To pay or not to pay?

289 views
235 views

Published on

To pay or not to pay?

Door: Ellen Fleurbaay en Gert Zwagerman

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
289
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

To pay or not to pay?

  1. 1. To pay or not to payis that the question?StadsarchiefKVAN dag KIEZEN!Amsterdam, 10 juni 2013Ellen FleurbaayGert Zwagerman
  2. 2. Herformulering vraagstelling Hoe kan de online raadpleging van archievengefinancierd worden? Wie betaalt welk deel van de kosten?
  3. 3. Drie kandidaten voor de rekening Burger betaalt bij gebruik Archiefbewaarplaats met wettelijke opdracht archief tebeheren en beschikbaar te stellen Archiefvormer bij overdracht en / of bij gebruik
  4. 4. Overdracht Bevolkingsadministratie Archiefkaarten – 2.592.046 scans Persoonskaarten - 776.164 scans Woningkaarten - 780.727 scans GBS - 590.894 - tiffs met mutatieregels
  5. 5. Kosten online brengen en houden Incidentele kostenProductie en indexeren 4.148.937 scans: € 297.000 Structurele kostenAfschrijving raadpleegdepot E-depot: € 27.500 p.j.Hosting en onderhoud: € 64.000 p.j.Helpdesk: ca. € 50.000Ca. 1/4 structurele kosten toegerekend aan indexen = ca. € 35.000
  6. 6. Besparing voor archiefvormer Opslagkosten – ca. € 2.000 op jaarbasis Personeel, 1 fte op jaarbasis - € 50.000
  7. 7. Compliment ‘Der Standard’ Träume eines Hobbyhistorikers werden wahrKlaus Taschwer, 28. April 2013, 17:53„ Hat man erst einmal im größten und vermutlich bestenStadtarchiv der Welt Dokumente eingesehen, wird klar, wiebenutzerunfreundlich viele Archive in Österreich sind … „
  8. 8. Leges Stadsarchief Amsterdam 2003 123.140 2005 165.436 2007 228.017 2009 263.720 2011 253.250 2012 264.245 schatting: 25% is direct of indirect gerelateerd aan deze4 bestanden van het Bevolkingsregister
  9. 9. E-depot in concern Amsterdam Archiefbewaarplaats voor digitale informatie> regulier over te brengen informatie> vraag:wanneer brengen we over? Generieke voorziening voor semi-statisch archiefbeheer> vraag:- alleen blijvend te bewaren informatie, of ook- op termijn te vernietigen informatie- en zo ja, voor alle bewaartermijnen? 3 pilots: bouwdossiers stadsdelen, diensten Zuidas en
  10. 10. Overbrenging bouwdossiers (1) Bouwdossiers in beheer bij (ca. 4 km) bij stadsdelengevolgen:> vanaf 1905 niet overgebracht> intensief lokaal gebruik door publiek en administratie> stadsdelen heffen leges voor inzage / onderzoek /gevraagde reproducties> digitalisering ingezet (vervanging) Belemmering voor overbrenging:> intensief gebruik> legesinning
  11. 11. Overbrenging bouwdossiers (2) Het plan:> Alle dossiers overbrengen> Per stadsdeelorganisatie in tenant E-depot- raadpleging burgers via website Stadsarchief- gebruik administratie met behulp van lokale systemen> Openbaar tenzij:- specifieke panden- WBP: persoonsgegevens> Raadpleging publiek via de website Stadsarchief> Leges voor reproducties via Stadsarchief> Leges voor technische hulp via stadsdeel
  12. 12. Overige pilots Dienst Zuidas:Vanuit DMS (Sharepoint) E-depot inzetten als semi-statisch archief voor digitaal geboren informatie> vooralsnog geen overbrenging, maar overdragen inbeheer Ontwikkelingsbedrijf:Gedigitaliseerde erfpachtdossiers overdragen naartenant in E-depot (semi-statisch archief)
  13. 13. Kosten online brengen en houden Incidentele aansluitkostenUrencapaciteit Stadsarchief: € 24.000,-Urencapaciteit Stadsdeel: € 9.500,-Externe kosten leveranciers: € 15.000,-Onvoorzien: € 14.000,-Totaal € 62.500,- Structurele kostenTarief per Terabyte: € 5.000,- p/jSoftware: € 19.000,- p/jTotaal € 24.000,- p/j voor 1 Tb
  14. 14. Besparingen in concern1. Inzage (bouw-)dossiers2. Opslagkosten papieren dossiers3. Het niet (volledig) hoeven inrichten van een Rodin-proofdigitale beheeromgeving4. Ontdubbeling van digitale informatie in E-depotomgeving5. Besparing in backupvoorzieningen1 en 2: ca. € 350.000,- p/j (casus bouwdossiers)3, 4 en 5: P.M.
  15. 15. Ook hier: wie betaalt wat (1) Binnen concern:- Stadsarchief- archiefvormer- en hoe als E-depot generieke voorziening is? Betaalt een archiefvormer voor raadpleging van ‘zijn’informatie in het E-depot?
  16. 16. Ook hier: wie betaalt wat (2) Voorlopige conclusie: > Zo snel mogelijk onderbrengen digitale informatie inE-depot bespaart kosten, zeker na vervangingpapier> Of dat ook zo is ten opzichte van digitaal geboreninformatie, is de vraag Soortgelijke kostprijsberekening ook toe te passen bijaansluiting externe organisaties.
  17. 17. Stelling Als je Open Data interpreteert als Toegankelijke enTransparante Data is dat voor zowel burger als overheidop termijn goedkoper dan wanneer je open datainterpreteert als Gratis Data
  18. 18. Stelling Hoe eerder archivalia centraal worden beheerd en aande archiefdienst overgedragen hoe transparanter engoedkoper de service voor gemeentelijke dienstenonderling en voor de burger.
  19. 19. Nav EU-initiatief brief Staatssecretaris BZaan 2e Kr, dd: 20-1-2012 “Nederland staat op hoofdlijnen positief tegenover de voorstellen van deCommissie. Het Nederlandse beleid is gericht op het makkelijker maken vanhergebruik van overheidsinformatie”. “Uitbreiding van de reikwijdte van de richtlijn naar archieven, bibliotheken enmusea acht Nederland ongewenst”. “Archieven, bibliotheken en musea mogen voor hergebruik van hun data meervragen dan het marginale tarief. Dit betekent dat zij naast subsidies eigeninkomsten kunnen blijven verwerven”. “Daarnaast steunt Nederland vrijwillige samenwerking van nationaleerfgoedinstellingen in Europeana”.

×