie difficoltà, bisogni, aspirazioni, sentimenti, desideri riconoscendo che quest’ultimo ha il diritto di dire di NO, assumendosene il relativo RISCHIO.
  28. 28. In sintesi People & Performance 28  L’atteggiamento ASSERTIVO va preso con cautela:  I confini tra i diversi atteggiamenti sono sfumati  L’atteggiamento assertivo può essere interpretato come aggressivo  Occorre non dimenticare i diversi punti di vista
  29. 29. Il mix ideale People & Performance 29 Fuga: 0 – 1 Aggressività: 2-3 Manipolazione : 4 – 5 Assertività: 10
  30. 30. Le tecniche assertive People & Performance 30 Entrare in relazione con gli altri Fare delle critiche Atteggiarsi
  31. 31. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 31 Esprimersi: • Il rito preliminare • Le domande • Chiuse • Aperte • Forma dell’espressione • Importanza dell’IO • Frase ternaria: • Situazione / sentimenti / motivo logico
  32. 32. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 32 Rito preliminare: • Serve per capire se l’interlocutore è disposto ad ascoltarvi e a creare un clima di interesse reciproco • Trascurarlo può essere percepito come atteggiamento aggressivo • Attenzione ai segnali in questa fase • Attenzione ai fattori culturali • Esempi: • Buongiorno! • Come va ? • Ha passato un buon fine settimana ? • Ci ha trovato facilmente ?
  33. 33. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 33 Le domande rappresentano un segnale di vivo interesse che arricchisce il dialogo. • Domande chiuse neutre: SI / NO • Domande chiuse orientate: implicano la risposta attesa • Domande aperte: raccolgono informazioni /avviano il dialogo • Domande di rimando: riprendono una frase o una espressione dell’interlocutore per aiutarlo ad esprimere un’idea che fatica a formulare
  34. 34. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 34 Esempi di domande chiuse, aperte, di rimando: «Lei ha già partecipato al corso di inglese ?» «Lei non è contrario a rimanere fino a tardi in caso di necessità ?» «Cosa ne pensa del nuovo sistema informatico ?» «Pensa che il lavoro cambierà con la nuova procedura ?» «…..mi sento qualche volta un po’ superato….» «superato in che senso ? Mi può fare un esempio ?»
  35. 35. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 35 L’espressione: La forma e il tono sono tanto importanti quanto la sostanza. • Preparazione del messaggio • Parlare in prima persona • Il «disco incantato»
  36. 36. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 36 La frase ternaria: è una riformulazione utile nelle richieste, nella gestione dei rimproveri e degli elogi. • Parte iniziale : espone la situazione che vi fa reagire • Parte centrale: espone i sentimenti o le reazioni alla situazione: • Parte finale: spiega il motivo logico che lega la vostra reazione a questa situazione.
  37. 37. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 37 Esempi di frasi ternarie: «Quando lei arriva in ritardo come in questo caso…. …. mi mette in difficoltà…. …..perché non abbiamo più tempo per affrontare le priorità della giornata» «Quando lei entra nel mio ufficio senza bussare….. ….mi sento come se fossi aggredito….. …..perché la sento come un’intrusione nel mio territorio…..» «Lei ieri sera ha lasciato l’ufficio senza fare ordine…. …ciò mi fa arrabbiare …. …..perché quando oggi arrivo prima di lei, tocca a me mettere tutto a posto prima di iniziare il lavoro»
  38. 38. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 38 Ascoltare: • Ascolto passivo • Ascolto semi-attivo • Ascolto attivo (empatia) • Riformulazione • Alternanza ascolto/empatia/ritorno al progetto
  39. 39. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 39 Esempi di riformulazione: «Se ho ben compreso, lei trova che il clima di lavoro nel vostro reparto stia peggiorando da qualche settimana a questa parte ?» «Se posso riassumere, lei mi propone di ridurre il budget nella futura organizzazione» «La tua opinione mi sorprende e sarei lieto se tu mi dicessi un po’ di più sui motivi che ti fanno pensare in questo modo….»
  40. 40. Fare delle critiche People & Performance 40 1. Comprendere i sentimenti altrui • Se dovete criticare qualcuno, iniziate con un apprezzamento sincero • Fate domande prima di preoccuparvi delle risposte • Date la senzazione di essere interessati sinceramente al caso
  41. 41. Fare delle critiche People & Performance 41 2. Elaborate la vostra opinione sul caso • Richiamate l’attenzione sugli errori altrui in maniera indiretta • Utilizzate esempi supportati da dati oggettivi • Date agli altri l’impressione che hanno una reputazione da difendere
  42. 42. Entrare in relazione con gli altri People & Performance 42 Atteggiarsi: (non verbale) • Distanza e rispettive posizioni • Zona di disagio (> 2 metri) • Zona favorevole (70cm – 1m) • Zona intima (<50cm) • Sguardo e sorriso • Gesti di approvazione e di diniego • Abbigliamento • Silenzio • Abitudine a sopportare i silenzi
  43. 43. Esercitazione People & Performance 43 e il colloquio di lavoro Lola
  44. 44. 3. Lavoro di gruppo e innovazione People & Performance 44
  45. 45. Assertività nelle riunioni People & Performance 45 Il partecipante assertivo: • Si accorge quando si abbandona l’ordine del giorno • Rileva se non tutti si sono espressi sull’argomento • Capisce e propone la pausa • Distingue le priorità dalle questioni secondarie • Richiede la presenza dei responsabili di un progetto • Non è soggetto alla sindrome dell’ascensore • Applica le decisioni prese anche se non è d’accordo
  46. 46. People & Performance 46 Creazione di un’idea Selezione di un’idea (censura)
  47. 47. Il Brainstorming People & Performance 47 Creazione di un’idea: Fase divergente • Esplorazione sistematica e vagabonda, raccolta dati diversi, senza classificazione, né giudizio in merito; tutto può essere detto, senza censura né autocensura. • Lavoro preferibilmente in gruppo Selezione di un’idea: Fase convergente • Vagliare, classificare e organizzare il materiale raccolto nella prima fase. Non eliminare, ma classificare e organizzare gerarchicamente. • Lavoro preferibilmente a due / individuale
  48. 48. Esercitazione People & Performance 48 Lola Cola
  49. 49. People & Performance 49 Gli approcci al problem solving creativo:  Combinatorio  Principio: scomposizione del problema in elementi e funzioni e successiva ricombinazione.  Strumenti utilizzati: matrici di scoperta  Associativo  Principio: nessuna associazione di idee è frutto del caso.  Strumenti utilizzati: brainstorming / mappe mentali  Analogico  Principio: stabilire somiglianze in ambiti diversi.  Strumenti utilizzati: Simboli e metafore  Onirico  Principio: ispirazione creatrice da meccanismi non controllati dalla coscienza.  Strumenti utilizzati: sogno Le persone dimenticheranno quello che hai detto non ricorderanno quello che hai fatto ma non scorderanno mai come le hai fatte sentire Maya Angelou People & Performance

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