Nuv freelancebrochure
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Nuv freelancebrochure

on

  • 2,100 views

 

Statistics

Views

Total Views
2,100
Views on SlideShare
2,099
Embed Views
1

Actions

Likes
1
Downloads
14
Comments
0

1 Embed 1

http://www.slideshare.net 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Nuv freelancebrochure Nuv freelancebrochure Document Transcript

    • Veilig werken metfreelancersVoorwoordUniek aan de uitgeverssector is dat het belangrijkste element in het uitgeefproces,het creëren van de content, voornamelijk ‘buiten de deur plaatsvindt’. Het werk wordtuitbesteed aan auteurs en andere redactiemedewerkers die niet in dienst zijn en dus ookniet bij de uitgeverij op de loonlijst staan. Deze constructie brengt diverse risico’s met zichmee, waaronder een risico op kostbare claims van de Belastingdienst.Deze brochure legt u uit hoe u onbezorgd kunt werken met freelancers en hoe u het bestkunt omgaan met de risico’s die er spelen wanneer u werk uitbesteedt aan freelancers. Bijhet schrijven ervan is niet alleen veel aandacht besteed aan de juridische correctheid, maarvooral ook aan de praktische toepasbaarheid. Daarom is er bijvoorbeeld een groot aantalveelgestelde vragen in opgenomen en treft u een checklist aan voor het onbezorgd werkenmet freelancers.De brochure is overigens gemaakt naar aanleiding van het in maart 2008 met de Belasting-dienst gesloten Convenant Eigen Verklaring. Vandaar dat dit convenant een prominenterol speelt in de brochure. Bent u meer geïnteresseerd in de auteursrechtelijke aspectenvan het werken met freelancers, dan kunt u terecht bij het vaksecretariaat Economische &Juridische Zaken en Sociale Zaken én op de website van het Nederlands Uitgeversverbond.Loek HermansVoorzitter Nederlands Uitgeversverbond
    • InhoudVoorwoordInhoudsopgaveVoorwoord. . . . . .brochure?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Waarom deze . . . . . . . . . . .Inhoudsopgave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inleiding.3Stappen bij het inhuren van freelancers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Welke.soorten.regels.zijn.er?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.Waarover.zijn.er.regels? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Stap1:.Stel.vast.of.de.freelancer.in.werkelijkheid.geen.arbeidsovereenkomst.heeft. .15 . Stap.2:.Stel.vast.of.er.geen.sprake.is.van.een.zogenaamd.fictief.dienstverband. . . . . . . . . . 9.Advertorial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 . 16 Stap.3:.Maak.afspraken.over.(her)gebruik.van.content. . ..Alcohol. 18 Stap.4:.Besluit.hoe.u.met.aansprakelijkheid.omgaat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Brievenbusreclame,.huissampling.en. direct.response.advertising .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .20 Veelgestelde vragen . . . . . .het .convenant .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 . 20 Direct.marketing. . . . . . . over . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Voor.wie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 . 21 •.Privacy. . . . . . . . De.7200.euro.grens.voor.auteurs.en.redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 . 25 •.Telemarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... Over.de.formulieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 . 28 •.Email. . . . . . . . . . . . . . . ..Financiële.producten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28 . 30 Beoordelen.van.de.formulieren. . . . . . Geneesmiddelen.en.Gezondheidsproducten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30.Kansspelen.en.prijsvragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 . 31 Identificatieplicht . . . . . . . ..Milieu. 44 Rechten.en.plichten.bij.inhoudingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32.Minderjarigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 . 35 Freelancer.en.(ex-).werknemer. . . ..Personenauto’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 . 37 Controle.op.naleving.van.het.convenant. . . . . . . . Privacy.(zie.Direct.Marketing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Reizen. 50 Bijlagen Sms.dienstverlening. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52 Streetmarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54 Checklist. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Tabak. 56 Stroomschema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Telefonische.informatiediensten.(0900-nummers). . . . . . .58 Televisiereclame.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60 Verspreiding.ongeadresseerd.reclamedrukwerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62 Voorbeelden uit de uitgeverij. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Voedingsmiddelen.en.Zoetwaren. . . . . . . . .64Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Overig. 68Acquisitiefraude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68ROTA.. 69Modelbrieven. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54De.Nederlandse.Reclame.Code.(algemeen.deel). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Voor- en nadelen . van .opting-in .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Handige.links. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
    • 2 Waarom deze brochure? 3 Waarom deze brochure? Waarom deze brochure? Vaak.wordt.aangenomen.dat.freelancers.niet.drukken.op.de.personeelsbegroting,.dat.zij. geen.ontslagbescherming.genieten.en.dat.secundaire.arbeidsvoorwaarden.(zoals.bijvoorbeeld. vakantiegeld).niet.op.hen.van.toepassing.zijn ..Maar.dit.hangt.er.nog.maar.vanaf . Vermoedelijk werken er nergens zoveel freelancers of -moderner- zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) als in de uitgeverssector. Denk bijvoorbeeld aan auteurs, fotografen of eindredacteuren die De.term.‘freelancer’.bestaat.wettelijk.namelijk.niet ..Wat.de.rechtspositie.van.een.freelancer. werkzaam zijn voor een redactie. Zij sturen een factuur of ontvangen royalty’s voor hun werkzaam- is,.hangt.volledig.af.van.de.feitelijke.omstandigheden.waaronder.hij/zij.werkt.en.de.wet.biedt. heden. Ook personen die op naam van een bv factureren zijn freelancers, waarvan de juridische status u.weinig.houvast .. nog moet worden bepaald. Redacties die tijdelijk extra handen nodig hebben of een bepaald specialisme niet in huis hebben, werken graag met dit soort flexibele krachten. Dat gaat vaak lang Zo.komt.het.voor.dat.iemand.die.zich.freelancer.noemt.in.werkelijkheid.een.arbeidsovereen- goed, maar het werken met freelancers kent een aantal risico’s dat zich soms pas veel later openbaart. komst.blijkt.te.hebben ..Hij/zij.kan.dan.aanspraak.maken.op.allerlei.werknemersrechten,. waaronder.ontslagbescherming.en.loondoorbetaling.bij.ziekte ..Maar.ook.al.heeft.de. freelancer.in.werkelijkheid.geen.arbeidsovereenkomst,.dan.nog.kunnen.er.sociale.lasten. verschuldigd.zijn.door.de.opdrachtgever ..Dit.kan.gebeuren.als.de.freelancer.in.vergaande. mate.financieel.afhankelijk.is.van.één.opdrachtgever ..De.Belastingdienst.staat.dan.al.klaar.om. achterstallige.premies,.belasting.en.een.boete.te.innen ..En.dat.over.de.afgelopen.vijf.jaar!. Een.ander.boeiend.onderwerp.is.het.auteursrecht ..Wilt.u.materiaal.van.een.freelancer. (bijvoorbeeld.een.foto.of.artikel).later.nog.eens.gebruiken,.dan.zult.u.daarvoor.toestemming. moeten.hebben.van.die.freelancer ...Tot.slot.kunt.u.te.maken.krijgen.met.aansprakelijkheid.als. de.freelancer.iets.overkomt,.of.een.ander.iets.laat.overkomen,.hetgeen.tot.kostbare. gevolgen.kan.leiden ... . Kortom,.bij.het.werken.met.freelancers.bent.u.aan.spelregels.gebonden ..In.deze.brochure.krijgt. u.stapsgewijs.een.uitleg.van.deze.spelregels,.zodat.u.zorgeloos.kunt.werken.met.freelancers . Heeft u concrete vragen over het onderwerp freelancers die u hierin niet beantwoord ziet, dan kunt u contact opnemen met de vaksecretariaten Economische & Juridische Zaken en Sociale Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond via telefoonnummer 020 – 430 91 50.
    • 14: 4 Stappen bij weten over van freelancers Wat moet ikhet inhuren Veilig werken met freelancers? 5 Stappen bij het inhuren van freelancers Stappen bij het inhuren van freelancers Hieronder volgt een overzicht van de stappen die u zult moeten doorlopen bij het inhuren van freelancers, waarbij u concrete adviezen krijgt hoe u dit het best kunt aanpakken. Achterin deze brochure vindt u al deze uitgewerkte stappen terug in een totaalchecklist. 1 Stel vast of de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst heeft 2 Stel vast of er geen sprake is van een ‘fictief dienstverband’ 3 Maak afspraken over (her)gebruik van content 4 Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat Stap 1: Stel vast of de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst heeft Een.werknemer.met.een.arbeidsovereenkomst.kan.aanspraak.maken.op.werknemersrechten,. zoals.doorbetaling.tijdens.ziekte.en.vakantie ..Ook.neemt.een.werknemer.deel.aan.een. pensioenfonds,.heeft.hij.ontslagbescherming,.krijgt.hij.vakantiegeld.en.valt.hij.meestal.onder. de.werkingssfeer.van.een.cao . De.meeste.freelancers.kiezen.bewust.voor.een.bestaan.zonder.al.die.werknemersrechten .. Het.is.vaak.de.vrijheid.die.het.bestaan.als.freelancer.aantrekkelijk.maakt ..Daarnaast.verdient. een.freelancer.per.uur.meestal.meer.dan.een.werknemer ..En.voor.dat.voordeel.wordt.graag. wat.werknemersbescherming.ingeleverd ..Maar.de.omstandigheden.kunnen.veranderen… . . Als.u.al.jarenlang.prima.samenwerkt.met.een.freelancer.lijkt.de.kans.dat.hij.een.arbeidsover- eenkomst.zal.claimen.waarschijnlijk.klein ..Maar.denkt.u.daar.nog.zo.over.als.u.de.freelancer. na.jaren.vertelt.dat.u.geen.werk.meer.voor.hem.heeft,.of.als.u.in.conflict.komt.met.uw. freelancer?.En.wat.zou.er.gebeuren.als.uw.freelancer.langdurig.ziek.wordt.en.zelf.geen.. goede.arbeidsongeschiktheidsverzekering.heeft.afgesloten,.maar.wel.een.gezin.en.. hypotheek.heeft?. In.deze.gevallen.gaat.het.inkomen.van.de.freelancer.er.sterk.op.achteruit,.maar.zijn.vaste.lasten. gaan.gewoon.door ..Uw.freelancer.kan.zich.dan.-begrijpelijkerwijs-.zo.in.het.nauw.gedreven.voelen. dat.hij.een.beroep.doet.op.ontslagbescherming,.of.op.doorbetaling.van.zijn.honorarium.
    • 6 Stappen bij het inhuren van freelancers 7 Stappen bij het inhuren van freelancers gedurende.ziekte ..Zelfs.als.hij.dit.zelf.helemaal.niet.wil.kan.een.uitkeringsinstantie.hem.daartoe. Wanneer is er sprake van een arbeidsovereenkomst? dwingen ..Ook.heeft.hij.dan.met.terugwerkende.kracht.over.een.periode.van.vijf.jaar.recht.op. De.arbeidsovereenkomst.is.wettelijk.geregeld.in.boek.7.van.het.Burgerlijk.Wetboek ..Deze. onder.andere.vakantiegeld,.vakantiedagen,.opname.in.de.pensioenregeling,.et.cetera . vorm.van.samenwerking.voldoet.aan.drie.criteria: Ook.instanties.als.de.Belastingdienst.en.het.UWV.kunnen.tijdens.looncontroles.of.naar. • Persoonlijke arbeid aanleiding.van.een.claim.door.de.freelancer.vaststellen.dat.de.‘freelancer’.in.werkelijkheid. • Betaling een.werknemer.is ..Gevolg.is.dat.er.dan.sociale.lasten.afgedragen.moeten.worden ..Gebeurt. • Gezagsrelatie dit.niet,.dan.wordt.de.freelancer.eigenlijk.beschouwd.als.een.soort.zwartwerker,.ook.al.staat. er.met.grote.letters.‘freelance.contract’..boven.zijn.opdrachtbevestiging ..Ook.hier.geldt.weer. De.gezagsrelatie.is.hiervan.het.belangrijkste.kenmerk ..Of.een.freelancer.als.zelfstandige. dat.de.feiten.doorslaggevend.zijn . werkzaam.is,.op.naam.van.een.bv.factureert,.royaltyinkomsten.verdient,.of.een.ander. hoofdberoep.heeft,.doet.bij.deze.beoordeling.nog.niet.echt.ter.zake ..Dus.zelfs.een.zelfstandig. Blijkt.tijdens.een.controle.dat.de.beoordeling.niet.correct.is.gebeurd,.dan.kunt.u.worden. ondernemer.die.werkt.vanuit.een.bv.kan.door.het.feitelijk.bestaan.van.een.gezagsrelatie.in. geconfronteerd.met.een.naheffing.(eventueel.vermeerderd.met.een.boete).van.de. werkelijkheid.een.arbeidsovereenkomst.hebben ..De genoemde uitzonderingsgevallen worden Belastingdienst ..De Belastingdienst kan daarbij tot vijf jaar teruggaan, zodat het bedrag flink pas relevant als het duidelijk is geworden dat de gezagsrelatie werkelijk ontbreekt. De.eerste. kan oplopen..Een.contractuele.afspraak.die.de.freelancer.aansprakelijk.stelt.voor.zo’n. twee.criteria.zijn.niet.zo.moeilijk.vast.te.stellen .. naheffing.is.niet.toegestaan.en.heeft.ook.geen.rechtskracht;.betaling.kunt.u.op.geen.enkele. manier.afdwingen ..Kortom,.u.bent.als.opdrachtgever.volledig.financieel.aansprakelijk.voor. Het.is.steeds.weer.de.gezagsrelatie.die.vragen.oproept ..Met.gezagsrelatie.wordt.bedoeld.de. een.goede.beoordeling ..Er.zijn.zelfs.ondernemingen.failliet.gegaan.aan.dit.soort.naheffingen,. doorlopende,.algemene.aanwijzingsbevoegdheid.aan.de.medewerker ..Het.verschil.met.de. dus.onderschat.dit.risico.niet! aanwijzingsbevoegdheid.binnen.de.overeenkomst.van.opdracht,.op.basis.waarvan.de.meeste. auteurs.en.redactiemedewerkers.werkzaam.zijn,.is.dat.die.beperkt.is.tot.aanwijzingen.over. Een.‘echte’.freelancer.is.werkzaam.op.basis.van.een.overeenkomst.van.opdracht. de.overeengekomen.opdracht,.die.in.de.regel.alleen.vooraf.kunnen.worden.gegeven . (artikel.400,.boek.7.van.het.Burgerlijk.Wetboek) ..Wettelijk.bestaat.deze.overeenkomst.uit. de.volgende.elementen: Hier.volgt.een.lijst.met.aanwijzingen.van.het.bestaan.van.een.gezagsrelatie ..Deze.lijst.is. samengesteld.op.basis.van.de.rechtspraak: de de 6 • Er wordt een opdracht verstrekt Zie ges te l 5 en • Er wordt werk (de opdracht) verricht ve e l n 1, 4, en 22 • Opdrachtgever bepaalt de werktijden e 1 vrag agina 2 p p • Het werk wordt verricht buiten dienstbetrekking • Freelancer krijgt doorbetaald wanneer hij niet werkt, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie o • Er wordt een vergoeding betaald als tegenprestatie • Freelancer is verplicht zich te houden aan een werkrooster • Freelancer is verplicht aanwijzingen van de opdrachtgever te volgen Uit.het.derde.punt.blijkt.dat.een.overeenkomst.van.opdracht.per.definitie.geen.arbeidsover- • Opdrachtgever is bevoegd instructies te geven over de inhoud van het werk eenkomst.is ..Het onderscheidende kenmerk van de arbeidsovereenkomst, de gezagsrelatie, • Freelancer is verplicht een bepaald (minimum) aantal uren te werken ontbreekt in een overeenkomst van opdracht.. • Freelancer verricht de werkzaamheden op een (door de opdrachtgever bepaalde) vaste werkplek (bijvoorbeeld in het kantoor van de opdrachtgever) Hoe.u.het.contract.met.uw.freelancer.noemt.is.overigens.niet.zo.belangrijk;.de.feitelijke.omstandig- • Freelancer is opgenomen in de interne telefoonlijst/interne maillijst van opdrachtgever heden.zijn.uiteindelijk.bepalend.(cola.blijft.cola,.ook.al.schenkt.u.het.in.een.wijnglas.en.noemt.u. • Freelancer moet toestemming vragen voor vakantie- en snipperdagen het.wijn) ..Wilt.u.niet.geconfronteerd.worden.met.een.freelancer.die.claimt.in.dienst.te.zijn,.dan. • Freelancer wordt in het colofon genoemd als vaste medewerker zult.u.moeten.voorkómen.dat.de.arbeidsrelatie.te.veel.gaat.lijken.op.een.arbeidsovereenkomst . • Honorarium van freelancer wordt gebaseerd op cao-schalen
    • 8 Stappen bij het inhuren van freelancers 9 Stappen bij het inhuren van freelancers • Binnen het bedrijf worden gelijksoortige werkzaamheden over het algemeen op basis van Stap 2: Stel vast of er geen sprake is van een een arbeidsovereenkomst verricht fictief dienstverband • Freelancer draagt niet de eindverantwoordelijkheid voor het werk en heeft niet het laatste woord • Freelancer wordt beperkt in de mogelijkheid elders werkzaamheden te verrichten Hiervoor.heeft.u.kunnen.lezen.dat.freelancers.die.in.werkelijkheid.een.arbeidsovereenkomst. • Freelancer woont redactievergaderingen en werkoverleg bij, is betrokken bij de blijken.te.hebben.als.een.soort.zwartwerkers.worden.beschouwd ..De.Belastingdienst.kan.in. bestuurlijke organisatie en heeft inspraak in medezeggenschapsorganen dat.geval.naheffingen.en.boetes.opleggen.over.de.afgelopen.vijf.jaar ..Dit.geldt.echter.niet. • De overeenkomst zoekt aansluiting bij wettelijke arbeidsrechtelijke bepalingen alleen.voor.freelancers.die.een.echte.arbeidsovereenkomst.hebben ..Er.bestaat.een.categorie. • Ook de Belastingdienst en/of het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen medewerkers,.die.zich.bevindt.tussen.de.werknemers.en.loondienst.enerzijds.en.echte. (UWV) vinden de arbeidsrelatie een arbeidsovereenkomst zelfstandig.ondernemers.anderzijds,.waarvoor.de.opdrachtgever.dezelfde.fiscale.verplichtingen. • Freelancer loopt geen ondernemersrisico heeft:.freelancers.met.een.fictief.dienstverband .... • Beide partijen hebben klaarblijkelijk de intentie dat freelancer regelmatige bijdragen voor langere tijd (bijvoorbeeld tot aan de pensioengerechtigde leeftijd) zal leveren Voor.freelancers.die.zo’n.‘fictief.dienstverband’.hebben.bent.u.als.opdrachtgever.wettelijk. • Freelancer ontvangt een periodieke betaling van het honorarium, in plaats van een verplicht.loonheffing.op.het.honorarium.in.te.houden.en.af.te.dragen ..Ook.hier.geldt.dat.het. prijsafspraak per opdracht niet.voldoen.aan.deze.verplichting.maakt.dat.de.freelancer.als.een.soort.zwartwerker.wordt. • Freelancer ontvangt een vaste onkostenvergoeding gezien,.met.alle.financiële.consequenties.van.dien .. Het.is.niet.zo.dat.als.één.van.deze.omstandigheden.voorkomt.dit.automatisch.leidt.tot.de. oo k Le es Het grote verschil tussen de fictieve arbeidsovereenkomst en de werkelijke arbeidsovereen- 35 op komst is dat een freelancer die werkzaam is op basis van een fictief dienstverband geen vraag conclusie.dat.er.sprake.is.van.een.arbeidsovereenkomst ..Het.hangt.steeds.weer.van.alle. 32 omstandigheden.van.het.geval.af ..Deze.omstandigheden.zult.u.ook.in.onderlinge.samenhang. pagina aanspraak kan maken op andere werknemersrechten,.buiten.de.werknemersverzekeringen .. moeten.afwegen ..Daarbij.steunt.de.wet.de.freelancer.overigens.wel,.doordat.er.twee.rechtsver- Denk.bijvoorbeeld.aan.doorbetaling.van.loon.bij.ziekte,.cao-verhogingen,.vakantiegeld.etc .. moedens.in.het.arbeidsrecht.voorkomen ..Het.begrip.‘rechtsvermoeden’.houdt.kort.samengevat. Hierop.heeft.een.werknemer.in.loondienst.wel.recht,.maar.de.fictieve.werknemer.niet ... in:.het.is.zo,.tenzij.de.wederpartij.(werkgever).het.tegendeel.weet.te.bewijzen ..Natuurlijk. Het.fictieve.dienstverband.biedt.de.freelancer.wel.de.bescherming.van.de.werknemers- verdient.schriftelijk.bewijs.vooraf,.bijvoorbeeld.in.de.vorm.van.een.schriftelijk.auteurscontract,. verzekeringen,.zoals.de.WW.en.de.WIA .. de.sterke.voorkeur ..Deze.rechtsvermoedens.maken.het.bewijzen.van.een.arbeidsovereen- komst.en.de.omvang.daarvan.voor.de.freelancer.zeer.eenvoudig ..Zij.luiden.als.volgt: Criteria.voor.een.fictief.dienstverband.zijn: 610 a. Hij die ten behoeve van een ander tegen beloning door die ander gedurende drie • De opdracht duurt ten minste 30 dagen én opeenvolgende maanden, wekelijks dan wel gedurende ten minste twintig uren per maand • De freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week ongeacht het aantal uren én arbeid verricht, wordt vermoed deze arbeid te verrichten krachtens arbeidsovereenkomst. • Het honorarium is doorgaans ten minste 40 procent van het wettelijk minimumloon (per 1 juli 2008: 40 procent van 1356,60 euro = 542,64 euro per maand) 610 b. Indien een arbeidsovereenkomst ten minste drie maanden heeft geduurd, wordt de bedongen arbeid in enige maand vermoed een omvang te hebben gelijk aan de gemiddelde De.achterliggende.gedachte.van.het.fictief.dienstverband.is,.dat.de.freelancer.in.financiële.zin. omvang van de arbeid per maand in de drie voorafgaande maanden. dermate.afhankelijk.is.van.een.bepaalde.opdrachtgever,.dat.hij.bij.het.wegvallen.van.die.opdrachtge- ver.onevenredig.veel.risico.loopt.en.daarom.een.beroep.zou.moeten.kunnen.doen.op.een.uitkering .. Kortom,.de.‘freelancer’.hoeft.dus.alleen.maar.aan.te.tonen.dat.hij.voldoet.aan.deze.criteria.en.de. opdrachtgever.zal.moeten.komen.met.tegenbewijs ..Meestal.komt.het.er.dan.op.neer.aan.te. Voldoet.uw.freelancer.aan.deze.criteria,.dan.bent.u.in.beginsel.verplicht.inhoudingen.te. tonen.dat.er.geen.gezagsrelatie.bestond ..Daarom.is.van.belang.om.van.tevoren.glashelder.te. doen.op.het.honorarium ..Voor.de.uitgeverssector.bestaan.op.deze.verplichting.diverse. hebben.hoe.de.verhoudingen.liggen.en.dat.gezag.daarvan.geen.deel.uitmaakt .
