Pdfคอมพิวเตอร์เบื้องต้น

คอมพิวเตอร์ เบืองต้ น ้ฉบับปรับปรุ งปี ๒๕๕๒ โดย กวก.สอ.ทอ.

1 คานา หนังสื อคอมพิวเตอร์เบื้องต้นฉบับปรับปรุ งปี ๒๕๕๒ นั้น เป็ นหนังสื อที่เขียนขึ้นมาเพื่อใช้เป็ นตาราในการสอบเลื่อนฐานะจาก น.ประทวน เป็ น น.สัญญาบัตร ในส่ วนสายวิทยาการสื อ่สารอิเล็กทรอนิกส์ หนังสื อเล่มนี้มีเนื้อหาเรี ยงจากง่ายไปยาก มีการอธิบายวิธีการใช้เป็ นขั้นตอนพร้อมภาพหน้าจอและตัวอย่างการใช้ประกอบ ง่ายต่อการเรี ยนรู ้ สามารถใช้คนคว้าอ้างอิงได้ตามสมควร ้ ขอขอบคุณ ทีมงานฝ่ ายวิชาการทุกท่านที่ช่วยกัน ปรับปรุ งเรี ยบเรี ยง ตลอดจนการจัดพิมพ์รูปเล่มจนแล้วเสร็ จเป็ นที่เรี ยบร้อย และขอขอบคุณท่านผูอ่าน หวังเป็ นอย่างยิงว่าหนังสื อเล่มนี้คงจะมีประโยชน์สาหรับท่านตามสมควร ้ ่หากพบข้อบกพร่ องผิดพลาดในหนังสื อเล่มนี้ หรื อมีขอแนะนาใดๆ กรุ ณาแจ้งให้ผเู ้ ขียนทราบจักเป็ นพระคุณอย่างสูง ้ เรี ยบเรี ยง และทารู ปเล่ม ร.อ. วรพจน์ โชคนาคะวโร วิศวกร ผวรอ.กวก.สอ.ทอ. เรี ยบเรี ยง ร.อ. จตุรนต์ เพ็งฉุย วิศวกร ผวคพ.กวก.สอ.ทอ. เรี ยบเรี ยง ร.อ. มงคล จานงค์ ศรี วิศวกร ผวสท.กวก.สอ.ทอ.

2 สารบัญ หน้ าบทที่ 1 การใช้ Microsoft Windows XP 3บทที่ 2 การใช้ Microsoft Word 7บทที่ 3 การใช้ Microsoft Excel 41

3 บทที่ 1 การใช้ Microsoft Windows XPการเข้ าสู่ Microsoft Windows XP การใช้เครื่ องคอมพิวเตอร์สาหรับทางานใด ๆ ก่อนใช้จะต้องรันระบบปฏิบติการก่อนเสมอ สาหรับเครื่ องคอมพิวเตอร์ที่มี ัระบบปฏิบติการ Windows XP ก็เช่นเดียวกัน ถ้าต้องการใช้ระบบปฏิบติการ ผูใช้จะต้องทาการติดตั้งระบบปฏิบติการ Windows XP ลง ั ั ้ ับนฮาร์ ดดิสก์ของเครื่ องให้เรี ยบร้อยก่อน และเนื่องด้วย Windows XP นั้นสนับสนุนการทางานของผูใช้หลายๆคนซึ่ งสามารถแบ่งกันใช้ ้งานเครื่ องคอมพิวเตอร์ เครื่ องเดียวกันได้ ดังนั้น ก่อนเข้าสู่ ระบบ Windows XP จะต้องมีการ Log On สาหรับผูใช้แต่ละคนก่อน จึงจะ ้สามารถเข้าไปทางานกับเครื่ องคอมพิวเตอร์ ได้ ซึ่ งจะใช้งานได้ตามขั้นตอนดังนี้ 1. หลังจากการเปิ ดสวิตซ์เครื่ องจะเข้าสู่ข้นตอนการบู๊ตระบบ ั 2. เมื่อเข้าสู่ระบบปฏิบติการ Windows XP แล้วจะพบกับหน้าจอแรกที่เรี ยกว่า Welcome Screen ให้เราคลิกเลือก User Account ที่ ั ต้องการเข้าใช้งาน 3. จะปรากฏช่องให้เราใส่พาสเวิร์ดในกรณีที่ได้ทาการตั้งพาสเวิร์ดไว้กให้ป้อนพาสเวิร์ดลงไป แต่หากในกรณีที่ไม่ได้ต้งพาสเวิร์ด ็ ั ็ เอาไว้กให้คลิกผ่าน หรื อEnter เพือ Log On เข้าใช้งาน Windows XP ่ 2. คลิกเลือก User Accounts 3. พิมพ์ รหั สผ่ าน การ Log On เข้ าสู่ Windows XP

4การปิ ด Microsoft Windows XP เมื่อต้องการออกจาก Windows XP จาเป็ นต้อง Shut Down Windows ก่อนที่จะปิ ดเครื่ องคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้เพื่อป้ องกันปั ญหาที่อาจเกิดขึ้นกับระบบวินโดว์หรื อฮาร์ ดดิสก์ การ Shut Down Windows ทาได้ตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่ปุ่ม Start > Turn Off Computer 2. คลิกปุ่ ม เพื่อทาการปิ ด Windows XP อย่างถูกวิธี 1. คลิกที่ปุ่ม Start > Turn Off Computer 2. คลิกปุ่ ม Turn Off การปิ ด Windows XPพืนฐานการใช้ งานเมาส์ ้ เมาส์เป็ นอุปกรณ์ที่ใช้ช้ ีและควบคุมสิ่ งต่าง ๆ ในจอภาพ โดยที่มีตวแทนของตาแหน่งชี้ เรี ยกว่า " ตัวชี้เมาส์ " ซึ่ งมีสัญลักษณ์ต่าง ๆ ัมากมาย ตามรู ปแบบของการใช้งานในขณะนั้น ซึ่ งการใช้งาน Windows XP นั้นมีดงนี้ ั 1. การเลื่อนเมาส์ เพื่อสาหรับเลื่อนเมาส์ในมือเรา เพื่อเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปยังตาแหน่งต่าง ๆ บนจอภาพ 2. การคลิก สามารถทาได้โดยการเคาะปุ่ มเมาส์ดานซ้าย 1 ครั้งเท่านั้น ้ 3. ส่ วนคาสั่งคลิกขวา เป็ นการเคาะปุ่ มเมาส์ดานขวา 1 ครั้ง ้ 4. การแดรกเมาส์คือ การกดปุ่ มเมาส์ดานขวาหรื อด้านซ้ายค้างไว้ แล้วเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปยังตาแหน่งต่าง ๆ โดยยังกดเมาส์ดานขวา ้ ้ หรื อด้านซ้ายค้างอยูเ่ มื่อถึงที่หมายแล้วก็ปล่อยเมาส์ที่เรากดค้างไว้ 5. การดับเบิ้ลคลิกคือ การคลิกเมาส์ 2 ครั้งติดกันเร็ ว ๆ นันเอง่

5การจัดการกับไฟล์ และโฟลเดอร์ ่ การจัดเก็บข้อมูลใน Windows XP มีลกษณะคล้ายกับการจัดเก็บแฟ้ มเอกสาร โดยข้อมูลต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บอยูในรู ปแบบของ ัไฟล์ ( File) หากผูใช้มีไฟล์จานวนมากและไฟล์ท้ งหมดถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวกันจะทาให้เป็ นอุปสรรคต่อการค้นหาหรื อเรี ยกใช้ไฟล์ ้ ัเนื่องจากไฟล์ต่างๆ เหล่านั้นถูกเก็บปะปนกัน ดังนั้นเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรื อนาไฟล์มาใช้ ผูใช้ควรมีการจัดแบ่งเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็ นหมวดหมู่ โดยจัดให้กลุ่ม ้งานที่มีความเกี่ยวข้องกันมารวมไว้ในโฟลเดอร์ ( Folder ) เดียวกัน ซึ่ งเปรี ยบเสมือนการนาเอกสารมาจัดเก็บลงในแฟ้ มนันเอง ่องค์ ประกอบของไฟล์ ใน Windows XP จะแทนไฟล์ต่าง ๆ ด้วยสัญลักษณ์ภาพที่เรี ยกว่าไอคอน โดยอนุญาตให้สามารถตั้งชื่อไฟล์ได้ยาวถึง 255ตัวอักษร ตามด้วยส่ วนขยายระบุประเภทของไฟล์อีก 3 ตัวอักษรการจัดการกับไฟล์และโฟลเดอร์ การจัดเก็บไฟล์ขอมูลต่างๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกันในโฟลเดอร์ น้ น หากข้อมูลในโฟลเดอร์ ยงมีจานวนมาก ซึ่ งอาจส่ งผลให้เกิด ้ ั ั ่ ่ความยุงยากต่อการค้นหาไฟล์เพื่อเรี ยกใช้งาน ผูใช้สามารถที่จะทาการสร้างโฟลเดอร์ ยอยลงไปจากโฟลเดอร์ เดิมเพื่อทาการแบ่งข้อมูลลง ้ ่ในโฟลเดอร์ ยอยนั้น ๆการเปิ ดดูไฟล์และโฟลเดอร์ ด้วย My Computer ใน Windows XP ได้มีการเปลี่ยนแปลงรู ปแบบของ My Computer โดยมีการเปลี่ยนในส่ วนของไอคอนเพื่อเพิ่มความสวยงามรวมไปถึงการเพิ่มเมนูทางด้านซ้ายเพื่อความสะดวกรวดเร็ วในการเข้าถึงส่ วนต่างๆ ใน Windows XP มากขึ้น การใช้ My Computer เพื่อเปิ ดดูไฟล์ถือเป็ นอีกวิธีที่ง่ายต่อการใช้งาน มีการแสดงการเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ โดยการอ้างอิงจากไดร์ ฟ ซึ่ งเป็ นส่ วนที่สามารถเข้าถึงอุปกรณ์ต่างๆ รวมทั้งระบบไฟล์ที่ถกจัดเก็บไว้ในเครื่ อง มีข้ นตอนการเปิ ดดูไฟล์ดงนี้ ู ั ั 1. คลิกปุ่ ม Start > My Computer 2. ดับเบิลคลิกเพื่อเลือกไดร์ฟที่ตองการเปิ ด ้ 1. คลิกปุ่ ม Start > My Computer 3. ดับเบิลคลิกโฟลเดอร์หรื อไฟล์ขอมูลที่ตองการเปิ ด ้ ้ การเรียกใช้ งาน My Computer

6การทางานกับหน้ าต่ างโปรแกรม วินโดวส์ ( Windows ) หมายถึงหน้าต่างหรื อจอภาพของโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งที่เราเรี ยกขึ้นมาซึ่ งในหน้าจอหนึ่ง ๆ สามารถเปิ ดขึ้นมากี่โปรแกรมก็ได้ และเมื่อเปิ ดหลายโปรแกรมจึงมีหลายวินโดวส์หลังจากเปิ ดขึ้นมาแล้วเราก็สามารถจัดการกับวินโดวส์เหล่านั้น ่ได้ไม่วาจะเป็ นการควบคุมวินโดวส์ การปรับขนาดของวินโดวส์ การเคลื่อนย้ายวินโดวส์ การจัดเรี ยงวินโดวส์ ซึ่ งมีข้ นตอนการจัดการโดย ัแยกเป็ นประเภทดังนี้ ปุ่ มควบคุมวินโดวส์ ปุ่ ม ชื่อปุ่ ม ผลของการใช้ งาน เป็ นปุ่ มสาหรับยุบโปรแกรมซ่อนเป็ นไอคอนเล็ก ๆ อยู่ แถบงานหรื อทาสก์บาร์ ในช่วงเวลาที่ไม่ตองการ ้ ปุ่ มยุบ ( Minimize ) ใช้งาน โดยเมื่อใดที่ใช้งานก็นาเมาส์ไปคลิกที่ไอคอน นั้นก็เปิ ดเป็ นวินโดวส์ เป็ นปุ่ มสาหรับย่อหรื อคืนขนาดวินโดวส์ให้มีขนาด ปุ่ มย่อหรื อคืนขนาด ( Restore ) เท่า เดิมก่อนหน้าการยุบ (Minimize) หรื อขยาย (Maximize) เป็ นปุ่ มสาหรับขยายวินโดวส์ให้มีขนาดใหญ่ที่สุด ปุ่ มขยาย ( Maximize ) หรื อเต็มหน้าจอภาพ เป็ นปุ่ มสาหรับปิ ดวินโดวส์เมื่อเลิกการใช้งาน หรื อ ปุ่ มปิ ด ( Close ) กรณี เป็ นวินโดวส์ของโปรแกรมก็จะเป็ นการปิ ด โปรแกรม เพื่อเลิกทางานนันเอง ่การปรับขนาดของวินโดวส์ เราสามารถปรับขนาดของวินโดวส์ได้ตามความต้องการ นอกเหนือจากปุ่ มย่อหรื อปุ่ มขยายวินโดวส์วธีการนาพอยเตอร์ ของเมาส์ไป ิ ่ ัยัง บริ เวณขอบของวินโดวส์ สัญลักษณ์ของพอยเตอร์จะเปลี่ยนเป็ นลูกศร 2 หัวตามหมายเลข 1.- 8. ในรู ปแบบที่แตกต่างกันขึ้นอยูกบตาแหน่งที่อยู่ ของพอยเตอร์ ไปตามทิศทางของหัวลูกศรเพื่อที่จะย่อหรื อขยาย ดังรู ป

7 การปรับขนาดของวินโดวส์ 1. นาพอยเตอร์ไว้ตามหมายเลข 2. หรื อ 6. แล้วลากขึ้นบนหรื อลงล่างตามหัวลูกศร จะเป็ นการย่อขยายในแนวตั้ง 2. นาพอยเตอร์ไว้ตามหมายเลข 4. หรื อ 8. แล้วลากขึ้นบนหรื อลงล่างตามหัวลูกศร จะเป็ นการย่อขยายในแนวนอน 3. นาพอยเตอร์ไว้ตามหมายเลข 1. หรื อ 3. หรื อ 5. หรื อ 7. แล้วลากไปในแนวทแยงตามหัวลูกศรจะเป็ นการย่อขยายในแนวตั้ง และแนวนอนเป็ นระยะที่เท่า ๆ กันการเคลือนย้ายและการจัดเรียงวินโดวส์ ่ หลังจากที่ได้ปรับขนาดของวินโดวส์ไปแล้ว ในบางครั้งอาจมีความจาเป็ นต้องการเคลื่อนย้ายวินโดวส์เช่นการคัดลอกข้อมูลด้วยเมาส์ในการแดรกไฟล์มีความจาเป็ นที่จะต้องเห็นทั้งสองวินโดวส์ ซึ่ งการเคลื่อนย้ายนั้นทาไม่ยากมีข้ นตอน ดังนี้ ั 1. นาพอยเตอร์ของเมาส์ไปวางบนแถบชื่อเรื่ อง ( Title bar ) พอยเตอร์จะมีสัญลักษณ์เป็ น 2. หลังจากนั้นแดรกเมาส์ หรื อคลิกเมาส์แล้วลาก ่ 3. นอกจากการย้ายวินโดวส์แล้ว เรายังสามารถจัดเรี ยงวินโดวส์โดยอัตโนมัติ อย่างรวดเร็ ว ด้วยการคลิกเมาส์ปุ่มขวามือบริ เวณที่วา งบนแถบงานหรื อทาสก์บาร์ จะปรากฏเมนูลด ( ShortCut Menu ) ัการสร้ างโฟลเดอร์ ใหม่ สามารถทาการสร้ างโฟลเดอร์ เพือใช้ ในการเก็บไฟล์ได้ ดังนี้ ่ 1. เลือกไดร์ ฟหรื อโฟลเดอร์ ที่ตองการสร้างโฟลเดอร์ ใหม่ ้ 2. ่ คลิกเมาส์ขวาบริ เวณพื้นที่วาง > New > Folder 3. ่ หรื อคลิกที่คาสั่ง Make a new folder ในหน้าต่าง File and Folder Tasks ซึ่ งแสดงอยูทางด้านซ้ายของ Windows 4. เมื่อได้โฟลเดอร์ ใหม่หนึ่งโฟลเดอร์ ให้ทาการตั้งชื่อโฟลเดอร์ ตามความเหมาะสมกับงานของผูใช้ ้การคัดลอกไฟล์ และโฟลเดอร์สามารถทาการคัดลอกไฟล์และโฟลเดอร์ ไปเก็บยังตาแหน่ งที่ต้องการได้ ดงนี้ ั 1. เลือกไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่ตองการคัดลอก ้ 2. คลิกที่คาสั่ง Copy this file ที่หน้าต่าง File and Folder Tasks จากเมนูทางด้านซ้ายของ Windows 3. ปรากฏหน้าต่าง Copy Items ขึ้นมาเพื่อให้ผใช้เลือกตาแหน่งที่จะวาง ู้ 4. คลิกที่ปุ่ม 5. หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ เพิ่มขึ้นมาใหม่ ให้คลิกปุ่ ม โฟลเดอร์ ท่ีสร้างขึ้นมาใหม่ ใหม่ ก Make New Folder 5. คลิ เพื่อสร้ างโฟลเดอร์ ใหม่

