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  1. 1. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA dott. ing. Francesco Guerra francesco.guerra@unimore.it
  2. 2. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA I sistemi ERP  Le soluzioni ERP rappresentano un’evoluzione e uno sviluppo dello schema MRP. L’acronimo e’ stato coniato agli inizi degli anni ’90 per indicare una suite di moduli applicativi integrati che supportano l’intera gamma dei processi di una impresa.  Una suite completa ERP contiene decine di moduli che possono essere schematicamente classificati nei gruppi:  Moduli core  Settoriali  Inter-settoriali  Moduli extended dott. ing. Francesco Guerra 2 a.a. 2009/2010 3
  3. 3. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA I sistemi ERP (2)  Con l’estensione dello schema ERP, le aziende hanno a disposizione una ampia gamma di applicazioni informatiche:  Suite core informatizzano le attivita’ aziendali interne di livello operativo e direzionale  Suite extended alle suite core sono integrate altre suite per la gestione del ciclo di vita del prodotto, per l’interazione con l’utente, per l’e-procurement, …  Il valore aggiunto dell’integrazione fra ERP e altri ES e’ la circolarita’ dell’informazione aziendale e interaziendale.  Ad esempio integrazione fra ERP e CRM: il secondo costituisce il front-end dell’azienda verso i clienti basandosi sulle informazioni prelevate dal sistema ERP dott. ing. Francesco Guerra 3 a.a. 2009/2010 3
  4. 4. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA I sistemi ERP (3) dott. ing. Francesco Guerra 4 a.a. 2009/2010 3
  5. 5. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP nelle PMI  I vendor multinazionali (Sap, Oracle in particolare) dominano il mercato nelle aziende multinazionali e nelle grandi imprese  Nelle PMI i primi 5 vendor hanno una quota minoritaria: differente necessita’ della PMI e quindi diversa necessita’ di ERP a causa della:  Capacita’ di spesa: le aziende spendono per l’IT dal 1% al 7- 10% dei ricavi. I costi di un ERP standard possono essere superiori alle capacita’ di spesa di una azienda piccola  Minore complessita’ aziendale: una piccola media impresa e’ spesso situata in un’unica sede, non ha la necessita’ di operare su piu’ lingue e e’ soggetta a minori vincoli di tipo contabile/legale, e puo’ essere maggiormente diretta operando a vista  Minore complessita’ dei processi: le PMI operano con processi piu’ semplici e minori casi d’uso. dott. ing. Francesco Guerra 5 a.a. 2009/2010 3
  6. 6. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP nelle PMI (2)  Il sistema ERP necessario alle PMI deve quindi essere in generale piu’ piccolo e semplice di quello della grande impresa. Inoltre il software deve possedere:  Package orizzontali semplificati  Nicchie e package “superverticali”: le PMI normalmente si specializzano in nicchie di settore non coperte dai principali vendor, per esempio:  Aziende tessili e di moda (prodotto critico per la gestione delle taglie, dei colori e per la stagionalita’ del prodotto)  Piccole aziende municipalizzate (per la gestione dei contratti clienti e la tariffazione dei consumi)  Mobilifici e gestione del legno (la criticita’ e’ rappresentata dalla gestione del magazzino delle materie prime)  Versioni downsized e prepopolate dei package standard  Versioni in modalita’ ASP (Application Service Provider) dott. ing. Francesco Guerra 6 a.a. 2009/2010 3
  7. 7. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Ambiti applicativi  Il dominio tradizionale dei sistemi ERP e’ quello delle imprese manufatturiere  Al variare dell’ambito aziendale rimangono immutate le procedure di supporto:  Gestione amministrativa  Gestione delle risorse umane  …  I moduli relativi al core business sono sostituiti cin un portafoglio operativo idoneo a coprire le esigenze gestionali di ogni categoria aziendale  Anche all’interno dello stesso ambito ci possono essere soluzioni specializzate (verticalizzate) dott. ing. Francesco Guerra 7 a.a. 2009/2010 3
  8. 8. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Principali ambiti applicativi  In una PMI manufatturiera, il sistema ERP puo’ essere scomposto nei seguenti sistemi di base:  Amministrativo  Logistico (magazzino)  Attivo (vendite)  Passivo (acquisti)  Produttivo dott. ing. Francesco Guerra 8 a.a. 2009/2010 3
  9. 9. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Amministrazione  Il flusso amministrativo contabile e’ l’ambito di prima applicazione delle procedure informatiche  Procedure definite dai vincoli legislativi che non permettono molte innovazioni  Disposizioni avanzate di controllo e gestione  Interfacce per l’integrazione con altri flussi  Obiettivi:  Registrazione delle transazioni (fatture, pagamenti e incassi)  Produzione di informazioni di sintesi (bilanci fiscali e report di controllo di gestione)  Il flusso amministrativo ruota attorno alle procedure di contabilita’ generale  Procedure di base della contabilita’ per la verifica del rispetto delle normative fiscali  Strumenti per la redazione delle dichiarazioni IVA e per la stesura del bilancio fiscale aziendale dott. ing. Francesco Guerra 9 a.a. 2009/2010 3