    • 10 Stappen bij het inhuren van freelancers 11 Stappen bij het inhuren van freelancers uitzonderingen ..Het overgrote deel van de freelance auteurs/redactiemedewerkers valt onder vastleggen.dat.u.niet.-of.alleen.met.inhoudingen-.betaalt.zolang.de.gewenste.bewijsstukken.niet. één van die uitzonderingen, waardoor de uitzonderingen feitelijk de regel vormen...Valt.uw. zijn.ontvangen.van.de.freelancer ..Dit.is.de.enige.manier.waarop.u.zich.kunt.indekken.tegen. freelancer.onder.één.van.deze.uitzonderingscategorieën,.dan.hoeft.u.niets.in.te.houden . . . . . .. naheffingen.en.boetes ..In.veel.gevallen.is.het.leveren.van.bewijs.zeer.eenvoudig.omdat.u.het. mits.u.dit.kunt.bewijzen ..Over.de.uitzonderingen.en.het.bewijs.daarvan.leest.u.hieronder . bewijs.zelf.al.in.huis.heeft ..U.bent.dan.niet.afhankelijk.van.de.medewerking.van.uw.freelancers .. Uitzonderingen op inhoudingsplicht Tijdens.de.onderhandelingen.met.de.Belastingdienst.over.het.convenant.heeft.het.NUV. In.de.uitgeverssector.geldt.per.1.januari.2008.een.convenant.tussen.het.NUV,.de. overigens.steeds.de.wens.benadrukt.om.zoveel.mogelijk.gebruik.te.mogen.maken.van.bewijs. Belastingdienst.en.het.UWV.voor.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.(waarvan.dan.al. dat.binnen.de.uitgeverij.toch.al.aanwezig.is ..Dit.kan.de.administratieve.last.(versturen.of. is.vastgesteld.dat.zij.niet.in.werkelijkheid.in.loondienst.zijn!) ..Zie.voor.de.tekst.van.het. opvragen.van.formulieren,.in.de.gaten.houden.of.ze.retour.komen,.freelancers.te.woord.staan,. convenant.pagina.53.e .v . discussiëren.met.freelancers.of.hun.boekhouders,.herinneringsbrieven.sturen.etc .).immers. de oo k beperken ..De.Belastingdienst.heeft.deze.wens.ingewilligd:.bewijzen.die.al.binnen.de.uitgeverij. eL e es s te ld In.dit.convenant.zijn.de.uitzonderingen.op.het.fictief.dienstverband.verduidelijkt.en. lg e aanwezig.zijn,.zijn.inderdaad.vaak.al.voldoende ..ve e n 2 e geconcretiseerd ..Het.convenant.geldt.uitsluitend.voor.freelance.auteurs.en.redactiemede-vrag op 3 Uitzondering 1 Auteur met royaltyinkomsten: royaltycontract als bewijs en a 21 werkers*,.die.worden.gedefinieerd.als.‘een.persoon,.die.met.arbeid.van.creatieve.aard. p agin meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/of. inhoud.van.een.werk.dat.door.de.uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals.bijvoorbeeld. Bewijs.leveren.van.de.eerste.uitzonderingscategorie.is.zeer.eenvoudig ..Kunt.u.een.royaltycon- columnist,.cartoonist,.eindredacteur,.illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler’ . tract.laten.zien.bij.een.looncontrole.en.vormen.royalty’s.het.grootste.bestanddeel.van.uw. betalingen.aan.hem,.dan.is.die.auteur.uitgezonderd .. De uitzonderingsgevallen die de regel vormen Dit.is.ook.logisch ..Allereerst vormen royaltybetalingen feitelijk geen beloning voor de arbeid, maar 1 Auteur/redactiemedewerker werkt hoofdzakelijk op royaltybasis of gaat het om betalingen die de freelancer ontvangt als beloning voor het exploiteren van zijn 2 Honorarium van auteur/redactiemedewerker bij deze opdrachtgever blijft vermoedelijk of auteursrechtelijk beschermd werk..Met.andere.woorden:.het.betreft.een.betaling.voor.het.gebruik. werkelijk onder de 7200 euro per jaar (of onder het naar rato bedrag) of van.zijn.intellectuele.eigendomsrechten ..Dit.is.een.geheel.andere.grondslag.dan.loon.uit.arbeid ..Is.er. 3 Freelancer is werkzaam als ‘erkend’ zelfstandig ondernemer (VAR-WUO of VAR-DGA) of geen.sprake.van.loon,.dan.kan.er.ook.geen.sprake.zijn.van.verplichte.inhoudingen.van.loonheffing . 4 Auteur/redactiemedewerker heeft een ander hoofdberoep. Daarnaast.wordt.een.auteur.die.voornamelijk.op.royaltybasis.werkzaam.is.beschouwd.als.zelfstandig. *Freelancers, niet zijnde auteurs en redactiemedewerkers, vallen niet onder het convenant en moeten ondernemer ..Zelfstandigen.zijn.wettelijk.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Royaltyauteurs.worden. volgens de algemene wettelijke regels worden beoordeeld. als.zelfstandigen.beschouwd.omdat.zij.ondernemersrisico.lopen ..Betalingen.aan.een.royaltyauteur. zijn.tenslotte.gebaseerd.op.navenante.verkoop.van.zijn.auteursrechtelijk.beschermd.werk ..Het. Opdrachtgever moet bewijzen! wettelijk.minimumloon.is.op.royaltyauteurs.niet.van.toepassing ..NB:.Om.ook.voor.fiscale. Het.overgrote.deel.van.de.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.in.de.uitgeverssector.valt. faciliteiten.in.aanmerking.te.komen.moet.de.royaltyauteur.wel.voldoen.aan.aanvullende.eisen . wel.onder.één.van.deze.vrijstellingen,.zo.is.gebleken.uit.onderzoek.van.het.NUV.eind.2007/ begin.2008 ..Toch.blijft.u.als.opdrachtgever.wettelijk.verplicht.te.beoordelen.of.u.premies.en. Het.verschil.in.status.tussen.een.freelancer.en.een.werknemer.blijkt.ook.uit.de.Auteurswet .. belasting.moet.inhouden.en,.als.u.besluit.dat.dit.niet.nodig.is,.bewijs.te.leveren.van.de.reden .. Van.auteursrechtelijk.beschermde.werken.gemaakt.in.het.kader.van.een.dienstverband.is.de. U.moet.dus.alert.blijven.op.riskante.gevallen ... werkgever.de.maker,.terwijl.een.freelancer.altijd.het.auteursrecht.behoudt,.voor.zover.niet.in. Kunt.u.dit.bewijs.niet.leveren,.dan.krijgt.u.als.opdrachtgever.de.volledige.naheffing.en.boete.opge- licentie.gegeven.of.overgedragen.aan.zijn.opdrachtgever ..De.uitgever.als.opdrachtgever.dient. legd ..Verhaal.van.naheffingen.en.boetes.in.verband.met.niet.ingehouden.premies.werknemers- die.rechten.voor.ieder.werk.van.de.freelancer.te.verwerven,.terwijl.de.freelancer.altijd.zijn. verzekeringen.op.de.freelancer.is.wettelijk.niet.mogelijk ..Wel.kunt.u.vooraf.contractueel. morele.rechten.behoudt.(niet.overdraagbaar) .
    • 12 Stappen bij het inhuren van freelancers 13 Stappen bij het inhuren van freelancers Uitzondering 2 Auteur/redactiemedewerker met honorarium onder de 7200 euro Let op: Alleen bij een VAR Winst Uit Onderneming (VAR-WUO), of Inkomsten voor rekening en (naar rato): boekhouding als bewijs risico van een vennootschap (VAR-DGA) voor dezelfde werkzaamheden die u laat uitvoeren, mag u naKijk op pagi ervan uitgaan dat er sprake is van zelfstandig ondernemerschap.14 t/m 19 Via.uw.boekhouding.kunt.u.precies.laten.zien.hoeveel.uw.auteur/redactiemedewerker.in.een.voor de e ve e lges te ld bepaald.jaar.heeft.ontvangen.aan.honoraria ..Kunt.u.aannemelijk.maken.dat.u.erop.mocht. U.hoeft.dan.geen.premies.werknemersverzekeringen.en.belasting.in.te.houden.en.de. vrag en vertrouwen.dat.het.honorarium.onder.de.7200.euro.per.jaar.zou.blijven.(bijvoorbeeld. opdrachtnemer.kan.dan.geen.recht.doen.gelden.op.een.ZW-,.WIA-.of.WW-uitkering.en.er.is. ove r di t vanwege.het.honorarium.van.vorig.jaar.en/of.inkomsten.van.freelancers.met.vergelijkbare. geen.sprake.van.verzekeringsplicht.voor.de.werknemersverzekeringen ..Dit.is.echter.anders. onde rwe rp werkzaamheden),.dan.is.dat.voldoende ..Begint.een.auteur/redactiemedewerker.gedurende. wanneer.de.Belastingdienst.achteraf.kan.bewijzen.dat.er.feitelijk.toch.sprake.was.van.een. een.lopend.jaar,.dan.geldt.niet.het.volledige.bedrag.van.7200.euro,.maar.wordt.dit.naar.rato. arbeidsovereenkomst ..Dit.wordt.niet.volledig.uitgesloten.door.de.VAR ..Kan.de.Belastingdienst. aangepast.aan.de.nog.resterende.duur.van.het.kalenderjaar ..Voor.het.daaropvolgende.jaar. op.basis.van.feiten.en.omstandigheden.achteraf.bewijzen.dat.er.sprake.is.van.een.civielrechte- geldt.dan.wel.de.grens.van.7200.euro .. lijke.dienstbetrekking,.dan.zijn.er.twee.mogelijkheden: Uitzondering 3 Zelfstandig ondernemer: geldige VAR-WUO of VAR-DGA als bewijs • Opdrachtgever is te kwader trouw: naheffing komt terecht bij de opdrachtgever • Opdrachtgever is te goeder trouw: naheffing komt terecht bij de freelancer De.letters.VAR.staan.voor.Verklaring.Arbeidsrelatie ..Deze.verklaring.schept.vooraf.duidelijk- Le es ook heid.over.de.zelfstandigheid.van.de.opdrachtnemer.(freelancer) ..De.VAR.wordt.op.verzoek. vraag 21 op De.bewijslast.voor.de.eventuele.kwade.trouw.van.de.opdrachtgever.ligt.bij.de.Belastingdienst ... van.de.freelancer.afgegeven.door.de.Belastingdienst,.aan.de.hand.van.het.standaardformulier. pagina 28 Meestal.verlegt.de.VAR-WUO.of.VAR-DGA.het.risico.van.de.opdrachtgever.naar.de.freelancer . ‘Aanvraag.verklaring.arbeidsrelatie’,.dat.de.freelancer.kan.downloaden.via.de.site.van.de. De.VAR.is.in.beginsel.maximaal.één.jaar.geldig,.waardoor.deze.elk.jaar.opnieuw.door.u.moet. Belastingdienst,.www.belastingdienst.nl..Aanvragen.kan.digitaal.en.schriftelijk.en.alle. worden.opgevraagd.(bij.verwachte.overschrijding.van.de.7200.euro-grens) ..Staatssecretaris.De. aanvragen.worden.centraal.behandeld.door.de.Belastingdienst.in.Winterswijk ..Volgens.eigen. Jager.is.voornemens.dit.te.veranderen.en.wil.een.stilzwijgende.verlenging.mogelijk.maken .. richtlijnen.van.de.Belastingdienst.verstrekt.zij.de.VAR.binnen.acht.weken.na.indiening.van. Houd.voor.de.actuele.stand.van.zaken.www.nuv.nl.in.de.gaten . het.verzoek ..Aan.de.VAR.is.zowel.de.Belastingdienst.als.het.UWV.gebonden ..De.VAR.is.een. beschikking:.bezwaar.en.beroep.is.mogelijk . In.geval.van.wijziging.van.omstandigheden.of.een.onjuiste.aanvraag.kan.de.Belastingdienst.de.VAR.Tip: Le es de . herzien.of.intrekken ..Een.dergelijke.herziening.of.intrekking.heeft.geen.gevolgen.voor.de.status.van. eve e lges te ld Dat een freelancer een VAR heeft zegt nog niets: het gaat erom wat erop staat over zijn betrokkene.voor.de.werknemersverzekeringen ..Dit.is.zo.geregeld,.omdat.de.opdrachtgever.moet.vragen 23, kunnen.vertrouwen.op.de.VAR,.ook.als.deze.achteraf.op.onjuiste.gronden.blijkt.te.zijn.verkregen . 24 en 31 werkzaamheden en zijn inkomsten! Op.de.VAR.geeft.de.Belastingdienst.aan.wat.de.aard.van.de.inkomsten.is.die.de.freelancer. VAR-ROW? gaat.verdienen.met het werk waarvoor de verklaring is aangevraagd. Als.op.VAR.staat.dat.de.freelancer.’resultaat.uit.overige.werkzaamheden’.(ROW).geniet,.zegt. Afhankelijk.van.de.omstandigheden.kan.de.Belastingdienst.de.inkomsten.aanmerken.als: dat.over.de.werknemersverzekeringen.en.loonheffing.nog.helemaal.niets ..Heeft u alleen een VAR-ROW van uw freelancer, dan zult u nader onderzoek moeten verrichten..Hiermee.is.nog. • Loon uit (fictieve) dienstbetrekking (loon) niet.zeker.dat.u.dan.premies.en.belasting.moet.afdragen . • Resultaat uit overige werkzaamheden (ROW) • Winst uit onderneming (WUO) Allereerst.moet.de.freelancer.om.in.aanmerking.te.komen.voor.inhoudingen.ook.voldoen. • Inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap (DGA) aan.de.andere.criteria.voor.een.fictief.dienstverband: te lde Zie ook de ve elges vragen 20 en 29 • Opdracht duurt tenminste 30 dagen én • Freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week
    • 14 Stappen bij het inhuren van freelancers 15 Stappen bij het inhuren van freelancers Voldoet.de.freelancer.ook.hier.aan,.dan.nóg.heeft.u.geen.zekerheid.over.de.inhoudingen .. • Leg een einddatum vast, zodat de relatie ten minste op dat tijdstip eindigt Immers,.weliswaar.is.er.dan.geen.sprake.van.zelfstandig.ondernemerschap,.maar.er.kan.nog. • Leg vast dat de beloning voor de werkzaamheden bruto is en kan worden aangepast wel.sprake.zijn.van.andere.uitzonderingscategorieën:.auteurs.met.royaltyinkomsten.of.auteurs/ • Leg eventuele afspraken over onkostenvergoedingen vast redactiemedewerkers.met.een.ander.hoofdberoep ..Dit.kunt.u.bijvoorbeeld.vaststellen.aan.de. • Leg planning en aanleverschema vast hand.van.een.eigen.verklaring . • Vermijd omstandigheden die duiden op een gezagsrelatie (en daarmee op een arbeidsovereenkomst). Gebruik hierbij de lijst in deze brochure op pagina 7 Uitzondering 4 Ander hoofdberoep: Eigen Verklaring als bewijs • Zoek uit of de freelancer al werkzaam is voor de uitgeverij en zo ja, bepaal welke inkomens- de grens er geldt: 7200 euro of een ‘lopend’ naar rato bedrag. Vergelijk de dit jaar te oo k eL e es s te ld Auteurs/redactiemedewerkers.die.een.ander.hoofdberoep.hebben,.waar.zij.meer.dan.50. verwachten inkomsten hiermeeve e lg e procent.van.hun.tijd.aan.besteden.en.meer.dan.50.procent.van.hun.inkomsten.mee.verdienen,. • Bij een nieuwe freelancer: Bereken hoeveel maanden het kalenderjaar nog duurt, envrag n 3 0 zijn.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Omdat veel auteurs niet kunnen leven van hun werk als e deel dit door 12 en vermenigvuldig met 7200 euro. Schat in hoeveel de freelancer dit 22 freelance auteur/redactiemedewerker hebben velen een ander hoofdberoep...In.educatieve.en. jaar nog zal verdienen wetenschappelijke.uitgeverijen.werken.heel.wat.freelancers.die.in.het.dagelijkse.leven.een. • Overschrijdt de freelancer vermoedelijk de toepasselijke inkomensgrens, vraag dan om ander.beroep.hebben ..Zij.zijn.vaak.juist.gevraagd.als.auteur.vanwege.dat.andere.hoofdberoep .. een Eigen Verklaring (als u weet dat de freelancer een ander hoofdberoep heeft) of om Het.is.aan.de.uitgever/opdrachtgever.om.deze.auteurs.te.vragen.om.een.Eigen.Verklaring .. een VAR (als u weet dat de freelancer zelfstandig ondernemer is) of om beide (als u niet weet wat zijn achtergrond is). Is het minder dan 7200 (naar rato), houd dan bij of de Dit.formulier.is.meer.dan.25.jaar.geleden.ontwikkeld.als.hulpmiddel,.maar.door.de.invoering. grens alsnog wordt overschreden van.de.VAR.was.dit.document.verouderd.geraakt ..In.overleg.met.de.Belastingdienst.en.het. • Zorg voor bewijs voor alle freelancers en bewaar dit ten minste zeven jaar: ministerie.van.Financiën.is.er.nu.een.geactualiseerde.versie.van.dit.formulier.beschikbaar,.die.in. kKijk oo het.convenant.in.deze.brochure.is.opgenomen .. o auteurs/redactiemedewerkers <7200 euro: eigen financiële administratiebij de o auteurs met royaltyinkomsten: royaltycontract s te ldeve e lge Belangrijke.wijziging.in.de.geactualiseerde.versie.van.de.Eigen.Verklaring.is,.dat.er.nu.aandacht. o zelfstandig ondernemer: VAR-WUO of VAR-DGA (niet: VAR-ROW of VAR-Loon) vrag en 2 7 is.voor.de.bijzondere.status.van.royaltybetalingen ..Daarnaast.wordt.in.de.Eigen.Verklaring.het. o auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep: Eigen Verklaring26 en a 29 bedrag.van.7200.euro.vermeld,.waaronder.geen.sprake.is.van.inhoudingsplicht.en.de.Eigen.op p agin Verklaring.dus.niet.nodig.is . • Beoordeel nauwkeurig of er sprake is van inhoudingsplicht en handel conform de uitkomst • Zorg voor een jaarlijkse update van het freelance bestand en de benodigde formulieren. Doe dit bij voorkeur tegen het einde van elk kalenderjaar Advies • Vraag om ID-bewijzen aan freelancers met een VAR-WUO of VAR-DGA én aan freelancers waarvoor u verplicht moet inhouden • Zorg voor een centrale administratie van alle ingehuurde freelancers binnen dezelfde • Stel persoonlijk de identiteit vast van de freelancers waaraan u een ID-bewijs moet vragen onderneming (redacties zijn geen afzonderlijke opdrachtgevers in juridische zin, ook niet (het laten opsturen van een kopie van een ID-bewijs is niet voldoende!) als zijzelf bevoegd zijn freelancers in te zetten) • Zorg jaarlijks voor correcte IB 47-opgave van inkomsten van freelancers • Leg afspraken met freelancers altijd zoveel mogelijk schriftelijk vast. Benadruk daarbij de • Richt de administratie zo in dat bij het ontbreken van de benodigde bewijzen niet bedoeling van partijen géén arbeidsovereenkomst aan te gaan wordt uitbetaald, laat betalingen blokkeren als u wacht op bewijsstukken • Verplicht een freelancer via het contract desgevraagd een Eigen Verklaring (bij ander • Zorg voor controle door uw accountant of controller en vraag om een schriftelijke hoofdberoep) of een VAR (bij zelfstandig ondernemerschap) te overhandigen, op straffe bevestiging van een correcte toepassing van het convenant van niet-betalen (zie voorbeeldbepaling voor in het contract op pagina 35) • Verwijs, indien aanwezig, naar uw eigen inkoopvoorwaarden
    • 16 Stappen bij het inhuren van freelancers 17 Stappen bij het inhuren van freelancers NB: Vrijwillig loonheffing afdragen: opting-in uitgeefovereenkomsten gehanteerde begrip ‘werk’ werd dan ten onrechte gezien als uitgevoerd werk en niet als auteursrechtelijk beschermd werk (van wetenschap, letterkunde of kunst). Ook In dit hoofdstuk ging het steeds over de wettelijke verplichting loonheffing in te houden en af te verwarde men dan de afspraken die betrekking hadden op de exploitatie van een reeds dragen. Naast die verplichting bestaat er ook een vrijwillige keuzemogelijkheid om onder de regels vervaardigd werk (waarop de licentie of overdracht betrekking heeft) ten onrechte met de van de loonheffing te vallen. De freelancer hoeft dan zelf geen boekhouding bij te houden. Dit heet totstandkoming van het werk. Een aantal uitgevers en het Nederlands Uitgeversverbond hebben ‘opting-in’. Opting-in geldt alléén voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, dus premiebetaling hun huis- en modelcontracten voorgelegd aan het UWV of de Belastingdienst en steeds was de voor werknemersverzekeringen is daarbij niet aan de orde en ook van andere werknemersrechten is terechte conclusie dat uit een uitgeefovereenkomst an sich geen gezagsverhouding kan worden dan geen sprake.Op pagina 56 vindt u meer informatie over deze constructie. geconcludeerd, ook niet in geval van overdracht van het auteursrecht. Mocht u toch over dit aspect vragen krijgen bij een controle, kunt u altijd contact opnemen met het secretariaat Economische en Juridische Zaken van het NUV. Stap 3: Maak afspraken over (her)gebruik van content Wanneer iemand ‘een werk van creatieve aard’ creëert, zoals een boek, een artikel, een Advies illustratie of foto, ontstaat op dat werk automatisch auteursrecht. Auteursrecht is het exclusieve recht van de maker van een werk ‘van wetenschap, letterkunde of kunst’ om zijn • Leg een nauwkeurige omschrijving van de opdracht (op titelniveau) vast werk te verveelvoudigen (reproduceren) en openbaar te maken (publiceren). Dat betekent dat • Bepaal welke rechten u nodig heeft de maker zelf bepaalt wat er met zijn creatie, zijn ‘werk’ in auteursrechtelijke zin, mag • Bezoek de pagina Auteursrecht in de praktijk op: gebeuren, tenzij er met zijn uitgever andere afspraken zijn gemaakt. Dit is anders wanneer de www.nuv.nl/web/ejz/auteursrechtindepraktijk/Pages/default.aspx maker in loondienst is bij de uitgeverij en zijn werk creëert in het kader van zijn functie, want Daar vindt u tal van adviezen en modellen, op basis waarvan u afspraken kunt maken met dan geldt zijn werkgever als auteur. Wanneer een uitgeverij afspraken maakt over auteursrech- uw auteurs. Gebruik deze om afspraken rondom hergebruik schriftelijk vast te leggen ten geeft zij daarmee feitelijk aan dat van een arbeidsovereenkomst geen sprake is (anders zou • U kunt ook tegen kostprijs maatwerkcontracten laten maken of contracten laten checken zij immers niets behoeven te regelen). door de Stichting Juridische Dienstverlening van het NUV. • Neem voor meer informatie of voor een persoonlijk advies contact op met het vaksecretariaat Een afspraak kan zijn dat de maker al zijn rechten overdraagt aan (bijvoorbeeld) de uitgever, die Economische en Juridische Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond, via 020 – 430 91 50 het werk dan exclusief en onbeperkt mag reproduceren en exploiteren. Dit kan zelfs opgaan wanneer het werk in opdracht is gemaakt. Spreekt u niets af of maakt u onduidelijke afspraken, dan kunt u in vervelende discussies belanden die door een rechter vaak al snel in het voordeel Stap 4: Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat van de auteur worden beslist. Freelancer stelt u aansprakelijk Door alle nieuwe vormen van hergebruik die in de loop der jaren zijn ontstaan, bijvoorbeeld in Gedurende het werk kan een freelancer van alles overkomen. Hij kan worden bedolven onder een digitaal nieuwsarchief op de website van een dagblad of tijdschrift, is een eenmalig een archiefkast, uitglijden over gemorste koffie, aangevallen worden door de hond van de publicatierecht meestal niet voldoende meer. Het is nu belangrijk na te denken over de bekende Nederlander die hij gaat interviewen. Wanneer zo’n gebeurtenis leidt tot inkomens- benodigde rechten en daarover heldere afspraken te maken met uw auteurs/redactiemedewer- schade bestaat de kans dat de freelancer die schade gecompenseerd wil krijgen….. door u. kers en deze ook schriftelijk vast te leggen. Dan is het belangrijk te weten dat voor de freelancer die zijn werkzaamheden uitvoert binnen Het overdragen of in licentie geven van exploitatierechten op een werk is geen indicatie de muren van de uitgeverij dezelfde regels gelden als voor de veiligheid van werknemers. van een gezagsverhouding. Dit misverstand is in het verleden wel eens opgedoken. In die Denk daarbij aan stagiaires, uitzendkrachten en ieder ander die aan het werk is. De werkgever gevallen bleek het dan te gaan over gebrek aan kennis over auteursrecht. Het in veel die zijn zorgplicht niet nakomt, is ook op vergelijkbare wijze aansprakelijk als tegenover medewerkers met een arbeidsovereenkomst. Het is dan ook zaak om hiermee rekening te
    • 18 Stappen bij het inhuren van freelancers 19 Stappen bij het inhuren van freelancers houden.en.ook.voor.freelancers.te.zorgen.voor.veilige.en.gezonde.omstandigheden ..Er.is.nog. lezer.via.het.colofon.vooraf.duidelijk.te.maken.dat.hij.een.eigen.verantwoordelijkheid.heeft. wel.een.opmerkelijk.verschil:.in.tegenstelling.tot.de.ongevallen.met.‘gewone’.werknemers. bij.gebruik.van.de.informatie ..Dit.biedt.weliswaar.geen.garanties.op.het.uitblijven.van. geldt.er.-nog-.geen.meldingsplicht.voor.(bedrijfs)ongevallen.met.zzp’ers .. aansprakelijkheid,.maar.kan.u.wel.helpen ..De.tekst.kan.bijvoorbeeld.luiden: Werkt.uw.freelancer.niet.binnen.de.muren.van.de.uitgeverij.(en.dat.is.aan.te.bevelen),.maar. ‘Deze uitgave is bestemd voor…. (doelgroep). Ondanks het feit dat de auteur en redactie met de thuis.of.elders,.dan.heeft.u.in.beginsel.geen.arboverplichtingen.jegens.hem.of.haar ..Deze. grootst mogelijke zorg te werk zijn gegaan, is het denkbaar dat er fouten of gebreken in de aansprakelijkheid.geldt.namelijk.alleen.voor.werknemers.en.thuiswerkers.die.onder.uw.gezag. weergegeven informatie zijn getreden. Hiervoor kunnen auteur en uitgever niet aansprakelijk werken.(en.dus.feitelijk.een.arbeidsovereenkomst.hebben) ..Wie.wél.een.arbeidsovereen- worden gesteld. Bij het toepassen van de informatie dient u af te gaan op uw eigen kennis en komst.heeft,.kan.u.overigens.niet.alleen.aansprakelijk.stellen.voor.de.schade,.maar.heeft.. inzicht. Bij twijfel over de juistheid van informatie kunt u contact opnemen met .......’ ook.recht.op.loondoorbetaling.bij.ziekte,.gedurende.maximaal.twee.jaar ..Ook.uit.oogpunt. van.aansprakelijkheidsrisico’s.is.het.dan.ook.beter.alle.schijn.van.gezag.over.freelancers.. te.vermijden . Advies Derde stelt u aansprakelijk • Zorg.voor.veilige.en.gezonde.arbeidsomstandigheden.binnen.de.muren.van.de.uitgeverij Natuurlijk.kan.het.ook.voorkomen.dat.een.freelancer.die.in.uw.opdracht.werkt.schade. • Voorkom.alle.schijn.van.een.gezagsrelatie.=.arbeidsovereenkomst toebrengt.aan.een.ander ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.modefotograaf.die.kleding.leent.voor. • Zorg.voor.goede.afspraken.over.aansprakelijkheid.voor.schade.door.de.freelancer.en.leg.deze.. een.reportage.en.deze.zoekmaakt.of.beschadigt ..De.eigenaar.van.de.kleding.weet.u.dan. . altijd.schriftelijk.vast ongetwijfeld.te.vinden ..Of.uw.freelance.reisgidsenauteur.levert.letterlijke.vertalingen.aan.uit. • Is.uw.uitgeverij.in.de.toekomst.mogelijk.aansprakelijk?.Maak.keuze.over.verzekeren.ja/nee. een.buitenlandse.reisgids.en.presenteert.die.als.zijn.eigen.tekst ..Uw.buitenlandse.collega.eist. . en.zo.ja,.welke schadevergoeding.wegens.inbreuk.op.zíjn.auteursrecht….U.bent.dan.als.de.uitgever.van.het. • Voorzie.uw.publicaties.van.een.disclaimer,.waarin.u.uw.aansprakelijkheid.uitsluit. inbreukmakende.werk.degene.die.de.inbreuk.heeft.gemaakt.en.u.bent.daardoor.allereerst. • Leg.vrijwaring.vast.tegen.rechten.van.derden aansprakelijk ..De.aansprakelijkheid.in.de.relatie.opdrachtgever/freelancer.is.anders.geregeld. dan.in.de.relatie.werkgever/werknemer,.waarin.de.werknemer.alleen.aansprakelijk.is.bij. ‘bewuste.roekeloosheid’.of.opzet . Wie uiteindelijk opdraait voor die schade (u of uw freelancer) hangt af van de afspraken die u daarover met uw freelancer heeft gemaakt en in hoeverre die afspraken te bewijzen zijn..U. kunt.over.aansprakelijkheid.afspraken.maken.in.de.opdrachtbevestiging.(overeenkomst.van. opdracht),.maar.ook.in.algemene.voorwaarden.(die.u.dan.wel.correct.van.toepassing.moet. verklaren!) ..Denk.daarbij.bijvoorbeeld.aan.een.clausule.waarin.uw.freelancer.u.vrijwaart.voor. inbreuken.op.rechten.van.derden ..Leiden.die.afspraken.toch.tot.mogelijke.toekomstige. aansprakelijkheid.voor.uw.uitgeverij,.dan.is.het.zinvol.na.te.denken.over.een.eventueel.te. sluiten.aansprakelijkheidsverzekering . Tot.slot:.zowel.de.auteur.als.de.uitgeverij.kan.te.maken.krijgen.met.een.schadeclaim.van. derden.wanneer.de.publicatie.heeft.geleid.tot.schade ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.foute. formule.voor.een.scheikundeproef.in.een.vakblad ..Hoewel.in.het.algemeen.pas.sprake.is.van. aansprakelijkheid.voor.inhoud.van.informatie.bij.schuld.of.nalatigheid.kan.het.zinvol.zijn.de.
