Columnas y tablas en word

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Columnas y tablas en word

  1. 1. COLUMNAS Y TABLAS EN WORDCuantas veces hemos querido dotar a nuestros documentos de un aspecto diferente, otra formade presentar la información. Y si se nos ha ocurrido escribir un documento a modo deperiódico? Y si nuestra idea es escribir, por ejemplo una poesía, plasmarla en un impreso y a suizquierda describir como se nos ocurrió y a quien va dirigida?El procesador de texto Word dispone de una funcionalidad que hace posible escribir texto envarias columnas, a nuestra elección y presentarla en las páginas que determinemos, sin cambiarde documento por el hecho de cambiar de número de columnas que queramos disponer.De hecho, es tan fácil como vamos a ver a continuación.Antes de dividir el documento en columnas, debemos entender que estas deberán ser soportadasen lo que llamaremos una sección del documento.Si el documento que queremos construir, es tal que toda su extensión, sea de las páginas quesea, va a constar de, digamos, dos columnas, el problema se resuelve directamente asignandoese número de columnas a dicho documento.Si por otra parte, nuestro documento va a contener información estructurada unas veces en unacolumna, otras en dos y otras en varias columnas, tendremos que indicar de alguna manera queparte del documento alojará cada tipo de estructura. Esto lo haremos mediante las secciones. Las secciones las vamos a indicar mediante el menú Insertar y, dentro de este, seleccionando el grupo Salto. Este grupo de acciones permite alterar la secuencia natural de los lugares donde se encontrará el cursor y, por consiguiente, donde se insertará el próximo carácter. Esta alteración del lugar de inserción del texto, consta de varias opciones que comentaré antes de entrar en el tema de las columnas.Tal como se ve en el cuadro superior, hay dos bloques diferentes de saltos. El primero, elsuperior, hace referencia a la página actual y el siguiente a las secciones.Si seleccionamos “Salto de página”, todo lo que se haya escrito o insertado tras el cursor sesituará al comienzo de la página siguiente.A veces, para terminar un capítulo a mitad de una página y empezar el siguiente en la páginainmediata, utilizamos la tecla ENTER repetidas veces hasta que el cursor se posiciona en lapágina siguiente. Esto que parece solucionar el problema planteado, no lo hace de formaeficiente. Si más tarde queremos introducir un nuevo párrafo en la página final del capítulo yhemos utilizado la tecla ENTER para posicionar el cursor en la siguiente, nos encontramos conque el texto de inicio el segundo capítulo puede que empiece unas líneas por debajo de lonormal. Esto no sucede utilizando el salto de página. Este introduce una marca en la página deforma que si no se alcanza los límites de esta, el siguiente texto comenzará siempre al principiode la página siguiente. Si se alcanza el límite de la página o si se sobrepasa, el comienzo delnuevo capítulo se desplazará una página más.Seleccionando “Salto de columna”, como ya veremos, hacemos saltar el cursor de la columnaactual a la siguiente sin que la primera alcance el límite de la página. Esta funcionalidad esfundamental a la hora de componer el texto de las columnas. La combinación de teclasCtrol+ENTER arroja el mismo resultado.Javier Fernández Castelo Pág 1 23/04/2012
  2. 2. “Salto de ajuste de texto” funciona desplazando el texto a partir de donde esté situado el cursorhasta la parte inferior de un objeto insertado en la página, por ejemplo una imagen.Si el texto está justificado, desplaza el texto posterior al cursor a la línea siguiente y el texto quese encuentre antes del cursor, lo redistribuye para que abarque toda la línea.Insertar una sección es indicar a Word mediante una marca especial que, a partir de esa marca,las características de la página pueden diferir de la pagina anterior.Insertando un salto de sección podemos hacer que a partir de cierta página, las páginas seanapaisadas mientras que delante de la marca eran verticales.También podemos indicar al programa que a partir de ese salto, en esa sección, el número decolumnas