คู่มือการใช้ Google Docs

75,233 views
75,102 views

Published on

คู่มือการใช้ Google Docs ซึ่งอธิบายวิธีการสร้าง ค้นหา และแบ่งปันเอกสารร่วมกับผู้อื่น ตลอดจนวิธีการสร้างคอลเล็กชันพื่อจัดเก็บเอกสารในประเภทเดียวกัน และการสร้างฟอร์มให้ผู้อื่นกรอก

Published in: Technology, Business
26 Comments
31 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
75,233
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
8,653
Actions
Shares
0
Downloads
1,773
Comments
26
Likes
31
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

คู่มือการใช้ Google Docs

  1. 1. คูมือการใช Google Docs-ผศ. ดร. กานดา รุณนะพงศา สายแกว-ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยขอนแกน-http://twitter.com/krunapon- 1
  2. 2. หัวขอที่จะพูด/l Google Docs คืออะไร-l ทำไม Google Docs จึงนาใช-l วิธีใช Google Docs- – การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร- – การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน- – การสรางและดูขอมูลของฟอรม- - 2
  3. 3. Google Docs คืออะไร/l โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลนของ Google -l ลักษณะการใชงานจะคลายกับการใชโปรแกรมในชุด Microsoft Office (Word Excel PowerPoint)-l ผูใชสามารถเขาถึงเอกสารแบบออนไลนไดผานการใชเว็บ เบราวเซอรเชน IE, Chrome, Firefox, Safari เปนตน- 3
  4. 4. ทำไม Google Docs จึงนาใช/l ไมตองติดตั้งโปรแกรม แคเปดเบราวเซอรไปใชที่ http://docs.google.com- –  หากใครไมมี Google account เชน Gmail account, จะตองสมัครใช งาน Google Docs ดวย-l ใชงานงาย เหมือนใชออฟฟสบนเครื่องคอมพิวเตอร-l แลกเปลี่ยนเอกสารได โดยไมตองสงเอกสารไปทางอีเมลหรือคัด ลอกใส ยูเอสบีแฟลชไดรฟ (USB Flash Drive)-l ทำงานบนเอกสารเดียวกัน ขณะเดียวกันไดครั้งละหลายคน ซึ่ง แตละคนสามารถเห็นวาอีกฝายกำลังพิมพอะไรอยู- 4
  5. 5. หนาหลักของเอกสาร Google Docs/ 5
  6. 6. หัวขอที่จะพูด/l Google Docs คืออะไร-l ทำไม Google Docs จึงนาใช-l วิธีใช Google Docs- – การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร- – การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน- – การสรางและดูขอมูลของฟอรม- 6
  7. 7. การสรางเอกสารใหม/l ไปที่คอลัมนทางดานซายมือ แลวคลิกเมนู “สรางใหม”-l จากนั้นคลิกประเภทของเอกสารที่ตองการจะสราง-l สมมุติวาตองการจะสรางเอกสาร ใหเลือก “เอกสาร” -- 7
  8. 8. การเลือกเอกสารเพื่อที่จะดูหรือแกไข/l หากเอกสารนั้นเพิ่งสรางหรือแกไขในชวงเวลาไมนานมานี้ เชน วันนี้ เมื่อวาน หรือสัปดาหที่แลว จะเห็นชื่อเอกสารใน รายการเอกสาร-l คลิกที่ชื่อของเอกสารนั้น--- 8
  9. 9. การคนหาเอกสารเพื่อที่จะดูหรือแกไข/l การคนหาเอกสารนั้นทำไดโดยการใชชองคนหาเอกสาร ซึ่ง เราไมจำเปนตองพิมพชื่อเอกสารหรือโฟลเดอรทั้งหมด หากพบเอกสารที่ตองการใหคลิกทีเอกสารดังกลาว-- 9