    • 20 Veelgestelde vragen over het convenant 21 Veelgestelde vragen over het convenant Veelgestelde vragen over het convenant Is er een adviseur/deskundige binnen de Belastingdienst (of het UWV) die mij kan informeren over werken met freelancers? Ja,.die.is.er ..Belastingkantoor.Groningen.was.zelf.nauw.betrokken.bij.de.totstandkoming.van. het.convenant.en.daar.is.voldoende.expertise.aanwezig ..U.kunt..Belastingkantoor.Groningen. bereiken.via.telefoonnummer.050.-.365.46.68 ..Binnen.het.NUV.kunt.u.terecht.bij.de. vaksecretariaten.Economische.&.Juridische.Zaken.en.Sociale.Zaken.via.020.–.430.91.50 .. Uitgebreide.informatie.vindt.u.overigens.ook.op.www.nuv.nl,.op.de.pagina.van.Economische.en. Juridische.Zaken,.dossier.Freelancers .. Voor wie? 1 Wat is een freelancer? Freelancer.in.de.zin.van.deze.brochure.is.iemand.die.persoonlijk.werk.voor.een.ander.verricht,. zonder.daarvoor.in.loondienst.te.zijn ..Dat.kan.eventueel.zelfs.de.directeur.van.een.eenpersoons-bv. zijn,.mits.hij.geacht.wordt.het.werk.persoonlijk.te.verrichten ..Die.persoonlijke.arbeidsverrich- ting.is.het.belangrijkste.element ...‘Freelancer’.is.overigens.geen.wettelijke.term,.dus.de. rechtspositie.van.iemand.die.zich.zo.noemt.is.afhankelijk.van.de.omstandigheden . 2 Geldt het convenant alleen voor auteurs/redactiemedewerkers? Ja,.alleen.bij.het.inzetten.van.freelance.auteurs/redactiemedewerkers.gelden.de.richtlijnen.uit. het.convenant ..De.freelancers.met.andere.beroepen.zult.u.volgens.de.wettelijke.regels.moeten. beoordelen ..Vraag.hierbij.advies.aan.uw.accountant.of.aan.het.NUV .. 3 Wat zijn auteurs/redactiemedewerkers? Als.auteur/redactiemedewerker.wordt.aangemerkt.een.persoon.(ook.eenpersoons-bv’s).die. met.arbeid.van.creatieve.aard,.in.de.zin.van.de.Auteurswet,.meewerkt.aan.de.redactionele. leiding.en/of.redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/of.inhoud.van.een.werk.dat.door.een. uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals.bijvoorbeeld:.columnist,.cartoonist,.eindredacteur,. illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler .. 4 Geldt het convenant ook voor stockbureaus?. Stockbureaus.leveren.foto’s.uit.een.bestand ..Zij.worden.dus.niet.in.opdracht.van.de.uitgever.
    • 22 Veelgestelde vragen over het convenant 23 Veelgestelde vragen over het convenant gemaakt ..In.dat.geval.is.er.geen.sprake.van.een.overeenkomst.van.opdracht,.maar.van.een. op.een.vaste.vergoeding.zou.het.kunnen.dat.de.uitzondering.voor.auteurs.met.royaltyinkom- koopovereenkomst ..Van.inhoudingsplicht.zal.dan.geen.sprake.zijn ..Neemt.u.foto’s.af.van.een. sten.niet.geldt ..Een.vooraf.afgesproken.maximum.levert.geen.extra.risico’s.op . stockbureau,.dan.hoeft.u.dus.niet.te.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Wel.zult.u. bij.een.eventuele.controle.moeten.aantonen.dat.u.zaken.heeft.gedaan.met.een.stockbureau .. 8 Als u zeker weet dat een freelancer genoeg andere opdrachtgevers heeft (bijvoor- Bewaar.daarom.de.facturen.of.andere.bewijzen.van.de.aankoop.van.foto’s ..Maak.als.bewijs. beeld via de website), mag u dan aannemen dat er geen sprake is van inhoudingsplicht? desnoods.prints.van.de.website.van.het.bureau.(handig.als.het.bureau.later.misschien.niet. Nee,.dat.is.zeker.niet.verstandig ..Gezien.het.aantal.opdrachtgevers.lijkt.het.erop.dat.de. meer.bestaat) . freelancer.als.zelfstandig.ondernemer.werkzaam.is.en.dat.u.geen.risico.loopt ..Toch.kunt.u. . beter.niet.vertrouwen.op.de.(vluchtige).informatie.op.websites.of.op.informatie.waarover.u. 5 Een freelance redacteur factureert vanuit een VOF. Is alleen een inschrijving bij of.uw.medewerker.beschikt .. de KvK voldoende om verzekeringsplicht uit te sluiten of moet deze firmant toch een VAR aanvragen? Realiseert.u.zich.dat.looncontroles.eens.per.vijf.jaar.plaatsvinden.en.dat.naheffingen.met. Een.VOF.is.een.vennootschap.onder.firma ..Dat.is.een.samenwerkingsverband.tussen. terugwerkende.kracht.over.vijf.jaar.mogen.worden.opgelegd ..Van.auteurs/redactiemedewerkers. verschillende.personen ..Wie.zaken.doet.met.een.VOF.zal.het.doorgaans.niet.uitmaken.wie.van. die.boven.de.‘7200.euro-grens’.zitten.(en.geen.auteur.met.royaltyinkomsten.zijn).moet.u.bij. de.vennoten.de.werkzaamheden.uitvoert ..De.VOF.als.geheel.(en.daarmee.de.firmanten).staat. zo’n.controle.over.de.afgelopen.vijf.jaar.bewijzen.waarom.er.niets.is.ingehouden .. garant.voor.het.eindresultaat ..De.plicht.tot.persoonlijke.arbeidsverrichting.is.één.van.de. voorwaarden.voor.verzekeringsplicht ..Is.dit.niet.aan.de.orde,.dan.zal.er.geen.sprake.zijn.van. Dat.uw.medewerker.zeker.weet.dat.de.freelancer.genoeg.opdrachtgevers.heeft.vormt.dan.op. inhoudingsplicht.en.behoeft.de.VOF.ook.geen.VAR.in.te.leveren .. zichzelf,.dus.zonder.nadere.onderbouwing,.onvoldoende.bewijs ..Bovendien,.misschien.is. degene.in.de.uitgeverij.die.dit.weet.al.vertrokken.op.het.moment.van.de.controle .. 6 Stel dat de auteur factureert vanuit een bv. Is dan alleen een uittreksel KvK voldoende? Nee,.dat.is.niet.voldoende.als.het.gaat.om.een.eenpersoons-bv ..Het.werken.via.een.bv.is.wel. De.bewijskracht.van.een.website.van.de.auteur.zelf.zal.gering.zijn ..Wie.garandeert.u.dat.die. een.indicatie.dat.er.sprake.is.van.zelfstandig.ondernemerschap,.maar.dit.is.geen.garantie .. indrukwekkende.namenlijst.op.de.website.geen.marketingstunt.is?.Misschien.zijn.die.andere. Het.werken.via.een.bv.zegt.nog.niets.over.de.relatie.tussen.de.bv.en.de.opdrachtgever ... opdrachtgevers.verzonnen,.en.bent.u.in.werkelijkheid.wel.de.enige.betalende.opdrachtgever .. Nog.altijd.kan.de.relatie.feitelijk.een.arbeidsovereenkomst.blijken,.waardoor.de.Belasting- Dan.heeft.de.freelancer.waarschijnlijk.een.fictief.dienstverband.met.u .. dienst.niet.eens.aan.de.vraag.naar.zelfstandig.ondernemerschap.toekomt ..Ook.komt.het. voor.dat.de.bv.slechts.één.opdrachtgever.heeft,.waardoor.de.persoon.in.werkelijkheid.geen. Bovendien.is.niet.alleen.het.aantal.opdrachtgevers.relevant,.maar.ook.de.mate.waarin.deze. echte.zelfstandige.is,.maar.een.fictief.dienstverband.heeft ..Dan.bestaat.het.risico.op. opdrachtgevers.bijdragen.aan.de.totale.inkomstenstroom.van.de.auteur ..Eén.bedrijf.dat.90. naheffingen.en.boetes ..Dit.risico.is.alleen.voor.rekening.van.de.freelancer.als.u.bij.een. procent.van.de.omzet.levert.van.een.freelancer.kan.dus.nog.steeds.een.naheffing.krijgen,.ook. looncontrole.een.VAR-WUO.of.een.VAR-DGA.van.hem.kunt.laten.zien . al.heeft.hij.daarnaast.bijvoorbeeld.nog.drie.kleinere.opdrachtgevers ..De.enige.manier.om.dit. risico.als.opdrachtgever.te.voorkomen.is.het.overleggen.van.een.VAR-WUO.of.VAR-DGA .. 7 Wat zijn royalty’s volgens dit convenant? Het.dringende.advies.is.dan.ook.hier.altijd.om.te.vragen.bij.het.passeren.van.de.7200. Als.het.honorarium.van.de.auteur.is.gebaseerd.op.het.exploitatieresultaat.van.het.werk.(netto. euro-grens.(niet.zijnde.royalty’s) . of.bruto,.afhankelijk.van.de.uitgeefovereenkomst),.dan.is.er.sprake.van.royaltyinkomsten .. Royaltybetalingen vormen de beloning aan de auteur voor het exploiteren van zijn auteursrech- Kortom,.ook.al.weet.u.dat.uw.freelancer.andere.opdrachtgevers.heeft,.zorg.dan.bij.overschrij- telijk beschermd werk door de uitgever..Betaling.op.royaltybasis.betekent.dat.de.ontvanger.het. ding.van.de.7200.euro-grens.toch.altijd.voor.schriftelijk.bewijs:.een.VAR,.een.Eigen.Verklaring,. risico.loopt.dat.hij.niets.ontvangt.van.de.uitgeverij.die.zijn.werk.exploiteert ..Dit.risico.is.een. of.een.royaltycontract . ondernemersrisico,.waardoor.de.auteur.die.werkt.op.royaltybasis.wordt.beschouwd.als. zelfstandig.ondernemer ..Het.risico-element.is.dus.essentieel.voor.deze.uitzondering . 9 Is het nodig een 65-plusser om een VAR of een Eigen Verklaring te vragen? Wel.is.het.zaak.alert.te.zijn.op.een.minimum.betalingsgarantie ..Omdat.dit.(te.veel).kan.lijken. Ja,.dat.is.nodig.onder.dezelfde.voorwaarden.als.voor.andere.auteurs/redactiemedewerkers ..
    • 24 Veelgestelde vragen over het convenant 25 Veelgestelde vragen over het convenant Het.gaat.dan.om.65-plussers.die.niet.hoofdzakelijk.royalty’s.ontvangen.en.die.met.hun. gedurende.de.opdracht?.Maakt.betrokkene.deel.uit.van.het.organisatorische.verband.van.de. inkomsten.de.grens.van.7200.euro.overschrijden ..Voorheen.werd.de.Eigen.Verklaring.vaak.niet. “werkgever”?.Kan.hij.bijvoorbeeld.naar.eigen.believen.gaan.en.komen?.Heeft.hij.zijn.eigen. ingevuld.door.65-plussers,.omdat.zij.niet.behoren.(nog.altijd.niet).tot.de.kring.van.verzekerden. werkplek/telefoonnummer/e-mailadres.binnen.de.organisatie?.Moet.hij.zijn.vakantiedagen. voor.de.werknemersverzekeringen ..Echter,.65-plussers.kunnen.wel.belastingplichtig.zijn.voor. aanvragen.net.als.een.gewone.werknemer?.Al.dit.soort.aspecten.is.van.belang ..De.hele.feitelijke. de.loonheffing ..Dit.wordt.nu.ook.bepaald.aan.de.hand.van.de.Eigen.Verklaring . situatie.moet.worden.beoordeeld .. 10 Een Nederlandse freelance auteur woont en werkt in het buitenland. Komt zo Blijkt.de.arbeidsrelatie.geen.arbeidsovereenkomst.te.zijn,.dan.is.de.volgende.vraag.of.het. iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht? gaat.om.royaltyinkomsten ..Dat.is.grotendeels.het.geval ..Royaltyinkomsten.zijn.volgens.het. Nee,.want.de.inkomsten.uit.niet-zelfstandige.arbeid.van.een.opdrachtnemer.die.in.het. convenant.uitgezonderd.van.inhoudingen,.dus.die.uitzondering.op.die.inhoudingsplicht.zou. buitenland.woont.en.werkt.zijn.niet.onderworpen.aan.loonheffing ..Dat.betekent.dat.een. van.toepassing.kunnen.zijn .. toets.op.zelfstandigheid.of.ander.hoofdberoep.voor.in.het.buitenland.wonende.freelancers. niet.nodig.is .. Echter,.deze.auteur.verdient.naast.zijn.royaltyinkomsten.ook.nog.honoraria.voor.opdrachten .. Volgens.het.convenant.worden.ook.die.inkomsten.dan.vrijgesteld.van.inhoudingen ..Dit.kan. 11 Freelancer is buitenlander en werkt in Nederland. Komt zo iemand in aanmerking anders.zijn.wanneer.de.royaltyinkomsten.slechts.een.klein.aandeel.vormen.in.het.totale. voor inhoudingsplicht? inkomen.van.die.uitgever,.maar.hier.bestaat.niet.meer.dan.de.helft.van.het.inkomen.bij.deze. Buitenlandse.auteurs.zijn.niet.uitgezonderd.van.het.convenant,.zij.kunnen.gewoon.in.aanmer- uitgeverij.uit.niet-royaltyinkomsten.en.is.de.verhouding.dusdanig.dat.de.uitgever.zich.geen. king.komen.voor.inhoudingen ..Om.te.beoordelen.of.en.wat.u.moet.inhouden.zult.u.allereerst. zorgen.hoeft.te.maken .. moeten.vaststellen.of.de.relatie.met.uw.freelancer.feitelijk.een.(fictieve).arbeidsovereenkomst. . is ..Is.dit.het.geval,.dan.moet.u.in.beginsel.(beperkt).loonheffing.gaan.inhouden ..Hoe.dit.ingevuld. Kortom,.ondanks.de.forse.inkomsten.van.de.auteur.bij.deze.uitgeverij.zal.er.geen.sprake.zijn.van. wordt.hangt.af.van.het.belastingverdrag.dat.Nederland.heeft.gesloten.met.het.land.van. een.verplichting.loonheffing.en.premies.werknemersverzekeringen.in.te.houden.en.af.te.dragen . herkomst ..Voor.meer.informatie.kunt.u.het.best.contact.opnemen.met.de.Belastingdienst . 12 Freelancer is buitenlander, werkt in het buitenland voor een Nederlandse De 7200 euro-grens voor auteurs uitgeverij. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht? en redactiemedewerkers Nee,.want.de.inkomsten.uit.niet-zelfstandige.arbeid.van.een.opdrachtnemer.(dienstbetrek- king).die.in.het.buitenland.woont.en.werkt.zijn.niet.onderworpen.aan.loonheffing ..Dat. 14 In het convenant staat dat u moet bepalen of een auteur/redactiemedewerker naar betekent.dat.een.toets.op.zelfstandigheid.of.ander.hoofdberoep.voor.in.het.buitenland. verwachting meer dan 7200 euro bij uw uitgeverij zal verdienen. Hoe bepaalt u dat? wonende.freelancers.niet.nodig.is . Allereerst:.de.7200.euro-grens.geldt.voor.een.heel.jaar ..Begint.een.nieuwe.freelancer.later. dan.1.januari,.dan.zult.u.het.bedrag.van.7200.euro.naar.rato.moeten.berekenen.voor.de. 13 Een leraar op een middelbare school is daarnaast een goed verdienende auteur met resterende.duur.van.het.jaar ..Bijvoorbeeld:.freelancer.begint.op.1.mei.met.zijn.eerste.klus .. 40.000 euro aan royaltyinkomsten. Hij doet ook nog wat eindredactionele en internet- Tot.het.einde.van.het.jaar.zijn.dat.nog.acht.maanden,.dus.8/12.jaar ..8/12.x.7200.euro.=.4800. klussen voor ongeveer 15.000 euro per jaar. Loopt deze uitgever risico op naheffingen? euro ..U.zult.het.bedrag.dat.de.freelancer.‘naar.verwachting’.gaat.verdienen.moeten. Die.kans.lijkt.niet.zo.groot,.maar.ook.bij.deze.freelancer.zal.de.uitgever.dit.moeten.toetsen .. vergelijken.met.dit.bedrag ..Zal.de.freelancer.naar.verwachting.bij.uw.uitgeverij.meer.gaan. Allereerst.is.het.zaak.te.beoordelen.of.de.relatie.ten.opzichte.van.de.uitgever.geen.kenmerken. verdienen.dan.die.4800.euro,.dan.zult.u.de.status.van.de.freelancer.aan.de.hand.van. vertoont.van.een.arbeidsovereenkomst ..Het.lijstje.met.indicatoren.in.deze.brochure.kan.hierbij. formulieren.moeten.beoordelen ..Zo.niet,.dan.mag.u.dit.voorlopig.achterwege.laten ..Pas. als.hulpmiddel.dienen ..Bij.beantwoording.van.de.vraag.naar.het.ontbreken.van.de.dienstbetrekking. wanneer.dit.naar.rato.bedrag.eventueel.wordt.overschreden.hoeft.u.de.freelancer.om.een. is.een.heel.scala.van.omstandigheden.van.belang ..Het.komt.erop.neer.dat.er.geen.sprake.mag. Eigen.Verklaring.of.een.VAR.te.vragen .. zijn.van.een.gezagsrelatie ..Een.aantal.van.de.relevante.criteria:.Is.er.een.instructiebevoegdheid.
