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Auditorias integradas de gestión

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  • 1. 1.1Fernando Correa M. Auditoría de Sistemas Integrados de Gestión
  • 2. 1.2Fernando Correa M. Introducción a lasIntroducción a las AuditoríasAuditorías Integradas de los sistemas deIntegradas de los sistemas de Gestión Calidad, Medio Ambiente yGestión Calidad, Medio Ambiente y Salud OcupacionalSalud Ocupacional
  • 3. 1.3Fernando Correa M. Conceptos deConceptos de auditoríaauditoría
  • 4. 1.4Fernando Correa M. DefiniciónDefinición Auditoría “Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de la auditoría y evaluarlas objetivamente para determinar hasta que punto se cumplen los criterios de auditoría” ISO 19011
  • 5. 1.5Fernando Correa M. Otras definicionesOtras definiciones Criterios de la auditoría “Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia (…)” Evidencias de la auditoría “Registros, declaraciones de hechos u otra información, que son pertinentes para los criterios de auditoría y son verificables” Hallazgos de la auditoría “Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de auditoría” Conclusiones de la auditoría “Resultados de una auditoría, proporcionados por el equipo auditor después de la consideración de los objetivos de la auditoría y de todos los hallazgos de la auditoría” ISO 19011
  • 6. 1.6Fernando Correa M. Otras definicionesOtras definiciones Programa de auditoría “Conjunto de una o mas auditorías planificadas para un periodo de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico” Plan de auditoría “Descripción de las actividades in situ y los preparativos de una auditoría” Alcances de una auditoría “Extensión y límites de una auditoría” § Sitios de trabajo § Unidades organizativas § Procesos § Periodo cubierto ISO 18011
  • 7. 1.7Fernando Correa M. Otras definicionesOtras definiciones Peligro “Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o a una combinación de éstos. Riesgo “combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso especificado.” Accidente “Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra pérdida.” Seguridad “Condición de estar libre de un riesgo de daño inaceptable” OHSAS 18011
  • 8. 1.8Fernando Correa M. Partes interesadas Medio ambiente Empleados Contratistas Proveedor Comunidad Gobierno ONG´s Consumidor Accionistas Organización
  • 9. 1.9Fernando Correa M. Aspectos e Impactos AmbientalesAspectos e Impactos Ambientales Aspecto Ambiental Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente, Impacto Ambiental. Cualquier cambie en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, como resultado en forma total o parcial, de las actividades, productos o servicios de una organización.
  • 10. 1.10Fernando Correa M. Aspectos AmbientalesAspectos Ambientales NEGOCIO ENTORNO Aspecto Impacto
  • 11. 1.11Fernando Correa M. Aspectos AmbientalesAspectos Ambientales Reducción de emisiones al aire, Emisiones por exhosto Mantenimiento de un vehículo Reducción de residuos sólidos. Cambio del empaque a uno reciclable. Rediseño de un producto Contaminación del suelo o aguas. Derrames accidentales potenciales Manipulación de residuos peligrosos ImpactoAspectoActividad, producto o servicio
  • 12. 1.12Fernando Correa M. ANALOGÍAS DE LOS SISTEMASANALOGÍAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION ?DE GESTION ? AmbientalContaminación ambiental Sociedad SeguridadDaños y deterioroDueño de planta y equipo Salud Ocupacional Lesiones y enfermedades Funcionarios CalidadNo conformidad de producto Clientes SISTEMA DE GESTION DESVIACIONPARTE INTERESADA
  • 13. 1.13Fernando Correa M. Diferencias entre las normasDiferencias entre las normas actualesactuales Productos o parte de una organización. Toda la organización. Toda la organización. Alcance Actividades que inciden en la calidad del cliente. Actividades que tengan riesgos y peligros. Actividades que generen impactos ambientales. Procesos Demostración de conformidad de producto. Cumplimiento políticas y objetivos definidos Cumplimiento políticas y objetivos definidos Propósito Contrato con el clienteDemanda de las partes interesadas. Demanda de la sociedad Motivación Confianza sobre la calidad del producto Salud y seguridad de las personas, daño a la propiedad Impactos ambientales de la organización. Enfoque ISO 9001OHSAS 18001 ISO 14001
