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Operaciones con celdas en hojas de calculo
 

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    Operaciones con celdas en hojas de calculo Operaciones con celdas en hojas de calculo Document Transcript

    • OPERACIONES CON CELDAS DE EXCEL. REFERENCIASLos atajos de teclado son combinaciones de teclas del teclado sirven para suplir losmovimientos y clicks de ratón y trabajar más rápidamente que con este, aumentando laproductividad. A continuación se presenta una pequeña lista a modo de ejemplo que muestraalguno de estos “atajos”. Listas exhaustivas de estos atajos se pueden encontrar en cualquierpágina web, por ello no profundizaremos en este tema.Las teclas de dirección: nos permiten desplazarnos por la hoja o libro de Excel hacia arriba,abajo, derecha o izquierda.CTRL + tecla de dirección, situamos la selección en el extremo de la hoja que tiene datos. Si lasceldas con datos están intercaladas con celdas vacías, la selección se realiza sucesivamente deceldas con datos hasta la siguiente, o hasta el final de la hoja.CTRL + Inicio nos dirige a la primera celda de la hoja de cálculo (la celda A1).CTRL + Fin nos lleva a la última celda de la hoja de cálculo, la celda más a la derecha y másdebajo de la hoja.Av Pag Desplaza la celda seleccionada una pantalla hacia abajo.Re Pag Desplaza la celda seleccionada una pantalla hacia arriba.CTRL + Av Pag desplaza la celda selesccionada a la hoja siguiente.CTRL +Pag Ant desplaza la celda seleccionada a la hoja anterior.ALT + Av Pag desplaza la celda seleccionada una pantalla a la derecha.ALT + Re Pag desplaza la celda selecicionada una pantalla a la izquierda.CTRL + F6 ó CTRL +TAB desplaza la celda seleccionada al libro siguiente (otro fichero Excelabierto).Fin: activa o desactiva el Modo Fin.Con Bloq Despl activado + inicio vamos a la primera celda de la hoja.Con Bloq Despl activado + Fin vamos a la última celda que se ve entera de la ventana.Con Bloq Despl activado + flechas de desplazamiento, desplaza la ventana cuando laselección llega a los límites de esta.Javier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 1
    • REFERENCIA A LAS CELDAS DE UNA HOJA DE CALCULO.Un capitulo olvidado por muchos usuarios es las referencias a las celdas. Estamosacostumbrados a utilizar el ratón para movernos por la hoja de forma que ignoramos queceldas estamos recorriendo. Todas ellas tienen un nombre que diferencia unas de otras solopor su posición en la hoja. Esto es importante saberlo a la hora de utilizar características ofuncionalidades de Excel, como puede ser el empleo de fórmulas.Las celdas toman su nombre justo de la posición que tienen dentro de la hoja de cálculo: laprimera celda de la hoja se llama A1 y su nombre se forma con la intersección de la columna yde la fila donde se encuentra. A1 es la celda cuya columna es la “A” y cuya fila es la “1”.Una de las fórmulas más sencillas que se pueden emplear en Excel es la que permite introduciren una celda el valor de otra.Si en la celda B5 escribimos “=A1” lo que estamos diciendo es que en la celda que ocupa laintersección de la 2ª columna: “B”, y la 5ª fila: “5”, vamos a tener el valor que en ese momentotenga la celda A1, que es la primera de la hoja.Si cambia el valor de A1, automáticamente habrá cambiado el valor de B5.Para introducir esta sencilla fórmula en la celda, es conveniente saber cómo se nombran lasceldas. Aunque en este caso se puede hacer lo mismo con el ratón, nos vamos a encontrarfórmulas bastante más complejas que hace imposible hacerlo de otra forma que no seatecleando las referencias a las celdas con el teclado.Un rango de celdas es un conjunto de celdas agrupadas que forman un rectángulo y que sepueden referenciar nombrando en primer lugar la celda superior izquierda de la matrizformada, seguido de dos puntos y por último, nombrando la última celda, la inferior derecha de la matriz, en la imagen vemos la selección de 8 celdas que en este caso contienen datos, para hacer referencia a este rango, compuesto por las 8 celdas, nombramos primero la celda superior izquierda, esta es la celda A1, seguida de dos puntos y por último la celda inferior derecha de la selección, la celda B4 de forma que el rango quedaría referenciado o nombradocomo sigue: “A1:B5”.Es posible dar un nombrepersonalizado a celdas o rangos.Esto nos permitirá referenciarlasen fórmulas sin tener que recordarque “El importe total está en lacelda “AG130” o que nuestra listade colores esta en el rango“C80:C87”. Podemos llamarlesdirectamente “Importe Total” yJavier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 2
