Kvan dagen 2014 nha

403 views

Published on

Big Archives? Shared solutions!

met medewerking in de voorbereiding van Joost van Koutrik.

De komende jaren komt veel op ons af. We digitaliseren zelf archieven voor publieke dienstverlening, zorgdragers zijn druk bezig met het digitaliseren van hun bedrijfsvoering en particuliere archieven bestaan in de toekomst uit volle harde schijven en mailboxen. Grote archieven, digitale archieven, geïntegreerde archieven… en die moeten allemaal in een e-depot. Om dit gezamenlijk aan te pakken, heeft het convent van RHC’s en het Nationaal Archief in 2011 de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) ingesteld. Deze werkgroep heeft in april 2013 vier handboeken opgeleverd: Werkprocessen, Architectuur, Metagegevens en Personeel & Organisatie.

We zijn nu ruim een jaar verder. Wat was ook weer de strekking van die handboeken? Wat hebben ze opgeleverd? Wat is er inmiddels veranderd? Hoe gaan we ermee de Big Digital Archives te lijf, die ongeduldig op onze deur staan te bonzen? In deze sessie brengen we u en onszelf weer op de hoogte van de huidige stand van zaken. Per handboek bespreken we wat het afgelopen jaar is gebeurd, waar de grootste successen zijn geboekt, maar ook waar we nog een lange weg hebben te gaan. Inbreng van betrokkenen bij de doorontwikkeling wordt zeer gewaardeerd.

Ronald Bisscheroux
informatiemanager/ archiefinspecteur - Noord-Hollands Archief

Published in: Data & Analytics
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
403
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Na een intensief tweejarig traject met experts vanuit alle Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief heeft de WVI vier producten opgeleverd die de basis vormen voor de implementatie van het e-Depot. De Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief onderschrijven deze producten en gaan die in hun eigen organisatie en voor hun eigen werkingsgebied implementeren. Tegelijkertijd delen de Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief de producten graag met het veld.
    Bij Werkprocessen en Personeel & Organisatie gaat het om het gesprek met elkaar (RHC’s en Nationaal Archief): de vastgestelde producten vormen de basis voor de verdere samenwerking en implementatie in de eigen organisatie.
    Bij Architectuur en Metagegevens gaat het gesprek naar buiten: de vastgestelde producten van Architectuur en Metagegevens vormen de basis voor het gesprek (met leveranciers en zorgdragers).
  • Andrieke: Ik heb er geen enkel zicht op of de P&O handboeken na oplevering in de praktijk zijn gebruikt. Het Gelders Archief is er in elk geval nog niet mee in de weer geweest, dat staat pas voor later dit jaar op de planning.
  • Programma e-Depot introdag voor RHC’s

    Erika Hokke
    Chido Houbraken
  • Het voorgenomen project bij Archief2020 is niet gestart
    Voor zover bekend is alleen het Noord-Hollands Archief actief aan de slag gegaan met de procesbeschrijvingen
  • De vijf (primaire) bedrijfsfuncties van de RHC’s en de onderliggende procesclusters en processen.
    - Sturende processen en ondersteunende processen zijn helemaal buiten beschouwing gelaten
    - Toezicht houden en adviseren en Presenteren zijn niet uitgewerkt.
  • Processen zijn afgezet tegen d bedrijfsvoeringsfuncties aan de hand van PIOFACH
    PIOFACH is een acroniem binnen de bedrijfsvoering waarmee alle relevante bedrijfsvoeringselementen gebundeld zijn. Met behulp van PIOFACH-analyse kan de impact van een verandering binnen de organisatie worden bepaald.
    PIOFACH staat voor:
    Personeel
    Inkoop
    Organisatie
    Financiën
    Automatisering
    Communicatie
    Huisvesting
  • Planning interne implementatie producten e-Depot NHA
  • Per product zijn gespecificeerd:
    Definitie
    Activiteiten
    Planning
    Inzet
  • ZIE presentatie Hanneke van Aalst en Ingmar Koch
    ZIE presentatie Stinie Francke
  • WVI Enterprise Architectuur 1.0: Voornamelijk positie e-Depot in applicatielandschap
  • Het NORA architectuur raamwerk kent drie architectuurlagen (zie figuur 8), te weten:
    De bedrijfsarchitectuur
    De informatiearchitectuur
    De technische architectuur
    En het onderscheidt drie kolommen:
    Wie neemt actie: organisaties, informatieverwerkers (personen en applicaties) en machines/computers.
    Wat wordt geleverd: diensten, berichten, gegevens
    Hoe gebeurt dit: processen, communicatie, integratie en netwerk
    Daarnaast zijn er nog twee generieke dimensies: beveiliging en beheer. Deze dimensies hebben hun effect op alle drie de lagen. NORA gaat verder uit van een Service Gerichte Architectuur.
  • Architectuur is de basis voor interoperabiliteit; de mate waarin een organisatie in staat is om gegevens uit te wisselen met haar omgeving
    Ontzorgen van de zorgdrager
    Beheer van archief voor overbrenging – “verhuur van e-depotruimte”
    Toegang blijft beheeromgeving zorgdrager
    Services om archief actief openbaar te maken?
    Essentie = preservation services e-Depot
  • Kvan dagen 2014 nha