  • 14. 1.14Fernando Correa M. Elementos comunesElementos comunes ISO 9001 ISO 14001 Política de Calidad Organización Revisión Gerencial Control de Documentos Control de Proceso Acc.Correct./Prevent. Registros Auditorías Internas Entrenamiento Política Ambiental Estructura y Responsab. Revisión Gerencial Control de Documentos Control Operacional Acc.Correct./Prevent. Registros Auditorías Internas Entrenam.Conc.Compet. 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.5 4.9 4.14 4.16 4.17 4.18 4.2 4.4.1 4.6 4.4.5 4.4.6 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.4.2
  • 15. 1.15Fernando Correa M. Elementos similaresElementos similares ISO 9001 ISO 14001 Revisión del Contrato Control de Diseño Compras Prod.Sum.Cliente Control de Proceso Inspección y Ensayo Contr.Equ.Insp./Ensayo Contr.Prod.No Conforme Manejo, Almacenam... Servicio Asociado Control Operacional Control Operacional Control Operacional Control Operacional Control Operacional Monitoreo y Medición Monitoreo y Medición No Conf/Acc.Prev./Corr. Control Operacional Control Operacional 4.3 4.4 4.6 4.7 4.9 4.10 4.11 4.13 4.15 4.19 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.5.1 4.5.1 4.5.2 4.4.6 4.4.6
  • 16. 1.16Fernando Correa M. Elementos distintosElementos distintos ISO 9001 ISO 14001 Planeación de la Calidad Trazabilidad Estado de Insp. y Ensayo Técnicas Estadísticas 4.2.3 4.8 4.12 4.20 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4.3 4.4.7 Aspectos Ambientales Obligaciones Legales Objetivos y Metas Programas Admin.Ambi Comunicaciones Prep. Resp. Emergenc.
  • 17. 1.17Fernando Correa M. Actores en unaActores en una auditoríaauditoría Cliente Auditor Auditado Organización objeto de una auditoría Persona con la competencia para realizar una auditoría. Organización objeto de una auditoría
  • 18. 1.18Fernando Correa M. Tipos deTipos de auditoríaauditoría PROVEEDOR CLIENTE ORGANIZACION Primera parte La Organización se audita a sí misma Segunda parte Un cliente audita la Organización Segunda parte La Organización audita a un proveedor Tercera parte La Organización es auditada por un ente independienteExterna Interna
  • 19. 1.19Fernando Correa M. Principios dePrincipios de auditoríaauditoría § Conducta ética: fundamento de la profesionalidad. § Presentación imparcial: obligación de informar con veracidad y exactitud. § Profesionalismo: aplicación de diligencia y criterio al auditar. § Independencia: base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones. § Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría, confiables y reproducibles en un proceso sistemático.
  • 20. 1.20Fernando Correa M. GerenciamientoGerenciamiento del programa dedel programa de auditoríasauditorías Definir el programa - Objetivos y alcance - Análisis del riesgo - Responsabilidades - Recursos - Procedimientos Implementar el programa - Evaluar auditores - Conformar equipos - Dirigir las actividades - Tomar registros Monitorear y revisar - Oportunidades de mejoramiento Autoridad del programa Competencia de los auditores Actividades de auditoría Mejoramiento del programa Actuar Planear Hacer Verificar
  • 21. 1.21Fernando Correa M. Definición del ProgramaDefinición del Programa § Objetivos: Según prioridades gerenciales, propósitos comerciales, requisitos de los clientes, exigencias legales y contractuales. § Riesgo Potencial: Según OPEX, CAPEX, procesos, No de personas, resultados auditorías anteriores, implementación recomendaciones, experiencias en otras filiales Alcance: Según profundidad, objetivos, frecuencia, tamaño de la organización, partes interesadas. § Responsabilidades: Asignadas a personas con competencia, capacidad gerencial y conocimiento del negocio auditado, quienes dirigen el programa. § Recursos: Financieros, competencias, dedicación, gastos de viaje. § Procedimientos: Planeación de las auditorías, capacitación de los equipos de auditoría, desarrollo, seguimiento y registro de las auditorías.