    • “Colores”, respectivamente.Para dar un nombre a una celdao a un rango de celdas,desplegamos, como muestra laimagen anterior, el menúInsertar, grupo Nombre y en el eldesplegable, pulsamos enDefinir. Automáticamente seabre el cuadro de dialogo quenos permite definir el nombre.La información que nos reporta este cuadro, además, incluye el rango al que se refiere elnombre que vamos a definir y la relación de nombres de rango definidos anteriormente en lahoja de cálculo.Le damos el nombre adecuado (elegimos para este ejemplo “LETRAS”) y pulsamos Aceptar. Apartir de este momento, podemos referenciar este grupo de celdas por el nombre dado:LETRAS.Podemos probar su funcionamiento moviéndonos lejos del rango, por ejemplo pulsando dos veces Av Pag. La celda activa ahora está lejos del comienzo de la hoja y no vemos el grupo de celdas del ejemplo. Si pulsamos en el teclado CTRL + I, aparece el cuadro “Ir a…” y en él, la lista de selecciones definidas. En este caso solo aparece “LETRAS” y la celda activa. Seleccionando “LETRAS” y pulsando el botón Aceptar, de nuevo vemos seleccionado el rango del ejemplo. Pero más fácil aún que lo que acabamos de hacer es ir directamente a la selección con nombre si buscamos el mismo en la barra de herramientas eligiéndolo en el desplegable, tal como vemos en la imagen. En Excel 2007, todavía es más fácil: SOLO HAY QUE SELECCIONAR EL RANGO Y PULSAR EL BOTON DERECHODEL RATON. El cuadro que aparece a continuación es similar al que aparece en Excel2000/2003, pero permite escoger el ámbito del nombre creado.REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVASDe máxima importancia es la forma en la que podemos referenciar las celdas o grupos de ellas.Si en el ejemplo visto más arriba, en el que a la celda B5 le otorgamos el valor que tenga encada momento la celda A1 y lo expresamos como la formula “=A1”, estamos hablando de unaJavier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 3
    • REFERENCIA RELATIVA. Esto es así porque si copiamos la celda B5 a la B6 (arrastrando la celda B5 hacia abajo cuando cambia el cursor) y comprobamos qué formula tiene ahora B6, veremos que lo que contiene no es “=A1”, sino “=A2”. De la misma manera, si tratamos de copiar la formula de la celda B6 a la A6, no tenemos el valor “C”, obtenemos un error (REF!), pues nos hemos salido del ámbito de la hoja de cálculo por la izquierda.Esta funcionalidad no sería nada útil para los casos en que una misma fórmula, por ejemplo,tenga que ser copiada literalmente en varias celdas. Tal como hemos definido la fórmula, encada celda distinta que copiemos esta fórmula, el resultado será que apunta a una celdadiferente.La solución está en la REFEENCIA ABSOLUTA. Mediante esta, es posible copiar formulas quecontengan “referencia a celdas” de forma que al copiarlas, hagan referencia a la misma celdaen la fórmula, independientemente de donde se copie. Esto que parece un galimatías, loveremos claramente en el siguiente ejemplo.La referencia absoluta se forma a partir de la relativa, añadiendo a esta el símbolo dólar “$”delante de la fila y/o columna que pretendamos quede fija: Que no varíe al copiarla.Como ejemplo de lo expuesto, utilizaremos el valor anterior de la celda B6 y la copiaremos endistintas celdas.Para conseguir que una referencia relativa se convierta en absoluta, podemos escribir delantede la fila y/o columna el símbolo de dólar “$” en la barra de formulas o expresiones pero esmucho más fácil y rápido seleccionar para editar la referencia de celda y pulsar la