Comunicación interna

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Organización y psicología en la comunicación Interna
Carolina Márquez
María Fernanda Tautiva
Marcela Bohorquez

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  • 1. Giorgio de Marchis , María Gil- Casares, Francisco Javier LanzasEditorial Fragua Carolina Márquez Marcela Bohórquez María Fernanda Tàutiva Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 2. 1. Definición y desarrollo de lacomunicación interna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 3. La comunicación Interna (CI), es la comunicación que favorece y promuebe las relaciones entre las personas de la organizacióngenerando la confianza y el compromiso con unas metas y valores comunes. Comunicación Información Verdadera comunicación Transmición de datos o entre personas. informaciones La comunicación es La información es multidireccional unidireccional. La organización debe crear una cultura en la que todas las personas se consideren parte de un mecanismo de recepción y difución de información Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 4. Integrar la información Públicos de la comunicación Interna Para que una información resulte útil en una Publicos Internos Públicos Externos organización La organización debe Personas de la organización que Todas las personas que ser coordinada por los cobran un sueldo y profesionales no están dentro de los distintos contratados temporalmente para públicos internos departamentos tareas puntuales y accionistas. Evitar La CI, actúa cómo mediadora entre Optimizar todos los integrantes de laDuplicidades recursos de la en la organizaciòn. informacióninformación Hacer posible la comprensión y la inteligibilidad de la organización misma Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 5. 2. La motivación en el trabajo y la CI Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 6. La Motivación, es una necesidad o un deseo que sirve para activar la conducta y orientarla hacia un objetivo. Razones por las que es difícil ¿Porque es difícil medir las implementar una necesidades y motivaciones de estrategia de las personas? motivación en una empresa. Conocer las necesidades, los Las propias Las propias Las propiasdeseos, las motivaciones, de un personas no las personas se personasprefieiren trabajador en un momento conocen averguenzan de no decirlas para nodado y hacer un seguimiento de ellas sentirse vulnerables su evolución Resulta de primaria Por ello, suelen importancia realizarlo desde la aplicarse test CI. indirectos Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 7. Modelos de motivación propuestos por diferentes autoresProponen estudiar las diferentes necesidades o cuestiones 1. Maslow propone: 2. Mc Clelland propone: • Necesidades de Autorealización • Necesidad de Integración social • Necesidad de estima o de afiliación • Necesidad de afiliación y afecto • Necesidad de Poder • Necesidades de seguridad y • Necesidad de logro o protección realización • Necesidades fisiológicas 3. Victor Vroom propone: Relaciones de probabilidad percibida: • ¿que probabilidad supone el sujeto que hay de que sus esfuerzos le permitan lograr sus objetivos? • ¿Que beneficios cognitivos cree que le dará lograr el fin de la acción? • ¿ este premio, sea real o bajo forma de beneficios, que importancia tiene para el sujeto? Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 8. 4. El autor propone: Según lo visto y analizado en las propuestas de los diferentesautores. Raconalidad Necesidades Externo Superiores Pasado Futuro Necesidades Interno Básicas Afectividad Son 8 vectores que se reagrupan en 4 ejes. Cada vector está siempre presente e influye en motivaciones de manera diferente y en diferentes momentos de la vida. Hay dos ejes centralesy dos distribuidos, que se han separado de los centrales por su importancia y su constante influencia en las motivaciones. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 9. Vector Interno: Formado Vector Racionalidad:por las variables que surgen influye en lo que vemos ydel propio sujeto. cómo lo vemos.Vector Externo: Variables Vector Afectividad:Sociales y Culturales. Emociones y sentimientos infuyen en nuestrasVector pasado: desiciones. Por ellos laExperieincias pasadas que motivación se ve influida pornos sirven cómo puntos de aspectos afectivos.referencia para generarnuevas metas. Necesidades Básicas: Fisiológicas y de seguridad.Vector Futuro:Expectativas, que son Necesidadesderivadas de nuestra Secundarias:experiencia pasada y de que Otras necesidades.y cuanto placer sentiremos alcumplir nuestros objetivos. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 10. La CI debería encargarse de crear un clima de confianza que permita conocerlas necesidades, deseos y motivaciones de los empleados para satisfacerlas. Através de la CI, se puede trabajar para motivar a los empleados. Factores motivacionales que se pueden mejorar a través de la CI Claridad de Claridad de Seguridad Reconocimientolos objetivos las funciones psicológica Justicia Significación Expresión percibida Apoyo laboral personal Contribución Desafío Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 11. 