Best Practices: Intranet Nationale Suisse

Best Practices: Intrane Nationale Suisse et Enterprise 2.0 SUMMIT Jürgen Kübler, Projektleiter strategische Proje ekte

Nationale Suisse  Kurzprofil: ssige Risiko- und Vorsorgelösungen sowie für − international tätiger Schweizer Versicherer für erstklas massgeschneiderte Nischenprodukte. − Hauptsitz (Schweizerische National-Versicherungs-G Gesellschaft AG): Basel − SIX Swiss Exchange kotiert: NATN − Tochtergesellschaften in Belgien, Deutschland, Italien Liechtenstein, Schweiz und Spanien n,  Umsatz-/ Mitarbeiterzahlen: − Bruttoprämien: 1.67 Milliarden Schweizer Franken − 30% des Umsatzes von Tochtergesellschaften − 1796 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Vollzeitstellen, Stand vom 30 Juni 2009) (Vollzeitstellen 30.  Unternehmensstruktur: Diverse Fachbereiche, Vertriebs snetz mit Agenturen, Querschnittsbereiche (z.B. IT)  Ländergesellschaften in Spanien, Italien, Belgien und Deutschland Seite 2 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Agenda g  Ausgangslage & Zielsetzung  Projektablauf  Lösung  Migration  Rückblick & Ausblick Seite 3 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausgangslage & Zielsetzung g g g g Hier steht ein Titel Seite 4 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausgangslage g g g Systemtechnische Einschränkungen  Bestehendes Intranet nicht mehr State of the Art  Verschiedene Stand-alone-Teilapplikationen  keine Kollaborationselemente insb. soziale Elemente − Ausnahme: Flohmarkt, wurde aber nicht genutzt  Publikation auf Basis Frontpage p g  Keine Berechtigungen auf Stufe Publikation − Jeder Contentmaster konnte alles bearbeiten Seite 5 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausgangslage g g g Erschwerter Informationszugang  11.11.2009Informationsarchitektur nach Organisationen n − Hierarchisch nach Geschäftsbereichen (Wiedergabe d Organigramms) des  Schwieriges Auffinden von Inhalten über Navigation und Suche d − Garbage in – Garbage out − Historisch gewachsen durch 168 ( ) ausgebildete Con g (!!) g ntentmaster Seite 6 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausgangslage g g g Unzureichende Inhaltsqualität  Viele alte, ungültige Inhaltsseiten  Nur neue hinzugefügt, keine alten gelöscht, häufiger We echsel der Zuständigkeiten  Redundante Dokumente  z.B. PDF für Ausdruck vs. HTML für Suche  Viel zu viel Information (12.000 HTML-Seiten, 6555 PDF ( , F-Dokumente, 500 .doc-Dateien, 600 .xls-Dateien) , , ) Seite 7 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausgangslage g g g Intranet bietet keine Arbeits- und Prozessunterstützun ng  Nur manuelle Abläufe abgebildet  Hoher Aufwand bei Pflege Seite 8 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausgangslage g g g Frustrierte Contentmaster und Mitarbeiter  Besser Mail an alle statt Intranet-News  Lieber Ausdrucke sammeln statt im Intranet nachschaue en  Resignation bei den Mitarbeitern  Frust bei den Contentmaster ->> Kein soziales Element statt dessen asoziales Elemen >> Element, nt Seite 9 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausgangslage g g g Seite 10 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Zielsetzung g Technologieerneuerung Sicherstellung der Informationsqualität  Realisierung eines funktional und visuell modern (Content Live Cycle Management) gestalteten Intranets  Versionierung, Archivierung  Technologie Microsoft SharePoint  Einführung eines Livecycle-Management  Zentrale Ablage und Kategorisierung von Inhalten der Inhalte und Suche  Aufbau einer gruppenweiten Intranet-Plattform Schneller Informationszugang Arbeits- und Prozessunterstützung  Gruppenweites Personalverzeichnis  Gruppenweite Zusammenarbeit  Informationsarchitektur nach Themen  Kollaboration  Mehrsprachigkeit, Usability / Accessibility  Ablösung manueller administrativer Workflows durch automatische Workflows im Intranet Seite 11 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Zielsetzung g Verantwortung und Engagement der Mitarbeiter für da Intranet gewinnen as  Eigenverantwortung bei Mitarbeitern stärken  Hilfestellung für Contentmaster bieten ->> Willen zur Veränderung schaffen Seite 12 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Projektablauf j Hier steht ein Titel Seite 13 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

