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Esquemas e indices en word
 

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    Esquemas e indices en word Esquemas e indices en word Document Transcript

    • LOS ESQUEMAS EN WORD No tiene sentido pensar en estructurar un documento de dos o tres páginas con los esquemas de Word. Sin embargo, cuando el documento en que trabajamos consta de varias decenas de páginas, llega un momento que nos perdemos en ellas. Sobre todo si, al contrario de escribirlo de corrido, de principio a fin de una sola vez, hacemos lo habitual, pensamos en una estructura del  texto,  después  vamos  desarrollando  los  puntos  establecidos  y  por  último,  repasamos  y modificamos el contenido hasta que nos resulte satisfactorio. Es en estos casos en los que es útil construir esquemas de Word. Estos,  estructuran  el  documento  en  niveles  de  texto,  dependiendo  de  su  importancia jerárquica: Título del documento, Título, capítulo,… Para  entender  el  funcionamiento,  lo  haremos  como  de costumbre, utilizando ejemplos. Pensemos  en  un  documento  que  ya  tengamos  escrito  y  al  que dotar de la flexibilidad que otorga el esquema. Para ello, abrimos el documento en cuestión y en primer lugar lo que haremos será situarnos. Para  establecer  la  vista  de  esquema,  podemos  hacerlo  de  dos maneras: podemos desplegar el menú Ver y escoger la entrada Esquema. La imagen de su ubicación en Word 2003 la vemos en la imagen de la derecha. Si trabajamos con Word 2007, pulsaremos en la pestaña Vista y en ella seleccionamos Esquema. Lo vemos en la imagen inferior. La otra manera de acceder a esta vista, sería, en Word 2003 pulsando sobre el botón situado en la parte inferior izquierda del documento, (podemos verlo en la imagen izquierda, junto con los demás modos de vista).  En  Word  2007,  el  mismo  botón  lo  encontramos  en  la  misma barra de estado, pero en la parte inferior derecha  de la ventana del documento, junto con las demás vistas  que podemos establecer en Word. 
    • Ya sabemos como situar el documento en vista de esquema.  Para regresar a cualquier otra vista, por ejemplo la normal o la de diseño de  impresión,  que  son  las  más  habituales,  desplegamos  el  menú  Ver  de Word 2003 y seleccionamos la entrada conveniente.  En Word 2007, estando en vista de esquema, simplemente  pulsaremos  sobre  el  gran  botón  rojo  que  aparece  en  el  menú.  En  ambas  versiones,  como  ya  hemos  visto  anteriormente, podemos saltar de una a otra vista pulsando en los botones de la barra de estado del documento, en la parte inferior de la ventana del mismo.  Dicho  todo  lo  anterior,  ahora  vamos  a  estructurar  el  documento  en  niveles.  Para  ello, nos fijamos, en primer lugar, y en vista  de  esquema,  en  la  barra  de  herramientas  de Word. Vemos un conjunto de botones y  desplegables que nos ayudan en esa tarea.   En la imagen correspondiente a Word 2003  de  la  izquierda,  podemos  distinguir  un cuadro de texto desplegable que contiene el conjunto de niveles que podemos establecer en nuestros documentos (nueve niveles como máximo) y el texto independiente. Si trabajamos en Word 2007, la misma barra de herramientas la  encontramos  en  vista  Esquema,  en  el  subgrupo Herramientas de Esquema. Trabajar  con  esquemas  es  tan  sencillo  como  seleccionar  el párrafo  deseado  y  seleccionar  a  continuación  un  nivel  de esquema. Lógicamente,  debemos  tener  una  idea  de  cómo  estructurar  el  documento  antes  de  otorgar niveles  a  las  distintas  partes  del  documento.  Los  niveles,  que  ya  están  preformateados  de forma predeterminada, se establecerán en orden decreciente dependiendo de la importancia del  párrafo  o  sección  del  documento.  El  formato  de  los  niveles  se  puede  modificar  y personalizar. Los botones flecha derecha e izquierda y doble flecha derecha e izquierda que se muestran de color  verde  en  la  barra  de  herramientas  ,  nos  van  a  permitir  acceder  a  la  selección  de  los distintos  niveles  de  manera  secuencial,  sin  necesidad  de  desplegar  el  cuadro  de  texto.  Los botones  de  flecha  arriba  y  debajo  de  color  azul,  permiten  desplazar  el  texto  con  un  nivel establecido a otro lugar del documento, anterior o posterior, dependiendo del botón elegido, del  mismo  documento.  Los  botones  azules  con  los  signos  más  o  menos,  permiten  ocultar  o mostrar el texto de niveles inferiores dependiendo de si pulsamos sobre el signo más o el signo menos. Javier Fernandez Castelo  Pág 2  02.06.2012 