  10. 10. การแบงปนเอกสารรวมกับผูอื่น/l เราแบงปนเอกสารรวมกับผูอื่นสามารถทำผานเมนู แบงปน > การตั้งคาเพื่อแบงปน…-l ซึ่งจะมีเมนูยอยที่ทำใหมีการ- – รับลิงกเพื่อแบงปน- – เชิญบุคคลอื่น- – สงอีเมลเปนไฟลแนบ- 10
  11. 11. การเลือกวิธีการแบงปนเอกสาร/l สามารถกหนดใหผูใชผูอื่นดูไดอยางเดียว (รูปแบบที่กำหนดไวให อยูแลว) หรือใหแกไขดวย (ตองคลิกเมนูเปลี่ยน)-- 11
  12. 12. การกำหนดสิทธิ์ของผูอื่นที่เขาถึงเอกสา/l คลิกที่ชื่อบุคคลนั้น แลวคลิกเมนูสิทธิ์ที่เขามีอยูปจจุบัน สามารถเปลี่ยนเปนอยางอื่นได-- 12
  13. 13. การสงอีเมลเปนไฟลแนบ/l สามารถสงอีเมลเปนไฟลแนบโดยไปที่เมนู “แบงปน” แลว เลือก “เชิญบุคคลอื่น”-l จากนั้นจะมีหนาตาง “สงอีเมลเปนไฟลแนบ” ปรากฎขึ้น มา-- 13
  14. 14. การใสรายละเอียดในอีเมลเปนไฟลแนบ/l สิ่งที่จะตองกรอกคือทีอยูอีเมล (1) สิ่งทีอาจกรอกเพิ่มเติม ไดคือขอความ (2) และการคลิกสง (3)-- 14
  15. 15. หัวขอที่จะพูด/l Google Docs คืออะไร-l ทำไม Google Docs จึงนาใช-l วิธีใช Google Docs- – การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร- – การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน- – การสรางและดูขอมูลของฟอรม- 15
  16. 16. การสรางคอลเล็กชัน/l หากมีเอกสารหลายเอกสารที่อยูในประเภทเดียวกัน ควรจะ สรางคอลเล็กชันเพื่อเก็บเอกสารนั้นใหอยูในที่เดียวกัน-l คลิกที่เมนู “สรางใหม” แลวเลือก “คอลเล็กชัน”- 16
  17. 17. การจัดไฟลไวในคอลเล็กชันที่ตองการ (1/2)/l คลิกที่เอกสารนั้น แลวคลิกที่เมนู จัดระเบียบ- 17
  18. 18. การจัดไฟลไวในคอลเล็กชันที่ตองการ (2/2)/l เลือกคอลเล็กชันที่ตองการ(1) และคลิกใชในการ เปลี่ยนแปลง (2)- 18
  19. 19. การแบงปนคอลเล็กชันใหกับผูอื่น/l ในรายชื่อของโฟสเดอรทางดานขวามือ ใหคลิกขวาที่ชื่อ คอลเล็กชันที่ตองการแบงปน แลวเลือกเมนูแบงปน > การตั้งคา การแบงปน-- 19
  20. 20. ขอดีของไฟลนำเสนอของ Google Docs/l ขอดีของการสรางไฟลนำเสนอโดยใช Google Docs คือเรา ไมตองอัปโหลดไฟลที่แกไขลาสุด ผูใชจะเห็นไฟลลาสุดของ เราโดยอัตโนมัติ-l วิธีการแบงปนไฟลนำเสนอแบบใหผูไดลิงกสามารถเห็นสิ่ง ที่เราเปลี่ยนแปลงลาสุดสามารถทำไดโดยการคลิกเมนู - 20
  21. 21. วิธีการแบงปนไฟลนำเสนอ/•  คลิกที่เมนูเผยแพร่/รวม •  แจ้งให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับ ลิงก์ที่ได้รับ 21
  22. 22. หัวขอที่จะพูด/l Google Docs คืออะไร-l ทำไม Google Docs จึงนาใช-l วิธีใช Google Docs- – การสราง คนหา และแบงปนเอกสาร- – การสรางและแบงปนคอลเล็กชัน- – การสรางและดูขอมูลของฟอรม- 22
  23. 23. การสรางฟอรม >> สรางใหม/1) ไปที่เมนู “สรางใหม” แลวเลือก “แบบฟอรม”- 23
  24. 24. การสรางฟอรม >> ใสชื่อฟอรม/2) ใสชื่อฟอรม (1) และวัตถุประสงคของฟอรม (2)-- 24
  25. 25. การสรางฟอรม >> สรางรายการขอมูล/3) สรางและแกไขรายการขอมูลในแตละหัวขอของแบบฟอรม โดยใชเมนูดานขวามือ--- โดยปกติแลวเมนูที่รายการอยูในตอนแรกก็คือเมนูแกไข ซึ่ง ทำใหสามารถแกไขรายการโดยการเขียนขอมูลลงไป รายการนั้นได-- 25
  26. 26. การสรางฟอรม >> แกไขรายการขอมูล/4) จากนั้นใหกรอกหัวขอคำถาม หากมีขอความชวยเหลือ ก็สามารถ กรอกไดเชนกัน หากเปนคำถามที่บังคับใหตอบ ใหคลิกเลือก กำหนดใหเปนคำถามที่ตองตอบ แลวคลิกปุม เสร็จสิ้น-- - 26
