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Graficos excel

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  • 1. GRÁFICOS CON EXCELTratar con muchos datos no siempre es sinónimo de poder manejar toda esa lainformación. Podemos tener todos los datos y sin embargo, perdernos en un mar de cifrasque nos puede ahogar.Como una imagen sigue valiendo más que mil palabras, a la hora de abordar grandescantidades de datos, ayuda poder “visualizar” su comportamiento de forma gráfica. Deesta forma “veremos” la información de forma general, la tendencia de los datos,... mástarde podremos detenernos en detalles.Excel es una herramienta que permite disponer los datos de forma gráfica de forma quepodamos hacernos una idea clara de los datos que vamos a nalizar.La herramienta Gráficos de Excel dispone de una amplia colección de estos gráficos demanera que es difícil que alguno de estos no se adapte a nuestras necesidades oexigencias.Para comprender su funcionamiento, como siempre, vamos a realizar algunos ejemplospaso a paso de forma que podamos iniciarnos en la exploración de sus posibilidades.Imaginemos que tratamos de explicar a nuestros amigos la diferencia que existe entrecomo ve un trabajador su propia renumeración por el trabajo mediante la nómina y comove esa misma renumeración el empresario que paga por el trabajo de este operario.Vamos a suponer que el sueldo líquido del trabajador, lo que se va a llevar a casa, sonjustamente 2.000 €.Para llegar a esa cantidad, el empresario, al confeccionar la nómina, debe haberdescontado de la renumeración bruta los gastos e impuestos.A este trabajador solo se le descuenta las cuotas de la Seguridad Social y el IRPF.Sabemos, además, que las cuotas de la S.S . se desglosan en tres partidas, SS porcontingencias comunes, SS. Cuota por formación profesional y SS. Cuota por desempleo.(si fuese este trabajador funcionario, la Administración no podría descontarle la cuota pordesempleo, al no estar contemplado este para este colectivo).Los porcentajes sobre el salario bruto de cada una de estas partidas es de 4,7% por lacuota de Seg. Social Contingencias comunes, 1,55% por la cuota de desempleo y 0,1 %por la cuota de Formación Profesional.Por otra parte, pongamos que a este trabajador se le retiene en concepto de IRPF el 19%de su salario bruto.Dicho de esta manera, es muy difícil hacerse una idea clara de que se ingresa en casa yque se aporta a las distintas partidas.Excel y programas como él, nos aporta la solución: podemos realizar los cálculos en lahoja de cálculo y con ellos, confeccionar un gráfico que, de forma visual y clara nosrefleje de forma muy intuitiva el reparto del que estamos hablando.Comencemos abriendo una hoja de Excel donde vamos a reflejar todos los datos que másarriba hemos comentado:Javier Fernández Castelo Pág 1 29/04/2012
  • 2. Como lo que conocemoses el sueldo líquido apercibir por el trabajador,los cálculos tendremos querealizarlos de formainversa.En la figura vemos elaspecto que va a tener lanómina de un trabajadorcualquiera. En la figuravemos que tras loscálculos, el sueldo líquidoes 2.000 €, que es el datodel ejemplo.Sabemos que el sueldo líquido, es el que resulta de restar al sueldo bruto todos losdescuentos.Si llamamos “X” al sueldo bruto, nos quedará:2.000 = X – ((X x 0,0470)+(X x 0, 0155) + (X x 0,001))Realizando las operaciones necesarias,2.000 = X – 0,2535X => 2.000 = 0,7465 X DondeX = 2.000 / 0,7465 = 2.679,17 €Calculado el sueldo bruto, es el momentode introducirlo en nuestra hoja y que estarealice los cálculos. Iremos introduciendolas fórmulas en las celdascorrespondientes para que la nómina seconfeccione por sí misma, de forma automática.= B4*1.55%=B4*0,01%=B4*19%En la celda destinada a Abonostotales, sumamos la columnaabonos (que solo tiene un valor, elsueldo bruto) =SUMA(B4:B12)En la celda destinada a descuentosTotales, sumamos la columnadescuentos: =SUMA(D5:D12)Por último, solo resta calcular elJavier Fernández Castelo Pág 2 29/04/2012