va a cambiar.Seleccionando “Salto de Sección, página siguiente”, el salto se va a producir de forma que elsiguiente carácter u objeto del documento se va a “imprimir” en el comienzo de la siguientepágina.Si la elección es salto de sección “Continuo”, la nueva sección comenzará a continuación dellugar donde se encuentre el cursor.Por último, salto de sección “Página par o página impar”, fuerza a que la sección comience en lapágina que le indicamos: la siguiente par o la siguiente impar, dependiendo de la elección.Sabiendo como funcionan los saltos, y tal como indicamos más arriba, estamos en condicionesde componer las páginas o “secciones” de ellas en varias columnas sin por ello modificar ladistribución de lo ya escrito hasta ese momento.Javier Fernández Castelo Pág 2 23/04/2012
  3. 3. Por ejemplo, si tras escribir varias páginas página siguiente en disposición dedistribuídas en una única columna, que es la recibir caracteres mediante elopción por defecto para cualquier documento, teclado.pretendemos que al comenzar la siguiente páginaesta se componga de dos columnas, estableceremosuna marca de “salto de sección, página siguiente” .tras escribir la última palabra de la página actual.El cursor se encuentra ahora en el comienzo de laAhora, desde el menú Formato, seleccionamos la entrada “Columnas...” y Aparece el cuadro siguiente donde podremos seleccionar el tipo de distribución que necesitamos para nuestro documento. En este cuadro podemos seleccionar el númerode columnas de nuestra sección, la anchurade cada una de ellas, o si son todas iguales,si queremos una línea vertical que separeunas columnas de otras, etc...En la página anterior de este documento que estás ahora leyendo, se ha establecido unsalto de sección página siguiente.El cursor se ha situado al comienzo de esta página en que estamos.A continuación se ha seleccionado desde el menú Formato la entrada Columnas... y enel cuadro hemos distribuido la sección en dos columnas de distinta anchura: la primara,la de la izquierda, de 8 cm y la de la derecha de 5,75 cm. Hemos dejado el valor delinterespacio entre columnas como valor por defecto, es decir, 1,25 cm y por último,también hemos indicado que se dibuje una línea vertical entre columnas.Tras finalizar de escribir el primer párrafo de la página, hemos creado ahora una marcade salto de sección “continuo”.Allí donde se ha situado el cursor, hemos vuelto a seleccionar la entrada Columnas... delmenú “Formato” y hemos seleccionado una única columna, devolviendo al documentosu estructura inicial a partir de la marca. A partir de entonces, hemos seguidoescribiendo nuestro documento y el resultado es el que se puede observar.Para terminar con este sencillo tema, añadiré que la regla horizontal varía dependiendodel número de columnas en las que estemos trabajando en nuestra sección. Así, si es una sola columna, la regla que aparece es la estándar de un lado a otro todo lo ancho del documento. Si las columnas de la sección son dos, la regla seJavier Fernández Castelo Pág 3 23/04/2012
  4. 4. divide adoptando la anchura de cada columna, que será la que previamente hemosindicadoPodemos ver la regla para dos columnas de distinta anchura en la imagen superior.No se puede terminar el tema sin indicar previamente que la barra de herramientasposee un botón que nos ofrece la funcionalidad Columnas de forma simplificada. En lafigura siguiente se puede observar su ubicación.Javier Fernández Castelo Pág 4 23/04/2012
  5. 5. Pasamos a ver a continuación otro tema:las tablas.Seguramente conozcamos que una tabla, simplemente es una presentación de lainformación dispuesta en filas y columnas que van formando celdas agrupadasformando rectángulos.En la imagen superior podemos apreciar que como las columnas, existe un botón con lafuncionalidad simplificada.Mediante este botón, es sumamente facil crear una tabla en un documento. Solo es necesario pulsar sobre él y se nos presenta una representación de la tabla que queremos crear. Con solo situar el cursor del ratón sobre el cuadro superior izquierdo y arrastrando el ratón hacia la derecha o oblicuamente hacia abajo, podemos elegir de cuantas filas