  10. 10. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Amministrazione: sotto-sistemi  Contabilita’ finanziaria  Controllo dei flussi finanziari aziendali  Incassi, pagamenti a fornitori, rateizzazione, rapporti con gli istituti di credito  Gestione di flussi finanziari in entrata / uscita  gestione della contabilita’  Compensi a terzi  Trattamento complesso perche’ a volte l’azienda funge da sostituto d’imposta  Sistemi integrati con la contabilita’  al momento della registrazione contabile di una parcella sono collegati i movimenti relativi alle imposte associate  Flussi amministrativi  le ritenute maturano al momento del pagamento della prestazione dott. ing. Francesco Guerra 10 a.a. 2009/2010 3
  11. 11. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Amministrazione: sotto-sistemi  Cespiti  I beni ammortizzabili costituiscono parte del patrimonio aziendale  Materiali (automobili, macchinari, fabbricati)  Immateriali (software, costi di sviluppo & ricerca, …)  Mantenimento del registro dei cespiti nel quale anno per anno sono annotate tutte le operazioni di ammortamento  Collegato al modulo di contabilita’ per la rilevazione del cespite all’acquisto e per la generazione dei movimenti contabili di ammortamento dott. ing. Francesco Guerra 11 a.a. 2009/2010 3
  12. 12. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Amministrazione: sotto-sistemi  Contabilita’ analitica  Prevedono strumenti di dettaglio maggiore rispetto a quello delle analisi puramente contabili  Definizione dei centri di costo (strutture che rappresentano suddivisioni logiche del’attivita’ aziendale) che possono essere articolati in posizioni gerarchiche  Ogni movimento viene assegnato a uno o piu’ centri di costo.  E’ possibile misurare il peso di ciascuna porzione dell’attivita’ aziendale  Budget  Permettono di indicare gli obiettivi dell’azienda o di suoi settori per un periodo piu’ o meno ampio  Redazione di previsioni sull’andamento dell’azienda anche relativamente ai centri di costo  Previsioni ripartite su diversi periodi temporali: mensili, trimestrali, semestrali, annuali dott. ing. Francesco Guerra 12 a.a. 2009/2010 3
  13. 13. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Amministrazione: sotto-sistemi  Controllo di gestione  Obiettivo di fornire tempestivamente una visione dello stato dell’azienda: quadro della situazione corrente, analisi di confronto rispetto a valori di budget previsti, e analisi a finire (proiezioni avanti nel tempo)  Procedure articolate avendo come fonti non solo i dati della contabilita’, ma anche procedure di valutazione dei costi di prodotto, di valorizzazione dei magazzini di rilevazione dei costi e delle presenze del personale dott. ing. Francesco Guerra 13 a.a. 2009/2010 3
  14. 14. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Logistica  Le procedure del flusso logistico si occupano del trattamento dei materiali: definizione dei materiali, movimentazione, analisi dei costi e delle valorizzazioni.  Procedure soggette a variazioni dipendenti dal mercato.  Definizione dell’anagrafica  A ogni prodotto (materiale o immateriale) occorre associare delle informazione che ne permettano  Il riconoscimento (codice)  Descrizione delle caratteristiche (peso, volume, unita’ di misura, imballi, …) dott. ing. Francesco Guerra 14 a.a. 2009/2010 3
  15. 15. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Logistica  Definizione del layout aziendale  Il materiale e’ collocato in luoghi identificati ad accogliere in modo organizzato particolari categorie di prodotti  Il sistema informativo descrive i materiali contenuti nei magazzini attraverso movimenti di carico e scarico.  Esistono sistemi che definiscono delle mappe di magazzino  Movimentazione  Un movimento di magazzino e’ registrato ogni volta che un prodotto entra o lascia un deposito, indicando  Prodotto, deposito, data, quantita’, causale, ingresso, uscita, conto visione, conto vendita, scarto.  La natura ha effetto sulla valorizzazione del magazzino  La movimentazione e’ fortemente integrata con il flusso attivo e passivo dott. ing. Francesco Guerra 15 a.a. 2009/2010 3
  16. 16. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Logistica  Valutazione dei costi dell’articolo  Esistono molteplici metodi per definire il costo unitario di un articolo in magazzino (LIFO, FIFO, …)  Associare un costo permette:  Adozione di politiche di prezzi ragionate  Controllo di gestione puntuale  Valutazioni inventariali  Permettono di conoscere le giacenze nei depositi e quindi di associare un valore alla merce presente in magazzino  L’inventario e’ utile per conoscere il patrimonio aziendale e nel controllo operativo. dott. ing. Francesco Guerra 16 a.a. 2009/2010 3