  • 3. líquido a percibir, que será el resultado de restar ls descuentos de los abonos: =B13-D13Con esos cálculos, tendremos calculada esta sencilla nómina que servirá de plantilla paraotras similares, necesitando como único dato el importe bruto del sueldo. Todo lo demásse calculará automáticamente. Podemos ver el en imagen de la derecha el aspecto yvalores que tendrá la nómina finalizada.Pero, cuanto representan esos porcentajes de descuentos sobre el total de la nómina?Podemos “verlo” gráficamente si empleamos un gráfico. Antes de crear el gráfico, vamos a situar los datos de forma cómoda para crear el gráfico. A la derecha de la Nomina, creamos una columna con los conceptos y otra con las cantidades, tal como vemos en la imagen lateral.Hay muchos tipos de gráficos en Excel y cada uno de ellos, se adecua a un tipo deinformación.Podemos elegir entre varios que serán igualmente válidos pero para este ejemplo, creoque escogiendo un grafico tipo “Circular” se ve mejor aquello que queremos “visualizar”.Pulsaremos sobre el control “Asistente para Gráficos” de labarra de herramientas o del menú “Insertar” con lo que se abreun cuadro de diálogo, el primero del asistente. Para nuestro propósito, seleccionamos el tipo “Circular” y en el subgrupo, elegimos el que tiene efectos 3D. Entre todos los gráficos del subtipo, la única diferencia que existe es la presentación: depende de cómo te guste, así elegirás uno u otro. Una vez seleccionado el tipo de gráfico deseado, pulsamos el botón “Siguiente” haciendo aparecer un nuevo cuadro de diálogo. En esta ocasión el cuadro nos informa de cual hasido el rango escogido para tomar como datos para lacreación del gráfico. Si este rango seleccionado nofuera el deseado, entonces podemos modificarlo en estecuadro. También se nos da la opción de establecer lasseries en las filas o en las columnas de la tabla de datos.Para el ejemplo que nos ocupa, las series de tatos estánclaramente en las columnas concepto e importes. Es laopción que el asistente de Excel ha seleccionado pordefecto.En este cuadro se empieza a vislumbrar el aspecto del gráfico que estamos creando.Cuando las opciones de este cuadro son conformes, pulsamos nuevamente en el botón“Siguiente”Javier Fernández Castelo Pág 3 29/04/2012
  • 4. En el nuevo cuadro que aparece en este asistente, podemos introducir un Título para nuestro gráfico , así como determinar si se mostrará una leyenda y donde y también como se mostrarán los rótulos de datos, si así lo deseamos. En nuestro gráfico, indicaremos al asistente que queremos que los valores de los datos se muestren en forma de porcentaje indicándoselo, tal como muestra la figura en la pestaña del asistente reservada para ello. Volvemos a pulsar el botón “Siguiente” y pasamos a un nuevopaso del asistente.En este cuadro, simplemente se nos informa que el gráfico ya está terminado y sepregunta donde queremos insertarlo. Las opciones son o bien en la hoja en que están losdatos que estamos manejando o bien en una hoja nueva, dispuesta unicamente para esegráfico.Por el momento, podemosdecidir que el gráfico seinserte en la hoja de losdatos. De este modopodemos “ver” lainformación de formagráfica y al tiempo, estudiarlos datos con detalle.Pulsando en el botón“Finalizar”, surgirá elgráfico en la hoja.El aspecto que tendrá será similar al mostrado en la imagen inferior.De esta manera, ahora podemos ver de un simple vistazo las proporciones de cada partidaen el desglose de la nómina.Javier Fernández Castelo Pág 4 29/04/2012
  • 5. Si lo que queremos es analizar lo mismo, la nómina de un trabajador, pero desde el puntode vista del empresario que la paga, veremos que el gráfico no va a quedar igual, nimucho menos...El empresario, a la vez que el trabajador aporta un porcentaje para cuotas de la SeguridadSocial, aporta otro por los mismos conceptos:Por Contingencias Comunes, 23,60% del bruto, por Formación Profesional 0,60% y lacuota por desempleo a cargo de la empresa es de 5,50%, lo que suma un pago de 29,7%del sueldo bruto del trabajador.Si esto lo trasladamos a las columnas utilizadas más arriba, podemos crear un nuevográfico donde cada uno que saque sus propias conclusiones.Javier Fernández Castelo Pág 5 29/04/2012
