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Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
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  • 1. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. GESTION DOCUMENTAL I
  • 2. FORMACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. MAURO ANDRES LARROTA ROMERO YULY CAROLINA GARZON ROMERO PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ TUTORA GESTIÓN DOCUMENTAL I G2 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL I BOGOTÁ-COLOMBIA Mayo 11 de 2014
  • 3. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. INTRODUCCIÓN. Es importante conocer la importancia del Ciclo Vital de los Documentos y sus fases, identificando las edades por las cuales pasa el documento desde su creación hasta la disposición final. La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Por tanto, el estudiante en esta asignatura podrá identificar los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase de la formación de los archivos
  • 4. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. OBJETIVOS. ● Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos. ● Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización. ● Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de formación. ● Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos. ● Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada etapa de la formación de los archivos
  • 5. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. TAREA NO. 3 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. 2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras qué entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)
  • 6. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. 6) Observe y explique en forma resumida cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos. 7) Indique cómo se organizan los documentos dentro de las carpetas. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. 9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual) a) cuáles son los procesos del Programa de gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos. b) cuáles son los procesos del programa de gestión documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos
  • 7. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. c) Cuáles son los procesos del programa de Gestión documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.
  • 8. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios. 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? -¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de gestión documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma. - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego súbalo por SLIDESHARE.
  • 9. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. TALLER GESTIÓN DOCUMENTAL. PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL (ENTIDAD PÚBLICA). 1. Quién diseñó el programa de gestión documental del archivo de la Policía y sobre qué parámetros. Cuántos años tiene el programa? El Secretario General es el responsable del Proceso Gestión Documental, por tanto su grupo de asesores diseñaron el Programa desde el año 2004 y fue aprobado en el 2008, teniendo en cuenta la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, “por la cual se creó el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de las entidades del Estado” y el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004 “por la cual adopta la norma técnica de calidad en la gestión Pública (NTCGP 1000:2004)”. 2. Cree usted que en el archivo de la policía se lleva a cabo el programa de gestión documental? Desde luego que sí, en la Policía están documentados los procedimientos para llevar a cabo el Programa de Gestión Documental y todos debemos seguir los lineamientos para hacerlo de la misma manera.
  • 10. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 3. ¿Cómo se archivan planos, mapas, y material grande en papel? Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén cerrados. En el área de notas del inventario documental, se deja constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes, ya que estos materiales se deben separar, dejar constancia mediante un testigo, de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada. Esta clase de tipos documentales se almacenan en una “planoteca”, para evitar arrugar o doblar, teniendo en cuenta que se puede borrar la información. 4. Qué tipo de documentación se maneja en el archivo de la policía y mencionar 3 ejemplos de los mismos? Comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones oficiales recibidas comunicaciones oficiales vía fax y comunicaciones oficiales por correo electrónico. 5. Manejan TRD y como es su implementación? Las Tablas de Retención Documental en la Policía Nacional se implementan a partir de la producción documental en la cual se debe registrar el número de serie y subserie para su posterior creación de carpetas y cajas, las cuales se deben rotular, y posteriormente se comprueba en la elaboración del inventario documental.
  • 11. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 6. Bajo que normatividad se basan para el manejo del archivo? La Policía Nacional implementa todas las normas archivísticas que regulan el Archivo General de la Nación (Ley general de archivos, acuerdos, instructivos, circulares, etc.) y las que la misma institución crea para conservar la información cuando son de reserva como lo establecen las Leyes Colombianas. 7. ¿Cómo se puede determinar si un documento tiene un valor primario o secundario? Se determina por la utilidad que presten en forma inmediata o futura, que tengan aspectos administrativos como por ejemplo: contratos, cuentas fiscales, y todo lo concerniente a la definición extraída del acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 (Reglamento General de Archivos). 8. Con cual empresa de envíos trabaja el archivo de la policía? La policía tiene contrato con la empresa 472. 9. Cuál es el procedimiento para la unidad de correspondencia. Poseen algún manual? La unidad de correspondencia en la Policía se denomina Ventanilla única, no tiene un manual pero si se encuentra con un procedimiento el cual se debe ejecutar a cabalidad, en dicho procedimiento se indica las tareas y responsabilidades que tiene que realizar en cada paso.
  • 12. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 10. Cree usted que el manejo del archivo de la policía necesita algún cambio o cree que actualmente es el adecuado? Considero que la Policía ha realizado un buen trabajo con el Programa Gestión Documental, pues el implementar el Programa en una institución tan grande requiere de muchos profesionales en ciencias de la información para desarrollar las actividades que la Ley 594 nos enseña.
