Your SlideShare is downloading. ×
0
BAB 3: SISTEM FAIL <ul><li>Skop Perbincangan </li></ul><ul><li>Konsep Fail </li></ul><ul><li>Jenis-jenis Fail </li></ul><u...
Fail  <ul><li>Merupakan folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting </li></ul><ul><li>Setia...
Sistem Fail <ul><li>Cara atau kaedah penyimpanan data, rekod dan dokumen yang tersusun dan kemas. </li></ul><ul><li>Ia jug...
Ciri-ciri Fail <ul><li>Mudah disimpan, dicari dengan cepat dan difahami </li></ul><ul><li>Tidak kompleks dan mengelirukan ...
Sistem Fail Utama <ul><li>Ada empat jenis mengikut pengkelasan (sistem) iaitu:- </li></ul><ul><li>Pengkelasan mengikut abj...
Kod Sistem Fail (surat rasmi) <ul><li>Kod sistem ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat dan logo </li></ul><ul><...
Jenis-jenis Fail <ul><li>Mengikut warna, seperti; </li></ul><ul><li>a. Putih – Terbuka dan terhad </li></ul><ul><li>b. Hij...
Klasifikasi Fail <ul><li>Fail Terhad (putih) – berkaitan perkara 53(c) </li></ul><ul><li>-  dokumen ini tidak boleh dideda...
Proses Failing <ul><li>Namakan fail ikut tajuk atau perkara </li></ul><ul><li>Nomborkan ikut sistem SMSS 01/05/01 </li></u...
Pernomboran Dokumen <ul><li>Dari kanan ke kiri </li></ul><ul><li>Surat keluar – pen biru atau hitam </li></ul><ul><li>Sura...
Tutup Fail <ul><li>Setelah dokumen ada 100 helai atau bersamaan tebal fail satu inci </li></ul><ul><li>Fail baru dimulai d...
Tempoh Penyimpanan Fail <ul><li>Lima tahun – ikut keperluan dan garis panduan </li></ul><ul><li>Maklum pada arkid negara s...
Senarai Fail Panitia Di Sekolah <ul><li>Minit Mesyuarat Panitia </li></ul><ul><li>Surat-menyurat dan Pekeliling-pekeliling...
Isu-isu semasa dalam sistem failing <ul><li>Tiada buku peredaran/pergerakan fail </li></ul><ul><li>Sistem yang tidak tekal...
<ul><li>Sekian, terima kasih </li></ul>
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Tajuk 3 sistem fail

17,639

Published on

Published in: Technology, Education
1 Comment
3 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
17,639
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
359
Comments
1
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Tajuk 3 sistem fail"