  • 6. Como dijimos al comienzo, para cada tipo de información, podemos emplear un o unosgráficos diferentes.Si en vez de querer ver gráficamente el desglose de una nómina, lo que necesitamos esobservar la variación entre las nóminas de una persona durante varios meses, o lasdiferencias entre nóminas del mismo periodo de varias personas, quizás sea másinteresante utilizar un gráfico diferente.Veamos el ejemplo de las nóminas de un operario durante un año. Tal como mostramosen la imagen inferior, confeccionamos una tabla de datos con la información de todo elaño.Del mismo modo que en el ejemplo anterior, acudimos al asistente para gráficos ycomenzamos realizando los mismos pasos, a excepción de que ahora el tipo de gráficoseleccionado será el tipo Área y el subgrupo cualquiera de las áreas apiladasA continuación se puede ver la tabla de valores donde al campo Líquido de julio ydiciembre se le ha sumado la paga extra y se le ha descontado el 19% del valor de estapaga. Más abajo, el gráfico resultante.En el siguiente ejemplo, queremos representar el seno de un ángulo.Si lo que queremos es visualizar un gráfico trigonométrico, lo que tendremos que hacer esutilizar el tipo de grafico “Dispersión”.Para ello, tomamos valores de los grados de 10 en 10 y los escribimos en una columna.En una celda aparte, calculamos el valor de conversión necesario para que pueda trabajarla función SENO() este valor será calculado de la siguiente manera: =PI()/180Con el valor de conversión calculado en una celda, introducimos la fórmula del seno deun ángulo en otra columna, contigua a la que contiene los grados.La fórmula del seno para el primer ángulo, que se encuentra en la celda A6 quedará:=SENO(A6*$B$2), donde B2 es la celda que contiene el valor de conversión y los signos“$” indican que siempre hacemos referencia a esa celda cuando copiemos la fórmula atoda la columna.Copiamos pues la fórmula a la columna y tenemos ya la relacción entre el ángulo y suseno.Es hora de crear el gráfico:Pulsamos sobre el asistente para gráficos y seleccionamos el tipo XYDispersión. Elsubtipo seleccionado será el de dispersión con puntos de datos conectados por líneassuavizadasJavier Fernández Castelo Pág 6 29/04/2012
  • 7. Pulsando “Siguiente”, aparece el cuadro de diálogo que permite seleccionar el rango dedatos del gráfico: seleccionamos en este el rango $A$5:$B$42Pulsamos “Siguiente” e introducimos un título: “Función Seno”.De nuevo sobre “siguiente” y por fin aparece el cuadro final: le indicamos que queremosel gráfico sobre la hoja de datos..Ya tenemos el gráfico que queríamos. Ahora, podemos modificar algunos parámetrospara que quede mejor presentado.Por ejemplo, la línea de “Grados” llega hasta 400. nosotros solo tenemos datos hasta 350.esto lo vamos a modificar. Pulsamos sobre uno de los valores del eje de las X con el botón derecho del ratón. En el menú flotante, aparece la entrada, “Formato de ejes. Pulsando sobre esa entrada, aparece el cuadro de diálogo de la imagen de la izquierda y en este le indicamos que el valor Máximo, que ahora figura 400, queremos que sea 360. pulsamos “Aceptar”. A continuación pulsamoscon el botón derecho del ratón sobre un valor del ejede las Y’s. Aparece el menú contextual flotante con lamisma entrada otra vez: “Formato de ejes.En esta ocasión, modificamos Mínimo y Máximo y envez de -1,5 y 1,5escribimos -1.y 1. Pulsamos“Aceptar” y ya lo tenemos como queremos.Por último, hacer hincapié en este tema sobre untérmino que aparece en el asistente: las series.Hemos visto que Excel toma series bien sea de filas o de columnas, y que por lo generalno tenemos que modificar la elección.Puede ser que en un grafico ya construido, queramos incluir la representación de otrovalor que aún no está contemplado. En este caso, lo que debemos tener es otra fila ocolumna con los nuevos valores. Imaginemos que necesitamos ampliar la información obtenida de forma gráfica del ejemplo anterior. Ahora queremos incluir en el gráfico la curva de la función Coseno. Para esto, junto a los datos ya establecidos en la hoja en el rango A5:B42, vamos a rellenar el rango C5:C42 con los valore calculados del coseno. En la primera celda de datos, la celda C6, insertamos la fórmula de la función Coseno : =COSENO(A6*$B$2), siendo A6 la primera celda que contiene el ángulo y B2 el valor calculado de conversión. Calculada la columna, nombramos su cabecera con el título “Coseno”En la imagen podemos ver las primeras filas de los datos yacalculados junto a los que existían previamente.En este momento, vamos a incluir los datos en el gráfico paraque nos dibuje en el mismo una segunda representación, sinnecesidad de crear un nuevo gráfico.Pulsamos sobre el área del gráfico con el botón derecho delratón y aparece el menú contextual de la herramienta“Gráfico”.En este menú, se nos va a mostrar una serie de entradas quemás o menos coinciden con los pasos del asistente. LoJavier Fernández Castelo Pág 7 29/04/2012