    • 26 Veelgestelde vragen over het convenant 27 Veelgestelde vragen over het convenant Hoeveel.de.freelancer.naar.verwachting.gaat.verdienen.bepaalt.u.vooral.aan.de.hand.van.de. 17 Een auteur/redactiemedewerker krijgt zijn eerste opdracht voor de uitgeverij opdrachten.die.hij.al.op.zak.heeft ..Ook.de.jaarinkomsten.van.freelancers.die.dezelfde.soort. halverwege april. Hij werkt dit jaar nog een paar keer, maar volgend jaar een hele tijd werkzaamheden.voor.u.uitvoeren.kunt.u.daarbij.gebruiken.als.hulpmiddel .. niet. Pas vanaf mei in dat jaar gaat hij weer opdrachten aannemen. Hoe bepaalt u wanneer u moet vragen om een Eigen Verklaring of een VAR? Een.freelancer.die.al.eens.eerder.voor.uw.uitgeverij.heeft.gewerkt.mag.u.wel.langs.‘de.7200. Voor.het.jaar.van.aanvang.van.de.werkzaamheden.geldt.de.7200.euro-grens.naar.rato.van.het. euro-lat’.leggen ..Heeft.hij.het.afgelopen.jaar.minder.verdiend.dan.dat.bedrag,.dan.kunt.u. resterende.jaar,.in.dit.geval.dus:.8,5.maanden/12.maanden.x.7200.euro.=.5100.euro ..Wordt.dit. ervan.uitgaan.dat.dit.zo.blijft,.tenzij.u.redenen.hebt.of.moet.hebben.om.aan.te.nemen.dat. bedrag.overschreden.in.dit.jaar,.dan.dient.u.een.Eigen.Verklaring.te.laten.invullen.door.de.betrokken. het.meer.zal.worden ..Zo’n.reden.kan.bijvoorbeeld.zijn.dat.de.freelancer.voor.een.extra. freelancer.en/of.hem.te.vragen.om.een.VAR ..In.het.volgende.jaar.geldt.de.grens.van.7200.euro . redactie.gaat.werken,.of.dat.hij.gewoon.meerdere.opdrachten.(=.extra.inkomsten). toegezegd.heeft.gekregen ..Belangrijk om te weten:.het gaat bij een looncontrole vooral om 18 Een auteur/redactiemedewerker gaat naar verwachting meer dan 7200 euro de geloofwaardigheid van uw beslissing. verdienen en heeft geen VAR-WUO of VAR-DGA. Wat nu? Dit.betekent.nog.niet.dat.er.sprake.is.van.inhoudingsplicht ..U.zult.nader.onderzoek.moeten. 15 Welke betalingen tellen mee bij het bepalen of de grens van 7200 euro is bereikt? verrichten.naar.de.situatie .. Voor.het.bepalen.van.de.7200.euro-grens.moet.u.alle.betalingen.aan.een.auteur/redactieme- dewerker.bij.elkaar.optellen ..Dat.betekent.dat.u.niet.alleen.het.honorarium.meetelt,.maar. Allereerst.is.dan.de.vraag.of.de.freelancer.werkt.op.basis.van.een.royaltycontract,.want. ook.andere.vergoedingen ..Denk.daarbij.bijvoorbeeld.aan.betaling.van.gedeclareerde. royaltyinkomsten.worden.uitgezonderd.van.de.inhouding.van.loonheffingen ..Is.er.geen. reiskosten.(bijvoorbeeld.een.vliegticket) ..Deze.moet.u.meerekenen.als.u.de.optelsom.maakt. royaltycontract,.dan.moet.u.aan.de.auteur/redactiemedewerker.vragen.een.Eigen.Verklaring.in. om.het.overschrijden.van.de.7200.euro-grens.te.bepalen ..Dat.betekent.overigens.niet.dat.er. te.vullen ..Aan.de.hand.van.de.Eigen.Verklaring.kunt.u.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige. ook.inhoudingen.nodig.kunnen..zijn.over.verstrekte.onkostenvergoedingen,.want.deze.zullen. uitvoering.van.de.werkzaamheden ..Is.dit.niet.het.geval.en.heeft.de.auteur/redactiemedewerker. niet.worden.gezien.als.loon ..Dit.geldt.echter.alleen.wanneer.de.onkosten.werkelijk.zijn. een.ander.hoofdberoep,.dan.is.hij.uitgezonderd.van.heffingen ..Is.de.auteur/redactiemedewer- gemaakt.en.daarvan.bij.een.looncontrole.bewijs.voorhanden.is,.bijvoorbeeld.in.de.. ker.wel.beroepsmatig.bezig,.dan.zou.hij.in.aanmerking.kunnen.komen.voor.inhoudingen ..Of.dit. vorm.van.bonnetjes.en.facturen ..Onkostenvergoedingen.die.zijn.verstrekt.zonder.dat.de. zo.is,.hangt.af.van.zijn.arbeidspatroon .. gemaakte.kosten.te.bewijzen.zijn.kunnen.worden.gezien.als.loon.waarover.wel.inhoudingen. verplicht.zijn . Er.is.namelijk.pas.sprake.van.inhoudingsplicht.voor.de.loonheffingen.indien.de.auteur/ redactiemedewerker.doorgaans.op.ten.minste.twee.dagen.per.week.werkzaam.is.(ongeacht. 16 Als de inkomsten van een freelancer de grens van 7200 euro overschrijden, moeten het.aantal.uren) ..Een.zeer.gevarieerd.patroon,.waarbij.de.auteur/redactiemedewerker. er dan inhoudingen met terugwerkende kracht plaatsvinden? bijvoorbeeld.niet.doorgaans.elke.week.op.twee.dagen.werkzaam.is,.zal.niet.leiden.tot. Nee,.dat.hoeft.niet ..Mocht.na.uw.toetsing.aan.de.criteria.voor.een.werkelijk.en.daarna.voor. inhoudingsplicht ..Hetzelfde.geldt.voor.een.zeer.kortdurende.relatie.(korter.dan.één.maand). een.fictief.dienstverband.blijken.dat.u.verplicht.bent.inhoudingen.te.doen.op.het.honora- tussen.opdrachtgever.en.opdrachtnemer.en.een.arbeidsbeloning.die.doorgaans.lager.is.dan. rium,.dan.gaat.deze.verplichting.pas.in.vanaf.de.eerstvolgende.betaling.na.het.constateren. 2/5.van.het.wettelijk.minimumloon.(exclusief.vakantiegeld) . van.de.overschrijding,.dus.zonder.terugwerkende.kracht .. 19 Moet u een contract sluiten met een freelance auteur als u minder Dit.is.echter.anders.wanneer.de.inschatting.van.de.inkomsten.niet.geloofwaardig.en.daarmee. betaalt dan 7200 euro? feitelijk.niet.te.goeder.trouw.is.geweest ..Bijvoorbeeld.wanneer.een.freelancer.vorig.jaar.ruim. Het.is.altijd.verstandig.om.de.afspraken.binnen.een.zakelijke.relatie.schriftelijk.vast.te.leggen,. boven.de.7200.euro.heeft.verdiend.en/of.wanneer.de.reeds.verstrekte.opdrachten.een. om.welk.bedrag.het.ook.gaat ..Dit.kan.later.vervelende.discussies.voorkomen ..Die.discussies. waarde.vertegenwoordigden.van.een.fiks.bedrag.waardoor.overschrijding.van.de.7200. behoeven.niet.alleen.te.gaan.over.de.aard.en.inhoud.van.de.arbeidsrelatie,.maar.deze.kunnen. euro-grens.voor.de.hand.lag . ook.auteursrecht.of.aansprakelijkheid.voor.schade.betreffen ..Is.er.niets.schriftelijk.vastgelegd. over.bijvoorbeeld.hergebruik.door.dezelfde.uitgeverij.(zoals.plaatsing.op.een.website).of.
    • 28 Veelgestelde vragen over het convenant 29 Veelgestelde vragen over het convenant door.derden,.dan.kan.de.auteur.volhouden.dat.dit.gebruik.niet.is.toegestaan,.of.slechts.tegen. gedurende.de.looptijd.worden.gerespecteerd ..Hooguit.zal.er.voor.de.toekomst.van.worden. extra.betaling ..U.kunt.dan.een.claim.tegemoetzien .. afgeweken ..Bezitters.van.een.VAR-WUO.of.een.VAR-DGA.gelden.dus.gedurende.de.looptijd. voor.hun.opdrachtgever.als.zelfstandig.ondernemer ..Op.de.afgegeven.VAR-Loon.en.VAR-ROW. staat.vermeld.dat.er.waarschijnlijk.sprake.is.van.Loon.uit.dienstbetrekking.respectievelijk. Over de formulieren Resultaat.overige.werkzaamheden ..Deze.aanduidingen.zeggen.nog.niet.veel,.en.u.zult.zelf.naar. omstandigheden.en.door.toepassing.van.de.wettelijk.gestelde.voorwaarden.moeten.beoordelen. 20 Op de Eigen Verklaring staat bij vraag B: ‘Is de arbeidsverhouding aangegaan voor of.er.wel.of.geen.inhoudingen.moeten.plaatsvinden . een periode langer dan een maand?’ Dit is verwarrend: een freelancer heeft toch juist geen arbeidsverhouding? 24 Is het toegestaan de VAR of de Eigen Verklaring alleen digitaal te bewaren? In.het.spraakgebruik.betekenen.‘arbeidsovereenkomst’.en.‘arbeidsverhouding’.(of.‘arbeids- Nee,.het.is.niet.voldoende.de.VAR.en.de.Eigen.Verklaring.te.scannen.en.digitaal.te.bewaren .. relatie’).voor.de.meeste.mensen.hetzelfde ..Juridisch.ligt.dit.echter.anders ..De.term.‘arbeidsver- Er.moet.altijd.een.papieren.versie.beschikbaar.zijn.bij.controles ..Overigens.kunnen. houding’.is.volstrekt.neutraal ..Deze.term.zegt.alleen.maar.dat.er.wordt.samengewerkt.met. softwareproblemen.leiden.tot.verlies.van.de.gescande.formulieren.en.alleen.daarom.al.is.het. iemand.die.werk.uitvoert,.maar.niet.wat.de.aard.van.die.verhouding.precies.is ..De.term. sterk.af.te.raden.alleen.digitale.versies.te.bewaren . ‘arbeidsovereenkomst’.geeft.wel.aan.wat.de.aard.en.inhoud.van.de.verhouding.is:.de.ene.partij. (werknemer).werkt.onder.gezag.van.de.ander.(werkgever) .... 25 Is elk soort werk binnen een uitgeverij geschikt om op freelance basis te worden gedaan? Nee,.niet.elk.soort.werk.leent.zich.even.goed.om.op.freelance.basis.te.worden.verricht .. 21 Is het mogelijk alvast inzage te krijgen in het VAR-bestand van de Belastingdienst Besteedt.u.bijvoorbeeld.werk.uit.aan.een.freelance.redactieassistent,.dan.is.er.altijd.een.zeker. om zo het risico in te schatten? risico,.afhankelijk.van.de.wijze.waarop.de.werkzaamheden.en.de.relatie.in.werkelijkheid.worden. Helaas.is.dit.momenteel.(nog?).niet.mogelijk ..Dit.heeft.mede.te.maken.met.privacyredenen .. ingevuld ..Verlangt.het.soort.werk.bijvoorbeeld.aanwezigheid.op.de.redactie.tussen.bepaalde,. Freelancers.zijn,.ook.als.het.een.bv.betreft,.personen,.waarop.de.Wet.Bescherming. door.de.werkgever.vastgestelde.tijdstippen,.moet.de.freelancer.werken.volgens.de.regels.en. Persoonsgegevens.van.toepassing.is ..Deze.wet.stelt.als.voorwaarde.voor.het.openbaren.van. richtlijnen.die.gelden.binnen.die.redactie.en.die.niet.door.hemzelf.zijn.vastgesteld.en.is.het. persoonsgegevens.dat.de.betrokken.persoon.uitdrukkelijk.voorafgaande.toestemming. gebruikelijk.dat.het.werk.binnen.de.uitgeverij.in.loondienst.wordt.verricht?.Alles.bij.elkaar. (bijvoorbeeld.via.de.VAR-aanvraag).heeft.verleend.voor.dat.gebruik ..Dit.gebeurt.op.dit. opgeteld.is.de.kans.dan.groot.dat.de.Belastingdienst.dit.als.een.werkelijke.arbeidsovereen- moment.niet ..Bovendien.beschikt.de.Belastingdienst.voor.een.dergelijke.service.over. komst.beschouwt,.met.alle.bijbehorende.fiscale.consequenties ..Dit.nog.afgezien.van.de. onvoldoende.capaciteit . rechten.die.de.freelancer.zelf.vermoedelijk.zou.kunnen.afdwingen . 22 In plaats van de Eigen Verklaring stuurt een auteur/redactiemedewerker een 26 Mag ik de Eigen Verklaring in mijn eigen huisstijl zetten? briefje waarin hij uitlegt dat hij een ander hoofdberoep heeft en welk beroep dat is. Ja,.dat.mag ..Met.de.Belastingdienst.en.het.UWV.is.afgesproken.dat.de.Eigen.Verklaring.een. Volstaat dit ook? hulpmiddel.is.dat.diverse.verschijningsvormen.mag.krijgen ..U.mag.het.formulier.dus.gewoon. Ja,.dat.is.op.zich.voldoende ..Natuurlijk.is.het.voor.toekomstige.looncontroles.plezierig.als.er. voorzien.van.uw.eigen.logo.en.het.laten.drukken.of.printen.op.uw.eigen.briefpapier ..Natuurlijk. een.uniform.formulier.is.dat.door.iedere.auteur/redactiemedewerker.wordt.ingevuld ..Dit. is.het.verstandig.de.inhoud.niet.te.veel.te.laten.afwijken.van.het.origineel . verdient.dan.ook.de.voorkeur ..Echter,.een.eis.is.dit.niet ..Een.brief.van.een.auteur/redactie- . medewerker.die.voldoende.informatie.geeft.om.zijn.status.vast.te.stellen,.is.volgens.het. 27 Mag ik tekst toevoegen of weglaten uit de Eigen Verklaring? convenant.ook.voldoende .. Dat.mag,.mits.daarmee.de.inhoud.niet.wezenlijk.verandert ..De.Eigen.Verklaring.moet.natuurlijk.nog. wel.in.overeenstemming.zijn.met.de.afspraken.in.het.convenant ..Een.zinvolle.toevoeging.onder.de. 23 Levert de VAR altijd 100 procent zekerheid over de arbeidsverhouding en daarmee vraag:.‘Is.auteur/redactiemedewerker.uw.hoofdberoep?’.kan.bijvoorbeeld.zijn:.‘Zo.nee,.wat.is.dan. over de inhoudingsplicht? uw.hoofdberoep?’.Daarmee.controleert.u.of.degene.die.de.verklaring.invult.heeft.begrepen.dat. In.de.praktijk.zal.een.voor.de.juiste.werkzaamheden.afgegeven.VAR-WUO.of.VAR-DGA. onder.auteurs/redactiemedewerkers.ook.vallen.fotografen,.vormgevers,.illustratoren.etc .
    • 30 Veelgestelde vragen over het convenant 31 Veelgestelde vragen over het convenant Beoordelen van de formulieren 31 Op een VAR staat ‘voor rekening en risico van een vennootschap’. Wat is de status van deze auteur/redactiemedewerker?. 28 Eén van de voorwaarden voor een fictief dienstverband is, dat de arbeidsverhouding De.VAR.‘voor.rekening.en.risico.van.een.vennootschap’.wordt.ook.wel.genoemd.‘VAR-DGA’. is aangegaan voor een periode van langer dan één maand. Hoe bepaalt u dit? (directeur.grootaandeelhouder) ..Deze.term.vindt.u.wel.overal.terug.in.informatie.van.de. Als.een.freelancer.nu.een.opdracht.krijgt.en.over.een.maand.nog.altijd.voor.u.werkzaam.is. Belastingdienst ..Auteurs/redactiemedewerkers.die.beschikken.over.zo’n.VAR.worden.als. (bijvoorbeeld.omdat.hij.een.serie.recensies.schrijft),.is.voldaan.aan.deze.eis . zelfstandigen.aangemerkt ..Heeft.u.van.uw.auteur/redactiemedewerker.een.VAR-DGA,.dan. bent.u.niet.inhoudingsplichtig ..Dit.is.anders.indien.op.basis.van.feitelijke.omstandigheden. 29 Eén van de voorwaarden voor fictief dienstverband is, dat de freelancer ‘doorgaans duidelijk.moet.zijn.dat.er.sprake.is.van.een.arbeidsovereenkomst . op twee dagen per week’ werkzaam is. Deze voorwaarde komt ook terug in de Eigen Verklaring. Maar wat betekent ‘doorgaans op twee dagen per week’ eigenlijk? De.‘op.twee.dagen.per.week.eis’.is.lastiger.dan.de.‘één.maand.eis’ ..Meestal.weet.u.immers. Identificatieplicht helemaal.niet.-en.wilt.u.ook.niet.weten-.wanneer.een.freelancer.werkzaam.is ..Het.eindresul- taat.telt.en.er.wordt.vaak.een.vast.tarief.per.recensie,.artikel.of.fotoserie.afgesproken ..Het. 32 Wanneer moet ik vragen om een identiteitsbewijs? zou.zelfs.tegen.u.kunnen.werken.wanneer.u.precies.weet.hoe.vaak.de.freelancer.werkt.(als. U.moet.als.opdrachtgever.vóór.aanvang.van.de.werkzaamheden.de.identiteit.van.de. indicatie.van.gezagsrelatie!) . opdrachtnemer.controleren.aan.de.hand.van.een.geldig.identiteitsbewijs.(niet.zijnde.een. rijbewijs).en.indien.van.toepassing.een.verblijfsvergunning ..Wettelijk.bent.u.verplicht.om.de. Juist.voor.deze.vraag.is.de.Eigen.Verklaring.een.prima.hulpmiddel ..Daarop.geeft.de.freelancer. identiteit.van.de.auteur/redactiemedewerker.zélf.vast.te.stellen ..U.voldoet.niet.aan.deze. zelf.aan.wat.zijn.gebruikelijke.arbeidspatroon.zal.zijn.en.of.hij.doorgaans.op.twee.dagen.per. verplichting.als.u.zich.een.kopie.laat.toesturen,.want.u.moet.de.identiteit.vaststellen.in. week.werkzaam.is ..Als.de.freelancer.op.de.Eigen.Verklaring.aangeeft.dat.hij.het.werk.op.minder. aanwezigheid.van.de.auteur/redactiemedewerker ..Indien.van.toepassing.dient.u.te. dan.twee.dagen.per.week.(ongeacht.het.aantal.uren).uitvoert,.dan.mag.u.daar.wel.op. beschikken.over.een.geldige.tewerkstellingsvergunning . vertrouwen,.tenzij.het.absoluut.niet.geloofwaardig.is.dat.iemand.zo’n.klus.in.minder.dan.twee. dagen.tijd.af.kan.hebben . Van.freelancers.met.een.VAR-WUO.of.VAR-DGA.en.van.freelancers.die.gaan.werken.. in.(fictieve).dienstbetrekking.zult.u.het.identiteitsbewijs.bij.de.(salaris)administratie.. Het.criterium.‘op.twee.dagen.per.week.werkzaam’.geeft.overigens.geen.minimum.aantal.uren. moeten.voegen . per.werkdag.aan ..Een.freelancer.die.verspreid.over.twee.dagen.acht.uur.werkt,.komt.daardoor. in.aanmerking.voor.inhoudingen;.de.freelancer.die.acht.uur.werkt.op.één.dag.niet ..Op.welke. Voor.opdrachtnemers.die.niet.tot.deze.categorieën.behoren.(bijvoorbeeld.freelancers.met. dagen.is.gewerkt.zal.soms.wel.uit.de.factuur.blijken ..Die.informatie.zal.dan.leidend.zijn,.want.op. een.VAR-ROW,.of.degenen.die.onder.de.7200.euro-grens.blijven).bestaat.geen.specifieke. een.andere.manier.zal.dit.(ook.door.de.Belastingdienst).niet.meer.te.achterhalen.zijn . plicht.om.de.identiteitsbewijzen.op.te.nemen.in.de.administratie ..De.identiteitsgegevens.zijn. wel.nodig.voor.een.volledige.aanlevering.van.de.opgave.IB-47 .. 30 Wanneer is een ander hoofdberoep een ander hoofdberoep? Auteurs/redactiemedewerkers.die.in.het.dagelijkse.leven.hun.brood.met.andersoortige. 33 Als het identiteitsbewijs van de freelancer is verlopen, moet de opdrachtgever dan werkzaamheden.verdienen.zijn.uitgezonderd.van.inhoudingen ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een. een nieuwe opvragen of is een eenmalige actie voldoende? (hoog)leraar.die.schrijft.voor.een.wetenschappelijke.of.educatieve.uitgave ..De.grens.of.het.gaat. Een.eenmalige.actie.is.voldoende ..U.bent.niet.wettelijk.verplicht.een.actueel.identiteitsbe- om.een.ander.hoofdberoep.ligt.bij.50.procent.van.de.tijd.en.50.procent.van.de.inkomsten.van. wijs.in.het.dossier.op.te.nemen.als.het.oude.is.verlopen . betrokkene ..Overigens.kan.ook.het.hebben.van.een.uitkering.(bijvoorbeeld.WW.of.WIA),. pensioen,.VUT.of.studiefinanciering.worden.beschouwd.als.een.ander.hoofdberoep,.mits.die. 50.en.50-procentnorm.wordt.gehaald .
    • 32 Veelgestelde vragen over het convenant 33 Veelgestelde vragen over het convenant Rechten en plichten bij inhoudingen Schematisch weergegeven: Rechten Arbeids- Fictief dienst- Opting-in Zelfstandige Auteurs/ 34 Als ik premies en loonheffing afdraag, ben ik dan overal vanaf? . overeenkomst verband ondernemers redactie- medewerkers Dit.is.helaas.niet.waar ..Weliswaar.is.het.risico.op.naheffingen.dan.nihil,.maar.aan.het.werken. Ontslag- Ja Gedeeltelijk Nee Nee Nee met.freelancers.kleven.meer.risico’s ..Als.de.freelancer.ziek.wordt.heeft.hij.in.principe. bescherming aanspraak.op.een.ziektewetuitkering.van.UWV.(een.zogenaamd.vangnetgeval) ..Komt.dan. Cao-rechten Ja Nee Nee Nee Nee aan.het.licht.dat.de.‘freelancer’.al.maandenlang.op.vier.dagen.per.week.werkzaam.is.op.de. redactie,.aan.zijn.eigen.bureau.en.ook.nog.voorheen.in.dienst.was,.dan.zal.hij.die.uitkering. Vakantiegeld Ja Nee Nee Nee Nee waarschijnlijk.niet.krijgen ..Het.standpunt.van.uitkeringsverstrekker.UWV.zal.dan.zijn.dat.. Vakantiedagen Ja Nee Nee Nee Nee er.sprake.is.van.een.(voortgezette).dienstbetrekking ..Het.UWV.zal.hem.dan.waarschijnlijk. Ziekengeld Ja,.door. Ja,.door.UWV Nee Nee Nee doorverwijzen.naar.zijn.werkgever,.naar.u.dus ..Grote.kans.dat.u.dan.100.procent.moet. werkgever doorbetalen,.een.naheffing.en.een.boete.krijgt.en.ook.nog.met.de.kosten.van.een.. WW-uitkering Ja Ja Nee Nee Nee vervanger.zit . Auteursrecht Werkgever Freelancer,. Freelancer,. Freelancer,. Freelancer,. tenzij tenzij tenzij tenzij 35 Wat zijn de consequenties als ik premies en loonheffing inhoud? Heb ik die freelancer dan in dienst? Pensioen Ja Nee Nee Nee Nee U.heeft.deze.freelancer.niet.per.definitie.in.dienst ..Het.ligt.volledig.aan.de.reden.waarom.u. Btw Nee Afhankelijk. Afhankelijk. Afhankelijk. Afhankelijk. inhoudingen.pleegt:.heeft.de.freelancer.een.verkapte.arbeidsovereenkomst,.is.er.sprake.van. Belastingdienst Belastingdienst Belastingdienst Belastingdienst een.fictief.dienstverband,.of.heeft.de.freelancer.vrijwillig.gekozen.voor.opting-in,.en.houdt.de. Re-integratie Ja,.door. Ja,.door.UWV NVT NVT NVT opdrachtgever.om.die.reden.loonheffing.in? verplichtingen werkgever Zwangerschaps- Ja,.op.basis.van. Ja,.op.basis.van. Ja,.op.basis.van. Ja,.op.basis.van. Niet.via.deze. Grofweg.zijn.medewerkers.bij.een.uitgeverij.te.verdelen.in.vijf.categorieën: verlof vorige.dertien. vorige.dertien. honorarium. honorarium. opdrachtgever .. weken,.100%. weken,.100%. vorig.jaar,.max .. vorig.jaar,.max .. Hooguit.bij. van.honorarium van.honorarium wettelijk. wettelijk. andere. • Werknemers met een (verkapte) arbeidsovereenkomst / uitzendkrachten minimumloon minimumloon werkgever • Freelancers met een fictief dienstverband • Freelancers die voor opting-in kiezen NB: Uitgever en auteur moeten zich wel realiseren dat de verplichte inhouding ook met zich brengt • Zelfstandige ondernemers dat fiscale aftrek van beroepskosten niet meer mogelijk is. Desgewenst zouden ze dan kunnen • Auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep afspreken dat de uitgever een deel van het honorarium als onbelaste kostenvergoeding betaalt tegen overlegging door de auteur van bewijsstukken. Hiertoe bestaat geen verplichting. Deze.categorieën.genieten.verschillende.gradaties.van.bescherming ..Werknemers.kunnen. aanspraak.maken.op.alle.werknemersrechten,.zoals.vakantieopbouw,.vakantiegeld,. 36 Hoe werkt het als een freelancer met een fictief dienstverband ziek wordt? ontslagbescherming.et.cetera ..Dit.geldt.ook.voor.uitzendkrachten.die.in.dienst.(kunnen).zijn. Krijgt hij doorbetaald en zo ja, wat? En hoe zit het met re-integratie? bij.het.uitzendbureau ..Freelancers.met.een.fictief.dienstverband.worden.alleen.voor.de. Wordt.een.fictief.werknemer.ziek,.dan.kan.hij.aanspraak.maken.op.een.ziektewetuitkering. sociale.verzekeringswetten.als.werknemer.gezien,.maar.kunnen.verder.geen.aanspraak. volgens.de.zogenaamde.vangnetregeling ..Dit.in.tegenstelling.tot.werknemers,.die.recht. maken.op.werknemersrechten,.behalve.soms.op.het.wettelijk.minimumloon.en.ontslagbe- hebben.op.(vaak.volledige).loondoorbetaling.door.hun.werkgever ..Iedereen.noemt.die.betaling. scherming ..Zelfstandige.ondernemers.of.auteurs/redactiemedewerkers.met.een.ander. aan.zieke.werknemers.wel.‘ziektewet’,.maar.dat.is.dus.niet.correct ..De.ziektewet.is.een.ander. hoofdberoep.genieten.geen.enkele.werknemersbescherming . soort.uitkering.die.bijvoorbeeld.ook.van.toepassing.is.op.uitzendkrachten.en.zwangere. vrouwen.die.ziek.worden.ten.gevolge.van.de.zwangerschap.of.bevalling ..De.uitkering.moet.de.