3. Los grupos y los equipos de trabajo Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 12. Sólo cuando los grupos funcionan la comunicación fluye de la forma adecuada yse genera la menor cantidad posible de distorción y de rumores. Es necesariocrear grupos de trabajo integrados (equipos) y con sentido de pertenencia a laorganización. Características añadidas de los equipos frente a los grupos EQUIPOS GRUPOS Deben sentir que tienen un objetivo en No es necesario que tenga unos objetivos común que además sea específico y específicos percibidos como comunes porque alcanzable. los objetivos pueden ser vagos. Se identifican como miembro del equipo y se perciben cómo unidad No es necesario identificarse ante todo el diferente de los demás. Todos pueden mundo cómo miembro del grupo. conocer esa pertenencia. Se crean normas explícitas de Se crean las normas explícitas, pero pueden ser comportamiento que regulan las tácticas, en muchos casos limitadoras de relaciones. Estas normas tienen que ser comportamientos. formales.La CI quiere ayudar en la creación de equipos, favorecer su buen funcionamiento y relación con otros equipos. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 13. Tipos de Etapas de desarrollo de los grupos Características grupos Definidos por la organización Hay dudas y confusión acerca de casi todo. Formales Se crean una función Formación Etapa termina cuando los miembros se Aparecen en el organigrama consideran parte de un equipo. Comportamientos no definidosInformales Espontáneos Los miembros aceptan el grupo pero no Conflicto quieren ceder poder sobre si mismos. Reportan directamente a un jefe De mando Permanentes Se forma un sentido de camaradería muy Formales Regulación fuerte. La etapa termina cuando el grupo Tarea como objetivos está regulado y estabilizado De tarea Temporales Formales La estructura es aceptada por los miembros Informales Desempeño y funciona bien. De interés No designados por la organización Desintegra- Esta fase es sólo para los grupos temporales Son grupos de tarea Son grupos de tarea ción cómo los de tarea.Temporales Son grupos de mandoPermanentes Estas etapas no necesariamente se dan en todos los grupos y muchas veces se pasa a la siguiente sin haber terminalo la anterior Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 14. Elementos estructurales que participan de los equipos Elemento Descripción El jefe asignado por la organización para dirigir el equipo, deberá conocer bien el tipo de trabajo que ha Liderazgo desempeñado cada miembro y cómo se tiene que llevar a cabo. Roles o papeles que cumple cada miembro dentro delRoles o papeles equipo Los grupos comparten normas. Estas a veces son implícitas, no dichas ni escritas. Las normas que permanecen van conformando la cultura de la empresa. Normas Normas de desempeño Normas de apariencia Normas sociales Normas de reparto de recursos El tamaño del grupo es importante a la hora de crear un Tamaño equipo, pues tiene relación con la eficacia del mismo. La estructura define la jerarquía del grupo y las fuentes Forma de información de cada uno de los miembros. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 15. Ventajas de los grupos Desventajas de los grupos Para la organización Para el individuo Para la organización Para el individuoMayor productividad si los grupos satisface la necesidad de En general, las mismas que para la Consumen más tiempocrean sinergias afiliación organizaciónMayor compromiso con los objetivos Un individuo o un grupo desi los sujetos se sienten parte del Aumenta la seguridad Sensación de pérdida de tiempo, individuos pueden manipular algrupo y aceptan las reglas aunque a veces no la sea grupoMayor éxito en las tareas complejas Puede estimular la creatividad Difución de responsabilidades Conflictos internosReparto de tareas en función de las Estatuscapacitaciones y preferencias Desarrollo de pensamientoTransmisión de la cultura Autoestima grupal únicoFacilita la integración de los neuvos Desarrollo de objetivos, normas y Podermiembros en la organización cultura diferentes e Consecución de las metas incompatibles con las de la individuales (compatibles con organizaciónMenos problemas para los individuos las de la organización y del Menor productividad equipo) Problemas de integración Puede mejorar la comunicación entre empleados Creación de subgrupos Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 16. Características de los grupos eficientes y eficaces Característica Definición Todos los miembros deben tener los objetivos claros para que sus esfuerzos vayan destinados aObjetivos definidos alcanzarlos. Al igual que los objetivos, es necesario que las funciones dentro del equipo estén bien definidas. CadaDefinición de funciones miembro debe saber exactamente cuáles son las suyas y qué se espera de él. Los líderes pueden ser formales o informales y se suelen diferenciar de los seguidores porque laLiderazgo influencia que ejercen sobre ellos es mayor que la que reciben. Debe representar confianza y saber escuchar. Los miembros del equipo deben de tener respeto y confianza en la capacidad de los restantesCapacidad miembros.Pertenencia Todos los miembros deben estar orgullosos de pertenecer a su equipo.Sistema de recompensas Tienen que haber recompensas tanto individuales como colectivas.Solución de conflictos Se definen los mecanismos para solucionar los problemas y afrontar los conflictos.Comunicación Debe ser fluida, directa y constante.Corresponsabilidad Los miembros del equipo deben de tener libertad para actuar dentro de sus responsabilidades. Es el grado en que los miembros del equipo se sienten vinculados unos a otros y quieren seguir siendoCohesión parte del grupo. Si jefes y colaboradores participan para los objetivos y analizar resultados, ls decisiones son mejoresParticipación comprendidas y aceptadas.Compromiso Ha habido un compromiso explícito y voluntario a la hora de permanecer al grupo. Una de las claves del éxito de los equipos (y de la CI) es tener éxito a la hora de crear un buen climaClima laboral laboral. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 17. 4. El Papel de la Comunicación Interna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 18. Cultura Corporativa Personalidad de una compañía, manera de comportarse, creencias Marco de referencia para sus relaciones con sus stakeholders Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 19. Modelo tradicional de Cultura Corporativa Tradicionalmente, se ha considerado como el conjunto de la Visión/Misión y los valores de una organización.Misión: Valores:¿Quién queremos ser? Plasmación de la culturaObjetivo Final de una empresarialOrganización Implícitos: Empresas muyTipos: maduras, con cultura-A futuro: expresan deseo u firmemente implantada.objetivo que debe ser alcanzadoen el futuro Explícitos: formulados, escritos y compartidos con los-Presente: situación que ya miembros de la organización.existe y que se desea mantener. La misión puede tener foco en:En la Organización, en los Clientes o En la Sociedad Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 20. Cómo Comunicar la Cultura CorporativaTres procesos para conseguir que los empleados se alineen con laestrategia: • Comunicación y Educación Los empleados deben conocer y comprender la estrategia para poderla llevar a cabo. • Definición de Objetivos personales y objetivos Los empleados deben saber como su labor puede influir en el éxito de la organización • Sistemas de retribución los empleados deben entender que su retribución va ligada al éxito de la organización. “Si los empleados no comprenden la visión, es menos probable que comprendan la estrategia diseñada para hacerla realidad” (Kaplan y Norton 2001) Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 21. Claves del éxito en la Comunicación Interna de la Cultura CorporativaImpulso de la Alta Dirección Alta Dirección Impulsor del proceso de implantación de los valores CEO Transmisor de los valores al máximo de personas Directivos Transmitir a colaboradores los valores CEO Transmisor de los valores al máximo de personas Recoger feedback de las personas Transmitir que las personas hacen posible Alta Dirección Transmitir a las personas que hacen posible implantar los valores Medición de KPI´s del proceso de implementación Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 22. El Papel de la Comunicación InternaImplementación de valores empresariales y de cultura esfundamentalmente comunicativo.El papel de CI debe ser liderar el programa de implementaciónDebe participar activamente en la elección y redacción devaloresEvitar el peligro de la percepción de los valores como unaimposición de la Alta direcciónEvitar la sensación de que es un programa impulsado por RHIdentificación del CEO como líder del programa no comoinventorAdaptación de los valores a la realidad de la compañía Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 23. 5. Estructuras Comunicativas yPosibles objetivos de ComunicaciónInterna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 24. Flujos de La ComunicaciónLa comunicación Interna en sus inicios:Flujo de Comunicación unidireccional descendente ALTA DIRECCIÓN COMUNICACIÓN INTERNA PERSONAS Alta Dirección Com. Interna Profesionales Contenidos Define Agenda Elabora Recibe Canales ------ Decide canales y Recibe transmite Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 25. Flujos de La ComunicaciónLa comunicación Interna en la última década de XX:Flujo de Comunicación bidireccional ALTA DIRECCIÓN COMUNICACIÓN INTERNA PERSONAS Alta Dirección Com. Interna ProfesionalesContenidos Define agenda y recibe Elabora Contenidos y Define, recibe y da feedback sistematiza feedback feedback Canales ------ Decide canales y transmite Recibe y da feedback Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 26. Flujos de La ComunicaciónLa comunicación Interna desde principios del XXI:Modelo actual de los flujos de la comunicación Alta Dirección Com. Interna Gestores de Personas Equipos Alta Dirección Com. Interna ProfesionalesContenidos Define agenda y Elabora Contenidos y recibe y Define, recibe y da recibe feedback transmite feedback feedback Canales ------ Decide canales y transmite Recibe y da feedback Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 27. La Posición de CI dentro de la OrganizaciónLa posición de CI dentro de la organización evoluciona en función del nuevomodelo de flujo comunicativo: Valor “La CI es parte de mi Estratégico Socio Estrategico estrategia” “Tengo un Problema Consultor de CI” “Enséñame a utilizar Asesor Técnico las herramientas de CI” Redactor y Diseñador “Ponlo Bonito” Distribuidor “Envía esto por mi” TácticoModelo de evolución de la CI Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 28. La Posición de CI dentro de la Organización Fases Redactor y Asesor