El documento describe las tecnologías digitales y sus aplicaciones en las unidades de información. Explica que las tecnologías digitales permiten almacenar grandes cantidades de información en formato digital en dispositivos como CDs y DVDs. También analiza cómo estas tecnologías pueden usarse para digitalizar colecciones, automatizar catálogos y mejorar la gestión administrativa en bibliotecas y archivos.

1. Trabajo presentado por: Natalia Ramírez TECNOLOGIA DIGITAL

2. Las tecnologías digitales consisten en la conversión de información a señales codificadas con base en series de dígitos (ceros y unos), los cuales son interpretados por procesadores electrónicos y almacenados en soportes electromagnéticos (discos duros y disquetes) o soportes ópticos basados en la tecnología láser: Disco óptico numérico (DON), videodiscos, discos compactos (CD-A, CD-ROM), y DVD.

4. Las principales ventajas de estas tecnologías son la posibilidad de almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información de naturaleza mixta (texto, sonido, imágenes fijas, video) en muy poco espacio, lo cual implica la recuperación precisa y rápida de esa información, el acceso en línea y la fácil y poco costosa reproducción.

6. Si se comparan las posibilidades y capacidades del soporte en papel con el CD-ROM se encuentran las siguientes características: En cuanto al peso del soporte para la misma cantidad de información, mientras un CD-ROM pesa 19,8 gr., en papel significa unas 4 toneladas. Un CD-ROM almacena 650 megabytes de información, equivalentes a unas 500.000 páginas de texto impresas. El tamaño del papel es variable en tanto que el del CD-ROM es normalizado, 12 cms. de diámetro. Respecto al precio, el papel es cada vez más caro y su producción acarrea problemas ecológicos, mientras que la tecnología del CD es cada vez más barata. La duración del papel es variable, entre 50 y 100 años según la calidad, el CD-ROM puede durar más de cien años según los fabricantes, pero algunos estudios técnicos sólo auguran un promedio de 20 años. La recuperación de la información en el soporte impreso se realiza de manera secuencial y lenta, en tanto el CD permite una recuperación directa y rápida. Los requerimientos personales para acceder al CD son tener conocimientos del manejo del computador y del lenguaje de interrogación de las bases de datos; para acceder al soporte de papel sólo se requiere saber leer.

8. Como desventajas de estas tecnologías se han mencionado la fragilidad, inestabilidad y vulnerabilidad de la información digital, la exigencia de ambientes especiales para la producción y la conservación de los soportes, la incompatibilidad de los equipos tecnológicos, el almacenamiento inadecuado sin clasificación ni ordenación previos y sin sistemas de recuperación, y la obsolescencia tecnológica.

10. El proceso de digitalización y grabación sobre un soporte óptico consta básicamente de tres etapas: Digitalización de la información mediante un escáner que recoge la información: una ráfaga de luz ilumina el soporte impreso (Texto, fotografía, etc.) y los sensores foto-eléctricos traducen las intensidades reflejadas. Una vez que el texto o la imagen está digitalizada en un formato digital (ASCII, PDF, DOC, BMP, GIF, JPG) pasa al manipulador de datos del sistema. Almacenamiento de los archivos en un disco óptico por medio de un grabador de discos.

12. Las principales funciones que pueden abarcar los sistemas de gestión integrada de la documentación son: La gestión de imágenes mediante el escáner. Tecnologías de almacenamiento óptico, que se plantea cada vez más como la solución que acompaña a los sistemas de gestión documental. Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y reconocimiento inteligente de caracteres (ICR). Software de gestión de documentos: programas de bases de datos que permitan la construcción de índices para la recuperación de la información. Software de gestión de los flujos de trabajo: ayudan al personal de una organización a trabajar en conjunto, a compartir información, a hacer más rápido los procesos y a mejorar su productividad. Software para trabajo en grupo: Edición y gestión compartida de documentos, correo electrónico, videoconferencias, etc.

14. APLICACIONES EN LASUNIDADES DE INFORMACIÓN El objeto de la labor bibliotecólogica es la búsqueda, adquisición o localización, y descripción física y analítica de la información documental, para ponerla a disposición de un usuario o investigador específico, quien se va a apoyar en ésta para producir una nueva información o tomar una decisión frente a un problema. Para tales labores, el bibliotecólogo debe conocer y disponer de las herramientas y medios más apropiados, y entre ellos la informática y los computadores se destacan como instrumentos polifacéticos que ofrecen grandes posibilidades para el manejo de la información.

16. La informática es considerada una disciplina auxiliar como instrumento y como medio en la labor bibliotecológica en todo tipo de unidades de información. Esta tecnología se puede aplicar en diferentes campos, tales como: Almacenamiento de información documental Automatización de catálogos Automatización integrada de procesos y servicios Digitalización de colecciones y fondos patrimoniales Gestión administrativa

17. Para Rhoads, el uso del computador para almacenar y manejar la información hacen más eficaces y menos costosas las labores bibliotecológicas. Sin embargo, María F. Sánchez, alerta sobre los peligros del almacenamiento óptico de la documentación por la desaparición de los soportes debido a la obsolescencia técnica, lo cual obliga a que la automatización y la creación de bases de datos siempre debe tener presente la migración de los datos a otros nuevos formatos, para evitar que después sea imposible recuperarlos debido a que su soporte ha caducado o que la tecnología utilizada ya no exista. Por ejemplo, informa que aunque los fabricantes afirman que un CD-ROM de buena calidad en su producción podría durar hasta 240 años, pruebas realizadas en el Centro de Investigación Técnica de Finlandia sobre la vida operativa de los discos compactos grabables oscila entre 3 y 28 años, según la marca.

19. El disco óptico numérico (DON) permite la escritura directa por láser y la sucesiva incorporación de nuevas informaciones por medio de un escáner y un equipo grabador láser. Es un soporte útil para almacenar documentos primarios y representa una alternativa a las tecnología de las microformas en el proceso de almacenamiento de información documental que se había propuesto desde hace unos treinta años como una importante opción, pero con elevados costos.

21. El tipo de almacenamiento óptico más conocido y que se ha popularizado como medio de edición es el CD-ROM. Mediante sistemas como el CD grabable y el CD-ROM, la digitalización de un conjunto de documentos de una unidad de información es factible en términos de costos, pero sólo cuando se haya establecido una normalización en los aspectos de gestión y tratamiento de los documentos, sin olvidarse de los aspectos técnicos que implica esta labor.

23. En las organizaciones competitivas, las principales razones que llevan a adoptar los sistemas ópticos de gestión de la documentación son la modernización de la gestión, tanto interna como externa, la normalización de los documentos, la reducción del volumen, la facilidad de acceso y recuperación de la información y el control de la información. Así mismo, se ha indicado que las características de la documentación archivable en disco óptico son: documentación generada por la propia organización, documentación que ocupa un gran volumen y que exige ser conservada, así como la que requiere ser consultada con frecuencia y desde distinto puntos geográficos.

25. La aplicación de estas tecnologías para el procesamiento electrónico de los documentos en nuestro medio apenas se está experimentando con un alto grado de atraso respecto a otras regiones del mundo, debido a varios factores, entre ellos, la escasa capacidad de inversión en equipos tecnológicos por parte de las instituciones, además muchas organizaciones aún no han tomado consciencia de la importancia que tiene el preservar y organizar la documentación inherente a sus actividades y, algo muy importante, la falta de un conocimiento práctico y teórico de las posibilidades que ofrecen estas tecnologías, especialmente por parte de archivistas y bibliotecólogos.