    • 34 Veelgestelde vragen over het convenant 35 Veelgestelde vragen over het convenant freelancer.zelf.aanvragen.bij.UWV ..De.uitkering.wordt.gebaseerd.op.het.inkomen.dat.de. Toch.gaat.het.niet.zozeer.om.wat.er.op.papier.staat,.maar.vooral.wat.er.in.werkelijkheid.gebeurt .. freelancer.de.afgelopen.dertien.weken.heeft.verdiend.bij.de.opdrachtgever ..De.uitkering. Doet.u.zaken.met.freelance.auteurs/redactiemedewerkers,.besteedt.u.dan.zeker.zoveel. bedraagt.70.procent.van.dit.bedrag,.waarbij.wel.een.plafond.geldt ..U.zult.als.opdrachtgever.na. aandacht.aan.de.feitelijke.situatie.als.aan.het.contract .. ziekmelding.een.formulier.ontvangen.met.een.verzoek.tot.opgave.van.die.inkomsten .. . Onderstaande.integrale.tekst.kunt.u.gebruiken.in.uw.contracten.met.freelancers: De Wet Verbetering Poortwachter is niet van toepassing op fictieve werknemers. Deze.wet. maakt.namelijk.deel.uit.van.de.wettelijke.(re-integratie)verplichtingen.die.een.werkgever.heeft. a De freelancer verplicht zich medewerking te verlenen aan de uitgever bij het beoordelen ten.opzichte.van.een.‘echte’.werknemer ..‘Vangnetgevallen’.vallen.niet.onder.die.wetgeving ..Voor. van zijn juridische status. de.re-integratie.van.deze.groep.is.UWV.verantwoordelijk,.niet.de.werkgever/opdrachtgever . b Hiertoe zal de freelancer desgevraagd een Eigen Verklaring invullen ter vaststelling of de uitgever gehouden is loonheffingen in te houden op het overeengekomen honorarium, 37 Heeft een zwangere freelancer recht op betaald zwangerschapsverlof? tenzij de freelancer anderszins zijn zelfstandigheid afdoende kan aantonen door middel van Soms.wel,.soms.niet ..Freelancers.met.een.fictief.dienstverband.hebben.recht.op.minimaal.16. de VAR-WUO (Verklaring Arbeidsrelatie -Winst Uit Onderneming) of VAR-DGA/RRV weken.betaald.verlof ..De.uitkering.wordt.betaald.door.UWV,.net.als.bij.‘gewone’.werknemers .. (Resultaat voor Rekening en Risico van een Vennootschap). De.hoogte.van.deze.uitkering.is.afhankelijk.van.het.honorarium.dat.de.freelancer.in.de.dertien. c De uitgever is gerechtigd de betaling van het honorarium op te schorten zolang de weken.voorafgaand.aan.het.verlof.heeft.verdiend.bij.de.uitgever.dise.inhoudingen.pleegt .. freelancer, ondanks het verzoek van de uitgever daartoe, de Eigen Verklaring niet naar Echte.zelfstandigen.hadden.na.afschaffing.van.de.WAZ.een.tijdlang.geen.aanspraak.meer.op. behoren (tijdig) aan de uitgever ter beschikking heeft gesteld of zijn zelfstandigheid niet zwangerschapsverlof ..Dit.is.inmiddels.veranderd ..Er.bestaat.per.1.juni.2008.opnieuw..een. heeft aangetoond middels een VAR-WUO of VAR-DGA. uitkering.voor.zwangere.zelfstandigen ..Dit.is.geregeld.in.de.regeling.Zelfstandig.en.Zwanger. d De freelancer is verplicht om, indien in het kader van voornoemde verklaringen zich (ZEZ) ..Belangrijk.om.te.weten.is.dat.de.zwangerschapsuitkering.voor.zelfstandigen.wordt. wijzigingen voordoen, de uitgever daarvan onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen. gebaseerd.op.het.inkomen.van.het.voorgaande.jaar,.met.een.maximum.ter.grootte.van.het. e Indien de uitgever in het kader van de loonbelasting en/of sociale verzekeringsplicht tot wettelijk.minimumloon ..Deze.uitkering.wordt.betaald.uit.de.algemene.middelen ..Er.zullen. inhouding verplicht is, zullen op het aan de freelancer uit te betalen honorarium de vereiste geen.afzonderlijke.premies.worden.opgelegd.aan.opdrachtgevers.en.freelancers . inhoudingen worden gedaan. f Het tussen partijen overeengekomen honorarium is een brutobedrag. Mocht de freelancer 38 Hoe werkt het als een freelancer met een fictief dienstverband werkloos raakt? om redenen die voor zijn rekening en risico komen niet (meer) als zelfstandige worden Voor.een.WW-uitkering.is.van.belang.dat.de.aanvrager.niet.verwijtbaar.werkloos.is.geraakt.en. aangemerkt, dan is de uitgever gerechtigd het honorarium aan te passen aan de situatie en dat.er.een.formeel.einde.aan.de.arbeidsovereenkomst.is.gekomen ..Sinds.2006.is.een. alle daaruit voor de uitgever voortvloeiende schade te verhalen. Onder deze schade is onder beëindigingsovereenkomst,.waarbij.partijen.samen.besluiten.uit.elkaar.te.gaan.om.neutrale. meer begrepen de loonbelasting en zowel het werknemers- als het werkgeversdeel van de redenen,.op.zichzelf.vaak.voldoende ..Neutrale.reden.kan.bijvoorbeeld.zijn.dat.er.een. premies volksverzekeringen, met inbegrip van naheffingen. Redenen die voor rekening en onoverkomelijk.verschil.van.inzicht.is.ontstaan.over.de.manier.waarop.de.opdracht.moet. risico van de freelancer komen, zijn in ieder geval het niet inleveren van een naar waarheid worden.uitgevoerd.of.dat.er.onvoldoende.werk.is ..In.zo’n.overeenkomst.moet.in.ieder.geval. getrouw volledig en correct ingevulde Eigen Verklaring als bedoeld in lid b en het niet staan.dat.de.arbeidsrelatie.is.beëindigd.op.initiatief.van.de.opdrachtgever/werkgever,.zonder. naleven van de in artikel lid d genoemde verplichting tot het melden van wijzigingen ter zake. dat.de.freelancer/werknemer.in.overwegende.mate.een.verwijt.te.maken.valt . . 39 Een overeenkomst van opdracht sluiten met de freelancer, biedt dat zekerheid voor Freelancer en (ex-)werknemer looncontroles? Als.het.over.sociale.zekerheids-.en.belastingkwesties.gaat,.biedt.een.contract.maar.tot.op.zekere. 40 Mag een werknemer van een uitgeverij als freelancer werken voor diezelfde uitgeverij? hoogte.zekerheid ..De.controlerende.instanties.kijken.natuurlijk.wel.naar.de.formulering.in.het. Over.het.algemeen.is.het.niet.eenvoudig.dit.binnen.de.regels.van.de.wet.te.doen ..Wat.er. contract,.bijvoorbeeld.dat.partijen.de.intentie.uitspreken.géén.arbeidsovereenkomst.aan.te.gaan .. mogelijk.is.hangt.met.name.af.van.het.soort.werk.in.loondienst,.welk.soort.werk.hij.of.zij.op.
    • 36 Veelgestelde vragen over het convenant 37 Veelgestelde vragen over het convenant freelance.basis.zou.gaan.doen.en.voor.welke.afdeling.binnen.het.bedrijf .. 41 Waar moet ik op letten als ik een ex-werknemer op freelance basis inschakel? Ligt.de.aard.van.de.freelance.werkzaamheden.zeer.dichtbij.die.van.het.werk.in.loondienst,. Als.uw.freelancer.met.betrekking.tot.hetzelfde.soort.werkzaamheden.onder.overeenkomstige. dan.zal.er.eerder.sprake.zijn.van.een.vergroting.van.de.arbeidsovereenkomst.dan.van. condities.eerder.op.basis.van.een.arbeidsovereenkomst.bij.u.heeft.gewerkt.is.dit.een.sterke. freelance.werkzaamheden ..Denk.bijvoorbeeld.aan.een.vormgever.in.dienst.die.vanwege.een. aanwijzing.dat.dit.nog.steeds.zo.is ..Wanneer.het.ook.nog.gaat.om.een.aansluitende.periode,. tijdelijke.piek.in.het.werk.door.de.redactie.extra.uren.‘op.freelance.basis’.wordt.ingezet .. dan.is.er.nog.altijd.sprake.van.een.arbeidsovereenkomst,.tenzij.ondubbelzinnig.het.tegendeel. blijkt ..Dit.staat.in.de.Beleidsregels.beoordeling.dienstbetrekking.van.het.ministerie.van. Over.zijn.inkomsten.moet.de.uitgever.dan.niet.alleen.loonheffing.en.premies.werknemers- Financiën/Directoraat-Generaal.Belastingdienst.en.het.UWV . verzekeringen.afdragen,.maar.de.werknemer.heeft.dan.ook.recht.op.doorbetaling.bij.ziekte,. . vakantiegeld,.pensioenpremies.et.cetera ..Bovendien.kan.de.werknemer.dan.na.verloop.van. Een.aansluitende.freelance.periode.levert.extra.risico’s.op ..Om.het.vermoeden.van.voortzet- tijd.(drie.maanden).een.blijvende.uitbreiding.van.zijn.arbeidsovereenkomst.eisen,.op.basis. ting.van.het.dienstverband.zoveel.mogelijk.te.voorkomen.kunt.u.het.best.een.tijdje.wachten. van.het.rechtsvermoeden.omvang.arbeidsovereenkomst.(zie.onder.stap.1.p .8) ..Is.er.dan. met.het.verstrekken.van.opdrachten.aan.ex-werknemers ..Houd.daarbij.bij.voorkeur.een. onvoldoende.werk.meer,.dan.heeft.de.‘pseudo-freelancer’.gewoon.recht.op.doorbetaling,. periode.aan.van.ten.minste.drie.maanden.+.één.dag .. tot.het.moment.waarop.de.werkgever.het.aantal.uren.rechtmatig.heeft.teruggeschroefd. (bijvoorbeeld.door.het.aanvragen.van.een.ontslagvergunning) .. Om.een.ongewenste.voortzetting.van.het.dienstverband.te.voorkomen.is.het.bovendien.van. belang.schriftelijk.voldoende.duidelijk.te.hebben.dat.beide.partijen.bewust.een.einde.aan.de. Wat.wel.geaccepteerd.kan.worden.is.een.combinatie.van.twee.volstrekt.verschillende.soorten. arbeidsovereenkomst.wensen ..Duidelijk.moet.zijn.dat.partijen.op.andere.voet.en.tegen. werkzaamheden,.waarvan.het.werk.op.freelance.basis.van.creatieve.aard.is ..Denk.bijvoorbeeld.aan. werkelijk.andere.voorwaarden.met.elkaar.verdergaan ..Een.kleine.afwijking.van.(arbeids) een.facilitair.manager.die.columns.schrijft.of.fotografeert.voor.een.redactie.binnen.dezelfde. voorwaarden.is.niet.genoeg ..Overigens.kan.ook.de.kersverse.freelancer.bij.tegenslag.aanvoeren. uitgeverij ..Maar.ook.een.uitgever.in.loondienst.die.voor.een.andere.uitgeefcluster.binnen. dat.hij.feitelijk.in.dienst.is.gebleven ..Hij.zal.daar,.als.de.economisch.zwakkere.partij,.vaak.gelijk.in. dezelfde.uitgeverij.columns.schrijft.mag.meestal.als.‘echte.freelancer’.zijn.werkzaamheden.doen . krijgen.van.de.rechter ..Dus.ook.in.dat.verband.is.het.raadzaam.een.gezamenlijke.verklaring.op.te. stellen.waaruit.de.wil.blijkt.van.beide.partijen.om.als.werkgever/werknemer.uit.elkaar.te.gaan .. Het.algemeen.advies.van.het.NUV.is.om.altijd.zeer.voorzichtig.te.zijn.met.combinaties.van. werken.in.loondienst/freelancen.en.daarover.helder.intern.beleid.te.formuleren ..Een.voorbeeld: Om.alle.schijn.van.een.voortzetting.van.het.dienstverband.te.voorkomen.is.een.zorgvuldig. geformuleerde.schriftelijke.bevestiging.van.de.opdrachten.aan.te.raden ..Gebruik.daarbij. • Alleen werkzaamheden van creatieve aard mogen onder voorwaarden op freelance basis bijvoorbeeld.de.checklist.voor.contracten.met.freelance.auteurs.achterin.deze.brochure .. worden uitgevoerd door werknemers • Het is niet toegestaan werknemers voor hun eigen redactie in te zetten op freelance basis Tot.slot:.natuurlijk.gelden.voor.deze.freelancers.verder.dezelfde.regels.als.voor.alle.andere. • Freelancen tijdens dienstverband op een andere redactie is toegestaan, maar uitsluitend freelance.auteurs/redactiemedewerkers ..Dat.betekent.goed.monitoren.wat.de.inkomsten.zijn. onder de volgende voorwaarden: en.waar.nodig.vragen.om.de.Eigen.Verklaring.en/of.VAR . o het gaat om incidentele freelance klussen én o medewerker heeft een VAR-WUO of DGA voor deze soort freelance werkzaamheden/ Controle op naleving van het convenant geeft een Eigen Verklaring af waaruit een ander hoofdberoep blijkt én o de afspraken over de freelance werkzaamheden zijn vastgelegd in een overeenkomst 42 Als de externe accountant een akkoord geeft op de controle van de freelance van opdracht voor bepaalde tijd administratie van de uitgeverij, is dat voldoende voor de Belastingdienst om aan te nemen dat de administratie op orde is? Ja,.daar.mag.u.vanuit.gaan ..Zelfs.een.akkoord.door.de.interne.accountant.(controller).is.voldoende .
    • 38 Bijlage: Checklist 39 Bijlage: Checklist Checklist • Zorg voor een centrale administratie van alle ingehuurde freelancers binnen dezelfde onderneming (redacties zijn geen afzonderlijke opdrachtgevers in juridische zin, ook niet als zij zelf bevoegd zijn freelancers in te zetten), bijvoorbeeld bij de afdeling P&O of bij de financiële administratie Leg hierin vast: o Naw-gegevens o Omschrijving werkzaamheden van freelancer o Interne opdrachtgevers (bijvoorbeeld redacties) van freelancer o Aanvang opdracht(en) o Royaltycontract aanwezig ja/nee o Hoofdzakelijk royaltybetalingen ja/nee o Startmaand van freelancer en bijbehorend ‘naar rato bedrag’ o (Sub)totaal honorarium o Ingevulde Eigen Verklaring aanwezig ja/nee o Auteur/redactiemedewerker met ander hoofdberoep (ook welk hoofdberoep) ja/nee o ≤30 dagen +≤twee dagen per week ja/nee o VAR-WUO of VAR-DGA aanwezig ja/nee o VAR-Loon aanwezig ja/nee o VAR-ROW aanwezig ja/nee o Identiteitsbewijs aanwezig (ook welk soort) ja/nee • Leg afspraken met freelancers altijd zoveel mogelijk schriftelijk vast. Benadruk daarbij de bedoeling van partijen géén arbeidsovereenkomst aan te gaan • Verwijs, indien aanwezig, naar uw eigen inkoopvoorwaarden • Leg een einddatum vast, zodat de relatie ten minste op dat tijdstip eindigt • Leg vast dat de beloning voor de werkzaamheden bruto is en kan worden aangepast • Leg planning en aanleverschema vast • Leg eventuele afspraken over onkostenvergoedingen vast • Vermijd omstandigheden die duiden op een gezagsrelatie (en daarmee op een arbeidsovereenkomst). Gebruik hierbij de lijst op pagina 7 van deze brochure • Zoek uit of de freelancer al werkzaam is voor de uitgeverij en zo ja, bepaal welke inkomensgrens er geldt: 7200 euro of een ‘lopend’ naar rato bedrag. Vergelijk de dit jaar te verwachten inkomsten hiermee
    • 40 Bijlage: Checklist 41 Bijlage: Checklist • Bij een nieuwe freelancer: Bereken hoeveel maanden het kalenderjaar nog duurt, deel • Is uw uitgeverij in de toekomst mogelijk aansprakelijk? Maak keuze over verzekeren ja/nee dit door 12 en vermenigvuldig met 7200 euro. Schat in hoeveel de freelancer dit jaar en zo ja, welke nog zal verdienen • Voorzie uw publicaties van een disclaimer, waarin u uw aansprakelijkheid uitsluit • Overschrijdt de freelancer vermoedelijk de toepasselijke inkomensgrens, vraag dan om • Leg vrijwaring vast tegen rechten van derden een Eigen Verklaring (als u weet dat de freelancer een ander hoofdberoep heeft) of om een • Neem voor meer informatie voor maatwerkcontracten, controle van contracten of voor VAR (als u weet dat de freelancer zelfstandig ondernemer is) of om beide (als u niet weet een persoonlijk advies contact op met het vaksecretariaat Economische en Juridische wat zijn achtergrond is). Is het minder dan 7200 (naar rato), houdt u dan bij of de grens Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond, via 020 – 430 91 50 alsnog wordt overschreden • Verplicht een freelancer via het contract desgevraagd een Eigen Verklaring (bij ander hoofdberoep) of een VAR (bij zelfstandig ondernemerschap) te overhandigen, op straffe van niet-betalen (zie voorbeeldbepaling voor in het contract) • Zorg voor bewijs voor alle freelancers en bewaar dit ten minste zeven jaar: o auteurs/redactiemedewerkers <7200 euro: eigen financiële administratie o auteurs met royaltyinkomsten: royaltycontract o zelfstandig ondernemer: VAR-WUO of VAR-DGA (niet: VAR-ROW of VAR-Loon) o auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep: Eigen Verklaring • Beoordeel nauwkeurig of er sprake is van inhoudingsplicht en handel conform de uitkomst • Zorg voor een jaarlijkse update van het freelance bestand en de benodigde formulieren. Doe dit bij voorkeur tegen het einde van elk kalenderjaar • Vraag om ID-bewijzen aan freelancers met een VAR-WUO of VAR-DGA én aan freelancers waarvoor u verplicht moet inhouden • Stel persoonlijk de identiteit vast van de freelancers waaraan u een ID-bewijs moet vragen (het laten opsturen van een kopie van een ID-bewijs is niet voldoende!) • Zorg jaarlijks voor correcte IB 47-opgave van inkomsten van freelancers • Richt de administratie zo in dat bij het ontbreken van de benodigde bewijzen niet wordt uitbetaald • Zorg voor controle door uw accountant of controller en vraag om een schriftelijke bevestiging van een correcte toepassing van het convenant • Leg een nauwkeurige omschrijving van de opdracht (op titelniveau) vast • Bepaal welke rechten u nodig heeft • Bezoek de pagina Auteursrecht in de praktijk op www.nuv.nl/ejz. Daar vindt u tal van adviezen en modellen, op basis waarvan u afspraken kunt maken met uw auteurs. Gebruik deze om afspraken rondom hergebruik schriftelijk vast te leggen • Zorg voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden binnen de muren van de uitgeverij • Zorg voor goede afspraken over aansprakelijkheid voor schade door de freelancer en leg deze altijd schriftelijk vast
    • 42 Bijlage: Stroomschema 43 ja Werk geschikt voor freelancer? nee afspraken vastleggen: niet als freelancer inzetten: • einddatum • in dienst nemen of • tarief • payroll of • brutohonorarium • uitzendbureau • verplichting desgevraagd EV/VAR • EDM doen bij Belastingdienst Stroomschema te overleggen • hergebruik • planning en aanleverschema Dit.schema.illustreert.hoe.de.administratieve.procedure.rondom.freelancers.eruit.kan.zien. aanmelden freelancer bij CFA en.welke.stappen.er.achtereenvolgens.genomen.moeten.worden.om.te.voldoen.aan.het. • ingeschatte inkomsten dit kalenderjaar • naw-gegevens, evt. bedrijfsnaam convenant ..Het.is.slechts.een.voorbeeld,.vanzelfsprekend.kunt.u.uw.eigen.freelance. • kopie contract administratie.inrichten.zoals.u.wilt ..Dit.schema.kan.daarbij.wellicht.wel.een.inspiratiebron.zijn . vermijd omstandigheden die op gezag duiden registreer relevante gegevens freelancers in systeem redactie/interne.opdrachtgever • geen inhoudingen nodig ja hoofdzakelijk royaltybetalingen? nee freelancer al werkzaam voor deze uitgeverij? nee • contract in dossier ja • registreer ‘hoofdzakelijk royaltybetalingen’ centrale.freelance.administratie.(CFA) in systeem • einde kalenderjaar opnieuw beoordelen ja dit kalenderjaar begonnen? nee financiële.administratie vergelijk het lopende naar rato vergelijk verwachte inkomsten bereken naar rato bedrag : bedrag met te verwachten dit jaar met 7200 euro • X/12 x 7200 euro inkomsten dit kalenderjaar • vergelijk met verwachte vraag om: inkomsten • EV (als bekend dat ander hoofdberoep) of • VAR (als bekend dat zelfstandige) of verwachte inkomsten • EV of VAR (indien nog niet bekend) ja nee >toepasselijke inkomensgrens? • blokkeer betalingen • geen inhoudingen • controleer of EV/VAR retour is • rappelleer zonodig • monitoren inkomen • status nog onzeker ja VAR-ROW? nee ja VAR-Loon? nee • laat freelancer EV invullen • controleer of retour komt • rappelleer zonodig • registreer “VAR-ROW” of “VAR-Loon” EV met een ander ja nee hoofdberoep? opdracht ≥ 30 dagen én ja nee werkzaam ≥ twee dagen per week • controleer of werkelijk ander hoofdberoep • controleer of arbeidspatroon klopt • zo ja, geen inhoudingen • geen inhoudingen • registreer ‘EV, ander hoofdberoep’ • inhoudingen verplicht • registreer ‘EV < 30 dagen/ twee dagen’ • zeven jaar bewaren • EDM doen bij Belastingdienst • zeven jaar bewaren • blokkade betalingen laten opheffen • betaling voortaan via salarisadministratie • blokkade laten opheffen • bevestigen aan freelancer • bevestigen aan freelancer • bevestigen aan freelancer • einde kalenderjaar opnieuw beoordelen • eventueel: tarief aanpassen • monitoren arbeidspatroon opheffen blokkade betalingen opheffen blokkade betalingen
    • 44 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij 45 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij Voorbeelden uit de uitgeverij Jan Chopard (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep) . o.Directeur.van.een.papierfabriek. . o.Nieuwe.freelancer . o.Gaat.artikelen.schrijven.over.de.papiersector.voor.een.vakblad. . o.Begint.op.1.september.met.zijn.opdrachten . o.Vast.bedrag:.300.euro.per.column;.intentie:.52.columns.per.jaar Jan.begint.op.1.september.met.schrijven.van.de.artikelen ..Dit.is.creatief.werk,.dus.het.kan.in. beginsel.op.freelance.basis ..Jan.ontvangt.geen.royalty’s,.dus.de.hoogte.van.zijn.inkomsten.moet. worden.ingeschat .. Als.Jan.begint.duurt.het.jaar.nog.vier.maanden ..In.die.vier.maanden.verdient.hij.grofweg.vier. maanden.x.vier.weken.x.300.euro.=.4800.euro ..Het.7200.euro-bedrag.naar.rato.is.2400.euro .. Jan.zit.daarboven.en.komt.daardoor.mogelijk.in.aanmerking.voor.inhoudingen . Omdat.de.uitgever.weet.dat.Jan.directeur.is,.kan.hij.direct.aan.hem.vragen.om.een.Eigen. Verklaring.in.te.vullen ..Daar.zal.Jan.op.aankruisen.dat.hij.een.ander.hoofdberoep.heeft:. directeur.van.een.papierfabriek ..De.inkomsten.uit.zijn.artikelen.mogen.daarom.zonder. inhouding.van.premies.en.loonheffing.betaald.worden . Nathalie Beilen (boven de inkomensgrens, onregelmatig arbeidspatroon) . o.Invaldocent.op.een.basisschool.voor.twee.halve.dagen.per.week . o.Maakt.illustraties.voor.een.leesmethode.voor.groep.3.t/m.6 . o.Verdient.daarmee.60.euro.per.illustratie. . o.Nathalie.begint.haar.werkzaamheden.eind.juli . o.Er.worden.in.totaal.60.illustraties.in.opdracht.gemaakt.=.3600.euro.in.totaal Illustreren.is.creatief.werk,.dat.kan.over.het.algemeen.wel.op.freelance.basis.worden.gedaan .. Nathalie.krijgt.geen.royalty’s,.maar.een.vast.bedrag.per.illustratie ..Nathalie’s.inkomsten. moeten.dus.worden.vergeleken.met.de.grens.van.7200.euro ..Omdat.zij.niet.aan.het.begin. van.het.jaar.begint.moet.het.bedrag.van.7200.euro.naar.rato.worden.berekend ..Het.jaar. duurt.nog.vijf.maanden ..5/12.van.7200.euro.=.3000 ..Nathalie.gaat.meer.verdienen.dan.die. 3000.euro ..Zij.komt.mogelijk.in.aanmerking.voor.inhoudingen .. De.uitgever.weet.dat.Nathalie.vooral.druk.is.met.haar.gezin ..De.illustraties.vormen.voor.haar. een.leuke.bijverdienste,.maar.zij.heeft.geen.eigen.bedrijf.of.iets.dergelijks ..De.kans.dat.