  17. 17. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Vendite  Il flusso attivo costituisce la catena di processi che permette all’azienda di interagire con il cliente:  presentazione dell’offerta,  acquisizione dell’ordine,  evasione con la consegna dell’ordine  Definizione delle condizioni commerciali:  Procedure per la gestione delle condizioni commerciali:  definizione dei listini, gestione delle politiche di sconti (definite sulla base del cliente)  Gestione delle provvigioni per gli intermediari e gli agenti  Gestione di omaggi e di premi su obiettivi di fatturato dott. ing. Francesco Guerra 17 a.a. 2009/2010 3
  18. 18. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Vendite  Processi di gestione dell’ordine cliente  Ricezione: l’ordine e’ raccolto eventualmente a seguito di un preventivo. L’ordive viene accettato con la verifica da parte del software delle condizioni commerciali, della solvibilita’ del cliente, dela disponibilita’ del prodotto/servizio  Elaborazione: gli ordini passano nel portafoglio ordini.  Evasione pianificata sulla base di criteri di priorita’ dipendenti dal cliente e dalla data di consegna. Il flusso passivo puo’ essere alimentato, se per evadere un ordine e’ necessario emettere un ordine fornitore  Evasione: prelievo della mere dal magazziono e predisposizione dei piani di spedizione, delle bolle di consegna.  Il processo interseca con la movimentazione del magazzino dott. ing. Francesco Guerra 18 a.a. 2009/2010 3
  19. 19. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Vendite  Analisi: le procedure di analisi sono basate sull’insieme dei dati raccolti tramite gli ordini di acuisti, i documenti di trasporto e le fatture emesse  Consentono di avere una visione oggettiva dell’azienda nel mercato in cui essa e’ collocata dott. ing. Francesco Guerra 19 a.a. 2009/2010 3
  20. 20. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Acquisti  Le procedure di flusso passivo permettono all’azienda di interagire con i propri fornitori per l’apporvvigionamento di materiali o per la richiesta di lavorazioni/servizi esterni  Gli attori sono i fornitori che possono essere connotati come terzisti, vettori, …  Definizione delle condizioni commerciali:  I sistemi ERP consentono di importare i listini dei fornitori in modo da permettere delle valutazione sulla base delle condizioni di sconto (rispetto a una quantita’, a un prodotto in promozione …) dott. ing. Francesco Guerra 20 a.a. 2009/2010 3
  21. 21. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Acquisti  Processi di gestione dell’ordine fornitore  Le richieste di approvvigionamento generate dall’analisi delle scorte e dal portafoglio degli ordini sono in generale raccolte e periodicamente evase sulla base delle urgenze e delle quantita’  Raccolta delle richieste: possono provenire da analisi di magazzino incrociate con il portafoglio degli ordini e il piano di produzione, o anche da un qualsiasi altro settore aziendale (arredi, materiale di consumo, …). La fornitura puo’ avere carattere di continuita’ o di estemporaneita’ e alla richiesta di acquisto puo’ seguire una fase di contrattazione (normalmente non supportata dall’ERP).  Emissione dell’ordine fornitore: le richieste di acquisto generano degli ordini fornitore  registrazione dell’ordine e emissione dello stesso attraverso canali classici o elettronici  Evasione dell’ordine: ricezione della merce e controllo della qualita’. Segue il processo di fatturazione passiva in cui la fattura del fornitore e’ controllata e contabilizzata dott. ing. Francesco Guerra 21 a.a. 2009/2010 3
  22. 22. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Produzione  La gestione del flusso produttivo e’ dipendente dal settore merceologico in cui l’azienda opera  Ad es. chi opera con processi discreti non potra’ usare i modelli utilizzati da aziende che producono per processi continui  Descrizione dei dati tecnici: occorre definire come un prodotto deve essere realizzato e con quali materiali:  Descrizione della struttura del prodotto (distinta base): descrive i processi necessari per ottenere un certo prodotto.  Normalmente si concepisce la distinta base come un insieme di semilavorati ottenuti a loro volta da altri semilavorati …  Descrizione delle risorse utilizzate: macchinari, impianti, risorse umane e terzisti che compongono il processo produttivo  Descrizione del processo produttivo: cicli di produzione = la sequenza di trasformazioni elementari (fasi) che portano la materia prima e i semilavorati a diventare un prodotto finito. dott. ing. Francesco Guerra 22 a.a. 2009/2010 3