  • 13. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. TALLER PARTE 2. 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. Nombre de la entidad: Policía Nacional Dirección de Sanidad, Dirección: Carrera 20 No. 3b - 15: Sede Bogotá D.C. Teléfono: 220-7410 Nombre de la persona que le ofrece la información: Leidy Johanna Montenegro Leal Entidad visitada por: Mauro Andres Larrota Romero Existen varias clases de archivos, se escogió la organización de los contratos, ya que es una de las más grandes series que tiene la Policía por ser una de sus actividades cotidianas para el servicio de la comunidad policial y del ciudadano en sí.
  • 14. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO ARCHIVO TOTAL: son las etapas por las que atraviesan los documentos dentro de una entidad. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son cada una de las etapas por las que los documentos deben pasar; desde su producción hasta la disposición final. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos, es decir, que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: es respetar la secuencia de los trámites que los produjo, es decir no desmembrar una serie, ya que toda solicitud tiene una respuesta. FOLIO: es la cara de la hoja de un documento. LEGAJO: es un conjunto de documentos que se guardan unidos por tratar de un mismo tema.
  • 15. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. FONDO: es un conjunto de documentos. SUBFONDO, conjunto de documentos de un subfondo. SERIE: es el tema o asunto principal consecuencia del ejercicio de las funciones específicas de una oficina SUBSERIE: hace parte de una serie, pero la específica es decir que lleva a cabo un tema muy puntual. TIPO DOCUMENTAL: es lo que conforma la serie y subserie, los antecedentes o lo que hace parte de una serie y subserie. TABLAS DE VALORACIÓN: es un listado de asuntos o series documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo central y su disposición final, cuando se carece de tablas de retención documental, o cuando es un fondo documental. TABLAS DE RETENCIÓN: es un listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales que indican el tiempo de retención de un documento, expediente o legajo en cada uno de los archivos de gestión, central e histórico. VALOR PRIMARIO: es la cualidad de un documento que sirve para evaluar su importancia y tipo de retención en un archivo central. VALOR SECUNDARIO: es la cualidad de un documento que sirve para evaluar su importancia en un archivo histórico.
  • 16. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos) PRIMARIOS: conceptos judiciales, expedientes administrativos SECUNDARIOS: Historias clínicas en el que se hayan desarrollado algún tipo de cirugía o un tipo de tratamiento médico efectivo para la cura de alguna enfermedad importante en un paciente, ya que sirve como fuente de investigación. - Resoluciones de nombramientos de personal.
  • 17. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. Serie: HISTORIAS Subserie: Historias clínicas Tipo documental: tratamiento - Serie: ACTAS Subserie: Actas de entrega Tipo documental: actas de entrega de cargo - Serie: PROYECTOS Subserie: Proyecto de Personal de Planta Tipo documental: traslados
  • 18. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. RTA: / ACUERDO 42 DE 2002 .Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público. 6) Observe y explique en forma resumida cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos. Se realiza de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación. 7) Indique cómo se organizan los documentos dentro de las carpetas. Se clasifican, se ordenan, se realiza foliación, se elabora hoja de control, se rotula la carpeta y luego la caja, y por último se realiza el inventario documental. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. Los datos que contiene los rótulos son los siguientes: nombre de la Dirección nombre del Área, nombre del Grupo, número de caja, Serie, Subserie, fechas extremas y número de carpetas.
  • 19. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual) a) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
  • 20. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. b) Cuáles son los procesos del Programa de gestión documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos.
  • 21. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. c) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.
  • 22. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación. ETAPA
  • 23. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios. La valoración documental se hace mediante el comité de gestión documental y cómo éste está conformado por un jurídico, uno administrativo, uno de temático y el director de sanidad entonces en el acta se deja plasmado el documento a eliminar y se le anexa algo que se llama hoja de control cuando es una carpeta completa al acta, en el acta firman todos y esto se guarda en el archivo central por 10 años en el comité se dice que documentos se van a eliminar, las series y subseries y se indica cuanto tiempo de retención está establecido en las tablas de retención documental para que se tenga en cuenta a la hora de eliminar. Luego de realizar el acta, se convoca a una nueva reunión para eliminar los documentos mediante picado y allí se toman fotos para que quede el registro y obre como prueba.