    • 46 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij 47 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij Nathalie.een.VAR-WUO.heeft.is.dan.ook.klein ..De.uitgever.vraagt.haar.daarom.een.Eigen. Webdesigners.ontvangen.doorgaans.geen.royalty’s,.ook.Petra.niet ..Daarom.moeten.haar. Verklaring.in.te.vullen .. inkomsten.worden.geschat.en.vergeleken.met.de.grens.van.7200.euro ..Het.jaar.duurt.nog.tien. maanden ..7200.euro.naar.rato.van.tien.maanden.is.10/12.x.7200.euro.=.6000.euro ..Petra. Nathalie.vult.hierop.in.dat.zij.geen.ander.hoofdberoep.heeft,.dat.zij.meer.dan.twee.vijfde.van. overschrijdt.die.grens.ruimschoots ..Omdat.de.uitgever.weet.dat.Petra.zelfstandig.ondernemer. het.wettelijk.minimumloon.verdient.en.dat.de.relatie.is.aangegaan.voor.langer.dan.één. is.kan.hij.haar.het.best.direct.vragen.om.een.VAR ..Petra.zal.waarschijnlijk.wel.beschikken.over. maand ..Bij.de.vraag.of.zij.doorgaans.op.ten.minste.twee.dagen.per.week.voor.deze.uitgever. een.VAR-WUO.voor.haar.werkzaamheden.als.webdesigner ..In.dat.geval.is.Petra.uitgezonderd. arbeid.verricht,.kruist.zij.echter.NEE.aan ..Inhoudingen.zijn.vooralsnog.niet.nodig .. van.premies.en.loonheffing .. Begin.volgend.jaar.zal.de.uitgever.Nathalie.opnieuw.moeten.vragen.een.Eigen.Verklaring.in. Staat.er.op.de.VAR.iets.anders.(ROW.of.Loon).of.andere.werkzaamheden,.dan.moet.de. te.vullen.en.deze.opnieuw.beoordelen ..Vooral.het.arbeidspatroon.zal.dan.belangrijk.zijn.om. uitgever.nader.onderzoek.verrichten ..Dan.wordt.belangrijk.op.hoeveel.dagen.per.week.Petra. op.te.letten .. haar.werk.doet.(vaker.of.minder.vaak.dan.op.twee.dagen.per.week.werkzaam?) ..Blijkt.Petra. werkzaam.op.twee.dagen.per.week.of.meer,.dan.zal.de.uitgever.waarschijnlijk.premies.en. Ronald Cornelis (royalty’s, boven de inkomensgrens) loonheffing.moeten.gaan.afdragen .. . o.Bekend.literair.auteur . o.Schrijft.roman.over.een.managementtraining.die.verkeerd.afloopt Marleen de Vries (aard van werkzaamheden: geen auteur/redactiemedewerker) . o.15.procent.royalty’s.op.de.bruto.verkoopprijs . o.Secretaresse . o.Voorgaande.jaren.20 .000.euro.aan.royalty’s.ontvangen . o.Redactieassistente.bij.de.krantenredactie . o.Werkt.drie.dagen.per.week Ronald.Cornelis.is.literair.auteur,.een.beroep.dat.hoogstwaarschijnlijk.nergens.in.loondienst. . o.Eigen.werkplek.op.kantoor,.werk.en.werktijden.als.iedere.secretaresse wordt.uitgeoefend ..Het.is.dus.geen.probleem.dat.Ronald.op.freelance.basis.werkt ..Ronald. . o.Honorarium:.24 .000.euro.per.jaar. verdient.met.zijn.schrijfwerk.voor.deze.uitgever.uitsluitend.royalty’s ..Ondanks.de.ruime. . o.Bij.ziekte.en.vakantie.doorbetaald. overschrijding.van.de.grens.van.7200.euro.per.jaar.zijn.Ronalds.inkomsten.uitgezonderd.van. premies.en.loonheffing ..De.uitgever.hoeft.hem.niet.te.vragen.om.formulieren.in.te.vullen ..Het. Marleen.heeft.een.functie.die.zich.waarschijnlijk.minder.goed.leent.voor.het.werken.op. tonen.van.het.royaltycontract.en.de.royaltybetalingen.is.voldoende.bij.een.looncontrole,. freelance.basis ..Ook.de.feitelijke.invulling.van.de.arbeidsrelatie.heeft.alles.weg.van.een. ongeacht.de.hoogte.van.de.verdiende.royalty’s . gewone.arbeidsovereenkomst .. . Petra Baum (boven de inkomensgrens, zelfstandig ondernemer?) Op.de.inkomsten.van.Marleen.moeten.daarom.niet.alleen.premies.en.loonheffing.worden. . o.Nieuwe.freelancer afgedragen ..Naast.de.bescherming.van.de.werknemersverzekeringen,.zoals.de.WW.waarvoor.haar. . o.Zelfstandig.webdesigner,.werkt.onder.de.naam.Stone.bv opdrachtgever.premies.moet.inhouden,.heeft.zij.recht.op.alle.andere.werknemersrechten,.zoals. . o.Ontwerpt.nieuwe.site.voor.een.publiekstijdschrift.voor.jonge.vrouwen ontslagbescherming.en.pensioenopbouw.en.re-integratie.bij.ziekte ..Ook.daarvoor.moet.haar. . o.Vast.bedrag:.15 .000.euro,.betaling.na.afronding.project opdrachtgever.(feitelijk.werkgever).zorgdragen . . o.Verder.geen.opdrachten.voor.deze.uitgeverij . o.Opdracht.start.1.maart Helma van Dalsum (boven de inkomensgrens, VAR voor ander soort werk) . o.Zelfstandig.juridisch.adviseur.met.veel.goedbetalende.opdrachtgevers Petra.werkt.op.naam.van.een.bv,.maar.dit.is.een.eenpersoons-bv.en.zij.wordt.geacht.het.werk. . o.Schrijft.al.twee.jaar.lang.artikelen.over.wooninrichting.voor.diverse.woonbladen.van. zelf.te.verrichten ..Petra.is.dus.een.freelancer,.waarop.het.convenant.van.toepassing.is .. . ....één.uitgeverij Webdesign.is.creatief.werk,.waarvan.het.heel.gebruikelijk.is.dat.het.wordt.uitbesteed ..Dat.het. . o.Verdient.daarmee.jaarlijks.7800.euro werk.op.freelance.basis.wordt.verricht.zal.geen.probleem.zijn ..
    • 48 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij 49 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij Helma.schrijft.artikelen.en.dat.soort.werk.leent.zich.ervoor.om.door.freelancers.te.worden. Columns.schrijven.is.creatief.werk.en.wordt.bijna.alleen.op.freelance.basis.gedaan ..Patrick. verricht ..Helma.verdient.geen.royalty’s,.maar.een.vast.bedrag.per.artikel ..Zij.overschrijdt.wel.de. overschrijdt.de.grens.van.7200.euro.per.jaar ..Hij.verdient.met.deze.columns.geen.royalty’s. grens.van.7200.euro ..Op.haar.inkomsten.van.de.uitgeverij.moeten.daarom.misschien. maar.een.vast.bedrag.per.column ..De.uitzondering.‘royaltyinkomsten’.is.niet.van.toepassing .. inhoudingen.worden.gepleegd . Aan.Patrick.kan.de.uitgever.een.Eigen.Verklaring.vragen ..Daarop.zal.Patrick.invullen.dat.hij.een. Om.dit.te.onderzoeken.moet.de.uitgeverij.haar.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ... ander.hoofdberoep.heeft,.zodat.hij.uitgezonderd.is.van.premies.en.loonheffing ..Dit.gaat.ook.op. Dit.doet.Helma.niet,.maar.zij.overhandigt.wel.haar.VAR-WUO,.dus.de.kust.lijkt.veilig ..Echter,. als.hij.de.arbeidsverhouding.is.aangegaan.voor.langer.dan.een.maand.en.als.hij.op.doorgaans. op.haar.VAR-WUO.staat.dat.deze.is.afgegeven.voor.‘juridisch.advies.in.de.brede.zin.van.het. twee.dagen.of.meer.aan.zijn.columns.schrijft .. woord’ ..Maar.ook.al.staat.er.‘brede.zin’.van.het.woord,.hieronder.kan.onmogelijk.vallen.het. schrijven.van.artikelen.over.wooninrichting ..Helma.zal.de.Eigen.Verklaring.alsnog.moeten. René Postman (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep) invullen ..Daarop.zal.zij.dan.aangeven.dat.haar.hoofdberoep.jurist.is,.waardoor.zij.is.. . o.Parttime.redacteur.bij.Uitgeverij.Van.Marum. uitgezonderd.van.inhoudingen . . o.Al.drie.jaar.externe.webredactie.voor.algemene.uitgeverij.XYZ . o.60.euro.per.uur Els ter Veld (boven de inkomensgrens, zelfstandig of ander hoofdberoep?) . o.Vijf.maanden.lang.acht.uur.per.week . o.Parttime.zelfstandig.advocaat.en.juridisch.adviseur.(voorheen.fulltime,.maar.sinds.een.half. . o.Ongeveer.9600.euro.per.jaar ........jaar.nog.maar.twee.dagen.per.week) . o.Schrijft.al.twee.jaar.mee.aan.hoofdstukken.in.tal.van.uitgaven.van.één.educatieve.uitgeverij Webredactie.in.de.zin.van.artikelen.schrijven.(en.plaatsen).op.een.site.is.werk.dat.op. . o.Inkomsten.per.jaar:.24 .000.euro freelance.basis.mag.worden.verricht ..René.krijgt.een.vast.bedrag.per.uur,.dus.geen.royalty’s .. Hij.verdient.met.zijn.werkzaamheden.als.webredacteur.meer.dan.de.grens.van.7200.euro .. Schrijven.is.creatief.werk,.ook.als.het.in.een.team.van.auteurs.gebeurt ..Het.schrijfwerk.kan.op. De.uitgever.zal.René.moeten.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..René.heeft.een. freelance.basis.worden.verricht ..Els.overschrijdt.het.bedrag.van.7200.euro.ruimschoots ..Het.gaat. ander.hoofdberoep.(hij.is.redacteur),.dus.uit.de.Eigen.Verklaring.zal.dan.blijken.dat.er.geen. niet.om.royalty’s ..Aan.Els.zal.de.uitgever.moeten.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Let. premies.en.loonheffing.ingehouden.hoeven.te.worden .. op:.het.kan.zijn.dat.Els.invult.dat.zij.een.ander.hoofdberoep.heeft,.namelijk.advocaat/juridisch. adviseur ..Het.lijkt.dan.alsof.zij.is.vrijgesteld.van.loonheffing.en.premies ..Misschien.was.dit.in.het. Klaas Jan Jansen (boven de inkomensgrens, welke soort VAR?) verleden.ook.waar ..Echter,.met.haar.huidige.parttime.arbeidspatroon.is.het.nog.maar.de.vraag.of. . o.Sportfotograaf zij.inderdaad.ten.minste.50.procent.van.haar.tijd.besteedt.aan.dit.werk.en.daarmee.ten.minste.50. . o.Foto’s.voor.diverse.Nederlandse.en.internationale.sportbladen. procent.inkomsten.verdient ..Is.dit.niet.zo,.dan.is.haar.hoofdberoep.auteur/redactiemedewerker .. . o.1500.euro.per.fotoserie Dan.is.het.nodig.aan.haar.een.VAR.te.vragen.die.duidelijkheid.geeft.over.de.aard.van.haar.inkomsten. . o.Ten.minste.15 .000.euro.per.jaar met.het.werk.als.auteur ..Overlegt.zij.een.VAR.voor.haar.werkzaamheden.als.zelfstandig.advocaat/ juridisch.adviseur,.dan.heeft.de.uitgever.er.niets.aan ..Wel.kan.het.een.indicatie.zijn.dat.zij.een. Fotograferen.is.creatief.werk.en.het.kan.op.freelance.basis.worden.verricht ..Klaas.Jan.verdient.een. ander.hoofdberoep.heeft,.dat.kan.blijken.uit.een.in.te.vullen.Eigen.Verklaring . vast.bedrag.per.fotoserie,.dus.geen.royalty’s ..Hij.overschrijdt.de.grens.van.7200.euro.per.jaar. ruimschoots ..Aan.Klaas.Jan.moet.de.uitgever.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Als.de. Patrick de Maille (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep) uitgever.al.weet.dat.Klaas.Jans.hoofdberoep.fotograaf.is,.kan.hij.hem.het.best.direct.vragen.om.een. . o.Fulltime.arbeidsrechtadvocaat. VAR ..Klaas.Jan.zal.hoogstwaarschijnlijk.wel.een.VAR-WUO.kunnen.overleggen.voor.zijn.werk.als. . o.Schrijft.al.een.paar.jaar.columns.over.arbeidsrecht.voor.een.feministisch.publiekstijdschrift professioneel.fotograaf ..Als.dit.zo.is.hoeven.er.geen.premies.en.loonheffing.afgedragen.te.worden .. . o.Is.voor.deze.klus.gevraagd.vanwege.zijn.expertise Staat.er.op.de.VAR.ROW.of.Loon,.dan.moet.de.uitgever.nader.onderzoek.verrichten ..Dan. . o.Vast.bedrag:.1000.euro.per.column wordt.belangrijk.op.hoeveel.dagen.per.week.Klaas.Jan.zijn.werk.doet.(vaker.of.minder.vaak.dan. . o.Vooralsnog.negen.columns op.twee.dagen.per.week?) ..Blijkt.Klaas.Jan.werkzaam.op.twee.dagen.per.week.of.meer,.dan.zal. . o.9000.euro.per.jaar. de.uitgever.waarschijnlijk.premies.en.loonheffing.moeten.gaan.afdragen .
    • 50 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij 51 Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij Linda Beek (boven de inkomensgrens, stockbureau) Daniëlle Bras (boven de inkomensgrens, beroepsmatig illustrator) . o.Eigenaar.van.stockbureau.Leidsche.Rijn. . o.Illustrator.kinderboeken . o.Fotograaf . o.Werkt.voor.een.kinderboekenuitgeverij.en.voor.een.educatief.tijdschrift. . o.Levert.al.jaren.met.grote.regelmaat.foto’s.op.aanvraag.aan.een.regionaal.dagblad . o.15.procent.royalty’s.bij.haar.kinderboekenuitgeverij . o.Per.foto.factureert.Linda.100-150.euro . o.200.euro.per.illustratie.voor.het.tijdschrift . o.Sommige.foto’s.heeft.Linda.zelf.gemaakt.(zij.fotografeert.alleen.nog.voor.deze.uitgever),. . o.10 .400.euro.honorarium.voor.de.illustraties.per.jaar . . andere.foto’s.zijn.van.de.andere.fotografen . o.Vorig.jaar.heeft.Linda.deze.uitgever.18 .000.euro.gefactureerd Illustratoren.worden.genoemd.in.het.convenant.als.freelancers.waarop.het.convenant.van. . o.Van.die.18 .000.euro.was.7300.euro.voor.foto’s.van.Linda. toepassing.is ..Daniëlle.is.beroepsmatig.illustrator.van.kinderboeken ..Zij.ontvangt.wel. . o.Het.stockbureau.van.Linda.loopt.goed;.haar.totale.jaarlijkse.omzet.bedraagt.100 .000.euro . royalty’s,.maar.niet.bij.deze.uitgeverij ..Hier.krijgt.zij.een.vast.bedrag.per.illustratie.en. daarmee.overschrijdt.zij.het.bedrag.van.7200.euro.per.jaar ..Aan.Daniëlle.moet.de.uitgever. Linda.ontvangt.geen.royalty’s,.zij.krijgt.een.vast.bedrag.per.foto ..Het.totaalbedrag.zit.ruim. vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of.een.VAR ..Omdat.zij.beroepsmatig.illustrator.is.van. boven.de.7200.euro-grens ..Echter,.het.grootste.deel.van.Linda’s.inkomsten.van.deze. kinderboeken.ligt.het.voor.de.hand.dat.zij.een.VAR-WUO.zal.overleggen ..Haar.inkomsten. uitgever.bestaat.uit.betalingen.voor.foto’s.van.andere.fotografen ...Toch.zit.Linda.zelf.ook. zijn.dan.ook.vrijgesteld.van.premies.en.loonheffing . boven.de.7200.euro.per.jaar ..Nader.onderzoek.naar.haar.status.is.nodig .. Frans van Rooijen (boven de inkomensgrens, uitkering) De.uitgever.weet.dat.Linda.een.stockbureau.runt ..Een.stockbureau.is.een.ander.beroep.dan. o.Werkloze.leraar.Nederlands,.ontvangt.WW-uitkering fotograaf,.dus.de.uitgever.zal.Linda.moeten.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen ..Daar. o.Verzorgt.de.eindredactie.voor.diverse.tijdschriften.van.één.grote.publiekstijdschriftenuitgeverij zal.zij.op.invullen.dat.zij.een.ander.hoofdberoep.heeft ..De.uitgever.hoeft.op.betalingen.aan. o.Een.serie.positieve.artikelen.schrijven.over.de.vastgoedsector.voor.diverse.vakbladen.voor.. Linda.niets.in.te.houden . . verschillende.doelgroepen.in.de.vastgoedsector o.Afgelopen.drie.jaar.7300.euro.per.jaar.gefactureerd Wendy Belcanto (waarschijnlijk binnenkort onder de inkomensgrens, wijziging van omstandigheden) De.eindredacteur.wordt.genoemd.in.het.convenant.als.beroep.dat.op.freelance.basis.mag. o.Tekstschrijver worden.uitgeoefend ..Frans.ontvangt.geen.royalty’s,.maar.een.bedrag.per.uur ..Hij.gaat. o.Heeft.al.eerder.gewerkt.voor.deze.opdrachtgever. daarmee.over.de.7200.euro-grens ..Dat.betekent.dat.de.uitgever.moet.vragen.om.een.Eigen. o.Schrijft.een.serie.positieve.artikelen.voor.diverse.vakbladen.voor.verschillende.doelgroepen Verklaring.of.een.VAR ..Waarschijnlijk.is.Frans.geen.zelfstandig.ondernemer.en.heeft.hij.geen. . in.de.vastgoedsector VAR-WUO.of.VAR-DGA ..De.uitgever.kan.dus.beter.vragen.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen .. o.Vorig.jaar.verdiende.zij.bij.deze.uitgeverij.nog.9000.euro,.maar.er.is.inmiddels.één.redactie.. Bij.het.beoordelen.van.dit.formulier.is.het.belangrijk.te.weten.dat.het.hebben.van.een. . weggevallen.die.voor.meer.dan.de.helft.bijdroeg.aan.Wendy’s.inkomsten.bij.deze.uitgeverij . uitkering.(bijvoorbeeld.WW.of.pensioen).geldt.als.een.ander.hoofdberoep,.mits.de. uitkering.meer.bedraagt.dan.50.procent.van.het.totale.inkomen . Wendy.heeft.vorig.jaar.meer.verdiend.dan.de.grens.van.7200.euro ..Echter,.er.is.een.goede. reden.om.aan.te.nemen.dat.dit.bedrag.dit.jaar.niet.meer.wordt.gehaald,.maar.slechts.4500. euro,.dus.onder.de.grens.van.7200.euro ..De.uitgeverij.hoeft.haar.nog.niet.te.vragen.om. formulieren.in.te.vullen,.maar.pas.op.het.moment.dat.zij.de.7200.euro-grens.toch.blijkt.te. overschrijden ..Pas.op.dat.moment.moet.de.uitgever.haar.vragen.om.een.Eigen.Verklaring.of. een.VAR.en.deze.goed.beoordelen .