  • 22. 1.22Fernando Correa M. Implementación del ProgramaImplementación del Programa § Comunicación a los interesados § Coordinación y programación de las auditorías § Entrenamiento, evaluación y desarrollo de los auditores § Asignación de los equipos de auditores § Disponibilidad de los recursos requeridos § Desarrollo de las auditorías según programa § Control de los registros de las auditorías § Revisión, aprobación, distribución y discusión de los informes § Seguimiento en la etapa de post auditoría
  • 23. 1.23Fernando Correa M. Registros del ProgramaRegistros del Programa § Registros de las auditorías individuales: planes, informes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas § Resultados de la revisión del programa de auditorías § Registros del personal de auditores: evaluaciones, participación en equipos de auditores, entrenamiento
  • 24. 1.24Fernando Correa M. Monitoreo y Revisión del ProgramaMonitoreo y Revisión del Programa Evaluar el cumplimiento de los objetivos y la detección de oportunidades de mejoramiento Apoyarse en indicadores de desempeño y considerar: § Resultados y tendencias de los monitoreos § Conformidad con los procedimientos § Necesidades y expectativas de las partes interesadas § Registros de las auditorías § Prácticas de auditoría nuevas o alternativas § Consistencia entre los equipos de auditoría Resultado esperado: Acciones correctivas y preventivas y mejoramiento del programa
  • 25. 1.25Fernando Correa M. Actividades típicasActividades típicas INICIO Revisión de la Documentación Informe de la auditoría Término Realización de la auditoría Seguimiento Preparación de la auditoría
  • 26. 1.26Fernando Correa M. Inicio de laInicio de la auditoríaauditoría
  • 27. 1.27Fernando Correa M. Objetivos, Alcance y CriteriosObjetivos, Alcance y Criterios § Definición de objetivos - Conformidad del sistema de gestión con los criterios - Capacidad del sistema de gestión para asegurar cumplimiento de requisitos legales o contractuales - Eficacia del sistema de gestión para cumplir los requisitos especificados - Áreas de mejora potencial en el sistema de gestión § Identificación del alcance - Unidades operativas u organizacionales - Actividades o procesos § Establecimiento de los criterios de auditoría - Políticas, procedimientos, normas y reglamentos - Requisitos del sistema de gestión - Requisitos contractuales o códigos de industria
  • 28. 1.28Fernando Correa M. Factibilidad de laFactibilidad de la auditoríaauditoría § Información suficiente y apropiada para planear la auditoría § Adecuada cooperación del auditado § Disponibilidad de suficiente tiempo y recursos
  • 29. 1.29Fernando Correa M. Conformación del Equipo AuditorConformación del Equipo Auditor § Participantes en el equipo auditor - Auditor líder, auditores (equipo activo) - Auditores en entrenamiento (dependen de auditor líder) - Expertos técnicos (conocimiento o experiencia) - Guías (apoyo logístico, no influencia) § Consideraciones - Objetivos, alcance, criterios y duración - Si es una auditoría combinada o conjunta - Requisitos de competencia - Requisitos legales, contractuales y de certificación - Independencia y conflicto de intereses - Trabajo en equipo y con el auditado - Factores de lenguaje, sociales y culturales
  • 30. 1.30Fernando Correa M. Contacto inicial con el auditadoContacto inicial con el auditado § Iniciativa del gerente del programa de auditorías o auditor líder § Temas típicos - Establecer canales de comunicación - Confirmar la autorización para la auditoría - Informar sobre la fecha y la composición del equipo - Solicitar documentación y registros - Determinar reglas de seguridad - Organizar la auditoría - Definir participación de observadores y guías