tecla F4. Sipulsamos una vez F4, el resultado es que una formula como “=A2” quedaría “=$A$2” y comoconsecuencia, al coparla en “B7” el valor mostrado será el mismo que el que tenga B6, esdecir, el de A2. si ahora copiamos la formula en la celda “A6” como hicimos en el ejemploanterior, ya no nos da como resultado un error, nos da precisamente el valor de “A2” que si nolo hemos modificado todavía será “C”Hemos visto que el signo dólar hace que si lo escribimos delante de la columna, va a mantenerfija dicha columna y si lo escribimos delante de la fila deja esta fija. Podemos hacer que quedefija la fila y la columna como en el ejemplo precedente. Pero también podemos hacer quequede fija o bien la fila o bien la columna. Dependiendo de donde y cuantos signos“$”coloquemos.En el ejemplo que nos ocupa, tenemos la fórmula “=$A$2” en la celda B5 y la queremos copiaren varias celdas de la hoja. La fórmula expresada “=$A$2” mantiene la celda A2 en cualquierade las celdas donde copiemos esta fórmula. “=$A2” mantiene fija la columna A y vamodificando la fila dependiendo de donde copiemos la fórmula. “=A$2” mantiene fija la fila 2pero modifica la columna dependiendo de la celda donde estemos copiando la formula. Porúltimo, si la fórmula a copiar es “=A2” que está en B5, al copiarla en cualquier otra celda semodificará tanto la fila como la columna a la que hacemos referencia.Javier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 4
    • Para pasar de una a otra forma de referencia, pulsamos con el ratón sobre la formula en labarra de formulas o expresiones, el cursor habrá cambiado a modo edición (se ve como unabarra vertical, en vez de una flecha) y en este estado, pulsamos F4. la primera vez quepulsemos, si la referencia era relativa, se transforma completamente en Absoluta. Una nuevapulsación en F4 fija la fila y una nueva pulsación fija solamente las columnas. Si volvemos apulsar F4, de nuevo estaremos ante la referencia relativa.Aunque el tema de las formulas se abordara más adelante y ahora no vamos a fijarnosdemasiado en su sintaxis, el siguiente ejemplo clarificará del todo esta cuestión.Queremos conocer la diferencia a abonar por varios artículos dependiendo del descuento quenos apliquen por ellos. En el establecimiento A nos aplican un descuento y en el B nos aplicanotro diferente. Al mismo tiempo, cada establecimiento puede modificar el descuento queaplica en el momento que quiera.Para observar la diferencia en el precio final de esa colección de artículos, empleamos una hojade cálculo en la que escribimos en forma de columna los nombres de los artículos a estudiar. Ala derecha de esta columna, otra columna nos indica el precio unitario del artículo que figura asu izquierda. Este precio es único para los dos establecimientos.La siguiente columna de la derecha presentará los precios finales del establecimiento A, unavez aplicado su descuento.Una última columna presenta los precios finales del establecimiento B, también con sudescuento aplicado.Sobre estas cuatro columnas, dos celdas contienen el valor del tanto por ciento aplicado porcada establecimiento. El valor de estas puede ser modificado en cualquier momento.Para este ejemplo, creamos una tabla de datos en el que la primera y segunda columnacontiene datos literales mientras que las dos siguientes se calcularán mediante una sencillafórmula.Para el establecimiento A para cada artículo): Precio de A = Precio Artículo – (precio Artículo * %A)Para el establecimiento B para cada artículo): Precio de B = Precio Artículo – (precio Artículo * %B) Este es el diseño que hemos elegido para este cálculo. Las columnas C y D correspondientes a los cálculos de los establecimientos los estableceremos mediante el uso de formulas y referencias.Javier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 5