    • 1 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkersConvenant Eigen Verklaring Inhoudauteurs en redactiemedewerkers Leeswijzer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers Preambule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. 1. Uitgangspunten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. 2. Afspraken.tussen.de.Belastingdienst,.het.UWV.en.het.NUV.... . . . . . . . . . . . . . . . 4 3.. Toezicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 4. Looptijd,.periodieke.evaluatie.en.beëindiging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5. Inwerkingtreding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Annex.1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Beoordeling arbeidsverhouding auteurs en redactiemedewerkers 0. Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1. Toetsing.van.de.arbeidsverhouding.van.de.opdrachtnemers. . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1 .1. Royalty’s. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1 .2. Winst.uit.onderneming. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. 1 .3. Dienstbetrekking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1 .4. Fictieve.dienstbetrekking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1 .4 .1. Uitzondering.auteurs.en.redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1 .5. Resultaat.overige.werkzaamheden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1 .5 .1. Opgave.IB.47. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2. De.Wet.op.de.identificatieplicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2 .1. Eerstedagsmelding.(EDM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. Beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.en.de.Eigen.Verklaring. . auteurs..en.redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 4. De.Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Annex.2. Stroomschema.Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . 13 Annex.3. Verklarende.woordenlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14/15
    • 2 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 3 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers Leeswijzer In.hoofdstuk.4.is.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.met.de.toelichting. opgenomen . In.dit.convenant.worden.in.het.algemene.deel.de.uitgangspunten.en.de.wijze.waarop.partijen. In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs.en. met.elkaar.om.wensen.te.gaan.vastgelegd ..Het.specifieke.deel.betreft.de.afspraken.die.zijn. redactiemedewerkers”.zal.worden.uitgereikt.en.een.opgave.IB.47.aan.de.Belastingdienst.dient. gemaakt.ten.behoeve.van.de.beoordeling.van.de.arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactie- te.worden.gezonden . medewerkers ..In.dit.onderdeel.worden.de.volgende.onderwerpen.behandeld: In.Annex.3.is.een.verklarende.woordenlijst.opgenomen . In.Annex.1.bij.deze.overeenkomst.hebben.partijen.een.aantal.fiscale.risico’s.in.de.branche. benoemd.met.betrekking.tot.de.beoordeling.van.de.arbeidsverhouding.van.auteurs.en. redactiemedewerkers.en.hebben.zij.gezamenlijk.een.standpunt.ingenomen.hoe.de.fiscale. gevolgen.van.deze.risico’s.binnen.het.kader.van.de.wet-,.regelgeving.en.jurisprudentie.geduid. moeten.worden .. Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers In.hoofdstuk.1.zijn.de.beoordelingsmomenten.benoemd . In.de.hoofdstukken.1 .1.tot.en.met.1 .5.zijn.de.mogelijke.beoordelingsresultaten.benoemd. Partijen met.de.daarbij.behorende.criteria ..Allereerst.zal.moeten.worden.beoordeeld.of.er.sprake.is. Het.Nederlands.uitgeversverbond,.gevestigd.Hogehilweg.6,.1101.CC.te.Amsterdam,.in.deze. van.een.echte.dienstbetrekking.indien.geen.sprake.is.van.zelfstandige.uitvoering.van.de. vertegenwoordigd.door.de.heer.J ..Bommer,.directeur,.en.De.Belastingdienst,.in.deze. werkzaamheden ..Zelfstandige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.kan.worden.aangenomen. vertegenwoordigd.door.W .A .J .M ..Rovers.R .A .,.en.Het.UWV,.in.deze.vertegenwoordigd.door.ir .. indien.een.op.deze.werkzaamheden.betrekking.hebbende.VAR.WUO.of.DGA.wordt. P .M .E ..Dirix,.directeur.UWV.Gegevensdiensten,.sluiten.een.convenant .. overlegd ..Als.de.werkzaamheden.op.basis.van.een.royaltycontract.worden.uitgevoerd. kunnen.deze.inkomsten.worden.aangemerkt.als.te.zijn.genoten.uit.zelfstandige.arbeid.dan. Preambule wel.als.resultaat.uit.overige.werkzaamheden ..Indien.geen.sprake.is.van.zelfstandige. Partijen.beogen.met.dit.convenant.het.aantal.jaarlijks.op.te.maken..“Eigen.Verklaringen.auteurs. uitvoering.van.de.werkzaamheden.of.een.echte.dienstbetrekking.zal.nog.moeten.worden. en.redactiemedewerkers”.aanzienlijk.te.beperken.ten.einde.de.hierdoor.veroorzaakte. beoordeeld.of.er.sprake.is.van.een.fictieve.dienstbetrekking . administratieve.lasten.te.verminderen ..Tevens.wordt.invulling.gegeven.aan.het.begrip.beroeps- matige.uitvoering.van.de.door.auteurs.en.redactiemedewerkers.verrichte.werkzaamheden . In.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.5.Besluit.van.24.artikel.1.en.december,.Stb ..1986,.655. is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden.als. 1 Uitgangspunten fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd ..Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,. • Rechten.en.verplichtingen.op.basis.van.wet-.en.regelgeving.zijn.en.blijven.zonder.enige.. Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2.van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever.en. . beperking.van.toepassing .. uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW.hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsverhou- • Partijen.spreken.de.intentie.uit.hun.onderlinge.relatie.te.baseren.op.vertrouwen,.begrip.. ding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de.werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van. . en.transparantie .. beroep.uitvoeren ..De.opdrachtgever.kan.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewer- • Partijen.streven.naar.het.bevorderen.van.een.correcte.uitvoering.van.fiscale.regelgeving.. kers”.als.hulpmiddel.gebruiken.om.te.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.de. . binnen.de.branche.ten.aanzien.van.auteurs.en.redactiemedewerkers.met.betrekking.tot.de.. werkzaamheden . . in.dit.convenant.opgenomen.fiscale.en.sociaalverzekeringsrechtelijke.risico’s ..Centraal.staan. . rechtszekerheid,.compliance.en.effectief.toezicht . In.hoofdstuk.3.is.het.begrip.beroepsmatige.uitvoering.van.de.werkzaamheden.nader. • Partijen.bevorderen.dat.opdrachtgevers.inzake.werkzaamheden.betreffende.auteurs.en.. uitgewerkt.en.zijn.de.hiermee.verband.houdende.afspraken.vastgelegd . . redactiemedewerkers.de.algemene.uitgangspunten.van.het.convenant.onderschrijven.en.de..
    • 4 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 5 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers . arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers.beoordelen.overeenkomstig.de.in. 4 Looptijd, periodieke evaluatie en beëindiging . het.specifieke.deel.van.het.convenant.gemaakte.afspraken ... Dit.convenant.zal.jaarlijks.worden.geëvalueerd.door.het.Nederlands.uitgeversverbond,.het. • Partijen.hebben.periodiek.(op.initiatief.van.de.Belastingdienst.ten.minste.1.maal.per.jaar).overleg . UWV.en.de.Belastingdienst/Noord/Kantoor.Groningen .. • Partijen.verstrekken.daarbij.binnen.wet-.en.regelgeving.zonder.terughoudendheid.en.zonder.. . voorbehoud.inzicht.in.de.feiten.en.omstandigheden . Partijen.kunnen.dit.convenant.met.onmiddellijke.ingang.beëindigen ..Zij.zullen.dat.echter.niet. • Partijen.streven.naar.het.gezamenlijk.duiden.van.de.fiscale.en.sociaalverzekeringsrechtelijke.. doen.voordat.de.intentie.daartoe.schriftelijk.is.kenbaar.gemaakt ..Daarbij.wordt.het.voornemen. . gevolgen.van.de.gesignaleerde.risico’s.in.de.branche.zoals.opgenomen.in.Annex.1 .. met.redenen.omkleed ..Daarnaast.zal.beëindiging.in.een.mondeling.overleg.worden.toegelicht,. indien.door.ten.minste.één.der.partijen.is.kenbaar.gemaakt.dat.daarop.prijs.wordt.gesteld .. 2 Afspraken tussen de Belastingdienst, het UWV en het Nederlands uitgeversverbond Partijen.hebben.in.Annex.1.bij.deze.overeenkomst.een.aantal.fiscale.en.sociaalverzekerings- 5 Inwerkingtreding rechtelijke.risico’s.in.de.branche.benoemd.met.betrekking.tot.de.beoordeling.van.de. Dit.convenant.treedt.in.werking.vanaf.het.moment.van.ondertekening.door.de.drie.partijen.en. arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers.en.hebben.gezamenlijk.een. geldt.vanaf..1.januari.2008 . standpunt.ingenomen.hoe.de.fiscale.-.en.sociaalverzekeringsrechtelijke.gevolgen.van.deze. risico’s.binnen.het.kader.van.de.wet-,.regelgeving.en.jurisprudentie.geduid.moeten.worden . J. Bommer W.A.J.M. Rovers R.A. ir. P.M.E. Dirix In.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.artikel.1.en.5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,. 655.is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden. Annex 1: Beoordeling arbeidsverhouding auteurs en als.fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd ..Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,. redactiemedewerkers Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2.van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever.en. uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW.hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsverhou- 0 Inleiding ding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de.werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van. Opdrachtgevers.inzake.werkzaamheden.betreffende.auteurs.en.redactiemedewerkers.kunnen. beroep.uitvoeren ..De.opdrachtgever.kan.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewer- inhoudingsplichtig.zijn.voor.de.loonheffingen ..Hiervoor.moeten.zij.de.arbeidsverhoudingen. kers”.als.hulpmiddel.gebruiken.om.te.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van. beoordelen ..De.opdrachtnemer.kan.zijn.een.ondernemer,.een.werknemer.(al.dan.niet.in. de.werkzaamheden . fictieve.dienstbetrekking).of.een.genieter.van.resultaat.uit.overige.werkzaamheden .. In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs.en. Indien.in.deze.regeling.wordt.gesproken.over.opdrachtnemers.dan.worden.daarmee.bedoeld. redactiemedewerkers”.zal.worden.uitgereikt . auteurs.en.redactiemedewerkers .. Als.auteur./.redactiemedewerker.wordt.aangemerkt.een.persoon,.die.met.arbeid.van.creatieve. In.Annex.3.is.een.verklarende.woordenlijst.opgenomen . aard.meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.de.redactionele.samenstelling.van.de.vorm. en/.of.inhoud.van.een.werk.dat.door.een.uitgever.kan/zal.worden.gepubliceerd,.zoals. 3 Toezicht bijvoorbeeld:.columnist,.cartoonist,.eindredacteur,.illustrator,.fotograaf,.vormgever.en.vertaler . Partijen.bevorderen.dat.de.opdrachtgevers.die.het.convenant.onderschrijven.ten.behoeve.van. de.implementatie.van.de.in.het.convenant.opgenomen.afspraken,.het.convenant.ter.hand. 1 Toetsing van de arbeidsverhouding van de opdrachtnemers stellen.aan.de.(interne).controleafdeling.van.de.organisatie .. De.opdrachtgever.beoordeelt.de.arbeidsverhouding:. • op.het.moment.waarop.een.opdrachtnemer.begint.met.de.werkzaamheden,.dan.wel.een.. Partijen.zullen.jaarlijks.in.onderling.overleg.treden.(voor.het.eerst.eind.2008).om.ten.behoeve. . wijziging.meldt.(bijv ..overlegging.VAR.WUO.of.VAR.DGA);.jaarlijks,.voor.aanvang.van.het.. van.de.evaluatie.bij.een.aantal.opdrachtgevers.de.naleving.van.het.convenant.te.gaan.toetsen ....... . nieuwe.kalenderjaar;.en.
    • 6 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 7 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers • op.het.moment.waarop.de.omvang.van.de.vergoeding.of.de.werkzaamheden.ingrijpend.. • de.arbeidsverhouding.moet.zijn.aangegaan.voor.een.periode.van.ten.minste.30.dagen,. . wijzigt.(.bijv ..de.vergoeding.van.dezelfde.uitgever.overstijgt.in.dit.kalenderjaar.€ 7200,.. • de.arbeid.wordt.doorgaans.op.ten.minste.2.dagen.per.week.verricht,. . terwijl.dit.voorheen.niet.zo.was) . • de.arbeidsbeloning.bedraagt.doorgaans.over.een.week.ten.minste.2/5.van.het.bedrag.. . genoemd.in.artikel.8,.eerste.lid,.onderdeel.b.van.de.Wet.minimumloon.en.. 1.1 Royalty’s . minimumvakantiebijslag . Opdrachtnemers.die.hun.werkzaamheden.verrichten.op.basis.van.een.royaltycontract..worden. geacht.hun.werkzaamheden.niet.in.(fictieve).dienstbetrekking.uit.te.voeren ..Indien.naast.een. Als.aan.alle.criteria.is.voldaan,.is.sprake.van.een.fictieve.dienstbetrekking .. royaltycontract..ook.nog.bij.dezelfde.uitgever.werkzaamheden.worden.verricht.tegen.een. De.criteria.zijn.ontleend.aan.artikel.2c.van.het.Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel. (vast).honorarium.worden.alle.vergoedingen.fiscaal.op.overeenkomstige.wijze.behandeld.en. 5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,.655 . niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.loonheffingen . Een.door.de.opdrachtgever.ingenomen.standpunt.met.betrekking.tot.de.kwalificatie.van.de. 1.2 Winst uit onderneming arbeidsverhouding.als.fictieve.dienstbetrekking.zal.voor.het.resterende.deel.van.het.kalender- Opdrachtnemers.kunnen.een.verklaring.van.de.Belastingdienst.hebben.waaruit.blijkt.dat.zij. jaar.gehandhaafd.blijven.tenzij.blijvende.afwijkingen.van.de.werkzaamheden.en/of.vergoedin- voor.de.daarin.genoemde.werkzaamheden.als.ondernemer.of.als.directeur/aandeelhouder. gen.aanleiding.geven.tot.een.herbeoordeling ..(bijv ..af/toename.aantal.opdrachten,.verhoging/ zijn.aan.te.merken ..Deze.verklaringen.dragen.de.naam.VAR.WUO.of.VAR.DGA ..Na. verlaging.van.de.vergoeding,.overlegging.VAR.WUO.of.VAR.DGA) overlegging.van.deze.verklaringen.hoeft.de.opdrachtgever.voor.de.in.de.verklaring.genoem- de.werkzaamheden.geen.loonheffingen.in.te.houden ..Wel.moet.de.opdrachtgever.dan.aan. 1.4.1 Uitzondering auteurs en redactiemedewerkers de.normale.verplichtingen.voldoen.die.gelden.bij.het.gebruik.van.dergelijke.verklaringen,. In.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.artikel.1.en.5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,.655. zoals.de.bewaarplicht.en.de.identificatieplicht . is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden.als. fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd ..Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,. 1.3 Dienstbetrekking Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2.van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever.. Voor.een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking.gelden.de.volgende.eisen: en.uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW.hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsver- • de.opdrachtnemer.is.verplicht.de.arbeid.persoonlijk.te.verrichten, houding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de.werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van. • de.opdrachtgever.is.verplicht.tot.betaling.van.loon, beroep.uitvoeren . • de.opdrachtnemer.staat.in.een.gezagsverhouding.tot.de.opdrachtgever . In.hoofdstuk.3.hierna.worden.de.door.partijen.overeengekomen.gevallen.benoemd.waar. Als.aan.alle.eisen.is.voldaan,.is.sprake.van.een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking .. duidelijkheid.bestaat.over.de.arbeidsverhouding.en.de.onderworpenheid.aan.de.inhouding.van. de.loonheffingen . Als.handreiking.voor.de.praktijk.hebben.de.staatssecretaris.van.Financiën.en.het.Uitvoeringsin- stituut.werknemersverzekeringen.voor.de.beoordeling.op.de.aanwezigheid.van.een.dienstbe- In.de.overige.gevallen.kan.de.opdrachtgever.voor.de.bepaling.of.er.sprake.is.van.beroepsmatige. trekking,.deze.eisen.in.een.besluit.toegelicht.(Besluit.van.6.juli.2006,.nr ..DGB2006/857M,. uitvoering.van.de.werkzaamheden.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.(zie. Stcrt ..nr ..141) . hoofdstuk.4.hierna).als.hulpmiddel.gebruiken . In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs.en. 1.4 Fictieve dienstbetrekking redactiemedewerkers”.zal.worden.uitgereikt . Als.de.inkomsten.uit.de.arbeidsverhouding.geen.winst.uit.een.onderneming.of.loon.uit.. een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking.zijn,.dienen.de.voor.de.feitelijk.zelf.verrichte.arbeid. 1.5 Resultaat overige werkzaamheden betaalde.arbeidsbeloningen.te.worden.getoetst.aan.de.volgende.criteria.van.de.fictieve. Als.de.inkomsten.geen.winst.uit.een.onderneming.of.loon.uit.een.(fictieve).dienstbetrekking. dienstbetrekking: zijn,.worden.zij.gerangschikt.onder.het..“resultaat.uit.overige.werkzaamheden” ..
    • 8 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 9 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 1.5.1 Opgave IB 47 Vervolgens.wordt.in.artikel.2e,.lid.2,.letter.e,.Uitvoeringsbesluit.loonbelasting.1965.en.artikel.2. Jaarlijks.doet.de.opdrachtgever.van.deze.vergoedingen.aan.de.opdrachtnemer.digitaal.opgave.aan. van.de.Regeling.aanwijzing.werkgever.en.uitzondering.verzekeringsplicht.ZW,.WAO.en.WW. de.Belastingdienst.via.zogenoemde.“opgaven.IB-47” ..In.deze.opgave.maakt.hij.melding.van.naam,. hiervan.uitgezonderd.de.arbeidsverhouding.van.auteurs.en.redactiemedewerkers,.die.de. adres,.woonplaats,.BSN/sofinummer.en.het.totaalbedrag.van.de.vergoeding.(inclusief.kostenver- werkzaamheden.anders.dan.bij.wijze.van.beroep.uitvoeren . goedingen.en.exclusief.BTW) ..De.opgave.IB-47.hoeft.niet.te.worden.opgemaakt.indien.de. De.opdrachtgever.kan.de.“Eigen.Verklaring.auteurs.en.redactiemedewerkers”.(zie.hoofdstuk.4. opdrachtnemer.als.zelfstandig.ondernemer.de.vergoedingen.aan.de.uitgever.factureert . hierna).als.hulpmiddel.gebruiken.om.te.bepalen.of.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.de. werkzaamheden .Partijen.zijn.overeengekomen.dat.in.de.volgende.gevallen.geen.toetsing.van.de. 2 De Wet op de identificatieplicht arbeidsverhouding.aan.de.criteria.van.een.fictieve.dienstbetrekking.hoeft.plaats.te.vinden.en.het. De.opdrachtgever.zal.vóór.aanvang.van.de.werkzaamheden.zelf.de.identiteit.van.de.opdracht- gebruik.van.de.“Eigen.Verklaring.auteurs..en.redactiemedewerkers”..achterwege.kan.blijven: nemer.controleren.aan.de.hand.van.een.geldig.identiteitsbewijs.(niet.zijnde.een.rijbewijs).en. indien.van.toepassing.een.verblijfsvergunning ..In.die.gevallen.dat.de.opdrachtnemer.een. De opdrachtnemer VAR-WUO.of.VAR-DGA.overlegt.dan.wel.de.werkzaamheden.uit.gaat.voeren.in.(fictieve). a. voert de werkzaamheden uit op basis van een arbeidsovereenkomst; of dienstbetrekking.dient.een.afschrift.van.genoemde.documenten.bij.de.(salaris)administratie. Er.is.sprake.van.een.privaatrechtelijke.dienstbetrekking ..De.arbeidsbeloning.is.onderworpen. van.de.opdrachtgever.te.worden.bewaard ..Voor.opdrachtnemers.die.niet.tot.de.genoemde. aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen . categorieën.behoren.(resultaatgenieters.overige.werkzaamheden).bestaat.geen.specifieke. .. plicht.om.de.identiteitsgegevens.op.te.nemen.in.de.administratie ..Deze.gegevens.zijn.wel. b. beschikt over een royaltycontract; of nodig.voor.een.volledige.aanlevering.van.de.opgave.IB-47.(zie.hoofdstuk.1 .5 .1) ..Indien.van. Indien.de.vergoeding.van.de.opdrachtnemer.wordt.bepaald.op.basis.van.een.royaltycontract. toepassing.dient.de.opdrachtgever.te.beschikken.over.een.geldige.tewerkstellings-vergunning .. zijn.deze.inkomsten.niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen ..Indien.bij. dezelfde.uitgever.ook.nog.werkzaamheden.worden.verricht.op.basis.van.een.(vast).honora- 2.1 Eerstedagsmelding (EDM) rium.dan.worden.ook.deze.inkomsten.op.overeenkomstige.wijze.behandeld . Bij.de.overgang.van.Resultaat.Overige.Werkzaamheden.naar.een.(fictieve).dienstbetrekking. dient.een.eerstedagsmelding.(EDM).te.worden.ingediend ..De.melding.dient.plaats.te.vinden. c. ontvangt op kalenderjaarbasis van dezelfde uitgever naar verwachting hooguit € 7200; of op.de.dag.waarop.op.grond.van.dit.convenant.besloten.wordt.de.arbeidsverhouding.aan.te. gaan.merken.als.(fictieve).dienstbetrekking ..In.ieder.geval.moet.vóór.de.eerste.dag.van.het. Indien.de.vergoeding.bij.dezelfde.uitgever.naar.verwachting.op.kalenderjaarbasis.beneden.. loontijdvak.volgend.op.dit.beslissingsmoment.blijken.dat.de.EDM.is.ingediend ..Zolang.de. €.7200.blijft.wordt.aangenomen.dat.er.geen.sprake.is.van.beroepsmatige.uitvoering.van.. arbeidsverhouding.voortduurt.hoeft.de.EDM.niet.te.worden.herhaald . de.werkzaamheden ..Als.de.arbeidsverhouding.aanvangt.in.de.loop.van.het.kalenderjaar.. Overigens.moet.vóór.de.eerste.dag.dat.een.opdrachtnemer.de.werkzaamheden.aanvangt.een. dient.het.toetsbedrag.van.€.7200.pro.rata.te.worden.toegepast ..(.=.de.resterende.maanden. EDM.worden.ingediend,.als.bij.aanvang.van.de.werkzaamheden.duidelijk.is.dat.hij/zij.in.een. /.12.x.€.7200).. fictief.dienstverband.moet.worden.opgenomen ..Als.de.dienstbetrekking.is.overeengekomen. op.de.datum.waarop.de.werkzaamheden.aanvangen,.moet.de.werkgever.de.melding.doen.vóór. De.arbeidsbeloning.is.niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.de.loonheffingen .. aanvang.van.de.werkzaamheden . d. beschikt voor deze werkzaamheden over een geldige VAR WUO of VAR DGA. 3 Beroepsmatige uitvoering van de De.vergoeding.wordt.genoten.als.winst.uit.onderneming.c .q ..voor.rekening.en.risico.van.de. werkzaamheden en de Eigen Verklaring auteurs eigen.vennootschap.van.de.opdrachtnemer.en.is.niet.onderworpen.aan.de.inhouding.van.de. en redactiemedewerkers loonheffingen . In.artikel.2b.en.2c.Uitv ..Besl ..Lb.1965.en.artikel.1.en.5.Besluit.van.24.december,.Stb ..1986,.655. is.geregeld.in.welke.gevallen.de.arbeidsverhouding.van.thuiswerkers.en.gelijkgestelden.als. In.Annex.2.is.schematisch.weergegeven.in.welke.gevallen.een.“Eigen.Verklaring.auteurs..en. fictieve.dienstbetrekking.wordt.beschouwd . redactiemedewerkers”.dient.te.worden.uitgereikt .
    • 10 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 11 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 4 De Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers Indien.alle.vragen.met.“ja”.zijn.beantwoord,.dan.dient.de.arbeidsverhouding.te.worden. aangemerkt.als.een.fictieve.dienstbetrekking.en.moet.de.uitgever.loonheffingen.inhouden .. EIGEN.VERKLARING.AUTEURS./.REDACTIEMEDEWERKERS Dit.formulier.hoeft.niet.te.worden.ingevuld.als.de.auteur./.redactiemedewerker: Wijziging relatie uitgever a ..de.werkzaamheden.uitvoert.op.basis.van.een.arbeidsovereenkomst,.of Indien.u.deze.verklaring.invult.omdat.er.wijziging.is.gekomen.in.de.relatie.tot.uw.uitgever,. b ..beschikt.over.een.royaltycontract,.of. waaruit.bestaat.deze.verandering.dan? c ..op.kalenderjaarbasis.van.dezelfde.uitgever.naar.verwachting.hooguit.€.7200.ontvangt,.of d ..beschikt.over.een.geldige.VAR.WUO.of.VAR.DGA .. Ondertekening De.ondergetekende.verklaart.bovenstaande.gegevens.naar.waarheid.te.hebben.verstrekt . Persoonsgegevens Naam.en.voorletters. Plaats. . . Datum. . . Handtekening Geboortedatum. Adres. Verklaring uitgever Postcode.en.woonplaats. Gelet.op.bovenstaande.verklaring.acht.ik.genoemde.opdrachtnemer BSN/sofinummer.. ..wel... ..niet..onderworpen.aan.de.loonheffingen . Contactpersoon.uitgever. Korte.omschrijving.werkzaamheden. Naam.uitgever Plaats. . . Datum. . . Handtekening Beroepsmatige uitoefening van de werkzaamheden a ..Is.auteur.of.redactiemedewerker.uw.hoofdberoep? Naam.functionaris.in.blokletters ..ja.. ..neen Toelichting Hiervan.is.sprake.indien.uw.inkomen.uit.al.uw.werkzaamheden.als.auteur./.redactiemede- Algemeen werker.naar.verwachting.meer.dan.50%.van.uw.totale.inkomen.uit.arbeid.bedraagt.en.als.uw. Dit.formulier.dient.ertoe.de.arbeidsverhouding.en.daarmee.de.onderworpenheid.aan.de. werkzaamheden.als.auteur/.redactiemedewerker.naar.verwachting.meer.dan.50%.beslaan. loonheffingen.(loonbelasting,.premieheffing,.premies.sociale.verzekeringen,.bijdrage.ingevolge. van.de.tijd.die.u.in.totaal.aan.inkomensgenererende.arbeid.besteedt.(zie.toelichting) . de.zorgverzekeringswet).te.beoordelen . b ..Is.de.arbeidsverhouding.aangegaan.voor.een.periode.langer.dan.een.maand? Deze.verklaring.hoeft.niet.te.worden.ingevuld.indien.de.auteur./.redactiemedewerker: ..ja.. ..neen a .. de.werkzaamheden.uitvoert.op.basis.van.een.arbeidsovereenkomst;.of b ..beschikt.over.een.royaltycontract;.of. c ..Wordt.doorgaans.op.ten.minste.twee.dagen.per.week.voor.deze.uitgever.arbeid.verricht?. c ..op.kalenderjaarbasis.van.dezelfde.uitgever.naar.verwachting.hooguit.€.7200.ontvangt;.of.. (ongeacht.het.aantal.uren) . Als.de.werkzaamheden.aanvangen.in.de.loop.van.het.kalenderjaar.dient.het.toetsbedrag.van.. ..ja.. ..neen . €.7200.pro.rata.te.worden.toegepast ..(.=.de.resterende.maanden./.12.x.€.7200) ...... d ..beschikt.over.een.geldige.VAR.WUO.of.VAR.DGA .. d ..Bedraagt.de.arbeidsbeloning.ontvangen.van.deze.uitgever.per.week.doorgaans.ten.minste. 2/5.van.het.wettelijk.minimumloon.(excl ..vakantietoeslag)? In.andere.gevallen.moet.deze.verklaring.door.de.auteur./.redactiemedewerker.en.de.uitgever. ..ja.. ..neen worden.ingevuld: a .. éénmaal.per.kalenderjaar.voorafgaande.aan.de.eerste.betaling.door.de.uitgever.in.dat.jaar .