8การย้ ายไฟล์ และโฟลเดอร์ การใช้คาสั่ง Copy เพื่อทาการคัดลอกไฟล์ไปยังตาแหน่งอื่นที่ตองการนั้น ไฟล์ตนฉบับจะยังคงอยู่ ณ ตาแหน่งเดิม หากผูใช้ ้ ้ ้ต้องการย้ายไฟล์หรื อโฟลเดอร์ ไปยังตาแหน่งใหม่ สามารถทาได้ตามขั้นตอนดังนี้ 1. เลือกไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่ตองการย้ายตาแหน่ง ้ 2. คลิกคาสั่ง Move this file ในหน้าต่าง File and Folder Tasks จากเมนูทางด้านซ้ายของ Windows 3. ปรากฏหน้าต่าง Move Item เพื่อให้ผใช้เลือกตาแหน่งที่จะวาง ู้ 4. คลิกที่ปุ่ม 5. หากต้องการสร้างโฟลเดอร์สาหรับเก็บไฟล์ข้ ึนมาใหม่ให้คลิกปุ่ มการเปลียนชื่อไฟล์ และโฟลเดอร์ ่ เราสามารถเปลียนชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ เพือให้ สื่อความหมาย และไม่ ซ้ากับไฟล์หรือโฟลเดอร์ อนได้ ดงนี้ ่ ่ ื่ ั 1. เลือกไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่ตองการเปลี่ยนชื่อ ้ 2. คลิกที่คาสั่ง Rename this file ที่หน้าต่าง File and Folder Tasks จากเมนูทางด้านซ้ายของ Windows 3. พิมพ์ชื่อไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่ตองการ ้ 1. เลือกไฟล์ หรื อโฟลเดอร์ ที่ต้องการเปลี่ยนชื่ อ 2. คลิกเลือกคาสั่ ง Rename this file ขั้นตอนการเปลียนชื่อไฟล์ ่การจัดเรียงไฟล์ และโฟลเดอร์ เราสามารถทีจะทาการจัดเรียงไฟล์หรือโฟลเดอร์ ต่าง ๆ ให้ เป็ นระเบียบเพือสะดวกต่ อการค้ นหาหรือเรียกใช้ งาน ได้ ด้วยวิธีการ ่ ่ดังนี้ 1. คลิกเมาส์ขวาบริ เวณพื้นที่วาง > Arrange Icons By ่ 2. เลือกรู ปแบบการจัดเรี ยง โดยมีคาสั่งให้เลือกดังนี้

9  Name : กาหนดการจัดเรี ยงไอคอนตามชื่อ  Size : กาหนดการจัดเรี ยงไอคอนตามขนาดของไฟล์  Type : กาหนดการจัดเรี ยงไอคอนตามชนิดของไฟล์  Modified : กาหนดการจัดเรี ยงไอคอนตามวัน/เวลาที่แก้ไขไฟล์ครั้งล่าสุ ด  Auto Arrange : กาหนดการจัดเรี ยงไอคอนโดยอัตโนมัติ  Align to Grid : กาหนดการจัดเรี ยงไอคอนตามแนวเส้นกริ ด  Show in Groups : กาหนดการจัดเรี ยงไอคอนตามกลุ่มตัวอักษรที่นาหน้าชื่อไฟล์ 1. คลิกเมาส์ ขวา > Arrange Icons By 2 คลิกเลือกคาสั่ งการจัดเรี ยงที่ต้องการ แสดงการใช้ คาสั่ งในการจัดเรียงไอคอนการลบไฟล์ และโฟลเดอร์ ขั้นตอนในการลบไฟล์หรือโฟลเดอร์ มีดงนี้ั 1. เลือกไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่ตองการลบ ้ 2. คลิกคาสั่ง Delete this file ในหน้าต่าง File and Folder Tasks จากเมนูทางด้านซ้ายของ Windows 3. ปรากฏหน้าต่าง Confirm File Delete  : ยืนยันการลบไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่เลือกไว้  : ยกเลิกการลบไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่เลือกไว้ 4. ไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่ลบจะถูกเก็บไว้ใน Recycle Binการกู้ไฟล์ และโฟลเดอร์ ทถูกลบจาก Recycle Bin ี่ เมือลบไฟล์หรือโฟลเดอร์ ใด ๆ ทิงไปนั้น ในกรณีไฟล์ ทถูกลบยังอยู่ใน Recycle Bin หากผู้ใช้ ต้องการทีจะนาไฟล์ น้ันกลับมาใช้ งานอีก ่ ้ ี่ ่ครั้งหนึ่ง สามารถทาได้ ด้วยวิธีการดังนี้ 1. ดับเบิลคลิกที่ บนเดสก์ทอป ็

10 2. จะปรากฏหน้าต่าง Recycle Bin คลิกที่คาสั่ง Restore all items ที่หน้าต่าง Recycle Bin Tasks จากเมนูทางด้านซ้าย ทุกไฟล์ที่ ่ ่ อยูใน Recycle Bin จะกลับคืนไปอยูตาแหน่งเดิม 3. หากต้องการกูเ้ ฉพาะบางไฟล์ ให้คลิกไฟล์ที่ตองการกูคืน ้ ้ 4. คลิกที่คาสั่ง Restore this items ที่หน้าต่าง Recycle Bin Tasks จากเมนูทางด้านซ้าย 5. ไฟล์ที่เลือกก็จะถูกกูกลับคืนไปอยูตาแหน่งเดิม ้ ่ 1. ดับเบิลคลิกที่ Recycle Bin 2. คลิกที่ คาสั่ ง Restore all items ขั้นตอนการกู้คนไฟล์ ท้งหมดใน Recycle Bin ื ั 3. คลิกไฟล์ ที่ต้องการกู้ คืน 4. คลิกเลือก Restore this item ขั้นตอนการกู้คนไฟล์ ทเี่ ลือก ืการลบไฟล์ และโฟลเดอร์ ทอยู่ใน Recycle Bin ี่ ไฟล์หรือโฟลเดอร์ ต่าง ๆ ทีลบไปนั้นจะถูกนามาเก็บไว้ ที่ Recycle Bin ผู้ใช้ สามารถทีจะลบไฟล์ ต่างๆ ใน Recycle Bin ทิง ไฟล์ ทถูก ่ ่ ้ ี่ลบทิงจะหายไปจากเครื่องและไม่ สามารถทีจะทาการกู้คนได้ อก ซึ่งมีวธี การดังนี้ ้ ่ ื ี ิ

111. ดับเบิลคลิกที่ บนเดสก์ทอป ็2. ปรากฏหน้าต่าง Recycle Bin คลิกคาสั่ง Empty the Recycle Bin ที่หน้าต่าง Recycle Bin Tasks จากเมนูทางด้านซ้าย 1. ดับเบิลคลิกที่ Recycle Bin การเริ่มต้ นการใช้ งาน Recycle Bin 2. คลิกเลือก Empty the Recycle Bin ขั้นตอนการลบไฟล์ออกจาก Recycle Bin3. ่ ้ ทุกไฟล์ที่อยูใน Recycle Bin จะถูกลบออกจากเครื่ อง และไม่สามารถทาการกูคืนไฟล์ได้อีก4. หรื อ คลิกขวาที่ บนเดสก์ทอป > Empty Recycle Bin ็5. ปรากฏหน้าต่าง Confirm Multiple File Delete เพื่อยืนยันการลบไฟล์ท้ งหมดออกจากเครื่ อง ั6. ที่หน้าต่าง Confirm Multiple File Delete  : ยืนยันการลบไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่เลือกไว้  : ยกเลิกการลบไฟล์หรื อโฟลเดอร์ที่เลือกไว้

12การค้ นหาไฟล์ และโฟลเดอร์ ขณะทางานอยู่ใน Windows หากต้ องการทีจะทาการค้ นหาไฟล์อย่างรวดเร็ว สามารถทาได้ ด้วยวิธีการดังนี้ ่ 1. คลิกปุ่ ม จากหน้าต่าง Windows 2. ปรากฏหน้าต่าง Search Companion ทางด้านซ้ายของ Windows โดยมีรายการให้เลือกค้นหาดังนี้  Pictures, music, or video : กาหนดให้คนหาไฟล์รูปภาพ, เพลง หรื อ ไฟล์วิดีโอ ้  Documents ( word processing , spreadsheet , etc , ) : กาหนดให้คนหาไฟล์เอกสารต่างๆ ้  All files and folders : กาหนดให้คนหาไฟล์ทุกประเภท ้  ่ Computers or people : กาหนดให้คนหาผูใช้คนอื่นที่อยูในระบบ ้ ้  Search the Internet : กาหนดให้คนหาข้อมูลผ่านอินเทอร์ เน็ต ้  Change preferences : กาหนดให้เลือกหรื อเปลี่ยนแปลงผูช่วย ้ 3. เช่น ต้องการที่จะค้นหาไฟล์เพลง ให้คลิกรายการ Pictures, music, or video จากเมนูดานซ้าย ้ 4. คลิกเครื่ องหมายถูกหน้า Music 5. คลิกปุ่ ม 6. โปรแกรมจะทาการค้นหาไฟล์ที่ได้กาหนดไว้ 7. จะปรากฏไฟล์ที่กาหนดให้คนหา ทางด้านขวาของหน้าต่าง Windows ้ 1. คลิกปุ่ ม Search 2. คลิกเลือกรู ปแบบไฟล์ ที่ต้องการการค้ นหา 3. เช่ น คลิกเพื่อค้ นหาไฟล์ เพลง

13 ขั้นตอนการเลือกกลุ่มรู ปแบบไฟล์ ทต้องการ ี่ 6. โปรแกรมกาลังทาการค้ นหาไฟล์ 4. เลือกประเภทไฟล์ ที่ต้องการค้ นหา5. คลิกปุ่ ม Search เพื่อเริ่ มค้ นหาไฟล์ ขั้นตอนการค้ นหาไฟล์ 7. แสดงไฟล์ ที่ได้ จากการค้ นหา แสดงไฟล์ทได้ จากการค้ นหา ี่

14 บทที่ 2 การใช้ Microsoft Wordขั้นตอนการเข้ าสู่ โปรแกรม Microsoft Word ่ ่ โปรแกรม Microsoft Word เป็ นโปรแกรมประเภท Word Processor ( ประมวลคา ) และอยูในกลุมโปรแกรมMicrosoft Officeการใช้งาน Microsoft Word จะใช้งานด้านเอกสาร การพิมพ์ ออกแบบข้อความ หรื อสิ่ งพิมพ์ต่าง ๆ ซึ่ งมีข้ นตอนการเข้าสู่ โปรแกรม เพื่อ ัเรี ยกใช้งาน ดังนี้  เปิ ดคอมพิวเตอร์ เข้ าสู่ ระบบปฏิบัตการของวินโดว์ ิ โดยหน้าจอคอมพิวเตอร์ ที่เข้าสู่ ระบบปฏิบติการแล้วพร้อมในการทางาน ั  ใช้ เมาส์ เลือนตาแหน่ งคลิกที่ Start Button เพือเลือกคาสั่ งในการเข้ าโปรแกรม ่ ่ ่ แสดงกล่องคาสั่งที่อยูใน Start Menu  ใช้ เมาส์ เลือนตาแหน่ งคลิกที่ Program เพือเลือกคาสั่ งในการเข้ าโปรแกรม ่ ่ ่ เมื่อเลือกไปที่ Program จะปรากฏเมนูยอยให้เลือกต่อไปอีก  ใช้ เมาส์ เลือนตาแหน่ งคลิกที่ Microsoft Word เพือเข้ าโปรแกรม ่ ่ส่ วนประกอบจอภาพของโปรแกรม Title bar Menu bar Standard toolbar Formatting toolbar Ruler Task pane Vertical Document scroll bar Window View button Status bar Horizontal Ruler

15 ในการทางานกับโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดควรจะต้องเริ่ มเรี ยนรู ้ส่วนประกอบจอภาพของหน้าต่างโปรแกรมเพื่อประโยชน์ในการทางานทาให้การใช้งานมีประสิ ทธิ ภาพมากที่สุดส่ วนประกอบบางอย่างจะมีลกษณะและวิธีการใช้งานที่เหมือนกับ โปรแกรมใน ัMicrosoft Office โปรแกรมอื่น ๆ ทาให้ผใช้สามารถนาไปใช้งานกับโปรแกรม Microsoft Office อื่นได้ดวย ู้ ้ส่ วนประกอบต่ างๆของหน้ าต่ างโปรแกรม ส่ วนประกอบ คาอธิบาย Title Bar แสดงสัญลักษณ์ของโปรแกรม ชื่อของโปรแกรม ชื่อเอกสารไฟล์และปุ่ มควบคุมหน้าต่าง Menu Bar แถบเมนูคาสั่งใช้ในการเลือกคาสั่งเพือกาหนดการทางานกับข้อมูลหรื อเอกสาร Standard Toolbar แถบเครื่ องมือคาสั่งมาตรฐานใช้เลือกคาสั่งในการทางานเหมือนกับการใช้เมนูคาสั่งโดยแถบ เครื่ องมือนี้จะปรากฏกับทุก Office โปรแกรม Formatting Toolbar แถบเครื่ องมือคาสั่งในการจัดรู ปแบบเอกสารหรื อข้อมูลใช้เลือกคาสั่งในการทางานเหมือนกับการ ใช้เมนูคาสั่ง Ruler ไม้บรรทัดใช้กาหนดระยะต่างๆในการทางานกับหน้าเอกสาร Task Pane สถานะการทางานของโปรแกรมโดยผูใช้สามารถเรี ยกคาสั่งจัดการจากหน้าต่างงานนี้ได้โดยตรง ้ เลย Document Window บริ เวณที่ใช้ในการสร้างงาน View Button แสดงปุ่ มที่ใช้กาหนดมุมมองในการทางานของเอกสาร Scroll Bars แถบเลื่อนจอภาพซึ่ งจะทั้งแนวตั้งและแนวนอน Status Bars ่ ใช้แสดงสถานะการทางานกับหน้าเอกสารที่กาลังทางานอยูและยังใช้กาหนดสถานะของการใช้ แป้ นพิมพ์กบเอกสารที่ทางานอยู่ ั และเมื่อได้ทราบถึงตาแหน่งส่ วนประกอบต่างๆแล้วว่าประกอบด้วยอะไรบ้างและทาหน้าที่อะไรในส่ วนต่อไปจะกล่าวถึ งหน้าที่และวิธีการใช้งานอย่างละเอียดการใช้ งานเมนูคาสั่ ง ( Menu Bar ) การเลือกเพื่อกาหนด การแสดงเมนูทุกเมนู

16เมนูคาสั่ งทีใช้ งานในโปรแกรมไมโครซอฟท์ เวิร์ด ่เมนู หลักการทางานFile การทางานกับแฟ้ มข้อมูลต่างๆ เช่นการบันทึก การเปิ ด การปิ ด การสร้างไฟล์ใหม่ เป็ นต้นEdit การทางานเกี่ยวกับการเลือก การคัดลอก การเคลื่อนย้าย การลบข้อมูลView การทางานเกี่ยวกับการกาหนดมุมมองในการทางานในหน้าเอกสารInsert การทางานเกี่ยวกับการแทรกสิ่ งที่จะนามาใช้งานร่ วมกับเอกสารในโปรแกรม เช่นภาพFormat การทางานเกี่ยวกับการจัดรู ปแบบเอกสาร ตัวอักษร เส้น พื้น และรู ปแบบอื่นในการทางานTools การทางานเกี่ยวกับการจัดการกับคุณสมบัติและการตรวจสอบตัวสะกด คาผิด-ถูกTable การทางานเกี่ยวกับตารางWindow การทางานเกี่ยวกับหน้าต่างไฟล์ต่างๆที่เปิ ดขึ้นมาใช้งาน เช่นการ เรี ยงหน้าต่าง การสลับHelp การทางานเกี่ยวกับการขอความช่วยเหลือในการทางานกับไมโครซอฟท์เวิร์ดการใช้ งานแถบเครื่องมือคาสั่ ง ( Toolbars ) คลิกเพื่อแสดงแถบเครื่ องมือที่ ซ่อนอยูในแถบ แถบเครื่ องมือมาตรฐาน แถบเครื่ องมือรู ปแบบ แถบเครื่ องมือรู ปแบบ ตัวอย่าง แถบเครื่ องมือใน การสร้างเอกสาร ใหม่คลิกเพื่อ สร้างเอกสารใหม่ แสดงชื่อของเครื่ องมือ File -- New