y columnas constará nuestra tabla. Cuando aparezca resaltado el total de filas y columnas a incluir, entonces pulsamos con el botón izquierdo del ratón. Toda la potencia de las tablas se puede obtener desde el menú “Tabla”. Desde este, tomamos contrtol completo de que hacer en cuanto a tablas se refiere y como queremos hacerlo. Desde este menú, podemos seleccionar varias entradas que vamos a tratar de explicar brevemente en las líneas siguientes. La primera entrada, “Dibujar tabla” nos despliega sobre la pantalla de trabajo una barra de herramientas flotante con varios controles o botones. Hay que subrayar que las acciones de algunos de estos botones, se podrán realizar seleccionando entradas posteriores de este mismo menú. El primer botón es el que aparece con unlápiz dibujado en su interior. Pulsando sobre él, el cursor se transforma en un lápiz conel que podremos dibujar la tabla sin más que pulsar sobre el lugar que queremoscorresponda con una de las esquinas del rectángulo que se establecerá y sin soltar elbotón del ratón, arrastrar este hasta el lugar del espacio de trabajo que representará laesquina diagonalmente opuesta.De la misma manera, una vez dibujado el rectángulo principal, podemos dibujar laslíneas horizontales y verticales que conformarán filas y columnas respectivamente hastaterminar el diseño. La siguiente tabla es un ejemplo de construcción de una cualquierade ellas.Javier Fernández Castelo Pág 5 23/04/2012
  6. 6. El siguiente botón tiene poco que explicar. Con seleccionarlo y pulsar el botónizquierdo del ratón cuando este esté sobre una línea dibujada en la tabla, esta línea serásuprimida.Los siguientes cinco controles servirán, respectivamente para dibujar y dar forma a loscontornos y bordes de las líneas que compondrán la tabla: seseleccionan el tipo de línea, su grosor, su color... es posibledefinir el borde exterior y también el color de fondo de loscampos o de toda la tabla.En una hilera inferior de controles, encontramos de izquierda aderecha el botón “Insertar tabla”. Este diferirá del visto enprimer lugar al comienzo de esta sección en que no solamentese dibujan tantas filas o columnas como indiquemos, tambiénpermite ajustar la anchura de la tabla, pudiendo ser fijo, o dependiendo del ancho delcontenido o ajustar automáticamente al tamaño de la ventana.También podemos, pulsando el botón “Autoformato”, seleccionar uno de los formatospredefinidos para tablas.Por último, es posible establecer estos ajustes para nuevas tablas en el documento.Los siguientes botones que se nos presentan serán utilizados una vez que ya tenemoscreada nuestra tabla.“Combinar celdas” permite seleccionar dos o más celdas contiguas y transformarlas enuna sola, sustituyéndolas en el mismo espacio que ocupaban. “Dividir celdas” realiza la tarea contraria: seleccionada una celda, permite dividirla en tantas como se le indique en el cuadro que aparece al efecto y cuya imagen podemos ver en la figura de la izquierda. El siguiente botón: “Alinear”. Nos ofrece una selecciónde maneras en que podemos alinear el texto dentro de cada campo de latabla.En cuanto a la alineación, esta puede ser izquierda, centrada o derecha.En cuanto al lugar que ocupará en la celda, centrado horizontal, centradovertical o centrado en la celda. Como vemos en la figura adjunta,podemos obtener nueve alineaciones diferentes.Los dos botones siguientes “Distribución uniforme” hacen referencia a como sepueden redistribuir las celdas dentro de la tabla.Independientemente del tamaño de cada celda, es posible dotar a todas ellas el mismomediante los botones que se describen. Podemos distribuir uniformemente las celdasbien por filas o bien por columnas, dependiendo del botón.El botón “Autoformato de tablas”, realiza una acción que ya hemos comentado alhablas del botón Insertar tabla.Javier Fernández Castelo Pág 6 23/04/2012