In allen Projektphasen Einbezug der Mitarbeiter von j g Nationale Suisse I. Konzeption II. Implementierun ng III. Launch Projektleitung g 1. Übernahme Analyse 1. Set-Up 1. Schulung 2. Business Konzept ranet 2. Implementierung Intr 2. Migration  Funktionales Konzept  Templating 3. Launchbegleitung  GUI (Wireframes)  Funktionen/Features (Technik)  Kollaboration  Schnittstellen/Umsyysteme 3. Technisches Konzept  Kollaboration  MOSS Konzeption 3. Testing, QS  Migrationskonzept 4. Deployment  Integration Umsysteme, Schnittstellen 4. Design Infrastruktur Projektmarketing P j kt k ti g Einbezug der Mitarbeiter vo Nationale Suisse on Seite 14 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Lösung g Hier steht ein Titel Seite 15 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Startseite Seite 16 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Landingpage g g Seite 17 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Inhaltsseite Seite 18 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Layout y Horizontale Hauptnavigation für den Einstieg in die sechs Hauptthemen In der vertikalen Subnavigation werden die Inhaltskategorien/Seiten innerhalb eines Hauptthemas (z.B. Nichtleben) aufgelistet Inhaltsbereich mit Hauptüberschrift (grün ausgezeichnet) und darunterliegenden Inhalte wie Texte, Bilder Texte Bilder, Aufzählungen oder Tabellen Tabellen. Link-Boxen (Weiterführende Links und Applikationen) für weiterführende Informationen im Intranet, welche im Zusammenhang mit dem Inhalt benutzt werden. Unter Ansprechpartner sieht der Intranetbenutzer den Inhaltsverantwortlichen sowie den Contentmaster der aktuellen Seite. Seite 19 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Informationsarchitektur nach Themen Bisher: Bisherige Informationsarchitektur hierarchisch nach g Geschäftsbereichen Neu: Themenorientierung Das D Fachwissen über das Versicherungsgeschäft Mitarbeiter is auf weitere vier Bereiche verteilt. Hier sollen st Bereich für Inhalte, welche den Mitarbeiter bei In nformationen zu Produkten, Regelungen, AVBs Nationale Suisse direkt betreffen: Informationen zur sowie weiteres Fachwissen zu finden sein. s Anstellung, E t i kl A t ll Entwicklungsmöglichkeiten sowie ö li hk it i Hilfestellungen rund um den Arbeitsplatz. Personen P Nicht Personen Nicht-Personen N Unternehmen Schadenmanagement S In den Bereich Unternehmen gehören Informationen über die gesamte Organisation – Von der Beschreibung der einzelnen Abteilungen und Vertrieb & Marketing V Standorte bis hin zur Kunstsammlung. Seite 20 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Funktionen im Überblick Favorits Link i kli klistenElemente k Workflows Kunstteaser K Forms Personalverzeichnis Bild Bildergalerie Suche l i Event-Kalender Perso onalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten Helpdesk DokumenteDruckfun nktion StartseiteNavigattionManager Metadaten Soziale ElementeTemp plates Formulare WCMS Suche New ws Teaser Mehrsprachigkeit M Seite 21 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