17 ในการทางานกับแถบเครื่ องมือนั้นผูใช้สามารถกาหนดสถานะการแสดงผลของแถบเครื่ องมือและยังสามารถเคลื่อนย้าย เพิ่ม ้ยกเลิกแถบเครื่ องมือและเมื่อต้องการใช้งานก็สามารถคลิกใช้งานคลิกใช้งานได้ทนทีที่มีการทางานกับเครื่ องมือนั้นๆโดยแถบเครื่ องมือที่ ัใช้งานและจะปรากฏอยูดานบนจอภาพตลอดเวลาเมื่อเขาสู่ โปรแกรมมี ดวยกันอยู่ 2 ส่ วน คือ ่ ้ ้ - แถบเครื่ องมือมาตรฐาน - แถบเครื่ องมือจัดรู ปแบบ นอกจากการทางานแล้วการแสดงหรื อยกเลิกแถบเครื่ องมือก็มีความจาเป็ นเช่นเดียวกัน โดยการแสดงหรื อยกเลิกแถบเครื่ องมือนั้นมีวธีการทาได้หลายแบบ ดังนี้ ิ 1. การทางานโดยใช้ เมนูคาสั่ ง - เลือกเมนู View - เลือก Toolbars - เลือกชื่อแถบเครื่ องมือที่ตองการแสดงหรื อยกเลิก ้ 2. การใช้ การคลิกปุ่ มของขวาเมาส์ - คลิกขวาที่บนแถบเครื่ องมือตัวใดๆ - เลือกชื่อแถบเครื่ องมือที่ตองการแสดงหรื อยกเลิกและการทางานอีกประการของแถบเครื่ องมือคือการที่ผใช้สามารถ ้ ู้ เคลื่อนย้ายแถบเครื่ องมือไปวางยังตาแหน่งอื่นๆได้โดยการ Drag ที่บริ เวณด้านซ้ายสุ ดของแถบเครื่ องมือแล้วลากไป วางตาแหน่งที่ตองการดังรู ป ้ รายชื่อแถบเครื่ องมือทั้งหมดที่ใช้งานใน โปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด

18การกาหนดขอบเขตการทางาน (Margin) - คลิกที่เมนู File - คลิกที่คาสั่ง Page Setup - ปรากฏ Dialog Box - กาหนดรายละเอียด ได้แก่ กั้นหน้า กั้นหลัง ขอบบน ขอบล่าง ( Margin ) แนว การวางกระดาษ ( Orientation ) - กาหนดรายละเอียดของกระดาษ ขนาดกระดาษ ( Paper Size ) - การกาหนดสถานะการวางหน้ากระดาษ ( Layout ) การกาหนดรายละเอียดขอบเขตกระดาษ การกาหนดรายละเอียดรู ปแบบกระดาษ การกาหนดรายแนวการวางกระดาษการกาหนดมุมมองในการทางานบนหน้ ากระดาษ - คลิกที่เมนู View - เลือกคาสั่งในการกาหนดมุมมองในการทางาน - Normal View การแสดงมุมมองเพื่อการทางานพิมพ์ แก้ไข จัดรู ปแบบ - Web Layout การแสดงมุมมองเพื่อการทางานร่ วมกับ Web Browser - Print Layout การแสดงมุมมองเพื่อทางานกับเอกสารที่จะพิมพ์ และแก้ไขเอกสาร - Outline การแสดงมุมมองเพื่อทางานเป็ นแบบโครงงานลาดับตามหัวข้อ Normal View Web Layout

19 Print View Outline Viewการทางานกับคีย์ลดและการใช้ เมนูลดจากเมาส์ ั ั Ctrl + Key Short Cut Menu ้ ่ การทางานต่างๆในโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดนั้นสิ่ งที่ตองถูกนามาใช้งานอยูตลอดเลยคือ คียลดหรื อ เมนูลด ที่สามารถ ์ั ัแสดงได้ท้ งจากแป้ นพิมพ์ หรื อ การใช้เมาส์นนก็คือ การเรี ยกคาสั่งที่เป็ นของงานหรื อวัตถุที่กาลังถูกเลือกหรื อบริ เวณที่ ตวชี้เมาส์ทางานอยู่ ั ั่ ัโดยการทางานมี ดังนี้ 1. การใช้เมนูลดจากเมาส์ ั - เลือกข้อความ หรื อ วัตถุ นาตัวชี้เมาส์ไปวางที่ตาแหน่งที่จะเรี ยกเมนูคาสั่งลัด - คลิกขวาเมาส์ให้ปรากฏกล่องคาสั่งเมนูลด ั - คลิกเลือกคาสังในเมนู ่ 2. การใช้คียลดจากเมาส์ ์ั - กดแป้ น Ctrl หรื อ Alt บนแป้ นพิมพ์ - กดอักษรที่เป็ นทางลัดในการใช้คาสั่งที่ตองการ ( โดยผูใช้ดูคียที่สามารถใช้เรี ยกคาสั่ง ้ ้ ์ ได้จากในเมนูบาร์หลังคาสั่งที่ตองการทางาน ) ้

20ตารางตัวอย่างคีย์ลดในการทางาน : ัคีย์แป้ นพิมพ์ คาอธิบาย<Ctrl> + <C> คาสั่งคัดลอกจากเมนู Edit เลือก Copy<Ctrl> + <X> คาสั่งเคลื่อนย้ายจากเมนู Edit เลือก Cut<Ctrl> + <V> คาสั่งวางข้อมูลจากที่พกข้อมูลจากเมนู Edit เลือก Paste ั<Ctrl> + <B> ั คาสั่งจัดรู ปแบบให้กบตัวอักษรมีความหนาทึบ<Ctrl> + <S> คาสั่งบันทึกจากเมนู File เลือก Save<Ctrl> + <P> คาสังพิมพ์ออกทาง Printerจากเมนู File เลือก Print ่<Ctrl> + <N> คาสั่งเปิ ดไฟล์เอกสารใหม่จากเมนู Edit เลือก Copy<Ctrl> + <A> คาสั่งการเลือกเอกสารหรื อวัตถุท้ งหมดจากเมนู Edit เลือก Select All ั<Ctrl> + <Z> ่ คาสั่งยกเลิกการใช้งานที่ผานมาจากเมนู Edit เลือก Copy<Ctrl> + <End> คาสั่งในการเลื่อนเคอร์ เซอร์ ไปยังตาแหน่งจุดสิ้ นสุ ดการพิมพ์<Ctrl> + <Home> คาสั่งในการเลื่อนเคอร์ เซอร์ ไปยังตาแหน่งจุดเริ่ มต้นการพิมพ์<Ctrl> + <F>/<H>/</G> คาสั่งในการค้นหา แทนที่ การไปเลือกทางานตาแหน่งที่ระบุการสร้ างเอกสารใหม่ , การปิ ดเอกสาร, การพิมพ์เอกสาร Figure1 Figure2 Figure3การสร้ างเอกสารใหม่ การเริ่ มต้นทางานกับเอกสารการพิมพ์ เอกสารเว็บเพจ เอกสารจดหมายอิเล็คทรอนิคส์ใหม่หลังจากที่เข้าโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดแล้วผูใช้จะสามารถเปิ ดเอกสารใหม่ได้จาก 2 ตาแหน่งด้วยกันได้แก่ ้เมนูคาสั่ง - คลิกเมนู File - เลือกคาสั่ง New - ปรากฏตัวเลือกใน Task Pane ในการกาหนดค่าการเปิ ดไฟล์

21เครื่องมือคาสั่ง - คลิกเครื่ องมือคาสั่ง New File - จะได้หน้าเอกสารสาหรับการพิมพ์ข้ ึนใหม่การปิ ดเอกสารหลังการทางานหรือยกเลิกการใช้ งานจากปุ่ มควบคุมจอภาพ - คลิกที่ Close Box ที่มุมขวาบนของจอภาพ - ปรากฏ Dialog Box ยืนยันการปิ ดโปรแกรมหรื อเอกสาร - คลิกเลือกปุ่ มที่จะเลือกทางานกับการปิ ดไฟล์จากเมนูคาสั่ง - คลิกที่เมนู File - เลือกคาสั่ง Close ( เพื่อการปิ ดไฟล์เอกสาร ) หรื อ เลือกคาสั่ง Exit ( เพื่อเป็ นการปิ ดโปรแกรม ) ปิ ดไฟล์เอกสาร ปิ ดโปรแกรมการแทรกและลบข้ อความ Delete ใช้ลบตัวอักษร เลือกตาแหน่งใน ในการพิมพ์ การพิมพ์ Backspace

22การแทรกตาแหน่ งที่จะพิมพ์ข้อความ - เลื่อนตาแหน่งเคอร์ เซอร์ ดวยลูกศรสี่ ทิศที่แป้ นพิมพ์หรื อใช้เมาส์วาง I-Beamในการคลิกกาหนดตาแหน่งในการพิมพ์ ้ - กาหนดภาษาในการพิมพ์ ( EN / TH ) - พิมพ์ตวอักษรลงตาแหน่งที่แสดงเคอร์ เซอร์ ไว้ ัการลบตัวอักษรในการทางานพิมพ์ - เลื่อนตาแหน่งเคอร์ เซอร์ ไปตาแหน่งที่ลบข้อความ - กดปุ่ ม Delete จะลบตัวอักษรทางด้านขวาของเคอร์เซอร์ หรื อ กดปุ่ ม Backspace จะลบตัวอักษรทางด้านซ้ายเคอร์เซอร์การเลือนเคอร์ เซอร์ ่ การทางานกับการพิมพ์ขอมูลเมื่อต้องการพิมพ์ผใช้ตองเลื่อนตาแหน่ง เคอร์ เซอร์ ไปยังตาแหน่งที่จะพิมพ์ซ่ ึ งการเลื่อนตาแหน่ง ้ ู้ ้เคอร์ เซอร์ น้ นสามารถทาได้ตามวิธีดงนี้ ั ั 1. Mouse ( Click Position ) - คลิกตาแหน่งที่ตองการที่จะพิมพ์ให้ปรากฏเคอร์ เซอร์ ้ 2. Keyboard ( Arrow Key ) - เลื่อนเคอร์เซอร์ดวยลูกศรสี่ ทิศไปยังตาแหน่งที่จะพิมพ์ตวอักษร ้ ั 3. Keyboard ( ENTER ) - เลื่อนตาแหน่งเคอร์ เซอร์ เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ ENTER 4. Keyboard ( HOME , CTRL + HOME ) - เลื่อนตาแหน่งเคอร์ เซอร์ เพื่อไปยังตาแหน่งเริ่ มต้นบรรทัดที่ทางาน HOME - กด CTRL + HOME เลื่อนไปตาแหน่งแรกสุ ดของเอกสาร 5. Keyboard ( END , CTRL + END ) - เลื่อนตาแหน่งเคอร์ เซอร์ เพื่อไปยังตาแหน่งสุ ดท้ายของบรรทัดที่ทางาน END - กด CTRL + END เลื่อนไปตาแหน่งสุ ดท้ายของเอกสารการเปิ ดไฟล์ เอกสาร แสดงรายชื่อตาแหน่ง รายชื่อตาแหน่งห้องปัจจุบน ั ห้องทั้งหมดที่เก็บไฟล์ ที่กาลังแสดงไฟล์ ไฟล์ที่กาลังที่ถูกเลือก รายชื่อไฟล์ท้งหมดที่แสดงใน ั ห้องปจจุบนทีเลือกทางานอยู่ ั กานหนดสถานะการทางานใน การเปิ ดไฟล์หรื อยกเลิก ชื่อไฟล์ ประเภทของไฟล์ ชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ที่กาลัง ทางานในปัจจุบน ั

23 เมื่อมีการทางานกับข้อความ หรื อ เอกสารต่าง ๆ ผูใช้สามารถจะสร้างจากเอกสารใหม่ที่ผใช้สร้างขึ้นมาหรื อจะเปิ ดเอกสาร ้ ู้ ่ ่ที่มีการบันทึกขึ้นมา แก้ไขหรื อทางานต่อการสร้างเอกสารใหม่ได้ผานการเรี ยนมาในบทที่ผานมาในบทนี้จะพูดถึงขั้นตอนการเปิ ดเอกสารเก่ามาทางานดังนี้ 1. เลือกคาสัง Open จากเมนูคาสังหรื อแถบเครื่ องมือคาสัง ่ ่ ่ 2. ปรากฏ Dialog Box กาหนดค่าในการทางาน 3. กาหนดรายละเอียดในการเปิ ดไฟล์ a. Look in : กาหนดตาแหน่งที่เก็บไฟล์ ( MyDocument, A:, Folder ) b. เลือกไฟล์ที่จะเปิ ด c. คลิก Openการบันทึกไฟล์ เอกสาร ่ หลังจากที่ได้ทาการสร้างงานในเอกสารแล้วผูใช้อาจจะต้องนาเอกสารนี้กลับมาใช้ภายหลังไม่วาจะเป็ นการแก้ไข เพิ่มเติม ลบทิ้ง ้กระจายเผยแพร่ เอกสารฉะนั้นการที่จะสามารถทาเช่นนั้นได้จะต้องมีการบันทึกไฟล์เอกสารนั้นไว้ก่อนที่ นามาใช้ใหม่ได้อีกครั้งโดยขั้นตอนและวิธีการที่เป็ นการบันทึกแบบมาตรฐานมี ดงนี้ ั 1. คลิกเมนูไฟล์ เลือกคาสั่ง ในการบันทึกซึ่ งคาสั่งที่ใช้ในการบันทึกมีดงนี้ั a. Save : เลือกคาสังนี้เพื่อทาการบันทึกหรื อบันทึกทับไฟล์เอกสารเดิม ่ b. Save As : เลือกคาสั่งนี้เพื่อบันทึกเป็ นไฟล์ใหม่เสมอไม่ทบไฟล์เดิม ั c. Save as Web Page : เลือกคาสั่งนี้เพื่อบันทึกไฟล์ให้เป็ นเว็บเพจ d. Version : เลือกคาสั่งนี้เพื่อการบันทึกไฟล์ในแบบกาหนดเวอร์ ชนในการบันทึก ั่ หรื อเลือกแถบเครื่ องมือในการบันทึก Save Toolbar เพื่อการบันทึกทับไฟล์เดิมเพียงอย่างเดียว 2. ระบุตาแหน่งที่จะใช้เก็บไฟล์ที่จะบันทึก ( Save in ) 3. กาหนดชื่อของไฟล์งานที่จะบันทึก 4. กาหนดประเภทของไฟล์ในการบันทึ ก 5. คลิกที่ปุ่มทางาน

24การดูเอกสารก่ อนพิมพ์ การทางานกับเอกสารงานพิมพ์ต่างๆผูใช้สามารถดูเอกสารก่อนที่จะทาการพิมพ์โดยขั้นตอนการต่าง ๆ มีดงนี้ ้ ัการดูเอกสารก่ อนพิมพ์ 1. คลิกเมนู File เลือกคาสั่ง Print Preview หรื อคลิกที่แถบเครื่ องมือ 2. ปรากฏหน้าต่างการแสดงไฟล์ก่อนการพิมพ์โดยสามารถทางานดังนี้ a. คลิกสังพิมพ์จาก Print Tool ่ b. สลับการทางานระหว่าง Layout กับ Preview โดย Magnify c. การแสดง Preview แบบ 1 หน้า โดย One Page Tool d. การแสดง Preview แบบหลายหน้าโดย Multiple Page Tool e. การกาหนดมุมมองในการแสดง Preview โดย Zoom Tool f. การแสดงไม้บรรทัดบนหน้าจอ Preview โดย View Ruler Tool g. การแสดงหน้ากระดาษแบบพอดีจอภาพใน 1 หน้า โดย Shrink to fit h. การแสดงมุมมองแบบเต็มจอภาพ โดย Full Screen Tool i. การปิ ดการแสดงมุมมองแบบ Preview โดย Close Toolการตัดข้ อความและการวางข้ อความในเอกสาร เลือกข้อความที่ตองการตัดเคลื่อนย้าย ้ คลิก จากแถบเครื่ องมือ กาหนดตาแหน่งที่จะวางข้อความที่ตดมา ั