  • 31. 1.31Fernando Correa M. Revisión de los documentosRevisión de los documentos § Documentación básica del sistema de gestión § Conjunto representativos de los registros del sistema § Informes de las más recientes auditorías § Visita preliminar según se requiera § Si la revisión documental indica que el sistema no es adecuado - Se comunica tanto al cliente de la auditoría como al auditado - La auditoría se cancela o aplaza
  • 32. 1.32Fernando Correa M. Preparación de laPreparación de la auditoríaauditoría
  • 33. 1.33Fernando Correa M. Planeación de laPlaneación de la auditoríaauditoría § El auditor líder prepara el plan para aprobación del cliente de la auditoría § El plan de auditoría incluye: - Objetivos, alcance, criterios y documentos de referencia - Fechas, sitios y unidades funcionales objeto de la auditoría - Duración de las actividades de auditoría en campo - Procesos y actividades claves para los objetivos de la auditoría - La composición del equipo de auditoría y sus roles y responsabilidades respectivos - La asignación de recursos a las áreas críticas - Logística de la auditoría § El plan debe facilitar la programación y coordinación de las actividades de la auditoría § El plan debe ser convenido finalmente con el cliente y el auditado
  • 34. 1.34Fernando Correa M. Otros preparativos de laOtros preparativos de la auditoríaauditoría § Distribución de trabajo entre el equipo auditor § Preparación de los auditores § Precisión de criterios de auditoría y documentos de referencia § Documentos de trabajo: - Procedimientos, listas de chequeo y planes de muestreo - Formatos varios: registros de información, evidencias, reuniones, no conformidades, etc.
  • 35. 1.35Fernando Correa M. Ejecución de laEjecución de la auditoríaauditoría
  • 36. 1.36Fernando Correa M. Reunión de aperturaReunión de apertura § Presentación de los participantes § Relación de los objetivos, alcance y criterios § Programación de las entrevistas y reuniones § Métodos y procedimientos § Canales de comunicación entre auditado y grupo auditor § Recursos requeridos por el equipo auditor § Confidencialidad § Medidas de seguridad, emergencia y protección § Asignación de guías y sus roles § Información sobre no conformidades § Condiciones para dar término a la auditoría § Sistema de apelaciones sobre la auditoría
  • 37. 1.37Fernando Correa M. Recolección de informaciónRecolección de información § La información recolectada y verificada se convierte en evidencia de la auditoría § La evidencia es basada en muestreos (incertidumbre) § Fuentes de información: - Entrevistas y observación de actividades - Documentos, registros, indicadores, etc. - Informes internos y externos § Consideraciones sobre las entrevistas - Preferiblemente hacerlas en el lugar de trabajo - Hacer sentir cómodo al entrevistado - Explicar las razones de la entrevista y las notas - Conducir la entrevista como una conversación - Verificar las conclusiones con el entrevistado - Preguntas abiertas o cerradas, nunca tendenciosas - Entrevistar personal de todos los niveles. Confrontar - Dar las gracias y mantener cortesía - Control del tiempo
  • 38. 1.38Fernando Correa M. Comunicaciones con el auditadoComunicaciones con el auditado § Comunicación periódica a través de los canales designados § Observaciones sobre asuntos por fuera del alcance de la auditoría § Cambios requeridos en el alcance § Dificultad en cumplir los objetivos de la auditoría: ajustes o eventual terminación
  • 39. 1.39Fernando Correa M. Hallazgos de laHallazgos de la auditoríaauditoría TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES (NC) § Identificar, registrar y soportar por evidencias § Revisar con el auditado para su reconocimiento § Resolver divergencias de opinión con el auditado § Registrar puntos no resueltos Evidencias Criterios Hallazgos No Conformidad Observación Conformidad
  • 40. 1.40Fernando Correa M. Tratamiento de hallazgosTratamiento de hallazgos Presentación de hallazgos En alcance del sistema No conformidad Info suficiente Está soportado Levantamiento de No Conformidad Fin Inicio Información adicional Soporte adicional Conformidad Observación - NC Potencial - Riesgo - Oport.Mejora Observación general Sí No Sí Sí Sí Sí No No No No
