ESERCIZIO : RADIOGRAFIA DI UNA SETTIMANA
Per dare concretezza al corso di gestione del tempo e quindi consentirti di rifle...
Parte 2: Rilevazione dei tempi
Una volta redatta la lista delle attività, nel corso della settimana successiva, giorno per...
RADIOGRAFIA DI UNA SETTIMANA
ATTIVITA’ ORE GIORNALIERE %
SETT.Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì
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Ldb key management 2014 05-17 nardini- gestione ottimale del tempo radiografia di una settimana

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Ldb key management 2014 05-17 nardini- gestione ottimale del tempo radiografia di una settimana

  1. 1. ESERCIZIO : RADIOGRAFIA DI UNA SETTIMANA Per dare concretezza al corso di gestione del tempo e quindi consentirti di riflettere non tanto su una gestione astratta ma sui tuoi problemi concreti, ti proponiamo un’esercitazione da svolgere nelle settimane successive al corso. Le metodologie presentate in aula potranno essere così applicate direttamente alla tua realtà. L’esercitazione si compone di due parti: Parte1: Elenco delle attività Fai una lista delle principali attività che svolgi normalmente in una settimana tipo. Le attività sono insiemi di azioni tra loro correlate e orientate ad uno scopo, che assorbono una significativa parte del tuo tempo. Vi possono essere attività dirette, (indirizzate, cioè, a raggiungere uno scopo qualificante, per esempio, vendere i prodotti X o preparare le pratiche Y), e attività ausiliarie, volte a scopi che non hanno valore in sé, ma servono di supporto per la realizzazione delle attività dirette (per esempio, riordinare gli archivi o tenere le statistiche di produzione). Lo scopo è l’elemento più importante per differenziare le attività . Se per esempio, io facessi molte telefonate, alcune per cercare nuovi clienti e altre per vendere a clienti già acquisiti e altre ancora per sollecitare pagamenti, l’attività non sarebbe “telefonare” ma: “acquisizione nuovi clienti”, “contatti di vendita con clienti già acquisiti” e “sollecito pagamenti”. La lista non deve essere né troppo sintetica né troppo dettagliata Se le attività che individui sono meno di sette/otto, forse sei stato troppo sintetico: converrà suddividere qualche attività in sottoattività (magari scorporando da un’attività diretta qualche attività indiretta). Se invece le attività sono più di venti, forse sei entrato troppo nei dettagli; converrà allora aggregarne alcune (curando il più possibile l’omogeneità), per ridurne il numero. Un’attività deve essere intestata VARIE e rappresenterà l’insieme di piccole attività non ricorrenti e di scarso peso. Riporta la lista delle attività nella colonna della tabella “Radiografia di una settimana”.
  2. 2. Parte 2: Rilevazione dei tempi Una volta redatta la lista delle attività, nel corso della settimana successiva, giorno per giorno, con un pizzico di pignoleria notarile, indica nella scheda allegata il tempo che hai dedicato ad ogni singola attività; A fine settimana calcola le percentuali settimanali: per calcolare la percentuale devi dividere il totale delle ore dedicate ad ogni attività per il numero di ore di lavoro della settimana. N.B. 2 Se fai degli straordinari dividi per le ore effettivamente lavorate nella settimana e la somma delle percentuali così calcolate ti darà 100%, altrimenti se dividessi per le ore contrattuali la somma sarebbe superiore al 100%. A conclusione della settimana, verifica se la rilevazione, a tuo avviso, rispecchia abbastanza fedelmente una tua settimana tipo. Se così non fosse verifica nella settimane successive e attua gli opportuni aggiustamenti. Se invece, pur con qualche anomalia, ciò che hai rilevato ti sembra rappresenti accettabilmente quella che è la tua attività abituale, non intervenire a fare aggiustamenti ulteriori. N.B.3 Se, nel corso delle rilevazioni, ti accorgessi che lo schema di attività non funziona (alcune attività sono sistematicamente vuote, altre sono troppo piene o l’attività “varie” supera sistematicamente il 20% del tuo tempo etc.) produci gli opportuni aggiustamenti avendo cura di tradurre nel nuovo schema i giorni già rilevati. Nel caso una sola scheda non ti basti, abbiamo inserito in fondo al documento una copia di riserva.
  3. 3. RADIOGRAFIA DI UNA SETTIMANA ATTIVITA’ ORE GIORNALIERE % SETT.Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. STRUTTURA DEL MIO TEMPO Compilata la scheda della settimana prova a distribuire le attività sul quadrante urgenza/importanza e a calcolare le percentuali di impegno nei vari quadranti. Tieni presente che alcune attività, entreranno totalmente in un quadrante, ma molte dovranno essere suddivise ulteriormente (a buon senso) perché può darsi che un’attività abbia al suo interno tante componenti, alcune di tipo P, altre CP e altre ancora R o MT.
  4. 4. P CP R MT Le percentuali corrispondono a quelle che istintivamente avevi calcolato in aula? Vedi delle anomalie? Cosa pensi di fare? RADIOGRAFIA DI UNA SETTIMANA (riserva) ATTIVITA’ ORE GIORNALIERE % SETT.Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì 21. 22. 23.
  5. 5. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.
  6. 6. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40.

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