    1. 1. 1 Shared solutions Solutions & Pilots Roland Bisscheroux, Stinie Francke, Kees Brouwer, Theo Vermeer 17 juni 2014, Assen
    2. 2. Solutions & Pilots Programma 15:00-16:00  Solutions – WVI een jaar later Roland Bisscheroux – Noord-Hollands Archief  Pilots – e-Depot Haarlem Stinie Francke – Noord-Hollands Archief  Pilots – e-Depot Haarlem Kees Brouwer – Gemeente Haarlem
    3. 3. Shared solutions WVI 2011 – 2013  Convenant van RHC’s en Nationaal Archief  Wergroep Voorbereiding Implementatie e-Depot 1 werkgroep 4 secties  ‘Het gesprek met elkaar’ Personeel & Organisatie Werkprocessen  ‘Het gesprek naar buiten’ Metagegevens Architectuur
    4. 4. Shared solutions Personeel & Organisatie  Handboek Rollen, Taken, Verantwoordelijkheden, Competenties  Opleidingsplan  Toevoeging: Schouwformulieren  e-Depot introdag
    5. 5. 5 tijd thema 09:00 Inloop, koffie en opstarten 09:30 Opening: Het e-Depot van A tot Z 10:45 Koffie 11:00 Het e-Depot in stukjes 12:15 Lunchpauze 13:00 IK! En het e-Depot 14:30 Thee 14:45 Hoort, zegt het voort: Wij hebben een e-Depot! 15:30 Routekaart: op weg naar het e-Depot 15:45 Van e-Depot naar borreltafel 16:00 Tijd voor het Achiefcafé
    6. 6. 6
    7. 7. Shared solutions Werkprocessen  Handboek werkprocessen voor RHC’s: Verwerven, Beheren en Beschikbaar stellen  Ondergebracht bij Archief 2020  Interne implementatie e-Depot Noord-Hollands Archief
    8. 8. 8
    9. 9. 9 Bedrijfsfunctie Proces Organisatie Personeel AO Sturende processen (1) Plan (1.1) continuïteitsplan Check (1.2) auditplan Act (1.3) verbetermanagement "team e-Depot" Primaire processen (2) Toezicht houden en adviseren (voor overdracht) (2.1 ) Toezicht houden op archiefbeheer overheid (2.1.1 ) Uitvoeren integrale inspectie (2.1.1.1 ) Uitvoeren follow up inspectie (2.1.1.2 ) Adviseren bij bewerking overheidsarchieven (2.1.2 ) Verlenen machtiging voor vernietiging (2.1.2.1 ) Adviseren bij verlenen machtiging substitutie (2.1.2.2 ) Adviseren bij bewerking overheidsarchieven (2.1.2.3 ) Adviseren zorgdrager ten aanzien van archiefbeheer (2.1.3 ) Adviseren bij wet- en regelgeving ten aanzien van archiefbeheer (2.1.3.1 ) Adviseren bij reorganisatie of verzelfstandiging van bedrijfsonderdelen (2.1.3.2 ) Verwerven (2.2 ) Verwerven (2.2.1 ) Verwerven overheidsarchieven rijk (2.2.1.1 ) overdrachtsprotocol, kwaliteitseisen Verwerven overheidsarchieven niet-rijk (2.2.1.2 ) Verwerven particuliere archieven en collecties (2.2.1.3 ) Verwerven losse aanwinsten (particulier) (2.2.1.4 ) Aankopen collecties en losse aanwinsten (2.2.1.5 ) Afstoten (2.2.2 ) Vervreemden overheidsarchieven (rijk) (2.2.2.1 ) Overdragen beheer archieven en collecties (2.2.2.2 ) Beheren (2.3 ) Ontvangen (2.3.1 ) Opnemen objecten in depot (2.3.1.1 ) kennen functionaliteit procedure opname Verwijderen objecten uit depot (2.3.1.2 )