    • En el texto elegido como ejemplo, hemos establecido el título del documento con el nivel 1, los distintos puntos de que consta el documento como nivel 2 y un párrafo cualquiera al azar, que en la realidad debería de corresponder a un subtítulo, como nivel 3. El resto del texto no tiene ninguna jerarquía y queda establecido por defecto como texto independiente.   En  la  imagen  superior  puede  verse  el  aspecto  de  un  documento  de  prueba  estructurado  en varios  niveles.  Los  párrafos  con  nivel  establecido  aparecen    con  un  signo  más  o  menos  al margen, mientras que el texto independiente aparece con un círculo al margen. Siempre  podremos modificar el nivel otorgado a un párrafo seleccionándolo y seleccionando para él un n nuevo nivel. Por  ejemplo,  si  en  el  documento  de  la  imagen  anterior  queremos  que  el  párrafo  del  título “Crear  problemas  y  después  soluciones”  sea  un  subnivel  de  l  párrafo  “La  estrategia  de  la distracción”,  no  tene  os  más  que  seleccionar  el  primero  y  desplegando  el  cuadro  de  niveles, seleccionar para él el nivel 3. Esta acción va a establecer un nuevo nivel para el título “Crear problemas…” y también lo hará de forma automática para el texto independiente que exista por debajo.    Javier Fernandez Castelo  Pág 3  02.06.2012 
    •  Podemos utilizar el cuadro desplegable o las flechas verdes para realizar esta modificación en el nivel del párrafo seleccionado. Siempre podremos anidar un nuevo nivel a partir de uno ya implementado. Para ilustrar esta afirmación, pensemos en incluir en nuestro documento un nuevo nivel, dependiente de aquel cuyo título es “Crear problemas y después ofrecer soluciones”. Justo  después  del  final  del  bloque,  donde  pone  “desmantelamiento de los serviciospúblicos” escribimos un punto y aparte.En el nuevo párrafo, escribimos el título del nuevo grupo que vamos a construir,dependiente del anterior, “Crear problemas…”Nos aseguramos de que el cursor se encuentre en este párrafo y en el menúVista, en la entrada diseño, seleccionamos un nuevo nivel: nivel 4. Tambiénpodemos pulsar sobre la flecha derecha de color verde. En este momento,aparecerá el título anidado dentro del anterior y con el estilo predeterminado por laaplicación para ese nivel. A la izquierda del título aparece un signo más.También aparece un círculo en la siguiente línea, anidada con respecto al títulorecién creado. En esta línea se insertará el texto independiente. Podemos verlo enla imagen inferior.Javier Fernandez Castelo  Pág 4  02.06.2012 
    • Volviendo a la vista normal, podemos observar que poco ha cambiado eldocumento, ni siquiera pueden verse las sangrías que aparecen en el esquema.Aquí cabe decir que cada nivel en el esquema, tienepredefinido un formato pero que este se puedecambiar por formatos personalizados que podemosagregar a los ya existentes y seleccionarlos en losniveles que deseemos. En Word 2003 pulsamossobre el menú Formato y seleccionamos la entradaEstilos y formato…Esta acción abre un cuadro de ayuda a la derecha dela ventana donde podemos seleccionar estilospredeterminados crear nuevos estilos etc…Javier Fernandez Castelo  Pág 5  02.06.2012 
    • Si lo que queremos es crear un nuevo estilo,  pulsamos sobre el botón Nuevo estilo… o hacemos click en el cuadro  de  texto  Formato  del  texto  seleccionado.  De  ambas maneras accedemos al cuadro de diálogo asistente para crear  nuevos  estilos.  Se  nos  solicitará  para  ello  un  nombre,  pudiendo  dejar el propuesto por la aplicación:  Estilo 1.  Si  utilizamos  Word  2007,  en  la pestaña  Inicio,  en  el  grupo  Estilos, pulsamos  sobre  el  pequeño  botón  de estilos,  marcado  con  un  círculo  rojo  en la  imagen  y  se  abre  el  cuadro  de consulta  a  la  derecha  de  la  ventana, similar al presentado bajo estas líneas.    A la izquierda vemos el cuadro Estilos. En la parte inferior, se encuentran tres botones, el de la izquierda permite crear un nuevo estilo. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha que como vemos es practicamente igual al presentado enWord 2003. Como en 2003, se nossolicita un nombre para designar elJavier Fernandez Castelo  Pág 6  02.06.2012 