  27. 27. การสรางฟอรม >> แกไขประเภทคำถาม /l ในรายการที่มีอยูในฟอรมอยูแลวนั้น ประเภทคำถามจะ เปนขอความ แตเราสามารถเปลี่ยนประเภทของคำถามได โดยการคลิกที่ประเภทคำถาม-- 27
  28. 28. การสรางฟอรม >> กำหนดคำถามที่ตองตอบ/l จากนั้นหากตองการจะใหผูกรอกฟอรมตองตอบคำถามนี้ก็ คลิกตรง Make this a required question-l จากนั้นคลิก Done เพื่อบอกวาแกไขคำถามนี้เสร็จแลว-l หลังจากคลิก Done จะเห็นคำถามที่พรอมใช--- 28
  29. 29. การสรางฟอรม >> เพิ่มรายการ/5) หากตองการสรางรายการหรือคำถามเพิ่ม ไปที่เมนู “เพิ่ม รายการ” แลวเลือกประเภทของขอมูลที่ตองการใหผูใช ฟอรมกรอก-- - 29
  30. 30. การสรางฟอรม >> การแบงปนลิงกฟอรม/6) หลังจากกรอกทุกคำถามที่ตองการในฟอรมแลว ก็ดูที่อยู ของฟอรมเพื่อแจงใหผูที่เราตองการใหกรอกฟอรมทราบ-l ที่อยูของฟอรมจะอยูขางลางสุดของฟอรม ตัวอยางของที่ อยูแสดงในรูป--- 30
  31. 31. การดูขอมูลที่ถูกกรอกแลวในฟอรม/l ขอมูลที่ถูกกรอกในฟอรมจะถูกเก็บไวในไฟลสเปรตชีตใน Google Docs ซึ่งเราสามารถคลิกดูไดเลยและจัดการฟอรม ผานเมนู “แบบฟอรม” ในตัวอยางนี้มีคนตอบแลว 41 คน-- 31
  32. 32. การทำใหสูตรอัปเดตโดยอัตโนมัติ/l บอยครั้งที่ฟอรมจะมีการใชสูตรคำนวณ เชน ฟอรมในการ สั่งซื้อหนังสือ จะมีการคำนวณคาหนังสื อและคาสงจาก จำนวนหนังสือที่ผูกรอกฟอรมระบุ-l หากตองการใหผลการคำนวณโดยใชสูตรปรากฎโดย อัตโนมัติโดยที่ไมตองคัดลอกสูตรในแตละแถวลงมา สามารถทำไดโดยใช arrayformula -l ตัวอยาง: หากสูตรคือ =A2*100 ก็เปลี่ยนใหใช =arrayformula(A2:A*100)- 32
  33. 33. ตัวอยางการใชงานการอัปเดตสูตรคำนวณ/ 33
  34. 34. การแสดงขอมูลบางสวนจากฟอรมที่กรอก/l =importrange(“DocumentKey”, “SheetName”)-l =importrange("tvymrDU- rrLQ0c6g7ivMV5Q","Sheet1!A1:A50")-l ตัวอยางการใชงาน- – ใชเพื่อแสดงผลขอมูลบางสวนใหกับผูใชทั่วไปหรือผูใช บางกลุม- 34
  35. 35. ตัวอยางการแสดงขอมูลบางสวน/l แบบฟอรมออนไลนที่ใหผูใชกรอก-l ไฟสสเปรตชีตที่เฉพาะเราเห็น-l ไฟลสเปรตชีตที่เราอนุญาตใหผูอื่นเห็น- 35
  36. 36. แบบฟอรมออนไลนที่ใหผูใชกรอก/ 36
  37. 37. ไฟลสเปรตชีตที่เปนผลลัพธ/เฉพาะเราเห็น 37เลือกข้อมูลบางส่วนให้คนอื่นเห็น
  38. 38. สรุป/l Google Docs มีประโยชนมากในการทำงานรวมกับผูอื่น โดยใชเอกสารรวมกัน - – ทำใหสามารถเห็นขอมูลที่คนอื่นแกไขไดอยางรวดเร็ว- – ทำใหประหยัดเวลาในการสงอีเมลแนบไฟลหลายครั้ง- – ทำใหประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสารหลายเวอรชัน-l การสรางฟอรมและรับขอมูลที่กรอกในฟอรมโดยใช Google Docs เปนวิธีที่คนทั่วไปสามารถนำไปใชไดงาย- 38
  39. 39. ขอบคุณคะ/•  สามารถสงคำถามและขอแนะนำไปไดที่ krunapon@kku.ac.th-•  ขอมูลอื่นๆและสไลดอื่นๆ ของวิทยากร- o  http://gear.kku.ac.th/~krunapon- o  http://gotoknow.org/krunapon- o  http://twitter.com/krunapon- o  http://www.slideshare.net/krunapon- o  http://scribd.com/ksaikaew- 39

×