  7. 7. Otro botón que tiene que ver con la alineación del texto en un campo de la tabla es elbotón “Cambiar dirección del texto”. Pulsándolo, se consigue que el texto cambie sudirección 90º.Dos botones más en la barra de herramientas flotante: “Ordenar”. Ordenan lainformación por columnas en orden ascendente o descendente, respectivamente.El último botón, “Autosuma”: calcula la suma de las celdas situadas por encima de laseleccionada para tal fin.Vamos a pasar a explicar rápidamente las siguientes entradas del menú Tabla.Insertar:Insertar tabla: no necesita nueva explicación pues esta se desarrolló en el apartadoanterior, la barra de herramientas flotante.Insertar columna a la derecha o a la izquierda: estas dos entradas referidas a lascolumnas, tal como indica su título, insertará una columna a la izquierda o a la derecha,dependiendo de la entrada seleccionada, de la columna en la que se encuentre el cursor.Insertar fila a la izquierda o a la derecha: insertará una nueva fila o bien por encimao bien por debajo de lafila donde se encuentre el cursor, dependiendo de la entrada queseñleccionemos. Insertar celdas: hace lo propio en las cercanías de donde se encuentre el cursor en ese momento, desplazando celdas para adecuar el espacio a la tabla, tal como se indique en el cuadro de dialogo que aparecerá en pantalla al efecto.Eliminar:Tabla: elimina la tabla en la que se encuentra el cursor.Columna: elimina la columna en la que se encuentra el cursor o columnasseleccionadasFila: Elimina la fila donde se encuentre el cursor o las filas que estén seleccionadas.Celda: elimina las celdas seleccionadas o aquella en la que se encuentre el cursor. Eneste caso, aparecerá el cuadro de dialogo que hemos acabado de ver más arriba, yredistribuirá la tabla de la forma que elijamos.Seleccionar:Esta entrada realiza la acción de seleccionar de la misma manera que la entrada anterior,Eliminar, lo hacía eliminando los objetos seleccionados.Javier Fernández Castelo Pág 7 23/04/2012
  8. 8. Combinar celdas:Dividir celdas:Autoformato de celdas:Autoajustar:Estas cuatro entradas ya han sido explicadas con anterioridad.Repetición de filas de texto:Cuando una tabla se divide automáticamente porque termina una página y comienzaotra, en ocasiones es necesario repetir la información de la cabecera, los títulos para noperder la idea de la información. En este caso, Word puede repetir esa fila de títulos decabecera en la nueva página sin que en ningún momento la información se duplique.Simplemente se repite a modo de información.Convertir:Convertir texto en tabla: permite introducir el texto seleccionado en una celda o variasceldas de una tabla, tal y como se lo indiquemos en el cuadro de dialogo ya conocidoque aparecerá a tal efecto en el que se nos pedirá el número de líneas y columnas quequeremos que tenga la nueva tabla, el autoformato elegido, etc...Convertir tabla en texto: es la acción contraria. Convierte una tabla en textosimplemente eliminando la tabla y dejando en el documento lo que hubiera en suinterior. Para ese fin, se nos muestra el cuadro de dialogo de la imagen donde podemoselegir que tipo de separador vamos a utilizar para insertar el texto en el documento.Ordenar: Esta opción nos va a permitir ordenar hasta por tres columnas la información de la tabla seleccionada, y lo hará además por el tipo de información que le indiquemos: testo, numeros o fechas, en orden ascendente o descendente mediante la selección de las opciones adecuadas que se nos presentan en el cuadro de diálogo a tal fin.Fórmula: esta entrada del menú la vamos a dejar para más tarde.Ocultar líneas de división:Dibujar una tabla no significa que tengamos dibujados sus contornos y líneas de formavisible.Existen tablas que una vez impresas en papel, no contienen más que la información,pero no separa la de un campo de la información del siguiente mas que un espaciovacío.Para no “ir a ciegas” por el documento, existe esta entrada del menú que permite ocultaresas líneas en modo edición o bien volverlas a mostrar. En ningún momento se van aJavier Fernández Castelo Pág 8 23/04/2012