    10. 10. 10 Nr Product Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1.1.A Continuïteitsplan 1.2.A Auditplan 1.3.A Verbetermanagement 1.3.B Team e-Depot 1.3.C Plan interne implementatie 2015 2.2.1.1.A Overdrachtsprotocol 2.2.1.1.B Kwaliteitseisen 2.2.1.1.C Inventarisatie bestaand digital born materiaal 2.2.1.4.A Basisrichtlijnen particuliere archieven 2.3.1.1.A Opnamefunctionaliteit gekend 2.3.1.1.B Procedure opname 2.3.1.1.C Kennen metadataschema’s opname 2.3.1.1.D Inrichting SDB (SDB-workflow opname) 2.3.2.1.A Metadata-functionaliteit gekend 2.3.2.1.B Databeheer 2.3.3.4.A Bewaarstrategie 2.3.3.4.B Preserveringsfunctionaliteit gekend 2.6.A Procedure opname uitplaatsing 2.6.B Procedure mapping 2.6.C Inrichting SDB (SDB-workflow opname uitplaatsing) 2.6.D Interface opvraging 3.1.2.1.A Toegangsbeleid 3.1.2.1.B Autorisatiematrix 3.1.2.1.C Kennen procedures NA 3.1.2.1.D Kunnen beheren SDB4 3.1.2.1.E Productietenant SDB4 3.1.2.2.A Kunnen beheren digitale werkplaats 3.1.2.2.B Functioneel ontwerp digitale werkplaats 3.1.2.2.C Basale inrichting digitale werkplaats 3.1.3.1.A Onderzoek opslag / dataverbinding 3.2.1.1.A Servicecontract NA 3.2.1.1.B Participatie overleg NA 3.2.2.1.A Beschrijving e-Depot diensten en producten 3.2.2.1.B Business case e-Depot
    11. 11. 11
    12. 12. Shared solutions Metagegevens  Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden  TpLO in overleg met KING omgezet naar TMLO  Onderdeel Pilot e-Depot gemeente Haarlem
    13. 13. Shared solutions Architectuur  Enterprise Architectuur RHC’s: “SOLL” 2015  Koppelingen E-depot - RHC’s  Basis voor Enterprise Architectuur 2.0
    14. 14. Shared solutions Enterprise architectuur 2.0  Doel WVI Architectuur 2.0: Aandacht voor toegang Aandacht voor dienstverlening “uitplaatsing”  IMO: maak versie 2.0 van WVI Architectuur  Tevens totaalbeeld nodig voor gedeelde infrastructuur:  Archief2020  DWR  DTR
    15. 15. 15
    16. 16. Afbeelding Full page met bijschrift 16
    17. 17. Shared solutions Interoperabiliteit Laag Afspraken over… Resultaat Organisatie Diensten SLA / kosten Semantiek Inhoud Metadata Techniek Uitwisseling XML
    18. 18. Shared solutions E-Depot diensten RHC’s Archiefvormer E-Depot diensten Standaard Rijk DWR Archief? ToPX Lokale overheid - Provincie - Gemeente - Gem. regeling - Waterschap Uitplaatsen Aansluiten TMLO Particulier Handmatig opnemen MeDuSa
    19. 19. Conclusie?
    20. 20. 20
    21. 21. 21

    ×