  • 41. 1.41Fernando Correa M. No conformidadNo conformidad § Definición: No cumplimiento de los requisitos especificados § Tipos de no conformidad - Mayor: ausencia o debilidad extrema de un requisito especificado - Menor: deficiencia en un requisitos especificado w Afecta el desempeño w No afecta el desempeño - Observación
  • 42. 1.42Fernando Correa M. Reunión de cierreReunión de cierre § Preparación - Revisar y listar las no conformidades y evidencias - Buscar consenso sobre las conclusiones - Definir roles en la reunión de cierre - Preparar recomendaciones y seguimiento (si aplica) § Conclusiones - Conformidad del sistema de gestión con los criterios - Implementación, mantenimiento y mejora del sistema - Capacidad del proceso de revisión del sistema para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y mejora del sistema § Temario - Presentación de no conformidades y conclusiones - Discusión de divergencias - Presentación de recomendaciones (si aplica)
  • 43. 1.43Fernando Correa M. Reacción del auditadoReacción del auditado Posible § Autoritarismo § Conflicto interno § Indiferencia § Sumisión § Tácticas evasivas Deseable § Objetividad § Colaboración
  • 44. 1.44Fernando Correa M. Informe de laInforme de la auditoríaauditoría
  • 45. 1.45Fernando Correa M. Contenido del informeContenido del informe § Identificación del cliente y auditado § Objetivos, alcance, criterios y docs. referencia § Fechas y sitios de la auditoría § No conformidades y las evidencias § Conclusiones de la auditoría § Equipo auditor y personal entrevistado § Lista de distribución y confidencialidad § Cumplimiento de los objetivos y del plan de auditoría § Acciones convenidas y actividades postauditoría
  • 46. 1.46Fernando Correa M. Características del informeCaracterísticas del informe § Confidencialidad § Trazabilidad § Soporte adecuado de las no conformidades § No opiniones/juicios § Calidad § Fácil de entender § Certeza y confiabilidad del informe § Retroalimentación del auditado
  • 47. 1.47Fernando Correa M. Aprobación y distribución del informeAprobación y distribución del informe § Responsabilidad del auditor líder § Debe enviarse en el periodo convenido § Debe fecharse, revisarse y aprobarse según los procedimientos del programa § Debe distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la auditoría § El informe es propiedad del cliente § Deben seguirse las condiciones de confidencialidad previstas
  • 48. 1.48Fernando Correa M. Cierre y seguimientoCierre y seguimiento § La auditoría se completa cuando se ha ejecutado el plan, incluyendo la distribución del informe § Los papeles de la auditoría se mantienen o se destruyen, según lo convenido con el cliente § El contenido de información o documentos de la auditoría no se debe divulgar § Las conclusiones de la auditoría pueden dar lugar a acciones correctivas, preventivas o de mejora § Tales acciones usualmente son planteadas y ejecutadas por el auditado, quien mantiene informado al cliente § La terminación y eficacia de las acciones correctivas debe verificarse en las auditorías
  • 49. 1.49Fernando Correa M. Calificación de los auditoresCalificación de los auditores
  • 50. 1.50Fernando Correa M. EntrenamientoEntrenamiento § Conocimiento de las normas de referencia § Técnicas de auditoría: - Revisión y entrevistas - Registro y evaluación de información - Preparación de informes § Destrezas para comunicar y planear, además organizar y dirigir una auditoría § Estos conocimientos y destrezas se deben - Adquirir mediante entrenamiento - Demostrar mediante exámenes u observaciones
