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  • 1. Reporte Final: Reporte Gerencial: Propuesta de I.T. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL Cuero, Yuribeth Gutiérrez, Danilo Hernández, Yarineth 26.04.2011 Siegfried Financial Services
  • 2. Contenido
    • Introducción
    • Planificación de la Información
      • Organización
        • Equipo del proyecto
      • Diagnostico
        • Estrategia actual del negocio
        • Modelo de Porter – Análisis de la Industria
        • Situación actual
        • Procesos actuales
        • Instrucción de los modelos de análisis
      • Estrategia
        • Estrategia de negocios
        • Estrategias de RRHH (Change Management)
        • Implementación in House
  • 3. Contenido
      • Estrategia (continuación)
        • Implementación con Outsoursing
        • Análisis del Impacto
      • Riesgos y Prioridades
        • Modelos a emplear: In House y Outsoursing
        • Impactos
        • Implementación
        • Diagrama de riesgos
        • Gráfico de riesgos
        • Hoja de requerimientos
        • Diagrama de prioridades
        • Gráfico de prioridades
      • Planificación
        • Plan del proyecto: Diagrama de Gant
    • Recomendaciones para la Empresa
    • Conclusiones
  • 4. Introducción
    • Siegfried Financial Services es una compañía internacional que brinda productos y servicios financieros no bancarios. Con más de 15 años de experiencia en el mercado panameño, se especializa en el otorgamiento de líneas de crédito de bajo monto y rápida recuperación.
    • Su cartera actual de clientes  se encuentra entre las de mayor volumen en el mercado local sin embargo su participación de mercado se ha estancado en los últimos años.
    • Cuenta con SunBeam Financial System una plataforma de IT que debido a diversos factores no satisface de manera efectiva las necesidades de tecnología de la empresa.
    • A Siegfriend se le recomendará el empleo de los modelos de In House y Outsoursing para lograr sus estrategias de negocios.
  • 5. Planificación de la Información Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto
  • 6. Organización: Equipo del Proyecto Líder Responsabilidades Gerente de proyecto Administrar el plan del proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad, satisfaciendo necesidades e inquietudes, ajustando características y atributos. Gerente de cambio (Change manager) Encargado de maximizar el beneficio colectivo de las personas y minimizar el riesgo de fracaso de la implementación del proyecto. Gerente de procesos de negocios (Business process owners) Ayudar en la planificación y desarrollo del proyecto. Gerente de implementación técnica Encargados de la dirección y control en la ejecución del proyecto. Asistentes y Operativos Organizar la implementación el proyecto.
  • 7. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 8. Estrategia Organizacional
    • Actualmente la compañía tiene la siguiente estrategia de negocios:
    • “ Posicionarse como la empresa Nº 1 en la prestación de servicios financieros no bancarios del mercado panameño, mediante la expansión de los servicios y puntos de contacto con el cliente”.
  • 9. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 10. Diagnostico: Flujo de Información Actual Clientes APC Departamento Contable Dirección de Cobros Agentes de Cobro Cartera Morosa Gerencia de Finanzas Sucursales SunBeam Financial System
  • 11. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 12. Diagnostico: Análisis de las 5 Fuerzas de Porter Media - Alta Baja Media - Alta Alta Media
  • 13. Diagnostico: Análisis de las 5 Fuerzas de Porter Fuerza Calificación Razones Poder de Negociación de los Proveedores Baja
    • Solo existen 3 posibilidades:
    • Línea de crédito de banco.
    • Emisión de deuda.
    • Acciones en los mercados de valores.
    Amenaza de los Nuevos Competidores Media
    • La banca tradicional ha visto en este segmento un buen mercado y ha optado por la compra hostil de participantes.
    • Participantes del mercado local han optado por unirse para la conformación de nuevos competidores.
    Poder de Negociación de los Consumidores Alta
    • Fuerte campaña al publico, de sus derechos y obligación hacia el consumidor.
    • Gran cantidad de participantes en la industria.
  • 14. Diagnostico: Análisis de las 5 Fuerzas de Porter Fuerza Calificación Razones Amenaza de Productos Sustitutos Media - Alta
    • Existen muchas alternativas:
    • Mercado de Valores
    • Cooperativas
    • Tarjetas de crédito
    • Casas de empeño
    Rivalidad entre los Competidores Existentes Media - Alta
    • Competidores realizan alianzas con empresas del sector privado/ gubernamental para la prestación a sus empleados.
    • Fuerte campañas de mercado por diferentes medios de comunicación elevan la oferta alternativas para la obtención del producto.
  • 15. Diagnostico: Situación Actual de RRHH Competencias Manejo de Ética
    • Fuerte concepto de la ética laboral y del principio de “integridad laboral” y “manejo de la información”.
    Manejo Transcultural
    • Alto grado de diversidad, operando en diferentes países.