    • nuevo estilo.En tipo de estilo, dejamos Párrafo. Es el tipo que vamos a utilizar en casi todosnuestros nuevos estilos.Estilo basado en: en este cuadro de texto, que por defecto pone Normal, podemosbasarnos en cualquiera de los estilos predeterminados que ya existen ymodificarlos a nuestro antojo hasta que estemos conformes con el resultado.El siguiente cuadro de texto nos permite indicar el estilodel siguiente párrafo al que estamos formateando.Los siguientes cuadros de texto serán para proseguir elformato: el tipo de texto, el color o el formato depárrafos…Determinado nuestro nuevo estilo, pulsamos aceptar y elnuevo estilo deberá aparecer en la lista de estilos,incrementando estaSeleccionando ahora un párrafo podemos aplicar ese nuevo estilo sin más que seleccionarlo en la lista de estilos donde aparece. Vamos a crear un nuevo estilo con Word 2007, pero sería igual en Word 2003. Llegados al cuadro de diálogo Modificar estilo, o crear estilo, damos un nombre al estilo nuevo: Javier El tipo de estilo será párrafo y estará basado en Estilo1. El siguiente párrafo tendrá el estilo Javier. El formatoserá texto Helvético de tamaño 10, negrita y el color teja que aparece en laimagen. El texto tendrá efecto sombra y el párrafo sangría francesa de 1,25 cm.elinterlineado es sencillo y el interlineado anterior y posterior de 6 ptos.Javier Fernandez Castelo  Pág 7  02.06.2012 
    • Con este nuevo estilo, podemos formatear todos los párrafos que deseemos tansolo con situar el cursor sobre el párrafo y seleccionar el estilo de la lista de estilos.El resultado será como el que aparece abajo.Pero lo normal es que antes de disponer del documento, pensemos en comoqueremos presentarlo.Los esquemas son herramientas muy útiles para no perdernos en un documentoextenso.Para trabajar con esquemas con un documento en blanco, primeramente creamosla estructura. Creamosprimeramente un primer nivelcon el título del documento.A continuación creamos unsegundo nivel escribiendo unpequeño párrafo y dándole el nivel adecuado. Bueno, a continuación nos situamos en el final del párrafo primero del nivel dos y pulsamos Intro, creando así un salto de línea o un retorno de carro. En la línea en blanco, escribimos cualquier cosa: “primer punto del nivel 3”. Pulsando Intro y escribiendo algo en cada línea, estamos creando la estructura del documento.Javier Fernandez Castelo  Pág 8  02.06.2012 
    • Por último, si ya hemos determinado todos los niveles, pulsaremos Intro de nuevopara establecer el lugar donde irá alojado el texto independiente.Ahora deseamos dar formatos personalizados al nivel 2, por ejemplo. Seleccionamos todos los párrafos de nivel 2 que tengamos. Para ello, seleccionamos el primero, pulsamos la tecla Ctrol del teclado y seleccionamos todos los demás del mismo nivel. A continuación selecciono Estilos y formato… y en esa entrada Nuevo estilo. Creo un nuevo estilo basado en Normal, o Estilo1, o el que queramos. Aceptamos el formato y el estilo será inmediatamente aceptado por el nivel correspondiente. Lo mejor es que cualquier nivel añadido de esa categoría, asumirá el formato queacabamos de dar al mismo. en la imagen de la izquierda, vemos como todos los puntos añadidos al nivel 2, han adoptado el formato que hemos creado para él. Sin embargo, si lo que queremos es insertar un título de nivel dos, en este caso, el formato no se va a asumir automáticamente. Es necesario copiar formato con la herramienta Copiar formato o seleccionar el párrafo y pulsar sobre el estilo de la lista de estilos que corresponda. Para esta última acción recordar simplemente que desde la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, pulsaremos el botón al efecto para desplegar la lista.Javier Fernandez Castelo  Pág 9  02.06.2012 
