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成為文件指揮家!
 

成為文件指揮家!

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    成為文件指揮家! 成為文件指揮家! Presentation Transcript

    • 你的文件和電腦資料夾雜亂無章嗎? 你老是花太多時間找會議記錄和檔案嗎? 成為文件指揮家!
      • 老闆急著要客戶資料時,你的桌面卻塞滿各種文件, 現在就要的那篇總是找不到怎麼辦?
      • 你在翻箱倒櫃,急得像熱鍋上的螞蟻時,發現 老闆臉色越來越難看…
      你可以在一秒鐘內找到老闆要的專案計畫嗎?
    • 文件尺寸規格化才方便整理, 而且不會顯得雜亂, 大小不一的文件, 可以統一使用 A4 透明夾收納。 秘訣一:讓文件穿上一樣大的衣服
    • 依照個人需要, 按時間或是主題分類, 分類要有系統才便於尋找 所有文件分成五到十個大分類, 每個大分類中再細分出小分類。 秘訣二:分類 5 個不嫌多, 10 個恰恰好
    • 花一分鐘寫上重點摘要, 讓你不用再花時間整份重看。 不要用便利貼或 N 次貼來當標籤, 因為它們很容易掉落! 秘訣三:善用標籤註明日期和摘要
    • 還有,先將當天要處理的文件, 分類後放到「待辦」資料箱中 不怕臨時找不到重要的文件了! 建立「待辦」資料箱
    • 資料不要橫著放,會造成拿取困難 秘訣四:別讓書躺著! 不要拿文件來玩疊疊樂!
    • 書或資料豎著排列, 要用就能立即取出了 有需要的才留下來, 不需要的就大方丟棄吧! 讓你的書站起來!
    • 一進辦公室就看看今天的信件,急事立即處理,邀約會議寫到記事本,剩下的看完就丟掉吧! 秘訣五:信件、賀卡、邀請函看完就丟 一天收兩次就足夠掌握所有信件, 因為 80 %的信函其實不重要!
    • 「整理,也要今日事今日畢」, 下班前讓你所有文件都順利找到家! 資料要立刻整理, 一旦累積多了,重新整理會更困難。 秘訣六:今天就讓文件找到家