  23. 23. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Produzione  Pianificazione della produzione: uso ottimizzato delle risorse aziendali in modo da minimizzare i tempi morti di impianti e persone.  Richieste di produzione: generate dal portafoglio degli ordini cliene o dai piani di vendita del settore marketing. Si pongono vincoli sulla quantita’ e sulla tempistica della produzione  Disponibilita’ di magazzino: l’azienda deve avere a disposizione il materiale per attuare la produzione o attivare delle procedure di approvvigionamento  Disponibilita’ di risorse interne ed esterne: nella pianficiazione occorre considerare la disponibilita’ di persone e di macchinari idonei a quella specifica lavorazione dott. ing. Francesco Guerra 23 a.a. 2009/2010 3
  24. 24. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Produzione  Avanzamento e controllo della produzione: emissione di tutta la documentazione necessaria ai processi di produzione contenente informazioni relative alla  Movimentazione (prelievo e versamenti di materiali nel magazzino);  Avanzamento effettivo della lavorazione: indicazione di inizio e fine della fase, pezzi lavorati e scarti di produzione dott. ing. Francesco Guerra 24 a.a. 2009/2010 3
  25. 25. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Business Common Manufacturing Database Planning Overview di un sistema ERP Sales Customer Planning Service Production Sales Order Planning Processing Material Capacity Planning Planning Procurement Production Distribution Field Service Accounting dott. ing. Francesco Guerra 25 a.a. 2009/2010 3
  26. 26. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Business Overview di un sistema ERP Planning Vendite Common Manufacturing Database Sales Customer Planning Service Acquisti Production Produzione Sales Order Planning Processing Material Capacity Planning Planning Logistica Procurement Production Distribution Field Service Accounting Amministrazione dott. ing. Francesco Guerra 26 a.a. 2009/2010 3
  27. 27. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (2)  I moduli dell’ERP si basano su una base di dati comune che consiste di molteplici informazioni sui clienti, venditori, localizzazione dell’inventario, prodotti…  I dati su prodotti standard si compongono di 4 tipologie di dati:  Item: identifica ogni prodotto, sia esso una materia prima o un prodotto vendibile.  Bill of material: rappresenta la costruzione del prodotto. Le informazioni qui contenute permettono di determinare i costi di produzione, la pianificazione degli acquisti di materie prime, della produzione, …  Resources: identifica ogni risorsa interna usata nel processo manufatturiero. Le risorse identificano anche risorse esterne come i subcontraenti.  Routings: identifica la progettazione del processo di operazioni interne o esterne. Queste informazioni sono usate per determinare i costi di produzione, la capacità di pianificazione, la schedulazione dei prodotti,… dott. ing. Francesco Guerra 27 a.a. 2009/2010 3
  28. 28. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (3)  I dati su prodotti personalizzati si compongono delle note di configurazione e di pianificazione del prodotto.  Tali prodotti sono normalmente definiti nel contesto di un ordine di vendita.  Permette di memorizzare una BOM e un routing che viene utilizzato per stabilire i costi e i prezzi del prodotto. dott. ing. Francesco Guerra 28 a.a. 2009/2010 3
  29. 29. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (4)  Business Planning  Produce il bilancio annuale e stabilisce i piani finanziari e criteri per misurare l’attività dell’impresa  Il piano finanziario può ad esempio includere l’analisi della contabilità generale per rappresentare i guadagni e i costi per linea di prodotto.  Le attività di pianificazione finanziaria utilizzano fogli elettronici, strumenti di simulazione, …  Un sistema ERP mantiene traccia dei costi derivanti dalla catena di fornitura e li compara al bilancio. Revisioni del bilancio possono essere sviluppate in maniera periodica per pianificare le esigenze contingenti o anticipare i cambiamenti. dott. ing. Francesco Guerra 29 a.a. 2009/2010 3
  30. 30. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (5)  Pianificazione delle vendite  Definisce le richieste di produzione sia ricevute sia previste. Queste richieste formano l’input principale al processo di pianificazione della produzione e delle vendite.  Il piano di vendita per un prodotto MTO consiste nell’ordine di vendita  Prodotti con altre strategie possono anticipare la domanda utilizzando delle tecniche predittive, guidando la produzione dei prodotti e stoccando gli stessi nelle strutture produttive.  Gli ordini “consumano” i prodotti e opportune politiche di gestione delle richieste possono gestire le interazioni tra domande avute e previste.  La gestione delle scorte in magazzino è usata per gestire la variabilità della richiesta dott. ing. Francesco Guerra 30 a.a. 2009/2010 3