SocioDistribuidor Consultor diseñador Técnico EstratégicoAporta poco Quien redacta Colabora con CI lleva a cabo Asume de formaValor. Recoge los contenidos, Cliente Interno una labor de preactiva sutextos tal y los maqueta para decidir apoyo interno a función y secomo llegan y para hacerlos contenidos y a los directivos y anticipa a lastransmite por mas atractivos. quienes gestores de necesidades decanales Cliente Interno transmitir. equipos. Ante el cliente interno,implementados decide agenda y Enseña requerimiento de que la incorporaal efecto destinatarios. funcionamient uno de los como parte o de los canales clientes elabora fundamental de de CI para que planes de su estrategia. el cliente los Comunicación y Los planes se participa de elaboran con el transmita a forma activa en objetivo de través de ellos su anticiparse a implementación posibles problemas. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 29. CI: ¿Comunicación o Recursos Humanos? donde debe estar Recursos Humanos Comunicación¿Cuando? ¿Cuando?Idónea cuando la cultura La organización alcanzacorporativa no esta arraigada madurez en la Culturaaún. Corporativa.Hay cambios profundos en el Ventajasnegocio, fusiones y Credibilidad al no seradquisiciones donde es relacionada directamente conimportante potenciar o crear RH.cultura corporativa. Alineación de objetivosVisión de CI Comunicacionales.Centrada en temas “soft”centrada en las personas, Comunicación consistente, loscreación de equipo orgullo, profesionales se mantienenimagen de marca informados de la actualidad de la compañía y el sector. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 30. Fases Canales y Contenidos Redactor y Asesor SocioDistribuidor Consultor diseñador Técnico EstratégicoDistribuidor, Redactor y diseñador, Asesor Técnico: Foco informativo– Interés en comunicarConsultor y Socio Estratégico: Foco en contenidos – Alcanzar objetivoscorrespondientes a los planes de comunicación.Análisis de Canales:Para lograr un buen proceso en los canales y contenidos es necesariohacer una revisión periódica. Este análisis se hace desde tres aspectos, loscuales están relacionados entre sí: Eficacia: Llegar a toda la audiencia y transmitir la información Eficiencia: Llegar a toda la audiencia y transmitir la información Efectividad: Medido en el impacto real del canal Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 31. Canales y Contenidos Redactor y Asesor SocioDistribuidor Consultor diseñador Técnico EstratégicoCartero. Actitud Los objetivos Garantizar que Grado de Los mismosreactiva hacen referencia las satisfacción con objetivos deldependiente de a la eficacia y herramientas los productos y consultor +las necesidades eficiencia. Lo sean utilizadas servicios. (más) Énfasis ende los otros. importante no la mejoraObjetivos es que e envie la interna deencaminados a información imagentener seguridad sino que la leanen la capacidadde transmitir unmensaje Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 32. ¿Objetivos de CI para otros? Para ¿A través ¿A Asegurar ¿Cómo? de?Quienes? Que le prestan a Estableciendo objetivos Herramientas Alta la comunicación precisos y adecuadasDirección y con sus fáciles de (Insumo:Gestores de colaboradores comprender Recopilación de Equipos la atención feedback) adecuada Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 33. La estructura Organizativa de un departamento de CI Estructura de la CI durante las primeras etapas Director de CI Canales Off/line Canales On/Line Canal # 1 Canal # 1 Canal #N Canal #NLa actividad de CI se centra más en la implantación y desarrollo de canalesefectivos Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 34. La estructura Organizativa de un departamento de CIEstructura de la CI durante las etapas Posteriores Director CI Herramientas Off-Line Herramientas On-Line Herramientas de CI “Cara a Cara” Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N Modelo Basado en Herramientas: Se enfoca más a los clientes internos que hacia canales. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 35. La estructura Organizativa de un departamento de CIEstructura de la CI durante las etapas Posteriores Director CI Comunicación Ascendente Comunicación Descendente Comunicación Horizontal Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N Modelo Basado en Flujos Comunicativos: Se centra en el aseguramiento del correcto funcionamiento de los flujos de comunicación de la compañía. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 36. La estructura Organizativa de un departamento de CIEstructura de la CI durante las etapas Posteriores Director CI Herramientas de Participación Herramientas de Información Herramientas de Colaboración Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N Organización de la CI por Contenidos: Une en un solo foco contenidos y flujos de comunicación. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 37. Medición de Resultados Redactor y Asesor Socio Distribuidor Consultor diseñador Técnico EstratégicoCUANTITATIVO CUANTITATIVO CUALITITATIVO CUALITITATIVO CUALITITATIVO# de # de usuarios de Análisis de Grado de Grado deinformaciones cada canal o % satisfacción del satisfacción del satisfacción delenviadas y sobre el total del cliente interno Cliente interno Cliente internoevolución target de con las con la función de con CI.Temporal audiencia. herramientas y CI.