25 คลิก จากแถบเครื่ องมือการคัดลอกข้ อความและการวางข้ อความในเอกสาร เลือกข้อความที่ตองการคัดลอก ้ คลิก จากแถบเครื่ องมือ กาหนดตาแหน่งที่จะวางข้อความที่ตดมา ั คลิก จากแถบเครื่ องมือตารางการใช้ คาสั่งในการตัด การคัดลอก และการวางข้ อความ คาสั่ งตัด <Cut> คาสั่ งวาง <Paste> Menu Edit  Cut Menu Edit Paste คลิก ในแถบเครื่ องมือ คลิก ในแถบเครื่ องมือ คลิกขวาที่ในแถบสี ดาที่คลุมข้อความ  Cut คลิกขวาตาแหน่งที่จะวางข้อความ  Cut <Ctrl> + X <Ctrl> + V คาสั่ งคัดลอก <Copy> คาสั่ งวาง <Paste> Menu Edit  Copy Menu Edit Paste คลิก ในแถบเครื่ องมือ คลิก ในแถบเครื่ องมือ คลิกขวาที่ในแถบสี ดาที่คลุมข้อความ  Copy คลิกขวาตาแหน่งที่จะวางข้อความ  Copy <Ctrl> + C <Ctrl> + Vการแทรกข้ อความและสั ญลักษณ์ พเิ ศษขั้นตอนการทางาน  วางเคอร์ เซอร์ เลือกตาแหน่งที่จะแทรกข้อความและสัญลักษณ์พิเศษ  คลิกเมนู Insert  เลือกคาสั่ง Symbol…การแทรก Symbol  คลิกป้ าย Symbol  คลิกเลือก Font ที่จะใช้สัญลักษณ์

26  เลือกแบบสัญลักษณ์การแทรก Special Character คลิกป้ าย Special Character คลิกเลือก Font ที่จะใช้สัญลักษณ์  เลือกแบบสัญลักษณ์การจัดรู ปแบบข้ อความและย่ อหน้ าการจัดรู ปแบบตัวอักษรจากแถบเครื่องมือ แถบสี ตวอักษร ั Style ตัวอักษร รู ปแบบตัวอักษร การจัดตาแหน่งตัวอักษร สี ตวอักษร ัStyle: รู ปแบบของตัวอักษรที่โปรแกรมกาหนดรู ปแบบต่างๆมาให้ - รู ปแบบของอักษร - รูปแบบของอักษร - รูปแบบของอ ักษรFont: รู ปแบบตัวอักษรแบบต่างๆ - Angsana New - Time New Roman - Albertus mediumFont Size: ขนาดตัวอักษร - ขนาด 12 - ขนาด 18 - ขนาด 24Font Style: รู ปแบบที่กาหนดให้ตวตัวอักษร ั - Bold หนา - Italic เอียง - Underline ขีดเส้นใต้ตวอักษร ั

27 -Alignment: การจัดรู ปแบบตาแหน่งการวางข้อความในหน้ากระดาษตาแหน่งชิดซ้าย ตาแหน่งกลาง ตาแหน่งชิดขวา ัHighlight: การสร้างแถบสี ให้กบข้อความข้อความปกติที่ไม่มีการ Highlightข้อความที่กาหนดการ Highlight ัFont Color: การกาหนดสี ให้กบตัวอักษร - ตัวอักษรสี แดง - ตัวอักษรสี นาเงิน ้ - ตัวอักษรสี ชมพูการจัดรู ปแบบหน้ ากระดาษการจัดขอบเขตหน้ ากระดาษMargin TopTop: ขอบเขตด้านบนของกระดาษBottom: ขอบเขตด้านล่างของกระดาษLeft: ขอบเขตด้านซ้ายของกระดาษ LeftRight: ขอบเขตด้านขวาของกระดาษ Gutter RightGutter: การกาหนดขอบกระดาษพิเศษเพื่อการเข้าเล่มหรื อทาปกGutter Position: ตาแหน่งในการกาหนดทิศทางขอบกระดาษพิเศษ Bottom

28การจัดหัวกระดาษและท้ ายกระดาษส่ วนประกอบเครื่องมือในการจัดรู ปแบบหัวกระดาษและท้ ายกระดาษ A B D F H J L C E G I K MA: การกาหนดข้อความอัตโนมัติในส่ วนหัวหรื อส่ วนท้ายกระดาษB: การแทรกวันที่C: การแทรกเลขหน้าD: การจัดรู ปแบบเลขหน้าE: การแทรกวันที่F: การแทรกเวลาG: การจัดรู ปแบบหน้าหระดาษH: แสดงหรื อซ่อนข้อความในเอกสารI: แสดงการเลื่อน Section ของกระดาษJ: สลับระหว่าง Header กับ FooterK: แสดงปุ่ มเลื่อนหน้ากระดาษย้อนกลับL: แสดงปุ่ มเลื่อนหน้ากระดาษไปข้างหน้าM: ปิ ดการทางานของ Header และ Footerขั้นตอนการกาหนด Header และ Footer เลือกเมนู View เลือกคาสั่ง Header and Footer ปรากฏส่ วนการแทรก Header และ Footer  ใช้แถบเครื่ องมือสร้างงานลงในส่ วน Header และ Footer  คลิก Close

29การดูเอกสารก่ อนพิมพ์ขั้นตอนการดูเอกสารก่ อนพิมพ์ สร้างงาน คลิกเมนู File เลือกคาสัง Print Preview ่ หรื อ คลิก ปรากฏผลลัพธ์ ใช้ Toolbar จัดรู ปแบบการแสดงผลของ B D G I A C E F HA: เครื่ องมือสั่งพิมพ์ออกทางเครื่ องพิมพ์B: เครื่ องมือในการย่อขยายเอกสารตัวอย่างก่อนพิมพ์C: เครื่ องมือการแสดงเอกสาร 1 หน้าD: เครื่ องมือแสดงเอกสารหลายหน้าE: เครื่ องมือกาหนดมุมมองในการแสดงเอกสารตัวอย่างF: เครื่ องมือในการแสดงหรื อซ่อนไม้บรรทัดG: เครื่ องมือในการแสดงเอกสารตัวอย่างแบบพอดี 1 หน้าH: เครื่ องมือแสดงเอกสารแบบเต็มจอภาพI: เครื่ องมือปิ ดมุมมองเอกสารตัวอย่างก่อนพิมพ์

30การทางานกับตาราง ( Table )การสร้ างตารางการสร้ างตารางจากแถบเครื่องมือ ( Draw Border ) สร้างตาราง และแก้ไขเส้น และพื้น A B C D E F G ปรับแต่งตาราง I J L O Q S K M P R NA: Draw Table เครื่ องมือวาดเส้นตารางB: Erase เครื่ องมือลบเส้นตารางที่วาดC: Line Style ใช้เลือกรู ปแบบเส้นที่สร้างD: Line Weight ขนาดของเส้น

31E: Border Color สี ของเส้นF: Line Position การกาหนดตาแหน่งเส้นในตารางG: Shading Color การกาหนดสี พ้นในพื้นที่ตาราง ืI: Insert Table เครื่ องมือในการสร้างตารางJ: Merge Cell การรวมพื้นที่Cell ในตารางK: Split Cell การแบ่งพื้นที่ Cell ในตารางL: Align text in cell การกาหนดตาแหน่งข้อความในแนวนอนภายใน CellM: Distribute Row Evenly การปรับขนาดของแถวหลายๆแถวให้มีขนาดเท่ากันN: Distribute Column Evenly การปรับขนาดของช่องแนวตั้งหลายๆช่องให้มีขนาดเท่ากันO: Table AutoFormat การกาหนดรู ปแบบตารางอัตโนมัติP: Change Text Direction การกาหนดตาแหน่งข้อความในแนวตั้งภายใน CellQ: Sort ascending เครื่ องมือจัดเรี ยงข้อมูลแบบเริ่ มต้น-สุ ดท้ายภายใน Column ที่กาหนดR: Sort descending เครื่ องมือจัดเรี ยงข้อมูลแบบสุ ดท้าย-เริ่ มต้นภายใน Column ที่กาหนดS: AutoSum เครื่ องมือช่วยในการหาผลรวมข้อมูลที่เป็ นตัวเลขในตารางการสร้ างตารางจาก Dialog 1. กาหนดตาแหน่งเคอร์ เซอร์ ในการสร้างตาราง 2. เมนู Table เลือก Insert Table… 3. กาหนดค่าใน Dialog 4. กาหนดจานวนช่องแนวตั้ง Number of columns กาหนดจานวนแถวแนวนอน Number of rows 5. กาหนดสถานะความกว้างของ Columns แบบ Fixed column width 6. OKการสร้ างตารางจากแถบเครื่องมือ Insert Table 1. วางตาแหน่งเคอร์ เซอร์ ในตาแหน่งที่จะสร้างตาราง 2. คลิกที่แถบเครื่ องมือ Insert Table 3. เลื่อนเมาส์ไปทางขวาเพื่อกาหนดจานวน Columns ลากเมาส์ลงด้านล่างเพื่อกาหนดจานวน Rows จานวน Columns แสดงจานวน Rows  Columns จานวน Rows

32การกาหนดคุณสมบัตของตาราง ิการจัดการกับ Column 1. การปรับขนาดคอลัมน์ a. Drag ปรับจาก Mouse b. ปรับจาก Dialog i. เลือก Table/Column ที่ตองการจัด ้ กาหนดขนาด Column ใน Preferred Width j. OK 2. การแทรก Column a. การแทรก Column ณ. ตาแหน่งใดๆ i. เลือกตาแหน่ง ด้านขวาของตาแหน่งที่จะแทรก j. คลิกเมนู k. แสดง Column ใหม่ท่ีแทรก 3. การลบ Column a. เลือก Column ที่ตองการลบ ้ b. คลิกเมนู Table เลือกคาสั่ง Delete – Column ( Column ที่เลือกจะถูกลบ )การจัดการกับ Rows1. การปรับขนาด Rows a. การ Drag ปรับจาก Mouse

33 b. การปรับขนาด Row จาก Dialog box c. กาหนดขนาดของ Row จาก Specify Height d. คลิก OK2. การแทรก Row ณ. ตาแหน่งใดๆ a. เลือกตาแหน่ง Row ที่ตองการแทรก ้ b. คลิกเมนู Table เลือกคาสั่ง3. การลบ Rows a. เลือก Row ที่ตองการที่จะลบ ้ b. คลิกเมนู Table เลือกคาสั่ง Delete -- Rowการจัดการกับ Cells1. การแทรก Cell ณ.ตาแหน่งใดๆ a. เลือก Cell ตาแหน่งที่จะแทรก b. คลิกเมนู Table เลือกคาสั่ง Insert -- Cell c. เลือกตาแหน่งในการแทรก Cell ใหม่ d. คลิก OK2. การลบ Cell a. เลือก Cell ที่ตองการลบ ้ b. คลิกเมนู Table เลือกคาสั่ง Delete -- Cell c. แสดงการเลือกตาแหน่ง Cell ที่จะลบ และ Cell ที่ถกลบ ู

34การรวมพืนที่การเลือก ( Merge Cell ) ้1. เลือกพื้นที่ในตารางที่ตองการจะรวม ้2. คลิกเมนู Table เลือกคาสั่ง Merge Cellsการแยกพืนที่การเลือก ( Split Cell ) ้1. เลือกพื้นที่ Cell ที่ตองการจะแบ่งพื้นที่ ้2. คลิกเมนู Table เลือกคาสั่ง Split Cell…3. ผลจากการแบ่ง Cellจดหมายเวียน ขั้นตอนการสร้ างจดหมายเวียน 1. สร้ างเอกสารเนือความจดหมาย ( Main Document ) ้

35สิ่ งที่ต้องปรากฏในการสร้ างเนือความจดหมาย ้ เว้นตาแหน่งในการวางข้อมูลในเอกสารจดหมาย สามารถกาหนดได้มากกว่า 1 ตาแหน่งหลังจากสร้ างเอกสารเนือหาความจดหมายให้ บันทึกไฟล์ เป็ น Main Document ้สร้ างฐานข้ อมูลทีจะนาไปรวมกับจดหมาย ( Data Source ) ่ ชื่อ Field ของฐานข้อมูล ข้อมูลใน Field

36ในการสร้ างข้ อมูลสามารถมีมากกว่ า 1 Field Field ที่1 Field ที่2 Field ที่3 ในการสร้ างข้ อมูลสามารถใช้ โปรแกรม Word หรือ Excel ก็ได้ การรวมไฟล์ Main Document กับ Data Source  เปิ ดไฟล์ Main Document  คลิกขวาที่บนแถบเครื่องมือ ( Toolbars ) – เลือกแสดง Mail Merge Toolbar

37 คลิกเลือกแถบเครื่ องในการเปิ ดไฟล์ ข้อมูล ( Open Data Source ) แถบเครื่ องมืออื่นปรากฏขึ้นมาพร้อมใช้งานเมื่อเปิ ดไฟล์ขอมูลขึ้นมา ้ คลิกเลือกเคอร์ เซอร์ ในตาแหน่ งที่จะให้ ปรากฏ Field คลิกเลือกแถบเครื่องมือในการแทรก Field ( Insert Merge Field )

38  จะปรากฏชื่อ Field ในตาแหน่ งที่แทรกเคอร์ เซอร์  เลือกแถบเครื่ องมือในการแสดงข้ อมูลของ Field ทีแทรกในเอกสารจดหมาย ่สถานะแสดงตาแหน่ง Field ที่แทรก สถานะแสดงข้อมูลในตาแหน่ง Field ที่แทรก

39การพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ขั้นตอนการพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์1. เลือกเมนู File -- Print ั2. ปรากฏ Dialog Box ให้กบค่าPrinter การกาหนดสถานะของเครื่องName: ชื่อเครื่ องพิมพ์ที่ติดตั้งและถูกเลือกใช้งานStatus: สถานะของเครื่ องพิมพ์ ( Idle สถานะว่างพร้อมทางาน )Type: ประเภทของเครื่ องพิมพ์Where: ตาแหน่ง Directory ที่เก็บไฟล์ PrinterComment: หมายเหตุเครื่ องพิมพ์Print to file: การพิมพ์ออกทางเครื่ องพิมพ์ของการแปลงไฟล์ (pdf)Manual Duplex: การกาหนดการพิมพ์แบบหน้ากระดาษ 2 หน้าPage RangeAll: การกาหนดขอบเขตการพิมพ์ทุกหน้าCurrent Page: การกาหนดการพิมพ์ในหน้าปั จจุบน ัPage: การระบุหน้าในการพิมพ์ (1-6 หมายถึงพิมพ์หน้าที่1 – หน้าที่6)Selection: การกาหนดการพิมพ์แบบกาหนดพื้นที่การพิมพ์CopiesNumber of copies: จานวนชุดในการพิมพ์Callate: กาหนดทิศทางการพิมพ์Print what: การกาหนดสถานะของเอกสารที่จะพิมพ์ (Document)Print: แสดงขอบเขตที่เหลือในการพิมพ์ZoomPage per sheet: การกาหนดการพิมพ์ออกในหน้าเอกสารที่กาหนดScale to paper size: การกาหนดขนาดของเอกสารลงในกระดาษ

40การกาหนดคุณสมบัตในการพิมพ์ ( Properties ) ิ 1. เลือกเมนู File – Print 2. คลิกปุ่ ม Properties 3. ปรากฏ Dialog Box กาหนดค่า กาหนดแนวการวาง กาหนดประเภท กระดาษ กระดาษกาหนดสถานะระดับสู ง คลิกปรากฏ Dialog Box ในการกาหนดค่าสถานะระดับสู ง กาหนดค่าต่างๆในการทางาน

41 บทที่ 3 การใช้ Microsoft Excel ั โปรแกรมไมโครซอฟต์ เป็ นโปรแกรมทางด้านตารางคานวณ ( Spreadsheet ) ที่มีประสิ ทธิภาพสูง นิยมใช้กนอย่างแพร่ หลายทัว ่โลก มีเครื่ องมือสาคัญที่เพิ่มขึ้นมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิ ทธิ ภาพการทางานให้สะดวกรวดเร็ วยิงขึ้น อาทิ Smart Tag, Task Panes, Speech, ่Multi Clipboard เป็ นต้น ส่ วนประกอบบนจอภาพของ Excel Menu Formula Standard Formatting Title Bar Bar bar Toolbars Toolbars Name Box Column Heading Active Cell Worksheet Row heading Window Sheet Tab Scrolling Button Worksheet Tabs Horizontal Vertical Status bar Worksheet tabs Scrollbar Task Panel Scrollbar หัวข้ อ รายละเอียด Title bar ่ ่ แสดงชื่อไฟล์เวิร์คบุ๊ค (Workbook) และชื่อโปรแกรมที่ใช้งานอยูในขณะนั้น ซึ่ งอยูบริ เวณบนสุ ดของหน้าต่าง (Window) Menu bar แสดงรายการเมนูคาสั่ง โดยเลื่อนตัวชี้เมาส์คลิกที่เมนู แล้วเลือกรายการคาสั่ง Standard เป็ นปุ่ มคาสั่งลัด ใช้แทนการเลือกคาสั่งจากเมนู โดยการคัดเลือกคาสั่งที่สาคัญและใช้งานเป็ นประจามาใส่ ไว้ใน Toolbar Standard Toolbar เช่น คาสั่งในการจัดการเกี่ยวไฟล์, การคัดลอกและเคลื่อนย้าย เป็ นต้น Formatting เป็ นปุ่ มคาสั่งลัด ใช้งานเกี่ยวกับการจัดรู ปแบบเอกสาร เช่น การเลือกรู ปแบบตัวอักษร, ตัวหนา, ตาแหน่งข้อมูล Toolbar เป็ นต้น Task pane เป็ นเครื่ องมือใหม่ใน Excel XP สามารถแสดงคาสั่งที่ใช้งานเป็ นประจา สะดวกในการจัดการเกี่ยวกับไฟล์ นอกจากนั้นยังสามารถจัดการกับ Clipboard, การค้นหาข้อมูล และแทรก ClipArt เป็ นต้น Worksheet เป็ นพื้นที่สาหรับป้ อนข้อมูลและจัดการข้อมูลในเวิร์คชีท และสามารถทางานหลายเวิร์คชีทในเวลาเดียวกัน Window หัวข้ อ รายละเอียด