    • 12 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 13 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers b. daarnaast uitsluitend in geval van een ingrijpende, tussentijdse wijziging in de omvang van de Annex 2: Beoordeling arbeidsrelatie auteurs en werkzaamheden en/of de vergoeding(en). redactiemedewerkers De opdrachtnemer is gehouden deze verklaring juist en volledig in te vullen. Het volledig ingevulde origineel van deze verklaring dient de uitgever te bewaren bij zijn administratie. Een kopie van deze is er sprake van een privaatrechte ja verklaring wordt desgevraagd, na invulling van het uitgeversgedeelte, aan de opdrachtnemer verstrekt. dienstbetrekking? Zelfstandige beroepsuitoefening beschikt de auteur/redactie- Ten aanzien van auteurs / redactiemedewerkers die hun werkzaamheden verrichten als medewerker voor deze werkzaam- ja zelfstandige beroepsuitoefenaar (al dan niet via een eigen vennootschap), geldt voor de uitgever heden over een royaltycontract? geen inhoudingsplicht voor de loonheffingen. Dit kan het geval zijn: als de vergoeding van de auteur / redactiemedewerker voortvloeit uit een royaltycontract (percentage van de omzet of bedraagt de vergoeding naar anderszins afhankelijk van het exploitatieresultaat) en/of als de auteur / redactiemedewerker verwachting op jaarbasis hooguit ja een geldige Verklaring Arbeidsrelatie (VAR WUO/DGA) heeft overgelegd. Als gebruik wordt E 7200? gemaakt van een VAR dient de auteur / redactiemedewerker door de uitgever te worden geïden- tificeerd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs wordt niet aanvaard. beschikt de auteur/redactie- medewerker voor deze werkzaam- geen “Eigen verklaring” ja nodig Beroepsmatige uitoefening van de werkzaamheden heden over een VAR WUO of VAR DGA? Als auteur / redactiemedewerker wordt aangemerkt een persoon, die met arbeid van creatieve wordt door de auteur/ aard meewerkt aan de redactionele leiding en/of de redactionele samenstelling van de vorm redactiemedewerker als zelfstandig er dient een “Eigen verklaring” te ja en/ of inhoud van een werk dat door een uitgever kan/zal worden gepubliceerd, zoals bijv. ondernemer gefactureerd? worden uitgereikt fotograaf, columnist, illustrator. nee a. De opdrachtnemers die een ander hoofdberoep hebben en daarnaast als nevenberoep blijkt uit de “Eigen verklaring” dat de arbeidsrelatie moet worden de vergoedingen dienen d.m.v. een arbeid verrichten voor bijvoorbeeld Cd-rom of on-line publicaties, zijn uit hoofde van deze aangemerkt als een fictieve nee opgave IB 47 aan de Belastingdienst arbeid niet onderworpen aan de loonheffingen. Als hoofdberoep kan ook worden aangemerkt: dienstbetrekking? (zie hoofdstuk 1.4) kenbaar te worden gemaakt het genieten van WW, ZW, WAO/WIA, VUT, (pre)pensioen en/of AOW, als dit gezien de hoogte en bestendigheid een belangrijker inkomensbron is dan het werk als auteur of de vergoedingen zijn onderworpen de vergoedingen zijn niet redactiemedewerker. De genoemde uitkeringen worden voor de belasting- en premieheffing aan de loonheffingen onderworpen aan de loonheffingen ook gezien als inkomen uit arbeid. b t/m d. Van een fictieve dienstbetrekking is sprake indien een arbeidsrelatie wordt aangegaan voor een periode langer dan een maand waarbij doorgaans op ten minste twee dagen per week arbeid wordt verricht tegen een arbeidsbeloning die doorgaans over een week ten minste 2/5 bedraagt van het bedrag genoemd in artikel 8, eerste lid, onderdeel b, van de Wet minimum- loon en minimumvakantiebijslag. Indien u alle vragen van deze rubriek met “ja” hebt beant- woord is sprake van een fictieve dienstbetrekking en geldt dat de uitgever loonheffingen op uw inkomsten moet inhouden.
    • 14 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers 15 Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers Annex 2: Verklarende woordenlijst Arbeidsbeloning. . . Bruto.honorarium/vergoeding.minus.eventuele. Loon De.arbeidsbeloning .. . . . . . . kostenvergoedingen ..(excl ..btw) . . . . . . De.totale.vergoeding.minus.eventuele. . . . . . . kostenvergoedingen .(excl ..btw). Auteur/redactiemedewerker. . Een.persoon,.die.met.arbeid.van.creatieve.aard. . . . . . . meewerkt.aan.de.redactionele.leiding.en/of.de. Loonheffingen. . . De.gezamenlijke.heffingen.van.loonbelasting,. . . . . . . redactionele.samenstelling.van.de.vorm.en/.of. . . . . . . premie.volksverzekeringen,.premies.werknemers-. . . . . . . inhoud.van.een.werk.dat.door.een.uitgever.kan/zal. . . . . . . verzekeringen.en.de.inkomensafhankelijke. . . . . . . worden.gepubliceerd,.zoals.bijv ..cartoonist, . . . . . . bijdrage.Zorgverzekeringswet . . . . . . . columnist,.eindredacteur,.fotograaf,.illustrator,. . . . . . . vormgever.en.vertaler . VAR WUO. . . Verklaring.dat.inkomsten.voor.de.aangegeven. . . . . . . werkzaamheden.behoren.tot.de.winst.uit. BSN/sofinummer. . . Burgerservicenummer/sofinummer . . . . . . . onderneming ..Er.is.geen.inhoudingsplicht . . . . . . . Uniek.administratief.nummer,.als.getal.gelijk.aan. . . . . . . het.sofinummer .. VAR DGA . . . Verklaring.dat.de.inkomsten.voor.de.aangegeven. . . . . . . werkzaamheden.worden.genoten.voor.rekening. Compliance. . . De.wederzijdse.intentie.tot.nakoming.van.. . . . . . . en.risico.van.de.vennootschap ..Er.is.geen. . . . . . . gemaakte.afspraken.en.naleving.van.wet-.en.. . . . . . . inhoudingsplicht . . . . . . . regelgeving .Transparantie.en.wederzijds. . . . . . . vertrouwen.spelen.hierbij.de.hoofdrol . VAR Loon . . . Verklaring.dat.de.inkomsten.voor.de.aangegeven. . . . . . . werkzaamheden.waarschijnlijk.behoren.tot.loon... Doorgaans. . . Een.regelmatig.patroon.oftewel.in.meer.dan.50%. . . . . . . uit.dienstbetrekking . . . . . . . van.de.gevallen.(hier:.gewerkte.weken).binnen.een.. . . . . . . beoordelingstijdvak .. VAR ROW. . . Verklaring.dat.de.inkomsten.voor.de.aangegeven. . . . . . . werkzaamheden.waarschijnlijk.behoren.tot.het Identificatieplicht. . . Een.opdrachtgever.zal.vóór.aanvang.van.de . . . . . . resultaat.overige.werkzaamheden .. . . . . . . werkzaamheden.de.identiteit.van.de.opdracht- . . . . . . nemer.controleren.en.zich.ervan.vergewissen Vergoeding(en). . . Bruto.honorarium.gelijk.aan.de.arbeidsbeloning. . . . . . . dat.de.opdrachtnemer.de.werkzaamheden.mag . . . . . . plus.eventuele.kostenvergoedingen.(excl ..btw) . . . . . . uitvoeren ..De.opdrachtnemer.dient.hiertoe.te . . . . . . overleggen.voor.zover.van.toepassing:.een.geldig . . . . . . identiteitsbewijs.(niet.zijnde.een.rijbewijs).en.een . . . . . . geldige.verblijfsvergunning ..Indien.van.toepassing . . . . . . dient.de.opdrachtgever.te.beschikken.over.een . . . . . . geldige.tewerkstellingsvergunning .
    • 54 Bijlage: Modelbrieven 55 Bijlage: Modelbrieven Modelbrief Modelbrief Verzoek om Eigen Verklaring en/of VAR Rappel verzoek om Eigen Verklaring en/of VAR + opschorten van betaling (Deze brief gebruikt u wanneer uw freelancer geen royaltyinkomsten geniet en de inkomensgrens van 7200 euro naar verwachting zal overschrijden) Geachte.heer,.mevrouw, Geachte.heer,.mevrouw, Op.<<datum>>.hebben.wij.u.schriftelijk.verzocht.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen.en.aan. ons.te.retourneren,.of.om.ons.een.kopie.van.uw.VAR-WUO.of.VAR-DGA.toe.te.sturen . Sinds.(datum).bent.u.op.freelance.basis.werkzaam.voor.(naam.uitgeverij).als.auteur/ redactiemedewerker .. Wij.hebben.in.onze.brief.d .d ..<<datum>>.uitgelegd.dat.dit.nodig.is.om.ons.te.verantwoorden. naar.de.Belastingdienst.en.risico’s.op.naheffingen.voor.u.en.ons.zoveel.mogelijk.te.beperken .. Met.deze.brief.verzoeken.wij.u.om.bijgevoegde.Eigen.Verklaring.in.te.vullen.en.aan.ons.te. De.kans.dat.er.inhoudingen.moeten.plaatsvinden.op.uw.honorarium.is.weliswaar.zeer.klein,. retourneren,.of.ons.een.kopie.van.uw.VAR-WUO.of.VAR-DGA.toe.te.sturen . maar.het.gaat.om.het.bewijs.dat.<<naam.uitgeverij>>.terecht.niets.op.uw.honorarium.inhoudt . Wij.vragen.u.dit,.omdat.u.binnenkort.een.inkomensgrens.(7200.euro.per.jaar).gaat.overschrij- Helaas.hebben.wij.de.benodigde.bescheiden.nog.niet.van.u.retour.mogen.ontvangen . den,.waardoor.uw.inkomsten.mogelijk.in.aanmerking.komen.voor.inhouding.van.premies. Omdat.het.ontbreken.van.bewijs.voor.<<naam.uitgeverij>>.tot.onaanvaardbare.financiële. werknemersverzekeringen.en.loonheffing . risico’s.leidt.hebben.wij.moeten.besluiten.vooralsnog.geen.betalingen.meer.aan.u.te.verrichten . De.kans.dat.dit.verplicht.is,.is.niet.groot:.vermoedelijk.valt.u.onder.één.van.de.uitzonderingen. Zodra.wij.van.u.alsnog.de.benodigde.Eigen.Verklaring.of.–indien.van.toepassing-.uw.VAR- op.de.sociale.verzekeringswetgeving,.zoals.zelfstandig.ondernemerschap.of.het.hebben.van. WUO/VAR-DGA.ontvangen.zullen.de.betalingen.onmiddellijk.worden.hervat ..Dit.geldt.ook.als. een.ander.hoofdberoep .. u.op.naam.van.een.bv.werkzaam.bent,.want.dit.enkele.feit.is.voor.de.Belastingdienst.niet. voldoende . Echter,.of.dit.het.geval.is.moet.<<naam.uitgeverij>>.kunnen.bewijzen.tijdens.looncontroles,.die. slechts.één.keer.in.de.vijf.jaar.worden.uitgevoerd ..Met.andere.woorden:.er.moet.tijdens.die. Wij.vertrouwen.op.medewerking.en.zien.uw.Eigen.Verklaring.of.VAR.met.belangstelling. controles.bewijs.over.de.afgelopen.vijf.jaar.op.tafel.komen ..U.kunt.zich.wel.voorstellen.dat.na. tegemoet . zoveel.tijd.niet.altijd.meer.makkelijk.mondeling.te.bewijzen.is.hoe.de.situatie.ten.tijde.van.de. betaling.was ..Daarvoor.is.schriftelijk.bewijs.onmisbaar ..Bewijsmiddelen.zijn.de.Eigen.Verklaring. Met.vriendelijke.groet, en.de.VAR ..Vandaar.ook.dit.verzoek.om.een.Eigen.Verklaring.in.te.vullen.of.–indien.van. toepassing-.uw.VAR-WUO/VAR-DGA.te.overleggen ..Dit.geldt.ook.als.u.op.naam.van.een.bv. <<naam>> werkzaam.bent,.want.dit.enkele.feit.is.voor.de.Belastingdienst.niet.voldoende . <<functie>> Wij.vertrouwen.op.uw.medewerking.en.bedanken.u.daarvoor.bij.voorbaat . Met.vriendelijke.groet, <<naam>> <<functie>>
    • 56 Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in 57 Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in Voor- en nadelen van opting-in • bedrijfsfitness • telewerkvrijstelling (inrichting ‘thuiswerkplek’) Wat is opting-in? Vertrekpunt.hierbij.is.uiteraard.dat.de.opdrachtgever.bereid.is.deze.fiscale.faciliteiten.aan.. ‘Opting-in’.is.de.wettelijke.keuzemogelijkheid.om.op.vrijwillige.basis.onder.de.regels.van.de. te.bieden ..Vanuit.een.oogpunt.van.kostenneutraliteit.zal.dit.betekenen.dat.de.uitgever.. loonbelasting.te.vallen ..Deze.keuze.maken.opdrachtgever.en.opdrachtnemer.gezamenlijk .. met.het.belonings-.en.vergoedingensysteem.creatief.moet.omgaan.(het.zogenoemde. Opting-in.betekent.dat.de.opdrachtgever.(de.uitgever).voortaan.loonbelasting,.premie. ‘cafetariasysteem’) . volksverzekeringen.en.de.inkomensafhankelijke.bijdrage.Zorgverzekeringswet.(bijdrage.ZVW). zal.inhouden.op.de.vergoedingen.en.honoraria ..Anders.dan.bij.werknemers.hoeft.de.opdracht- De.opdrachtnemer.die.kiest.voor.opting-in.kan.gemaakte.kosten.niet.meer.aftrekken.van.zijn. gever.de.bijdrage.ZVW.echter.niet.te.vergoeden ..In.verband.hiermee.bedraagt.de.bijdrage.ZVW. belastbaar.inkomen ..Uitgaven.die.op.het.grensvlak.van.privé.en.werk.liggen.zijn.voor.een. in.dit.geval.5,1.procent,.met.een.maximum.per.jaar.(in.2008.is.dat.maximum.1592.euro) . ‘opting-in.freelancer’.vaak.lastig.op.te.voeren.als.aftrekpost ..Dat.soort.kosten.kunnen.soms.wel. weer.worden.gedeclareerd.bij.de.opdrachtgever,.afhankelijk.van.de.inkoopvoorwaarden.die.de. Opting-in.geldt.alléén.voor.de.loonbelasting/premie.volksverzekeringen,.het.heeft.geen. uitgever.zelf.stelt ..De.keuze.voor.opting-in.zal.dan.ook.mede.afhangen.van.de.mogelijkheid. gevolgen.voor.de.werknemersverzekeringen ..Evenmin.is.het.van.belang.voor.de.afdrachtver- deze.kosten.te.declareren.bij.de.opdrachtgever/uitgever . minderingen.WVA.(Wet.vermindering.afdracht.loonbelasting.en.premie.volksverzekeringen) . . Wat zijn de nadelen van opting-in? Wie komen in aanmerking voor opting-in? Voor.de.opdrachtnemer.is,.zoals.hiervoor.aangegeven,.het.belangrijkste.nadeel.dat.na.opting-in. Opting-in.staat.open.voor.allen.die.inkomsten.uit.arbeid.genieten,.met.uitzondering.van:. geen.aftrek.van.beroepskosten.meer.mogelijk.is.(met.uitzondering.van.de.reiskostenaftrek. • degenen die reeds verplicht onder de loonbelasting vallen openbaar.vervoer) ..Een.opdrachtnemer.doet.er.dus.verstandig.aan.om.alleen.te.kiezen.voor. (die hadden immers al niets te kiezen) en opting-in.als.er.een.ruime.mogelijkheid.bestaat.om.kosten.te.declareren.bij.de.uitgever . • zelfstandigen. Opting-in.kan.voor.de.opdrachtnemer.een.negatief.effect.hebben.op.de.tijdelijke.extra. Bij.de.uitgeverijen.kan.deze.keuzemogelijkheid.bij.vele.opdrachtnemers.een.rol.spelen:. heffingskorting.(de.overgangsregeling.voor.vijf.jaar.in.verband.met.de.afschaffing.van.de. freelance.auteurs,.fotografen,.bezorgers,.depothouders,.rittenrijders,.enz . invorderingsvrijstelling.bij.de.invoering.van.de.Wet.Inkomsten.Belasting.2001) . Wat zijn de voordelen van opting-in? Voor.de.uitgever.betekent.opting-in.meer.werk: Op.het.eerste.gezicht.lijkt.de.keuze.voor.opting-in.wellicht.niet.zoveel.verschil.te.maken .. • uitbreiding salarisadministratie Belasting.moet.immers.toch.worden.betaald,.of.dit.nu.via.de.loonbelasting.of.via.de.inkomsten- • herziening stelsel van beloningen en vergoedingen in verband met fiscale optimalisering belasting.geschiedt ..Toch.is.er.een.belangrijk.verschil.aan.te.wijzen . (zie hiervoor) • uitvoering van deze regelingen (bijvoorbeeld bedrijfssparen en kostendeclaraties) Het.voordeel.voor.de.opdrachtnemer.is.dat.door.voor.opting-in.te.kiezen.toegang.wordt. verkregen.tot.de.fiscale.faciliteiten.van.de.loonbelasting,.zoals: De.uitgever.dient.dit.accuraat.uit.te.voeren,.anders.loopt.de.uitgever.het.risico.van.naheffing. • bedrijfsspaarregeling (spaarloon) van.loonbelasting/premie.volksverzekeringen.en.de.bijdrage.ZVW ..Bij.opting-in.zijn.ook.de. • vrijgestelde pensioenopbouw voorwaarden.van.toepassing.zoals.die.gelden.bij.indiensttreding.van.een.werknemer ..Denk. • onbelaste vaste kostenvergoedingen hierbij.aan.eerstedagsmelding.(EDM),.identificatie.en.gegevensverstrekking,.op.straffe.van. • mobiele telefoon, internet, adsl en dergelijke (mits meer dan 10 procent zakelijk gebruik) toepassing.van.het.zogenoemde.‘anoniementarief .’ • onbelaste studiekostenvergoeding • fiets van de zaak
    • 58 Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in Opting-in.is.voor.een.opdrachtnemer.voordelig.wanneer.de.uitgever.aan.de opdrachtnemer.fiscale.faciliteiten.biedt.die.hij.ook.aan.werknemers.biedt ..Loopt.de. uitgever.daarmee.een.groter.risico.dat.de.arbeidsrelatie.met.de.opdrachtnemer.eerder. als.een.arbeidsovereenkomst.wordt.bestempeld?.Doordat.de.wetgever.deze.mogelijkheid. heeft.geopend,.zou.dat.geen.rol.mogen.spelen ..Bovendien.blijkt.uit.de.gezamenlijke.keuze.van. opdrachtgever.en.opdrachtnemer.voor.opting-in,.dat.beide.partijen.de.onderlinge.relatie.niet. als.een.arbeidsovereenkomst.beschouwen . Hoe is de procedure? Opting-in.geschiedt.door.een.gezamenlijke.mededeling.van.de.uitgever.en.de.opdrachtnemer. aan.de.(loonbelasting)inspecteur ..De.inhouding.van.loonbelasting.geldt.dan.vanaf.de. eerstvolgende.betaling.door.de.uitgever.aan.de.opdrachtnemer ..Wil.men.de.opting-in.later. ongedaan.maken,.dan.geldt.eenzelfde.procedure:.gezamenlijke.melding.aan.de.inspecteur ..Als. de.opdrachtnemer.op.enig.moment.de.status.van.zelfstandige.verwerft.en.de.inkomsten. onderdeel.worden.van.de.winst.uit.onderneming,.moet.de.opdrachtnemer.melden.aan.de. inspecteur.dat.niet.langer.wordt.voldaan.aan.de.voorwaarden.voor.opting-in.en.dat.de. opting-in.dientengevolge.komt.te.vervallen .
    • Colofon© 2008 Nederlands Uitgeversverbond, AmsterdamTekst: NUV, mr. Miranda MaasmanEindredactie: NUV, Marja LustenhouwerOntwerp: Ontwerpbureau KCND, LeidenDruk: Veenman Drukkers, RotterdamDeze brochure is mede tot stand gekomen met steun van P/flex payrollingNederlands UitgeversverbondHogehilweg 61101 CC AMSTERDAM-ZuidoostPostbus 120401100 AA AMSTERDAM-ZuidoostTelefoon 020 - 430 91 50Telefax 020 - 430 91 99E-mail info@nuv.nlWebsite www.nuv.nlDeze uitgave is bestemd voor iedereen in de uitgeverij die te maken heeft met freelancers. Ondankshet feit dat de samenstellers met de grootst mogelijke zorg te werk zijn gegaan en de brochure inoverleg met de Belastingdienst tot stand is gekomen, is het denkbaar dat er fouten of gebreken in deweergegeven informatie zijn getreden of dat er interpretatiegeschillen zullen ontstaan. Hiervoorkunnen noch het NUV, noch de samenstellers, noch de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld.Bij het toepassen van de informatie dient u af te gaan op uw eigen kennis en inzicht. Bij twijfel overjuistheid van informatie kunt u contact opnemen met het NUV of met uw eigen accountantskantoor.
    • Wat moet ik weten over veiligwerken met freelancers?Werken met freelance auteurs en redactiemedewerkers behoeft geen risico’s op te leveren,mits u de fiscale en arbeidsrechtelijke spelregels goed naleeft. In de brochure leest u allesover deze spelregels en krijgt u een overzicht van de stappen die u zult moeten doorlopen alsu onbezorgd wilt werken met freelancers. Een centrale rol in de brochure speelt het Conve-nant Eigen Verklaring (2008), dat tot stand is gekomen op initiatief van het NUV en sinds deinvoering heeft gezorgd voor een enorme administratieve lastenverlichting.De brochure is bestemd voor iedereen in de uitgeverij die te maken heeft met freelancers.Dat kunnen bedrijfsjuristen, P&O’ers of administrateurs zijn, maar ook uitgevers of redacteu-ren. Naast de onvermijdelijke theorie is daarom ook veel aandacht besteed aan de praktischetoepasbaarheid daarvan: de brochure bevat een handige checklist, een uitgebreide lijst metveelgestelde vragen en een reeks voorbeelden uit de praktijk.