    • Establecimiento A:Para esta columna podemos optar por escribir una fórmula por cada artículo, con lo queteclearemos 11 fórmulas o bien teclear la de la primera fila y copiar al resto. Esto es lo que sehace y lo que vamos a hacer ahora. Seleccionamos la celda C6 y en la barra de formulas tecleamos “=B6-(B6*D2)”. Aceptamos y ya tenemos el primer valor. Lo anterior lo leemos de la siguiente manera: “toma el valor que contiene la celda B6 y lerestas el resultado de multiplicar elmismo valor de B6 por el valor de la celdaD2”.Si dejamos la fórmula tal como la hemostecleado y que podemos ver en laimagen, al copiarla, el resultado de lasceldas B7, B8,.. y sucesivas no reflejaránel cálculo que queremos realizar. Vemosen la imagen que incluso nos haaparecido un error. ¿Qué es lo que ha pasado?. Veamos; en la celda C7 lo que ha resultado de la copia ha sido: “toma el valor de la celda B7 y le restas el resultado de dividir ese mismo valor de B7 por el valor de la celda D3”. En principio, la fórmula es correcta pero, ya no estamos calculando el descuento del 10% del establecimiento A, sino el 15% del establecimiento B. Este no era elpropósito.Pasemos al resultado de la celda C8: en estaocasión lo que indica la fórmula queaparece es lo siguiente: “toma el valor de lacelda B8 y le restas el resultado de dividirese mismo valor de B8 por el valor de lacelda D4”. La celda D4 está vacía y Excel lo toma como que el valor es cero. En este caso, el descuento aplicado es cero. Un último ejemplo lo tenemos en el resultado de la celda C9: “toma el valor deJavier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 6
    • la celda B9 y le restas el resultado de dividir ese mismo valor de B9 por el valor de la celda D5”.En esta ocasión la celda D5 contiene caracteres alfanuméricos. El resultado que nos devuelveesta fórmula es “DEF!” es decir, un error. Estamos tratando de multiplicar el valor de la celdaB9 (40) por el valor de la celda D5 (“Establecimiento A”), es decir, un número por un texto.Como vimos, este problema se soluciona con las referencias absolutas.Si bien en este ejercicio nos viene bien evaluar las celdas del precio articulo dependiendo de la“altura” en que se encuentren en la columna, no es el caso de la celda que contiene el valordel descuento. Este descuento es el mismo para toda la columna de artículos en elEstablecimiento A por lo tanto, tendremos que multiplicar el valor de cada producto por elvalor exclusivo de la celda D2, que es la única que contiene el descuento deseado.¿Cómo hacíamos esto?. Pues refiriéndonos desde un principio a la celda D2 como una celda enreferencia absoluta: en modo edición sobre la barra de fórmulas, colocamos el cursor vertical sobre D2 y pulsamos F4. La fórmula ahora presenta este aspecto:“=B6-(B6*$D$2)”. Al copiar esta fórmula al resto de celdas de la columna, el resultado ahora esel correcto: siempre estamos multiplicando el valor del producto por el mismo tanto porciento.Haciendo lo mismo para el Establecimiento B en la columna B, obtenemos el cálculo quenecesitábamos.Javier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 7
    • Por último, vamos a terminar de ver esta interesante herramienta comprobando comopodemos referencial celdas de otra hoja e incluso de otro libro.Supongamos que necesitamos un documento que consta de varias hojas en el cual,dispondremos de una serie de datos que se han de repetir en todas las hojas pero que puedenser modificados en cualquier momento. Esas modificaciones están involucradas en todas ellas.Supongamos que tenemos tres empleados y que tenemos que confeccionar su nómina deforma que en una hoja seleccionamos el mes y año del pago, así como diferentes claves denómina que ese mes van a percibir.En las tres hojas restantes aparece el formato de cada una de las nóminas. Abrimos un nuevo libro de Excel y en la primera hoja introducimos los datos que aparecen en la imagen adjunta. Para este sencillo ejemplo, lo que hará esta hoja es almacenar los datos comunes a los tres operarios. Supongamos que todos ellos tienen la misma antigüedad, que todos los díasestán a turnos y que todo el mes, o bien están de día o de noche pero todos juntos.En esta hoja solamente vamos a tener que determinar el año y el mes de pago. Además en lacolumna “claves del mes” tenemos que introducir las claves correspondientes. Para