  31. 31. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (6)  Pianificazione della produzione  Fornisce un sistema che, per ogni prodotto, coordina la catena della fornitura in modo da essere coerente con le domande.  I piani di produzione sono funzione del prodotto che si deve realizzare. E’ possibile individuare prodotti consegnati potenzialmente in ritardo o impossibili da realizzare.  Esecuzione degli ordini di vendita  In questa fase viene raccolta l’accettazione di un ordine indipendentemente dal formato con la quale avviene (entrata manuale, trasferimento elettronico,…). Deve fornire supporto per:  Configurazione dell’ordine  Individuazione della data di consegna  Controllo dello stato dell’ordine  La realizzazione di un ordine ha effetti sulle attività della catena di fornitura  La richiesta di un ordine può avere effetti su altre aree funzionali dott. ing. Francesco Guerra 31 a.a. 2009/2010 3
  32. 32. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (7)  Servizio al cliente  L’obiettivo di questo servizio si estende all’intero ciclo di vita del prodotto. Alcuni eventi del ciclo di vita hanno un impatto diretto sull’ERP:  Quotazione dell’ordine  Il processo di vendita  La distribuzione  Il ritorno delle merci  Le azioni sono in generale gestite da un apposito software chiamato CRM dott. ing. Francesco Guerra 32 a.a. 2009/2010 3
  33. 33. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (8)  Pianificazione della capacità  Strumenti di questo tipo sono utilizzati per supportare le vendite e le operazioni di pianificazione.  Lo scopo è quello di individuare dei periodi di sovraccarico per ogni risorsa. Situazioni di overload devono essere gestite aumentando la capacità disponibile (con strumenti e personale aggiuntivo, con altri sistemi) o riducendo il carico (con la ripianificazione della produzione e altre misure)  Pianificazione delle materie  Si calcola la richiesta di materie sulla base delle BOM e suggerisce cambiamenti agli ordini ai fornitori esistenti  Lo scopo è quello di sincronizzare la fornitura di materiale con la sua richiesta dott. ing. Francesco Guerra 33 a.a. 2009/2010 3
  34. 34. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (9)  Procurement  Moduli di questo tipo permettono di identificare e valutare i fornitori. Il procurement può essere relativo a prodotti o all’esecuzione di operazioni su semilavorati.  Produzione  Si tratta dell’attività di coordinamento giornaliero delle risorse interne in modo da allineare gli ordini con la produzione.  Un ordine di produzione definisce la quantità e le date per la produzione di un oggetto. L’uso di materiali, il lavoro e il consumo di risorse sono poi riportati per ogni ordine.  Tale report fornisce le basi per misurare il progresso, l’efficienza e i costi reali di un prodotto.  Per ogni prodotto vengono identificate e pianificate tutte le operazioni che compongono il ciclo di produzione del prodotto. dott. ing. Francesco Guerra 34 a.a. 2009/2010 3
  35. 35. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Overview di un sistema ERP (10)  Distribuzione  Questo settore include le operazioni per la distribuzione degli ordini e cioè per le attività di:  Packaging  Spedizione  Trasporto  Servizi FSA  La gestione e la riparazione di un prodotto presso il cliente  Accounting  Attività di generazione delle fatture, aggiornamento della contabilità generale, … dott. ing. Francesco Guerra 35 a.a. 2009/2010 3
  36. 36. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Il paradigma ERP  La suite ERP rispecchia una precisa concezione del sistema aziendale con caratteristiche distintive di:  Unicita’ dell’informazione  Estensione e modularita’ funzionale  Prescrittivita’  Unicita’ dell’informazione  Tutti gli ERP sono caratterizzati da una base di dati unica.  La base di dati unica garantisce l’aggiornamento unificato e la conseguente sincronizzazione di processi gestionali interdipendenti.  Nelle architetture ad isole, dove i db sono differenziati, i dati sono sincronizzati attraverso periodici processi di allineamento e le informazioni su uno stesso oggetto (cliente, prodotto, …) sono temporalmente sfasate e ridondanti.  In mancanza di una base di dati condivisa, il software deve riprodurre attraverso le interfacce, il trasferimento dell’informazione tipico dell’elaborazione manuale:  Piu’ copie della stessa informazione  Aumentano i tempi di propagazione dell’informazione  Crescono i costi dott. ing. Francesco Guerra 36 a.a. 2009/2010 3