42 Active เป็ นเซลล์ที่มีกรอบสี แสดงตาแหน่งเซลล์ที่กาลังทางานอยู่ จากรู ปที่ 1-12 แสดงว่ากาลังทางานที่เซลล์ C8 Cells หมายถึงคอลัมน์ C แถวที่ 8 Formula ส่ วนแสดงการป้ อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล และแสดงสู ตรในเซลล์ที่กาลังทางานอยู่ bar Worksheet ส่ วนแสดงชื่อเวิร์คชีทที่กาลังใช้งานอยู่ สามารถใช้งานได้หลายเวิร์คชีทพร้อมกัน สามารถเปลี่ยนชื่อเวิร์คชีทได้ tabs เช่นจาก Sheet1 เป็ น Income โดยปกติจะกาหนดให้ 3 เวิร์คชีท แต่สามารถกาหนดเพิ่มเติมได้ Scroll bars ั ่ เป็ นแถบเลื่อนในการแสดงข้อมูลซึ่ งจะมีท้ งแนวนอนและแนวตั้ง ใช้เลื่อนเมื่อต้องการแสดงข้อมูลที่อยูภายนอก หน้าจอที่ไม่สามารถมองเห็นได้ท้ งหมดั Status bar แสดงสถานการณ์ทางานในโปรแกรม เช่น Ready แสดงว่า พร้อมทางาน เป็ นต้น สาหรับการใช้ งานต่ าง ๆ โดยทัวไปนั้น ได้ กล่าวไปแล้วในบทของ Microsoft Word ดังนั้นจะไม่ กล่าวถึงในบทนีอก ่ ้ีเซลล์ และตัวชี้เซลล์ ( Cell Pointer ) ก่อนเริ่ มทางานในเวิร์คชีทควรจะรู้จกเซลล์(Cells) และตัวชี้เซลล์ (Cell Pointer) เพื่อสร้างความเข้าใจรายละเอียดต่างๆโดยหนึ่ง ัเวิร์คชีทประกอบด้วยแถว (Rows) จานวน 65536 แถว และคอลัมน์ (Column) จานวน 256 คอลัมน์ใช้ช่ือกากับคอลัมน์จาก A ถึง IV และจุดตัดระหว่างแถวและคอลัมน์เรี ยกว่า เซลล์ (Cells) ซึ่ งประกอบด้วยชื่อคอลัมน์และชื่อของแถว เช่น A1, E5 ใช้ในการอ้างอิงตาแหน่งเซลล์ สาหรับคานวณข้อมูล ดังรู ป การอ้างอิงชื่อเซลล์ในเวิร์คชีท ตัวชี้เซลล์ ( Cells Pointer ) เป็ นเสมือนตัวบอกตาแหน่งการทางานบนเวิร์คชีท ว่าตอนนี้กาลังทางานที่เซลล์ใดอยู่ จากรู ป 1-20 ่ตัวชี้เซลล์อยูท่ีตาแน่งเซลล์ E5 ถ้าต้องการเลื่อนตัวชี้เซลล์สามารถใช้เมาส์ ( Mouse ) คลิกในตาแหน่งที่เซลล์ที่ตองการและสามารถใช้ ้แป้ นพิมพ์ ( Keyboard ) เลื่อนตัวชี้เซลล์ได้เช่นกัน ซึ่ งจะกล่าวในหัวข้อถัดไปการเลือนตัวชี้เซลล์ ด้วย Shortcut Key ่ สาหรับการเลื่อนตัวชี้เซลล์ นอกจากจะใช้เมาส์ในการเลือกเซลล์แล้วยังสาสามารถใช้แ ป้ นพิมพ์ ซึ่ งมีปุ่มต่างๆ ในการเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปยังตาแหน่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ วเช่นกันตามตารางคีย์ (Key) ความหมาย<Tab> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปทางขวา 1 คอลัมน์<Shift> + <Tab> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปทางซ้าย 1 คอลัมน์<> เลื่อนตัวชี้เซลล์ข้ ึนบน 1 แถว<> เลื่อนตัวชี้เซลล์ลงล่าง 1 แถว<Home> เลื่อนตัวชี้เซลล์ที่คอลัมน์ A ในแถวปัจจุบน ั<Ctrl> + <Home> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปที่ตาแหน่งเซลล์ A1คีย์ (Key) ความหมาย

43<Ctrl> + <End> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปเซลล์สุดท้ายของข้อมูลทางด้านขวา-ล่าง<Page Up> เลื่อนตัวชี้เซลล์ข้ ึน 1 หน้าจอ<Page Down> เลื่อนตัวชี้เซลล์ลง 1 หน้าจอ<F5> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปตาแหน่งเซลล์ที่กาหนด<End> + <> หรื อ <Ctrl> + <> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปคอลัมน์สุดท้ายทางขวาของกลุ่มข้อมูลในแถวปั จจุบนั<End> + <> หรื อ <Ctrl> + <> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปคอลัมน์แรกทางซ้ายสุ ดของกลุ่มข้อมูลในแถวปั จจุบน ั<End> + <> หรื อ <Ctrl> + <> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปแถวบนสุ ดของกลุ่มข้อมูลในคอลัมน์ปัจจุบน ั<End> + <> หรื อ <Ctrl> + <> เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปแถวล่างสุ ดของกลุ่มข้อมูลในคอลัมน์ปัจจุบน ั เลือนตัวชี้เซลล์ด้วย Shortcut Key ่การเลือกเซลล์ เมื่อสามารถเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปยังตาแหน่งต่างๆ ใน เวิร์คชีทได้แล้วก่อนจะป้ อนข้อมูล จะต้องมีการเลือกเซลล์ที่จะเป้ าหมาย ซึ่ งมีด้วยกันหลายวิธีดงนี้ ั - การเลือกเซลล์ เดียว ใช้วธีการเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปยังเซลล์ที่ตองการหรื อ ใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่ตองการ ิ ้ ้ - การเลือกหลายเซลล์ สามารถทาได้ 2 วิธีดงนี้ ั o การเลือกหลายเซลล์ไม่ต่อเนื่อง สามารถกด Ctrl ค้างไว้และคลิกเซลล์ที่ตองการหลายเซลล์ที่ไม่ต่อเนื่องกันดังรู ป ้ o การเลือกหลายเซลล์ไม่ ต่อเนื่องกัน o การเลือกหลายเซลล์ต่อเนื่อง สามารถกด Shift ค้างไว้ และคลิกเลือกเซลล์ถดไปที่ต่อเนื่องกันดังรู ป ั การเลือกหลายเซลล์ต่อเนื่องกัน

44 o การเลือกทั้งแถว (Row) สามารถคลิกที่หมายเลขแถวที่ตองการ เช่น แถวที่ 2 ดังรู ป ้ คลิก การเลือกแถวที่ 2 ทั้งแถว o การเลือกทั้งคอลัมน์ (Columns) สามารถคลิกที่ชื่อคอลัมน์ที่ตองการ เช่น คอลัมน์ C ดังรู ป ้ คลิก การเลือกคอลัมน์ C ทั้งคอลัมน์ o การเลือกเซลล์ท้ งหมด ให้คลิกเมนู Edit > Select All หรื อ กด Ctrl + A ัการปอนข้ อมูลชนิดตัวอักษรและข้ อความ ้ เมื่อได้ทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการทางานของเวิร์คชีทแล้ว อันดับต่อมาจะมาป้ อนข้อมูลในเวิร์คชีท ซึ่ งจะมีอยู่ 2 ชนิดด้วยกันคือ 1. Labels คือ ข้อมูลที่เป็ นตัวอักษร ข้อความ และตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคานวณ 2. Values คือ ข้อมูลตัวเลขที่ใช้ในการคานวณ ในที่น้ ีจะกล่าวถึงการป้ อนข้อมูลเฉพาะ Labels ก่อน Labels เป็ นข้อมูลที่เป็ นตัวอักษรข้อความ และตัวเลขที่ไม่ใช้ในการคานวณเช่น ชื่อ นามสกุล ตาแหน่งงาน อายุ เป็ นต้น เมื่อป้ อนข้อมูลชนิด Labels จะชิดตาแหน่งซ้ายของเซลล์ตามค่า Default ที่กาหนดไว้ แต่สามารถจัดตาแหน่งใหม่ที่ตองการได้ โดยการใช้คาสังในการจัดรู ปแบบเซลล์ การป้ อนข้อมูลทาได้ดงนี้ ้ ่ ั 1. เลือกเซลล์ A2 2. พิมพ์ขอมูลชนิด Labels แล้วกด Enter หรื อกดคีย ์ <> จะแสดงดังรู ป ้ ป้ อนข้ อมูลชนิด Labels 3. เลือกเซลล์ถดไปที่ตองการป้ อนข้อมูล แล้วทาตามข้อ 2 ั ้

45การปอนข้ อมูลชนิด Value ้ ข้อมูลชนิด Value หมายถึง ตัวเลขที่ใช้ในการคานวณ รวมถึ งตัวเลขทางวันที่ เวลา เปอร์ เซ็นต์ และสู ตรที่ใช้ในการคานวณ เช่นเงินเดือน, ภาษี, วันที่เริ่ มงาน เป็ นต้น การป้ อนข้อมูลชนิด Value ทาได้ดงนี้ ั 1. เลือกเซลล์ B4 2. พิมพ์ขอมูล Value ในคอลัมน์ B แล้วกด Enter ตามรู ปที่ ้ 1 ป้ อนข้ อมูลชนิด Valuesการปอนข้ อมูลชนิดวันที่ ้ ข้อมูลที่ใช้ในระบบการทางานอีกชนิดหนึ่งก็คือข้อมูลชนิดวันที่ เช่น วันเกิด วันที่เริ่ มงาน วันที่วางบิล เป็ นต้น ซึ่ งต้องใช้การป้ อนข้อมูลแบบวันที่ เนื่องจากจะสามารถนาไปคานวณวันที่ในอนาคต หรื อในอดีตได้ อาทิ อายุ อายุงาน วันหมดอายุ เป็ นต้น โดยปกติรู ปแบบวันที่จะเป็ น วัน/เดือน/ปี แต่สามารถเปลี่ยนได้จากรู ปแบบวันที่จาก Regional and Language Option ตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิก Start > Settings 2. เลือก Control Panel จะแสดงดังรู ป แสดง Control Panel 3. ดับเบิลคลิกที่ Regional and Language Options 4. คลิกที่ป้าย Regional Option จะแสดงดังรู ป แสดงรู ปแบบวันทีและเวลา ่

46 5. คลิกปุ่ ม Customize 6. คลิกที่ป้าย Date กาหนดรู ปวันที่ที่ตองการ ดังรู ป ้ แสดงการเปลียนรู ปแบบวันที่ ่ 7. คลิกปุ่ ม Apply หรื อ OK เพื่อออกจากการกาหนดรู ปแบบวันที่ สาหรับการป้ อนข้ อมูลชนิดวันทีทาได้ ดงนี้ ่ ั 1. เลือกเซลล์ที่ตองการป้ อนข้อมูลชนิดวันที่ ้ 2. ป้ อนข้อมูลชนิ ดวันที่ เช่น 13/02/2003, 25/5/2004 เป็ นต้นการหาผลรวมตัวเลขแบบอัตโนมัติ ( AutoSum) หลังจากป้ อนข้อมูลชนิด Labels ที่เป็ นตัวเลขแล้ว ถ้าต้องการหาผลรวมตัวเลขแบบอัตโนมัติ สามารถคลิกปุ่ ม(AutoSum) เพื่อหาผลรวมของตัวเลขได้อย่างรวดเร็ ว โดยจึงแสดงกลุ่มเซลล์ที่ตองการรวมตัวเลข ถ้าต้องการเปลี่ยนกลุ่มเซลล์ สามารถ ้เลือกกลุ่มเซลล์ใหม่ที่ตองการได้ จากนั้นกดคีย ์ Enter การหาผลรวมตัวเลขแบบอัตโนมัติทาได้ดงนี้ ้ ั 1. เลือกเซลล์ B9 2. คลิกปุ่ ม จะแสดงกลุ่มเซลล์ให้เลือกตามรู ปที่ 1-30 1 กลุ่มเซลล์ ของ AutoSum 2 3. คลิกปุ่ ม อีกครั้ง หรื อกดคีย ์ Enter จะแสดงผลรวมตัวเลขในเซลล์ การปอนสู ตรในการคานวณ ( Formulas ) ้ นอกจากการป้ อนข้อมูลชนิด Labels และ Values แล้ว ยังมีการป้ อนสู ตรในการคานวณที่สามารถกาหนดสู ตรเอง ใ ห้เหมาะสมกับลักษณะงานที่กาลังทาอยู่ เช่น สู ตรคิดหักภาษี ณ ที่จ่าย , สู ตรหาคอมมิสชัน (Commission) เป็ นต้น การกาหนดสู ตรแบบ ่นี้จะใช้การอ้างอิงชื่อเซลล์หรื อกลุ่มเซลล์มาคานวณ โดยใช้ตวกระทา (Operator) เป็ นตัวเชื่อมระหว่างเซลล์ ซึ่ งมีรูปแบบในการกาหนด ัสูตรดังนี้ =ชื่อเซลล์ <ตัวกระทา> ชื่อเซลล์ ตัวอย่างเช่น =A1+A2,=C1*D1 เป็ นต้น

47เครื่องหมายตัวกระทา อ้ างอิงเซลล์ และสู ตร ตัวกระทาและฟังก์ชัน ความหมาย ตัวอย่าง = ใช้กากับหน้าสู ตรทั้งหมด + เป็ นการหาค่าผลรวมระหว่างตัวเลข =3+4 - เป็ นการลบค่าของตัวเลขออก =A1-A2 * เป็ นการคูณระหว่างตัวเลข =C1*D1 / เป็ นการหารระหว่างตัวเลข =B1/B2 SUM เป็ นการหาผลรวมของตัวเลขในกลุ่มเซลล์ =SUM(A1:A5) AVERAGE เป็ นการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในกลุ่มเซลล์ =AVERAGE(A1:A5) COUNT เป็ นการนับจานวนเซลล์ในกลุ่มเซลล์ =COUNT(A1:A5) เครื่องหมายตัวกระทา อ้างอิงเซลล์ และสู ตรการแก้ ไขข้ อมูล เมื่อป้ อนข้อมูลลงในเซลล์แล้ว ถ้าพบว่าข้อมูลที่ป้อนไม่ถกต้องสามารถแก้ไขข้อมูลให้ถกต้องได้ มีหลายวิธี ดังนี้ ู ู วิธีที่ 1 ดับเบิลคลิกภายในเซลล์น้ นจะมี Cursor ปรากฎและให้เราแก้ไขตามปกติ เมื่อแก้ไขเสร็ จให้กด Enter ั วิธีที่ 2 คลิกเลือกเซลล์ที่ตองการแก้ไขแล้วคลิกที่ Formula Bar ณ ตาแหน่งที่ตองการ แก้ไข เมื่อแก้ไขเสร็ จ ้ ้ ให้กด Enter วิธีที่ 3 คลิกเลือกเซลล์ที่ตองการแก้ไข แล้วกดปุ่ ม F2 ้ หมายเหตุ : ถ้าในขณะที่กาลังแก้ไขอยู่ ต้องการยกเลิกการแก้ไขให้กดปุ่ ม ESC การลบข้ อมูลในเซลล์ เมื่อป้ อนข้อมูลในเวิร์คชีทแล้ว หากต้องการลบข้อมูลออกออกจากเวิร์คชีท สามารถทาได้ดงนี้ ั 1. เลือกเซลล์หรื อกลุ่มเซลล์ที่จะลบข้อมูล ดังรู ป การเลือกเซลล์ เพือลบข้ อมูล ่