    Manejo del Cambio
    • Excelente actitud frente al cambio (regulaciones legales).
    Áreas de Oportunidad Manejo de la Diversidad
    • La gerencia debe escuchar las opiniones y puntos de vista de los empleados para la toma de decisiones.
    Manejo de la Comunicación
    • Limitaciones en los canales de comunicación.
    • Falta de coordinación, ejecución de políticas o de estandarización de procesos.
    Manejo Propio
    • No existe cultura de capacitación constante o de reforzamiento de puntos claves para la ejecución eficiente de las tareas.
  • 16. Diagnostico: Situación Actual del SI Puntos Diagnosticados Objetivos del Diagnóstico Resultado del Diagnóstico Sistema Informático Principal Identificar el sistema informático
    • SunBeam Financial System : sistema encargado de ejecutar la actividad financiera, tareas administrativas/contables y su interacción con los cliente de la empresa
    Aporte a la Empresa Determinar los beneficios del sistema informático
    • Permite el almacenamiento masivo de la actividad del cliente, (calculo de préstamos, registro de pago, proyecciones de cuentas, mantenimiento de las cuentas, mercadeo de la cartera) y generación de información contable, entre otras.
    Áreas de Oportunidad Establecer las carencias del sistema informático
    • No se puede obtener toda la información para la toma de decisiones sensitivas.
    • No genera información estadística y no hay mayor detalle de algunas transacciones.
    • Tiene restricción a ciertos accesos, dificultando la agilidad en el proceso de aprobación crediticia
    Transformación Organizacional Recomendar los cambios para maximizar el logro de objetivos
    • La cultura empresarial debe ser modificada para apoyarse mas en los sistemas informáticos, actualmente mucha información es generada de manera manual.
    • Se necesita un departamento informático con mayor jerarquía sistematización de las tareas manuales
  • 17. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 18. Estrategias de RRHH (Change Management) Estrategias Objetivo de la Estrategia Concienciar la necesidad de cambio. Darle a conocer a los colaboradores en general la situación actual de la empresa , proponer hacia donde quieren llegar y lo que se necesita para lograrlo. Compartir estrategias para mejorar el rendimiento. Establecer objetivos y métricas que permitan que los colaboradores evalúen el desempeño. Desarrollar la habilidades requeridas. Desarrollar habilidades especificas a través de la capacitación del personal y de la experiencia que se vaya adquiriendo. Implementar una cultura de mejoramiento continuo. Tener excelentes canales de comunicación y fomentar el desarrollo del personal.
  • 19. Estrategia Organizacional Estrategias Proyectos Objetivo de la Estrategia Desarrollo de un sistema tecnológico para el manejo de la información. Proyecto Operativo Diseñar una plataforma informática que pueda generar informes de cada área de manera independiente y cruzada, que permita generar un solo reporte con información de varios departamentos. Contar con una estructura organizacional delimitada. Proyecto de Transformación Organizacional Diseñar una estructura flexible del esquema organizacional que facilite la designación de tareas. Realizar procesos de negocios seguros. Proyecto de Controles Diseñar métodos de protección integrados para el manejo y transición segura de datos vía Internet, implementando un sistema altamente controlado que requiera de una definición especifica de usuarios a raíz de las funciones y responsabilidades de cada uno. Contar con una dirección de soporte al cliente para la región. Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte) Diseñar una plataforma de servicio a nivel local e internacional por medio de un centro de llamadas en horarios flexibles.
