De Audiovisuele uitdaging. De keuze voor AV als vervanger. Door: Tom de Smet en Mette van Essen

1. DeAudiovisueleuitdaging:
DekeuzevoorAValsvervanger
KVAN dagen | 11 juni 2013

2. AV als vervanger in digitaal tijdperk?
KVAN dagen | 11 juni 2013 2

3. Samenwerking NA - B&G
 Achtergrond:
• Opnamen vergaderingen Tweede Kamer
• Depot AV overheidsinstellingen
 Uitgangspunt: intentieovereenkomst
 Middelen:
onderzoek + pilot project Tweede Kamer / Nationaal Archief / Beeld
en Geluid
 Doel: samenwerkingsovereenkomst (cf. Hubs)
KVAN dagen | 11 juni 2013 3

4. Onderzoeksproject NA – B&G
 Vorm: project (Prince 2 methodiek) – projectleiders + stuurgroep
(NA + B&G)
 Proces: projectinrichting, producten, processen in kaart,
rapportage tbv Management Teams
 Kern: processen in kaart brengen en naast elkaar leggen om op
basis daarvan hindernissen, verantwoordelijkheden,
beslismomenten en (structurele) kosten te kennen;
KVAN dagen | 11 juni 2013 4

5. Thema’s
 Digitale archivering voor toekomstige aanwas
 Processen van:
• Overdracht
• Opslag
• Ontsluiting
• Beschikbaarstelling
 Inschatting structurele kosten
 Toepassing metagegevens (ISO norm) + contextinformatie
 Beslismomenten overdracht
KVAN dagen | 11 juni 2013 5

6. Stand van Zaken
 Processen op hoofdlijnen in kaart gebracht
• Signalering
• Ontvangst en instroom
• Overdracht en metadatering
• Toegang
 Gap analyse start in juli 2013
 Input pilot TK mbt concrete proces + kosten
 Voorbereiding eerste tussenrapportage
KVAN dagen | 11 juni 2013 6

7. Thema’s – inzichten pilot Tweede Kamer
 Digitale archivering voor toekomstige aanwas
 Processen van: overdracht, opslag, ontsluiting en
beschikbaarstelling
 Inschatting structurele kosten
 Toepassing metagegevens (ISO norm) + contextinformatie
 Beslismomenten overdracht
KVAN dagen | 11 juni 2013 7

8. Pilot Instroom Tweede Kamer
KVAN dagen | 11 juni 2013 8
“ Opdracht van de Tweede Kamer aan Beeld
en Geluid en het Nationaal Archief om een
pilot te organiseren waarin audiovisuele files
samen met de bijbehorende metagegevens
instromen in een duurzame omgeving, waarbij
de overgedragen gegevens aan alle normen
van de archiefwet voldoen ”

9. Stenografische dienst van de Staten-Generaal
KVAN dagen | 11 juni 2013 9

10. Analoge situatie
KVAN dagen | 11 juni 2013 10

11. Digitale situatie
 Digitale documentenstroom
 Stroom van AV materiaal (televisie, debat gemist etc.)
 Gebundelde verslagen (einde elk zittingsjaar naar NA)
Ideale toekomstsituatie:
Overdracht wordt een formaliteit, enkel nog overdracht van
verantwoordelijkheid en niet van ‘fysiek’ archief.
KVAN dagen | 11 juni 2013 11

12. Waar praten we over
Plenaire debatten:
1200 uur opgenomen materiaal
per zittingsjaar
Commissiezalen:
7000 uur opgenomen materiaal per zittingsjaar verdeeld over 7
commissiezalen
KVAN dagen | 11 juni 2013 12
Beeld en Geluid ontvangt 8000 uur per jaar van omroepen

13. Waar werken we mee
KVAN dagen | 11 juni 2013 13

14. Waar werken we mee
KVAN dagen | 11 juni 2013 14

15. Eerste keuze - segmenteren
KVAN dagen | 11 juni 2013 15
 Behapbare bestanden
 Goed verwerkbare eenheden
 Oplossing technische en functionele beperking

16. Processen
KVAN dagen | 11 juni 2013 16
Regiekamer
DVR
<vlos 2.0>
<xml>…</xml>
</vlos2.0>
ongecorrigeerd
<vlos 2.0>
<xml>…</xml>
</vlos2.0>
gecorrigeerd
NA
Volledige VLOS‐xml
xml
B&G
TK

17. Processen
KVAN dagen | 11 juni 2013 17
XML + MXF
XML Koppeling
Overdracht
OpslagMetagegevens
en
Contextinformatie
Structurele kosten

18. Het materiaal
KVAN dagen | 11 juni 2013 18

19. Debat gemist
KVAN dagen | 11 juni 2013 19

20. KVAN dagen | 11 juni 2013 20

21. KVAN dagen | 11 juni 2013 21

22. Catalogus B&G
KVAN dagen | 11 juni 2013 22

23. Issues Pilot
 Functionaliteit VLOS 2.0
 Schorsingen van een debat / vergadering
 Vergaderingen verspreid over verschillende dagen
 Beperkingen MXF
KVAN dagen | 11 juni 2013 23

24. Issues / beslispunten
 Verantwoordelijkheden: wie is tijdens en na overdracht precies
verantwoordelijk voor wat en wanneer?
 Partijen: Tweede Kamer, NA, B&G
 Status archiefbewaarplaats
 Financiële kaders: wie financiert wat en hoe
 Beschikbaarstelling: online of enkel in de studiezaal
 Verschillen in digitaliseringsgraad  formaten, duurzaam beheer
(standaarden in productie / transcodering door zorgdrager?)
 Verantwoordelijkheden binnen organisaties
KVAN dagen | 11 juni 2013 24

25. Afsluiting
Vragen?
Ervaringen?
Oplossingen ☺?
Contactgegevens:
Mette - mette.van.essen@nationaalarchief.nl
Tom - tdsmet@beeldengeluid.nl
KVAN dagen | 11 juni 2013 25