(trimestral, servicio de CI. Análisis desemestral, anual) objetivos de CI de cada uno deGrado de los clientes.cumplimientoplazos deproyecto% de audienciaalcanzado Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 38. Las encuestas de Satisfacción de empleadosLos resultados de las encuestas si bien pueden ser orientativos, estándemasiado sesgados por diferentes condicionantes: Redacción Subjetividad Globalidad Confidencialidad Condiciona Interpretación Demasiados Las personas los de los temas de tema dudan de ella resultados resultados global Limitación Participación Temporal Falta de perspectiva Cuales son llenadas Foto de un Descontento de de forma Honesta momento retribución salarial concretoLas limitaciones e las encuestas de satisfacción de empleados superanlos beneficios aportados por ellas. Su utilidad es más que cuestionable. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 39. 6. Las Herramientas deComunicación Interna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 40. Herramientas de CIPrimero debe preguntarse: ¿Qué se quiere transmitir? ¿Cómo se quiere hacerlo? ¿Y a través de que canales? A través de cada medio puede llegar a diferentes receptores Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 41. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Es necesario mantenerlo - Facilita la integración de los actualizado nuevos miembros - Puede ser que no se leaManual de - Permite tener una visión o use Acogida introductoria adecuada - Si no hay - Ayuda a crear cultura de retroalimentación empresa puede que no se haya entendido Herramientas alternativas: Plan de formación inicial , Coaching, Mentoring Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 42. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Permite formación personalizada - Permite asegurarse que el - El tiempo dedicadoPlan de Acogida nuevo empleado adquiere los por el tutor conocimiento mínimos necesarios Herramientas alternativas: Manual de acogida, Coaching, Mentoring Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 43. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Facilita los contactos - Permite que se sepa mejor a - Supone esfuerzoManual de quien dirigirse mantenerloFunciones - Cada uno conoce sus actualizado responsabilidades Herramientas alternativas: Directorio, Manual de Acogida Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 44. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Permite una rápida transmisión - Requiere tiempo del de valores y cultura de la mentor. Dedicación empresa que tiene que serMentoring - Permite una rápida integración reconocida. - Aumenta la confianza y si se - Puede no haber un recibe con generosidad, futuro buen entendimiento. altruismo del nuevo empleado. Herramientas alternativas:Coaching , Manual de acogida; Manual de funciones; Seminarios y Cursos de formación Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 45. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Permite un aprendizaje cara a cara - Tiempo dedicado porCoaching - Permite transmitir de una parte del coach forma eficaz conocimientos, valores y cultura Herramientas alternativas: Mentoring, Manual de acogida, Manual de funciones Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 46. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Pueden ser excesivos - Permanecen o escasos - Reducen los malentendidos - No transmiten tan - Pueden ser periódicos bien como la - Son el mayor medio de comunicación cara a transmisión formalComunicados cara - El transmisor y el receptor no escritos - Si la comunicación es tienen que coincidir en el excesiva o poco clara tiempo para comunicar pierde efectividad - La comunicación escrita tiene - Supone un esfuerzo mayor credibilidad para que sea una - Ayudan a evitar rumores comunicación clara Herramientas alternativas: Reuniones físicas o virtuales, teléfono Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 47. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes Carta del - Su impacto, si no se abusa de - Uso limitadoPresidente ella. Herramientas alternativas:Reuniones con los más altos directivos; todo tipo de comunicación vertical Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 48. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Su abuso provoca que - Es inmediato no se lea - Permite ir directamente a la - Información información deseada a través importante se puede de los hipervínculos Correo perder n el flujo de - No tiene Coste de electrónico datos envío/distribución - Es necesario tener las - Permite segmentaciones herramientas relativamente rápidas electrónicas para poder acceder a el Herramientas alternativas:Correo interno, Tablón de anuncios, Memo, Mensajes a móviles por BlueTooth, sms o multimedia Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 49. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Menos el Blue-Tooth, - Son inmediatos tienen un coste Mensajes a - Consiguen contactar con el - Si se abusa de estasmóvil y agendas empleado esté donde esté y a herramientas, se electrónicas cualquier hora puede provocar el - Se leen rechazo del empleado Herramientas alternativas: Correo electrónico, Correo Interno, Tablón de anuncios, Memo Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 50. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Exige detenerse para leer - Esta limitado por su ubicación - Tiene un espacio limitado - A menos que exista cristal - Se puede leer en protector, el material colocado ratos de esperaTablón de puede ser roto, escrito o - La información seanuncios eliminado por cualquiera pone y se quita - Si nadie actualiza el material rápidamente colgado puede quedar obsoleto - La información ha de ser dirigida a todos (a menos que este dividida en secciones) Herramientas alternativas: Correo electrónico, Correo interno, Memo, Mensajes a Móvil y Agendas electrónicas Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 51. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Dan oficialidad a la - Ocupan tiempo para la comunicación a través de redacción, impresión, las firmas y sellos envío, y si es necesario - Puede ser necesario enviar guardarlas para el documentos originales almacenadoCartas internas - Otorgan importancia al - Ocupan espacio si se contenido, si no se abusa almacenan de ellas - Puede ser dificultoso - Se suelen leer, si no se encontrarlas si no están abusa de ellas bien almacenadas Herramientas alternativas:Correos electrónicos, mensajes a agendas electrónicas o por Blue-Tooth o sms. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 52. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Permanencia - El receptor puede no - Se puede leer más veces leer la información - Se puede guardar - No se comprueba si la ordenadamente información esta bien - Se puede distribuir solo a comprendidaMemorando aquellas personas a las que va - Es unidireccional: de dirigida la comunicación arriba abajo - La información que se da esta - Da un sentido de pensada obligatoriedad y - Es información mas o menos autoridad limitada Herramientas alternativas: Correo electrónico, mensajes a agendas electrónicas y móviles Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 53. Herramientas de CIUtilidad Ventajas InconvenientesLínea de - Atención personalizada y - Coste deteléfono humana mantenimiento Herramientas alternativas: Información en la intranet o en la página electrónica de la empresa Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 54. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - El trabajador no se - Permite retroalimentación de tiene que sentir abajo hacia arriba amenazado en su Buzón de - Además de conocer seguridadsugerencias percepciones negativas de - Se tiene que asegurar algunos empleados permite el anonimato o su uso innovar fracasará Herramientas alternativas:Encuestas; correos electrónicos desde una dirección o un ordenador anónimo, concursos de ideas Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 55. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - No se pude utilizar en - Se puede escuchar mientras se horario de apertura al realizan otras tareas público Megafonía - Llega fácilmente a todo el - Es necesario que mundo que se encuentra llegue el sonido presente - Es necesario estar presente Herramientas alternativas:Correos electrónicos, mensajes por Blue-Tooth o sms, memorando; carta interna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 56. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Permite análisis estadísticos - Es necesaria una fiables retroalimentación - Las encuestas on line permiten adecuada recoger gran cantidad de datos - Una frecuenciaEncuesta de forma rápida excesiva provoca - A los directivos les gustan los rechazo datos objetivos de estas - A veces los empleados - Es una canal de comunicación no son sinceros ascendente Herramientas alternativas: Buzón de Sugerencias; Entrevista Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 57. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Comunicación directa - Fuerzas + habilidades de integrantes - Si la reunión no esta - Transmiten información de bien preparada seReunión forma eficaz puede perder el - Permite retroalimentación tiempo fácilmente inmediata - Máxima flexibilidad en la información Herramientas alternativas: Memorando, Convenciones Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 58. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Puede tener rechazo por el tiempo que requiere - Puede causar rechazoEstudio de clima - Estudio exhaustivo con datos si se interpreta que la laboral cuantitativos y cualitativos información obtenida se puede usar para tomar represalias Herramientas alternativas: Encuestas, Reuniones; Buzón de sugerencias Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 59. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Puede tener rechazo por el tiempo que requiere - Puede causar rechazoEstudio de clima - Estudio exhaustivo con datos si se interpreta que la laboral cuantitativos y cualitativos información obtenida se puede usar para tomar represalias Herramientas alternativas: Encuestas, Reuniones; Buzón de sugerencias Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 60. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Los empleados están actualizados y preparados para - Necesario que sea cambios continua - Se pueden preparar para tenerFormación - Dificultades de la mas integración en la empresa personalización y equipos - Momento en el que se puede obtener una retroalimentación Herramientas alternativas: Formación virtual, Videos; Convenciones; Reuniones Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 61. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Si la plantilla tiene - Ayudan a la integración de la problemas de plantilla comunicación y no hayConvenciones - Aumentan el sentimiento de plan de CI para ellos, pertenencia se pueden aumentar - Permite comunicación directa tensiones Herramientas alternativas: Seminarios, Cursos de formación, Encuentros, Entrevistas Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 62. Herramientas de CIUtilidad Ventajas Inconvenientes - Permiten integración de empleados - Permiten a los empleados organizar su tiempo libre de - Se pueden formarGrupos de una forma relacionada con la pools o grupos de empresa empresa presión - Si los grupos son solidarios, los empleados se sentirán bien consigo mismos y con su empresa Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 63. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Puede releerse y comprender - Informa cada cierto mejor tiempo - Guardar para consultar - Limitado en el espacio - Fotografías, gráficos diseño - Si es física requiere atractivo almacenamiento - En intranet: interactiva y - No toda la cómoda para navegar información que - Sirve como tarjeta de quiere dar la DirecciónRevista interna presentación a proveedores - Reduce rumores de es aplicable desinformación - No hay control sobre a - Vinculo entre empresa y quien llega trabajadores - Riesgo de no ser leída - Expresión de todos los grupos - Impresa: Costo - Información verídica - No segmenta - Transmitir imagen corporativa - Alto costo de y valores mantenimiento Herramientas alternativas: Intranet; Vídeo interno Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 64. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Aumenta el compromiso con la organización - Agradecimiento muchas veces no consciente Actividades - Integración familiar en lasociales para la cultura de la empresa familia - Fortalecimiento de las relaciones sociales - Un fuerte sentimiento de pertenencia Herramientas alternativas:Vídeo y revista internos distribuidos a las familias; acceso a parte de la Intranet Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 65. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Habilidades públicos internos para recibir información - Costes de ProducciónVideo interno audiovisual - Tiempo de Producción Herramientas alternativas: Revista en papel u on-line Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 66. Herramientas de CI Utilidad Ventajas Inconvenientes - Suele requerir formación si hay un - Flexibilidad - fallo de seguridad - Concentra información puede ser desastroso - Permite personalización Intranet - Mantenimiento - Permite actualizaciónCorporativa Constante - Reduce coste de distribución - Actualización diaria - Facilita colaboración a distancia - Falta de contacto - Interactiva humano - Puede abrumar Herramientas alternativas: Esta herramienta puede ser alternativa para todas las demás Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 67. 7. Modelo de un plan decomunicación interna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 68. Modelo de un plan de comunicación interna Fase 1. Análisis Situación actual Audiencias Clientes internos Condicionantes Detección de Benchmarking del negocio necesidades Las necesidades se Quienes son nuestros Se identifican deben evaluar asi: Qué canales de clientes internos? características de: comunicación Se realiza una Se hace una tipificación de Comunicación formales e informales segmentación audiencias según el grado sector donde opera ascendente: existen en la audiencia de acuerdo de credibilidad y uso de las la compañía. Mecanismos de compañía? a diferentes variables CI: participación Identificar mejores como: sexo, edad, prácticas de colegas función, localización Compañía: Cual es el nivel de 1.Alta credibilidad – Bajo Comunicación que nos puedan geográfica, Productos, cultura efectividad de cada uso descendente: servir de orientación antigüedad en la formal e informal, uno de los canales? Estadísticas de uso e para el desarrollo de empresa, formación, 2. Alta credibilidad –alto trayectoria. impacto real nuestro propio Eficaz: % de etc. uso modelo. Cobertura 3. Baja credibilidad – bajo Se evaluan Eficiente: Costo por uso competidores Comunicación Las audiencias horizontal: contacto definen los canales 4. Baja credibilidad- alto principales uso catalogar grupos existentes y la comunicación del contenido Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 69. Modelo de un plan de comunicación interna Fase 2. Diseño EVP Posicionamiento Objetivos, Canales y Alineación con la Employee Value de la CI en la Test con la línea seguimiento, herramientas estrategia corporativa preposition empresa medición Verificar si nuestro Se identifican los planteamiento canales y herramientas corresponde a las Se identifica la Se establece una propuesta de valor De acuerdo a los expectativas y medición a través Se debe dar un solo para los empleados: objetivos de CI, cuales necesidades del Balance Scord mensaje consistente y Se utiliza el modelo son los canales que más Card asignando a veraz Ventaja competitiva de aportan a su Establecer plan de cada objetivo como empleador posicionamiento, consecución? trabajo corporativo un para personal Estrategia corporativa actual y potencial. con sus ventajas e - Cuales son las objetivo de CI =marca = comunicación inconvenientes, asi herramientas más Crear un comité de externa = comunicación como riesgos que efectivas en la EVP permite diferentes áreas Establecer interna puedan presentarse actualidad y por qué y determinar operativas indicadores claves en caso de no cuales son potenciales? atributos y de desempeño Agrupar todas las completarse el -Verificación del retorno potenciar la cultura proceso Reuniones con actividades comunicativas de inversión y y valores responsables para Definir de la empresa en una sola aprovechamiento de las corporativos presentar el plan y responsables de unidad organizativa nuevas tecnologías recibir comentarios cada objetivo -Qué contenido en cual herramienta? Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 70. Modelo de un plan de comunicación interna Fase 3. Implementación Implicación de la alta Marketing Interno Revisión y actualización gerencia Se requiere el apoyo y Elabore estrategias y acciones Fije las frecuencias de las revisiones y cooperación de la alta gerencia de comunicación interna actualización: anual, semestral, etc. eficaces Revíselo de forma periódica Haga presentaciones individuales a cada directivo Adecue sus campañas a las Revise que ajustes requiere su plan en diferentes audiencias términos de cambios del negocio, Incorpore los comentarios de nuevas tecnologías, cambios de ellos con nombre propio al PCI Valore los resultados obtenidos segmentación en las audiencias, y aplique lo aprendido a recursos, funciones y campañas futuras retroalimentación de la línea y resto Distribuya un documento de clientes internos definitivo en un formato creativo Incluya en sus campañas los atributos de la marca y adopte Incluye a clientes internos en el una línea gráfica consistente en proceso de actualización Haga participe a la alta gerencia de las actualizaciones el tiempo que genere un estilo periodicas en las campañas internas Comunique todas las actualizaciones a quien sea preciso. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 71. 8. Principios y modelos decomunicación interna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 72. Principios y modelos de comunicación internaPrincipioscomunicativos 1. Observar el entorno: 2. Ejecutar y hacer 3. Gestión del cambio Definir objetivos, seguimiento de la CI La CI es una herramienta de La razones problemas, necesidades y Teniendo en cuenta la la gestión del cambio ,fundamentales posibilidades de apoyo cultura organizacional puede puede mover a la por la que se gente en términos de lleva a cabo la objetivos estratégicos, CI es: comunicación interna con externa, ejecución de - Generar programadas de calidad sentido de total, clima organizacional, pertenencia etc. 4. Un buen programa de 5. El programa de CI facilita la solución de -Fidelizar a las CI ayuda a mejorar el problemas y es un integrador de las distintas áreas personas rendimiento. de la organización. Facilita la negociación y Permite diagnosticas y analizar causas de problemas -Motivar e comunicación entre las internos que pueden estar afectando el rendimiento implicar a los partes. Y puede establecer la satisfacción de los clientes empleados internos, a mayor satisfacción , mayor rendimiento. Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 73. Principios y modelos de comunicación internaModelode organizaciónde lacomunicacióninternaPrimerodentro,PrimeroarribaPrimero adentro, primero arriba Departamento CI Al servicio de Primero dentro de losdirectivos. Se debe ejercitar la comunicación intra- personal, escuchar sus Resto de personal fortalezas y debilidades Dirección Institución Primer arriba. El Conocer entrenamiento desde los necesidades de Detectar Analizar el cargos directivos en forma los directivos necesidades de estado de de cascada permite llegar a las personas de comunicación toda la organización de la compañía de la compañía forma descendente, con mensajes coherentes y alineados, mejorando la imagen externa de la organización Auditoria y planificación Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 74. 9. El éxito de la comunicacióninterna Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación
  • 75. El éxito de la comunicación interna Comunicación exitosa Mala comunicación Estructura de la organización: Cuan más compleja sea la estructura más difícil resultará establecer una canal Flexible a los cambios que se puedan producir ascendente efectivo y más importante se convierte la CI. Debe ofrecer información veraz y transparente Atractiva , ayuda a la mejor atención y aceptación. Estilo de dirección: Si por ejemplo es un estilo Incluya un factor sorpresa autocrático , puede propiciar falta de comunicación y de Adecuada a la audiencia todo tipo de retroalimentación. Oportuna y rápida, justo en el momento en que se necesita, para evitar rumores Los conflictos entre personas influye a una Amigable comunicación lenta Coherente con la cultura y valores del grupo o receptor La elección de canales equivocados, el canal lo define la audiencia Integradora , que la audiencia retroalimente el sistema de comunicación Cantidad inadecuada de información Continua y periódica Falta de seguimiento a que el mensaje haya sido recibido y comprendido Fracaso al crear una cultura de comunicación Comunicación Organizacional - Ciclo de Fundamentación