  • 8. podemos ver en esta imagen de la derecha.Seleccionamos la entrada de menú que vamos a necesitar para incluir nuestros datos,: serála entrada “Datos de origen...”.Pulsando sobre ella con el botón izquierdo del ratón, se nos devuelve a un paso previo delasistente de gráficos.Este cuadro de diálogo contendrá los datos de la gráfica anterior, nos mostrará el rango dedatos de la curva anterior y si las series las forman filas o columnas.Desplazándonos de la pestaña “Rango de datos” en la que estamos a la pestaña “Serie”, senos muestra ahora, además de una representación en miniatura de la curva obtenida, elnombre de esa serie, el rango de datos de su eje X y de su eje Y y sendos botones paraagregar o quitar series.Pulsamos el botón “Agregar” y enseguida aparece en el cuadro de lista la serie pordefecto “Serie2”.A su derecha, vamos a seleccionar el nombre que adoptará definitivamente. Como hemoshecho en otros ejemplos, desplegamos el botón junto al cuadro de texto para poderseñalar la celda o rango y elegimos en la hoja de datos la celda cabecera de la columna encuestión. Esta contiene el título “Coseno”. Seguidamente, hacemos lo mismo con el cuadro de texto “Valores de X”, y seleccionamos el rango A6:A42, correspondiente a los grados para los que queremos calcular las sucesivas funciones coseno. Por último, procedemos exactamente igual para el cuadro de texto “Valores de Y”. En este caso tomamos el rango de valores coseno calculados: C6:C42 Una vez concluida la acción de introducir estos datos en el cuadro de diálogo, este mostrará la miniatura de la representación gráfica obtenida. Como se parece a lo que esperábamos, damos por concluido la confección del cuadro y pulsamos sobre el botón “Aceptar”.De forma automática, el gráfico inicial se ha modificado presentando ahora larepresentación de dos curvas de dos funciones diferentes en el mismo gráfico.De este manera, podemos seguir añadiendo “Series” al gráfico hasta completar nuestrasnecesidades de representación gráfica.En la figura siguiente, se nos muestra el aspecto final del gráfico creado.Javier Fernández Castelo Pág 8 29/04/2012
  • 9. con estos ejemplos se ha querido demostrar la facilidad con la que Excel es capaz de crearrepresentaciones gráficas de los datos mostrados en la hoja u hojas de datos así como laimportancia de la elección del tipo de gráfico a la hora de representar distintos tipos oconjuntos de datos.Solo faltaría añadir que, para versiones superiores de Excel, la forma de realizar estosgráficos es la misma.Lo único que debemos tener en cuenta es que cambia la ubicación de las herramientas yel “acabado” final de los gráficos. Ahora son lógicamente mucho más modernos.Para crear un gráfico con Excel 2007, como hemos dicho, operamos de la misma manerapero nos dirigiremos a la pestaña “Insertar” de la barra de herramientas.Podemos observar que la opción seleccionar tipo de gráfico de los asistentes de versionesanteriores, se encuentra ya desplegada en el centro de la barra de herramientas yseleccionando el tipo de gráfico, se despliegan los subtipos.Si previamente hemos seleccionado el rango de datos, el gráfico elegido se creará con lasopciones por defecto que podemos modificar desde el menú contextual que se abre alpulsar sobre el área de gráfico con el botón derecho del ratón.Si no hemos seleccionado el rango dedatos constituyente de lo que será elgráfico, aparece un cuadro en blanco.Pulsando el botón derecho del ratónsurgirá el cuadro de diálogo de laimagen que cumplimentaremos comohemos visto anteriormente en elapartado de introducción de nuevasseries de datos, pero teniendo encuenta que el formato del cuadro dediálogo es diferente.Javier Fernández Castelo Pág 9 29/04/2012

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