  • 24. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? RTA: / El decreto 2609 de 2012 es importante para el país porque es el que nos da las pautas que debemos seguir para realizar un programa de gestión documental y de igual manera permitirá a las entidades públicas que hacen parte del sistema nacional de archivos contar con un instrumento normativo moderno, conforme con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado. Este decreto enfatiza el la responsabilidad de las entidades públicas y la adecuada implementación de un programa de gestión documental que contribuirá con la eficiencia y la transparencia de la administración pública. Brinda beneficios como: Los avances tecnológicos Aplicación de las tic en el campo de las funciones archivísticas Enfatiza las responsabilidades de las entidades públicas. Gestión de documentos políticos, físicos y electrónicos. Elaborar programas de gestión documental Normalización de los procesos técnicos.
  • 25. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. -¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del programa de gestión documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes hay que hacer para dar cumplimiento a la norma.
  • 26. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. El decreto hace referencia a la ley 1437 de 2011 en su artículo 58 y 59 donde reglamentan el decreto 2609 de 2012 y hace énfasis en los procedimientos administrativos se adelante utilizando medios electrónicos deberán archivarse en este medio y la foliación de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad. - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? RTA: / Como los aspectos más importantes y que podemos resaltar del decreto 2609 de diciembre de2012 tenemos: Este decreto enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado. Que este decreto aplica para las administraciones públicas en sus diferentes niveles como nacional, departamental, distrital, municipal, entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley y las entidades privadas que cumplan funciones públicas que son reguladas por la ley general del archivo “ ley 594 de 2000” y se aplican a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas sus dependencias y servicios públicos independiente del soporte y medio que se registre o se produzca. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de la tecnología de la información y las comunicaciones además el ministerio de tecnología de la información y las comunicaciones. Por otra parte uno de los aspectos más importantes el decreto 2609 del 2012 establece que todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a corto, mediano y largo plazo y debe ser aprobado por el comité de desarrollo administrativo conformado en cada una de las entidades de orden territorial y así mismo es responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno implementar como parte del plan estratégico institucional y del plan de acción anual. Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la ley1273 de 2009 y la ley 1581 de 2012.
  • 27. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. - Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013. ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013. “Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones” 1) El acuerdo 003 hace referencia al decreto 2578 de 2012 donde nos establece que el archivo general de la nación podrá evaluar las tablas de retención documental y de valorización documental de las gobernaciones y distritos de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplan funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos que sean aprobadas por el comité interno del archivo de la respectiva entidad. 2) El acuerdo 003 nos da a conocer como está conformado el comité evaluador de documentos sus funciones y el reglamentos como órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor primario, secundario los lineamientos sobre selección y eliminación de los documentos y a su vez sugerir el régimen de acceso y de transferencia de los documentos producidos por las diferentes entidades públicas.
  • 28. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013. “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”. 1) El acuerdo 004 nos dice que las tablas de retención documental “ TRD” y las tablas de valoración documental “TVD” son instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados. Además el acuerdo 004 establece que las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplan funciones públicas deberán elaborar, aprobar, implementar y actualizar sus TRD y las TVD tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de igual forma la elaboración de las mismas deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el instructivo para la elaboración de las TRD y las TVD que están aprobadas por el archivo general de la nación, luego de ser elaboradas deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad y como siguiente paso deberán publicarse en la respectiva página web de las entidades públicas.
  • 29. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 2) Las TRD o TVD serán expuestas a procesos como presentación, revisión y ajustes ante el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación o al consejo departamental o distrital de archivo y luego de su evaluación técnica o convalidación el representante legal o secretario general solicitará la inscripción de la tabla de retención documental o la tabla de valoración documental en el registro único de series documentales del archivo general de la nación, el comité evaluador contará con 90 días contados desde su recepción para evaluar las TRD y las TVD y si luego de transcurrir 90 días desde su presentación de las TRD O TVD estas entidades no se han pronunciado la entidad podrá proceder a su inmediata implementación. Pero si el comité evaluador decide que hay que hacerle ajustes o modificaciones la entidad deberá cumplir con los ajuste que se deban hacerse en el tiempo establecido será sujeto de las sanciones establecidas por el artículo 35 de la ley 594 del 2000, luego de ser aprobada se le realizan actualizaciones debe llevarse un registro documental con los cambios que se le hayan realizado que permitan la trazabilidad y control del instrumento y nuevamente será evaluada por el comité evaluador del archivo general de la nación. Para la eliminación de los documentos físicos como electrónicos deberá basarse en la tabla de retención documental y será aprobado por el correspondiente comité interno del archivo y se deberá cumplir con los procedimientos establecidos para su eliminación.