  • 20. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Diagrama de Tiempo Situación actual de la empresa
  • 21. Estrategia de Aplicaciones Proyecto de Servicio al Cliente Impulsar la Expansión de los Servicios y Puntos de Contacto con el Cliente Tarea Plan de Acción Tiempo Límite Responsable Ampliar la cartera de servicios para atraer clientes nuevos. Hacer un estudio de mercado para identificar cuales servicios podrían ser aplicados y mejorados para atraer nuevos clientes. Noviembre 2011 Gerencia de Mercadeo Ampliar la red de sucursales para tener un mejor punto de contacto con clientes existentes y potenciales. Establecer 6 nuevas sucursales en el interior de país. Octubre 2013 Gerencia General
  • 22. Estrategia de Aplicaciones Proyecto de Transformación Organizacional Reingeniería de los Procesos Internos Tarea Plan de Acción Tiempo Límite Responsable Identificar áreas de oportunidad en los perfiles de trabajo. Evaluar la carga de trabajo y tiempos que se requieren para cada una de las tareas y así reorganizar las responsabilidades de los colaboradores. Noviembre 2011 Gerencia de Recursos Humanos Revisar la estructura organizacional de la empresa. Analizar la actual estructura organizacional de la compañía para el diseño de una nueva dirección para la implementación de proyectos. Enero 2012 Gerencia de Recursos Humanos/ Gerencia Administrativa
  • 23. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 24. Estrategia: Hardware y Software Proyecto Operativo y de Controles Mejoramiento de la Plataforma Tecnológica Tareas Plan de Acción Tiempo Límite Responsables Implementar un sistema para optimizar el flujo de información. Desarrollo de un nuevo sistema que permita la integración de la información generada por los diferentes departamentos de la compañía. Enero 2012 Gerencia de Tecnología
  • 25. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 26. Modelos de Implementación
    • In House: Siegfried tiene las siguientes expectativas para elegir algunas tareas bajo este modelo:
      • Desarrollar experiencia del personal
      • Bajos costos de desarrollo e implementación
      • Flexibilidad en las alternativas de procesos
    • Outsoursing: Siegfried utilizará el outsourcing para el mejoramiento de la plataforma tecnológica. Las e expectativas generales del servicio contratado serán:
      • Precios competitivos
      • Innovación tecnológica
      • Altos estándares de servicios
      • Reconocimiento local e internacional
      • Confidencialidad en el manejo de información sensitiva
      • Flexibilidad en los procesos
      • Reducción del retrabajo
      • Capacidad de respuesta/soporte
  • 27. Implementación – In House Proyecto Operativo Área Responsabilidades que deberán ser cubiertas por Siegfried Transformación Organización y Servicio al Cliente
    • Hacer un estudio de mercado para identificar cuales servicios podrían ser aplicados y mejorados para atraer nuevos clientes.
    • Establecer 6 nuevas sucursales en el interior de país.
    • Ampliar la red de sucursales para tener un mejor punto de contacto con clientes existentes y potenciales.
    • Evaluar la carga de trabajo y tiempos que se requieren para cada una de las tareas y así reorganizar las responsabilidades de los colaboradores.
    • Analizar la actual estructura organizacional de la compañía para el diseño de una nueva dirección para la implementación de proyectos.
  • 28. Implementación - Outsoursing Proyecto Operativo Área Responsabilidades que deberán ser cubiertas por el Proveedor Técnica - IT
    • El sistema debe ser elaborado en idioma Inglés y el manual de usuario debe ser en ingles y español.
    • La propuesta debe ser redactada en ingles y español, debe incluir las especificaciones del sistema, plan de capacitación, servicios postventa, plan de actualizaciones, flexibilidad para realizar cambios, procesos de interconexión, establecimiento de controles, generación de información especifica, cumplimiento de leyes, cronograma de implementación, plan de continencia, hardware, ubicación de lo equipos.
    • La implementación, capacitación, prueba y producción del sistema no puede exceder un tiempo mayor a 24 meses.
    • Presentación de un demo para la interacción con el sistema.
    • Creación de accesos, funciones, controles y demás especificaciones con los departamentos específicos de la compañía.
    • La empresa debe realizar la compra de todos los equipos, instalación, verificación, pruebas y producción del sistema, Siegfried recibida el sistema solamente al finalizar dichas gestiones.
    • Una vez entregado se concederá 6 meses de gracia para cambios o situaciones referentes a las especificaciones iniciales cuyos costos correrán por parte del proveedor.
  • 29. Implementación - Outsoursing Proyecto de Controles Área Responsabilidades que deberán ser cubiertas por el Proveedor Financiera
    • Presentación de estados financieros auditados por una firma de contadores públicos autorizados. Debe incluir como mínimo: procesos legales a favor o en contra de la empresa, nivel de endeudamiento y activos.
    • Facturación anual mínima de USD $1,000,000.00
    • Cartas de referencia bancaria emitidas por entidades bancarias reconocidas en Panamá o en el extranjero
    • Propuesta no puede exceder USD $500.000.00
  • 30. Implementación: Diagrama de Riesgos Nombre del Proyecto Estructura del Proyecto Nivel Tecnológico Tamaño del Proyecto Grado de Riesgo Herramientas de Administración del Proyecto A - Proyecto Operativo Alto Alto Grande Mediano
    • Uso mediano de control formal
    • Uso mediando de planeación formal
    B- Proyecto de Transformación Organizacional Baja Baja Grande Bajo
    • Alta integración interna
    • Uso intenso de planeación formal
    • Uso intenso de control formal
    C- Proyecto de Controles Alto Alto Pequeño Mediano-bajo
    • Alta integración interna
    D- Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte) Alta Bajo Pequeño Muy bajo
    • Uso intenso de control formal
    • Uso mediano de planeación formal
  • 31. Implementación: Diagrama de Riesgos Alto Bajo Bajos Altos Riesgos del Proyecto Beneficios potenciales para la compañía A B C D Examinar cautelosamente Identificar y desarrollar Evitar Proyectos de rutina Leyenda del gráfico: A - Proyecto Operativo B- Proyecto de Transformación Organizacional C- Proyecto de Controles D- Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte)
  • 32. Implementación: Hoja de Requerimientos de Riesgos
    • Hoja de requerimiento de operaciones
    • Hoja de requerimiento de transformación
    • organizacional
    • Hoja de requerimiento de controles
    • Hoja de requerimiento de soporte
  • 33.  