    • Indices en WordEs normal que en las empresas o en las aulas se dedique una gran cantidad detiempo en confeccionar índices en aquellos trabajos que se desea presentar.Muchos dedican la primera página del documento a este fin y la confeccionan demanera totalmente manual.A veces, el documento crece tras haber realizado el índice, tanto, que no esposible que quepa en una sola página. En estos casos, el autor debe modificar losnúmeros de página desde el principio para que coincida con la realidad. Siañadimos páginas al final, no hay mayor problema: se añaden entradas con laspáginas comprometidas y ya está. Si se insertan nuevos capítulos a mitad deldocumento, o se añaden páginas de cualquier tipo sin ser el final del documento,estaremos obligados a modificar desde el lugar de la inserción.Esto es totalmente ineficiente porque Word, en todas sus versiones lo haceautomáticamente.Vamos a ver como la haríamos con Word 2003.Nuestro pequeño ejemplo consta de varias páginas dedicadas a un tema concreto.Se trata de una relación de viviendas de varias clases y en principio, se dedica unapágina a cada tipo de estas.Organizamos nuestro documento dejando la primera página en blanco. Insertamosun salto de página por cada tipo de vivienda y comenzamos la relación.En la página 2, escribimos “Lista de casas”. Es untítulo genérico. Servirá para diferenciar cualquierotro tipo de bienes que deseemos relacionar. En laspáginas siguientes, y en páginas sucesivas,escribiremos el tipo de vivienda que vamos adescribir en el informe o documento. Cada nuevaentrada coincide con un salto de página insertadoanteriormente.Una vez organizado el documento, pasamos apaginarlo. Para ello, utilizamos la entradacorrespondiente del menú Insertar: “Números depágina…”. Pulsando sobre ella, aparece el cuadro de dialogo correspondiente a esta acción. En nuestro ejemplo, dejamos las opciones por defecto y pulsamos aceptar. De esta manera, tenemos perfectamente paginado nuestro sencillo documento. Es elmomento de preparar un índice que indique al lector la página en que se encuentrala información que está buscando.Javier Fernandez Castelo  Pág 10  02.06.2012 
    • Podemos realizar esta operación de dos maneras: la primera de ellas, en planchapuza, claro, sería ir a la primera página, que deliberadamente hemos dejado en blanco y escribir las entradas del índice de forma manual. El resultado podría ser algo como lo que aparece en la figura. Claro que después de realizar este enorme trabajo, (pensemos en un documento que contiene 5.000 páginas), el índice no nos cabe en la primera página. Tendremos que modificar el número de páginas de todo el documento. Otro tanto ocurrirá si se nos ocurre insertar información en mitad del documento.Afortunadamente, Word, y casi todos los procesadores de texto, disponen de unaherramienta que realiza esta acción de forma automática y lo que es mejor,recalcula automáticamente las páginas del índice a medida que el documento va siendo modificado. En Word 2003, tenemos tres tipos de entradas anidadas o tres categorías para crear el índice. Coinciden con los tres tipos predeterminados de estilos vistos en eltema anterior: Titulo 1, Título 2 y Título 3.En nuestro ejemplo, utilizaremos solamente dos categorías:La primera, el título genérico de los bienes a listar: “Lista de casas”El título 2, lo empleamos para configurar el subíndice o dicho de otro modo, paradesignar en el índice los elementos que dependen de Título 1: “Lista de casa” yque son los tipos de vivienda que vamos a describir.Como puede verse en la figura, seleccionamos la descripción correspondiente,“Lista de casas” teniendo cuidado de seleccionar únicamente los caracteresvisibles, no los espacios al final, por ejemplo, y en el menú correspondienteelegimos Título 1.Para el resto de descripciones, procedemos de igual forma pero le asignamos eltítulo 2.Ya hemos asignado estilos a las descripciones o titulares que queremos aparezcanen el índice.Javier Fernandez Castelo  Pág 11  02.06.2012 
    • Por último, desplegamos de nuevo el menú insertar y seleccionamos la entradaReferencia. En este se despliega una nueva listay en ella seleccionamos “Índice y tablas…”.Llegamos en este momento al último paso parala inserción del índice deseado.En el cuadro de diálogo que surge en la pantalla,debemos asegurarnos de seleccionar la pestaña Tabla de contenido, donde podemos ver de forma simplificada, el aspecto que tendrá nuestra lista. Dispone este cuadro de diversas opciones que se pueden activar o no, ymodificar algunas características.Para este ejemplo, optamos por dejar los valores predeterminados pulsandodirectamente Aceptar.Automáticamente, el índice se ha insertado en la página donde se encuentra elcursor y con el aspecto que presenta en la imagen inferior.    Javier Fernandez Castelo  Pág 12  02.06.2012 
    •  Javier Fernandez Castelo  Pág 13  02.06.2012