  • 30. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. ACUERDO 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013. “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. 1) El acuerdo 005 aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.Todas las entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. De igual manera las entidades están en la obligación de conformar un archivo central institucional que debe ser el responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad y deben responder al cuadro de clasificación documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánica funcional de la entidad, además las entidades del estado deben transferir sus archivos que tengan un valor histórico al archivo general de la nación o al archivo general territorial de acuerdo con su jurisdicción.
  • 31. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 2) En cuanto a la ordenación de los documentos está a cargo de las áreas responsables de la gestión documental velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales que garanticen la adecuada disposición y control de los documentos, la ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales, por tanto es posible emplear distintos métodos de ordenación dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar adicional a lo anterior las entidades deben implementar programa de descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el consejo internacional de archivos y desarrollar procesos de descripción documental que permitan su acceso, consulta y visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web de igual manera las entidades deben publicar los documentos del archivo que transfieran a los archivos generales territoriales a archivos históricos institucionales deben publicarse en la página web con el fin de informar a la ciudadanía.
  • 32. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Nombre de la entidad privada: Empresa Colombiana de Petróleos ECOPETROL Dirección: Calle 37 No. 8-43 Sede Bogotá D.C. Nombre de la persona que le ofrece la información: Diego Armando Toro Barragán Teléfono: 320-4253549 Entidad visitada por: Yuly Carolina Garzón Romero
  • 33. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. 1.1 ¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental? En primera medida el ahorro de espacio y orden en las oficinas eliminando gran parte de los documentos en papel, ejercer el control de la documentación y el acceso más eficiente a la información. 1.2 ¿Cuáles son las desventajas de la gestión documental? Aunque no es un inconveniente, si es una parte difícil de la gestión documental, el ingresar la información en un sistema al iniciar un PGD para su fácil acceso por la cantidad tanto de gestión como histórico.
  • 34. 1.3 ¿Como una entidad proporciona la información sobre su PGD a los trabajadores de Gestión Documental? Mediante capacitaciones, en la intranet nos proporcionan los diferentes instructivos y manuales sobre la normativa para ejercer el PGD, de manera óptima. 1.4 ¿Cuál es el software utilizado para ingresar la información? ¿Es muy difícil su uso? El software utilizado se llama SIDRA. El uso no es difícil y considero que ninguno lo es. Es solo cuestión de práctica y manejo cotidiano. 1.5 ¿Cuantos documentos puede llegar a archivarse en un día? Esto varía según el fondo y la generación de documentos que tenga. En empresas más pequeñas el tráficoo de documentación es más bajo que en entidades como ECOPETROL. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
  • 35. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 1.6 ¿Cómo se controla el acceso de los funcionarios a la información? En ECOPETROL, la única forma para que los funcionarios puedan acceder a la información, es por medio de una comunicación por parte del líder de la dependencia, autorizando a los mismos a realizar consultas y tener expedientes en calidad de préstamo. 1.7 ¿Qué necesidad a futuro hay el custodiar documentos físicos? En la mayoría de las entidades se esta estableciendo la política del “NO PAPEL”, esto conlleva a que la información sea manejada de manera electrónica o medios magnéticos. 1.8 ¿Las normativas teóricas, realmente son una realidad práctica? Si. Considero que todo lo que se basa con la normativa de la Ley General de Archivos se pone en práctica, igual estos procesos son auditados, por ello la importancia que estos reglamentos sean atendidos a cabalidad.
  • 36. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 1.9 ¿Quienes son los encargados de realizar los TRD? Los encargados de realizar las TRD son los administradores del área de Gestión Documental. Una vez son aprobadas se socializan con el personal de la entidad para unificar los procesos. 1.10 ¿Considera usted que hay un impacto positivo o negativo frente a la Gestión Documental en ECOPETROL? A mi parecer el impacto es positivo, los funcionarios están abiertos a aceptar los cambios que sean necesarios realizar para la mejora del PGD, adicional han tomado conciencia no sólo de la importancia de nuestra labor sino que cada vez se muestran más comprometidos con el tema, entregando los documentos y expedientes con los formatos establecidos para dicho fin, realizar las solicitudes por vía escrita, entre otras cosas.