  37. 37. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP- unicita’ dell’informazione  La base di dati unica garantisce:  Sincronizzazione dei dati  la tracciabilita’ degli aggiornamenti:  Ogni evento e’ testimoniato da un documento  Integrazione e tracciabilita’ dell’informazione direzionale  L’unicita’ dell’informazione garantisce anche unicita’ dei dati per la direzione aziendale rendendo disponibili informazioni sintetiche univoche  Sincronizzazione: aggiornamento unificato della base di dati. Esempi di problemi legati alla non sincronizzazione:  Sfasatura temporale: il saldo dei pagamenti di un cliente presso la contabilita’ e’ divergente rispetto a quello dell’ufficio commerciale  Ridondanza e sfasatura temporale: scorte di materiale che possono essere duplicate nel db per la programmazione della produzione e per la gestione del magazzino  Ridondanza dei dati: assicurazione che opera su diversi settori proponendo polizze diversificate; un utente con piu’ polizze  Ridondanza e eterogeneita’ dei dati: multinazionale che effettua la produzione dello stesso manufatto in stabilimenti diversi dott. ing. Francesco Guerra 37 a.a. 2009/2010 3
  38. 38. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP- unicita’ dell’informazione  Tracciabilita’: requisito legato alla qualita’ della base di dati e riguarda la registrazione dei documenti associati agli eventi che aggiornano la base di dati  Prelievo da magazzino con associato il documento di richiesta e il certificato di avvenuto prelievo  L’unicita’ dei dati favorisce l’unicita’ dei dati direzionali sintesi dei dati operativi (attraverso la sintesi periodica delle informazioni e l’aggregazione secondo obiettivi di controllo direzionale).  Ottenimento dei dati di vendita complessivi di ogni punto vendita  Stato complessivo delle merci in magazzino per ogni stabilimento dott. ing. Francesco Guerra 38 a.a. 2009/2010 3
  39. 39. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP – estensione e modularita’  Estensione e modularita’  Grazie alla modularita’, l’azienda puo’ scegliere una strategia di implementazione coerente con la situazione dei sistemi e con il grado di rischio che e’ in grado di sostenere.  Una strategia diffusa e’ quella dell’implementazione parziale: l’azienda sceglie un piccolo gruppo di moduli che vanno a sostituire i precedenti modelli legacy.  La strategia piu’ ambiziosa e’ quella di implementare un alto numero di moduli:  One stop shopping  Best of the breed dott. ing. Francesco Guerra 39 a.a. 2009/2010 3
  40. 40. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP – prescrittivita’  Prescrittivita’  I moduli ERP incorporano una logica di processo gestionale: il software norma il comportamento dell’utente aziendale, ribaltando la tradizionale concezione secondo la quale e’ il software che si deve adattare all’utente.  Semplificazione dell’analisi dei requisiti  Standardizzazione dei processi e uniforma i comportamenti (vantaggio per le aziende distribuite territorialmente e per le multinazionali)  Razionalizzazione dei processi facendo coincidere il progetto informatico ERP con un progetto di razionalizzazione organizzativa, noto con la sigla BPR (Business Process Reengineering)  La prescrittivita’ comporta rigidita’, che puo’ rendere un ERP incompatibile con le specifiche dell’utente a causa dei tempi, del contenuto dei processi incompatibile con i valori aziendali, con il rischio di trasformazione. dott. ing. Francesco Guerra 40 a.a. 2009/2010 3
  41. 41. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP – prescrittivita’ (2)  L’impatto organizzativo della prescrittivita’ puo’ essere elevato perche’ costringe un’azienda a conformare il suo comportamento allo standard previsto dal sistema.  Tale standard riflette in generale pratiche ottimali (best practice) a causa della diffusione degli ERP: vantaggio notevole per i moduli orizzontali  In questo caso la prescrittivita’, per l’uniformazione e la standardizzazione, favorizce una razionalizzazione dei processi, facendo coincidere il progetto informatico ERP con un processo di razionalizzazione organizzativa (BPR)  La prescrittivita’ non deve fare concludere che gli ERP siano non modificabili: il punto nodale di qualsiasi progetto ERP e’ la duplice analisi dei cambiamenti che l’azienda deve fare per adeguarsi all’ERP e le modifiche da fare all’ERP per adueguarlo all’azienda dott. ing. Francesco Guerra 41 a.a. 2009/2010 3
  42. 42. ERP – prescrittivita’ (3) SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Gap Analysis: esempio Attivita’ del Modello Funzionalita’ ERP Azioni Azioni Processo funzionale sul processo sul software corrente Ricevimento dei Solo registrazione: Controllo sull’ordine (i Adeguamento del - materiali nessun controllo materiali in entrata processo alla sull’ordine devono essere stati prescrizione ERP ordinati) Controllo qualita’ Guidato da regole Solo registrazione - Adueguamento predefinite dell’esito del controllo ERP (regole non incorporate nel sistema Carico a Il SI guida la scelta Solo registrazione - Adueguamento magazzino della ubicazione di dell’evento di avvenuto ERP magazzino carico Prelievo a Il SI guida la scelta Solo registrazione - Adueguamento magazzino della ubicazione di dell’evento di avvenuto ERP magazzino da cui prelievo prelevare Rettifica Modifica dei valori I valori delle scorte Adeguamento del - inventariale della base di dati sono corretti sulla base processo alla di apposite transazioni prescrizione ERP di rettifica dott. ing. Francesco Guerra 42 a.a. 2009/2010 3