48 2. คลิกเมนู Edit เลือกคาสั่ง Clear แล้วเลือกวิธีที่จะลบข้อมูลดังรู ป แสดงคาสั่ งในการลบข้ อมูล All ลบทั้งหมด Formats ลบเฉพาะรู ปแบบออก Contents ลบเฉพาะข้อมูล (สามารถกดปุ่ ม Delete ได้) Comment ่ ลบหมายเหตุที่แทรกอยูในเซลล์การค้ นหาและแทนทีข้อมูล ่ การค้ นหาข้ อมูล ในกรณี ที่มีขอมูลจานวนมากในเวิร์คชีท หรื อเป็ น เวิร์คชีทขนาดใหญ่การค้นหาข้อมูลบางครั้ง ต้องใช้เวลานานกว่าจะพบข้อมูลที่ ้ต้องการ Excel จึงมีคาสั่งที่สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ ว ทาได้ดงนี้ ั 1. คลิกเมนู Edit เลือกคาสั่ง Find ดังรู ป ค้ นหาข้ อมูล หน้ าต่ างค้ นหาข้ อมูลการแทนทีข้อมูล ่ ในบางครั้งเราอาจจะต้องการแก้ไขข้อมูลในเวิร์คชีทหลายเซลล์พร้อมกัน ในโปรแกรม Excel มีคาสั่งในการค้นหาและแทนที่คาเพื่อให้การแก้ไขข้อมูลทาได้รวดเร็ วยิงขึ้น ด้วยการแทนคาใหม่ในทุกเซลล์ สามารถทาได้ดงนี้ ่ ั

491. คลิกเมนู Edit เลือกคาสั่ง Replace ดังรู ป 2 คาสั่ งค้ นหาและแทนที่2. พิมพ์ขอความที่ตองการค้นหาที่ Find what ดังรู ป ้ ้ 3 การป้ อนข้ อมูลในการแทนทีคา ่3. พิมพ์ขอความที่ตองการแทนที่ที่ Replace with ดังรู ปด้านบน ้ ้4. คลิกที่ปุ่ม Find Next พบข้ อมูลทีค้นหาทีต้องการแทนที่ ่ ่ ไม่ พบข้ อมูลทีค้นหา ่

50 5. ถ้าต้องการแทนที่คานั้นทั้งหมดทุกเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไข ให้คลิกปุ่ ม Replace All จะแทนที่คา “Pentiun” ด้วยคาว่า“Pentium” แทนทีข้อมูลทั้งหมด ่ 6. คลิกที่ปุ่ม Close เมื่อต้องการออกจากการค้นหาและแทนที่การตัด คัดลอก และวางข้ อมูลการคัดลอกข้ อมูล สาหรับ Microsoft Excel นั้นมีจุดเด่นในการคัดลอกข้อมูลคือสามารถคัดลอกข้อมูลได้หลาย ชุดเก็บไว้ใน Clipboard ซึ่ งจะแสดงใน Task Panel เป็ นแบบ Multi Copy สามารถทาได้ดงนี้ ั 1. เลือกเซลล์หรื อกลุ่มเซลล์ที่ตองการคัดลอกดังรู ป ้ การเลือกเซลล์ ในการคัดลอกข้ อมูล 2. คลิกเมนู Edit เลือกคาสั่ง Copy หรื อกดปุ่ ม บนทูลบาร์ ดังรู ป

51 การเลือกข้ อมูลเพือคัดลอก ่ 2. เลือกเซลล์ที่จะเริ่ มวางข้อมูลดังรู ป การเลือกเซลล์ที่จะนาข้อมูลไป 5. คลิกเมนู Edit คาสั่ง Paste หรื อกดปุ่ ม บนทูลบาร์ ข้อมูลเราจะถูกคัดลอกมาที่เซลล์ที่เลือกไว้ และใน Clipboard จะแสดงข้อมูลที่ขอมูลที่คดลอกไว้ดงรู ป ้ ั ั การวางข้ อมูลทีคดลอก ่ ั ข้ อมูลใน Clipboard หมายเหตุ : การคัดลอกข้อมูลนอกจากการใช้คาสั่งข้างต้นแล้ว การคัดลอกข้อมูลยังสามารถลากเมาส์คดลอกได้ โดยการเลือก ัเซลล์ที่จะคัดลอกข้อมูล คลิกเมนู Edit > Copy และเลื่อนตัวชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์แล้ว กดเมาส์ลากไปยังเซลล์ปลายทาง ดังรู ป

52 การคัดลอกข้ อมูลด้ วยการลากเซลล์ การตัดหรือเคลือนย้ ายข้ อมูล ่ ่ิ เมื่อป้ อนข้อมูลในเวิร์คชีท หากพบว่าข้อมูลอยูผดตาแหน่งหรื อต้องการย้ายไปยังตาแหน่งใหม่ สามารถทาได้ดงนี้ ั 1. เลือกเซลล์หรื อกลุ่มเซลล์ที่ตองการเคลื่อนย้าย เช่น A2 ดังรู ป ้ เลือกเซลล์ทต้องการเคลือนย้าย ี่ ่ 2. คลิกเมนู Edit > Cut หรื อ กดปุ่ ม บนทูลบาร์ ดังรู ป คาสั่ งเคลือนย้ ายข้ อมูล ่ 3. เลือกเซลล์ C2 ที่เริ่ มวางข้อมูล 4. คลิกเมนู Edit > Paste หรื อกดปุ่ ม บนทูลบาร์ ข้อมูลจะย้ายมายังตาแหน่งที่ได้เลือกไว้ ดังรู ป การวางข้ อมูลทีเ่ คลื่อนย้าย หมายเหตุ : การเคลื่อนย้ายข้อมูลนอกจากการใช้คาสั่งข้างต้นแล้ว ยังสามารถเคลื่อนย้ายข้อมูลโดยการกดเมาส์ลากเคลื่อนย้ายเซลล์และกลุ่มเซลล์ ไปยังกลุ่มเซลล์ที่ตองการ คลิกเลือกเซลล์ที่ตองการเคลื่อนย้าย คลิกเมนู Edit > Copy แล้วเลื่อนตัวชี้เมาส์ช้ ีที่เซลล์ที่ ้ ้

53ต้องการเคลื่อนย้าย กดลากเคลื่อนย้าย ไปยังตาแหน่งเซลล์ ดังรู ป และ สิ่ งที่ตองระมัดระวังสาหรับเคลื่อนย้ายข้อมูล ก็คือ การเคลื่อ นย้าย ้ข้อมูลที่เป็ นสู ตรในการคานวณ เพราะจะทาให้การคานวณเกิดการผิดพลาดได้ การลากเคลือนย้ ายข้ อมูล ่การแทรกและลบเซลล์ แถว คอลัมน์ การแทรกคอลัมน์ ่ ็ ถ้าต้องการเพิ่มคอลัมน์ไม่วาจะเป็ นคอลัมน์เดียวหรื อหลายคอลัมน์กตาม สามารถทาได้ดงนี้ ั 1. คลิกปุ่ มขวาของเมาส์ที่ชื่อคอลัมน์ท่ีตองการแทรกจะเกิดเมนูลด ดังรู ป ้ ั การเลือกคอลัมน์ 2. คลิก Insert จะมีคอลัมน์ใหม่มาแทรก ดังรู ปที่ ผลการแทรกคอลัมน์ การแทรกแถว ( Row) ่ ่ ถ้าต้องการเพิมแถวไม่วาจะเป็ นแถวเดียวหรื อหลายแถวก็ตาม สามารถทาได้ดงนี้ ั 1. คลิกปุ่ มขวาของเมาส์ที่ชื่อแถวที่ตองการแทรกจะเกิดเมนูลด ดังรู ป ้ ั เลือกแถวเพือแทรกแถว ่

54 2. เลือกเมนู Insert จะมีแถวใหม่มาแทรก ดังรู ป ภาพหลังจากแทรกแถวการลบคอลัมน์ ตัวอย่าง ให้ลบข้อมูลในคอลัมน์ D ที่มีขอมูลของเดือน Mar ออกทาได้ดงนี้ ้ ั 1. คลิกปุ่ มขวาของเมาส์ชื่อคอลัมน์น้ นจะเกิดเมนูลด ดังรู ป ั ั เลือกคอลัมน์ เพือลบคอลัมน์ ่ 2. เลือกคาสั่ง Delete คอลัมน์น้ นจะถูกลบไป และจะเลื่อนคอลัมน์ทางขวาเข้ามาแทนที่ ดังรู ป ั ภาพหลังจากการลบคอลัมน์

55การลบแถว ตัวอย่างให้ลบข้อมูลในแถว 7 ถึง 8 ทาได้ดงนี้ ั 1. เลือกแถวที่ตองการลบ และคลิกปุ่ มขวาของเมาส์จะแสดงเมนูลด ดังรู ป ้ ั การลบแถวทีเ่ ลือกไว้ 2. เลือกคาสั่ง Delete จะข้อมูลลบแถวและเลื่อนแถวที่ 9 มาแทนที่ได้ดงรู ป ั ภาพหลังจากลบแถวที่ 7 และ 8การลบเซลล์ ตัวอย่างให้ลบข้อมูลในเซลล์ C7:D7 1. เลือกเซลล์ C7:D7 ดังรู ป เลือกเซลล์และเลือกคาสั่ งในการลบเซลล์

56 2. คลิกคาสั่ง Delete จะแสดงคาสั่งให้เลือกดังรู ป คาสั่ งในการลบเซลล์ รายละเอียดคาสั่ ง Delete Shift cells left ลบแล้วเลื่อนเซลล์ทางขวามาทางซ้าย Shift cell up ลบแล้วเลื่อนเซลล์ดานล่างขึ้นมา ้ Entire row ลบทั้งแถว Entire column ลบทั้งคอลัมน์การจัดรู ปแบบตัวอักษร และตัวเลขสาหรับการจัดรู ปแบบตัวอักษรนั้นจะไม่กล่าวถึงในบทนี้เนื่องจากสามารถใช้ความรู ้จากบทที่แล้วได้เลยส่ วนการจัดรู ปแบบตัวเลขนั้น การทางานใน Excel เราจาเป็ นต้องมีการป้ อนข้อมูลที่เป็ นตัวเลขเสมอ Excel จึงได้จดเตรี ยม คาสั่งเกี่ยวกับการจัดรู ปแบบของตัวเลขดังนี้ ั 2 1 3 5 4 แสดงCells ตัวเลขทีถูกเลือก ่ ่ 1. กลุมตัวเลขที่ถกเลือก ู 2. คลิกเมนู Format เลือกคาสั่ง Cells…เลือก Tab Number เลือกกลุ่มคาสั่ง Number หรื อ Currency

57 3. Use 1000 Separator : กาหนด Comma ที่หลักพัน 4. : กาหนดหลักหลังจุดทศนิยม 5. Negative Number : กาหนดรู ปแบบตัวเลขเมื่อเป็ นค่าลบ ในป้ าย Currency เราสามารถปรับสัญลักษณ์ของตระกูลเงินได้ที่การกาหนดความสู งของแถวและความกว้ างของคอลัมน์ ในการจัดรู ปแบบเมื่อมีการปรับขนาดตัวหนังสื อให้ใหญ่ข้ ึน จะส่ งผลให้ตวหนังสื อมองไม่เห็นบางส่ วน บางครั้งเราจาเป็ นต้องมี ัการปรับขนาดความสูงหรื อความกว้างของ Columns และ Rows มีคาสั่งดังนี้ การกาหนดแบบอิสระ 1. เลื่อน Pointer ไปที่เส้นแบ่งระหว่าง Column หรื อ Row 1 2 แสดงวิธีการปรับขนาดความกว้ างและความสู ง 1. เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปชี้ที่เส้นแบ่งคอลัมน์ กดลากเมาส์ ปรับขนาดความกว้างของ Column 2. เลื่อนตัวชี้เมาส์ไปชี้ที่เส้นแบ่งแถว กดลากเมาส์ ปรับขนาดความสู งของ Rowการกาหนดความกว้ างคอลัมน์ และความสู งอัตโนมัติ ดับเบิลคลิกที่ตาแหน่งของเส้นแบ่งทั้ง Rows และ Columns จะส่ งผลให้ขนาดของความก้วางของทั้ง rows และ Columns พอดีกับขนาดความกว้างของข้อความที่กว้างที่สุดใน Column หรื อ Rows นั้นการกาหนดความกว้ างคอลัมน์ และความสู งแบบเจาะจง ในการกาหนดความกว้าง และความสู งสามารถระบุได้แบบระบุลงไปได้เลยตามที่ตองการซึ่ งมีคาสังดังนี้ ้ ่การปรับความกว้ างคอลัมน์ 1. เลือก Columns ที่ตองการ ้ 2. คลิกเมนู Format 3. เลือกคาสัง Column เลือกคาสัง Width… ่ ่ 4. กาหนดค่าที่ตองการปรับ กดปุ่ ม OK ้

58การปรับความกว้ างคอลัมน์ 1. เลือก Columns ที่ตองการ ้ 2. คลิกเมนู Format 3. เลือกคาสั่ง Column เลือกคาสั่ง Width… 4. กาหนดค่าที่ตองการปรับ กดปุ่ ม OK ้การจัดตาแหน่ งข้ อมูล (Alignment) การทางานใน Excel จาเป็ นที่จะต้องมีการจัดรู ปแบบตาแหน่งข้อความใน Cells ซึ่ งมีคาสั่งในการจัดรู ปแบบดังนี้ 1. เลือก Cells ที่ตองการจัดรู ปแบบ ้ 2. คลิกเมนู Format 3. เลือกคาสั่ง Cells… 4. คลิก Tab Alignment 2 3 4 1 ขั้นตอนการใช้ คาสั่ ง Alignment : กาหนดตาแหน่ งข้ อความในแนวนอน General : ตามค่าตั้งต้นของโปรแกรม Left : จัดชิดซ้าย Center : จัดกึ่งกลาง Right : จัดชิดขวา Fill : คัดลอกข้อความให้เต็ม Cell Justify : ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อข้อความมีความยาวเกิน Center Across Selection : จัดตาแหน่งกึ่งกลางจากกลุ่ม Cells ั Distributed : ขยายระยะห่างในแนวตั้งให้พอดีกบความสู ง ของCell : กาหนดตาแหน่ งข้ อความในแนวตั้ง Top : จัดชิดด้านบน

59 Center : จัดกึ่งกลางในแนวตั้ง Bottom : จัดชิดด้านล่าง Justify : ตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อข้อความมีความยาวเกิน ั Distributed : ขยายระยะห่างในแนวตั้งให้พอดีกบความสู งของCell Orientation : กาหนดแนวการแสดงของข้อความ : ปรับตามจุดที่ ต้องการ : ปรับตามองศา : สั่งตัดข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ ่ : บีบข้อความให้อยูใน Cell : รวม Cells/ยกเลิก Cellsการตีเส้ นตาราง(Border) ่ ใน Excel เป็ นการทางานกับ Spreadsheet ซึ่ งปกติจะมีตารางมาให้อยูแล้ว แต่ตารางดังกล่าวยังไม่ได้กาหนดเส้นขอบ ซึ่ งเราสามารถใช้คาสั่งได้ดงนี้ ั 1. เลือก Cells ที่ตองการ ้ 2. คลิกเมนู Format 3. เลือกคาสั่ง Cells… : ยกเลิกการตีเส้นตาราง : กาหนดการตีเส้นขอบนอก : กาหนดการตีเส้นทั้งตาราง : การตีเส้นของบน : การตีเส้นขอบขวา : การตีเส้นกลาง : การตีเส้นกลางในแนวตั้ง