News Link Li kli t El klistenElemente k t Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche s Event-Kalender Personalisierte MySite Gruppenweites Fehlerseiten ehl it Helpdesk DokumenteDruckfun nktion Startseite ationManager M t d t Naviga Metadaten Soziale ElementeTemplates Formulare WCMS Suche Ne ews Teaser Mehrsprachigkeit M p g Seite 22 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

News Anforderungen g Mitarbeiter sollen zeitnah über aktuelle Themen inform miert sein Bisher: News verschwand nach Ablauf der Gültigkeit (max. 90 0 Tage) aus dem Intranet Neu: News wird aus bestehendem Inhalt erzeugt. News verschwindet, Inhalt bleibt  Newsübersicht auf St t it N üb i ht f Startseite  Farbliche Kennzeichnung, wenn eine Newsmeldung ber reits gelesen wurde  Newserfassung in unterschiedlichen Kategorien − Hauptkategorien − Subkategorien  News erstellen direkt beim Publishing einer Inhaltsseite  News werden abhängig von Branchen und Kategorien a Unterseiten dargestellt auf  Eleminierung der „Mails-an-alle“-Mentalität Seite 23 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Newsübersicht auf Startseite Kennzeichnung gelesene News Seite 24 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

News Detailansicht Seite 25 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Suche LinkklistenElemente Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche Event-Kalender Perso onalisierte MySite S Gruppenweites Fe ehlerseiten Helpdesk DokumenteD Druckfunkti kf nktion Startseite ationManager Metadaten Naviga Soziale ElementeTemplates F l t Formulare l WCMSSuche New ws Mehrsprachigkeit M Teaser Seite 26 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Anforderungen g Mitarbeiter sollten einfach und intuitiv Inhalte aus vers schiedenen Datenquellen auffinden  Gruppenweites Personalverzeichnis für 1‘800 Mitarbeite er − Vorname / Name, Organisation unit, Telefon, E-Mail, A Adresse, Auto Complete − MySite / später Team Site Integration − Datenquelle: HR-System, Active Directory  Intranet − 2’100 deutsche Seiten − 2’100 französische Seiten  Dokumenten-Bibliothek (integriert in Sharepoint) − 3‘500 Dokumente und Formulare (für interne Zwecke) ) − unterschiedliche Dateitypen: .pdf, .doc, .xls, .ppt, etc.  Formsmanager (ausserhalb Sharepoint) − 1‘000 pdf-Dokumente und Formulare (für Kunden)  Fileshares − ca. 180 GB Datenvolumen Seite 27 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Suche Suche von jeder Inhaltsseites m Unterscheidung mit Personen oder Inhalte Seite 28 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Gruppenweites Personalverzeichnis MySite: Auto Complete: Seite 29 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ergebnis Inhaltssuche g Faceted Search Seite 30 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Helpdesk LinkklistenElemente Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche Event-Kalender P Perso li i t MySite onalisierte Gruppenweites Fe ehlerseiten Dokumente Druckfunnktion H l d k Helpdesk Startseite gationManager Metadaten Naviga g Soziale ElementeTemplates Formulare WCMS Suche Newws Teaser Mehrsprachigkeit M Seite 31 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Anforderungen g Mit dem Helpdesk auf dem Intranet sollen Mails an alle mit Systemmeldungen reduziert werden e  Anzeige aktueller Betriebsprobleme auf der Homepage − Ampelstatus − Schnelle Publikation − Zugriff auf Textbausteine Seite 32 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Helpdesk Startseite Seite 33 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Erfassung & Verwaltung g g Seite 34 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Soziale Elemente LinkklistenElemente Workflows Kunstteaser K Personalverzeichnis Bildergalerie Suche Event-Kalender Perso onalisierte M Sit MySite Gruppenweites Fe ehlerseiten Dokumente D k t Druckfunkti Helpdesk D kf nktion Startseite ationManager Metadaten Naviga Soziale ElementeTemplates F S Formulare l WCMS SucheNewws Teaser Mehrsprachigkeit M Seite 35 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Anforderungen g Sozialen Elemente sollen Mitarbeiter aktiv einbeziehen n  My Site − Mitarbeiterprofil − Einstieg in Kollaborationsplattformen  Bildergalerie (für Kunstobjekte auf der Homepage) − Kulturelles Engagement hervorheben g g − Beitrag zur Unterstützung des Schweizer Kunstschaff fens mit jährlichem Kunstpreis − Eigene Kunstsammlung  Bildergalerie (für Veranstaltungen) − Einbindung aller Mitarbeiter in Ausbau der Bildelemen nte  Event-Kalender − Informationen über aktuelle, unternehmensbezogenen Veranstaltungen / Termine aktuelle n  Kollaboration − Testbetrieb mit IT − Testbetrieb mit HR − „weniger ist mehr“ Seite 36 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Bildergalerie g Seite 37 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