  43. 43. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP: Area amministrativa dott. ing. Francesco Guerra 43 a.a. 2009/2010 3
  44. 44. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Obiettivi  E’ stato uno dei primi settori informatizzati:  Le procedure contabili, spesso ripetitive, si adattano ad essere informatizzate  Tre obiettivi principali:  Rispetto delle normative fiscali e civilistiche:  Stesura del bilancio, libro giornale e documentazione collegata  Trattamento IVA, sostituti d’imposta e previdenziali, cespiti  Valutazione consuntiva degli andamenti aziendali  Redazione del bilancio civilistico  Trattamento della contabilita’ ordinaria, abalitica e finanziaria  Valutazione presuntiva degli andamenti aziendali  Budget finanziari ed economici  Controllo di gestione dott. ing. Francesco Guerra 44 a.a. 2009/2010 3
  45. 45. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Strutture di base  Le strutture di base su cui si articola un sistema informativo amministrativo sono:  Piano dei conti  Anagrafiche  Clienti  Fornitori  Istituti di credito  Movimentazione contabile  Movimentazione finanziaria  Movimentazione IVA dott. ing. Francesco Guerra 45 a.a. 2009/2010 3
  46. 46. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Piano dei conti  E’ una struttura dati che rappresenta l’impianto logico del sistema contabile  Struttura gerarchica che rappresenta le aree di interesse suddivise in sottoaree fino alle voci contabili  Sistemi piu’ elementari il piano dei conti e’ a tre livelli: mastro – conti – sottoconti  In sistemi piu’ evoluti il numero dei livelli e’ libero per operare con organizzazioni diverse in esercizi fiscali diversi e per fare analisi e riclassificazioni gestionali del piano dott. ing. Francesco Guerra 46 a.a. 2009/2010 3
  47. 47. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Piano dei conti dott. ing. Francesco Guerra 47 a.a. 2009/2010 3
  48. 48. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Strutture anagrafiche particolari  Le informazioni sono legate all’uso che di queste entita’ viene fatto nel sistema informativo  Nel flusso attivo per i clienti  Nel flusso passivo per i fornitori  Nei processi finanziati per gli istituti di credito  In alcuni sistemi sono descritti da un’unica struttura anagrafica  Anagrafica clienti  Anagrafica di base: ragione sociale, partita iva …  Anagrafiche contabili/finanziarie:  Modalita’ di pagamento concordate  Riferimenti bancari, sconti e spese finanziarie a cui il cliente e’ soggetto  Fido concesso al cliente  Anagrafiche commerciali: listino di riferimento, scontistica, agenti che lo seguono. dott. ing. Francesco Guerra 48 a.a. 2009/2010 3
  49. 49. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Strutture anagrafiche particolari  Fornitori  Contiene informazioni simmetriche rispetto a quella clienti e informazioni relative ai fornitori soggetti a ritenute fiscali.  Istituti di credito  Istituti esterni dei clienti e dei fornitori: coordinate bancarie  Propri istituti:  Tracciabilita’ dei propri movimenti contabili  Calcolo dei costi e della valuta delle singole operazioni  Gestione del fido dott. ing. Francesco Guerra 49 a.a. 2009/2010 3
  50. 50. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Movimentazione contabile  E’ il cuore del sistema informativo contabile  Traccia tutte le operazioni di rilevanza fiscale e civilistica  Gestione della contabilita’ in partita doppia  Ogni movimento contabile ha una struttura logica che prevede due parti:  La testa del movimento con tutte le informazioni che valgono per quel movimento:  Data  Causale  Numero identificativo  Tipo di movimento  Le righe del movimento  Voce contabile di riferimento  Valuta  Tipo di valuta  Descrizione  Data di competenza  … dott. ing. Francesco Guerra 50 a.a. 2009/2010 3
  51. 51. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Movimentazione finanziaria  La movimentazione finanziria traccia i debiti e i crediti rateizzati nel tempo.  Il sistema deve potere tracciare anche ne note di accredito.  L’analisi della situazione creditoria e debitoria dell’azienda permette di avere una prima visione del flusso di cassa che l’azienda avra’. Deve tenere conto anche di altre situazioni aziendali (stipendi, affitti futuri, …)  La sua struttura permette di rappresentare le seguenti informazioni:  Testa del movimento:  Soggetto, tipo, indicatore  Righe del movimento  Data della scadenza prevista / effettiva  Tipo di pagamento – incasso previsto /effettivo  Livello di sollecito  Data rischio dott. ing. Francesco Guerra 51 a.a. 2009/2010 3