  9. 9. imprimir en papel. Para esto, hay que dibujar las líneas por alguno de los métodos quehemos visto anteriormente.Propiedades de la tabla: Como se puede ver en la imagen de la izquierda, hace relación a la manera en que vamos a decidir como se alineará la tabla con el texto del documento. Que propiedades tendrán las filas: su comportamiento al cambiar de página, la anchura de las mismas... Como serán las columnas, la anchura de la columna, la de la precedente, la de la siguiente... y alguna otra propiedad que ya hemos visto en apartados anteriores.Fórmula:Hemos visto la función “Autosuma” al inicio de la página 7.En Word se pueden realizar varias operaciones de cálculo en lugares llamados campos oen celdas de tablas.Desde luego, los cálculos que se pueden realizar con Word no son demasiado potentes yla inmensa mayoría de las veces, es más interesante vincular o incrustar hojas decálculo. Pero esto se verá en otra ocasión.Para implementar una fórmula en una celda de Word,seleccionaremos esa celda y pulsaremos en la entrada“Formula...” del menú “Tabla”. Con esta acciónabrimos un cuadro de dialogo que por defecto nos dala fórmula de la Autosuma: suma todas las celdas porencima de la celda activa (donde se encuentra elcursor). Grave inconveniente: si nuestra tabla tienetítulos de cabecera en la primera línea y estoscontienen algún tipo de número en el nombre de esa cabecera, la fórmula hasta aquídescrita sumará también esos número, desvirtuando por completo el resultado de laoperación aritmética. En la tabla siguiente podemos ver lo que se ha explicado: Columna 1 Columna 2Fila 1 6 7Fila 2 5 4 12 7En este ejemplo podemos observar que el resultado no es correcto. 6+ 5 =11 y lafórmula nos devuelve 12. esto es porque ha tomado el entero de la primera fila ytambién lo ha sumado. En realidad sumaría numeralespor delante y por detrás del textoy no sumaría los que vayan en su interior.Sumaría: Columna 1. el resultado es el que se muestra en la tabla...12 2 Columna 1. El resultado sería 14.No sumaría: Colu3mna.Visto esto, podemos avanzar insertando formulas más personalizadas, acordes a losresultados que deseamos.Javier Fernández Castelo Pág 9 23/04/2012
  10. 10. En el mismo cuadro de diálogo, podemos ver el desplegable Pegar función. Este dispone de una serie de fórmulas mostradas en orden alfabético entre la que se encuentra la función suma. Para insertar una función cualquiera en una celda, seleccionamos la celda como hemos hecho anteriormente y al llamar al cuadro de dialogo, sustituimos todo lo que hay escrito en el cuadro de texto Fórmula por el signo “=” (igual). Esto indica a Wordque vamos a insertar una fórmula.A continuación, buscamos en el desplegable Pegar función la función deseada, en estecaso Sum( ), que es la función suma e introducimos los parámetros necesarios dentrodel paréntesis.Una función, está definida por un nombre de función seguido de paréntesis. Dentro deestos paréntesis, se introducen los parámetros necesarios. Hay funciones en que losparámetros son opcionales, en otras se precisa solamente uno y hay otras que necesitanvarios.En el caso de la suma, esta necesita un parámetro. Puede ser una celda concreta o unrango de ellas.Para hacer referencia a celdas de una tabla dentro de la misma tabla (veremos quepodemos hacer referencia a una celda de una tabla desde otro lugar fuera de la tabla),estas celdas se nombran con lo haríamos en las hojas de cálculo Excel: la superiorizquierda es la celda A1, la de su derecha la B1, y así sucesivamente.La celda inferior al a A1, será, asimismo la A2.Para nombrar un rango de celdas, nombraremos primero la celda superior izquierda, acontinuación escribimos dos puntos y por último, escribimos la inferior derecha.Si se trata de un rango columna, primero la celda superior, dos puntos y por fin la celdainferior.Si el rango es una fila, del mismo modo, primero la celda de la izquierda, dos puntos ypor último la última de la derecha.En el ejemplo anterior, donde queremos sumar los datos de la columna central, lafórmula quedará finalmente: =Sum(B2:B3) y el resultado: 11, será correcto. Ya hemosconseguido que la aplicación ejecute lo que nosotros deseábamos.Para terminar de ilustrar esta funcionalidad, en la siguiente columna, vamos a mostraren la celda inferior el valor máximo de cuantos aparezcan en la columna 3.Para ello, llamamos al cuadro de dialogo desde el menú Tabla_ Formula... y en elcuadro de texto fórmula dejamos que aparezca solamente el signo igual. Pasamos adesplegar el desplegable inferior y buscamos la función Max( ), que calcula el máximodel rango que escribamos como parámetro. Este rango, será, ya que queremos compararlos datos de la columna derecha, las celdas de la columna 3: (C2:C3).La fórmula quedará, por fin: =Max(C2:C3).Pulsamos el botón “Aceptar” y en la columna ya aparece insertada la fórmula y visibleel resultado.En la tabla siguiente vemos el ejemplo completo con los resultados de ambos cálculos. Columna Columna 2Fila 1 6 7Fila 2 5 4 11 7Javier Fernández Castelo Pág 10 23/04/2012