  • 37. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras qué entiende por: ARCHIVO TOTAL: es el proceso completo que tiene los documentos desde su generación hasta su disposición final. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas por las cuales pasan los documentos. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: es el eje temático por el cual se origina la documentación. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: orden de los documentos de acuerdo a la secuencia en que se produjeron. FOLIO: es cada una de las caras de la hoja donde se evidencia información válida del documento. LEGAJO: es el conjunto de documentos que han sido puestos en una unidad de conservación (carpeta, AZ) FONDO: es la totalidad de la organización que genera la documentación SUBFONDO: en cada una de las dependencias de la entidad también productoras de documentación.
  • 38. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. SERIE: es el tema principal al cual refiere un expediente o legajo. SUBSERIE: son los subtemas que la serie, el cual da un valor mas especifico.TIPO DOCUMENTAL: cada una de las clases de documentos que existen en un legajo. TABLAS DE VALORACIÓN: son las resultantes al realizar la valoración de los documentos que reposan en un fondo para realizar el proceso archivístico indicando el tiempo de retención y disposición final. TABLAS DE RETENCIÓN: es el listado de series y subseries que se le asignan a los documentos. VALOR PRIMARIO: es el valor de los documentos que se consultan y son de utilidad frecuente. VALOR SECUNDARIO: son aquellos que son poco consultados, o son documentos de apoyo.
  • 39. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos) VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO ● Contratos ● Propuestas no ganadoras en contratos ● Historias laborales ● Cartillas ● Información de tipo jurídico ● Publicidad ● Información de tipo contable ● Mails, copias de documentos
  • 40. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL ● Contratos ● Contrato de obra ● Contrato de interventoría ● Contrato de servicios ● Pólizas ● Actas de inicio ● Otrosí ● Historias Laborales ● Historia laboral ● Hoja de vida ● Documento de identificación ● Vacaciones ● Informes ● Informes de Gestión ● Informes de Gestión Externos
  • 41. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. Algunos de los documentos que no son archivados son: mails, duplicidad de información (copias), documentos de apoyo (revistas, catálogos, publicidad), comunicaciones, invitaciones. 6) Observe y explique en forma resumida cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos. Una vez los documentos se encuentran por su orden original en un legajo y se ha realizado la depuración pertinente con respecto a copias y demás documentos que no son necesarios archivar proceden a la foliación. Esta se hace con esfero de tinta negra en la esquina superior derecha, con un tamaño aproximado de 1 cm, legible. Si la información se encuentra a las dos caras de la hoja son foliados, si se imprime en papel reciclaje, la cara que no pertenece al documento es trazada con una línea diagonal, en el caso que los expedientes varios tomos, estos siguen el consecutivo en que terminó el tomo anterior.
  • 42. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. POR FOLIO POR TOMOS
  • 43. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 7) Indique cómo se organizan los documentos dentro de las carpetas. Los documentos son organizados en las carpetas tipo libro, es decir, el documento más antiguo es el primero con el gancho legajador hacia abajo, de tal forma que cuando se archiven los documentos no se vea afectado su orden. Con un promedio de 200 folios por expediente.
  • 44. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. RÓTULO CAJA RÓTULO CARPETA
  • 45. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual) a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
  • 46. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos
  • 47. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. c) cuáles son los procesos del Programa de gestión documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos. No aplica. 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación. Contratos de obra: estos documentos son generados por RCC (Regional de Compras y Contratación), una vez legalizado para los fines pertinentes del contrato se entrega a Gestión Documental, quien lo recibe con la lista de entrega de documentos, se procede a la apertura de un expediente, con los documentos soporte que hayan, son indizados en algunos casos escaneados, se les da una ubicación física y así quedarán en custodia para las consultas que sean necesarias. Una vez cumpla su tiempo de retención en el archivo de gestión se trasladará al archivo central por medio de una transferencia documental, donde cumplira su cicclo vital y finalmente se dispondra a eliminación o microfilmacion.
  • 48. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. 11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios. La valoración documental se realiza teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el encuentro entre el comité de gestión documental con los funcionarios encargados de los documentos de cada una de las dependencias, definiendo en ella los documentos que pueden y deben estar archivados por su valor primario, teniendo en cuenta que estos son los que son más consultados por los funcionarios generadores de la información.
  • 49. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. CONCLUSIONES. ● Con este trabajo se logró establecer la importancia que tiene un PGD, en las entidades públicas y privadas. ● Se identifica que las diferentes directrices de las leyes, normas y acuerdos, están siendo puestas en práctica, lo que constituye un cumplimiento total de la ley.
  • 50. FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. GRACIAS...