  52. 52. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Movimentazione IVA  La movimentazione IVA e’ alquanto complessa e prevede molti casi particolari. Un sistema ERP deve essere in grado di trattare la movimentazione IVA in accordo con le normative vigenti.  Operazioni particolari:  Esenzioni / Non applicabilita’  IVA intracomunitaria  Detraibilita’  Scorporo dott. ing. Francesco Guerra 52 a.a. 2009/2010 3
  53. 53. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Procedure di alimentazione  Alimentazione interattiva: normale inserimento della movimentazione contabile e IVA attraverso maschere guidate. Il sistema verifica:  Congruenza dei dati  Correttezza dei dati  Persistenza delle operazioni (una volta fatte le chiusure periodiche, la movimentazione non puo’ essere piu’ modificata)  Alimentazione automatica da flussi operativi:  Incassi e pagamenti tramite istituti di credito / tramite pagamento diretto dott. ing. Francesco Guerra 53 a.a. 2009/2010 3
  54. 54. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Procedure di supporto operativo  Generazione e stampa del libro giornale  Lista cronologica dei movimenti contabili e dei relativi importi  Generazione e stampa dei registri IVA  Generazione e stampa del bilancio aziendale  Scadenzario attivo e passivo  Estratti conto  Gestione dei solleciti  Gestione degli insoluti dott. ing. Francesco Guerra 54 a.a. 2009/2010 3
  55. 55. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Contabilita’ analitica  Solitamente opera sulla parte (o su una sottoparte) economica della contabilita’ ordinaria  Scomporre la partita di un movimento di contabilita’ ordinaria su piu’ voci analitiche (i centri di costo (N.B. possono essere anche centri di ricavo))  Il sistema viene solitamente alimentato:  in maniera manuale associando i centri di costo al momento del data–entry  In maniera automatica, attraverso meccanismi di scomposizione prefissati utilizzando tabelle di ribaltamento dott. ing. Francesco Guerra 55 a.a. 2009/2010 3
  56. 56. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Budget  Permette di definire delle previsioni sugli andamenti aziendali  Viene sviluppato sulla parte economica del piano dei conti di ordinaria o nel piano dei conti di analitica  Fa riferimento alle stesse strutture utilizzate per la contabilita’ ordinaria e analitica o a semplificazioni delle stesse strutture  L’alimentazione puo’ essere manuale o automatica sulla base di un piano vendite storico che verra’ analizzato e corretto. dott. ing. Francesco Guerra 56 a.a. 2009/2010 3
  57. 57. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA ERP: Area logistica dott. ing. Francesco Guerra 57 a.a. 2009/2010 3
  58. 58. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Obiettivi  Definire le caratteristiche gestionali degli articoli trattati in azienda  Controllare la movimentazione degli articoli  Fornire analisi di disponibilita’ e giacenza degli articoli  Fornire valutazioni inventariali con relative valorizzazioni  Inoltre, in sistemi evoluti e’ possibile  Identificare le ubicazioni fisiche degli articoli  Tracciare origini e destinazioni di gruppi di articoli o di singoli articoli  Operare con movimentazione parziale o completamente automatizzata dott. ing. Francesco Guerra 58 a.a. 2009/2010 3
  59. 59. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Strutture di base  Le strutture di base sono:  Anagrafe degli articoli: descrizione dei prodotti e in particolare si compone di:  Anagrafica di base  Informazioni di approvvigionamento  Informazione fornitori  Informazione clienti  Informazioni amministrative  Layout aziendale: scomposizione fisica o logica del magazzino in aree (depositi)  Movimentazione: rappresentazione dei fenomeni transazionali sugli articoli dott. ing. Francesco Guerra 59 a.a. 2009/2010 3
  60. 60. SISTEMI INFORMATIVI PER LA GESTIONE DELL’AZIENDA Anagrafe dei prodotti  Informazioni di base che vengono gestite dall’ERP  Codice articolo: inserito manualmente o generato da un sistema di configurazione  Descrizione dell’articolo: puo’ essere in piu’ lingue e di lunghezza variabile  Unita’ di misura: e’ l’unita’ utilizzata dal magazzino per le movimentazioni  Imballo e confezione: specifica il tipo di imballo e la modalita’ di composizione  Approvvigionamento: indica se l’articolo è acquistato o di produzione  Politica di fabbisogno: specifica se l’articolo è una scorta o se c’è un “impegno” per quella merce dott. ing. Francesco Guerra 60 a.a. 2009/2010 3

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