ello,utilizaremos las referencias a celdas.Las otras tres hojas, en principioidénticas, captarán de la hoja “Datos” lamayoría de los datos necesarios.Lo haremos en las tres hojas a la vez. Estolo conseguimos seleccionando las trespestañas de las tres hojas que queremospreparar.Empecemos por la celda C1. Para llenaresta celda, escribimos en ella el signo “=”y a continuación, pulsando sobre lapestaña “Datos” de la primera Hoja, pulsamos sobre la celda D5. Aceptamos la fórmula y ya latenemos vinculada. La celda está relacionada. Lo mismo haremos con el campo “del año”; enla celda E1 escribimos el signo “=” y seleccionando la hoja “Datos” de nuevo, seleccionamos lacelda D4.Javier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 8
    • Para rellenar las celdas de concepto, utilizaremos la información proporcionada en la hoja“Datos”, rango E9:E16. Seleccionando la celda A6 escribimos el signo “=” en ella, vamos a lahoja “Datos” y una vez en ella, seleccionamos la celda E9. La fórmula que se ha creado es“=Datos!E9”. por último, seleccionando la celda E6, escribimos el signo “=” y en la hoja “Datos”seleccionamos la celda G9. A la fórmula resultante, le añadimos el resto de la función quemultiplica el importe diario por el número de días, pero esta referenciaes absoluta: el datosiempre está en esta celda y no en otra.. Nos queda una función como esta:“=Datos!G9*$E$3”.Vamos a probar la aplicación.En la hoja datos, introducimos el mes: Abril, el año: 2012 y pasamos a seleccionar las clavesque se abonarán este mes:para incluirlas en la nómina,pulsamos en la celda E9,escribimos el signo “=” yelegimos de la columna dela izquierda la clavecorrespondiente: 02 Sueldo.Nos aparece en la celda lafórmula siguiente: “=A9”.Así vamos introduciendo lasclaves una por una en cada celda.Escribimos los nombres de los operarios cada uno en una hoja. Pepe, Juan y Pedro,respectivamente. Introducimos el dato de los días de trabajo: 21, 20 y 21 respectivamente y lahoja se habrá calculado automáticamente.Cambiando datos en la hoja “Datos”, vemos que dinámicamente se modifican los datos de lasotras tres Hojas de forma automática.Pero la referencia a celdas no se queda en el ámbito del libro. Podemos hacer referencia aceldas que se encuentren en cualquier otro libro, dotando así de una potencia al cálculolimitada solamente por la cantidad de memoria disponible.Para ver ese tipo de relación no vamos a emplear un largo ejemplo. Solo veremos quepodemos hacerlo con un sencillo y breve ejemplo. Abrimos dos Libros de Excel y les nombramos Libro1.xls y Libro2.xls. En Libro2.xls escribimos los datos que aparecen en la imagen de la izquierda. Pasamos a trabajar en el archivo Libro1.xls. en su Hoja1, en la celda A2escribimos el signo “=” y volvemos a situarnos en Libro2.xls. Seleccionamos la celda A1 yaceptamos la fórmula. En la celda A2 de Libro1.xls aparece la fórmulaJavier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 9
    • “=[Libro2.xlsx]Hoja1!$A$1”. El significado de esta fórmula es el siguiente: apunta a la celda A1de la Hoja1 del libro Libro2.xls. el nombre del libro o archivo se indica entre corchetes, acontinuación se indica el nombre de la Hoja, seguida de un signo de admiración “!” y porúltimo la celda a la que se referencia. El introducir la fórmula con ayuda del ratón nos da unresultado con referencia absoluta pero esto se puede modificar. Copiemos esta celda a lasceldas A3 y A4 arrastrando la esquina inferior derecha de la celda. Nos situamos en la celda A8 de la Hoja1 del libro Libro1.xls y escribimos el signo “=”. Pasamos a la hoja1 del libro Libro2.xls y seleccionamos la celda A3. Aceptamos la fórmula y en la celda A2 de Libro1.xls aparece la fórmula: “=[Libro2.xlsx]Hoja1!$A$3”. Editamos la fórmula en la barra de fórmulas situando el ratón sobre “$A$3”. Cuando el puntero se cambie a barra vertical, pulsamos F4 tres veces y la formula quedará “=[Libro2.xlsx]Hoja1!A3”; referenciarelativa. Si copiamos esta celda a las contiguas inferiores, nos quedará tal como aparece en laimagen.Javier Fernández Castelo 22 de marzo de 2012 10