  • 51. 1.51Fernando Correa M. Experiencia requeridaExperiencia requerida § Experiencia laboral - Duración según nivel académico - Posiciones técnicas, gerenciales o profesionales - Prácticas de juicio, solución de problemas y comunicaciones con otros - Relación con el sistema de gestión § Experiencia en auditoría - Actividades reales de auditoría: entrevistas, revisión documental y preparación de informes - Entrenamiento en el trabajo bajo la supervisión de un auditor competente
  • 52. 1.52Fernando Correa M. Atributos personalesAtributos personales § Conducta ética § Mente abierta § Diplomacia § Conciencia § Percepción § Versatilidad § Tenacidad § Decisión § Auto confianza
  • 53. 1.53Fernando Correa M. Competencias del auditorCompetencias del auditor § Procedimientos, metodologías y técnicas de auditoría § Sistemas de gestión y documentos de referencia § Dinámica de las organizaciones § Legislación, regulaciones y otros requisitos aplicables
  • 54. 1.54Fernando Correa M. Características de lasCaracterísticas de las auditoríasauditorías InternasInternas
  • 55. 1.55Fernando Correa M. Responsabilidades en lasResponsabilidades en las auditoríasauditorías InternasInternas ELEMENTO AUDITOR AUDITADO GERENCIA Objetivos Elabora Aprueba Procedimientos Elabora Aprueba Programa Propone Ajusta Aprueba Ejecución Audita Recibe Informes Prepara Recibe Recibe Acciones Correct. Sigue Propone Aprueba Cierre AC Verifica Ejecuta Mejoram.Continuo Informa Ejecuta Promueve
  • 56. 1.56Fernando Correa M. Criticas a lasCriticas a las auditoríasauditorías internasinternas § Cumplimiento? § Enfoque en hechos? § No se pueden emitir juicios? § Son una actividad de verificación? § Conducen al mejoramiento continuo? § Deben emular las auditorías de 3a. Parte?
  • 57. 1.57Fernando Correa M. Programa exitoso dePrograma exitoso de auditoríasauditorías internasinternas § Enfoque en sistemas § auditorías de amplio espectro § Basada en inferencias § Sociedad con la gerencia operativa
  • 58. 1.58Fernando Correa M. Elementos de unaElementos de una auditoríaauditoría exitosaexitosa § Evaluar cumplimiento de los documentos § Evaluar la eficacia del proceso § Observar la influencia (+/-) de las actividades del entorno § Documentar un desempeño sobresaliente, o modelos de mejoramiento continuo
  • 59. 1.59Fernando Correa M. Preparación de laPreparación de la AuditoríaAuditoría
  • 60. 1.60Fernando Correa M. Planeación de laPlaneación de la auditoríaauditoría § El auditor líder prepara el plan para aprobación del cliente de la auditoría § El plan de auditoría incluye: - Objetivos, alcance, criterios y documentos de referencia - Fechas, sitios y unidades funcionales objeto de la auditoría - Duración de las actividades de auditoría en campo - Procesos y actividades claves para los objetivos de la auditoría - La composición del equipo de auditoría y sus roles y responsabilidades respectivos - La asignación de recursos a las áreas críticas - Logística de la auditoría § El plan debe facilitar la programación y coordinación de las actividades de la auditoría § El plan debe ser convenido finalmente con el cliente y el auditado
  • 61. 1.61Fernando Correa M. Otros preparativos de laOtros preparativos de la auditoríaauditoría § Distribución de trabajo entre el equipo auditor § Preparación de los auditores § Precisión de criterios de auditoría y documentos de referencia § Documentos de trabajo: - Procedimientos, listas de chequeo y planes de muestreo - Formatos varios: registros de información, evidencias, reuniones, no conformidades, etc.
  • 62. 1.62Fernando Correa M. Certificación, Registro yCertificación, Registro y AcreditaciónAcreditación
  • 63. 1.63Fernando Correa M. Certificación del SistemaCertificación del Sistema § Vigencia del sistema - Alcance definido - Mínimo tres meses de implantación - auditorías internas en desarrollo - Mínimo una revisión gerencial § auditoría de certificación - Preauditoría - auditoría principal - Verificación de las acciones correctivas § auditorías de seguimiento - Una vez al año - Nueva auditoría a los tres años