60 : การตีเส้นขอบล่าง : การตีเส้นขอบซ้าย : การตีเส้นเฉี ยงขึ้น : การตีเส้นเฉี ยงลง : การกาหนด Style ของเส้นขอบ : การกาหนดสี ของเส้นขอบ การกาหนดสี และลวดลาย ( Patterns ) ในการทางานกับ Cells ในบางครั้งเราจาเป็ นที่จะต้องมีการกาหนดสี และลวดลายของพื้น Cells ซึ่ งมีคาสั่งดังนี้ 1. เลือก กลุ่ม Cells ที่ตองการ ้ 2. คลิกเมนู Format 3. เลือกคาสัง Cells… ่ 4. คลิกป้ ายคาสั่ง Patterns แสดง Dialog Patterns 1. รู ปแบบของลวดลาย 2. สี ของลวดลาย 3. สี ของพื้น Cellการสร้ างกราฟและการจัดการข้ อมูลด้ วยกราฟ (Chart) การวิเคราะห์และเปรี ยบเทียบข้อมูล เมื่อข้อมูลในตารางมีปริ มาณมากขึ้นจะทาได้ยาก และดูไม่น่าสนใจเท่าที่ควร วิธีที่ดีและง่ายคือ การแสดงข้อมูลโดยใช้กราฟ เพราะสามารถสื่ อความหมายได้ชดเจน การใช้กราฟจะช่วยให้การวิเคราะห์และเปรี ยบเทียบข้อมูลทาได้ ัง่าย และสามารถเลือกใช้กราฟชนิดที่เหมาะสมกับข้อมูลที่ตองการแสดง ในบทนี้จะได้รู้จกกับการสร้างกราฟและการปรับเปลี่ยน ้ ัรายละเอียดต่างๆ ของรวมทั้งเทคนิคในการสร้างกราฟดังต่อไปนี้การสร้ างกราฟ ( Chart ) ่ ่ การสร้างกราฟสามารถสร้างให้อยูใน Worksheet เดียวกับข้อมูลหรื อแยกรู ปกราฟให้อยูอีก Worksheet อื่นก็ได้ และหากข้อมูลในตารางเปลี่ยนกราฟก็จะเปลี่ยนตามไปด้วย การสร้างกราฟด้วย Wizard สามารถทาได้ดงนี้ ั

61 การสร้ างกราฟโดยใช้ Wizard 1. คลิกเลือกกลุ่มเซลล์ที่ตองการสร้างกราฟ ้ 2. คลิกเลือก (Chart Wizard) บนทูลบาร์ 3. เลือกรู ปแบบของกราฟที่ตองการแล้วคลิกที่ปุ่ม Next ้ 4. เลือกว่าจะใช้ขอมูลแกน X จากแนวแถวหรื อแนวคอลัมน์ แล้วคลิกที่ปุ่ม Next ้ 5. กาหนดรายละเอียดเกี่ยวกับส่ วนประกอบของแผนภูมิจากกรอบแล้วคลิกปุ่ ม Next 6. กาหนดว่าจะวางกราฟไว้ที่ใด As new sheet : เป็ นการสร้างกราฟบนชีทใหม่ As object in : เป็ นการสร้างกราฟบนชีทเดิม 7. คลิกที่ปุ่ม Finish การเคลือนย้ ายและปรับขนาดรู ปกราฟ ่ เมื่อเราสร้างกราฟขึ้นมาได้แล้ว และต้องการจะทาการเคลื่ อนย้ายหรื อปรับขนาดกราฟก็สามารถทาได้ โดยจะมีผลเฉพาะกับตัวกราฟเท่านั้น ไม่มีผลกระทบกับข้อมูลแต่อย่างใด การเคลื่อนย้ายและปรับขนาดกราฟสามารถทาได้ดงต่อไปนี้ ั การเคลือนย้ ายรู ปกราฟ ่ ่ 1. คลิกเมาส์ในบริ เวณพื้นที่วางในรู ปกราฟเพื่อเลือกกราฟ 2. กดเมาส์ปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากไปวางในตาแหน่งที่ตองการ ้ 3. ปล่อยเมาส์จะได้กราฟในตาแหน่งที่ตองการ ้ การเลือกตาแหน่ งการปรับขนาดกราฟ ่ 1. คลิกเมาส์บริ เวณที่วางในรู ปกราฟเพื่อเลือกกราฟ 2. คลิกเมาส์เลือกจุดใดจุดหนึ่งที่ปรากฎตามเส้นของกราฟ 3. กดเมาส์ปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากเพื่อเปลี่ยนขนาดตามต้องการการจัดรู ปแบบและแก้ ไขกราฟการจัดรู ปแบบแผนภูมิดวยแถบเครื่ องมือ Chart ้ เมื่อเราสร้างแผนภูมิแล้วจะเห็นว่ามี Toolbar Chart ขึ้นมาให้เราสามารถใช้แถบเครื่ องมือตัวนี้ในการปรับรู ปแบบแผนภูมิได้ดงนี้ ั

62 1 3 5 7 2 4 6 8 เครื่องมือในการจัดรู ปแบบกราฟ 1. Chart object ใช้เลือกส่ วนประกอบของกราฟ 2. Format Axis ใช้จดรู ปแบบของกราฟส่ วนที่เลือก ั 3. Chart Type เลือกแบบกราฟ 4. Legend สาหรับเปิ ด/ปิ ด Legend 5. Data Table สร้างตารางข้อมูลในกราฟ 6. By Row ใช้ขอมูลแนวแถว ้ 7. By Column ใช้ขอมูลแนวคอลัมน์ ้ 8. Angle ใช้สาหรับเอียงตัวอักษร การจัดรู ปแบบในแต่ ละส่ วนประกอบของ Chart1 2 ขั้นตอนในการจัดรู ปแบบของ Chart

63 1. คลิกปุ่ มขวาของเมาส์ที่ส่วนประกอบที่ตองการจัดรู ปแบบแล้วเลือกคาสั่ง Format... หรื อคลิกเลือกชื่อส่ วนประกอบจาก ้Toolbar Chart แล้วคลิกที่ปุ่ม Format ที่อยูถดมาหรื อจะใช้วธีดบเบิลคลิกที่ส่วนประกอบนั้นก็ได้ ่ ั ิ ั 2. ปรับรู ปแบบของส่ วนประกอบนั้นตามต้องการ 3. คลิกปุ่ ม OK การเปลียนชนิดและรู ปแบบของแผนภูมิ (Chart) ่ 2 1 3 ขั้นตอนการเปลียนชนิดของ chart ่ 4 1. กดปุ่ มขวาของเมาส์ที่ Chart Area จะเกิด Shortcut Menu 2. เลือกคาสัง Chart Type ปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ข้ ึนมา ่ 3. คลิกเลือกรู ปแบบ Chart ใหม่ตามต้องการ 4. กดปุ่ ม Press and Hold to View Sample เมื่อต้องการดูรูปร่ างหน้าตาของ Chart 5. คลิกที่ปุ่ม OK Chart จะเปลี่ยนไปตามที่เลือกไว้

64 การกาหนดรายละเอียดอืนๆ เกียวกับ Chart ่ ่ 21 การเลือกคาสั่ ง Option 1. กดปุ่ มขวาของเมาส์ที่ Chart Area จะเกิด Shortcut Menu ดังรู ป 2. เลือกคาสั่ง Chart Option… ปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ข้ ึนมา 3. กาหนดรายละเอียดในส่ วนที่ตองการดังนี้ ้ รู ป tab ในคาสั่ ง Chart Option  Title ข้อความในกราฟ  Axes กาหนดรู ปแบบของแกน X และแกน Y  Gridlines กาหนดรู ปแบบเส้น Gridlines  Legend กาหนดการแสดงอธิ บายสัญลักษณ์  Data Labels กาหนดการแสดงข้อความและตัวเลขกากับข้อมูล  Data Table กาหนดการแสดงตารางข้อมูลภายในแผนภูมิ 4. คลิกที่ปุ่ม OK เมื่อกาหนด Option เสร็ จ

65การจัดรู ปแบบบริเวณ Chart Area 1. กดปุ่ มขวาของเมาส์ที่ Chart Area จะเกิด Shortcut Menu 2. เลือกคาสัง Format Chart Area จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ข้ ึนมา ่ 2 1 3 การจัด Format ของ Chart 3. กาหนดรายละเอียดของรู ปแบบตามต้องการดังนี้ Patterns กาหนดสี พ้นและลายพื้นของ Chart Area ื Fonts กาหนดรู ปแบบตัวอักษรทั้งหมดใน Chart Area Properties กาหนดเกี่ยวกับตาแหน่งของวัตถุ และการ Lock วัตถุ 4. คลิกที่ปุ่ม OK

66การกาหนดรู ปแบบของแท่ งกราฟ (Data Series) 1. กดปุ่ มขวาของเมาส์ที่แท่งกราฟที่ตองการจัดรู ปแบบ ้1 2 การเลือกคาสั่ ง Format Data Series… 2. เลือกคาสั่ง Format Data Series จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ข้ ึนมา 3. กาหนดรู ปแบบตามต้องการดังนี้ Patterns รู ปแบบเส้นขอบ, สี พ้ืน Axis ่ ั กาหนดให้แท่งกราฟแท่งนั้นขึ้นอยูกบ Scale แกนใดในกรณี มี 2 แกน Error Bars กาหนดรู ปแบบของค่าเผือความคลาดเคลื่อนของข้อมูล ่ Data labels กาหนดข้อความกากับแท่งกราฟ Series Order กาหนดลาดับการแสดงแท่งกราฟ Options กาหนดระยะห่างของแท่งกราฟแต่ละชุดและการซ้อนทับกันของแท่งกราฟ 4. คลิกที่ปุ่ม OK

67 การกาหนดรู ปแบบของแกน X (Category Axis) 1. เลือก Category Axis ที่ Chart Toolbar 2. คลิกที่ปุ่ม Format 2 3 11 4 ตาแหน่ งในการเลือกแกน X 3. เลือก Selected Axis 4. กาหนดรายละเอียดส่ วนต่างๆ ดังนี้ Patterns กาหนดรู ปแบบเส้นแกนรวมถึงขีดบอกตาแหน่งบนเส้นแกน Scale กาหนดเกี่ยวกับ Scale บนแกน Font กาหนด Font ของตัวอักษรบนแกน Number กาหนดรู ปแบบการแสดงข้อมูลบนแกน Alignment กาหนดแนวการเขียนข้อมูลบนแกน 5. คลิกที่ปุ่ม OK เมื่อกาหนดเสร็ จ การกาหนดรู ปแบบ Scale ของแกน Y (Value Axis) การกาหนดรู ปแบบของแกน Y นั้นจะเหมือนกับแกน X ทุกอย่าง แต่จะแตกต่างกันที่เรื่ องของ Scale เพราะแกน Y เป็ นแกนที่ แสดงค่าของข้อมูล ซึ่ งการกาหนด Scale นั้นมีข้ นตอนดังนี้ ั

68 1. เลือก Value Axis ที่ Chart Toolbar23 1 ตาแหน่ งในการเลือกแกน Y 2. คลิกที่ปุ่ม Format 4 3.เลือก Selected Axis 4. กาหนดรายละเอียดส่ วนต่างๆ ดังนี้ Patterns กาหนดรู ปแบบเส้น แกนรวมถึงขีดบอกตาแหน่งบนเส้นแกน Scale กาหนดเกี่ยวกับ Scale บนแกน Font กาหนด Font ของตัวอักษรบนแกน Number กาหนดรู ปแบบการแสดงข้อมูลบนแกน Alignment กาหนดแนวการเขียนข้อมูลบนแกน ่ ่ เราอาจจะสังเกตได้วาไม่วาจะเป็ นคาสัง Format ของ Chart Area, Plot Area และ Data Series จะมีแถบป้ าย Pattern และมีปุ่ม Fill Effects ่ซึ่ งสามารถกาหนดลายพื้นของทั้ง Chart Area Plot Area และ Data Series ได้ดวยวิธีเดียวกันเราจะมาลองดูรายละเอียดของ Fill Effects ว่านอก ้จากจะสามารถใส่ ภาพ Background ได้แล้วยังกาหนดลวดลายอะไรได้อีก โดยจะยกตัวอย่างที่ Plot Area การแก้ ไขแหล่ งข้ อมูลของรู ปกราฟ (Source Data) ในการสร้างกราฟเมื่อเราสร้างแล้วจาเป็ นที่จะต้องแก้ไขข้อมูล เพื่อให้เหมาะสมกับการนาเสนอข้อมูลเราจึงจาเป็ นต้องใช้ตอง ้ทราบคาสั่งในการแก้ไขข้อมูลดังนี้

69 1 2 6 3 ขั้นตอนการเลือก คาสั่ งSource Data…1. คลิกขวาที่ chart Area2. เลือกคาสั่ง Source Data…3. เลือกที่4. เลือกข้อมูลที่ตองการนามาทาเป็ นกราฟ ้5. เลือกที่6. คลิกปุ่ ม OK ซึ่ งก็จะมีการเปลี่ยนกราฟ ตามข้อมูลที่อางอิงใหม่ ้ ขั้นตอนการอ้ างอิงข้ อมูลมาสร้ างกราฟ

70 การทางานกับรู ปกราฟแบบ 3 มิติ การแสดงกราฟในบางครั้งต้องการให้สามารถแสดงข้อมูลในแนวลึก สามารถที่จะใช้รูปแบบการแสดงกราฟเป็ นแบบ 3 มิติได้ซึ่ งการใช้คาสั่งมีดงนี้ ั 1. คลิกขวาที่ Chart Area เปลี่ยนชนิดของ chart Type เป็ นแบบ 3D ก่อน 2. คลิกขวาที่ Chart Area 3. เลือกคาสั่ง 3D View… 1 3 2 ขั้นตอนการใช้ คาสั่ ง 3D View… Dialog 3-D View ปรับหมุนในแนวตั้ง ปรับหมุนในแนวตั้งด้วยการกาหนดค่า ปรับหมุนในแนวนอน ปรับมุมมองในแนวลึก ปรับหมุนในแนวนอนด้วยการกาหนดค่า ปรับความลึกด้วยการกาหนดค่า ่ ปรับ Chart ให้อยูในสภาพก่อนการปรับแต่ง 4. ปรับรู ปกราฟ 3 มิติตามต้องการ 5. คลิกปุ่ ม OK

71การกาหนดขอบเขตและแนวการแสดงของกระดาษ เป็ นการกาหนดขอบเขตด้านซ้าย- ขวา บนและล่างของกระดาษ และกาหนดว่าจะแสดงข้อมูลในกระดาษในแนวนอนหรื อแนวตั้งของกระดาษ 1. เมนู File เลือก Page Setup 2. เลือกแท็ป Page การกาหนดแนวของกระดาษ 3. เลือกแนวของกระดาษว่าเป็ นแนวตั้ง (Portrait) หรื อแนวนอน (Landscape) 4. เลือกแท็ป Margins การกาหนดขอบเขตของกระดาษ 5. กาหนดขอบเขตในแต่ละด้าน - Top : กาหนดระยะห่างของขอบด้านบน - Bottom : กาหนดระยะห่างของขอบด้านล่าง - Left : กาหนดระยะห่างของขอบด้านซ้าย - Right : กาหนดระยะห่างของขอบด้านขวา 6. คลิกปุ่ ม OKการเปลียนขนาดและปรับหน้ ากระดาษ ่ ใช้ในการย่อหรื อขยายขนาดเอกสารให้เหมาะกับความต้องการ เช่นถ้าเอกสารมีขนาดใหญ่กว่าขนาดกระดาษ ก็สามารถย่อขนาด ัเอกสารให้พอดีกบขนาดกระดาษได้ 1. เมนู File เลือก Page Setup 2. เลือกแท็ป Page 3. กาหนดว่าจะย่อหรื อขยายขนาดเอกสารกี่เปอร์ เซ็นต์ที่ Adjust to: 4. กาหนดว่าจะให้ยอเอกสารให้เหลือกี่หน้า จากทั้งหมดที่หน้าที่ Fit to: ตัวอย่างเป็ นการย่อเอกสารสองหน้าให้อยูในหน้าเดียว ่ ่