  1. 1. BAB 3: SISTEM FAIL <ul><li>Skop Perbincangan </li></ul><ul><li>Konsep Fail </li></ul><ul><li>Jenis-jenis Fail </li></ul><ul><li>Senarai Fail Panitia Di Sekolah </li></ul><ul><li>Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail </li></ul>
  2. 2. Fail <ul><li>Merupakan folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting </li></ul><ul><li>Setiap folder akan dilabelkan mengikut tajuk atau nombor panggilan. </li></ul><ul><li>Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu proses pengurusan sesebuah organisasi. </li></ul>
  3. 3. Sistem Fail <ul><li>Cara atau kaedah penyimpanan data, rekod dan dokumen yang tersusun dan kemas. </li></ul><ul><li>Ia juga merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod. </li></ul><ul><li>Ia berfungsi untuk pelaporan, pelaksanaan dan proses tindakan susulan </li></ul>
  4. 4. Ciri-ciri Fail <ul><li>Mudah disimpan, dicari dengan cepat dan difahami </li></ul><ul><li>Tidak kompleks dan mengelirukan </li></ul><ul><li>Memenuhi keperluan organisasi </li></ul><ul><li>Mudah diproses dan diklasifikasikan </li></ul><ul><li>Mempunyai sistem rujukan atau carian </li></ul>
  5. 5. Sistem Fail Utama <ul><li>Ada empat jenis mengikut pengkelasan (sistem) iaitu:- </li></ul><ul><li>Pengkelasan mengikut abjad </li></ul><ul><li>Pengkelasan mengikut perkara </li></ul><ul><li>Pengkelasan mengikut angka </li></ul><ul><li>Pengkelasan mengikut tempat atau kawasan </li></ul>
  6. 6. Kod Sistem Fail (surat rasmi) <ul><li>Kod sistem ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat dan logo </li></ul><ul><li>Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukan agensi luar) </li></ul><ul><li>Sampul kecil digunakan untuk fail sementara (sekiranya fail asal hilang) </li></ul><ul><li>Kertas minit kecil dikepilkan pada helaian depan fail untuk perhatian dan makluman </li></ul>
  7. 7. Jenis-jenis Fail <ul><li>Mengikut warna, seperti; </li></ul><ul><li>a. Putih – Terbuka dan terhad </li></ul><ul><li>b. Hijau – SULIT (fail peribadi) </li></ul><ul><li>c. Merah Jambu – Rahsia (dokumen negara) </li></ul><ul><li>d. Kuning – Rahsia Besar; Berpalang merah di sebelah luar kulit (dokumen keselamatan negara bagi kes ISA) </li></ul><ul><li>e. Sampul Kecil – fail sementara (fail asal hilang dan akan dipindah semula ke fail asal setelah dijumpai) </li></ul>
  8. 8. Klasifikasi Fail <ul><li>Fail Terhad (putih) – berkaitan perkara 53(c) </li></ul><ul><li>- dokumen ini tidak boleh didedahkan kepada sesiapapun yang tidak berkaitan </li></ul><ul><li>Fail Rahsia dan Sulit – berkaitan perkara 53(b) </li></ul><ul><li>- dokumen hak persekutuan atau negeri dan </li></ul><ul><li>digunakan oleh individu yang terlibat sahaja, </li></ul><ul><li>tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak </li></ul><ul><li>berkaitan </li></ul><ul><li>Fail Rahsia Besar – berkaitan perkara 53(a) </li></ul><ul><li>- dokumen hak persekutuan atau negeri yang digunakan untuk tugas-tugas rasmi dan tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan </li></ul>
  9. 9. Proses Failing <ul><li>Namakan fail ikut tajuk atau perkara </li></ul><ul><li>Nomborkan ikut sistem SMSS 01/05/01 </li></ul><ul><li>Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk </li></ul><ul><li>Tampal kertas minit disebelah kiri kulit (rujukan) </li></ul><ul><li>Dokumen disebelah kanan (masukkan dalam lubang yang bertali) </li></ul><ul><li>Susunan ikut tarikh terkini. </li></ul>
  10. 10. Pernomboran Dokumen <ul><li>Dari kanan ke kiri </li></ul><ul><li>Surat keluar – pen biru atau hitam </li></ul><ul><li>Surat masuk – pen merah </li></ul><ul><li>Catatkan di kertas minit – rujukan </li></ul><ul><li>Tulis ikut lajur bertajuk </li></ul>
  11. 11. Tutup Fail <ul><li>Setelah dokumen ada 100 helai atau bersamaan tebal fail satu inci </li></ul><ul><li>Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth: JPNS 3552/26/Jld 2(24) </li></ul><ul><li>Fail lama diikat dengan tali putih </li></ul><ul><li>Disimpan bersama dengan fail baru </li></ul>
  12. 12. Tempoh Penyimpanan Fail <ul><li>Lima tahun – ikut keperluan dan garis panduan </li></ul><ul><li>Maklum pada arkid negara selepas 5 tahun </li></ul><ul><li>Jika tiada jawapan, tindakan adalah disimpan di tempat yang ditetapkan untuk rujukan. </li></ul><ul><li>Dimusnahkan apabila dapat kebenaran dari pihak berwajib atau kerajaan (jika fail persekutuan atau negeri) </li></ul>
  13. 13. Senarai Fail Panitia Di Sekolah <ul><li>Minit Mesyuarat Panitia </li></ul><ul><li>Surat-menyurat dan Pekeliling-pekeliling </li></ul><ul><li>Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran </li></ul><ul><li>Rancangan Pelajaran Tahunan </li></ul><ul><li>Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia </li></ul><ul><li>Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran </li></ul><ul><li>Semakan kerja bertulis </li></ul><ul><li>Kewangan dan inventori </li></ul><ul><li>Bank soalan </li></ul><ul><li>Program Panitia </li></ul><ul><li>Fail timbul </li></ul>
  14. 14. Isu-isu semasa dalam sistem failing <ul><li>Tiada buku peredaran/pergerakan fail </li></ul><ul><li>Sistem yang tidak tekal atau konsisten </li></ul><ul><li>Fail ikut bersama pengguna/pengerak </li></ul><ul><li>Tidak dipelihara penggunaannya </li></ul><ul><li>Tiada pemantauan pengurusan fail </li></ul><ul><li>Fail dibuat tidak mengikut tatacara pembinaan sesuatu fail </li></ul><ul><li>Fail tidak ikut sistem dan keperluan organisasi </li></ul>
  15. 15. <ul><li>Sekian, terima kasih </li></ul>
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×