MySite y Seite 38 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Event-Kalender Seite 39 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Kollaboration Seite 40 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Kollaboration Seite 41 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Migration g Hier steht ein Titel Seite 42 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Migration g Ablauf Eckdaten (Vorbereitung) 1. Erfassen der vorhandenen Inhalte und eindeutige  Anzahl Seiten: 12‘000 Zuweisung der Inhalte an Contentmaster  Anzahl Contentmaster: 78 2. Bereinigung der bestehenden, gültigen Inhalte  Dauer: 6 Monate 3. Löschen veralteter Inhalte  1 Vollzeitstelle intern 4. Anreicherung der Inhalte mit Meta-Daten in einem Storybook Eckdaten (reine Migration) 5. Manuelle Migration (da bisherige Inhalte nicht strukturiert vorliegen) durch ext. Unterstützung )  Anzahl Seiten: 4‘200 4 200 6. Laufende Abstimmung zwischen Migratoren und  Anzahl Migratoren: 8 Contentmastern  Dauer: 7 Wochen 7. Freigabe der Migration durch Contentmaster F i b d Mi ti d h C t t t  1 V ll it t ll i t Vollzeitstelle intern (inhaltlich) 8. Übergabe der migrierten Inhalte in Verantwortung Contentmaster 9. Optische Korrekturen durch Contentmaster Seite 43 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Rückblick & Ausblick Hier steht ein Titel Seite 44 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Rückblick  Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen  Einbezug der Contentmaster und Mitarbeiter  Projektmarketing  Einbezug der GL und der mittleren Führungsschicht  Breites Spektrum an Wissen einbringen ( , Fachbereich, Psychologen, Gestalter) p g (IT, , y g , )  Projektmarketing  Rückhalt durch Geschäftsleitung sichern  Meinungsbilder identifizieren und einbeziehen (oder elim minieren ;-) )  Projektmarketing  Migration und Test frühzeitig planen  Integration frühzeitig planen  Mitarbeiter mit neuem Intranet und neuen Funktionen ni icht überfordern -> weniger ist mehr !  Projektmarketing  Launch planen (Commitment CEO, Countdown, Tipps & &Tricks) Seite 45 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Ausblick  Einführung Kollaboration für IT-Bereiche und HR-Theme (produktiv ab 11/09) en  Ausbau auf weitere Länderintranets (2010: DE/IT, 2011 ES/BE) 1:  Länderübergreifende Dokumentensuche  Corporate Intranet mit Gruppenfunktionen  Integration Webkonferenzen g  Gruppenweite Zusammenarbeit in gruppenweiten Projekten  Erweiterung des automatischen, administrativen Workflo ows Seite 46 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

Fragen g ? Seite 47 11.11.2009 Enterprise 2.0 SUMMIT

http://www.studie2010.enterprise-zweinull.de	12
http://web20typ.de	8
http://www.slideshare.net	5

Best Practices: Intranet Nationale Suisse

by Kongress Media on Nov 18, 2009

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