  11. 11. Dijimos más arriba que Word nos va a permitir cálculos de celdas de tablas desde fuerade estas.Por ejemplo, en cierta parte del texto necesitamos el valor suma de los datos de ciertafila o columna de una tabla en concreto.Parece razonable pensar que para poder hacer esto, Word necesita, en primer lugar,saber que en cierto lugar, queremos insertar una fórmula. Una vez que Word conoce ellugar donde irá la fórmula, necesita saber de que parte del documento extraerá los datosnecesarios (pensemos en un documento que contiene diez tablas...)La solución al primer problema, la ubicación de la fórmula en el documento se resuelveinsertando una marca especial llamada “campo” en el lugar elegido para disponer lafórmula. Para hacer esto, hacemos uso del menú Insertar y seleccionamos la entrada “Campo...”, apareciendo en ese mismo instante el cuadro de diálogo de la izquierda. Como se ve, ya está seleccionado el tipo de campo a insertar, de los muchos que aparecen. La categoría que aparece seleccionada es (Todas) pero realmente a la que pertenece (=Fórmula) es a la categoría Ecuaciones y fórmulas.En el cuadro de texto central, aparece ya el signo “=” (igual) esperando que escribamosla fórmula que queremos insertar.Aquí, si escribimos como antes =SUM(B2:B3), el resultado será un mensaje de error yaque Word no sabe donde buscar B2:B3 entre todos los lugares del documento. Columna1 Columna2Fila1 3 9Fila2 6 4Fila3 6 1Para podérselo indicar, “marcaremos” la tabla con su correspondiente “Marcador”.Primeramente seleccionamos la tabla con la que vamos a trabajar.Desde el menú “Insertar”, seleccionamos la entrada “Marcador...” aparece elcorrespondiente cuadro de diálogo “Marcador” con un cuadro de texto esperando arecibir el nombre que le vamos a dar a la tabla. A nuestra tabla de prueba, lainmediatamente superior a estas líneas, le ponemos el nombre TablaPrueba y loindicamos en el cuadro de diálogo.En ese cuadro de dialogo, se pueden ver más marcadores, todos los que ha establecidoWord automáticamente o hemos creados nosotros.Ahora ya disponemos de todos los ingredientes para realizar un cálculo en eldocumento.Javier Fernández Castelo Pág 11 23/04/2012
  12. 12. Creamos el campo para insertar la fórmula justo Aquí, y para poder ver el lugar,formateamos el texto del mismo en negrita y color rojo. 15 <-campo fórmulaComo ya se ha dicho en varias ocasiones en este mismo documento, esta potencia decálculo no es comparable a la de una hoja de cálculo y tiene muchas limitaciones.Una de las más grandes es el poder de autocalcular cada vez que se modifique un dato.Word no lo contempla de forma automática de modo que al modificar un dato, hay queactualizar los campos. Actualizar un campo se consigue seleccionando el campo o celda en cuestión y pulsando el botón derecho del ratón seleccionar la entrada “Actualizar Campos” del menú emergente. Para actualizar todos los campos a la vez, seleccionamos todo en el menú “Edición” y a continuación pulsamos F9 También se actualizan al cerrar y volver a abrir eldocumento o cada vez que el documento se imprima, si se ha configurado de esa maneraen el menú Herramientas, opciones, pestaña imprimir. Para poder editar una fórmula de un campo o tabla, seleccionamos el mismo y pulsando el botón derecho del ratón, seleccionamos la entrada Activar o desactivar códigos de campo. Esta selección es un conmutador que permite mostrar y editar los códigos pulsando una vez sobre ella y ocultarlos mostrando los valores calculados volviendo a pulsar.Javier Fernández Castelo Pág 12 23/04/2012

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