  • 34.  
  • 35.  
  • 36.  
  • 37. Implementación: Diagrama de Prioridades Factores Estratégicos P: Productividad D: Diferenciación TD: Toma de Decisiones Factores Factibilidad T: Técnica E: Económica L: Legal O: Operacional C: Calendario Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO A - Proyecto Operativo 9 7 8 7 8 5 8 9 7 7.4 B- Proyecto de Transformación Organizacional 8 7 5 6.7 7 7 6 7 5 6.4 C- Proyecto de Controles 8 3 7 6 7 7 5 5 4 5.6 D- Proyecto de Servicio al Cliente 6 2 6 4.7 7 8 3 6 5 5.8
  • 38. Implementación: Análisis de Prioridades Factores Estratégicos Factores de Factibilidad 5 5 10 10 (0,10) Prioridad baja (10,10) Prioridad alta (0,10) Prioridad baja (0,0) Rechazar A B C D Leyenda del gráfico: A - Proyecto Operativo B- Proyecto de Transformación Organizacional C- Proyecto de Controles D- Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte)
  • 39. Impactos
    • El análisis de impacto en el negocio es un componente fundamental del plan de
    • continuidad de una empresa. Incluye un componente exploratorio para encontrar algunas
    • debilidades y un componente de planeación para desarrollar estrategias que permitan
    • reducir el riesgo.
    • Variables fundamentales:
  • 40. Impactos Criterio Área Impactada Impacto Esperado Experiencia Gerencia general Determinar la estabilidad de la compañía y la consistencia de sus servicios. Servicio Toda la empresa Conocer la plataforma de servicios que estaría disponible para Siegfried. Capacitación Recursos humanos Determinar los diferentes programas para la capacitación de los colaboradores en el sistema. Mantenimiento Informática Conocer el programa de soporte técnico, mantenimiento de infraestructuras y visitas de técnicos . Referencias de clientes Gerencia general Conocer por medio de terceros mayor información sobre el proveedor. Tiempo Gerencia general, finanzas e informática. Conocer el cronograma de la empresa para la implementación del proyecto, capacitación, pruebas y puesta en marcha del sistema. Estatus de la empresa Gerencia general, finanzas y legal Conocer la situación legal, financiera y reputacional de la empresa. Precio Gerencia general y finanzas Monto dispuesto a invertir para la adquisición del sistema. Propuesta/demo Informática Capacidad para interactuar con el producto previo a su compra. Especificaciones Informática Capacidad de crear un sistema con las necesidades requeridas por Siegfried.
  • 41. Planificación de la Información Plan Estratégico Diagnostico Estrategias Riesgos y Prioridades Plan del Proyecto Organización Organización Estrategia del negocio Hardware / Software Necesidad de información Aplicaciones Impactos e implementación Plan del proyecto Situación actual de la empresa
  • 42. Plan del Proyecto Nombre de la Macro-tarea Duración Inicio Fin
    • Proyecto Operativo
    6 meses 03-may-12 07-nov-12
    • Proyecto de Transformación Organizacional
    4 meses 01-ago-11 01-dic-11
    • Proyecto de Controles
    3 meses 01-oct-11 03-ene-12
    • Proyecto de Servicio al Cliente (Soporte)
    2 meses 01-oct-11 01-dic-11
  • 43. Diagrama de Tiempos
  • 44. Recomendaciones para Siegfried
    • Realizar un plan maestro que contemple la definición de nuevas estrategias de negocios.
    • Determinar los procesos de negocio y la diseño de los SI requeridos para el cumplimiento de las estrategias de negocio.
    • Desarrollar los requisitos del SI en base a: funcionalidades, gestión de problemas, implantación/soporte local , instalación de software y arquitectura global de aplicaciones
    • Establecer la infraestructura tecnológica que será la base operacional en la cual se ejecutara y evaluara el desempeño y desarrollo de las estrategias de negocio previamente establecidas.
  • 45. Conclusiones
    • Siegfried baso sus necesidades de IT como consecuencia de los requisitos de información y tecnología que requiere la estrategia para su ejecución.
    • La necesidad de información eficiente, en tiempo real y consolidada hace obligatorio el uso eficiente de sistemas tecnológicos en las administración.
    • La conceptualización de una estrategia solo se materializa en la medida en que se definan los objetivos, métodos y requisitos necesarios para su realización.
    • El SI debe ser usado como apoyo en la ejecución una estrategia y no como estrategia en por sí misma.

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