72 5. กาหนดขนาดกระดาษที่กรอบ Paper size 6. กาหนดความละเอียดในการพิมพ์ที่กรอบ Print Quality: 7. คลิกปุ่ ม OKการใช้ สูตรคานวณและฟังก์ ชันสู ตรและเครื่องหมายในการคานวณ ่ จากที่ผานมาเราได้เรี ยนรู ้การทางานทัวๆ ไปของ Excel มาแล้ว แต่การทางานในเวิร์คชีทจะไม่เต็มรู ปแบบเลย ถ้าปราศจาก ่การคานวณและการใช้ฟังก์ชนเพราะ Excel คือ กระดาษคานวณอิเลคทรอนิกส์ที่สามารถจัดรู ปแบบให้สวยงามได้ ดังนั้นในงานที่มีการ ัคานวณต่างๆ เราจึงควรใช้ Excel เข้ามาช่วยแทนที่การใช้กระดาษทดและเครื่ องคิดเลข ั ในส่ วนผ่านๆ มาเราได้เรี ยนรู ้ถึงการคานวณและการใช้ฟังก์ชนกันอย่างคร่ าวๆ ดังนั้นในบทนี้เราจะเรี ยนรู ้เรื่ องนี้กนอย่าง ัละเอียดยิงขึ้น พร้อมทั้งตัวอย่างการประยุกต์ใช้งานเพื่อนามาใช้ในงานจริ ง ่การป้ อนสู ตรในการคานวณ ต้องนาหน้าด้วยเครื่ องหมาย “ = “ และต้องประกอบด้วยข้อมูล (Operand) และ เครื่ องหมายกระทาการ (Operator) เช่น เราป้ อนสูตรลงในเซลล์ ดังรู ป หรื อ 1 วิธีการป้ อนแบบที่ 1 วิธีการป้ อนแบบที่ 2 2 1. การป้ อนสูตรลงใน Cell 2. การป้ อนสูตรที่ Formula bar  =5*3 จะถือว่า 5 และ 3 คือ Operand (ข้อมูล)  เครื่ องหมาย * คือ Operator (ตัวดาเนินการ) การกาหนด Operand ในสู ตร เราสามารถที่จะกาหนดตัว Operand ได้ดงนี้ ั ค่าคงที่ ได้แก่ ตัวเลข, ตัวอักษร ที่เราระบุค่าในสู ตรเลย เช่น =20-6 ชื่อเซลล์ ได้แก่ ชื่อเซลล์ที่บรรจุขอมูลที่จะใช้คานวณ เช่น =A1+A2 ้ ซึ่ งการอ้างอิงชื่อเซลล์น้ ี เราอาจจะอ้างอิงในแบบอื่นๆ ได้อีก เช่น A1:A12 หมายถึง ตั้งแต่เซลล์ A1 ถึง A12 A1,A12,A14 หมายถึง เซลล์ A1,A12 และ A14 A1:A12,C1:C12 หมายถึง ตั้งแต่เซลล์ A1 ถึง A12 และ C1 ถึง C12 A1:A12 A1:F5 หมายถึง เซลล์ร่วมกันของ A1:A12 และ A1:F5 ซึ่ งก็คือ A1 ถึง A5 ้ ่การอ้างอิงเซลล์แทนข้อมูลในแบบข้างต้นนั้น ส่ วนใหญ่จะใช้อางอิงอยูภายใน ฟังก์ชนเท่านั้น ั

73การอ้ างอิงเซลล์ ทอยู่ในชีทอื่นใช้ รูปแบบดังนี้ ี่ ชื่อ Sheet!ชื่อเซลล์ เช่น =Sheet1!A3+Sheet2!A5+B2 หมายความว่า เอาเซลล์ A3 ของชีทที่ 1 บวกกับ เซลล์ A5 ของชีทที่ 2 และบวกกับเซลล์ B2 ในชีทปัจจุบน ัการอ้ างอิงเซลล์ ทอยู่ในสมุดงานอืน ใช้ รูปแบบดังนี้ ี่ ่ [ชื่อไฟล์ Workbook.xls] ชื่อ Sheet!ชื่อเซลล์ เช่น =[book1.xls]Sheet1!A1+B5 หมายถึง นาเซลล์ A1 ของชีทที่ 1 จากไฟล์ ่Book1.xls บวกกับเซลล์ B5 จาก Sheet และ Workbook ปัจจุบน ซึ่ งต้องมีไฟล์น้ ีอยูที่โฟลเดอร์ ชื่อ My document มิฉะนั้น Excel จะถาม ั ่หาที่อยูของไฟล์น้ น ัเครื่องหมายดาเนินการ (Operator) แยกตามประเภทได้ ดงนี้ ั Operator ทางคณิตศาสตร์ + บวก - ลบ * คูณ / หาร ^ ยกกาลัง % เปอร์เซ็นต์ เช่น =A1*20% () วงเล็บ Operator ทางการเปรี ยบเทียบ ซึ่ งจะได้ค่าจากการคานวณเป็ น TRUE (จริ ง) หรื อ FALSE (เท็จ) เท่านั้น โดยทัวไปจะใช้ ่Operator เหล่านี้เพื่อนาไปตัดสิ นใจหาทางเลือกอีก ครั้งหนึ่ง = ่ ่ คือ เท่ากัน เช่น เราพิมพ์ =5=6 ในเซลล์ใด ๆ จะได้คาเป็ น FALSE ( อย่าสับสนกับเครื่ องหมาย = ที่อยูหน้าสู ตรเพราะ ่เครื่ องหมาย = ตัวแรกนั้นเป็ น เพียงตัวบอก Excel ว่าที่จะพิมพ์ตอไปนั้นเป็ นสู ตรหรื อฟังก์ชน) ั > คือ มากกว่า เช่น =5>6 จะได้ค่าเป็ น False < คือ น้อยกว่า เช่น =5<6 จะได้ค่าเป็ น True >= คือ มากกว่าหรื อเท่ากับ เช่น =8>=8 จะได้ค่าเป็ น True <= คือ น้อยกว่าหรื อเท่ากับ เช่น =8<=20 จะได้ค่าเป็ น True <> คือ ไม่เท่ากับ เช่น =8<>7 จะได้ค่าเป็ น True Operator ทางการเชื่อมข้ อความ เครื่ องหมาย & ใช้เชื่อมข้อความ ดังตัวอย่างจากรู ป 1 2 ลักษณะการเชื่อมข้ อความ

74 1. สูตรที่ใช้ & ในการเชื่อมข้อความ 2. ผลของการเชื่อมข้อความ ในCell A1 กับ A2 ความต่ างระหว่ างสู ตร (Formula) และ Function เพื่อความเข้าใจมากยิงขึ้นเราลองดูการใช้งาน Function และสูตรในการคานวณ ดังรู ป ่ 3 1 2 ตัวอย่างการคานวณ 1. ผลจากการคานวณ 2. เป็ นการใช้ สูตรที่ใช้ในการคานวณ 3. เป็ นการใช้ function Sum หาผลรวมจากตัวอย่างเราจะเห็นว่า Function นั้น เป็ นรู ปแบบของการคานวณที่สาเร็ จแล้ว ส่ วนสู ตร(Formula) นั้นเราต้องสร้างขึ้นมาเองฟังก์ชันในการคานวณ ั ่ ใน Excel นั้นมีฟังก์ชนให้เราใช้มากมาย และเราได้เรี ยนรู้จากเนื้อหาที่ผานมาก็คือ ฟังก์ชน Sum ในบทนี้เราจะเรี ยนรู ้ฟังก์ชน ั ัอื่นๆ ที่น่าสนใจ รวมไปถึงการใช้ฟังก์ชนเหล่า นั้นไปพร้อมๆ กับการใช้ Function Wizard ัส่ วนประกอบของฟังก์ชัน ั ั ่ ฟังก์ชนจะมีรูปแบบ คือ ชื่อฟังก์ชน (ข้อมูล1 , ข้อมูล2 ,..) ซึ่ งแล้วแต่วาฟังก์ชนใดต้องการข้อมูลใดบ้าง และต้องการข้อมูลชนิด ัใดแต่จะมีส่วนประกอบหลัก ๆ เพียง 2 ส่ วน คือ ชื่อฟังก์ชน คือ ชื่อของฟังก์ชนตามที่ Excel ได้กาหนดมาให้ เช่น ฟังก์ชน Sum, Count เป็ นต้น ั ั ั ค่าข้อมูล (Argument) ่ คือ ค่าที่ตองส่ งให้แก่ฟังก์ชน ซึ่ งจะอยูภายในวงเล็บ ้ ั และการอ้าง Argument นั้นอาจจะใช้การอ้างอิงชื่อเซลล์แทนก็ได้ เช่น ฟังก์ชน =Sum(A1:A10,C1:C10) จะถือว่า Sum คือ ชื่อฟังก์ชนและ A1:A10 , C1:C10 เป็ น Argument ั ั

75การคานวณผลแบบอัตโนมัติ ในโปรแกรม Excel เราสามารถใช้เครื่ องมือในการคานวณผลแบบอัตโนมัติได้ดวยซึ่ งทาให้ง่ายในการใช้งานมีการขั้นต้อนการ ้ใช้งานดังนี้ 2 3 1 1.เลือก Cell 2.เลือกเครื่ องมือ 3.เลือก Function ประเภทของฟังก์ชันและฟังก์ชันที่น่าสนใจ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ =INT (ตัวเลข) คานวณค่าจานวนเต็มของตัวเลขโดยปั ดเศษทศนิยมลงต่าเสมอ =TRUNC (ตัวเลข) คานวณค่าจานวนเต็มของตัวเลขโดยปั ดเศษทศนิยมทิ้ง =ABS (ตัวเลข) คานวณค่าสัมบูรณ์ของตัวเลข =SQRT (ตัวเลข) คานวณค่ารากที่สองของตัวเลข =ROUND (ตัวเลข,ตาแหน่งทศนิยม) ปั ดเศษให้เหลือตามตาแหน่งที่ระบุ =MOD(ตัวตั้ง,ตัวหาร) คานวณค่าเศษจากการหาร ฟังก์ชันทางวันที่และเวลา =TODAY() ให้ค่าวันที่ปัจจุบน ั =NOW() ให้ค่าวันที่และเวลาปั จจุบน ั =WEEKDAY(วันที่) คืนค่าวันในสัปดาห์ของวันที่ โดยเริ่ มจากวันอาทิตย์ เป็ น 1 จนถึงวันเสาร์เป็ น 7 =YEAR(วันที่) ให้ค่าปี จากวันที่ =MONTH(วันที่) ให้ค่าเดือนจากวันที่ =DAY(วันที่) ให้ค่าวันจากวันที่ =HOUR(เวลา) ให้ค่าชัวโมงจากเวลา ่ =MINUTE(เวลา) ให้ค่านาทีจากเวลา เรายังสามารถคานวณข้อมูลวันที่ใน Excel ได้เลย เช่น =Today()+20 จะให้ค่าของ อีก 20 วันถัดจากวันนี้

76 ฟังก์ชันทางตัวอักษร =UPPER (ข้อความ) เปลี่ยนข้อความเป็ นตัวพิมพ์ใหญ่ท้ งหมด ั =LOWER (ข้อความ) เปลี่ยนข้อความเป็ นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด =PROPER (ข้อความ) เปลี่ยนข้อความโดยเปลี่ยนตัวอักษรแรกของข้อความเป็ นตัวพิมพ์ใหญ่ =LEN (ข้อความ) หาความยาวของข้อความ =REPT (ข้อความ,จานวน) พิมพ์ขอความนั้นตามซ้ ากันตามจานวนที่ระบุ ้ =LEFT (ข้อความ,จานวน) พิมพ์ขอความตามจานวนตัวอักษรที่ระบุโดยนับจากซ้ายสุ ด ้ =RIGHT (ข้อความ,จานวน) คัดลอกข้อความตามจานวนตัวอักษรที่ระบุโดยนับจากขวาสุ ด =EXACT (ข้อความ1,ข้อความ2) เปรี ยบเทียบ ข้อความ1 กับ ข้อความ2 โดยที่จะให้ค่าเป็ น True กับ False =BAHTTEXT(ตัวเลข) เปลี่ยนตัวเลขให้เป็ นตัวอักษรเช่น 2000 เป็ น สองพันบาทถ้วน ฟังก์ชันทางสถิติ =MAX (กลุ่มเซลล์) ให้ค่าที่มากที่สุดในกลุ่มข้อมูล =MIN (กลุ่มเซลล์) ให้ค่าที่นอยที่สุดในกลุ่มข้อมูล ้ =AVARAGE (กลุ่มเซลล์) ให้ค่าเฉลี่ยของกลุ่มข้อมูล =MEDIAN (กลุ่มเซลล์) ให้ค่ากึ่งกลางของกลุ่มข้อมูล =MODE (กลุ่มเซลล์) ให้ค่าที่เกิดบ่อยที่สุดของกลุ่มข้อมูล =COUNT(กลุ่มเซลล์) นับจานวนข้อมูล =COUNTA(กลุ่มเซลล์) นับจานวนข้อมูลที่เป็ นข้อความ =COUNTIF(กลุ่มเซลล์,เงื่อนไข) นับข้อมูลอย่างมีเงื่อนไข ฟังก์ชันทางการเงิน =PMT (rate,nper,pv) หาค่าผ่อนชาระในแต่ละงวดรวมดอกเบี้ย โดยที่ rate คือ อัตราดอกเบี้ยต่องวด nper คือ จานวนงวดทั้งหมด pv คือ เงินต้นฟังก์ชันทางการตรวจสอบเงือนไข ่ =IF (เงื่อนไข, ค่าที่ได้เมื่อเงื่อนไขเป็ นจริ ง, ค่าที่ได้เมื่อเงื่อนไขเป็ นเท็จ) ให้ค่าตามผลของเงื่อนไข ว่าเป็ น จริ ง(TRUE) หรื อ เท็จ(FALSE)

77 ั ในฟังก์ชน IF นี้เราสามารถประยุกต์ใช้กบงานได้มากมาย เช่น จากตารางตัวอย่าง เราจะกาหนดข้อมูลเงินเดือนของพนักงาน ั ่แต่ละคน แล้วตรวจสอบดูวาถ้าใคร ได้ยอดขายตั้งแต่ 10000 ขึ้นไปให้รับค่านายหน้าไป 2000 บาท แต่ถาใครได้นอยกว่า 10000 ให้รับ ้ ้ค่านายหน้า 1000 บาท โดยก่อนอื่นเราทาตารางข้อมูลของพนักงานและยอดขายมีการคานวณค่านายหน้า ดังรู ป ตัวอย่างการใช้ Function if 1 1. การใช้งานคาสัง IF(D3>=10000,2000,1000) ่ D3 : ชื่อเซลล์ที่ใช้ตรวจสอบตัวเลขว่ามากกว่า หรื อ ต่ากว่า 10000 ถ้าลาดับถัดไปเปลี่ยนเป็ น เซลล์ D4….D12 Note การ Copy สูตรให้ใช้เมาส์ลากที่ ่ แฮนเดิล (Fill Handle) ของเซลล์ที่มีสูตร แรกอยูลงมาข้างล่างฟังก์ชันอืนๆ ทีน่าสนใจ ่ ่ =SUMIF(กลุ่มเซลล์ที่ตรวจสอบ,เงื่อนไข,กลุ่มเซลล์ท่ีตองการรวม) ใช้ในการรวมข้อมูลโดยที่มีการตรวจสอบเพื่อที่จะรวมข้อมูล ้เช่น จากตัวอย่างในรู ปที่ 6-8 ถ้าต้องการหาคะแนนรวมของคนที่ได้เกรด A ซึ่ งหาค่าได้ดง สู ตรดังนี้ ั =SUMIF(D2:D10,”A”,C2:C10) D2:D10 : กลุ่มเซลล์ที่ตรวจสอบ “A” : เงื่อนไขให้ตรวจสอบคนที่ได้เกรด A C2:C10 : ให้รวมคะแนนของคนที่ได้เกรด Aฟังก์ชัน VLOOKUP( ) =VLookup(lookup_value,table_array,col_index_num)

78 ให้ค่าจากตารางอ้างอิงอื่นโดยใช้ Lookup Value เป็ น Key ในการค้นหา ฟังก์ชน Vlookup มีประโยชน์มากในการที่จะอ้างอิงข้อมูลของตารางอื่นมาไว้ยง ตาแหน่งที่ตองการโดยที่จะมี Key ที่ใช้ในการ ั ั ้เปรี ยบเทียบค้นหาฟังก์ชัน HLOOKUP( ) =HLookup(lookup_value,table_array,row_index_num) ่ ฟังก์ชน HLOOKUP ก็ใช้งานเหมือนกับ VLOOKUP ต่างกันตรงที่ตารางอ้างอิงอยูในแนวนอน ัการอ้างอิงเซลล์แบบเจาะจง การที่ใส่ เครื่ องหมาย $ ไว้หน้าตาแหน่งอ้างอิงเซลล์เป็ นการล็อกการอ้างอิงเซลล์ไม่ให้ถกเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการคัดลอกสู ตร นั้น ูไปไว้ยงเซลล์อ่ืนเพราะปกติการคัดลอกสู ตรนั้น จะทาให้การอ้างอิงถูกเลื่อนไปตาม ตาแหน่งที่คดลอกไป เช่น ถ้าเราคัดลอกเซลล์ที่มี ั ัสูตร =Sum(A1:A10) ลงมา 1 เซลล์ สูตรที่คดลอกมาจะกลายเป็ น =Sum(A2:A11) เป็ นต้น ั ถ้าเราไม่ตองการให้การอ้างอิงเซลล์ถกแปรเปลี่ยนไปตามตาแหน่งที่คดลอกจะต้อง อ้างอิง โดยใส่ เครื่ องหมาย $ ไว้ขางหน้า ้ ู ั ้เซลล์ที่จะอ้างอิงเป็ น =Sum($A$1:$A$10) และ เมื่อเราคัดลอกสู ตรนี้ไปไว้ที่ใดก็ตาม สู ตรที่คดลอกไปก็จะเป็ น =Sum($A$1:$A$10) ัเหมือน เดิม

Pdfคอมพิวเตอร์เบื้องต้น

by krusan03

Accessibility

Upload Details

Usage Rights

Statistics

Pdfคอมพิวเตอร์เบื้องต้น Document Transcript